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1 Sehr geehrter Interessent, wir danken Ihnen für Ihr Interesse an unserem Erfassungsprogramm fibu-online. Die Idee zu diesem Programm wurde vor etwa einem Jahr geboren, als wir als Dienstleistungsanbieter mit über 40-jähriger Markterfahrung im Bereich der Lohn- und Finanzbuchhaltung beschlossen, unseren Kunden ein Erfassungsprogramm anzubieten, das folgende Vorteile bietet: Þ Einfachste Handhabung Þ übersichtlicher Aufbau Þ Abdeckung aller buchungstechnisch relevanten Vorgänge Þ Ständige Aktualisierung über Internet Þ Anbindung an ein modernes Großrechenzentrum mit entsprechender Datensicherheit und - Sicherung Þ Keine teuren Updatekosten Þ Ihre Unterlagen bleiben bei Ihnen und müssen nicht außer Haus gegeben werden Þ Tägliche Abstimmung Ihrer Konten auf Ihrem PC Þ Ihre Auswertung wird Ihnen wenige Stunden nach Eintreffen bei uns sofort wieder zu Verfügung gestellt bzw. versandfertig gemacht. Þ Minimale Kosten; Sie zahlen pro Auswertungslauf lediglich eine Grundgebühr i.h.v. DM 34,-- und ca. DM 0,35 pro Buchung nach Vertragsunterzeichnung. Die Probeabrechnung ist gebührenfrei! Þ Ständiger Hotlinedienst bei Fragen oder Problemen, die das Erfassungsprogramm betreffen. Um fibu-online buchen zu können, müssen Sie folgendes tun: Sie haben das Setup-Programm von fibu-online per Internet heruntergeladen oder per Diskette bestellt. Installieren Sie es bitte auf Ihrem Rechner, in dem Sie das Setup -Programm im Download- Verzeich-nis oder auf der Diskette aufrufen. Lesen Sie diese Anweisung durch und erfassen Sie! Haben Sie einen Monat erfaßt und festgestellt, wie einfach die Fibu- Erfassung mittels fibu-online geht, schicken Sie uns die Datei. Keine Angst, die Daten werden verschlüsselt, Ihr Name taucht in der Datei nirgendwo auf. Datenschutz ist bei uns garantiert! Sie erhalten von uns wenige Tage später die Auswertungen und ein Dienstleistungsabkommen. Wenn Sie von unseren Leistungen überzeugt sind und a.b.s. Kunde werden wollen, unterschreiben Sie den Vertrag und senden Ihn an uns zurück. Sie erhalten nun eine 6-stellige Firmenkennummer (FKN), unter der Sie bei uns abrechnen können. Bei Vertragsabschluß ist ein einmaliges Umstellungshonorar i.h.v. DM 300,-- fällig. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an Herrn Mayer unter Viel Erfolg und Vergnügen beim Probelauf wünscht Ihnen Ihr a.b.s. Rechenzentrum fibu-online - Grundlagen a.b.s. Rechenzentrum GmbH 1999 Seite - 1 -

2 Normal-Modus /Erweiterter Modus Wir gehen davon aus, daß nicht immer der Chef selbst die Erfassung der Fibu vornimmt. Also müssen bestimmte Funktionen wie Kontenpflege, MwSt-Schlüsselung oder Datenübergabe an a.b.s. ausgeschaltet sein. Erst durch die Eingabe eines Passwortes durch einen privilegierten Benutzer können diese erweiterten Funktionen eingeschaltet werden. Daher werden Sie beim ersten Aufruf von fibu-online nach einem bis zu 8-stelligem Kennwort gefragt. Nachdem das Kennwort bestätigt wurde, geben Sie bitte als FKN (Firmenkennummer) für die Probeabrechnung ein. Anlage des Firmenstamms Unser Programm ist mandantenfähig, d.h. es können bis zu 99 Firmen abgerechnet werden. Wenn Sie eine neue Firma anlegen möchten, nehmen Sie die letzten zwei Stellen Ihrer zugeteilten Firmenkennummer und erhöhen die Zahl um 1. Beispiel: Sie haben die FKN und wollen eine neue Firma anlegen. Geben Sie im Feld FKN die neue Firma FKN , für eine weitere , usw. an. Die Neuanlage ist nur im erweiterten Modus möglich. Bestätigen Sie die Frage Neue Firma anlegen? mit Ja. a.b.s. Rechenzentrum GmbH 1999 Seite - 2 -

