ICH WILL RELEVANTE INFORMATIONEN UND EFFIZIENTERE ABLÄUFE!

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1 ICH WILL RELEVANTE INFORMATIONEN UND EFFIZIENTERE ABLÄUFE! MANAGED CONTENT SERVICES

2 VON DER INFORMATIONSFLUT ZUM WETTBEWERBSVORTEIL Tag für Tag wächst die Menge an Informationen und Dokumenten in Form von Dateien, s, Online-Materialien oder Rechnungen und mit ihnen das vorhandene Datenvolumen. Unstrukturiertes Wissen, oft nicht klassifiziert, ist an unterschiedlichen Orten hinterlegt. Nur eines fehlt zumeist: ein einheitliches System. Das hat zeitraubende Konsequenzen für Ihre Unternehmensabläufe, verhindert Transparenz und verzögert Entscheidungsprozesse. Einschränkungen, die mit Konica Minolta der Vergangenheit angehören und in entscheidende Wettbewerbsvorteile verwandelt werden können. Herausforderung: Übergreifende Verwaltung Die Verwaltung von Dokumenten erfordert sowohl für den kaufmännischen wie administrativen Bereich eine einheitliche Organisations- und Archivierungsstruktur. Denn nur so lassen sich die Herausforderungen meistern, die mit den Sicherheitsanforderungen, der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (Compliance), des einfachen Zugriffs und der zunehmenden Bedeutung mobiler Endgeräte einhergehen. Bringen Sie Ihre Inhalte unter Kontrolle Eine kontrollierte Dokumentenverwaltung, die allen berechtigten Nutzern die gewünschten Dokumente zur Verfügung stellt, verschafft Ihnen einen unübersehbaren Mehrwert: Sie verfügen stets über aktuellste Informationen. Womit sich zum einen die Bearbeitungszeiten verringern, zum anderen die Prozesseffizienz signifikant erhöht.

3 MANAGED CONTENT SERVICES MANAGED CONTENT SERVICES: UNSER KONZEPT UM SIE VORANZUBRINGEN. Die Geschäftsabläufe Ihres Unternehmens sind erfolgsentscheidend: Umso effizienter, kostensparender, schneller und nachhaltiger sie sind, umso weiter sind Sie Ihren Wettbewerbern voraus. Um Ihre Abläufe und Prozesse zu optimieren, stellt Ihnen Konica Minolta vielfältiges Know-how sowie ein professionelles Konzept zur Verfügung: Managed Content Services, kurz MCS. Die beste Lösung für Sie Von einer kleinen, erweiterbaren Einstiegslösung für eine einzelne Abteilung oder einen speziellen Geschäftsprozess bis hin zur Gesamtlösung für Ihre komplette Organisation: Wir kombinieren die besten Strategien, Methoden und Tools für Sie. Das sind beispielsweise Document Capture, Document Management oder als umfassende Unternehmenslösung - Enterprise Content Management (ECM). Document Capture In drei Schritten zu mehr Effizienz Consult: Der Weg zur effizienteren Organisation beginnt bei der Analyse und Optimierung Ihrer bestehenden Prozesse durch unser Prozessberater-Team. Implement: Erst danach implementieren wir die für Sie passende Lösung. Unsere zertifizierten Projektmanager sorgen dafür, dass Ihre Lösung die vereinbarten Anforderungen voll erfüllt. Manage: Um nachhaltig erfolgreich zu sein, begleiten wir Sie langfristig bei weiteren Optimierungsschritten. Damit sind Sie auch bei sich verändernden Rahmenbedingungen stets perfekt aufgestellt. Capturing ist weit mehr als die simple Digitalisierung von Dokumenten: Inhalte aus verschiedenen Quellen werden in wertvolle Informationen verwandelt. Daten werden intelligent ausgelesen und automatisch verteilt. Document Management Document Management ermöglicht die Verwaltung von Dokumenten, also beispielsweise die strukturierte Ablage, das einfache und schnelle Auffinden von Informationen sowie die Zugriffskontrolle. Enterprise Content Management ECM bietet volle Informationskontrolle von Anfang bis Ende: mit einer enormen Funktionsvielfalt, die die unternehmensweite Organisation von Informationen im gesamten Lebenszyklus ermöglicht und an bestehende CRM- und ERP-Systeme angebunden ist. Warum Konica Minolta? Vertrauen Sie auf die besten Köpfe: Ein erfahrenes Expertenteam aus ganz Deutschland arbeitet für Sie! Auf die Prozesse kommt es an: Lassen Sie Ihre Abläufe vorab von unseren Prozessberatern analysieren und optimieren. Gesamtlösungen sind nachhaltiger: Wir bieten Ihnen vom Consulting bis zur Integration in Ihre IT-Systeme die komplette Lösung aus einer Hand. Entscheidend ist der richtige Partner: Wir verbinden jahrelange Praxiserfahrung mit Verlässlichkeit und Know-how eines internationalen IT-Konzerns.

