DAVINCI 6 ENTERPRISE. Benutzerhandbuch / Stand: 15/07/2014.

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1 DAVINCI 6 ENTERPRISE Benutzerhandbuch / Stand: 15/07/2014

2 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 2 DESIGN STÜBER SYSTEMS STÜBER SYSTEMS GmbH Köpenicker Straße 325 D Berlin Tel. +49 (0) Fax +49 (0) Alle in diesem Dokument gemachten Aussagen repräsentieren den aktuellen Stand der Entwicklung - Irrtümer vorbehalten - und können im Rahmen der Fortentwicklung der Software revidiert werden. Dieses Dokument darf zur ausschließlichen Nutzung durch den Lizenznehmer der in diesem Dokument beschriebenen Software vervielfältigt und ausgedruckt werden. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis von STÜBER SYSTEMS darf kein Teil dieser Unterlagen für irgendwelche anderen Zwecke vervielfältigt oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht. DAVINCI, MAGELLAN, CONFIRE und ENBREA sind eingetragene Warenzeichen von STÜBER SYSTEMS STÜBER SYSTEMS GmbH, Berlin

3 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 3 Inhalt Die Handbücher... 5 Weitere Informationen... 5 Schulungen... 5 Über dieses Handbuch... 6 Einleitung Das Mehrbenutzerprinzip Die Module der DAVINCI Enterprise Programmfamilie Integrationsmöglichkeiten... 9 Schnellstart mit DAVINCI Enterprise Die Erstanmeldung am Server Die Erstanmeldung mit dem Hauptprogramm DAVINCI Enterprise einrichten Den DAVINCI Server einrichten Die Server-Verbindung der Arbeitsplatz-PCs einrichten Mit dem DAVINCI Explorer arbeiten Programmstart des DAVINCI Explorers Das Programmfenster des DAVINCI Explorers Server-Verbindungen mit dem DAVINCI Explorer verwalten Benutzer mit dem DAVINCI Explorer verwalten Benutzergruppen mit dem DAVINCI Explorer verwalten Plandateien mit dem DAVINCI Explorer verwalten Die Zugriffrechte auf Pläne und Planordner mit dem DAVINCI Explorer verwalten Mit DAVINCI Enterprise arbeiten Programmstart von DAVINCI und DAVINCI Look und Anmeldung am Server Besonderheiten des Enterprise-Betriebs Programmende und Abmeldung vom Server Mandanten Mandanten einrichten... 60

4 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 4 8. Benutzer und Benutzergruppen einrichten Planordner für jeden Mandanten anlegen Sub-Administratoren für Mandanten einrichten... 65

5 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 5 Die Handbücher Dokument davinci6stundenplan.de.pdf DdaVinci6Vertretungsplan.de.pdf DdaVinci6Kursplan.de.pdf DdaVinci6Enterprise.de.pdf Beschreibung Das Handbuch zu DAVINCI STUNDENPLAN beschreibt die Eingabe der Stammdaten und des Unterrichts sowie das automatische und manuelle Erstellen des Plans Das Handbuch zu DAVINCI VERTRETUNGSPLAN erläutert wie Sie den täglichen Vertretungsplan erstellen Das Handbuch zu DAVINCI KURSPLAN erläutert wie Sie aus Fachwahlen das Kursangebot und individuellen Schülerpläne erstellen. Das Handbuch zu DAVINCI ENTERPRISE sagt Ihnen wie Sie mit mehreren Planern parallel in einem Plan arbeiten davinci6infoserver.de.pdf davinci6ressourcenplan.de.pdf Landesanpassungen.pdf Das Handbuch zum DAVINCI INFOSERVER erklärt wie Sie auf davnci- Daten über Ihren Webserver zugreifen können Das Handbuch zu DAVINCI RESSOURCENPLAN erklärt die Ressourcenplanung mit DAVINCI Beschreibt alle landesspezifischen Funktionen in Magellan und DAVINCI: Oberstufenverwaltung, Berufsschulnoten- und Abschlussberechnungen Alle elektronischen Dokumente liegen im sogenannten PDF-Format vor. Dies ist ein Standardformat zum elektronischen Publizieren von Dokumenten aller Art. Sie können sich mit Hilfe der kostenlosen Software Adobe Reader diese Dokumente auf dem Bildschirm anzeigen lassen und auch ausdrucken. Sie können sich die jeweils neueste Version des Adobe Readers auch aus dem Internet herunterladen. Weitere Informationen Sie finden auf den Internet-Seiten von STÜBER SYSTEMS unter weitere Dokumente zu verschiedenen Spezialthemen. Schulungen STÜBER SYSTEMS bietet Schulungen zu allen Themen der Stundenplanerstellung mit DAVINCI in Berlin und Frankfurt am Main an. Die Schulungen helfen Ihnen, schneller die Programme kennen zu lernen und geben Ihnen Tipps wie Sie die Funktionen der Software effizienter nutzen können. Schulungsinhalte und Schulungstermine finden Sie z.b. im Internet unter

6 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 6 Über dieses Handbuch Der Start des Mehrbenutzerbetriebs mit DAVINCI Enterprise erfordert neben der Installation des Hauptprogramms auf den einzelnen Arbeitsplatzrechnern zusätzlich die Installation des DAVINCI Servers im Netzwerk. Wie Sie den DAVINCI Server installieren, erfahren Sie in dem auch auf unserer Webseite zu findenden Infoblatt DAVINCI 6SetupInfo.de.pdf. Alle weiteren Schrittte zur Einrichtung und zur Arbeit im Mehrbenutzerbetrieb erklärt dieses Handbuch. Im folgenden Abschnitt Schnellstart mit DAVINCI Enterprise sind alle Schritte zur Aufnahme des Mehrbenutzerbetriebes in typischer Reihenfolge knapp zusammengefasst. So können Nutzer, die bereits Erfahrung mit der DAVINCI Enterprise gesammelt haben sich schnell orientieren und die Lektüre der ausführlichen Erklärungen in den anschließenden Hauptabschnitten immer dann überspringen, wenn Sie mit dem jeweiliges genannten Programmbereich bereits vertraut sind. Der erste Hauptabschnitt DAVINCI Enterprise einrichten beschreibt die Ersteinrichtung und technische Konfiguration der Software. Bei der Installation wird DAVINCI Enterprise standardmäßig für den lokalen Testbetrieb eingerichtet. Wenn Sie DAVINCI Enterprise anschließend für den Betrieb in Ihrem Schulnetzwerk einrichten wollen, sollten Sie dieses Kapitel lesen. Es konzentriert sich auf die in DAVINCI nötigen Einstellungsoptionen. Je nach Komplexität und Sicherheitseinstellungen Ihres lokalen Netzwerks kann zusätzlich das Hinzuziehen des Netzwerkadministrators nötig sein, um innerhalb des vorhandenen Netzwerks die entsprechenden Verbindungen einzurichten bzw. freizugeben. Der nächste Hauptabschnitt Mit dem DAVINCI Explorer arbeiten beschreibt, wie Sie die Voraussetzungen für das gemeinsame Planen mit DAVINCI Enterprise verwalten. Dazu gehört, für sich und Ihre Mitplaner entsprechende Benutzer mit Namen und Passwort anzulegen, neue Pläne auf dem Server anzulegen und den einzelnen Nutzern sinnvolle Zugriffsrechte auf alle Plandaten oder nur auf ihre entsprechenden Arbeitsbereiche zuzuweisen. Der letzte Hauptabschnitt dieses Handbuchs Mit DAVINCI Enterprise arbeiten ist dagegen auch für alle Personen relevant, die mit Hilfe von DAVINCI Enterprise gemeinsam mit Anderen Pläne und Termine erstellen, einsehen oder bearbeiten wollen. In diesem Abschnitt wird erklärt, wie Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort am Server anmelden und dort gespeicherte Stundenpläne und Kalenderdaten aufrufen und bearbeiten können.

7 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 7 3. Einleitung 3. Das Mehrbenutzerprinzip Das Mehrbenutzermodul DAVINCI ENTERPRISE erweitert die lokale DAVINCI Installation um ein serverbasiertes Datei- und Nutzermanagement. Mehrere Stundenplaner können von verschiedenen Orten aus gleichzeitig gemeinsam an einem oder mehreren Stundenplänen arbeiten. Die Aufgabe, die Anfragen und Eingaben der teilnehmenden Anwender zu koordinierenden, leistet der DAVINCI Server. Dieser wird vor der Aufnahme des Enterprise-Betriebs auf einem zentralen Serverrechner oder zusätzlich zum DAVINCI Hauptprogramm auf einem normalen PC im Netzwerk installiert. In einem Enterprise-Szenario greift der Stundenplaner also nicht mehr wie im klassischen Desktopeinsatz direkt auf eine lokale oder entfernte DAVINCI Datei zu. An die Stelle dieses Modells tritt ein Client- Server-Modell. Der Arbeitsplatz-PC des Stundenplaners fungiert in diesem Szenario als Client. Alle am Client bearbeiteten Daten werden vom DAVINCI Server bereitgestellt und verwaltet. Werden an einem Client Änderungen vorgenommen, gleicht der DAVINCI Server diese Änderungen mit den Eingaben der anderen Teilnehmer ab und entscheidet auf dieser Basis, ob die Änderungen für alle übernommen werden können oder ob ein Konflikt besteht. Ein Konflikt kann vorliegen, wenn unterschiedliche Nutzer zum gleichen Zeitpunkt auf dasselbe Planelement zugegriffen haben. In diesem Fall wird statt die Änderung allen Nutzern direkt anzuzeigen, wie es der Regelfall ist, eine Konfliktmeldung ausgegeben, so dass die Nutzer auf die Überschneidung innerhalb Ihrer Planungsaufgaben aufmerksam werden. Die Vorteile, den Zugriff auf Ihre Pläne und Termine vom DAVINCI Server verwalten zu lassen sind offenkundig: Die parallele Zusammenarbeit über das Netzwerk erlaubt die einfache Koordination von Planern an verschiedenen Standorten, alle Änderungen und Informationen stehen den beteiligten Personen sofort zur Verfügung und die Benutzerverwaltung erlaubt es, z. B. Verwaltungsmitarbeiter und das Lehrerkollegium mit eingeschränkten Rechten, direkt in den Informationsaustausch oder Terminfindungsprozess einzubinden, ohne dass Datenschutz oder Datensicherheit beeinträchtigt werden. 3. Die Module der DAVINCI Enterprise Programmfamilie Die für den Enterprise-Betrieb vorgesehenen Module von DAVINCI 6 bilden eine Programmfamilie, die für alle Aufgaben der verteilten Planerstellung und des schulischen Informationsaustausches eine einheitliche und leistungsfähige technische Plattform und eine intuitive Oberfläche zur Verfügung stellt.

8 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite DAVINCI Server Der DAVINCI Server speichert zentral alle die für die Stunden- und Vertretungsplanung nötigen Pläne und Nutzerdaten und stellt diese per Netzwerk einer beliebigen Anzahl von entfernten Arbeitsplätzen zur Verfügung. Der Zugriff auf den Server kann je nach Einsatzbereich des lokalen Arbeitsplatzes mit dem Modul DAVINCI 6, DAVINCI Explorer, DAVINCI Infoserver oder DAVINCI Look geschehen. 3.2 DAVINCI Client Der DAVINCI Client ist identisch mit dem DAVINCI 6 Hauptprogramm das sowohl für den Enterprise- Betrieb per Netzwerk als auch für den lokalen Betrieb als Einzelplatz geeignet ist. Als integrierte Arbeitsoberfläche für Ihre Stunden- Vertretungs- und Kursplaner kann es die Module Stundenplan, Vertretungsplan und Kursplan umfassen. Die Arbeitsoberfläche und der Funktionsumfang, die Ihnen im Enterprise-Betrieb zur Verfügung stehen, unterscheiden sich dabei nicht vom Einzelplatzbetrieb. 3.3 DAVINCI EXPLORER Der DAVINCI EXPLORER ist das Verwaltungsmodul für den Enterprise-Betrieb. Mit Hilfe des DAVINCI Explorers können die Hauptverantwortlichen neue gemeinsam zu bearbeitende Stundenpläne anlegen und verwalten, wie auch neue Benutzer zum Zweck der arbeitsteiligen Planung und des Informationsaustausches anlegen und ihnen mit Hilfe der Benutzerrechteverwaltung einen fein abgestimmten Zugriff auf die verschiedenen Zuständigkeitsbereiche der Stundenplanung einräumen. Das in den Explorer integrierte Zusatzmodul ANALYTICS erlaubt die umfassende Auswertung der Stundenplanung mit Hilfe von flexiblen Statistiken über die regulären Stunden für Lehrer und Klassen wie auch der Fehlund Vertretungsstunden. Dabei werden alle Stundenplanversionen innerhalb eines Schuljahres berücksichtigt. So können Sie exakte Jahressummen ermitteln. Die Ergebnisse können Sie nach HTML oder Excel exportieren. 3.4 DAVINCI LOOK In der Programmversion 6 ist auch das kostenlose Informationsmodul DAVINCI Look für den Enterprise-Betrieb geeignet. Es macht aktuelle Daten zur Stunden- und Vertretungsplanung, Kalenderdaten sowie Daten zur Aufgaben- und Einsatzplanung an beliebig vielen Arbeitsplätzen ohne Verzögerung verfügbar. 3.5 DAVINCI INFOSERVER Der DAVINCI Infoserver ist das WWW-Informationsmodul, das die von Ihren Planern erarbeiteten Termine, Vertretungen und Aufgaben durch die Koppelung an den DAVINCI Server über das Internet Ihren Lehrern, Schülern und Eltern ohne Verzögerung verfügbar macht. Der Infoserver erzeugt stets aktuelle HTML-Seiten für Stundenpläne und Vertretungspläne. Ein explizites Exportieren der Dateien wie beim Modul DAVINCI Internet ist nicht notwendig, da alle dargestellten Informationen zum Zeitpunkt der Anforderung aktuell vom DAVINCI Server geladen werden.

