Online-Gebührenzahlung. Kurzanleitung

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1 Online-Gebührenzahlung Kurzanleitung

2 Inhalt 1 Erste Schritte 1 Verwalter registrieren 3 Laufende Konten anzeigen 4 Kontobewegungen einsehen 5 Kontoauszüge abrufen 6 Einzelzahlungen vornehmen 7 Sammelzahlungen vornehmen 9 Offene Abbuchungsaufträge einsehen 10 Zahlungsplan einsehen 10 Neue automatische Abbuchungsaufträge erteilen 12 Automatische Abbuchungsaufträge stornieren 13 Brauchen Sie Hilfe?

3 Erste Schritte Die Online-Gebührenzahlung ist ein Online-Dienst des Europäischen Patentamts (EPA). Über einen geschützten Zugang können registrierte Nutzer in einem personalisierten Portal ihre laufenden Konten beim EPA einsehen und online Gebührenzahlungen vornehmen. Zur Nutzung der Online-Gebührenzahlung benötigen Sie eine Smartcard und ein laufendes Konto beim EPA. Sie können beides bei Bedarf auf der Website des EPA (www.epo.org) beantragen. Bei der Registrierung für eine Smartcard geben Sie bitte direkt an, mit welchem laufenden Konto Ihre Karte verknüpft werden soll. Falls Sie bereits eine Smartcard besitzen, wenden Sie sich bitte an die Kundenbetreuung des EPA, um die Smartcard mit Ihrem laufenden Konto verknüpfen zu lassen. Unter erfahren Sie, wie Sie uns erreichen. Tipp: Mit Ihrer Smartcard können Sie auch andere Online- Dienste des EPA nutzen, z. B. die Online-Einreichung. Verwalter registrieren Bevor Sie die Online-Gebührenzahlung nutzen können, muss in Ihrem Unternehmen ein Verwalter bestimmt werden. Ein beliebiger Smartcard-Inhaber aus Ihrem Unternehmen kann sich bei den Online-Diensten anmelden und sich als erster Verwalter registrieren. Öffnen Sie die Startseite der Online-Dienste des EPA unter Führen Sie Ihre Smartcard in das an Ihren PC angeschlossene Lesegerät ein und klicken Sie auf Anmelden. 1

4 Aufforderung an den Nutzer zur Registrierung als Verwalter für sein Unternehmen Geben Sie Ihre PIN ein und klicken Sie auf OK. Wenn für Ihr Unternehmen noch kein Verwalter benannt wurde, sehen Sie auf der rechten Seite des Bildschirms die Aufforderung, sich als Verwalter für Ihr Unternehmen zu registrieren. Klicken Sie auf Registrieren (1). Überprüfen Sie in der folgenden Ansicht die Angaben zu Ihrem Unternehmen sowie die Nutzungsbedingungen für das My.epoline-Portal und klicken Sie auf Akzeptieren. Im nächsten Schritt sehen Sie, dass Sie erfolgreich als Verwalter registriert wurden. Klicken Sie oben rechts auf Abmelden (2) und schließen Sie das Browserfenster. Melden Sie sich erneut an und klicken Sie in der Menüleiste auf Verwaltung (3). Klicken Sie auf Nutzer (4), um alle Smartcard-Inhaber in Ihrem Unternehmen sowie deren Rechte anzuzeigen. Klicken Sie auf einen Namen (5), um die Einstellungen für diesen Nutzer zu bearbeiten. Nutzer der Online-Dienste und ihre Rechte 2

