Eine Datei archivieren Seite 3 u. 24. Eine PDF-Datei archivieren Seite 4. Scannen mit A.S.F.-Technik Seite 5. Das Befehlsblatt Seite 6

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1 Anwendungsbeispiele

2 Digitales Archivieren Inhaltsverzeichnis Eine Datei archivieren Seite 3 u. 24 Eine PDF-Datei archivieren Seite 4 Scannen mit A.S.F.-Technik Seite 5 Das Befehlsblatt Seite 6 Formate eines Befehlsblattes Seite 7 Papierdokumente archivieren Seite 8-11 Steuerbefehle in eigene Dokumente einbetten Seite Bereichsverschlagwortung Seite Dateien mittels FTP-Upload archivieren Seite Archivierung mit einem Imagedrucker Seite aus Outlook archivieren Seite Dateien aus Windows archivieren Seite Servicenummer: ARCHIVIO Zentrale: BvL Bürosysteme Vertriebs GmbH Müllerstr. 138d Berlin Tel. +49 (030) Fax +49 (030) Montag Freitag 8.00 bis Uhr Internet:

3 Eine Datei archivieren Jede Datei kann von jedem beliebigen Arbeitsplatz direkt nach BvLArchivio gespeichert werden. Auf der Arbeitsoberfläche von BvLArchivio haben Sie die Möglichkeit, jede beliebige Datei revisionssicher zu speichern. Sie haben eine Datei (z. B. ein Bild) auf Ihrem Computer gespeichert, das Sie schnell und einfach archivieren wollen. Wählen Sie eine Datei aus, geben Sie dann die Suchbegriffe mit an, unter denen das Bild wiedergefunden werden soll. Klicken Sie auf, um den Vorgang zu beenden. Digitales Archivieren Ein Bild, das z. B. auf Ihrem Computer (Strand.jpg) gespeichert ist. Zur Archivierung dieser Datei in BvLArchivio klicken Sie im Startfenster von BvLArchivio auf. Das unten abgebildete Fenster öffnet sich. 1. Suchen Sie Ihr Bild auf Ihrem Computer, indem Sie auf klicken. 2. Geben Sie die Suchbegriffe ein, unter denen Sie Ihr Bild wiederfinden möchten. 3. Um das Bild mit Ihren Suchbegriffen in BvLArchivio zu archivieren, klicken Sie auf. Ihre Datei mit Pfad C:\EIGENE DATEIEN\BILDER\STRAND.JPG Textfeld für Suchbegriffe Urlaub Spanien Pool Sommer 2006 Urlaub Spanien Pool Sommer 2006 Schreibweise II Schreibweise I Hinweis: Dateien, die größer als 16 MB sind, müssen über den FTP-Upload hochgeladen werden

4 Eine PDF-Datei archivieren Jede PDF-Datei kann von jedem beliebigen Arbeitsplatz direkt nach BvLArchivio gespeichert werden. Auf der Arbeitsoberfläche von BvLArchivio haben Sie die Möglichkeit, jede beliebige PDF-Datei revisionssicher zu speichern. BvLArchivio bietet ab der Businessversion für PDF-Dateien die optionale Möglichkeit, den Inhalt der ersten PDF-Seite oder den Inhalt aller PDF-Seiten automatisch als Suchbegriffe speichern zu lassen. Darüber hinaus können Sie wählen, ob Ihre PDF-Datei im Ursprungsformat beibehalten werden soll (empfohlen bei PDF-Dateien, die z. B. Signaturen, Zertifikate oder Formularfelder enthalten). Anderenfalls wird die von BvLArchivio produzierte PDF/A-Datei (empfohlen für die Langzeitarchivierung) im Archiv gespeichert. Beispiel PDF-Datei auf dem Computer (Vertrag.pdf) Zur Archivierung dieser PDF-Datei in BvLArchivio klicken Sie im Startfenster von BvLArchivio auf. Das unten abgebildete Fenster öffnet sich. 1. Suchen Sie Ihre PDF-Datei auf Ihrem Computer, indem Sie auf klicken. 2. Wählen Sie optional weitere Optionen aus. 3. Geben Sie die Suchbegriffe ein, unter denen Sie Ihre PDF-Datei wiederfinden möchten. 4. Um die PDF-Datei in BvLArchivio zu archivieren, klicken Sie auf. Ihre Datei mit Pfad C:\EIGENE DATEIEN\Vertrag.pdf Optionen, wie Ihre PDF- Datei verarbeitet werden soll Textfeld für Suchbegriffe Vertrag für zweites Archivsystem 2010 Hinweis: Dateien, die größer als 16 MB sind, müssen über den FTP-Upload hochgeladen werden