9 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite Integrationsmöglichkeiten Der DAVINCI ENTERPRISE Server eignet sich hervorragend, um in Ihre Systemumgebung integriert zu werden. Beispielsweise kann der DAVINCI ENTERPRISE Server Raumbelegungsdaten über einen Webservice anderen Anwendungen zur Verfügung stellen.

10 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite Schnellstart mit DAVINCI Enterprise Sofern Sie die im Infoblatt davinci6setupinfo.de.pdf beschriebene Installation des DAVINCI Hauptprogramms und des DAVINCI Servers erfolgreich abgeschlossen haben und entweder über eine kostenlose Testlizenz oder eine gültige Volllizenz für DAVINCI Enterprise verfügen, können Sie im Prinzip direkt mit der Planung im Mehrbenutzerbetrieb beginnen. Alle dazu nötigen Tätigkeiten und Arbeitsschritte sind in den folgenden Abschnitten dieses Handbuchs ausführlich erklärt. Für Schnellstarter, die schon teilweise mit DAVINCI Enterprise vertraut sind und gleich loslegen wollen, ohne die ausführliche Benutzerdokumentation noch einmal von vorne bis hinten zu lesen, sind diese Schritte in diesem Abschnitt einmal knapp zusammengefasst. 4. Die Erstanmeldung am Server Da nach der Erstinstallation noch keine Benutzerkonten für Ihre Stundenplaner eingerichtet sind und auch noch keine Plandateien vorhanden sind, mit denen Ihre Stundenplaner arbeiten können, sollten Sie sich zunächst mit dem DAVINCI Explorer am gerade installierten DAVINCI Server anmelden um Benutzerkonten und Plandateien anzulegen. Dazu wird der Explorer über das Startmenü gestartet, so dass der Dialog Mit DAVINCI Server verbinden angezeigt wird. Da bei einer Erstinstallation noch kein DAVINCI Server eingetragen ist, mit dem sich der Explorer verbinden kann, müssen Sie zunächst im Anmeldedialog auf das Symbol unten links klicken, um eine Serververbindung manuell oder automatisch einzurichten wie das geht, erklärt der Abschnitt Die Server-Verbindung der Arbeitsplatz-PCs einrichten. Abbildung 1 Bei der Erstanmeldung ist noch kein Server eingetragen

11 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 11 Sobald Sie eine Serververbindung eingetragen haben, können Sie sich mit dem Systemkonto, d. h. mit dem Benutzernamen admin und einem leeren Passwort mit dem DAVINCI Explorer am DAVINCI Server anmelden. Um neben dem Systemkonto admin weitere Benutzer hinzuzufügen klicken Sie anschließend auf der Registerkarte Benutzer auf den Menüpunkt Hinzufügen und folgen dem Dialog zum Anlegen eines neuen Benutzers. Eine genaue Erklärung finden Sie im Abschnitt Benutzer mit dem DAVINCI Explorer verwalten. Hier erfahren Sie auch, wie Sie das Systemkonto admin mit einem Passwort schützen, indem Sie im Dialog Eigenschaften auf Ein neues Kennwort definieren klicken Dies sollten Sie unbedingt tun und ein ausreichend langes und sicheres Passwort wählen, denn dieses Konto kennt jeder, der dieses Handbuch gelesen hat. Nach dem Eintragen weiterer Benutzerkonten, müssen Sie für die Aufnahme des Planungsbetriebs Ihren Mitplanern noch Plandateien zur Verfügung stellen. Dies tun Sie, indem Sie im DAVINCI Explorer auf die Registerkarte Plandateien wechseln, auf Hinzufügen klicken und einen Namen und optional eine Beschreibung für Ihren Plan eingeben. Möchten Sie bei der Planung nicht mit einem völlig leeren Plan von null beginnen, sondern mit einer bereits lokal vorbereiteten Datei im Mehrbenutzerbetrieb weiterplanen, müssen Sie anschließend noch den gerade hinzugefügten Plan aus der Liste der Plandateien auswählen und Hochladen klicken, um den Inhalt Ihrer lokalen Datei in den neu angelegten Plan zu übertragen. Abbildung 2 - Mit dem Explorer eine Plandatei auf den Server laden Vollständige Anleitungen zu Organisation Ihrer Pläne auf dem Server finden Sie im Abschnitt Plandateien mit dem DAVINCI Explorer verwalten.

12 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite Die Erstanmeldung mit dem Hauptprogramm Nachdem Sie Benutzer eingerichtet und Plandateien auf dem Server angelegt haben, können Sie sich mit dem DAVINCI Hauptprogramm am Server anmelden und nach der Anmeldung im Prinzip wie bei der lokalen Planung auf Ihre Plandatei zugreifen. Dazu starten Sie DAVINCI und wählen im Anmeldedialog die gerade eingerichtete Server-Verbindung aus. Wenn Sie sich auf der genutzten Arbeitsstation noch nie mit einem DAVINCI Server verbunden haben, bietet der Anmeldedialog wie im vorangehenden Abschnitt keinen Server zur Auswahl, so dass Sie ebenfalls zunächst auf die Schaltfläche DAVINCI Server verwalten unten links klicken müssen und wie oben erklärt zunächst eine Serververbindung einrichten müssen. Anschließend können Sie sich mit dem Benutzernamen und dem Passwort eines zuvor mit dem DAVINCI Explorer angelegten Benutzerkontos mit dem DAVINCI Hauptprogramm am Server anmelden. Bei einer Erstinstallation erscheint jetzt der Dialog Datei von DAVINCI Server öffnen und Sie können die zuvor mit dem DAVINCI Explorer bereitgestellte Datei jetzt auswählen und mit OK bestätigen, um diese mit dem Clientprogramm zu laden und wie gewohnt mit der Planung zu beginnen. Alles Weitere zur Arbeit mit dem DAVINCI Hauptprogramm finden Sie im Abschnitt Mit DAVINCI Enterprise arbeiten detailliert beschrieben. Abbildung 3 - Eine Datei vom Server öffnen

13 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite DAVINCI Enterprise einrichten Die folgenden Punkte dieses Abschnittes erklären alle Arbeitsschritte, die Sie vornehmen, um den Mehrbenutzerbetrieb an Ihre Vorgaben und Wünsche anzupassen, nachdem Sie zuvor den DAVINCI Server mit Hilfe des Installationsleitfadens installiert haben. Da die bei der Installation vorgegebenen Einstellungen bereits den häufigsten Anwendungsfällen entsprechen, werden Sie diese in vielen Fällen nicht zu verändern brauchen. Wir empfehlen Ihnen die folgenden Abschnitte trotzdem einmal zu lesen, so dass Sie sich schnell orientieren können, wenn Sie später einmal etwas an den Einstellungen verändern wollen. Der DAVINCI Server wird auf dem Netzwerkrechner installiert, auf dem sich die von den verschiedenen Arbeitsplätzen über das Netzwerk genutzten DAVINCI Plandateien befinden. Hinsichtlich der Leistungsanforderungen kann es sich dabei um eine der beteiligten Arbeitsstationen oder einen speziellen Server-Rechner handeln. Da alle Informationen zur Stundenplanung nun zentral auf diesem Computer gespeichert werden, sollte bei der Wahl dieses Rechners zudem bedacht werden, ob sich hierdurch besondere Anforderungen an die Zugriffs und Datensicherheit stellen, wie die Einrichtung regelmäßiger Backups und die Aufstellung in einem abschließbaren Raum. Zusätzlich muss der Computer, auf dem der DAVINCI Server läuft, natürlich über ein lokales Netzwerk oder über das Internet von allen Arbeitsplätzen, die auf die vom Server verwalteten Pläne und Termine zugreifen wollen, erreichbar sein. Bereits bei der Installation legt der DAVINCI Server zu diesem Zweck unter dem Namen DAVINCI 6 Server entsprechende Ausnahme-Regeln für die Windows-eigene Firewall an, so dass die mit dem Netzwerk verbundenen Arbeitsplätze sich später problemlos mit dem Server verbinden können. Sie können diese Regel über die Verwaltungsoberfläche der Windows-Firewall in der Systemsteuerung ansehen und überprüfen. Der DAVINCI Server wird nicht als normales Programm installiert, das mit Hilfe des Windows- Startmenüs gestartet wird, sondern als sog. Windows-Dienst. Hierdurch ist der DAVINCI Server nach der Installation standardmäßig so konfiguriert, dass er beim Hochfahren des Rechners immer automatisch gestartet wird. Daher eignet er sich auch für die Installation auf Windows Server- Betriebssystemen, an denen sich kein lokaler Nutzer anmelden muss. 5. Den DAVINCI Server einrichten 5.1 Das Programmfenster der Server-Verwaltung öffnen Zur Bearbeitung der Einstellungen des DAVINCI Servers steht Ihnen ein eigenes Dialogfenster zur Verfügung, das Sie über ein eigenes Programm-Icon in der Systemsteuerung des Server-Rechners aufrufen können. Gehen Sie dazu bitte folgendermaßen vor:

14 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite Betätigen Sie die Schaltfläche Start in der Taskleiste des Server-Rechners. Klicken Sie im erscheinenden Startmenü auf den Eintrag Systemsteuerung. Wählen Sie aus der sich öffnenden Liste die Kategorie System und Sicherheit. Klicken auf das Programm-Icon des DAVINCI Servers. Abbildung 4 - Die Systemsteuerung von Windows 7 Das Dialogfenster DAVINCI Server öffnet sich. In diesem Dialogfenster können Sie die Konfiguration des DAVINCI Server-Dienstes anpassen.

15 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite Das DAVINCI Server-Programmfenster Abbildung 5 - Das Programmfenster des DAVINCI Servers Das Dialogfenster der DAVINCI Server-Verwaltung ist in fünf Bereiche gegliedert, die Sie über die Registerkarten am oberen Fensterrand erreichen können. Im Bereich Dienst können Sie den Starttyp des DAVINCI Servers festlegen und den DAVINCI Server manuell starten oder stoppen. Im Bereich Arbeitsbereich können Sie das Verzeichnis festlegen, in dem die DAVINCI Plandateien auf dem Server-Rechner angelegt und gespeichert werden sollen. Im Bereich Netzwerk passen Sie die Verbindungsoptionen im Netzwerk an. Die Spracheinstellungen der Benutzeroberfläche lassen sich im Bereich Sprache ändern, und im Bereich Hilfe können Sie dieses Benutzerhandbuch aufrufen. Die folgenden Abschnitte werden diese Möglichkeiten jetzt noch einmal im Einzelnen erklären. 5.3 Den DAVINCI Server manuell starten oder stoppen Um den DAVINCI Server manuell zu starten oder zu stoppen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Oder Bleiben Sie nach dem Aufruf des Dialogfensters DAVINCI Server auf der Registerkarte Dienst. Betätigen Sie die Schaltfläche Stoppen, um den Dienst zu beenden. Drücken Sie auf die Schaltfläche Starten, um den Dienst zu aktivieren. Bestätigen Sie die gewählte Aktion abschließend mit OK. Der DAVINCI Server wird nun in der Systemsteuerung gestartet oder gestoppt.