5 Markieren Sie im folgenden Bildschirm die Kontrollkästchen für alle Rechte, die dieser Nutzer erhalten soll. Klicken Sie auf Speichern. Anschließend können alle Smartcard-Inhaber Ihres Unternehmens, die über entsprechende Rechte verfügen, mit der Online-Gebührenzahlung arbeiten. Laufende Konten anzeigen Melden Sie sich auf der Website der Online-Dienste des EPA an. Klicken Sie in der Menüleiste auf Gebührenzahlung (6). Die Registerkarte Übersicht (7) zeigt die wichtigsten Daten zu Ihren Konten: Aktueller Kontostand (8) - Saldo nach dem zuletzt abgeschlossenen Buchungstag beim EPA Alter Kontostand (9) - Saldo am Ende des vorherigen Zeitraums - Offene Abbuchungsaufträge (10) Summe der eingegangenen, aber vom EPA noch nicht ausgeführten Online-Abbuchungsaufträge Unter der Überschrift Zahlungsplan (automatisches Abbuchungsverfahren) sehen Sie, wie viel innerhalb der nächsten 40 Tage automatisch abgebucht wird (11). Mittels der Auswahlliste können Sie den Zeitraum auf 10, 14 oder 30 Tage ändern. Übersicht über Kontostände, offene Abbuchungsaufträge und fällige Gebühren 3

6 Kontobewegungen einsehen Sie erhalten den Überblick über Ihre aktuellen Kontobewegungen in der Registerkarte Laufendes Konto. Hier finden Sie die Daten der letzten 90 Tage. Alle früheren Kontobewegungen finden Sie in der Registerkarte Kontoverlauf. Dort werden Ihnen die Daten seit dem 1. Januar 2002 mit Ausnahme der-jenigen der letzten 90 Tage angezeigt. Klicken Sie auf die Registerkarte Laufendes Konto (12). Klicken Sie links auf Kontobewegungen (13). Tipp: Sie können gezielt nach bestimmten Zeiträumen, Gebührencodes, Beträgen, Anmeldenummern oder Referenzzeichen suchen, indem Sie diese Werte in die Eingabefelder eingeben und auf Suchen (14) klicken. Das Ergebnis können Sie als PDF- oder XML-Datei anzeigen und speichern, um die Listen auszudrucken oder elektronisch weiter zu verarbeiten. Klicken Sie auf das Symbol PDF (15) für eine PDF-Datei bzw. auf das Symbol Herunterladen (16) für eine XML-Datei. Ansicht der Kontobewegungen für ein laufendes Konto 4

7 Kontoauszüge abrufen Ihre Kontoauszüge können Sie unter Kontoverlauf anzeigen und herunterladen. Hier finden Sie alle Kontoauszüge seit dem 1. Januar 2002 in chronologisch absteigender Reihenfolge. Der aktuellste Kontoauszug baut sich täglich im laufenden Vierzehntageszeitraum auf (vom 1. bis 15. eines Monats bzw. vom 16. bis Monatsende). Nach Ablauf dieses Vierzehntageszeitraums ist der Kontoauszug vollständig, und es wird ein neuer erstellt. Klicken Sie auf die Registerkarte Kontoverlauf (17). Klicken Sie links unten auf Kontoauszüge (18). Klicken Sie auf den gewünschten Kontoauszug (19), um ihn als PDF-Datei herunterzuladen. Übersicht der verfügbaren Kontoauszüge im Kontoverlauf 5

8 Einzelzahlungen vornehmen Eine Einzelzahlung ist ein Abbuchungsauftrag, den Sie in der Online-Gebührenzahlung für eine oder mehrere Gebühren zu einer bestimmten Patentanmeldung erteilen. Klicken Sie auf die Registerkarte Zahlung (20). Die Option Einzelzahlung ist bereits standardmäßig aktiviert. Schritt 1: Wählen Sie bei Bedarf die Nummer des laufenden Kontos (21) in der Auswahlliste. Markieren Sie entweder die Option EP (22) oder PCT (23). Geben Sie die Anmeldenummer im korrekten Format ein. Sie finden auf dem Bildschirm dafür entsprechend gegliederte Eingabefelder (24). Wählen Sie das zutreffende Gebührenverzeichnis, indem Sie die Option anklicken, die dem Anmeldetag Ihrer Anmeldung entspricht (25). Wählen Sie die Option Späterer Ausführungstermin (26), wenn Ihr Zahlungsauftrag nicht am selben, sondern an einem späteren Tag (höchstens 40 Tage in der Zukunft) ausgeführt werden soll. Bitte beachten Sie, dass alle Abbuchungsaufträge (regulärer Art oder mit späterem Ausführungstermin) nur bis 24 Uhr MEZ des Eingangstags widerrufen werden können (Vorschriften über das laufende Konto, 7). Klicken Sie auf Weiter (27). Daten zur Anmeldung eingeben 6