5 Papierdokumente am Scanner archivieren Scannen mit A.S.F.-Technik* (siehe Handbuch, Seite 12) BvLArchivio ermöglicht das Archivieren ohne die Verwendung eines Befehlsblattes oder ohne die Verwendung von Steuerbefehlen in Dokumenten. Für diese Art der Archivierung müssen spezielle Einstellungen an Ihrem Scanner erfolgen. Sie müssen die einzelnen Scanziele am Scanner eingerichtet haben (siehe Handbuch). Wenn diese Ziele am Scanner hinterlegt sind, kann man Dokumente ohne Befehlsblätter archivieren. Legen Sie Ihre Dokumente am Scanner an und wählen Sie das Scanziel aus. Durch das Auswählen am Scanner bestimmen Sie, in welches Archiv das Dokument gespeichert werden soll und nach welchen Kriterien die Verschlagwortung erfolgen soll. Automatisch werden alle auf dem Papierdokument ausgelesenen Begriffe und Zahlen als Suchbegriffe in BvLArchivio gespeichert. Seite 1 Seite 2 Seite 3 Wählen Sie am Scanner das Archiv und den Umfang der Verschlagwortung aus. Beispiel 1S: Das Dokument wird im Archiv 1 gespeichert. Nur die erste Seite wird verschlagwortet. Archivraum 1 alle Seiten indizieren Archivraum 2 alle Seiten indizieren Archivraum 3 alle Seiten indizieren Archivraum 4 alle Seiten indizieren Archivraum 5 alle Seiten indizieren Archivraum 1 1. Seite indizieren Archivraum 2 1. Seite indizieren Archivraum 3 1. Seite indizieren Archivraum 4 1. Seite indizieren Archivraum 5 1. Seite indizieren Beispiel 3v: Das Dokument wird im Archiv 4 gespeichert. Es werden alle Seiten verschlagwortet. * A.S.F.-Technik = Archiv auswählen/scannen/fertig - 5 -

6 Papierdokumente am Scanner archivieren mit einem Befehlsblatt Das Befehlsblatt Ein Befehlsblatt enthält Steuerbefehle und Suchbegriffe. Es wird einmal erstellt und ist immer wieder verwendbar. Das Befehlsblatt ist vergleichbar mit der Beschriftung eines Ordners und kann verschiedene Formen haben. Das Befehlsblatt kann in Form einer DIN-A4-Seite, in Form eines Etiketts, in Form eines Stempels oder auch in Form eines Barcodes erstellt werden, Steuerbefehle enthalten die Anweisung, in welches Archiv das Papierdokument gespeichert werden soll, und sie enthalten die Anweisung, in welchem Umfang die Papierdokumente ausgelesen werden sollen. Suchbegriffe auf einem Befehlsblatt sind solche Suchbegriffe, die auf einem Papierdokument fehlen. Suchbegriffe werden von Ihnen vorgegeben und dienen dazu, weitere Ablagekriterien hinzuzufügen. BvLArchivio liest aus den Papierdokumenten die Begriffe und Zahlen automatisch aus und speichert diese als Suchbegiffe ab. Mit einem Befehlsblatt können Sie weitere eigene Suchbegriffe speichern, die sich nicht auf den Papierdokumenten befinden, und Sie können gleichzeitig bestimmen, in welchem Archiv dieses Papierdokument gespeichert werden soll. Der Vorteil, mit einem Befehlsblatt zu scannen, ist nicht nur, dass Sie weitere eigene Suchbegriffe hinzufügen, sondern auch die Auswahl des Archivs gleichzeitig mitgeben können, wodurch die Person, die am Scanner den Scanvorgang durchführt, keinerlei Kenntnisse darüber haben muss, wie diese Papierdokumente archiviert werden sollen (wenn Sie z. B. Ihre Papierdokumente von einem Scandienstleister oder einer Aushilfe scannen lassen). Die gescannten Unterlagen werden durch die von Ihnen fest auf dem Befehlsblatt vorgegebenen Suchbegriffe (Ordnungsbegriffe, Ablagekriterien) und durch die Begriffe wiedergefunden, die sich auf dem Papierdokument befinden. Erstellen Sie Ihr Befehlsblatt und legen Sie dieses Befehlsblatt als letztes Blatt zu Ihrem Papierdokument. Wählen Sie am Scanner das Scanziel BvLArchivio mit Befehlsblatt aus und scannen Sie jetzt den gesamten Papierstapel, bestehend aus dem eigentlichen Papierdokument und Ihrem Befehlsblatt. Dokumentenseiten %START% %A% RECHNUNGEN WARENEINGANG JANUAR 2010 %ENDE% letzte Seite (Befehlsblatt) Scanziel für Dokumente mit angehängtem Befehlsblatt Archivierung mit Befehlsblatt Archivraum 1 nur 1. Seite indizieren Archivraum 1 alle Seiten indizieren Archivraum 2 nur 1. Seite indizieren Archivraum 2 alle Seiten indizieren Archivraum 3 nur 1. Seite indizieren Archivraum 3 alle Seiten indizieren Archivraum 4 nur 1. Seite indizieren Archivraum 4 alle Seiten indizieren Archivraum 5 nur 1. Seite indizieren - 6 -

