optimize your business Halle 7 Stand E090 Pressemappe

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1 Halle 7 Stand E090 Pressemappe 2008

2 Visionen verwirklichen. 2

3 GSD Software Firmeninfos Infos zum Unternehmen Firmenname: GSD - Gesellschaft für Software und Datentechnik mbh Anschrift: Ludwigsstädter Straße D Stockheim-Neukenroth (Ofr.) Fon +49 (0) Fax +49 (0) info@gsd-software.com Firmengründung: 1988 Rechtsform: GmbH Geschäftsführer: Hans Rebhan Michael Sterzl Anzahl der Mitarbeiter: 72 Anzahl der Anwender: mehr als weltweit Anzahl der Partner: 45 3

4 GSD Software Firmengeschichte Historie 1988: Gründung der GSD Software mbh. 1993: ERP System V kommt auf den Markt. 1995: Die Entwicklung von DOCUframe beginnt. 2000: Die Windows Version des ERP System V wird offiziell im Markt eingeführt. Beginn der Entwicklung von DATAframe. Planungsbeginn für das neue Firmengebäude mit Konferenzzentrum sowie integriertem Business- und Wellnesshotel. 2001: DOCUframe wird für den Verkauf freigegeben. 2002: Grundsteinlegung für das neue Firmengebäude mit Konferenzzentrum, Business- und Wellnesshotel. DATAframe wird für den Verkauf freigegeben. 2004: Während der CeBIT 2004, wird ERPframe erstmals der Öffentlichkeit präsentiert. Offizielle Eröffnung des neuen Firmengebäudes. Während der SYSTEMS 2004 wird ERPframe für den Verkauf freigegeben. 2005: DOCUframe 4.0 wird zur CeBIT 2005 erstmals präsentiert. Die GSD Software mbh erhält eine Sonderauszeichnung der Initiative Mittelstand für das Produkt ERPframe 2006: Die GSD Software mbh wird qualifizierter Microsoft Certified Partner. Die Produkte DOCUframe, FIBUframe und DATAframe erhalten den begehrten Innovationspreis der Initiative Mittelstand. Auf der Zugspitze wird der GSD Software mbh von Dr. Lothar Späth die Zugehörigkeit zu den TOP100 Innovatoren im deutschen Mittelstand bescheinigt. 2007: Alle Produkte der GSD Software mbh erhalten den begehrten Innovationspreis der Initiative Mittelstand. Der GSD Software mbh wird erneut die Zugehörigkeit zu den TOP100 Innovatoren im deutschen Mittelstand bescheinigt. Dr. Lothar Späth zeichnete die GSD Software mbh bei einem Festakt in der Stuttgarter Phönixhalle mit dem begehrten Gütesiegel aus. Die GSD Software mbh erhält die höchste Zertifizierungsstufe des amerikanischen Softwarekonzerns Microsoft. Damit ist GSD Software mbh nun "Microsoft Gold Certified Partner". 2008: Zum wiederholten Mal ist es gelungen, den Innovationspreis in der Kategorie ERP-Systeme zu gewinnen. Die umfassende ERPframe -Lösung unseres Partners ITG überzeugte die Jury vor allem durch hohe Flexibilität. 4

5 GSD Software intern 20 Jahre GSD Software mbh Auch in ihrem Jubiläumsjahr präsentiert sich die GSD Software mit ihrem erfolgreichen Produkt DOCUframe auf der DMS Expo. In Halle 7, Stand E090 werden den Besuchern die neuesten Entwicklungen im Bereich CRM/DMS gezeigt. Was vor 20 Jahren die Firmengründer Hans Rebhan und Michael Sterzl mit einer Warenwirtschaft für den Elektro-Großhandel begannen, ist über die Jahre in alle unternehmensrelevanten Bereiche ausgebaut worden. So deckt die GSD Software heute als einer von wenigen Herstellern weltweit alle vier Bereiche ERP, DMS / CRM, Finanzbuchhaltung und Business Intelligence komplett mit eigenen Produkten ab. Diese Produkte sind perfekt aufeinander abgestimmt und besitzen zudem flexible Schnittstellen zur einfachen Anbindung von Systemen anderer Hersteller. Diese Flexibilität hilft den Kunden der GSD Software seit nunmehr 20 Jahren, ihre bestehenden Insellösungen zu beseitigen, und das relevante Wissen im Unternehmen allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Weniger Brüche und vereinfachte Abläufe helfen den Unternehmen, wertvolle Arbeitszeit und damit bares Geld zu sparen. 5