3 Tragen Sie nun die Firmendaten ein. Sie können entweder zwischen dem Kontenrahmen für Einzelfirmen (SKR 03) oder für Kapitalgesellschaften (SKR04 nach Abschlußgliederungsprinzip) wählen. Buchen Sie Ihre Erlöse bisher auf ein 8000-er Konto, wählen Sie Einzelfirmen, wurden Ihre Erlöse bisher auf ein 4000-er Konto gebucht, wählen Sie Kapitalgesellschaften. Bestätigen Sie mit Fertig. Sie werden nach dem Buchungszeitraum gefragt. Diesen geben Sie bitte im Format JJ/MM von MM bis ein. Selbstverständlich ist fibu-online schon für das Jahr 2000 gerüstet. Sie könnten heute schon Buchungszeiträume über 1999 hinaus anlegen. Nun sieht Ihr Fenster so aus: a.b.s. Rechenzentrum GmbH 1999 Seite - 3 -

4 Test-Firmenkennummer Buchungszeitraum Journal: Als rationelles und erfahrenes Buchhaltungsunternehmen sehen wir unsere Aufgabe nicht darin, Ihre Augen und damit Sie mit bildschirmfüllenden Konten zu quälen. Daher haben wir ein Journal eingerichtet, in dem Sie lediglich die Konten sehen, die Sie tatsächlich zu bebuchen haben. Dies sind in aller Regel Ihre Finanzkonten (Kasse, Postscheck, Bank) sowie einige Sachkonten. Sollten Sie die a.b.s. Offene Posten-Auswertung wünschen, kommen noch Kunden und Lieferanten dazu. Mehrwertsteuer-Kennzeichen Im Hauptmenü finden Sie den Button MWST. Hier sind die jeweils gültigen MwSt- Kennzeichen mit den entsprechenden Sätzen angelegt. Sie können im Erweiterten-Modus die Sätze jederzeit abändern (Bei Änderungen während des Monats oder Erfassung in einem anderen Land). Die aktuelle MwSt- Tabelle finden Sie auf unserer Internet-Seite zum Herunterladen in fibu-online. Von a.b.s. festgelegte MwSt-Schlüssel und Sätze: Kontenpflege a.b.s. Rechenzentrum GmbH 1999 Seite - 4 -

5 Bitte drücken Sie einmal den Button Kontenpflege. Dies ist nur im Erweiterten - Modus möglich. (Gegebenenfalls Erweitert... drücken, Passwort eingeben, Kontenpflege). Sie sollten das folgende Fenster sehen: Mit dem Balken können Sie die nun durch den Kontenplan scrollen. Sie werden feststellen, daß die Konten, die im Journal angezeigt werden, entsprechend markiert sind. Ihre Konten werden beim Bebuchen automatisch aktualisiert, d.h. ein Konto, das noch nicht im Kontenplan aufgeführt ist, wird durch die Erfassung automatisch angelegt. Im Erweiterten-Modus werden Sie direkt zur Eingabe der Kontobeschriftung aufgefordert, im Normal-Modus wird das Konto im Kontenplan einfach nur angelegt. Ein Überspielen zur Auswertung an a.b.s. ist nur möglich, wenn alle Konten im Erweiterten-Modus angelegt und beschriftet sind. Konto anlegen. Gehen Sie bitte auf den Eröffnungsbildschirm. im Erweiterten Modus klicken Sie auf das Feld Kontenpflege. Danach den Button Neu drücken. Legen Sie jetzt das Konto, sofern es nicht schon im Kontenplan aufgeführt ist, an. 1. Tragen Sie die Vorziffer ein. 0 = Sachkonten, 4 = Kundenkonto und 6 = Lieferantenkonto. a.b.s. Rechenzentrum GmbH 1999 Seite - 5 -