4

5 DIGITALES QUALITÄTSMANAGEMENT Qualifiziert dokumentiert: Qualitätssicherung auf Knopfdruck. DIGITALES QUALITÄTSMANAGEMENT

6 DIGITALES QUALITÄTSMANAGEMENT ZENTRAL DOKUMENTIEREN - QUALITÄTSSICHERUNG OPTIMIEREN. Unternehmen werden an der Qualität ihrer Produkte, Prozesse und Leistungen gemessen. Um die gewährleisten zu können bedarf es einer funktionierenden Qualitätssicherung. Eine, die sämtliche Arbeitsschritte bestechend einfach nachvollziehbar macht und durch komfortable Handhabung überzeugt. Mit der modularen Software-Lösung von Konica Minolta implementieren Sie ein digitales Qualitätsmanagement von hochgradiger Effizienz in Ihre Unternehmensabläufe eine Komplettlösung, die mit cleveren Details eine optimale Dokumentation gewährleistet. Automatisiert, übersichtlich, anwenderfreundlich. Schnell bei der Sache Bei dieser Lösung gehen Sie mit Leichtigkeit an den Start. Die webbasierte Oberfläche vereinfacht die Installation ungemein und genauso unkompliziert vollzieht sich die Übernahme bereits bestehender Dokumentationen in das System. Zudem folgen die Dokumentenprozesse gewohnten Bahnen vom Anlegen über das Erstellen verschiedener Fassungen bis zum Archivieren. Der Clou: die Integration in die gängigen Microsoft-Anwendungen. So lassen sich alle Dokumente schnell recherchieren, öffnen und bearbeiten und obendrein Textbausteine und Vorlagen nutzen. Mit anderen Worten: kein Zeitverlust beim Integrieren des Systems, stattdessen von vornherein hohe Akzeptanz bei den Anwendern. Jederzeit im Bilde Zentral gesteuert, standortübergreifend und zeitsparend: Das digitale Qualitätsmanagement protokolliert automatisch jeden einzelnen Prozessschritt und dadurch sind alle in den Prozess involvierten Mitarbeiter jederzeit über alles auf dem Laufenden. Ob Arbeitsanweisungen, Formblätter oder auch Handbücher, für den Zugriff auf Daten und Dokumente genügt ein Knopfdruck und die gewünschten QM-Dokumente erscheinen übersichtlich auf dem Monitor. So lässt sich zu jedem Zeitpunkt bequem nachvollziehen, wer gerade welches Dokument in welchem Status bearbeitet. Was geht, läuft automatisch Die digitale Dokumentenverwaltung steuert aktiv sämtliche Abläufe per Workflow und das auf höchst intelligente Weise. So leitet das System automatisch Aufträge zum Bearbeiten von Dokumenten an den zuständigen Mitarbeiter weiter, z.b. indem es ihn per über die neue Aufgabe informiert. Ergänzend bietet die Lösung ein automatisches Monitoring, überwacht eigenständig Lesebestätigungen oder Fristen und berücksichtigt u.a. sogar bei Urlaub oder Krankheitsfall die aktuelle Vertretungsregelung. Nach allen Regeln normgerecht Das Sichern von Qualität und Transparenz in Herstellungsprozessen und anderen Unternehmensabläufen zählt zum absoluten Pflichtprogramm. Diese Aufgaben löst das digitale Qualitätsmanagement souverän prozessorientiert und normgerecht. Es unterstützt alle gängigen Qualitätsund Umweltnormen wie DIN ISO 9001 oder DIN ISO Der produktive Nebeneffekt: Sie verfügen gleichzeitig über alle notwendigen Informationen, mit denen Sie Audits lückenlos vorbereiten und protokollieren. Flexibel und kostenbewusst Der modulare Aufbau der Lösung ermöglicht Ihnen ein hohes Maß an Flexibilität. Sie ist sowohl abhängig von der Zahl der Mitarbeiter skalierbar wie auch im Hinblick auf den Funktionsumfang. Je nach Bedarf können Sie darüber hinaus Prozess- und branchenspezifische Abläufe individuell ergänzen und ohne Schwierigkeit neue Erfassungsszenarien aufbauen. Bedeutet: maximale Kostentransparenz. All das ist mit einem optimierten Risikomanagement verbunden, das die Haftungsrisiken zuverlässig minimiert. Sie bewegen sich damit auf der sicheren Seite und gewinnen gleichzeitig spürbar an Arbeitsqualität. Ihre Vorteile auf einen Blick: Lückenlos nachvollziehbar sämtliche Arbeitsschritte werden automatisch protokolliert Vollständig in Microsoft Office integriert und einfach bedienbar Normgerechte prozessorientierte Dokumentenverwaltung Steuert Abläufe aktiv über Workflow-Profile Benachrichtigt automatisch über Aufgaben und Erinnerungen per Erhöhte Produktivität bei optimaler Kostenkontrolle Konica Minolta Business Solutions Austria GmbH Amalienstraße Wien Tel.: +43 (0) /2014