6 GSD Software intern Der Name GSD Software steht sowohl für die Beständigkeit eines gewachsenen, inhabergeführten Familienunternehmens als auch für die Flexibilität eines modernen Softwarehauses. Ein erfahrenes Team: Die Geschäftsführer Michael Sterzl und Hans Rebhan. In diesem Jahr feiert die GSD Software ihr 20-jähriges Bestehen. Die Gründer und ihre Mitarbeiter blicken auf zwanzig Jahre erfolgreicher Unternehmensentwicklung und einer gelungenen Produktstrategie zurück. Bereits seit mehreren Jahren zählt GSD Software zu den führenden Anbietern, die alle Unternehmensbereiche von ERP-Warenwirtschaft, über Dokumentenmanagement / CRM, Finanzbuchhaltung und Business Intelligence komplett abdeckt. Über Anwender im In- und Ausland nutzen bereits die einzigartige Unternehmens- und Kommunikationsplattform, die durch die eigens entwickelte Makrosprache innerhalb kürzester Zeit den speziellen Bedürfnissen Ihrer Kunden gerecht wird. Dieser Innovationsfreude zollten bereits zahlreiche Juroren Respekt, indem sie alle Softwaremodule mehrfach mit dem Innovationspreis der Initiative Mittelstand auszeichneten, und das Unternehmen in den Stand der TOP 100 der innovativsten Mittelständler Deutschlands erhoben. Bei aller weltweiten Präsenz ist man sich bei GSD Software seiner Wurzeln bewusst: Laut Geschäftsführer Hans Rebhan stand der Firmensitz im oberfränkischen Stockheim nie zur Disposition. Dass man am Standort festhält, zeigt auch die zunehmende Zahl an neuen Arbeitsplätzen, die hier geschaffen wurden. Obwohl es nicht immer einfach sei, hochqualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die landschaftlich reizvolle, aber nicht gerade Infrastruktur-starke Region zu locken, so Rebhan, werde das Unternehmen seinen Mitarbeiterstamm in der Mitte Deutschlands weiter ausbauen. Ziel sei es, den beständigen, soliden Wachstumskurs beizubehalten, um auch in Zukunft auf internationalen Leitmessen erfolgreich Flagge zu zeigen. 6

7 GSD Software intern Eindrucksvoll vereint: GSD Softwareentwicklung, Schulungszentrum und stilvolles 4-Sterne Business- und Wellness-Hotel mit mediterranem Restaurant. Weiterhin auf Expansionskurs Die Innovationsfreude des Unternehmens zeigt sich auch am neuen Firmenkomplex im oberfränkischen Stockheim. Er bietet modernste Arbeitsplätze und großzügige Erweiterungsmöglichkeiten, da mittelfristig Neueinstellungen geplant sind. Die offene Organisation der derzeit 72 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird durch ein fortschrittliches Desk- Sharing-Konzept verwirklicht. Wie Geschäftsführer Hans Rebhan betont, setze GSD Software trotz großer Nachteile in der Infrastruktur bewusst auf den Standort Stockheim und auf eine stabile, kontinuierliche Weiterentwicklung des Unternehmens. Software, Schulung und Hotel unter einem Dach Der neue Gebäudekomplex umfasst ein eigenes Schulungszentrum mit acht technisch top-ausgestatteten Seminarräumen, die auch von extern Firmen für Veranstaltungen gebucht werden können. Entspannen können Teilnehmer und Geschäftspartner dabei direkt im Haus: Im 4-Sterne Business- und Wellness-Hotel Rebhan s genießen die Gäste stilvolles Ambiente, den Flair eines mediterranen Restaurants und ein umfangreiches Wellness-Angebot. Dank seiner ausgezeichneten Tagungskompetenz wurde Rebhan s Business- und Wellness-Hotel als Mitglied 2007/2008 unter die Top 250 der besten Tagungshotels Deutschlands aufgenommen. Nach dem Geheimnis seines Erfolges gefragt, gibt sich Geschäftsführer Hans Rebhan bescheiden: Der Name GSD Software steht sowohl für die Beständigkeit eines gewachsenen, inhabergeführten Familienunternehmens als auch für die Flexibilität eines modernen Softwarehauses mit top-qualifizierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Unsere Philosophie ist es, diese Erfahrung bei unseren Kunden einzubringen und damit unseren Teil zu ihrer ganz persönlichen Erfolgsgeschichte beizutragen. 7