6 2. Tragen Sie die Kontonummer ein (z. B. 0/1150 für Hypo-Vereinsbank) 3. Tragen Sie die Bezeichnung ein (Hypo-Vereinsbank) 4. Markieren Sie Anzeigen im Journal, damit das Konto im Journal sichtbar wird und bebucht werden kann. Klicken Sie bitte auf Ok. Das Konto ist jetzt angelegt und im Journal sichtbar. Konto ändern Wählen Sie das Konto aus, das Sie ändern möchten. Ziehen Sie dazu den Balken rechts so weit nach unten (linke Maustaste gedrückt halten), bis Sie auf dem zu ändernden Konto stehen. In unserem Beispiel ist das das Konto 0/1200. Drücken Sie den Button Ändern. Ändern Sie nun die Kontobezeichnung (z.b. auf Volksbank) Drücken Sie Ok und beenden das Menü Kontenpflege mit Fertig. Im Journal sehen Sie nun das neue Konto 0/1150 sowie das geänderte Konto 0/1200 angezeigt. a.b.s. Rechenzentrum GmbH 1999 Seite - 6 -

7 Konto löschen Bewegen Sie sich im Menü Kontenpflege auf das Konto, das Sie löschen möchten. Markieren Sie es wie bei ändern und drücken den Button Löschen ACHTUNG: Alle Bewegungen auf diesem Konto werden gelöscht! Erfassungsmaske: Wenn Sie sich die Erfassungsmaske ansehen, haben Sie im oberen Drittel die Informationen über Firmenkennummer (FKN), Zeitraum, Kontenrahmen und das Gegenkonto (= Das zu bebuchende Konto). Im zweiten Drittel werden die Buchungen angezeigt, wobei Sie später verschiedene Sortierkriterien zur Anzeige verwenden können. a.b.s. Rechenzentrum GmbH 1999 Seite - 7 -

8 Im letzten Drittel befindet sich die Eingabezeile. Die Eingabe der Buchungen erfolgt in der Reihenfolge: Tag/Monat/Eingang/Ausgang/Konto/Steuersatz/Statistik/Belegnr./Text. VST und UST sind reine Informationsfelder, die Ihnen den derzeitigen Stand der Zahllast auf diesem geben. Im unteren Drittel befinden sich die Eingabezeile sowie die Informationsfelder über Summe Eingang/Ausgang, den Saldo, den Anfangs- und den Endbestand sowie den Gesamtsaldo aller Konten. Duplizieren/Springen Jedes der Erfass-Felder kann dupliziert oder übersprungen werden. Benutzen Sie hierfür die Shortkeys Strg+D für Duplizieren und Strg+S für Springen, d.h. halten Sie die Strg -Taste gedrückt und drücken gleichzeitig die D/oder S- Taste. Als Information, ob Duplizieren oder Springen eingeschaltet ist, sehen Sie über dem Erfass-Feld die Buchstaben D oder S oder DS. Beim Duplizieren wird automatisch auch Springen eingeschaltet. Zum Ausschalten verfahren Sie genauso wie beim Einschalten. Felder AB/EB (Anfangsbestand / Endbestand) Diese beiden Felder dienen zur laufenden Kontenabstimmung. Geben Sie im Erweiterten- Modus erstmalig den Anfangsbestand des Kontos zum Buchungsbeginn an. (Menü BEARBEITEN; ANFANGSBESTAND oder Strg+A). Der Schlußbestand ergibt sich immer aus dem Saldo von AB + Eingänge./. Ausgänge und führt zum Anfangsbestand des nächsten Buchungszeitraumes. Nun können Sie mit dem Buchen beginnen. Bitte beachten Sie, daß Sie die Finanzkonten (Kasse, Postscheck, Bank) als Eingang/Ausgang buchen, die Sachkonten jedoch Soll/Haben gebucht werden! In der folgenden Maske des Gegenkontos Kasse haben wir die Felder Monat und Vorzeichen-Konto auf Duplizieren/Springen gestellt. Wir bebuchen im Erweiterten-Modus, das Konto 0/8000 gibt es noch nicht. Daher erscheint die Frage: a.b.s. Rechenzentrum GmbH 1999 Seite - 8 -