7 Formate eines Befehlsblattes Beispielformate für ein Befehlsblatt In allen hier gezeigten n wird das Dokument im Archiv 1 gespeichert, weil der Steuerbefehl %A% enthalten ist. Das Dokument wird unter den von Ihnen vorgegebenen Suchbegriffen Rechnungen Wareneingang Januar 2010 wiedergefunden, und das Dokument wird auch mit allen Suchbegriffen wiedergefunden, die sich auf den eigentlichen Papierdokumentenseiten befinden. %START% %A% RECHNUNGEN WARENEINGANG JANUAR 2010 %ENDE% DIN-A4-Seite Diese DIN-A4-Seite wird von Ihnen erstellt und wird als letzte Seite zu Ihrem Papierdokumentenstapel hinzugelegt und anschließend komplett eingescannt. %START% %A% RECHNUNGEN WARENEINGANG JANUAR 2010 %ENDE% Etikett Drucken Sie sich ein Etikett aus, und kleben Sie es irgendwo auf einer der Papierseiten auf und scannen Sie Ihr Papierdokument. %START% %A% POSTEINGANG 15. JUNI 2010 %ENDE% POSTEINGANG BvLArchivio Stempel Stempeln Sie irgendwo auf einer der Papierseiten diesen Stempel auf und scannen Sie Ihr Papierdokument. z. B. EANCode-128 z. B. PDF417-Code Barcode-Etikett Drucken Sie sich ein Barcode-Etikett aus, das die Steuerbefehle und Suchbegriffe enthält, und kleben Sie dieses Etikett irgendwo auf einer der Papierseiten auf und scannen Sie Ihr Papierdokument. Ihr Barcode muss immer in höchster Qualität gedruckt werden! - 7 -

8 Papierdokumente am Scanner archivieren mit einem Befehlsblatt Auf dieser Beispiel-Seite werden automatisch alle Begriffe und Zahlen als Suchbegriffe im Archiv gespeichert, die sich auf der ersten Dokumentenseite befinden. Zusätzlich werden die von Ihnen selbst erstellten Suchbegriffe gespeichert, die Sie auf das Befehlsblatt geschrieben haben. Dieses Dokument wird wiedergefunden, wenn man einzeln oder in Kombination nach den Suchbegriffen Rechnungen, Wareneingang, Januar, 2010 oder nach den Begriffen oder Zahlen von der ersten Dokumentenseite sucht. Dieses Dokument wird im Archiv 1 gespeichert. %START% %A% RECHNUNGEN WARENEINGANG JANUAR 2010 %ENDE% Seite 2 (Befehlsblatt) Seite 1-8 -

9 Papierdokumente am Scanner archivieren mit einem Stempel Auf dieser Beispiel-Seite werden automatisch alle Begriffe und Zahlen als Suchbegriffe im Archiv gespeichert, die sich auf der ersten Dokumentenseite befinden. Zusätzlich werden die von Ihnen mit dem Stempel aufgedruckten Suchbegriffe gespeichert, die sich zwischen %START% und %ENDE% befinden. Dieses Dokument wird wiedergefunden, wenn man einzeln oder in Kombination nach den Suchbegriffen Post, Eingang, 15, Juni, 2009 oder nach Begriffen oder Zahlen von der ersten Dokumentenseite sucht. Dieses Dokument wird im Archiv 1 gespeichert. Stempel - 9 -