8 Produktinfo DOCUframe Organisieren, kommunizieren und automatisieren in einem System. DOCUframe ist als offenes und beliebig ausbaufähiges System für DMS und CRM konzipiert. Den gesamten Funktionsumfang, den ein mittelständisches Unternehmen zur Optimierung und Kontrolle seiner Kundenbeziehungen Geschäftsprozesse braucht, finden Sie auf einer einzigen, intuitiv zu bedienenden Oberfläche vereint: Aktivitäten- und Terminplanung, Korrespondenz sowie die komplette Archivierung von Adressen und Dokumenten. DOCUframe ist in jede bestehende IT-Infrastruktur integrierbar und kann mit jeder beliebigen ERP-Software verknüpft werden. Durch die eigenentwickelte Programmiersprache DOCUcontrol passt sich DOCUframe optimal Wünschen und branchenspezifischen Anforderungen an. 8

9 Produktinfo ERPframe Koordinieren, wirtschaften, profitieren mit einem System. ERPframe ist die Komplettlösung für Unternehmensplanung und -steuerung. Sie zeichnet sich durch die optimale Verknüpfung aller warenwirtschaftlichen und produktionstechnischen Fachfunktionen aus. ERPframe ist sofort einsetzbar und passt sich durch die Makrosprache VARIOcontrol flexibel den Anforderungen an. Bereits in der Standardversion deckt ERPframe alle benötigten Funktionen eines mittelständischen Unternehmens ab. Die Module Warenwirtschaft, Produktionsplanung und -steuerung, Maschinendatenerfassung (MDE), Betriebsdaten- und Personalzeiterfassung (BDE/PZE), FIBUframe, Kasse, DOCUframe und DATAframe sind in einem System kombinierbar. Spezielle Anpassungen, die über den Standard hinaus gehen, können dank VARIOcontrol einfach, schnell und kostengünstig umgesetzt werden. Alle Änderungen bleiben bei Versionswechsel oder Update komplett erhalten (100 % releasefähig). 9

10 Produktinfo FIBUframe Buchen, dokumentieren und kontrollieren in einem System. Mit FIBUframe dokumentieren Unternehmen Ihre Geschäftsfälle systematisch, chronologisch und lückenlos. Ergänzt um die Funktionen der Debitoren- und Kreditorenbearbeitung sowie die automatisierte Zahlungsabwicklung ist FIBUframe ein rundum ausgereiftes Softwarepaket für Unternehmen jeder Größenordnung. Umfangreiche Funktionen der Kosten- und Leistungsrechnung machen das System zur Schaltzentrale für Controlling und Unternehmensführung. FIBUframe kann sowohl als Einzelplatz-Lösung als auch in bestehenden administrativen Auftragssystemen wie ERPframe eingesetzt werden. Im Zusammenspiel mit dem Statistik- und Auswertungsmodul DATAframe lassen sich Unternehmenskennzahlen präzise analysieren. 10

11 Produktinfo DATAframe Überwachen, auswerten und entscheiden mit einem System. DATAframe ist die Komplettlösung für Controlling und Statistik, Datenanalyse sowie die Analyse und visuelle Darstellung von Kennzahlen. DATAframe hilft, die Leistungsstärke von Unternehmen zu überwachen, zu messen und zu steigern. Die Anforderungen an ein modernes Business-Intelligence- System sind klar definiert: Unternehmen brauchen eine Lösung, die vollständige Kontrolle über Daten aus unterschiedlichsten Quellen ermöglicht und sie in verwertbare Informationen umsetzt. Mit DATAframe haben diese Ihre kompletten Unternehmenskennzahlen im Griff einheitlich aufbereitet, schnell und zuverlässig. Durch die eigenentwickelte Programmiersprache DOCUcontrol lässt sich die Software optimal an individuelle Wünsche und branchenspezifischen Anforderungen anpassen. 11