16 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 16 HINWEIS Bei einigen der folgenden Einstellungen, muss der DAVINCI Server neu gestartet werden, damit die Diensteinstellungen des DAVINCI Servers aktualisiert werden können. Ist dies der Fall erscheint nach der Bestätigung Ihrer Angaben mit OK automatisch ein Dialogfenster mit der Frage, ob der DAVINCI Server direkt im Anschluss neu gestartet werden soll. Wenn Sie diese Frage mit Ja bestätigen, wird der DAVINCI Server kurz gestoppt und nach der Aktualisierung automatisch wieder gestartet. Das Dialogfenster DAVINCI Server wird anschließend automatisch geschlossen. 5.4 Starttyp des DAVINCI Servers festlegen Mit Hilfe der Einstellung Starttyp im Bereich Dienst der DAVINCI Serververwaltung können Sie festlegen, wie der DAVINCI Server nach dem Hochfahren des Rechners gestartet wird. Folgende drei Möglichkeiten stehen ihnen hierbei zur Verfügung: 3. Automatisch - Dies ist die Standardeinstellung. Sie bedeutet, dass der DAVINCI Server beim Hochfahren automatisch gestartet wird. Manuell - Diese Einstellung bedeutet, dass der DAVINCI Server nach dem Rechnerstart von Hand in der Systemsteuerung gestartet werden muss. Deaktiviert - Diese Einstellung bewirkt, dass der DAVINCI Server erst wieder gestartet werden kann, wenn der Starttyp des Dienstes in Automatisch oder Manuell geändert wird. Um den gewünschten Starttyp einzustellen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor: 3. Bleiben Sie nach dem Aufruf des Dialogfensters DAVINCI Server auf der Registerkarte Dienst. Wählen Sie aus dem Aufklappmenü des Feldes Starttyp den gewünschten Eintrag. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK und die Frage nach dem Neustart des Servers mit Ja. Der gewählte Starttyp des DAVINCI Servers ist nun eingetragen. 5.5 Datenordner auf dem Serverrechner festlegen Sie können in den Einstellungen des DAVINCI Servers angeben, in welchem Verzeichnis die DAVINCI Plandateien und die Benutzereinstellungen auf dem Server-Rechner gespeichert werden sollen. Auf dieses Verzeichnis greifen alle von Ihren Arbeitsplätzen aus angemeldeten Benutzer mit Ihren DAVINCI Clients zu. Die in diesem Verzeichnis abgelegten Pläne werden im Prinzip als normale DAVINCI Plandateien gespeichert, wie Sie diese aus dem Denktop-Einsatz von DAVINCI kennen. D. h. Sie können diese auf Wunsch genauso archivieren oder in ihre Back-Ups einschließen, wie Sie es von lokalen Dateien gewohnt sind.

17 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 17 HINWEIS Genau wie bei der Arbeit mit lokalen Dateien muss auch bei den auf dem Server gespeicherten Dateien sichergestellt sein, dass diese nicht zufällig gerade in dem Moment verändert werden, in dem diese kopiert oder in ein Backup übertragen werden. Dies zu gewährleisten ist jedoch auf einem Server, auf den von mehreren entfernten Arbeitsplätzen zugegriffen wird weniger trivial, als bei der Arbeit mit einer lokalen Datei. Sie können im DAVINCI Explorer unter Server Server-Informationen sicherstellen, dass gerade keine Benutzer am Server angemeldet sind. Der sicherste Weg, um Ihre Dateien in ein Backup zu übertragen ist jedoch die Verwendung einer Backupsoftware, die über eine Snapshot-Funktion, also die Fähigkeit zum Sichern potentiell geöffneter Dateien verfügt. Dies ist bei der im Lieferumfang von Windows enthaltenen Backup-Software ab Windows Vista der Fall. Um das Zielverzeichnis der DAVINCI Dateien auf dem Serverrechner zu ändern, gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Blättern Sie im Dialogfenster DAVINCI Server zur Registerkarte Arbeitsbereich. Drücken Sie die Schaltfläche Ordner auswählen. Wählen Sie im erscheinenden Explorerfenster das gewünschte Zielverzeichnis und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK: der zugehörige Verzeichnispfad wird im Eingabefeld Pfad des lokalen Dateiordners hinterlegt. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK und die Frage nach dem Neustart des Servers mit Ja. Das angegebene Verzeichnis ist nun für das Öffnen, Speichern und Verwalten von Dateien durch die Benutzer ausgewählt.

18 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 18 Abbildung 6 - Arbeitsbereich wählen 5.6 Verbindungsoptionen im Netzwerk anpassen Sie können festlegen, unter welchen IP-Adressen und auf welcher Port-Nummer der DAVINCI Server für die Clients erreichbar ist. Standardmäßig sind hier zwei Optionen voreingestellt, die Sie in der Regel auch nicht ändern müssen. IP Adresse Der DAVINCI Server erlaubt standardmäßig die Kommunikation über alle am Serverrechner verfügbaren Netzwerkadapter. Sie können die Kommunikation optional auf einen einzelnen Netzwerkadapter mit einer bestimmten IP-Adresse einschränken. Um diese Einstellung vorzunehmen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Blättern Sie im Dialogfenster DAVINCI Server zur Registerkarte Netzwerk. Aktivieren Sie die Option Kommunikation auf einen Netzwerkadapter einschränken. Geben Sie im Eingabefeld IP-Adresse des Netzwerkadapters die zugehörige IP-Adresse ein. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK und die Frage nach dem Neustart des Servers mit Ja.

19 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 19 Die DAVINCI Clients können nun nur noch über die angegebene IP-Adresse den Kontakt zum DAVINCI Server herstellen. Port Nummer Die Kommunikation zwischen den DAVINCI Clients und dem DAVINCI Server erfolgt standardmäßig über den Port Sie können diesen voreingestellten Port bei Bedarf ändern. Gehen Sie dazu bitte folgendermaßen vor: Blättern Sie im Dialogfenster DAVINCI Server zur Registerkarte Netzwerk. Aktivieren Sie die Option Anderen Port benutzen. Geben Sie im Eingabefeld Benutzerdefinierte Port-Nummer den gewünschten Port an. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK und die Frage nach dem Neustart des Servers mit Ja. Die Kommunikation zwischen DAVINCI Server und DAVINCI Clients erfolgt nun ausschließlich über den neu festgelegten Port erfolgen. D. h. sobald Sie die Standardvorgabe am Server ändern, müssen Sie die abweichende Port-Nummer auch in den Verbindungsoptionen der DAVINCI Clients entsprechend eintragen. 5.7 Spracheinstellung ändern Die Sprache der Benutzeroberfläche des DAVINCI Server-Programmfensters ändern Sie wie folgt: 3. Blättern Sie im Dialogfenster DAVINCI Server zur Registerkarte Sprache. Wählen Sie die gewünschte Sprache aus. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK. Beim nächsten Start des Programmfensters DAVINCI Server wird die Benutzeroberfläche in der hier ausgewählten Sprache angezeigt. 5.8 Software-Updates herunterladen und installieren Auf folgende Weise können Sie überprüfen, ob ein neues Update für den DAVINCI Server vorliegt: Blättern Sie im Dialogfenster DAVINCI Server zur Registerkarte Hilfe. Klicken Sie auf die Schaltfläche Auf Aktualisierungen überprüfen. Liegt kein neues Update vor, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben, die Sie einfach nur bestätigen müssen. Andernfalls öffnet sich der Update-Assistent, der für Sie automatisch die Update-Installation aus dem Internet herunterlädt und startet. Sie müssen dazu lediglich einigen wenigen Anweisungen des Assistenten folgen. HINWEIS Sie können im Dialogfenster DAVINCI Server außerdem dieses Handbuch aufrufen. Blättern Sie dazu bitte im Dialogfenster DAVINCI Server zur Registerkarte Hilfe und klicken Sie auf die Schaltfläche Handbuch öffnen. 5. Die Server-Verbindung der Arbeitsplatz-PCs einrichten Damit Sie sich von verschiedenen Arbeitsplätzen aus mit dem DAVINCI Hauptprogramm am zentralen Server anmelden können, müssen zunächst auf jedem Arbeitsplatz die Verbindungsdaten zum Server eintragen. Dies gilt sowohl für das DAVINCI 6-Hauptprogramm, als auch für den DAVINCI Explorer und

20 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 20 DAVINCI Look. Den Dialog zum Festlegen der Einstellungen für die Verbindung zum Server erreichen Sie bei allen Client-Programmen, indem Sie im Anmeldedialog auf die Schaltfläche DAVINCI Server verwalten unten links klicken. Abbildung 7: Dialog zur Anmeldung am DAVINCI Server 5.1 Eine Server-Verbindung manuell einrichten Der DAVINCI Explorer zeigt den Anmeldedialog Mit DAVINCI Server verbinden direkt beim Programmstart. Bei DAVINCI Look und im DAVINCI Hauptprogramm erscheint der Anmeldedialog, sobald Sie mit Hilfe des Menüpunktes Plan Mit DAVINCI Server verbinden vom lokalen in den Enterprise- Betrieb wechseln. Um die Server-Verbindung ihres Arbeitsplatz-PCs einzurichten, gehen Sie bitte wie folgt vor: Klicken Sie auf die Schaltfläche DAVINCI Server verwalten unten links. Im sich öffnenden Dialogfenster DAVINCI Server verwalten klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Neuen Server hinzufügen. Es öffnet sich der Dialog Server hinzufügen.

21 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 21 Abbildung 8 - Eine neue Server-Verbindung eintragen Tragen Sie in das Feld Name bitte den Namen ein, mit dem die entsprechende Verbindung auf Ihrem System angezeigt werden soll. Tragen Sie in das Feld Netzwerkadresse bitte den Netzwerknamen (den Computernamen im Netzwerk bzw. DNS-Namen des Server-Computers) oder die IP-Adresse des DAVINCI Servers ein. 3. Ändern Sie ggf. die Angabe im Feld Port-Nummer, wenn Sie bei der Konfiguration des DA- VINCI Servers die vorausgewählte Standard-Port-Nummer 8100 geändert haben. 4. Klicken Sie auf Server-Verbindung überprüfen, um zu überprüfen, ob sich mit den gerade angegeben Verbindungsdaten erfolgreich eine Verbindung zum DAVINCI Server herstellen lässt. 5. Bestätigen Sie Ihre Angaben bitte mit OK, sofern die Serververbindung erfolgreich überprüft werden konnte und schließen Sie anschließend den Dialog DAVINCI Server verwalten mit Schließen, um zum Anmeldedialog zurückzukehren. Die Serververbindung Ihres Arbeitsplatz-PCs ist nun eingerichtet und Sie können sich jetzt mit Hilfe des soeben für die Serververbindung angegebenen Namens am DAVINCI Server anmelden, sofern Sie schon über einen Benutzernamen und Passwort für die Anmeldung verfügen.

22 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite Eine Server-Verbindung automatisch einrichten Statt an Ihrem lokalen PC die Daten zur Verbindung mit dem DAVINCI Server manuell einzugeben, können Sie die Verbindungsdaten auch automatisch ermitteln lassen: Klicken Sie dazu bei der Anmeldung auf die Schaltfläche DAVINCI Server verwalten unten links. Im sich öffnenden Dialogfenster DAVINCI Server verwalten klicken Sie statt auf die Schaltfläche Neuen Server hinzufügen bitte auf die Schaltfläche Server automatisch erkennen lassen: Es öffnet sich der Dialog DAVINCI Server automatisch erkennen. Abbildung 9 - Die Verbindung automatisch einrichten 3. Wählen Sie aus der Liste der gefundenen DAVINCI Server bitte den gewünschten Eintrag und bestätigen Sie mit OK.

23 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite Abschließende Informationen zu Serververbindungen Hinweis: Wenn Sie von einem einzelnen Arbeitsplatz mit mehreren Programmen wie z. B. DAVINCI Explorer, dem DAVINCI Hauptprogramm und DAVINCI Look auf den DAVINCI Server zugreifen möchten, brauchen Sie die Verbindung wie oben beschrieben oft nur in einem dieser Programme einrichten. Im Kontext des gleichen Windows-Benutzerkontos greifen alle Programme der DAVINCI 6- Programmfamilie auf die gleichen Verbindungseinstellungen zurück. Möchten Sie zu einem späteren Zeitpunkt Serververbindungen, die auf Ihrem lokalen PC eingerichtet sind, ändern oder löschen, können Sie im Dialog DAVINCI Server verwalten statt auf die Schaltfläche Neuen Server hinzufügen zu klicken auch eine bestehende Serververbindung markieren und die Schaltflächen Bearbeiten und Entfernen nutzen, um Änderungen an einer bereits eingerichteten Serververbindung vorzunehmen. Sie haben jetzt den technischen Teil der Einrichtung abgeschlossen. Bei einer Ersteinrichtung ist nun, um anschließend mit der eigentlichen planerischen Arbeit beginnen zu können, noch das Laden und Organisieren der Pläne und das Einrichten der Benutzer, die mit diesen Plänen arbeiten sollen, zu erledigen. Wie Sie Benutzer und Pläne einrichten und verwalten erfahren Sie im nächsten Kapitel, das alle Aspekte der Verwaltung des Mehrbenutzerbetriebs beschreibt.

24 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite Mit dem DAVINCI Explorer arbeiten Die Verwaltung der Stunden- und Vertretungsplanung an mittleren und großen Bildungseinrichtungen kann zu einer anspruchsvolle Aufgabe werden, die viele verschiedene Aspekte wie z. B. die Zuteilung der entsprechender Zuständigkeitsbereiche, eine sinnvolle Organisation der Arbeitsteilung, die regelmäßige Auswertung der Arbeit und vieles mehr umfasst. Die DAVINCI Programmfamilie versucht Sie bei diesen Aufgaben an möglichst vielen Stellen optimal zu unterstützen. Der folgende Abschnitt deckt den Teil dieser organisatorischen Tätigkeiten ab, der das Organisieren von Plandateien auf dem Server und die Einrichtung von Benutzern zur gemeinsamen Planung inklusive der Abstimmung der Zugriffsrechte der einzelnen Benutzer und Benutzergruppen auf die verschiedenen Bereiche der Planung umfasst. Das Programmmodul, mit dem Sie diese Tätigkeiten ausführen, heißt DAVINCI Explorer und wird bei der Installation des DAVINCI Hauptprogramms automatisch mit installiert. Die Erklärung der Funktionen, die im Modul DAVINCI Explorer zusammengefasst sind, betreffen weniger den Aufgabenbereich der täglichen Planung, sondern richten sich an Personen, die im Rahmen der Stunden- und Vertretungsplanung administrative Aufgaben wie die Neueinrichtung oder Sicherung von Plänen, das Zuteilen von Benutzerrechten oder die planübergreifende Auswertung übernehmen. 6. Programmstart des DAVINCI Explorers Der DAVINCI Explorer wird gemeinsam mit dem DAVINCI Hauptprogramm installiert, im Unterschied zu den Modulen Stundenplan, Vertretungsplan etc. ist er nicht in das Hauptprogramm integriert, sondern wird über eine eigene Verknüpfung DAVINCI Explorer im Verzeichnis Stüber Systems des Startmenüs gestartet. Da der DAVINCI Explorer nur in Verbindung mit dem DAVINCI Server funktioniert, ist die Installation und Konfiguration des DAVINCI Servers die Voraussetzung für den erfolgreichen Programmstart. Zusätzlich muss auf dem PC, auf dem der DAVINCI Explorer ausgeführt wird, bereits eine Verbindung zum genutzten DAVINCI Server eingerichtet sein, wie dies im vorangehenden Abschnitt erklärt wurde. Beim Programmstart erscheint zunächst das Anmeldefenster Mit DAVINCI Server verbinden.