10 Papierdokumente am Scanner archivieren mit einem Etikett Auf dieser Beispiel-Seite werden automatisch nur die Begriffe und Zahlen gespeichert, die zwischen dem Start- und Endebefehl stehen. Mit dem Befehl %NEIN% wurde eine automatische Entnahme weiterer Suchbegriffe aus den Dokumentenseiten für diesen Scannvorgang verboten. Dieses Dokument wird wiedergefunden, wenn man einzeln oder in Kombination nach den Suchbegriffen Eingang, Rechnungen oder nur 4711 im Archiv 1 sucht. Steuerbefehle

11 Papierdokumente am Scanner archivieren mit einem Etikett Auf dieser Beispiel-Seite werden automatisch alle Begriffe und Zahlen als Suchbegriffe im Archiv gespeichert, die sich auf der ersten Dokumentenseite befinden. Zusätzlich werden die mit dem Etikett aufgedruckten Suchbegriffe gespeichert, die sich zwischen %START% und %ENDE% befinden. Dieses Dokument wird wiedergefunden, wenn man einzeln oder in Kombination nach den Suchbegriffen 4711 und/oder nach den Begriffen oder Zahlen von der ersten Dokumentenseite sucht. Dieses Dokument wird im Archiv 1 gespeichert. Würde man noch zusätzlich den Steuerbefehl %JA% zwischen %START% und %ENDE% schreiben, würden alle Begriffe und Zahlen aus allen Dokumentenseiten automatisch ausgelesen (anstatt nur die erste Seite) und als Suchbegriffe gespeichert werden. Steuerbefehle

12 Steuerbefehle in selbst erstellten Dokumenten Ihre Ausgangsrechnung Eigene erstellte Dokumente können bereits mit den Steuerbefehlen bedruckt sein. Eigene Rechnungen, Lieferscheine oder sonstige Dokumente können alle Steuerbefehle und Suchbegriffe bereits enthalten. Drucken Sie auf Ihren eigenen Dokumenten irgendwo zusätzlich die Steuerbefehle mit auf. Auf dieser Beispiel-Seite werden automatisch nur die Begriffe gespeichert, die zwischen dem Start- und Endebefehl stehen. Mit dem Befehl %NEIN% wurde eine automatische Entnahme weiterer Suchbegriffe aus den Dokumentenseiten verboten. Steuerbefehle

13 Steuerbefehle in selbst erstellten Dokumenten Kundendienst/Auftrag und Arbeitsnachweis Eigene erstellte Kundendienst- oder Arbeitsscheine können bereits mit den Steuerbefehlen bedruckt sein. Ihr Kundendienst-Mitarbeiter muss dann die Papiere, nachdem diese handschriftlich ausgefüllt und vom Kunden unterschrieben wurden, nur noch scannen. Durch die Positionierung der Steuerbefehle bestimmen Sie, welche Begriffe gespeichert werden sollen. Alle Suchbegriffe, die zwischen dem Start- und Endebefehl stehen, werden automatisch als Suchbegriffe gespeichert. Mit dem Befehl %NEIN% wurde eine automatische Entnahme weiterer Suchbegriffe verboten. Gelesen wird von oben nach unten und von links nach rechts. Die Begriffe im roten Bereich werden automatisch entnommen und als Suchbegriffe gespeichert. Steuerbefehle

14 Bereichsverschlagwortung eines mehrseitigen Dokumentes Listen (Adresslisten oder Inhaltsangaben) Eine Bereichsverschlagwortung über mehrere Seiten ist denkbar einfach. Positionieren Sie an den entsprechenden Stellen die Steuerbefehle. In diesem Beispiel werden nur die Seiten 1 und 2 verschlagwortet, die dritte Seite wird nicht verschlagwortet, da der Steuerbefehl %ENDE% bereits auf der zweiten Seite gefunden wurde. Seite 1 Steuerbefehl Seite 2 Seite 3 Steuerbefehl