12 Adlerhaus GmbH / Success Story Success Story Adlerhaus GmbH Nordhalben Flexibler Datenzugriff überzeugt beim Fertighausbau Adlerhaus baut Träume... Adlerhaus GmbH mit Sitz in Nordhalben / Oberfranken entwickelt Niedrigenergie-Fertighäuser in kompletter Holz-Tafelbauweise. Als Ein-Mann-Betrieb 1949 gegründet, erstellt das mittelständische Unternehmen heute mit 31 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern deutschlandweit Fertighäuser, die den individuellen Ansprüchen ihrer Bauherren Rechnung tragen. Den steigenden Energiekosten im Wohnungsbereich setzt Adlerhaus das moderne, handwerklich solide Niedrigenergiehaus entgegen. Eine computergesteuerte Abbundanlage erzeugt vollautomatisch die gesamte Holzkonstruktion und fertigt komplizierteste Bauteile in Minutenschnelle. Fachkräfte mit jahrzehntelanger Erfahrung im Holzbau sorgen für die präzise Montage der Elemente und den zuverlässigen Ausbau vor Ort. Jedes Adlerhaus wird individuell auf die Wünsche der Kunden zugeschnitten, geplant und ausgeführt. Seit Beginn des Jahres 2006 bündeln Adlerhaus und der langjährige Partner KLIMAPLUS Holzhausbau ihre Kräfte in einem gemeinsamen Unternehmen. 12

13 Adlerhaus GmbH / Success Story Success Story Adlerhaus GmbH Nordhalben Die Qualitätsarbeit von Adlerhaus wurde bereits durch mehrere Auszeichnungen bestätigt. Als einer der wenigen bayerischen Betriebe ist er seit 2005 unter anderem mit dem Zertifikat Meisterhaft als 5-Sterne-Unternehmen der bestmöglichen Bewertung ausgewiesen. Im Jahr 2004 erhielt Adlerhaus das RAL-Gütezeichen RAL GZ-422, sowohl für Fertigung als auch Montage. Damit wird nicht nur der Produktion, sondern auch Montage und Ausbau von Adlerhäusern höchste Qualität bescheinigt. Die Entscheidung für DOCUframe Auch das interne Daten-Management sollte bei Adlerhaus optimal funktionieren. Vor dem Einsatz von DOCUframe arbeitete das Unternehmen mit einer klassischen Ordnerablage nach Aussagen der Mitarbeiter ein heilloses Daten-Durcheinander. Da auf vielen Baustellen gleichzeitig gearbeitet wird, ist von dort aus ein sicherer Zugriff auf alle wichtigen Unternehmens- und Baustellendaten unabdingbar eine Voraussetzung, welche die bisherige Software nicht erfüllen konnte. DOCUframe bietet hier den idealen Lösungsansatz. 13

14 Adlerhaus GmbH / Success Story Success Story Adlerhaus GmbH Nordhalben Das Hauptargument: Eine Empfehlung Georg Beetz stieß 2002 zu Adlerhaus und kannte aus seiner früheren Firma DOCUframe als Softwarelösung für Dokumentenmanagement, Archivierung, Kommunikation und Workflow. Aufgrund seiner überaus positiven Erfahrungen empfahl er seinem neuen Arbeitgeber die GSD-Software. Und tatsächlich: DOCUframe überzeugte. Flexibler Datenzugriff und automatisiertes Reklamations-Management Marco Adler, Geschäftsführer von Adlerhaus, über seine Erfahrungen mit DOCUframe : Von Beginn an haben sich unsere Vorstellungen hervorragend bestätigt. Die Software ist inzwischen auf acht Arbeitsplätzen an verschiedenen Standorten im Einsatz. Dank DOCUframe verfügen jetzt alle Mitarbeiter an unseren zwei Firmenstandorten und den zahlreichen Baustellen immer über alle Informationen, die sie für ihre Arbeit brauchen. Die stark gestiegene Dokumenten- und Datenmenge seit dem Jahr 2002 ist damit kein Problem. Die Bearbeitung von Reklamationen, die bei uns meistens durch Zuliefererprobleme entsteht und dadurch recht komplex werden kann, wurde mit DOCUframe komplett automatisiert. Und wir können jederzeit aktuelle Aussagen über den jeweiligen Projektstand treffen. Ohne den Einsatz von DOCUframe wäre die Weiterentwicklung der Firma in dieser Form nicht möglich gewesen, weil wir erst dadurch die Arbeit an den zwei Firmenstandorten und den Baustellen vernünftig organisieren können. Selbst wenn ich unterwegs bin, habe ich uneingeschränkten Zugriff über die mobile Datenbank! 14