9 Bitte beachten Sie, daß sämtliche Beträge o h n e Dezimale eingegeben werden müssen! Für also Klicken Sie jetzt Ja an und geben die Kontobezeichnung Barverkauf ein. Die Kontenanlage wird im Journal unter Umbuchungen angezeigt. Bestätigen Sie mit OK. Nun können Sie mit dem Buchen beginnen. Üben Sie mit den Duplizier- und Springfunktionen, vergleichen Sie die Endbestände mit Ihren Tagesauszügen der Bank, suchen oder sortieren Sie nach bestimmten Beträgen oder Texten;- Sie werden sehr bald feststellen, daß es sich bei fibu-online um ein durchdachtes, ausgeklügeltes und rationelles Erfassungssystem handelt, das gerade wegen seiner Einfachheit in der Handhabung schnell und sicher zu bedienen ist. a.b.s. Rechenzentrum GmbH 1999 Seite - 9 -

10 Endbestand. Wird im Folgemonat als Anfangsbestand übernommen. Saldo des lfd. Kontos Saldo aller Konten Schlußbuchung Nachdem der Monat gebucht wurde, können Sie jetzt die Schlußbuchung vornehmen. Drücken Sie hierzu die Taste SB Die Schlußbuchung wird automatisch vorgenommen und gleicht das Konto aus. a.b.s. kann den Auswertungslauf nur vornehmen, wenn auf sämtlichen Konten die Schlußbuchung getätigt wurde, d.h. die Salden aller Konten sich ausgleichen. Die Schlußbuchung wird im Journal unter Umbuchungen angezeigt. Überspielen Ihrer Daten an a.b.s. Bitte beachten Sie beim Überspielen folgende drei wichtige Punkte: 1. Ein Überspielen ist nur möglich, wenn alle Buchungskreise ausgeglichen sind. Es darf keinen Gesamtsaldo mehr geben! Eventuell müssen die Schlußbuchungen überprüft bzw. noch getätigt werden. 2. Sind Konten im Normalmodus angelegt worden, wurde keine Kontenbeschriftung vorgenommen. Dies ist nur im Erweiterten-Modus möglich. Ein Überspielen mit nicht beschrifteten Konten ist nicht möglich. Sie werden aufgefordert, in die Kontenpflege zu gehen und die nicht beschrifteten Konten (Erscheinen an den ersten Stellen in der Kontenpflege, sodaß Sie nicht zu suchen brauchen), zu beschriften. 3. Nach dem Überspielen ist eine Änderung der Buchungen nicht mehr möglich! a.b.s. Rechenzentrum GmbH 1999 Seite

11 Drücken Sie in der Eröffnungsmaske den Überspielen -Button. Die DFÜ-Übertragung ist direkt über fibu-online noch nicht möglich, sie können jedoch durch die Auswahl Auf Diskette entweder in eine Datei überspielen, die Sie uns per an die Adresse: schicken können, oder Sie senden die Diskette an unsere Münchner Zentrale: a.b.s. Rechenzentrum GmbH fibu-online Frauenstr München Bitte vergessen Sie nicht, uns beim ersten Senden Ihre vollständige Anschrift mit Telefonnummer und Ansprechpartner mitzuteilen, damit wir Sie kontaktieren bzw. die Probeauswertung zusenden können. Bei Fragen zur Installation oder Anwendung rufen Sie unsere Hotline unter an oder senden uns eine . Selbstverständlich freuen wir uns über Anregungen oder Verbesserungsvorschläge. a.b.s. Rechenzentrum GmbH 1999 Seite

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