9 Schritt 2: Markieren Sie alle Gebühren, die Sie für diese Anmeldung entrichten möchten, und klicken Sie auf Weiter. Schritt 2a: Vervollständigen Sie die Daten, falls für bestimmte Gebühren genauere Angaben (28) abgefragt werden, und klicken Sie auf Weiter (29). Weitere Details zu einer Gebühr eingeben Schritt 3: Klicken Sie auf Bestätigen, um die Zahlung anzuweisen. Die erfolgreiche Übermittlung Ihres Abbuchungsauftrags wird angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol PDF bzw. Herunterladen, um die Bestätigung des Abbuchungsauftrags im gewünschten Format zu öffnen oder zu speichern. Hinweis: Diese Bestätigung ist noch keine Zahlungsbestätigung. Zahlungen werden nur ausgeführt, wenn auf Ihrem Konto ausreichende Mittel vorhanden sind. Sammelzahlungen vornehmen Eine Sammelzahlung ist ein Abbuchungsauftrag für mehrere Gebühren zu mehreren Patentanmeldungen. Die Online- Gebührenzahlung liest die Daten für Sammelzahlungen aus XML-Dateien ein. Diese XML-Dateien können Sie mit dem EPO Online Multipay Tool erstellen, das unter 7

10 zur Verfügung steht. Sie können alternativ zum Multipay Tool auch eine andere geeignete Software einsetzen, um die XML- Dateien für die Sammelzahlungen zu erzeugen. Klicken Sie auf die Registerkarte Zahlung. Markieren Sie die Option Sammelzahlung (30). Klicken Sie auf Durchsuchen (31), um die vorbereitete XML-Datei hochzuladen. Wählen Sie die Option Späterer Ausführungstermin (32), wenn Ihr Zahlungsauftrag nicht am selben, sondern an einem späteren Tag (höchstens 40 Tage in der Zukunft) ausgeführt werden soll. Bitte beachten Sie, dass alle Abbuchungsaufträge (regulärer Art oder mit späterem Ausführungstermin) nur bis 24 Uhr MEZ des Eingangstags widerrufen werden können (Vorschriften über das laufende Konto, 7). Klicken Sie auf Weiter (33). XML-Datei für die Sammelzahlung hochladen Klicken Sie auf Bestätigen, um die Sammelzahlung zu bestätigen. Die erfolgreiche Übermittlung Ihres Abbuchungsauftrags wird angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol PDF bzw. Herunterladen, um die Bestätigung des Abbuchungsauftrags im gewünschten Format zu öffnen oder zu speichern. Tipp: In den Einstellungen zur Registerkarte Zahlung können Sie wählen, ob bei einer Sammelzahlung die Daten jeweils als Einzelbestätigung auf einer neuen Seite der PDF-Datei oder fortlaufend ausgegeben werden sollen. 8

11 Abbuchungsauftrag einer Sammelzahlung in der PDF-Ansicht Offene Abbuchungsaufträge einsehen Sie können alle Abbuchungsaufträge, die Sie dem EPA über die Online-Gebührenzahlung erteilt haben, unmittelbar danach einsehen und prüfen. Klicken Sie auf die Registerkarte Laufendes Konto (34). Klicken Sie links auf Offene Abbuchungsaufträge (35). Anzeige der offenen Abbuchungsaufträge 9