15 Adlerhaus GmbH / Success Story Success Story Adlerhaus GmbH Nordhalben Nach einem Jahr bereits amortisiert Bei Adlerhaus würde man sich jederzeit wieder für DOCUframe entscheiden, bestätigt der Geschäftsführer: Wir sind sehr zufrieden mit dem Einsatz von DOCUframe in unserer Firma. Falls es Fragen gibt, reagiert die GSD-Hotline kompetent, fachkundig und hilfsbereit. Anfragen werden innerhalb angemessener Fristen bearbeitet und gelöst. Der Return of Investment sei bereits erreicht: Die Investition hatte sich schon nach einem Jahr amortisiert, so Adler. Wie geht es weiter? Nach der Fusion mit KLIMAPLUS Holzhausbau wird Adlerhaus im nächsten Schritt eine einheitliche Datenbank für das Gesamtunternehmen aufbauen. Die Einführung von Richmenüs, Workflows und einer einheitlichen Ablauforganisation soll die Arbeit für die Adlerhaus-Mitarbeiter weiter erleichtern. Auch durch Änderungen im Terminkalender- Management kann die Organisation weiter optimiert werden. DOCUframe bietet das Potenzial, die Produktivität und Effektivität von Unternehmen zu verbessern man muss es nur nutzen! GSD Software mbh unterstützt die Entwicklung dieser Prozesse und begleitet den Kunden bei der kompletten Umsetzung der Projekte in der Praxis. Eine Firma funktioniert wie ein menschlicher Organismus. Wenn ein Organ ausfällt in unserem Fall zum Beispiel der Ausfall eines Mitarbeiters muss ein angepasstes Prozessmanagement helfen, dass der Betrieb weiter geht. Dieser Aufgabe sind wir mit DOCUframe sehr gut gewachsen, zeigt sich Marco Adler überzeugt. Die positiven Erfahrungen des Kunden Adlerhaus sind für GSD Software Verpflichtung, Unternehmen auch in Zukunft mit optimalen Softwarelösungen erfolgreich zu unterstützen. 15

16 Security Center GmbH / Success Story Success Story Security Center GmbH Augsburg Da eine Weiterentwicklung von Security Center mit den alten Lösungen nicht möglich war, entschied die Geschäftsführung eine komplett neue und ganzheitliche integrierte Lösung einzuführen. Sicherheit ist nicht nur eine Frage der Technik. Sie ist auch eine Frage des Vertrauens. Lösungen von Security-Center, einer der größten Hersteller und Distributoren für elektronische Sicherheitstechnik in Europa, bieten Ihnen beides: den technischen Vorsprung eines innovativen Unternehmens und die jahrzehntelange Erfahrung des weltweiten Spezialisten für Sicherheit ABUS. Als Tochterunternehmen der ABUS Gruppe steht Security-Center mit seinen 40 Mitarbeitern, für technische Innovation im Bereich mechanische und elektronische Sicherheit. Sämtliche Produkte von Security-Center überzeugen durch hohe Qualität und einem ausgezeichneten Preis-Leistungsverhältnis. Security-Center bietet ganzheitliche Lösungen sowie die Fachhandelspartner, mit denen Security-Center seit vielen Jahren vertrauensvoll zusammenarbeitet. Das Produktsortiment bietet eine umfassende Auswahl innovativer Sicherheitstechnologie aus dem Bereich der Alarm- und Videoüberwachungstechnik, wie z. B. Funkalarmtechnik, Drahtgebundene Alarmtechnik, Videoüberwachungstechnik und Hausnotrufsysteme. 16

