Dokumentenlenkung - Pflicht oder Kür-

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1 Dokumentenlenkung - Pflicht oder Kür- - QM-Sprengel Württemberg - Sunhild Klöss Stabsabteilung Projekt- und Qualitätsmanagement Klinikum Heidenheim

2 Themenübersicht Forderungen der DIN EN ISO 9001 Was muss alles gelenkt werden? Praktische Umsetzung Diskussion und Meinungsaustausch

3 Welche Vorgaben sind verpflichtend? Was fordert die DIN EN ISO 9001? Die ISO 9001 fordert neben dem Handbuch 6 dokumentierte Verfahren: Lenkung von Dokumenten Lenkung von Qualitätsaufzeichnungen Internes Audit Lenkung von Fehlern Korrekturmaßnahmen Vorbeugungsmaßnahmen

4 Was fordert die DIN EN ISO 9001? Kap Lenkung von Dokumenten Regelungen zur Genehmigung von Dok. vor Herausgabe Freigabe Bewertung von Dok. und ggf. Aktualisierung Überprüfung Kennzeichnung von Änderungen u. dem aktuellen Überarbeitungsstatus Revision Sicherstellung, dass die aktuellen Ausgaben der Dok. zur Verfügung stehen Verteilung Regelung zur Sicherstellung, dass die Dok. Erstellung lesbar und leicht erkennbar bleiben. Sicherstellung, dass Einzug veraltete Dok. nicht unbeabsichtigt verwendet werden Externe Dok. (die als notwendig eingestuft wurden für die Planung und den Archivierung Betrieb des QM) gekennzeichnet werden müssen und auch ihre Verteilung gelenkt werden muss.

5 Was fordert die DIN EN ISO 9001? Im Sinne der DIN EN ISO 9001 gilt ein Dokument als gelenkt, wenn sein Werdegang in allen Teilschritten Erstellung - Überprüfung - Genehmigung - Verteilung - Einzug alter Versionen festgelegt und jederzeit nachvollziehbar ist. Wie wird das umgesetzt? Keine Aussage in der Norm zu: Wer muss der Freigeber sein? Wer darf Dokumente erstellen? Wann müssen die Dokumente überprüft werden? Was muss alles gelenkt werden? Wie dies umgesetzt wird, kann jede Einrichtung selbst entscheiden!

6 Was muss alles gelenkt werden? Dokumente& Aufzeichnungen, die von der Einrichtung als notwendig eingestuft werden. Viel hilft viel? Lösung: Sich auf die wesentlichen Dokumente beschränken! Weniger ist mehr, wenn das Wenige das Richtige ist!

7 Dokumentenlenkung Welche Dokumente werden bei Ihnen gelenkt?

8 Umsetzung in den Kliniken Landkreis Heidenheim Was wird gelenkt? QM-Dokumente (QMH.usw.) Dokumente der medizinisch-pflegerische Bereiche Externe Dokumente (keine umfassende Lenkung) keine zentrale Lenkung der Dokumente der Managementbereiche

9 Umsetzung in den Kliniken Landkreis Heidenheim Dokumente der medizinisch-pflegerische Bereiche o Es werden nur patientenrelevante Dokumente gelenkt. Leitgedanke: Hat dieses Dokument Einfluss auf die direkte Patientenbehandlung? Welche Auswirkung hat eine ältere Version dieses Dokuments, wenn es verwendet wird?

10 Umsetzung in den Kliniken Landkreis Heidenheim Nicht gelenkt werden z.b.

11 Umsetzung in den Kliniken Landkreis Heidenheim Nicht gelenkt werden z.b.

12 Umsetzung in den Kliniken Landkreis Heidenheim Wie werden die Dokumente gelenkt? Elektronisch über das Dokumentenverwaltungssystem roxtra Alle Dokumente werden 2-stufig gelenkt Ersteller (keine zentrale Vorgabe), Ansprechpartner in jedem Fachbereich. Jeder kann Dokumente erstellen. Freigeber: Bereichsverantwortliche ( wie z.b. Chefarzt, PDL, Stationsleitung)

13 Praktische Umsetzung in roxtra

14 Praktische Umsetzung in roxtra Nach Ablauf der definierten Gültigkeit, wird der Dokumentenverantwortlicher per Mail informiert. Erstellt/ bearbeitet Freigeber wird automatisch per Mail informiert, dass das Dokument freigegeben werden muss Wiedervorlage Freigeben Verteilt/ Veröffentlicht Die alte Version wird automatisch im Intranet durch die Neue ausgetauscht.

15 Welche Aufgabe hat hierbei das QM? Zentrale Verwaltung des Dokumentenverwaltungssystems roxtra o Benutzerrechte werden zugeordnet Zu jedem Dokument müssen folgende Metadaten hinterlegt werden? o o o o o Welcher Fachbereich darf dieses Dokument überarbeiten? Wer ist der Freigeber von diesem Dokument? Wann erscheint dieses Dokument zur Wiedervorlage? Verknüpfung mit dem Intranet Einfügen der Dokumenten-ID (einheitliche Fußzeile) Start des Workflows

16 Gesammelte Erfahrungen Motivation der MA o Dokumente müssen eingefordert werden (Vgl. DA) Unterschiedliche Versionen desselben Dokuments o Gleiche Dokumente sollten vereinheitlicht werden Die Kopie von der Kopie o Das Umdenken braucht Zeit Kann das Dokument auch digitalisiert werden? o Elektronisches Dokument im KIS (Agfa-Orbis)

17 Ausblick. Zunehmende Digitalisierung der Dokumente Ziel: elektronische Patientenakte ISO 9001:2015 Die vertrauten Begriffe "Dokumente" und "Aufzeichnungen" verschwinden aus dem Normenvokabular und werden durch "dokumentierte Informationen" ersetzt Statt konkreter wird es nun noch allgemeiner!

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Wie lenken Sie Ihre Dokumente?