25 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 25 Abbildung 10 - Benutzeranmeldung beim Start des DAVINCI Explorers Um sich am DAVINCI Explorer anmelden zu können, ist ein Benutzerkonto mit entsprechenden Zugriffsrechten notwendig. Bei einer Erstinstallation ist nur das standardmäßige Administratorkonto aktiv, das die Anmeldung mit dem Benutzernamen admin und einem leeren Passwortfeld erlaubt. Um sich beim Programmstart für die Verwaltung des Mehrbenutzerbetriebs am DAVINCI Explorer anzumelden, führen Sie bitte folgende Schritte aus: Wählen im Feld Server bitte den Namen ihres DAVINCI Servers aus, den Sie beim Einrichten der Server-Verbindung vergeben haben. Tragen Sie in das Feld Benutzername den Namen des Benutzers ein, mit dem Sie auf den DAVINCI Explorer zugreifen möchten. 3. Tragen Sie in das Feld Kennwort das Kennwort des Benutzerkontos ein, mit dem Sie sich anmelden möchten. 4. Falls Sie sich häufig mit dem gleichen Benutzerkonto anmelden, können Sie den Punkt Benutzername speichern markieren, so dass der angegebene Benutzername bei der nächsten Anmeldung bereits eingetragen ist. 5. Bestätigen Sie bitte mit OK. Sie sind jetzt mit dem DAVINCI Explorer am DAVINCI Server angemeldet und können auf die Verwaltung der Benutzer und Plandateien zugreifen.

26 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 26 HINWEIS Das standardmäßige Administratorkonto mit dem Benutzernamen admin kann nicht gelöscht werden und ist bei jeder Neuinstallation vorhanden. Es verfügt wie jeder Benutzer, dem Sie die Administratorrolle zuordnen, über volle Zugriffsrechte auf alle Bereiche der Stundenplanung. Daher sollten Sie dieses, sobald Sie neue Benutzer angelegt haben, die entweder selbst Administratorrechte haben oder zumindest das Recht auf die Benutzerverwaltung des DAVINCI Explorers zuzugreifen, umgehend deaktivieren oder mit einem Passwort vor unbefugtem Zugriff schützen. Wie das geht erfahren Sie im Abschnitt über die Benutzerverwaltung. 6. Das Programmfenster des DAVINCI Explorers Abbildung 11 - Das Programmfenster des DAVINCI Explorers Das Programmfenster des DAVINCI Explorers ist in die drei Ansichten Server, Start und Hilfe gegliedert, zwischen denen Sie mit Hilfe der Registerkarten oberhalb des Menübands wechseln. Der Bereich Server dient zur Benutzeranmeldung an einem oder unterschiedlichen DAVINCI Servern sowie dem Abrufen und Verwalten von Informationen zu DAVINCI Servern. Der Bereich Start umfasst die wichtigsten Bedienelemente zur Verwaltung von Benutzern und Benutzergruppen sowie Plänen und Planordnern und deren jeweils zugehörigen Richtlinien, die die Zugriffsrechte der Benutzer auf Pläne festlegen. Der Bereich Hilfe gewährt Zugriff auf dieses Handbuch.

27 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite Server-Verbindungen mit dem DAVINCI Explorer verwalten Alle Funktionen zur Verwaltung der lokal eingerichteten Serververbindungen und der jeweils aktuellen Verbindung mit dem beim Programmstart ausgewählten DAVINCI Server sind auf der Registerkarte Server oben links im Haupt-Programmfenster des DAVINCI Explorers zusammengefasst. Abbildung 12 - Serververbindungen verwalten Mit Server verbinden: Sind Sie aktuell mit keinem DAVINCI Server verbunden, können Sie sich mit Hilfe dieses des Menüpunkts mit einem DAVINCI Server verbinden: Es wird der Dialog Mit DAVINCI Server verbinden angezeigt, dessen Bedienung im Abschnitt Programmstart näher beschrieben ist. Sie können als Abkürzung alternativ auch auf das identische Symbol oben links in der Titelzeile des Haupt-Programmfensters klicken, das die gleiche Funktion hat. Vom Server trennen: Sind Sie aktuell mit einem DAVINCI Server verbunden, können Sie die Verbindung mit Hilfe dieses Menübefehls trennen. Sie können ebenfalls auf das identische Symbol oben links in der Titelzeile klicken, dieses hat die gleiche Funktion. Von Server aktualisieren: Der DAVINCI Explorer und der DAVINCI Server gleichen sich bei jedem abgeschlossenen Arbeitsschritt automatisch miteinander ab. Möchten Sie vor Beginn eines Arbeitsschritts, z. B. wenn Sie länger keinen Arbeitsschritt mehr ausgeführt haben, sichergehen dass Ihnen der aktuelle Stand aller mit dem DAVINCI Explorer verwalteten Ressourcen angezeigt wird, können Sie diesen Menüpunkt nutzen. Auch hier können Sie zur Abkürzung alternativ auf das ähnliche Pfeilsymbol links oben in der Titelleiste klicken, das die gleiche Funktion hat.

28 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 28 Server verwalten: Möchten Sie den an Ihrem lokalen PC verfügbaren Verbindungen zu unterschiedlichen DAVINCI Servern eine neue Verbindung hinzufügen oder eine bestehende Verbindung bearbeiten oder löschen, können Sie diesen Menüpunkt nutzen, um auf den Dialog DA- VINCI Server verwalten zuzugreifen. Die Bedienung dieses Dialogs ist im Abschnitt Die Serververbindung der Arbeitsplatz-PCs einrichten näher beschrieben. Server-Informationen: Wenn Sie erfahren möchten, mit welchem Server Sie gerade verbunden sind und welche Nutzer außer Ihnen aktuell auf diesen Server zugreifen, können Sie diese Funktion, die den Programmdialog Informationen zum DAVINCI Server anzeigt, nutzen. Abbildung 13 - Die Server-Informationen Optionen: Rufen Sie diesen Menüpunkt auf, um im Dialog Optionen die Sprache der Programmdialoge zu ändern.

29 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite Benutzer mit dem DAVINCI Explorer verwalten Die Ansicht zur Verwaltung der Benutzer, die sich mit Hilfe eines Benutzernamens und eines Kennworts am DAVINCI Server anmelden können, erreichen Sie, indem Sie im Programmfenster die Registerkarte Benutzer oder Benutzergruppen auswählen. Die Programmansicht Benutzer zeigt hierbei eine Liste aller dem aktuellen DAVINCI Server bekannten Benutzer, die Programm Ansicht Benutzergruppen zeigt eine ebensolche Liste der vorhandenen Benutzergruppen. Abbildung 14 - Die Liste der Benutzergruppen Die Benutzergruppen dienen dazu, mehrere Einzelbenutzer mit ähnlichen Aufgaben zusammenzufassen, um diese später als Gruppe zusammengefasst verwalten zu können. Sie können mit Hilfe der Benutzergruppen dann später z. B. allen Mitgliedern einer Gruppe, - die etwa Ihre Stundenplaner, Vertretungsplaner, Mitglieder der Verwaltung usw. umfasst - den Zugriff auf ein Planverzeichnis ermöglichen, anstatt dies für jeden Benutzer einzeln erfassen zu müssen. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, bringt DAVINCI Enterprise bei der Erstinstallation schon die Beispielbenutzergruppen Masterplaner, Stundenplaner, Vertretungsplaner und Look-Benutzer mit. Die Registerkarte Benutzer dient dazu, Benutzerkonten hinzuzufügen, zu bearbeiten und zu entfernen. Hier können Sie Ihren Benutzern einen eigenen Benutzernamen und ein eigenes Kennwort zuzuordnen und deren persönlichen Daten wie Name und -Adresse zu erfassen. Das Anlegen von einzelnen Benutzerkonten für alle Benutzer von DAVINCI Enterprise dient der individuellen

30 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 30 Identifikation Ihrer Benutzer, die Sie dann je nach dem jeweiligen Aufgabenbereich einer oder mehreren Benutzergruppen zuordnen können, genauso wie Sie jederzeit einzelnen Benutzern individuelle Zugriffsrechte zuweisen können, die von den Gruppenrichtlinien abweichen. Durch die individuellen Benutzerkonten und die persönlichen Angaben wissen Ihre Planer bei Auftreten von Konflikten immer, wer gerade mit Ihnen gemeinsam auf die gerade bearbeitete Planressource zugreift Ein Benutzerkonto hinzufügen Das Hinzufügen eines Benutzerkontos bedeutet zunächst nur, dass der neue Benutzer zukünftig am DAVINCI Server bekannt ist und nach dem Hinzufügen als aktiv gesetzt ist. Ob und mit welchem Programm der DAVINCI Enterprise-Programmfamilie der gerade angelegte Benutzer zukünftig in einem bestimmten Umfang auf bestimmte Pläne zugreifen darf, hängt von den in einem zweiten Schritt getroffenen Einstellungen im Bereich der Richtlinien und der Zuordnung des neuen Benutzers zu Benutzergruppen ab. Der erste Schritt dazu, einem Benutzer Zugriff auf die Planung mit DAVINCI Enterprise zu gewähren ist jedoch, zunächst ein Benutzerkonto anzulegen. Abbildung 15 - Einen Benutzer hinzufügen

31 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 31 Der Benutzerliste des aktuellen DAVINCI Servers fügen Sie auf folgende Weise einen neuen Benutzer hinzu: 3. Wählen Sie im Programmfenster des DAVINCI Explorers die Registerkarte Benutzer aus und klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf Hinzufügen. Es öffnet sich das Dialogfenster Benutzer hinzufügen mit der Registerkarte Benutzerkonto. Tragen Sie in das Feld Benutzername bitte den Namen ein, mit dem sich Ihr Benutzer zukünftig mit einem oder mehreren Programmen der DAVINCI Enterprise-Programmfamilie am DA- VINCI Server anmelden soll. Dieser Name dient nur der Anmeldung am Server, den vollen Namen Ihrer Benutzer können Sie an anderer Stelle zusätzlich erfassen. Wählen Sie ein Kennwort, das Ihr neu angelegter Benutzer zukünftig bei der Anmeldung an den DAVINCI Server eingeben muss und tragen Sie dies in das Feld Neues Kennwort ein. Falls Sie die Schreibweise des Kennwortes überprüfen möchten, können Sie den Punkt Kennwörter als Klartext anzeigen auswählen. Sie haben jetzt die Angaben gemacht, die zum Anlegen eines neuen Benutzerkontos minimal nötig sind. Sofern Ihr Kennwort mindestens 8 Zeichen lang ist, wird nun am DAVINCI Server ein neuer Benutzer angelegt, sobald Sie mit OK bestätigen. HINWEIS Hat das angegebene Kennwort weniger als acht Zeichen, bleibt die Schaltfläche zum Bestätigen der Änderung inaktiv. Bitte wählen Sie also immer Kennwörter von mindestens acht Zeichen Länge. Zusätzlich zu den bisherigen Angaben, stehen Ihnen optional noch weitere Möglichkeiten zur Einrichtung Ihres neuen Benutzers zur Verfügung Wenn Sie aus bestimmten Gründen kein Kennwort vergeben wollen, können alternativ den Punkt Ein neues Kennwort definieren deaktivieren. Ihr Benutzer kann sich dann nur mit seinem Benutzernamen anmelden, ohne ein Kennwort eingeben zu müssen. Wenn Sie das neu angelegte Benutzerkonto zunächst nicht aktivieren möchten, können Sie den Punkt Benutzerkonto ist aktiviert deaktivieren. Der Benutzer kann sich folge dessen erst wieder am DAVINCI Server anmelden, sobald ein Benutzer mit Zugriff auf die Benutzerverwaltung sein Benutzerkonto durch Wiederauswählen dieses Punktes reaktiviert. Wenn Sie den Punkt Benutzer ist Administrator auswählen, hat der Benutzer als Administrator zukünftig vollen Zugriff auf alle Programmbereiche von DAVINCI Enterprise. Wenn Sie den Punkt Benutzer kann eigenes Kennwort ändern auswählen, kann der entsprechende Benutzer in einigen Programmen der DAVINCI Enterprise-Programmfamilie anschließend selbst sein Kennwort ändern. Um zu Informationszwecken persönliche Daten wie Namen und -Adresse Ihres Benutzers zu erfassen, können Sie von der Registerkarte Benutzerkonto auf die Registerkarte Persönliche Daten umblättern und die persönlichen Daten Ihres Benutzers in die entsprechenden Felder eintragen.