17 Security Center GmbH / Success Story Success Story Security Center GmbH Augsburg Die Entscheidung für DOCUframe Durch eine Händlerempfehlung wurde die GSD Software zu Projektgesprächen nach Augsburg geladen. Schnell trennte sich die Spreu vom Weizen und man entschied sich für einen Einsatz von DOCUframe des Neukenrother Softwarehauses GSD Software mbh. GSD konnte unter allen Anbietern die Komplettlösung vorstellen, welche uns sehr schnell überzeugte. Besonders wichtig war für uns die effiziente Handhabung des Systems, welches auf jeder Ebene der Abwicklung anpassbar und änderbar ist. Die Flexibilität und Features die DOCUframe nicht nur im Hinblick auf kundenspezifische Anpassungen bietet, konnte uns kein anderer Anbieter aufzeigen. Für eine schnelle und problemlose Einführung einer Dokumentenmanagementsoftware konnte uns niemand ein besseres Preis-Leistungsverhältnis bieten, erläutert Andreas Kupka (Geschäftsführer) die Entscheidung. Einführung und Integration von DOCUframe Die Einführung der Software lief von Anfang an reibungslos und ohne Probleme. So konnte der Zeitplan zur Einführung der Software zu 100% eingehalten werden. Vor Einführung von DOCUframe wurde von Mitarbeitern der GSD Software eine genaue Analyse unseres Bedarfs und der betrieblichen Abläufe erstellt. Welche erheblich zur weiteren Optimierung unserer logistischen Abläufe, speziell im Bereich Reklamationsmanagement, beigetragen hat. Die eigentliche Einführung konnte innerhalb von zwei Tagen realisiert werden. Andreas Kupka (Geschäftsführer) 17

18 Security Center GmbH / Success Story Success Story Security Center GmbH Augsburg Komplexe betriebliche Abläufe DOCUframe ist die integrative Wissendatenbank für alle Mitarbeiter. Alle Kundenkontakt ( , Fax, Brief und Telefon) werden lückenlos erfasst. So wissen wir auf Knopfdruck die Kundenhistorie. Der Clou ist das Supporttool mit Wissensdatenbank. Hierdurch wurde es möglich, dass Mitarbeiter der technischen Hotline auf Produktebene aus den Gesprächen der Vergangenheit mögliche Lösungsoptionen auswählen können. Im Klartext: Jede individuelle Lösung, die im Kundengespräch zur Problemlösung führt, steht anderen Kunden somit im Sekundentakt als Hilfestellung (FAQ) zur Verfügung. Return of Investment (ROI) Herr Kupka, können Sie schon eine Aussage über den ROI treffen? 2 Monate. Die Entscheidung für DOCUframe Rückblickend bin ich absolut überzeugt, dass unsere Entscheidung DOCUframe für unsere Zwecke einzusetzen, die richtige war. So hat sich die Investition bereits zwei Monate nach der Einführung für uns gerechnet. Ein weiteres Highlight ist das in DOCUframe integrierte und vollautomatisierte Reklamationsmanagement, was zu erheblichen Einsparungen an Zeit und Nerven der verantwortlichen Mitarbeiter führte. Außerdem kommt uns bei Veränderungen oder bei neuen Anforderungen die Anpassbarkeit von DOCUframe entgegen, so können wir innerhalb kürzester Zeit die jeweilige Anpassung selbst realisieren, erklärt Andreas Kupka, Geschäftführer von Security Center. 18