15 Volltextverschlagwortung eines mehrseitigen Dokumentes Listen (Adresslisten oder Inhaltsangaben) Eine Volltextverschlagwortung über mehrere Seiten ist denkbar einfach. In diesem Beispiel werden alle Seiten verschlagwortet, da der Steuerbefehl %JA% gefunden wurde. Auf welcher Seite und an welcher Stelle Sie die Steuerbefehle einbringen, spielt keine Rolle. Wird der Steuerbefehl %JA% gefunden, wird immer das gesamte Dokument verschlagwortet. Seite 1 Seite 2 Seite 3 Steuerbefehl %START% %A% %JA% %ENDE%

16 Eine oder mehrere Dateien per FTP-Upload archivieren Sie können mit dem BvLArchivio -FTP-Server jederzeit eine Verbindung herstellen. Geben Sie dazu in Ihrem Internetbrowser die FTP-Adresse ein. Achten Sie darauf, dass Sie nicht im Passivmodus arbeiten (siehe Browser-Optionen). Anschauungsbeispiel für die Aufhebung des passiven FTP-Service am Beispiel des Internet Explorer 9.0. Rufen Sie den Internet-Explorer auf, gehen Sie auf die Registerkarte Extras und wählen Sie die Internetoptionen aus. Klicken Sie anschließend auf die Registerkarte Erweitert und entfernen Sie den Haken in der Zeile Passives FTP verwenden. 1. Schritt: Internet-Explorer aufrufen. Ignorieren Sie die Meldung Webseite kann nicht angezeigt werden, führen Sie stattdessen Schritt 2 aus. 2. Schritt: Registerkarte Seite auswählen und FTP-Site in Windows-Explorer öffnen und erneut die Zugangsdaten eingeben Schritt: Kopieren Sie erst die zu archivierenden Dateien (z. B. die Datei Urlaub2009_4711.jpg ) in dieses Fenster und anschließend die Metadateien (z. B. Textdateien oder XML-Dateien - hier die Datei Urlaub2009_4711.txt). Metadateien erstellen: siehe nächste Seite. 4. Schritt: Kopieren Sie die Metadateien.

17 Metadatei erstellen Jede externe Anwendung oder auch Sie selbst können jederzeit automatisch oder manuell mehrere Dateien oder Dokumente archivieren. Mit einer Metadatei erteilen Sie dem BvLArchivio -Server Anweisungen, was mit der zu archivierenden Datei erfolgen soll. Sonderzeichen in Dateinamen sind unzulässig und daher zu vermeiden. Die ausgesuchte Datei (Urlaub2009_4711.jpg) wird via FTP-Upload (siehe vorherige Seite) auf dem BvLArchivio -Server gespeichert. Anschließend wird eine gleichnamige einfache Textdatei oder XML-Datei (Urlaub2009_4711.txt) via FTP-Upload auf dem BvLArchivio -Server gespeichert. In diese Urlaub2009_4711.txt, die nur eine einfache Textdatei ist, schreiben Sie die Steuerbefehle und Suchbegriffe hinein, unter denen die Datei Urlaub2009_4711.jpg wiedergefunden werden soll. Die Datei Urlaub2009_4711.jpg bleibt im Originalformat und wird nicht verändert. Suchbegriffe Steuerbefehle für BvLArchivio Urlaub2009_4711.jpg Urlaub2009_4711.txt Speichern Sie immer erst die Datei und dann die Textdatei auf dem BvLArchivio -Server! Die meisten Programme können den hier beschriebenen Vorgang programmgesteuert realisieren. Die Textdatei sagt BvLArchivio lediglich, in welchem Archiv die Datei archiviert und unter welchen Suchbegriffen sie wiedergefunden werden soll. Die Textdatei wird nach erfolgreicher Verarbeitung gelöscht, also nicht archiviert. Eine Textdatei kann jeder Anwender auf seinem PC erstellen. Bedenken Sie, Sie haben nur Schreibrechte, keine Leserechte. Sie können also Ihre kopierten Dateien nicht mehr sehen, nachdem Sie die Fensteransicht aktualisiert haben. Hätten Sie Leserechte, könnten Sie den gesamten eingelieferten Inhalt anderer Personen oder Programme sehen, was nicht erlaubt ist! Nach dem erfolgreichen Kopieren wird die Fensteransicht nicht automatisch aktualisiert, Sie sehen weiterhin Ihre kopierten Dateien. Verwenden Sie einmalige Dateinamen. Sollte eine erneut übertragene Datei denselben Dateinamen besitzen, kann es passieren, dass die zuvor übertragene Datei auf BvLArchivio überschrieben wird, wenn diese noch nicht von BvLArchivio verarbeitet ist. Der zentrale Posteingang bei BvLArchivio gilt für alle Scanner, Personen und Programme, daher können alle nur einliefern (also schreiben), aber niemals lesen