32 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 32 Sie haben jetzt alle Angaben zum Anlegen eines neuen Benutzers gemacht, sobald Sie mit OK bestätigen schließt sich das Dialogfenster Benutzer hinzufügen und der soeben neu angelegte Benutzer wird in der Liste Benutzer im Haupt-Programmfenster des DAVINCI Explorers angezeigt Ein Benutzerkonto ändern Um die für einen Benutzer erfassten Daten zu ändern markieren Sie in der Liste auf der Registerkarte Benutzer zunächst das zu bearbeitende Benutzerkonto durch Anklicken mit der linken Maustaste und wählen anschließend den Menüpunkt Eigenschaften aus dem Menübereich Benutzer. Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Benutzer klicken und den Menüpunkt Eigenschaften aus dem eingeblendeten Kontextmenü wählen. Es öffnet sich das Dialogfenster mit den Eigenschaften des Benutzerkontos, auf dem Sie alle im vorangehenden Abschnitt aufgeführten Eigenschaften hinzufügen oder ändern können Ein Benutzerkonto entfernen Um das Konto eines Benutzers vollständig vom Server zu entfernen, markieren Sie in der Liste der Benutzerkonten bitte das zu bearbeitende Konto durch Anklicken mit der linken Maustaste und wählen anschließend den Menüpunkt Entfernen aus dem Menübereich Benutzer. Sie können alternativ auch mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Konto klicken und den Menüpunkt Entfernen aus dem eingeblendeten Kontextmenü wählen. Sobald Sie die Sicherheitsabfrage mit OK bestätigen wird das ausgewählte Benutzerkonto vollständig vom Server gelöscht. Hinweis: Wenn Sie einen Benutzerkonto nur vorübergehend nicht nutzen möchten, können Sie dieses anstelle des vollständigen Entfernens auch temporär deaktivieren. Rufen Sie dazu die Eigenschaften des entsprechenden Benutzerkontos auf wie im vorherigen Abschnitt beschrieben und entfernen Sie den Haken bei Benutzerkonto ist aktiviert Die Mitgliedschaften eines Benutzers bearbeiten Ein Benutzer, der auf dem DAVINCI Server über ein Benutzerkonto verfügt, kann zusätzlich Mitglied einer sog. Benutzergruppe sein. Benutzergruppen dienen zur bequemen Verwaltung von Zugriffsrechten einzelner Benutzer, indem diese in Gruppen zusammengefasst werden. Die Verwaltung der Zugriffsrechte von Benutzergruppen und von Zugriffsrechten allgemein ist in den noch folgenden Abschnitten Die Richtlinien einer Benutzergruppe bearbeiten und Die Zugriffsrechte auf Pläne und Planordner mit DAVINCI Explorer verwalten erklärt. In diesem Abschnitt erfahren Sie zunächst, wie Sie einen Benutzer einer Benutzergruppe hinzufügen oder einen Benutzer aus einer Benutzergruppe entfernen. Um einen Benutzer zum Mitglied einer Benutzergruppe zu machen oder diesen aus der Mitgliederliste einer Benutzergruppe wieder zu entfernen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

33 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 33 Markieren Sie in Liste der Registerkarte Benutzer den Benutzer, dessen Mitgliedschaften Sie bearbeiten möchten, mit der linken Maustaste und klicken Sie anschließend auf den Menüpunkt Mitgliedschaften im Menübereich Benutzer. Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste auf den zu bearbeitenden Benutzer klicken und den Befehl Mitgliedschaften aus dem Kontextmenü wählen: Es öffnet sich der Programmdialog Mitgliedschaften von Benutzer, der eine Liste aller Benutzergruppen enthält, in denen der ausgewählte Benutzer Mitglied ist. Abbildung 16 Liste der Mitgliedschaften eines Benutzers Falls Sie den Benutzer zu einer Benutzergruppe hinzufügen möchten, klicken Sie bitte auf Hinzufügen: Es öffnet sich der Dialog Mitgliedschaften hinzufügen, der eine Liste aller Benutzergruppen anzeigt, in denen der ausgewählte Benutzer noch nicht Mitglied ist. Markieren Sie hier eine oder mehrere Benutzergruppen und klicken Sie anschließend auf OK, um den Benutzer den markierten Gruppen hinzuzufügen.

34 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 34 Abbildung 17 - Benutzergruppen zu den Mitgliedschaften hinzufügen 3. Falls Sie eine Mitgliedschaft des aktuell ausgewählten Benutzers entfernen möchten, markieren Sie im Dialog Mitgliedschaften von Benutzer dagegen bitte die Benutzergruppe, aus der Sie den Benutzer entfernen möchten, und klicken Sie anschließend auf Entfernen. Sobald Sie die folgende Sicherheitsabfrage mit Ja bestätigt haben, wird der Benutzer aus der entsprechenden Benutzergruppe entfernt.

35 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite Eine Liste der Benutzer exportieren Abbildung 18 - Listenansicht der vorhandenen Benutzer Um die für Ihre Benutzer erfassten Angaben zu sichern oder um beim Eingeben einer längeren Liste von Benutzern, die vielleicht schon als Dokument vorliegt, Tipparbeit zu sparen, lassen sich Listen Ihrer Benutzer im- und exportieren. Sowohl der Export als auch der Import geschieht dabei in das bzw. aus dem CSV-Dateiformat, das Sie mit jedem Texteditor aber auch komfortabel mit Tabellenkalkulations- Software wie Microsoft Excel verwalten können. Um die Liste Ihrer Benutzer in eine Textdatei im CSV-Dateiformat zu exportieren, führen Sie bitte folgende Schritte aus. Klicken Sie auf der Registerkarte Benutzer im Menüband auf die Schaltfläche Exportieren. Im sich öffnenden Dialog Benutzer exportieren geben Sie bitte einen Pfad zum gewünschten Speicherort der zu erzeugenden CSV-Datei ein bzw. klicken Sie auf Durchsuchen, um den Speicherort und den Dateinamen in einem Dateibrowser anzugeben. 3. Wenn Sie die Standardvorgabe für das zur Trennung der einzelnen Datenfelder in der erzeugten CSV-Datei verwendete Trennzeichen von Semikolon in ein anderes Zeichen ändern möchten, können Sie dies zusätzlich im Feld Verwendetes CSV-Trennzeichen tun. 4. Bestätigen Sie bitte mit OK, um die Liste Ihrer Benutzer zu exportieren.

36 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite Eine Liste der Benutzer importieren Abbildung 19 - Der Import einer Benutzerliste Sie können jederzeit eine zuvor mit dem DAVINCI Explorer exportierte Liste der Benutzer importieren, indem Sie die dem Export analoge Funktion Importieren nutzen. Möchten Sie dagegen beim neuen Anlegen Ihrer Benutzer eine vorhandene Liste aus einer anderen Anwendung wie Microsoft Excel nutzen, müssten Sie gewährleisten, dass die Reihenfolge der Felder mit der vom DAVINCI Explorer erwarteten Reichenfolge übereinstimmt. Dazu eine exportieren Sie am besten zunächst die Daten eines im DAVINCI Explorer in der Liste der Benutzer schon vorhandenen Benutzers und formatieren dann die Reihenfolge der Felder Ihrer Liste entsprechend. Um eine Liste von Benutzern aus einer CSV-Datei in den DAVINCI Explorer zu importieren gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Klicken Sie auf der Registerkarte Benutzer auf Importieren. Im sich öffnenden Dialogfenster Benutzer importieren tragen Sie bitte den Dateipfad zur entsprechenden CSV-Datei ein, oder nutzen Sie die Schaltfläche Durchsuchen, um die gewünschte CSV-Datei in einem Dateibrowser auszuwählen. Wenn Sie die Standardvorgabe zur Trennung der einzelnen Datenfelder verwendete Trennzeichen von Semikolon in ein anderes Zeichen ändern möchten, passen Sie das gewünschte Trennzeichen bitte im Feld Verwendetes CSV-Trennzeichen Ihren Vorgaben an. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK, um die in der angegebenen CSV-Datei enthaltenen Daten in die Liste der Benutzer zu importieren.

37 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 37 HINWEIS: Die in das CSV-Format exportierte Liste Ihrer Benutzer kann Ihnen Tipparbeit beim Übertragen und Neuanlegen von Benutzern sparen. Sie enthält jedoch nicht sämtliche für diese Benutzer getroffenen Einstellungen wie Zugriffsrechte, Gruppenmitgliedschaften etc. Wenn Sie sämtliche Benutzereinstellungen, die Sie für Ihren DAVINCI Server konfiguriert haben, sichern möchten, schließen Sie bitte die Datei DAVINCI.users, die Sich im Arbeitsverzeichnis des DAVINCI Servers befindet, in Ihr Backup mit ein. Diese Datei enthält alle für Ihren Server getroffenen Benutzereinstellungen Benutzergruppen mit dem DAVINCI Explorer verwalten Abbildung 20 - Die Liste der Benutzergruppen Das Anlegen und Verwalten von Benutzergruppen dient bei der Arbeit mit DAVINCI Enterprise dazu, Richtlinien und Zugriffrechte auf bestimmte Pläne und Planbereiche für Personengruppen festzulegen. Statt für jeden Benutzer jeweils einzeln bestimmte Richtlinien und Rechte festzulegen, können Sie die entsprechenden Benutzer einer Benutzergruppe zuordnen, für die Sie die für die Gruppe geltenden Regelungen somit nur einmal zu treffen brauchen. Die für die Benutzergruppe getroffenen Regelungen gelten dann für alle Benutzer, die als Mitglieder der entsprechenden Benutzergruppe eingetragen werden. Wie Sie an den bei der Erstinstallation bereits voreingetragenen Beispielbenutzergruppen für Stundenplaner, Vertretungsplaner usw. erkennen können, ist ein typischer Anwendungsfall für Benutzergruppen die Zuteilung von Zugriffsrechten entsprechend dem Aufgabenbereich bei der

38 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 38 Planung. Wie Sie in der Praxis sinnvoll mit den verschiedenen sich ergebenden Möglichkeiten arbeiten, Richtlinien für einzelne Benutzer, Benutzergruppen, Pläne und Planordner festzulegen, ist ein einem separaten Abschnitt erklärt. Der folgende Abschnitt beschreibt dagegen, wie Sie Benutzergruppen anlegen, bearbeiten und löschen können Eine Benutzergruppe hinzufügen Wenn Sie der Liste der Benutzergruppen eine neue Gruppe hinzufügen wollen, führen Sie bitte folgende Schritte aus: Wählen Sie im Programmfenster des DAVINCI Explorers die Registerkarte Benutzergruppen und klicken Sie in der Menüleiste auf den Menüpunkt Hinzufügen: Es öffnet sich der Dialog Benutzer hinzufügen. Abbildung 21 - Eine neue Benutzergruppe hinzufügen Tragen Sie in das Feld Gruppenname den gewünschten Namen Ihrer neu anzulegenden Benutzergruppe ein. Tragen Sie optional in das Feld Beschreibung eine zusätzliche Beschreibung ein, die in der Liste der Benutzergruppen im Haupt-Programmfenster mit angezeigt werden soll. Wenn Sie die neu angelegte Benutzergruppe zunächst nicht aktivieren möchten, können Sie den Haken bei Gruppenkonto ist aktiviert entfernen. Bestätigen Sie mit OK, um die Benutzergruppe anzulegen.

39 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite Eine Benutzergruppe ändern Wenn Sie die Bezeichnung einer Benutzergruppe ändern wollen oder eine Benutzergruppe de- bzw. reaktivieren wollen, gehen sie bitte wie folgt vor: 3. Markieren Sie die entsprechende Benutzergruppe in der Listendarstellung der Registerkarte Benutzergruppen bitte mit einem Klick auf die linke Maustaste und wählen Sie den Menüpunkt Eigenschaften aus dem Menübereich Benutzergruppe. Alternativ können Sie den Menüpunkt Eigenschaften auch aus dem Kontextmenü aufrufen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Benutzergruppe klicken: Es öffnet sich das Dialogfenster Eigenschaften von Benutzergruppe. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen in den Feldern Gruppenname, Beschreibung und Gruppenkonto ist aktiviert vor. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit OK, um diese zu übernehmen. Hinweis: Das Deaktivieren einer Benutzergruppe wirkt sich ausschließlich auf die mit der Mitgliedschaft in dieser Benutzergruppe verbundenen Rechte aus. Ein Benutzer, der Mitglied in einer deaktivierten Benutzergruppe hat, hat die genau jene Rechte, die er hätte, wenn seine Mitgliedschaft in dieser Gruppe entfernt wäre. Sie können diese Funktion nutzen, um bestimmte Rechte nur vorübergehend zu gewähren oder zu entziehen Eine Benutzergruppe entfernen Eine Benutzergruppe lässt sich folgendermaßen vom Server entfernen: Markieren Sie die entsprechende Benutzergruppe in der Listendarstellung der Registerkarte Benutzergruppen bitte mit einem Klick auf die linke Maustaste und wählen Sie den Menüpunkt Entfernen aus dem Menübereich Benutzergruppe. Alternativ können Sie den Menüpunkt Entfernen auch aus dem Kontextmenü aufrufen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Benutzergruppe klicken. Bestätigen Sie die folgende Sicherheitsabfrage mit OK, um die gewählte Benutzergruppe dauerhaft zu löschen Einer Benutzergruppe Mitglieder hinzufügen Um einer Benutzergruppe einzelne Mitglieder hinzuzufügen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Markieren Sie im Haupt-Programmfenster in der Liste der Registerkarte Benutzergruppen die Benutzergruppe, der Sie neue Mitglieder hinzufügen wollen. Wählen Sie aus der Menügruppe Benutzergruppe den Menüpunkt Mitglieder: Es öffnet sich der Programmdialog Mitglieder von Benutzergruppe, der eine Liste aller Benutzer anzeigt, die aktuell Mitglied der ausgewählten Benutzergruppe sind.