12 Hinweis: Hier finden Sie auch die mit der Software für die Online-Einreichung für dieses Konto erteilten Aufträge. Diese werden ca. 30 Minuten nach dem Absenden einer Anmeldung angezeigt, sofern in dieser entsprechende Gebührenzahlungen gewählt wurden. Zahlungsplan einsehen Diese Funktion richtet sich an Nutzer des automatischen Abbuchungsverfahrens. Klicken Sie auf die Registerkarte Zahlungsplan (36). Klicken Sie auf Fällige Gebühren (37). Hier sehen Sie alle Einzelheiten zu den Gebühren, die über das automatische Abbuchungsverfahren in den nächsten 40 Tagen zur Zahlung fällig werden. Anzeige der fälligen Gebühren im ausgewählten Zeitraum Neue automatische Abbuchungsaufträge erteilen Sie können automatische Abbuchungsaufträge sowohl über die Software für die Online-Einreichung als auch mit der Online-Gebührenzahlung einrichten. Klicken Sie auf die Registerkarte Zahlungsplan (38). Klicken Sie auf Automatisches Abbuchungsverfahren (39). Sie sehen eine Liste der Anmeldungen, für die Sie das 10

13 automatische Abbuchungsverfahren gewählt haben. Klicken Sie auf das Symbol Neuer Auftrag (40). Geben Sie die EP- bzw. PCT-Anmeldenummer (41) sowie - bei EP-Anmeldungen - die Prüfziffer (42) ein und klicken Sie auf Weiter (43) Anlegen eines neuen automatischen Abbuchungsauftrags Prüfen Sie die im folgenden Schritt angezeigten Daten und klicken Sie auf Bestätigen. Falls Sie eine Fehlermeldung erhalten, stellen Sie bitte sicher, dass Sie die richtige Anmeldenummer eingegeben haben. Klicken Sie auf das Symbol PDF (44), um eine Bestätigung über den automatischen Abbuchungsauftrag als PDF-Datei herunterzuladen. Klicken Sie auf das Symbol Zurück zur Übersicht (45). Automatischer Abbuchungsauftrag wurde erfolgreich erstellt In der Listenansicht ist der neue Abbuchungsauftrag (46) mit einer kleinen Sanduhr und in Kursivschrift gekennzeichnet. Die Aufträge werden vom EPA innerhalb eines Arbeitstages bearbeitet. Neuer automatischer Abbuchungsauftrag befindet sich noch in Bearbeitung 11

14 Automatische Abbuchungsaufträge stornieren Sie können einmal erteilte automatische Abbuchungsaufträge in der Online-Gebührenzahlung widerrufen, sodass vom EPA für die betreffenden Anmeldungen keine Gebühren von Ihrem laufenden Konto abgebucht werden. Klicken Sie auf die Registerkarte Zahlungsplan (47). Markieren Sie die Kontrollkästchen (48) für die gewünschten Anmeldungen. Klicken Sie auf das Symbol Widerruf eines Auftrags (49). Abbuchungsaufträge zum Widerruf markiert Prüfen Sie die im folgenden Schritt angezeigten Daten und klicken Sie auf Bestätigen. Klicken Sie auf das Symbol PDF (50), um eine Bestätigung (PDF-Datei) über den Widerruf Ihres automatischen Abbuchungsauftrags herunterzuladen. Klicken Sie auf das Symbol Zurück zur Übersicht. Die stornierten Abbuchungsaufträge (51) sind jetzt in durchgestrichener Schrift gekennzeichnet. Sobald das EPA die Bearbeitung abgeschlossen hat, erscheinen die widerrufenen Abbuchungsaufträge nicht mehr in der Liste. Übersicht des Zahlungsplans mit stornierten Abbuchungs-aufträgen 12

15 Brauchen Sie Hilfe? Unter finden Sie FAQ und Diskussionsforen Kontaktformulare für Ihre Fragen die Telefonnummer unserer Kundenbetreuung Nützliche Links:

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