18 Digitales Archivieren für eine Datei-Massenarchivierung Laden Sie Dateien entsprechend der hier gezeigten Reihenfolge auf den BvLArchivio -Server hoch. Bild001.jpg Bild001.txt Inhalt der Bild001.txt: %START% %A% Bild Projekt 4711 Baustelle Obergeschoss %ENDE% Das Bild wird mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei im Archiv 1 gespeichert. Bild001.jpg Bild001.doc Bild001.txt Inhalt der Bild001.txt: %START% %A% Bild Projekt 4711 Baustelle Obergeschoss Beschreibung %ENDE% Das Bild und die Office-Datei werden mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei im Archiv 1 gespeichert. Projekt.xls Projekt.doc Projekt.pdf Projekt.jpg Projekt.txt Inhalt der Projekt.txt: %START% %A% Projekt 4711 Baustelle Obergeschoss Kalkulation Beschreibung Vertrag Bild %ENDE% Die Office-Dateien, die PDF-Datei und das Bild werden mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei im Archiv 1 gespeichert. Projekt.xls Projekt.doc Projekt.pdf Projekt.jpg Projekt.txt Inhalt der Projekt.txt: %START% %A% %JA-1% Projekt 4711 Baustelle Obergeschoss Kalkulation Beschreibung Vertrag Bild %ENDE% Die Office-Dateien und das Bild werden mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei im Archiv 1 gespeichert. Die PDF-Datei wird mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei und den aus der ersten PDF-Seite ausgelesenen Begriffen gespeichert. Projekt.xls Projekt.doc Projekt.pdf Projekt.jpg Projekt.txt Inhalt der Projekt.txt: %START% %A% %JA-1% %JA-O% Projekt 4711 Baustelle Obergeschoss Kalkulation Beschreibung Vertrag Bild %ENDE% Die Office-Dateien und das Bild werden mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei im Archiv 1 gespeichert. Die PDF- Datei wird mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei und den aus der ersten PDF-Seite ausgelesenen Begriffen gespeichert. Die PDF-Datei bleibt im Ursprungsformat erhalten, da Sie den Steuerbefehl %JA-O% in der Textdatei mitgeliefert haben

19 Archivierung über einen virtuellen Drucker ACHTUNG Zubehörprogramm / nicht Bestandteil von BvLArchivio. Sie können aus jeder Anwendung heraus auch direkt in den BvLArchivio -Server drucken. Dabei wird automatisch Ihr Ausdruck in eine PDF/A- Datei umgewandelt und in BvLArchivio gespeichert. Gezeigt wird hier ein Beispiel für Windows mit der Software Zan Image Printer, die über den Softwarehandel zu beziehen ist. Zan Image Printer ist nicht Bestandteil von BvLArchivio. Die Speicherung im PDF/A-Format garantiert die Öffnung auch noch in 10 oder 15 Jahren, weil das Langzeitarchivformat PDF/A zur Anwendung kommt. Mit einem virtuellen Drucker (laden Sie sich unter diesen Druckertreiber herunter) können Sie aus jeder Anwendung heraus mit dem Druckbefehl eine PDF/A-Datei in BvLArchivio archivieren. Grundeinstellungen Schritt 1 von 4 Stellen Sie in Ihrem virtuellen Druckertreiber das Format auf PDF ein. Der von Ihnen durchgeführte Druckvorgang erstellt eine PDF-Datei im zuvor (siehe oben) ausgewählten Verzeichnis. Übernehmen Sie die Einstellungen aus den hier und auf der nächsten Seite gezeigten Fenstern. Der virtuelle Drucker ersetzt den tatsächlichen Ausdruck und das anschließende Scannen des Dokumentes. Schritt 2 von