40 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 40 Abbildung 22 - Die Mitgliederliste einer Benutzergruppe 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen: Es öffnet sich der Dialog Mitglieder hinzufügen, der alle Benutzer anzeigt, die aktuell nicht Mitglied der ausgewählten Benutzergruppe sind.

41 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite Abbildung 23 - Einer Benutzergruppe Mitglieder hinzufügen Wählen Sie aus der Liste einen oder mehrere Benutzer, die Sie der Benutzergruppe hinzufügen möchten und bestätigen Sie mit OK. Die ausgewählten Benutzer sind jetzt Mitglieder der entsprechenden Benutzergruppe Mitglieder aus einer Benutzergruppe entfernen Führen Sie bitte folgende Schritte aus, um Benutzer aus einer Benutzergruppe zu entfernen: Markieren Sie die Benutzergruppe, deren Mitgliederliste Sie bearbeiten möchten. Wählen Sie aus der Menügruppe Benutzergruppe den Menüpunkt Mitglieder: Es öffnet sich der Programmdialog Mitglieder von Benutzergruppe, der eine Liste aller Benutzer anzeigt, die aktuell Mitglied der ausgewählten Benutzergruppe sind. Markieren Sie in der Liste einen oder mehrere Benutzer, die Sie aus der Mitgliederliste der ausgewählten Benutzergruppe entfernen möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen. Bestätigen Sie die folgende Sicherheitsabfrage mit OK.

42 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 42 Der bzw. die ausgewählten Benutzer sind jetzt aus der entsprechenden Benutzergruppe entfernt worden Plandateien mit dem DAVINCI Explorer verwalten Indem Sie im Programmfenster die Registerkarte Plandateien auswählen, erreichen Sie die Ansicht zur Verwaltung Ihrer Pläne. Sie können diese in beliebig vielen Ordnern und Unterordnern organisieren und in einem zweiten Schritt mit Hilfe von Benutzererrichtlinien festlegen, ob die entsprechenden Ordner und Pläne allen oder nur bestimmten am DAVINCI Server angemeldeten Benutzern zur Verfügung stehen sollen. Abbildung 24 - Die Registerkarte "Plandateien" In der Programmansicht des DAVINCI Explorers, die zur Verwaltung Ihrer Plandateien dient, befindet sich auf der linken Seite der Bereich Planordner, in dem die Ordnerstruktur, die Sie auf dem Server angelegt haben, um Ihre Plandateien zu organisieren, in einer Baumansicht angezeigt wird. Bei der Ersteinrichtung wird hier nur das Wurzelverzeichnis Arbeitsbereich angezeigt, in dem Sie beliebig viele eigene Ordner und Unterordner anlegen können. Auf der rechten Seite befindet sich der Bereich Plandateien. In diesem werden alle im links ausgewählten Ordner enthaltenen Pläne aufgelistet, wie Sie es auch vom Windows-Explorer kennen, wenn Sie sich den Inhalt eines Dateiordners anzeigen lassen. Planordner dienen nicht nur dazu, Ihre Pläne sinnvoll und übersichtlich zu gruppieren, Sie können auch bestimmten Nutzern oder Nutzergruppen besondere Rechte nur für einzelne Ordner

43 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 43 oder Unterordner zuweisen. Wie Sie Benutzern und Benutzergruppen Zugriffsrechte auf bestimmte Pläne und Planordnern gewähren erfahren Sie im folgenden Abschnitt. Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie Planordner und neue Pläne anlegen können sowie Plandateien auf den Server laden oder vom Server auf ihr lokales System herunterladen können Einen Planordner hinzufügen Um auf dem DAVINCI Server einen neuen Planordner anzulegen, tun Sie bitte Folgendes: Markieren Sie im linken Bereich Planordner den Arbeitsbereich oder den Ordner, in dem der neue Ordner als Unterordner angelegt werden soll, mit der linken Maustaste und wählen Sie aus dem Menübereich Planordner den Menüpunkt Hinzufügen. Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste ein Element in der Baumansicht anklicken und den Befehl Hinzufügen aus dem Kontextmenü wählen: Es öffnet sich der Programmdialog Planordner hinzufügen Abbildung 25 - Einen neuen Planordner hinzufügen Tragen Sie im Feld Ordnername den gewünschten Ordnernamen ein. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Auswahl des Punktes Planordner ist aktiviert, um zu entscheiden, ob Ihr Ordner und die enthaltenen Plandateien für den Zugriff bereitstehen sollen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK, um den Dialog zu schließen und den Planordner anzulegen Einen Planordner bearbeiten Führen Sie bitte die folgenden Schritte aus, wenn Sie den Namen eines Planordners nachträglich ändern möchten oder einen Ordner nachträglich aktivieren oder deaktivieren wollen:

44 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 44 Markieren Sie im Bereich Planordner der Registerkarte Plandateien den Ordner, an dem Sie Änderungen vornehmen möchten mit der linken Maustaste und wählen Sie aus dem Menübereich Planordner den Menüpunkt Eigenschaften. Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste auf einen Ordner klicken und den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmenü wählen: Es öffnet sich der Programmdialog Eigenschaften von Planordner. 3. Abbildung 26 - Die Eigenschaften eines Ordners bearbeiten Nehmen Sie die gewünschten Änderungen in den Feldern Ordnername und Planordner ist aktiviert vor. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit OK, um diese zu übernehmen Einen Planordner entfernen Einen Planordner wird folgendermaßen vom Server entfernt: Markieren Sie im Bereich Planordner den Ordner, den Sie löschen möchten mit der linken Maustaste und wählen Sie aus dem Menübereich Planordner den Menüpunkt Entfernen. Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste auf einen Ordner klicken und den Befehl Entfernen aus dem Kontextmenü wählen. Bestätigen Sie die folgende Sicherheitsabfrage mit OK, um den gewählten Planordner dauerhaft zu entfernen. ACHTUNG Löschen Sie einen Planordner, der Plandateien enthält, werden alle zum Zeitpunkt des Löschens noch im Ordner enthaltenen Plandateien mit gelöscht! Wenn Sie einen Ordner nur vorübergehend für den Zugriff sperren wollen, können Sie diesen temporär deaktivieren, wie im Abschnitt Einen Planordner bearbeiten beschrieben Eine Plandatei hinzufügen Um auf dem DAVINCI Server eine neue Plandatei anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

45 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 45 Markieren Sie im linken Bereich Planordner den Arbeitsbereich oder den Ordner, in dem Sie die neue Plandatei anlegen wollen und wählen Sie aus dem Menübereich Plandatei den Menüpunkt Hinzufügen. Alternativ können Sie, nachdem Sie einen Planordner markiert haben, auch mit der rechten Maustaste in den rechten Bereich Plandateien klicken und den Befehl Hinzufügen aus dem Kontextmenü wählen: Es öffnet sich der Programmdialog Plandatei hinzufügen Abbildung 27 - Eine Plandatei hinzufügen Tragen Sie in das Feld Dateiname den gewünschten Namen des neuen Plans ein. Fügen Sie falls gewünscht im Feld eine Beschreibung hinzu, die in der Liste der Plandateien zusätzlich mit angezeigt werden soll. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Auswahl des Punktes Plandatei ist aktiviert, um zu entscheiden, ob der neu angelegte Plan für den Zugriff bereitstehen soll. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK, um den Dialog zu schließen und die Plandatei anzulegen. Die neu angelegte Plandatei steht jetzt auf dem DAVINCI Server zu Zugriff mit den Programmen der DAVINCI Enterprise-Programmfamilie bereit. Die Client-Programme zeigen die neu angelegte Datei als vollständig leeren Plan an. Möchten Sie Ihren Benutzern dagegen einen Plan bereitstellen, der schon bestimmte Basis-Informationen enthält, müssen Sie diesen Basisplan auf den Server laden. Dies ist im Abschnitt Eine lokale Plandatei auf den Server laden erklärt Eine Plandatei bearbeiten So können Sie den Namen einer Plandatei nachträglich ändern oder diese nachträglich aktivieren oder deaktivieren:

46 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 46 Wählen Sie im linken Bereich Planordner den Arbeitsbereich oder den Ordner, in dem sich die zu bearbeitende Plandatei befindet und markieren Sie im linken Bereich Plandateien die Datei, die Sie bearbeiten wollen. Wählen Sie anschließend aus dem Menübereich Plandatei den Menüpunkt Eigenschaften. Ebenso können Sie mit der rechten Maustaste auf ein Element im Bereich Plandateien klicken und den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmenü wählen: Es öffnet sich der Programmdialog Plandatei hinzufügen. 3. Abbildung 28 Eigenschaften einer Plandatei bearbeiten Nehmen Sie die gewünschten Änderungen in den Feldern Dateiname, Beschreibung und Plandatei ist aktiviert vor. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit OK, um diese zu übernehmen Eine Plandatei entfernen Um eine Plandatei vom Server zu entfernen gehen Sie bitte wie folgt vor: Wählen Sie auf der Registerkarte Plandateien im rechten Bereich die Datei, die Sie löschen möchten, mit der linken Maustaste und wählen Sie aus dem Menübereich Plandatei den Menüpunkt Entfernen. Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste auf eine Plandatei klicken und den Befehl Entfernen aus dem Kontextmenü wählen. Bestätigen Sie die folgende Sicherheitsabfrage mit OK, um die gewählte Plandatei dauerhaft zu löschen Eine lokale Plandatei auf den Server laden Mittels der Funktion Plan hinzufügen neu angelegte Pläne werden als vollständig leere Pläne dargestellt. Wenn Sie dagegen Ihren Mitplanern einen bereits als lokale Datei existierenden Plan zur Verfügung stellen wollen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

47 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite Erstellen Sie, wie im Abschnitt Eine Plandatei hinzufügen erklärt, mittels der Funktion Hinzufügen einen neuen Plan und tragen Sie den gewünschten Namen und die gewünschte Beschreibung ein. Markieren Sie den angelegten Plan auf der Registerkarte Plandateien in der Liste der Pläne mit der linken Maustaste und klicken Sie im Menübereich Plandatei auf den Menübefehl Hochladen. Sie können den Menübefehl Hochladen alternativ auch aus dem Kontextmenü des ausgewählten Plans aufrufen. Wählen Sie im nun angezeigten Dateibrowser Lokale DAVINCI Plandatei auswählen die lokale Datei, die Sie auf dem Server bereitstellen möchten, und klicken Sie auf Öffnen. Bestätigen Sie die folgende Erfolgsmeldung mit OK. Eine Kopie Ihrer lokalen Datei steht nun unter dem beim Hinzufügen angegebenen Namen auf dem Server für den Zugriff über DAVINCI Enterprise bereit Einen Plan vom Server herunterladen Wenn Sie einen auf dem DAVINCI Server gespeicherten Plan auf Ihrem lokalen PC als DAVINCI Datei speichern möchten, führen Sie bitte folgende Arbeitsschritte aus: Markieren Sie in der Programmansicht der Registerkarte Plandateien den Plan, den Sie vom Server herunterladen möchten. Wählen Sie aus dem Menübereich Plandatei den Menüpunkt Herunterladen. Sie können den Befehl Herunterladen ebenfalls aus dem Kontextmenü des ausgewählten Plans aufrufen. Wählen Sie im sich öffnenden Dateibrowser DAVINCI Plandatei lokal speichern unter einen Speicherort und tragen Sie den gewünschten Dateinamen ein, unter dem Sie die Datei lokal speichern möchten und bestätigen Sie mit Speichern. Bestätigen Sie die folgende Erfolgsmeldung mit OK. Eine Kopie des auf dem Server gespeicherten Plans wurde unter dem angegebenen Dateinamen lokal gespeichert Die Zugriffrechte auf Pläne und Planordner mit dem DAVINCI Explorer verwalten Die Verwaltung von Benutzer- bzw. Benutzergruppenrechten mit dem DAVINCI Explorer dient dazu, Benutzern oder Benutzergruppen bestimmte Rechte für die Arbeit mit bestimmten Plänen zu gewähren oder zu entziehen. Alle Festlegungen gelten dabei immer für einen bestimmten Ordner im Teilfenster Planordner der Programmansicht Plandateien oder dies ist der einfachste Fall, der zugleich bei der Erstinstallation für die Standardbenutzergruppen vorgegeben ist für den gesamten Wurzelordner Arbeitsbereich und damit für alle Plandateien auf dem Server. Die Festlegung der Zugriffrechte für Benutzer geschieht dabei immer in drei Schritten: Es wird ein bestimmtes Element des Arbeitsbereichs gewählt, für das die Benutzerrechte bearbeitet werden sollen. Dies kann der Arbeitsbereich insgesamt sein, ein Ordner oder eine einzelne Plandatei.

