Integriertes Aktenmanagement und Freigabesteuerung für SAP Vertriebsdokumente

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1 Integriertes Aktenmanagement und Freigabesteuerung für SAP Vertriebsdokumente Dipl. Ing. (FH) Michael Koch Group IT Application Development Plansee Group ECM Tage 2012

2 Agenda Vorstellung Plansee Gruppe Freigabesteuerung von SAP Vertriebsbelegen Problemstellung Realisierung Live Demo Projektinfos Vertragsmanagement ECM Tage Wien 2012 Seite 2

3 PLANSEE Gruppe Image Film ECM Tage Wien 2012 Seite 3

4 Compliance Management Freigabe von SAP Angeboten und Auftragsbestätigungen bevor diese an den Kunden verschickt werden nach dem 4 Augen Prinzip Nachweis der Unterschriften bei Prüfung ECM Tage Wien 2012 Seite 4

5 Alter Ablauf: Sachbearbeiter entschied selbst, ob Freigabe gestartet wird (kein Zwang) Papierausdruck der AG/AB, Kalkulationen und ggf. Zeichnungen Entscheidungsgrundlage für Genehmiger Weiterleitung per Hauspost Freigabe der Genehmiger Einscannen der unterschriebenen AG/AB Versenden der AG/AB an Kunde per Post oder Mail ECM Tage Wien 2012 Seite 5

6 Probleme alter Ablauf: Kein Zwang eine Freigabe zu starten Keine einheitliche Regelung bei welchen Kriterien eine Freigabe einzuholen ist Versand der AG/AB ohne Freigabe möglich Lieferung ohne Freigabe möglich Kein Monitoring, aufwändige Nachverfolgung Stellvertreterregelung Lange Durchlaufzeiten Keine Freigabe gemäß Organisationsmodell möglich (Freigabe nur Standortbezogen) Einführung eines neuen digitalen Freigabeszenarios ECM Tage Wien 2012 Seite 6

7 Anforderungen: Papierlos Prozesssicherheit Flexible Steuerungsmöglichkeiten (Vertriebsbereichsebene und Wertgrenzen) Schnelle Informationsverteilung Nachvollziehbarkeit Einbindung nicht nur legaler, sondern auch organisatorischer Entscheidungsträger Internationalisieren Monitoring ECM Tage Wien 2012 Seite 7

8 Implementierungsvarianten Eigenentwicklung durch Plansee Group IT XFT Addon XFT Cycle Ad-hoc Workflowsystem XFT Task Manager Aktenmanagement XFT Queue Manager Automatische Hintergrundverarbeitung Implementierung Prototyp ECM Tage Wien 2012 Seite 8

9 Ablauf Freigabe - Varianten: Beide Genehmiger genehmigen Genehmiger 1 lehnt ab Genehmiger 2 lehnt ab Genehmiger 1 ist Veranlasser Freigabeschritt Genehmiger 1 Freigabeschritt Genehmiger 2 Zur Kenntnisnahme Veranlasser ECM Tage Wien 2012 Seite 9

10 Customizing Freigaberollen IA im Auftrag IV in Vertretung MU Market Unit Leiter BU Business Unit Leiter Freigabestart (Vertriebsbereich, Auftragsarten, Wertgrenzen, Freigaberolle, Datum) ECM Tage Wien 2012 Seite 10

11 Customizing Zuordnung Freigaberolle zu SAP User abhängig von Vertriebsbereich ECM Tage Wien 2012 Seite 11

12 Customizing - Freigabestati Nicht relevant A Relevant automatisch B Alle Pos. Fixiert automatisch C Freigabe starten manuell D Freigabe gestartet automatisch E Teilweise freigegeben (1. Unterschrift) automatisch F Freigegeben (beide Unterschriften) automatisch G Quittiert (vom Veranlasser) automatisch Y Erneute Freigabe erforderlich automatisch X Abgelehnt (vom Freigebenden) automatisch Z Abgebrochen (vom Veranlasser) manuell ECM Tage Wien 2012 Seite 12

13 Erweiterung Kopfdaten Vertriebsbeleg Zusatzdaten B ECM Tage Wien 2012 Seite 13

14 Ablauf Freigabeprozess Falls Beleg freigaberelevant Liefersperre, Sperre Nachrichtendruck 1.Auslösen Freigabeprozess automatische Generierung Entwurfsnachricht und AG/AB als PDF, aber nur Entwurf ist sichtbar automatische Erstellung Cycle, Vertriebsprozessakte, SAP Workflow und Workflowbenachrichtigung ECM Tage Wien 2012 Seite 14

15 Ablauf Freigabeprozess 2.Freigabe: 1.Genehmiger, 2.Genehmiger ECM Tage Wien 2012 Seite 15

16 Ablauf Freigabeprozess 2.Freigabe: 1.Genehmiger, 2.Genehmiger ECM Tage Wien 2012 Seite 16

17 Ablauf Freigabeprozess 3. Zur Kenntnisnahme Veranlasser ECM Tage Wien 2012 Seite 17

18 Ergebnis Freigabeprozess Anlagenliste Zusatzdaten B Vertriebsprozessakte Liefersperre wird gelöscht ECM Tage Wien 2012 Seite 18

19 Vertriebsprozessakte Beinhaltet alle Freigaben Nachweis / Protokollierung ECM Tage Wien 2012 Seite 19

20 Monitoring Freigabestati über Open Order Reporting ECM Tage Wien 2012 Seite 20

21 Live Demo ECM Tage Wien 2012 Seite 21

22 Zusammenfassung / Fazit / Verbesserungen alle Informationen digital schnellerer Durchlauf auf Knopfdruck nachvollziehbar wer wann welche Entscheidung getroffen hat Prozesssicherheit Standort- / Länderübergreifende Freigaben möglich Flexible Steuerungsmöglichkeiten ECM Tage Wien 2012 Seite 22

23 Projektinfos Projektstart Jänner 2011 Implementierung Prototyp bis Juni 2011 Erste Freigabe im Produktivsystem Juni 2011 Aktuell fast alle Organisationen aktiv Aufwand Plansee Group IT 35 MT XFT 13 MT ECM Tage Wien 2012 Seite 23

24 Vertragsmanagement ECM Tage Wien 2012 Seite 24

25 Vertragsmanagement Problemstellung Papierablage in Akten Fristen / Termine in Outlook und Excel verwaltet Informationen sind mehr Wert als auf dem Papier auf dem sie gedruckt sind. Die richtige Nutzung ist der eigentliche Erfolgsfaktor. ECM Tage Wien 2012 Seite 25

26 Vertragsmanagement Anforderungen Erstellung und Verwaltung von Verträgen Papierlos Vorlagen / Templates Fristenmanagement Zugriffsbeschränkungen Compliance Verknüpfung mit SAP Objekten (Kunde, Lieferant) Statusverwaltung ECM Tage Wien 2012 Seite 26

27 Vertragsmanagement xft Addon ECM Tage Wien 2012 Seite 27

28 Vertragsmanagement Live Demo NDA ECM Tage Wien 2012 Seite 28

29 Vertragsmanagement Projektinfos Projektstart März 2011 Implementierung Prototyp (NDAs) bis Juli 2011 Erster Vertrag im Produktivsystem Juli 2011 Aufwand Plansee Group IT 8 MT XFT 8 MT ECM Tage Wien 2012 Seite 29

30 Fragen / Diskussion ECM Tage Wien 2012 Seite 30

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