19 Volz Luftfilter GmbH & Co KG / Success Story Success Story Volz Luftfilter GmbH & Co KG, Horb Luftfilterhersteller setzt auf E-Billing mit DOCUframe. In der Regel sind es eher jüngere Mitarbeiter, die in mittelständischen Unternehmen mit innovativen Ideen aufwarten. Die Idee, Rechnungen künftig elektronisch zu versenden, kam allerdings vom Geschäftsführer der Volz Luftfilter GmbH & Co. KG höchstpersönlich. Das Unternehmen in Horb entwickelt, produziert und vertreibt Filtermedien und Filterprodukte für Klima- und Lüftungstechnik sowie für Lackier- und Trocknungstechnik. In diesem Bereich gehört Volz zu einem der führenden Anbieter und ist international ein Begriff für innovative Produkte. Das 1966 von Manfred Volz gemeinsam mit seiner Frau gegründete Unternehmen beschäftigt heute über 380 Mitarbeiter auf ca m² Produktionsfläche mit steigender Tendenz. Volz wurde durch einen Zeitschriftenartikel auf das Thema E-Billing aufmerksam. Das Unternehmen verschickt jährlich rund Rechnungen, so dass der elektronische Rechnungsversand beträchtliche Einsparmöglichkeiten versprach. Der Unternehmer war begeistert und beauftragte seine IT-Abteilung umgehend mit der Beschaffung einer E-Billing-Lösung. 19

20 Volz Luftfilter GmbH & Co KG / Success Story Success Story Volz Luftfilter GmbH & Co KG, Horb Absprache mit Finanzamt Fast alle mittelständischen Unternehmen versenden ihre Rechnungen noch per Post. Kaum ein Unternehmen kann allerdings die Kosten für einzelne Rechnungen tatsächlich genau beziffern. Neben dem Porto entstehen auch hohe Kosten für die Verarbeitung, sowohl beim Versender als auch beim Empfänger. Warum Rechnungen also nicht einfach per versenden? Seit dem 1. Januar 2002 schreibt das Umsatzsteuergesetz vor, dass der Empfänger digitaler Rechnungen nur dann zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, wenn die digitale Rechnung eine qualifizierte digitale Signatur enthält. Durch diese werden die Unverändertheit des Inhalts und die Identität des Unterzeichnenden dokumentiert. Es reicht demnach nicht aus, ein Word- oder PDF-Dokument an eine zu hängen. Die Rechtslage ist aber keineswegs so eindeutig, wie es zunächst den Anschein hat. Volz: Das Thema ist noch sehr jung, das heißt, niemand weiß eigentlich genau, was zu beachten ist, nicht einmal die Beamten beim Finanzamt. Es gibt auch Regelungen, die sich widersprechen. Daher erfolgte die Einführung der E-Billing Lösung in enger Kooperation mit dem Finanzamt. So lernten die Finanzbeamten das Thema genauer kennen und das Unternehmen war sich sicher, eine Lösung zu wählen, die das Finanzamt später akzeptieren würde. Wir sind sicher nicht das erste Unternehmen, dass E-Billing eingeführt hat, aber rechtlich sind wir nun auf der sicheren Seite, so Volz. 20

21 Volz Luftfilter GmbH & Co KG / Success Story Success Story Volz Luftfilter GmbH & Co KG, Horb Jede zweite Rechnung elektronisch Sechs Monate dauerte die Errichtung der E-Billing-Lösung bei Volz, die seit Mitte 2005 genutzt wird. Rund die Hälfte der jährlichen Rechnungen wird nun elektronisch verschickt, an rund 40 Prozent der Kunden. Zwar steigt der Anteil langsamer als erwartet, aber: wir haben diese Lösung bei unseren Kunden auch noch nicht richtig beworben, räumt Volz ein.zur Philosophie des Unternehmens gehört es, möglichst viel selbst zu machen, für Outsourcing kann sich Manfred Volz nicht begeistern. Aus diesem Grund entschied sich das Unternehmen für die E-Billing-Lösung vom GSD Software Partner yourit, denn hier konnte zum Beispiel der Signaturserver im eigenen Haus stehen. Außerdem war nur eine einmalige Investition nötig. Andere Anbieter arbeiten mit Lizenzierungsmodellen, bei denen der Versand jeder Rechnung extra abgerechnet wird. Die Lösung Unabhängig vom ERP-System nimmt die Lösung den Rechnungsdruckpool auf, analysiert die Daten und erzeugt anhand des analysierten Ergebnisses das gewünschte PDF-Dokument sowie die benötigten XML-Daten und den Index für das Archiv. Dabei wird das Dokument formatiert, so dass es seinen unstrukturierten Report- Charakter verliert und das Erscheinungsbild der Volz Luftfilter GmbH & Co. KG erhält. Die rechtssichere elektronische Rechnung wird erzeugt, indem das digitale Dokument vom Signaturserver mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wird. Hierbei werden die Daten der Rechnung signiert und beispielsweise als XML-Datei zur Weiterverarbeitung beim Rechnungsempfänger angehängt. 21

