Handbuch zum Selbststudium und für Schulungskurse. Volker Bleck. Christine Damberg. PowerPoint Eine Einführung

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1 Handbuch zum Selbststudium und für Schulungskurse Volker Bleck Christine Damberg PowerPoint 2003 Eine Einführung

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3 1 EINE EINFÜHRUNG IN DIE EINFÜHRUNG Ansichtssache DIE MASTERFOLIE Der Folienmaster Der Handzettelmaster Der Notizenmaster DIE FOLIENLAYOUTS Das Textlayout Das Inhaltlayout Text- und Inhaltlayout Andere Layouts ANIMATIONEN Animationsschemas Benutzerdefinierte Animationen Animationspfade Folienübergänge MÖGLICHKEITEN IN DER ANSICHT FOLIENSORTIERUNG Foliensortierung Die Inhaltsfolie /Übersichtsfolie Zielgruppenorientierte Präsentationen Ausblenden von einzelnen Folien ERSTELLEN VON HYPERLINKS UND WEB-PRÄSENTATIONEN Hyperlinks Erstellen einer Web-Präsentation DRUCKEN IN POWERPOINT... 54

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5 Word 2003 Powerpoint Eine Einführung in die Einführung In diesem Skript soll es darum gehen, grundlegende Funktionen von PowerPoint2003 zu erläutern. Dabei besteht die Möglichkeit die Theorie mit Hilfe von sich anschließenden Übungen in die Praxis umzusetzen. Grundlegendes zum Einsatz von PowerPoint 2003 Bevor es um die Bedienung des Programms geht, soll eine kurze Erläuterung klären, wofür das Programm PowerPoint2003 von Microsoft eingesetzt werden sollte. Das Programm PowerPoint 2003 ist ein Präsentationsprogramm. Es dient der Darstellung von Informationen zum besseren Verständnis Ihres Vortrags. Das heißt, dass man den Vortrag aktiv gestalten und das Programm nur eine unterstützende Funktion einnehmen lassen sollte. Konkret: Text stichpunktartig darstellen, d.h. nicht zu viel Text auf eine Folie nur den Text darstellen, den man auch besprechen will gleiche Schriftart auf allen Folien Animationen (s. Kapitel 4) sparsam einsetzen. