Büroorganisation und Selbstmanagement

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1 Büroorganisation und Selbstmanagement Büroorganisation und Selbstmanagement für Auszubildende - Folie 1

2 Seminarübersicht Organisation am Arbeitsplatz Post- und -Eingang Vorbereitung der Schriftstücke Effektive und richtige -Bearbeitung Sofortaufgaben erledigen Der Postausgang Der Arbeitsplatz Ordnung auf dem Schreibtisch halten mit der Arbeitsgutmappe Telefonregeln Die häufigsten Telefonfehler Die wichtigsten Telefonregeln Tipps fürs Telefonieren Unverschämte Anrufer haben bei Ihnen keine Chance Veranstaltungen managen Allgemeines Die Vorbereitung Damit Sie für jede Art von Veranstaltung gewappnet sind Geschäftsreisen managen Allgemeines Tipps zur Umsetzung eines erfolgreichen Zeitmanagements Terminplanung und Terminverwaltung Die 7 Ws zur Terminfestlegung Terminarten Terminverwaltungssysteme Der Tagesplaner Tages-Clearing Büroorganisation und Selbstmanagement für Auszubildende - Folie 2

3 Post- und -Eingang Entscheidung innerhalb von 5 Minuten! Büroorganisation und Selbstmanagement für Auszubildende - Folie 3

4 Effektive und richtige -Bearbeitung s innerhalb eines Geschäftstages beantworten! Verfassen Sie Ihre s präzise und knapp! Formulieren Sie eindeutig! Beleidigen Sie niemanden! Versenden Sie keine vertraulichen Informationen! Vermeiden Sie unnötige Formatierungen! Vermeiden Sie Flaming und Spamming Versenden Sie keine unerwünschten Attachments (Anlagen)! Verwenden Sie das CC:-Feld mit Bedacht! Büroorganisation und Selbstmanagement für Auszubildende - Folie 4

5 Postausgang Überprüfen Sie Ihre Ausgangspost auf folgende Punkte: Vollständigkeit Anschriftenfeld Orthographie Interpunktion Briefform Anrede Versandart Adressfeld-Aufkleber Anzahl der Anlagen Art des Kuverts Büroorganisation und Selbstmanagement für Auszubildende - Folie 5

6 Der Arbeitsplatz Nur ein Genie beherrscht das Chaos! Chaos Unordnung Ordnung Büroorganisation und Selbstmanagement für Auszubildende - Folie 6

7 Arbeitsgutmappe 1. Eingangspost 2. WV (Wiedervorlage) 3. Selbst zu erledigen 4. Zu besprechen mit usw. Büroorganisation und Selbstmanagement für Auszubildende - Folie 7

8 Meine Tätigkeiten Altpapier vom Schreibtisch räumen Mülleimer und Reißwolf mit Altpapier füttern Arbeitsgutmappe anlegen Alle Schubfächer leeren Schubfächer mit dem Wichtigsten neu einrichten Alles wegwerfen, was nutzlos ist Aktenablagekorb mit eingehenden Akten einrichten Aktenablagekorb mit weiter zu leitenden Schriftsachen einrichten Separaten Platz für Zeitschriften, allgemeine Infos etc. anlegen Keine Zettelwirtschaft praktizieren Nur das zu bearbeitende Projekt auf dem Schreibtisch haben Abgeschlossene Arbeiten in den Ausgangskorb legen Schreibtisch jeden Abend aufräumen Checkliste Aufräumen Oft benötigte Akten in einem Hängezug in meiner Schreibtisch-Schublade einordnen und deutlich beschriften Statt WV-Akten auf dem Schreibtisch zu deponieren, einen Übersichtszettel auf dem Schreibtisch zum Ankreuzen von Akten nach Prioritäten schreiben Später zu erledigende Arbeiten außerhalb meines Blickwinkels in die WV, Arbeitsgutmappe oder in die Schublade legen Auf meinem Schreibtisch keinen persönlichen Kram liegen lassen ja nein Büroorganisation und Selbstmanagement für Auszubildende - Folie 8

9 Die häufigsten Telefonfehler Büroorganisation und Selbstmanagement für Auszubildende - Folie 9

10 Auf den Punkt gebracht: Telefonregeln Das sollten Sie vermeiden! Langes Klingelnlassen, zu schnelle, unverständliche Meldung. Von der Zentrale aus automatisch verbinden, ohne Hinweise mit wem. Anrufer vermitteln - und vergessen. Auf Kosten des Anrufers Suchaktionen starten, statt Rückruf anzubieten. Undeutliche Aussprache, zu laute, zu leise Sprechweise. Versprechen (z. B. Rückrufe) nicht einhalten. Unvollständige Telefonnotizen machen. Telefon-Mitteilungen verlieren, spät oder gar nicht weiterleiten. Unvorbereitet telefonieren. Anrufer interne Gespräche, Musik, Lärmpegel im Büro mithören lassen. Keine Information über den Zweck des Anrufes geben. Zum Unterlagen suchen den Hörer beiseite legen, ohne den Gesprächspartner darüber zu informieren. Vertrauliche Gespräche beginnen, ohne zu wissen, ob der Angerufene frei sprechen kann. Den Angerufenen sofort mit dem Anliegen konfrontieren, ohne zu fragen, ob er im Moment Zeit dafür hat. Büroorganisation und Selbstmanagement für Auszubildende - Folie 10

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