48 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite Im Richtlinien-Dialog des gewählten Elements wird ausgewählt, ob die zu bearbeitenden Richtlinien für einen bestimmten Benutzer oder für eine bestimmte Benutzergruppe gelten sollten. Das geschieht entweder durch das Auswählen eines Benutzers oder einer Benutzergruppe aus einer Liste, oder das Hinzufügen eines Benutzers oder einer Benutzergruppe zu einer Liste. Ist somit in Schritt und Schritt der Bereich des Arbeitsbereiches und der Personenkreis festgelegt worden, werden die einzelnen Richtlinien bearbeitet. Diese drei prinzipiellen Schritte werden in den folgenden Abschnitten noch einmal konkret anhand von Beispielen und den entsprechenden Programmfunktionen erklärt Allgemeines zur Arbeit mit Benutzergruppen Zur Erinnerung: Im Abschnitt Benutzergruppen mit dem DAVINCI Explorer verwalten haben Sie erfahren, wie Sie die einzelnen Benutzer bestimmter Personenkreise mit ähnlichen Aufgaben in Benutzergruppen wie z. B. Stundenplaner, Vertretungsplaner, Schulleitung oder Sekretariat zusammenfassen können. Bei der Erstinstallation bringt DAVINCI Enterprise schon einige Beispiel- Benutzergruppen für Masterplaner, Stundenplaner, Vertretungsplaner und Look-Benutzer mit. Die Festlegung von Richtlinien für Einzelbenutzer oder Benutzergruppen unterscheidet sich nicht prinzipiell. Eine Festlegung für eine Benutzergruppe wirkt sich einfach so aus, als wäre die Festlegung für alle Mitglieder der Benutzergruppe einzeln getroffen worden Allgemeines zur Arbeit mit Planordnern Im Abschnitt Plandateien mit dem DAVINCI Explorer verwalten haben Sie erfahren, wie Sie Ihrem Arbeitsbereich neue Planordner und Plandateien hinzufügen können. Am Anfang dieses Abschnitts wurde bereits erwähnt, dass der erste Schritt zur Arbeit mit Zugriffsrechten immer in der Auswahl eines Planordners oder einer Plandatei besteht, für den oder die die zu treffenden Festlegungen gelten sollen. Ist Ihr Arbeitsbereich in mehrere Ordner und Unterordner gegliedert, ergeben sich auf Grund der hierarchischen Ordnerstruktur des Arbeitsbereiches entsprechend der Baumansicht im linken Unterfenster Planordner der Registerkarte Plandateien zusätzliche Möglichkeiten bzw. Besonderheiten bei der Verwaltung der Zugriffsrechte auf Pläne und Planordner. So übertragen sich alle in Richtlinien, die für ein Element des Arbeitsbereichs getroffen wurden, auf alle in der Baumansicht des Arbeitsbereichs untergeordneten Elemente, d. h. eine Festlegung, die Sie für den Wurzelordner Arbeitsbereich treffen gilt ausnahmslos für alle Ordner und Unterordner und alle darin befindlichen Plandateien. Würden Sie im Rahmen der folgenden Abbildung dagegen statt für den Arbeitsbereich als Ganzes eine Festlegung für den Ordner 1 treffen, würden die im Dialog Richtlinien von Ordner 1 bearbeiten definierten Richtlinien für alle im Ordner 1 enthaltenen Unterordner und Plandateien gelten, nicht jedoch für die im Ordner 2 enthaltenen Pläne und Unterordner.

49 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 49 Abbildung 29 - Die Registerkarte "Plandateien" Die zweite Besonderheit im Rahmen von Ordnerhierarchien stellt die Möglichkeit dar, Benutzerrichtlinien zu staffeln. Nehmen wir an, in der obigen Abbildung ist, wie dies bei der Erstinstallation standardmäßig der Fall ist, dem gesamten Arbeitsbereich die Benutzergruppe Stundenplaner zugeordnet. Diese hat standardmäßig das Recht, Pläne zu öffnen und zu bearbeiten. Nimmt man jetzt an, der Ordner 2 enthielte die Pläne des letzten Jahres, die von den Stundenplanern nur noch zur Ansicht genutzt, aber nicht mehr bearbeitet werden sollen, so kann die Benutzergruppe Stundenplaner dem Ordner 2 zugewiesen werden, obwohl die Benutzergruppe Stundenplaner ja schon dem Arbeitsbereich zugeordnet ist. Auf diese Weise können dann für die Benutzergruppe Stundenplaner im Richtliniendialog von Ordner 2 nur die Besonderheiten für diesen Ordner erfasst werden. Es wird also ausschließlich die Richtlinie zum Bearbeiten von Plandateien auf Nicht erlaubt gesetzt, ansonsten gelten weiter die allgemeinen Festlegungen für den übergeordneten Wurzelordner Arbeitsbereich.

50 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 50 TIPP Mit Hilfe der Richtlinienverwaltung lassen sich nach den oben genannten Prinzipien umfangreiche und fein abgestufte Arbeitsszenarien verwalten. Gerade bei der Verwaltung zahlreicher Nutzer ist die Möglichkeit Richtlinien zu staffeln ein mächtiges und arbeitssparendes Werkzeug. Umgekehrt können die komplexen Kombinationsmöglichkeiten, die sich ergeben, aber auch verwirrend wirken. Daher empfiehlt es sich bei der Einarbeitung in DAVINCI Enterprise, sich bei der Festlegung von neuen Richtlinien zunächst auf das Wurzelverzeichnis Arbeitsbereich zu beschränken, wie dies bei einer Erstinstallation auch bei den vorgegebenen Benutzergruppen der Fall ist. So gelten alle Festlegungen immer für sämtliche Plandateien auf dem Server und es ist einfach, den Überblick zu behalten Den Dialog Richtlinien für einen Planordner aufrufen Um für einen Planordner oder eine Plandatei den Dialog zur Festlegung der Benutzer- oder Benutzergruppenrichtlinien aufzurufen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Wählen Sie auf der Registerkarte Plandateien im linken Teilfenster Planordner den Ordner, für den Sie die Benutzerrichtlinien neu festlegen oder verändern wollen, durch einen Klick mit der linken Maustaste aus. Wählen Sie im Menübereich Planordner den Menüpunkt Richtlinien. Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Planordner klicken und den Menüpunkt Richtlinien aus dem eingeblendeten Kontextmenü wählen. Es öffnet sich der Dialog Richtlinien des gewählten Ordners Die getroffenen Einstellungen gelten beim Bearbeiten der Richtlinien für einen Planordner für alle im gewählten Ordner und ggf. Unterordnern des gewählten Ordners enthaltenen Pläne Den Dialog Richtlinien für eine Plandatei aufrufen Um für eine bestimmte Plandatei den Dialog zur Festlegung der Benutzer- bzw. Benutzergruppenrichtlinien aufzurufen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Wählen Sie auf der Registerkarte Plandateien im linken Teilfenster Planordner den Ordner, der die Plandatei enthält, deren Benutzerrichtlinien Sie neu festlegen oder bearbeiten wollen. Wählen Sie im linken Teilfenster Plandateien die Plandatei, deren Richtlinien Sie bearbeiten wollen. Wählen Sie im Menübereich Plandatei den Menüpunkt Richtlinien. Es öffnet sich der Dialog Richtlinien der gewählten Plandatei. Die Einstelllungen, die Sie im Dialog Richtlinien einer Plandatei treffen, gelten anschließend nur für diese einzelne Plandatei Das Dialogfenster Richtlinien Das Dialogfenster Richtlinien, das in der Programmansicht Plandateien für den Wurzelordner Arbeitsbereich, jeden Planordner innerhalb des Arbeitsbereichs und auch für jede einzelne Plandatei separat aufgerufen werden kann, ist in die beiden Ansichten Benutzer und Benutzergruppen unterteilt. Auf der linken Seite des Dialogs befindet sich ein Teilfenster mit einer Liste der Benutzer

51 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 51 bzw. Benutzergruppen, rechts daneben befindet sich Ansicht mit einer Listendarstellung der Richtlinien, die für den links ausgewählten Benutzer oder die links ausgewählte Benutzergruppe gelten. Abbildung 30 - Das Dialogfenster "Richtlinien" Die Richtlinien für einen Planordner oder einen Benutzer bearbeiten Um die Zugriffsrechte eines Benutzers oder einer Benutzergruppe für einen bestimmten Teil des Arbeitsbereichs zu bearbeiten, gehen Sie bitte wie folgt vor: Öffnen Sie wie in den vorhergehenden Abschnitten beschrieben den Dialog Richtlinien für das Element des Arbeitsbereichs, für das Sie die entsprechenden Richtlinien bearbeiten wollen. Wählen Sie die Registerkarte Benutzer oder Benutzergruppen, je nachdem, ob Sie die Richtlinien für einen einzelnen Benutzer oder eine Benutzergruppe bearbeiten möchten.

52 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite Wählen Sie aus der Liste der Benutzer oder Benutzergruppen den Benutzer oder die Benutzergruppe, für die Sie Richtlinien bearbeiten oder neu festlegen möchten. Ist der gewünschte Benutzer oder die gewünschte Benutzergruppe noch nicht in der Liste vorhanden, klicken Sie im Dialogfenster Richtlinien bitte auf die Schaltfläche Hinzufügen und führen Sie zusätzlich folgende Schritte aus: Wählen Sie im Dialog Benutzergruppen hinzufügen bzw. Benutzer hinzufügen die Benutzergruppen oder die Benutzer, die Sie der Liste im Dialog Richtlinien hinzufügen möchten. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Die hinzugefügten Benutzer oder Benutzergruppen sind jetzt im Dialog Richtlinien verfügbar. Abbildung 31 - Dialog zum Hinzufügen von Benutzergruppen Wählen Sie im Dialog Richtlinien im rechten Teilfenster die Richtlinie, die Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Wählen Sie im sich öffnenden Dialog Richtlinie bearbeiten aus der Auswahlliste Wert den für die im Feld Richtlinie angegebenen Wert. Es stehen folgende Werte zur Auswahl:

53 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite Übergeordnete Richtlinie verwenden Die für ein in der Ordnerhierarchie des Arbeitsbereiches getroffene Festlegung wird für die unter Richtlinie angezeigte Richtlinie nicht verändert. Nicht erlaubt Die im Feld Richtlinie angezeigte Aktion ist im ausgewählten Bereich für den ausgewählten Benutzer bzw. die ausgewählte Benutzergruppe nicht erlaubt. Nicht erlaubt Die angezeigte Aktion ist im ausgewählten Bereich für den ausgewählten Benutzer bzw. die ausgewählte Benutzergruppe erlaubt 1 Abbildung 32 - Bearbeiten einer Richtlinie Bestätigen Sie Ihre Auswahl im Dialog Richtlinie bearbeiten mit OK. 1 Passen Sie ggf. weitere Richtlinien Ihren Wünschen an und bestätigen Sie anschließend alle im Dialog Richtlinien vorgenommenen Änderungen mit Schließen Ein Beispiel für die Arbeit mit Richtlinien Die Masterplanerin unserer DAVINCI Schule heißt Frau Freitag, die mit den beiden Stundenplanern Herrn Bolzano und Herrn Gauss mit Hilfe von DAVINCI Enterprise gemeinsam an der Erstellung der Stundenpläne arbeitet. Um allen drei die nötigen Zugriffsrechte dafür einzurichten ruft Frau Freitag die Registerkarte Benutzer auf und legt zunächst die drei Benutzer Freitag, Gauss und Bolzano an. Anschließend öffnet sie die Mitgliedschaften ihres eigenen Benutzerkontos und fügt die Benutzergruppe Masterplaner hinzu. Dann ruft sie auf der Registerkarte Benutzergruppen die Mitgliederliste der Benutzergruppe Stundenplaner auf und fügt die Benutzer Bolzano und Gauss hinzu. Zuletzt geht Sie auf die Registerkarte Plandateien und ruft die Richtlinien des Arbeitsbereiches auf. Hier sind die Benutzergruppen Masterplaner und Stundenplaner bereits standardmäßig vorhanden. Das Ergebnis ist, dass Frau Freitag auf alle Planordner und Pläne auf dem Arbeitsbereich mit den Rechten eines Masterplaners zugreifen kann. Herr Bolzano und Herr Gauss können ebenfalls auf alle Ordner und Pläne auf dem Arbeitsbereich zugreifen, jedoch mit den Rechten der Benutzergruppe Stundenplaner. Um ganz sicher zu gehen, erstellt Frau Freitag einen neuen Plan, den Sie Neuer Plan nennt, und fügt in den Richtlinien des Plans Neuer Plan Herrn Bolzano als Benutzer hinzu. Tatsächlich werden für Herrn Bolzano die Zugriffsrechte nach den Richtlinien der Benutzergruppe Stundenplaner

54 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 54 angezeigt, weil Frau Freitag die Benutzergruppe Stundenplaner mit Ihren entsprechenden Richtlinien ja dem Arbeitsbereich hinzugefügt hat. Abbildung 33 - Ein Beispiel für Gruppenrichtlinien Da Herr Bolzano sich anhand eines Beispielplans gern mit der Arbeit im Modul Vertretungsplan vertraut machen möchte, räumt Frau Freitag ihm in den Richtlinien von Neuer Plan die entsprechenden Rechte ein. Der Zugriff auf die Vertretungsplanung ist Herr Bolzano also nur bei diesem Plan möglich.