20 Statt eines Befehlsblattes, das wir bei Papierdokumenten am Scanner verwenden, können Sie jetzt eine separate Textdatei (Metadatei) mitsenden. Diese Metadatei ersetzt Ihr Befehlsblatt. In dieser Metadatei sind die Steuerbefehle und Suchbegriffe enthalten. Der Inhalt der unten abgebildeten Textzeile im virtuellen Drucker wird als separate Textdatei mitgesendet. Sie können hier beliebig viele Suchbegriffe zum Zeitpunkt des virtuellen Drucks eingeben. Ihr Dokument wird nun nach den Vorgaben aus der Textzeile (bestehend aus den Steuerbefehlen und Suchbegriffen) im Archiv gespeichert. Haben Sie in der Textzeile die Steuerbefehle %JA-1% oder %JA-A% zusätzlich eingetragen, werden zudem automatisch zusätzlich die Wörter, Begriffe und Zahlen im Archiv gespeichert, die aus der ersten Seite oder aus allen Seiten entnommen wurden, zusätzlich zu den Suchbegriffen, die Sie in der Textzeile eingetragen haben. %JA-1% bedeutet, es werden zusätzlich alle Wörter, Begriffe und Zahlen aus der ersten Seite ausgelesen und als Suchbegriffe im Archiv gespeichert -- zusätzlich zu den von Ihnen in der Textzeile eingetragenen Suchbegriffen. %JA-A% bedeutet, es werden zusätzlich alle Wörter, Begriffe und Zahlen aus allen Seiten ausgelesen und als Suchbegriffe im Archiv gespeichert -- zusätzlich zu den von Ihnen in der Textzeile eingetragenen Suchbegriffen. Übernehmen Sie die Einstellungen aus dem hier gezeigten Fenster. TEXTZEILE: Fügen Sie in der Textzeile die Steuerbefehle und Suchbegriffe ein. Schritt 3 von

21 Übertragung an den BvLArchivio -Server Die PDF-Datei (Ihr Dokumentenausdruck z.b. aus Word, Excel usw.) wird zunächst lokal auf Ihrem Arbeitsplatz gespeichert und nach vollständiger Erstellung zusammen mit der automatisch produzierten Textdatei (Inhalt der Textzeile) an die hinterlegte FTP-Zieladresse übertragen. Markieren Sie mit dem Haken, dass die Übertragung an eine FTP-Adresse erfolgen soll. Tragen Sie als Serveradresse Ihre sechste IP-Adresse ein (siehe Handbuch), lassen Sie eine Verzeichnisangabe weg. Die Übertragung an den BvLArchivio -Server muss in das Hauptverzeichnis erfolgen. Ihr Dokument wird nun nach den Vorgaben aus der Textdatei (bestehend aus den Steuerbefehlen und Suchbegriffen) im Archiv gespeichert. Tragen Sie als Usernamen Archivioi und das entsprechende Passwort ein. Nehmen Sie zum Schluss den Haken raus, der das passive FTP darstellt. Sämtliche FTP-Verbindungen erfolgen immer nur im Aktivmodus. Tragen Sie als Serveradresse Ihre sechste IP-Adresse ein (siehe Handbuch)! Schritt 4 von

22 Eine mit dem BvLArchivio -Outlook-Plug-in archivieren Digitales Archivieren ACHTUNG Zubehörprogramm ist Bestandteil von BvLArchivio Installieren Sie sich das kostenlose BvLArchivio -Plug-in. Laden Sie sich dazu das Programm von der Internetseite herunter. Schließen Sie Ihr Outlook. Entpacken Sie die Datei und führen Sie anschließend die Datei (setup.exe) als Administrator auf Ihrem Computer aus. Nach erfolgreicher Installation haben Sie in Ihrem Outlook einen neuen BvLArchivio -Button! Rufen Sie jetzt Ihr Outlook auf und wählen Sie eine aus, die Sie archivieren möchten. BvLArchivio -Button