22 Volz Luftfilter GmbH & Co KG / Success Story Success Story Volz Luftfilter GmbH & Co KG, Horb Unabhängig vom ERP-System nimmt die Lösung den Rechnungsdruckpool auf, analysiert die Daten und erzeugt anhand des analysierten Ergebnisses das gewünschte PDF-Dokument sowie die benötigten XML-Daten und den Index für das Archiv. Dabei wird das Dokument formatiert, so dass es seinen unstrukturierten Report- Charakter verliert und das Erscheinungsbild der Volz Luftfilter GmbH & Co. KG erhält. Die rechtssichere elektronische Rechnung wird erzeugt, indem das digitale Dokument vom Signaturserver mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wird. Hierbei werden die Daten der Rechnung signiert und beispielsweise als XML-Datei zur Weiterverarbeitung beim Rechnungsempfänger angehängt. Anhand definierter Regeln entscheidet danach die integrierte Versandkomponente, wie das Dokument zu versenden ist: als oder Fax. Parallel zum Versand erfolgt die Archivierung mit DOCUframe, in der elektronischen Akte des Kunden, im elektronischen Vorgangsordner und im Ausgangsrechnungsordner des laufenden Jahres. Ziel ist es hierbei, die Dokumente elektronisch genauso schnell wiederzufinden wie sie angelegt wurden. Jede Rechnung ist mit einem rechteckigen Code, ähnlich dem Barcode ausgestattet. Während bei manchen E-Billing-Systemen die Rechnung als Bild gespeichert wird, sind auf einer Rechnung der Volz Luftfilter GmbH & Co. KG nur die Daten der Rechnung gespeichert. Vorteil: Eine einmal ausgedruckte Rechnung, die später wieder eingescannt und in System eingegeben wird, wird stets als die Originalrechnung erkannt. 22

23 Volz Luftfilter GmbH & Co KG / Success Story Success Story Volz Luftfilter GmbH & Co KG, Horb Beträchtliche Kosteneinsparungen Die Einführung von E-Billing bietet zahlreiche Vorteile: An erster Stelle stehen zweifellos die beträchtlichen niedrigeren Material-, Erstellungs-, Versand-, und Archivierungskosten. Jährlich musste das Unternehmen etwa Euro für den postalischen Rechnungsversand aufwenden. Ziel ist es, diese Kosten auf Euro zu drücken. Dies ist natürlich nur erreichbar, wenn alle Rechnungen elektronisch versendet werden, was derzeit noch nicht der Fall ist. Die Investitionskosten beliefen sich auf Euro und der GSD-Partner, yourit gibt die jährlichen Aufwendungen für Wartung und Signaturen mit Euro an. Auch der Empfänger kann durch die schnellere Bearbeitung von elektronischen Rechnungen Kosten sparen ein gutes Argument, wenn es darum geht, diesen zu überzeugen, dass er elektronische Rechnungen akzeptiert. Möglich ist die automatische Übernahme der Rechnungsdaten in die eigene Buchhaltung. Durch die schnellere Bearbeitung der Rechnungen können Skonti besser genutzt werden. Die elektronische Archivierung der elektronischen Rechnung spart Zeit bei der Nachbearbeitung und Lagerkosten. Statement Manfred Volz, Geschäftsführer Volz GmbH & Co. KG: Um Prozesse zu optimieren und so Kosten einzusparen, muss man hartnäckig seine Ziele zu verfolgen und den Mut aufbringen, auch in wirtschaftlich schlechteren Zeiten innovative Investitionen zu tätigen. 23

24 GSD Software mbh Ludwigsstädter Straße D Stockheim-Neukenroth (Ofr.) Fon +49 (0) Fax +49 (0)