55 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite Mit DAVINCI Enterprise arbeiten Die Arbeit mit DAVINCI im Mehrbenutzerbetrieb entspricht hinsichtlich der dazu genutzten Programmoberfläche und dem Umfang der dazu bereitgestellten Programmfunktionen vollständig der gewohnten Arbeit im Einzelplatzbetrieb. Daher gilt alles, was im jeweiligen Handbuch zu DAVINCI Stundenplan, DAVINCI Vertretungsplan usw. zur Bedienung der einzelnen Programmmodule erklärt ist, uneingeschränkt auch für den Enterprise-Betrieb. Dieser Abschnitt umfasst dagegen nur eine Erklärung alles dessen, was die Arbeit im Mehrbenutzerbetrieb von der Arbeit im Einzelplatzbetrieb unterscheidet: Der Programmstart und das Programmende, die im Enterprise-Betrieb zusätzlich einen An- bzw. Abmeldevorgang umfassen. Weiterhin wird die Besonderheit des Auftretens von Konflikten beim gleichzeitigen Zugriff auf Planressourcen erklärt und einige prinzipielle Unterschiede erwähnt, die zum allgemeinen Verständnis der Besonderheiten der gemeinsamen softwaregestützten Planung hilfreich sein können. 7. Programmstart von DAVINCI und DAVINCI Look und Anmeldung am Server Der Start des DAVINCI Hauptprogramms, das im Mehrbenutzerbetrieb von DAVINCI Enterprise als Clientprogramm auf den zentralen DAVINCI Server zugreift, unterscheidet sich nicht vom Programmstart im Einzelplatzbetrieb: Nach dem Start z. B. über eine Verknüpfung auf dem Desktop oder über das Startmenü erscheint die auch vom Einzelplatzbetrieb gewohnte Programmoberfläche von DAVINCI 6. Der Wechsel in den Enterprise-Betrieb geschieht mit der Anmeldung am Server. Das Gleiche gilt wie auch die folgende Erklärung genauso für Nutzung von DAVINCI Look im Enterprise-Betrieb. Das Menü für den Wechsel in den Enterprise-Betrieb befindet sich gemeinsam mit den Menüpunkten zum Zugriff auf Pläne im Einzelplatzbetrieb im Menü Plan des DAVINCI Hauptprogramms.

56 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 56 Abbildung 34 - Das Menü "Plan" Um sich mit dem DAVINCI Hauptprogramm am DAVINCI Server anzumelden und so in den Enterprise- Betrieb zu wechseln, führen Sie bitte folgende Schritte aus: Wählen Sie aus dem Menü Plan bitte den Befehl Mit DAVINCI Server verbinden aus. Da beim Wechsel in den Enterprise-Betrieb die lokal geladene Plandatei geschlossen wird, erscheint g. g. F. die Abfrage, ob Sie evtl. gemachte Änderungen an der aktuell geöffneten Plandatei vor dem Wechsel in den Enterprise-Betrieb speichern wollen. Wenn Sie dies mit OK bestätigen, erscheint zunächst der Dialog Speichern unter zum lokalen Speichern des aktuell geöffneten Plans. Andernfalls wird direkt der Anmeldedialog Mit DAVINCI Server verbinden angezeigt.

57 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 57 Abbildung 35 - Der Anmelde-Dialog Wählen Sie aus der Aufklapp-Liste DAVINCI Server den Server aus, an dem Sie sich anmelden möchten. Sollte hier kein Server zur Auswahl stehen, erfahren Sie im Abschnitt Die Server- Verbindung der Arbeitsplatz-PCs einrichten, wie Sie hier neue Serververbindungen eintragen können. Tragen Sie im Feld Benutzername und Kennwort den Benutzernamen und das Kennwort des Benutzerkontos ein, mit dem Sie sich anmelden möchten und bestätigen Sie mit OK. Bei der Erstinstallation ist zunächst nur das Systemkonto mit dem Benutzernamen admin und leerem Passwort aktiv. Wie Sie das Systemkonto durch ein Passwort schützen und zusätzliche Benutzerkonten anlegen, erfahren Sie im Abschnitt Benutzer mit dem DAVINCI Explorer verwalten. Wenn in den Optionen der Serververbindung hinterlegt ist, dass bei der Anmeldung mit einer bestimmten Plandatei gestartet werden soll, wird anschließend unmittelbar die voreingestellte Plandatei geladen. Andernfalls erscheint der folgende Dialog zur Auswahl eines auf dem Server gespeicherten Plans.

58 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 58 Abbildung 36 - Einen Plan vom Server öffnen 6. Wählen Sie im Dialog Datei von DAVINCI Server öffnen den Plan, den Sie mit DAVINCI laden möchten und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK: Der ausgewählte Plan wird im DAVINCI Hauptprogramm angezeigt und kann vom angemeldeten Benutzer entsprechend seinen Zugriffsrechten bearbeitet werden. Der Benutzername des angemeldeten Benutzers wird dabei unten rechts in der Statuszeile des DAVINCI Clients angezeigt. 7. Besonderheiten des Enterprise-Betriebs Bei der Arbeit im Einzelplatzbetrieb werden alle Änderungen, die Sie an einem Plan vornehmen, frühestens dann für Kollegen sichtbar, die sich den Plan z. B. per DAVINCI Look im Lehrerzimmer oder im Sekretariat anzeigen lassen, wenn Sie als Planer im DAVINCI Hauptprogramm auf Speichern klicken. Dies ist im Enterprise-Betrieb grundsätzlich anders: Bei jeder einzelnen Änderung, die Sie an einem vom Server geöffneten Plan vornehmen, kontrolliert der DAVINCI Server sofort, ob zwischenzeitlich auch von anderen am Server angemeldeten Benutzern Änderungen am gerade geöffneten Plan vorgenommen worden sind und zeigt Ihnen diese gemeinsam mit der von Ihnen selbst vorgenommenen Änderung unmittelbar an. Dies gilt natürlich auch umgekehrt für Ihre gleichzeitig angemeldeten Mitplaner. Es werden also prinzipiell alle Änderungen sofort in den für alle sichtbaren Plan übertragen, ohne dass dies gesondert durch einen Programmbefehl wie Speichern bestätigt werden müsste. Während sich beim lokalen Arbeiten im Einzelplatzbetrieb zumal bei aktivierten Programmoptionen zur Datensicherung durch das intervallmäßige Speichern also automatisch bestimmte Versionen von Plänen ergeben, ist dies im Enterprise-Betrieb nicht der Fall. Sie sind also selbst in der Verantwortung, regelmäßig Backups vom aktuellen Bearbeitungsstand Ihres Plans zu machen. Dies ist über regelmäßi-

59 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 59 ges lokales Speichern über die Funktion Speichern unter oder über ein auf dem DAVINCI Server aktiviertes Backup-Programm möglich. Haben Sie einige Zeit nicht in einem vom DAVINCI Server geöffneten Plan gearbeitet kann es sein, dass in der Zwischenzeit zahlreiche Änderungen durch die Arbeit Ihrer Mitplaner aufgelaufen sind, die noch nicht in Ihrem Plan angezeigt werden. Daher sollten Sie in diesem Fall die Möglichkeit nutzen, Ihre Plananzeige mit dem aktuellen Planungsstand auf dem Server zu synchronisieren. Während der Arbeit am Plan ist dies dagegen nicht nötig, da DAVINCI Server bei jedem von Ihnen gemachten Arbeitsschritt automatisch synchronisiert. Um Ihre Anzeige mit dem Server zu synchronisieren, können Sie entweder das Tastaturkürzel F2 nutzen, oder Sie klicken auf das in der Titelzeile von DAVINCI angezeigte Symbol des grünen Pfeilkreises. Zusätzlich finden Sie den Befehl Von DAVINCI Server synchronisieren im vorangehenden Abschnitt abgebildeten DAVINCI Hauptmenü Plan Programmende und Abmeldung vom Server Beim Beenden der Arbeit im Enterprise-Betrieb ist auf Grund der oben genannten Besonderheiten kein gesondertes Speichern der gemachten Änderungen notwendig. Allerdings muss sich der Nutzer vor dem Beenden des Programms vom DAVINCI Server abmelden. Dies geschieht durch den Befehl Plan Von DAVINCI Server trennen oder alternativ beim Betätigen des Befehls Schließen nach einer Sicherheitsabfrage automatisch.

60 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite Mandanten Im DAVINCI EXPLORER können Sie Mandanten auf der gleichnamigen Registerkarte einzurichten. Ein Mandant ist in der Regel eine Schule. Ein DAVINCI ENTERPRISE Server verwaltet dann mehrere Mandanten. Für Mandanten gilt: Jedem Benutzer und jeder Benutzergruppe kann einem Mandant zuordnen werden Ein Benutzer, der einem Mandant zugordnet wurde, kann als Sub-Administrator fungieren, indem Sie bei ihm die Option Benutzer ist Administrator markieren. Die Aufgaben des Super-Administrators (keinem Mandant zugeordnet) und des Sub-Administrators (der einem Mandanten zugeordnet ist) ergeben sich aus folgender Tabelle: Super-Administrator (mandantenunabhängig) Hinzufügen und Löschen von Mandanten Hinzufügen und Löschen von Sub-Administratoren Hinzufügen und Löschen von Planordnern für jeden Mandanten Sub-Administrator (für einen Mandanten) Hinzufügen und Löschen von weiteren Sub- Administratoren für den Mandanten Hinzufügen und Löschen von Planunterordnern für den Mandanten Hinzufügen und Löschen von Benutzern für den Mandanten 8. Mandanten einrichten Abbildung 37: Mandant hinzufügen

61 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 61 Als Administrator (nicht als Sub-Administrator) können Sie auf der Registerkarte Mandanten über Hinzufügen neue Mandanten einrichten. Ein Mandant muss einen über alle Mandanten eindeutigen Namen haben und eine optionale Beschreibung. Es liegt daher nahe, für Schulen die Schulnummer als eindeutigen Namen zu verwenden. Abbildung 38: Registerkarte "Mandanten", sie ist nicht sichtbar für Sub-Administratoren

62 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite Benutzer und Benutzergruppen einrichten Abbildung 39: Registerkarte "Benutzer" Sowohl der Super-Administrator wie auch der Sub-Administrator kann über Hinzufügen die weiteren Benutzer einrichten, der Sub-Administrator ausschließlich die für seinen Mandanten. Der Name einer Benutzergruppe muss über alle Mandanten eindeutig sein. So macht es z.b. Sinn, den Benutzergruppennamen immer mit der vorangestellten Schulnummer beginnen zu lassen. Abbildung 40: Benutzergruppen

63 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite Planordner für jeden Mandanten anlegen Abbildung 41: Planordner für jeden Mandanten Auf der Registerkarte Plandateien legt der Super-Administrator je Mandant einen Ordner unterhalb des Arbeitsbereichs an, indem er dem Ordner einen Namen gibt, z.b. die Schulnummer und ihm einem Mandanten zuweist.

64 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite 64 Abbildung 42: Benutzergruppen zuweisen und Richtlinien festlegen Anschließend weist der Administrator oder der Sub-Administrator des Mandanten diesem Ordner die betreffenden Benutzer bzw. Benutzergruppen, die für den Mandanten vorgesehen sind, zu.

65 DAVINCI ENTERPRISE 15/07/2014 Seite Sub-Administratoren für Mandanten einrichten Abbildung 43: Sub-Administrator hinzufügen Ein Sub-Administrator ist ein Benutzer, dem im Eingabefeld Mandant ein Mandant zugeordnet wurde und der über die Option Benutzer ist Administrator als Sub-Administrator ausgewiesen wurde. Im Gegensatz zu einem Super-Administrator, also einem Benutzer ohne Mandantenzuordnung der als Administrator markiert wurde, kann ein Sub-Administrator nur im Bereich seines Mandanten arbeiten, d.h. er sieht nur folgendes: Registerkarte Benutzer Benutzergruppen Plandateien Sichtbarkeit für Sub-Administrator Nur Benutzer seines Mandanten Alle Benutzergruppen aller Mandanten Nur die Planordner seines Mandanten Mandanten Nicht sichtbar Ein Sub-Administrator kann weitere Sub-Administratoren sowie weitere Benutzer oder Benutzergruppen - allerdings ausschließlich für seinen Mandanten- anlegen. Der einem Mandanten zugeordnete Benutzer kann nur den Ordner seines Mandanten (seiner Schule) sehen.

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