23 Klicken Sie nun auf den BvLArchivio -Button. Es öffnet sich das unten stehende Fenster. Beim ersten Aufruf des Plug-ins müssen Sie ein paar Grunddaten eintragen. Tragen Sie folgende Grunddaten ein: Tragen Sie hier zur eindeutigen Kennzeichnung Ihre persönlichen Initialen ein Tragen Sie hier die sechste IP-Adresse des BvLArchivio -Servers ein (siehe Handbuch). Tragen Sie hier das aktuelle Passwort für Archivioi ein (siehe Handbuch). Eine aus Outlook archivieren mit dem BvLArchivio -Plug-in Nachdem Sie das Plug-in installiert haben, können Sie jederzeit aus Outlook heraus eine in BvLArchivio archivieren. Gehen Sie dabei wie folgt vor: 1. Wählen Sie die zu archivierende aus. 2. Klicken Sie nun auf den BvLArchivio -Button. 3. Es öffnet sich das Archivierungsfenster Bestimmen Sie, in welches Archiv die archiviert werden soll. In diesem Textfenster finden Sie alle Standard-Suchbegriffe, die aus der ausgelesen wurden. In diesem Textfenster können Sie eigene Suchbegriffe eingeben (z. B. sachbezogene Suchbegriffe). BvLArchivio findet die archivierte unter den Suchbegriffen wieder, die in beiden Fenstern eingetragen worden sind. Klicken Sie anschließend auf OK und die wird in BvLArchivio inklusive aller Anlagen archiviert

24 Eine Datei mit dem BvLArchivio -Plug-in archivieren ACHTUNG Zubehörprogramm ist Bestandteil von BvLArchivio. Installieren Sie sich das kostenlose BvLArchivio -Explorer-Plug-in. Laden Sie sich dazu das Programm von der Internetseite herunter. Entpacken Sie die Datei und führen Sie anschließend die Datei (setup.exe) als Administrator auf Ihrem Computer aus. Nach erfolgreicher Installation haben Sie in Ihrem Windows-Explorer einen neuen BvLArchivio -Button! Wählen Sie jetzt mit Ihrem Windows-Explorer die zu archivierende Datei aus, indem Sie diese mit der rechten Maustaste anklicken (siehe Bild unten). Es öffnet sich das Windows-Explorer-Kontextmenü mit der neuen Funktion BvLArchivio

25 Klicken Sie nun mit der linken Maustaste auf den BvLArchivio -Button! Es öffnet sich das unten stehende Fenster. Beim ersten Aufruf des Plug-ins müssen Sie ein paar Grunddaten eintragen. Tragen Sie folgende Grunddaten ein: Tragen Sie hier die sechste IP-Adresse des BvLArchivio -Servers ein (siehe Handbuch). Tragen Sie hier zur eindeutigen Kennzeichnung Ihre persönlichen Initialen ein Tragen Sie hier das aktuelle Passwort für Archivioi ein (siehe Handbuch)

26 - 26 -

27 A A.S.F.*-Technik 5 Adresslisten oder Inhaltsangaben 14 Archivieren ohne die Verwendung eines Befehlsblattes 5 Archivierung über einen virtuellen Drucker 19 Ausgangsrechnung 12 B Barcode 7 Barcode-Etikett 7 Befehlsblatt 7 Bereichsverschlagwortung eines mehrseitigen Dokumentes 14 D Datei aus meinem Computer archivieren 3 Datei-Massenarchivierung 18 Dateien oder Dokumente automatisch archivieren 17 DIN-A4-Seite 7 E Eigene erstellte Dokumente 12 -Archivierung 19, 22, 25, 26 Etikett 7 F Formate eines Befehlsblattes 7 FTP-Upload 16 M Massenarchivierung 17 P Papierdokumente am Scanner archivieren mit einem Befehlsblatt 6, 8 Papierdokumente am Scanner archivieren mit einem Etikett 10, 11 Papierdokumente am Scanner archivieren mit einem Stempel 9 Papierdokumente am Scanner ohne Vorarbeiten archivieren 5 PDF-Datei aus meinem Computer archivieren 4, 24 PDF-Datei im Ursprungsformat beibehalten 4, 24 S Stempel 7 Steuerbefehle in selbst erstellten Dokumenten 12 Suchbegriffe als Wasserzeichen 20 Suchbegriffe auf einem Befehlsblatt 6 Suchbegriffe in einer separaten Textdatei 23 T Textdatei 17, 23 Textdatei an die hinterlegte FTP-Zieladresse übertragen 24 V Virtuelle Drucker 19 Volltextverschlagwortung 15 Index

28 BvL Bürosysteme Vertriebs GmbH HOTLINE HOTLINE ARCHIVIO w w w. B v L A r c h i v i o. d e BvL Bürosysteme Vertriebs GmbH 2012 Technische Daten können sich ohne vorherige Ankündigung ändern. Zum Zeitpunkt des Drucks waren alle Daten korrekt. BvLArchivio ist eine geschützte Marke.

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