7 Notizen

8 MANAGED CONTENT SERVICES IHRE VORTEILE AUF EINEN BLICK Sparen Sie wertvolle Zeit und damit viel Geld durch optimierte Geschäftsabläufe. Gewinnen Sie Informationsvorsprung: Relevante Informationen sind sofort verfügbar. Befreien Sie Ihre Mitarbeiter von unnötigem Administrationsaufwand. Beschleunigen Sie Ihre Abläufe und reagieren Sie so schneller auf Änderungen am Markt. Vermeiden Sie Informationssilos (z.b. lokal verwaltete Daten). Reduzieren Sie Fehlerquellen durch digitale und automatisierte Bearbeitung. Verbessern Sie die Zusammenarbeit: im Team, für mobile Mitarbeiter & dezentrale Niederlassungen. Verbessern Sie Ihren Kundenservice, indem relevante Informationen sofort zur Verfügung stehen. Reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch und Ihren CO₂-Fußabdruck durch digitale Abläufe. Konica Minolta Business Solutions Austria GmbH Amalienstraße Wien Tel.: +43 (0) Fax: +43 (0) Waldeggstraße Linz Tel.: +43 (0) Fax: +43 (0) Vogelweiderstraße Salzburg Tel.: +43 (0) Fax: +43 (0) Langer Weg Innsbruck Tel.: +43 (0) Fax: +43 (0) Roßmähder Dornbirn Tel.: +43 (0) Fax: +43 (0) Karlauer Gürtel Graz Tel.: +43 (0) Fax: +43 (0) Hans-Sachs-Straße Klagenfurt Tel.: +43 (0) Fax: +43 (0) Version 1/2014

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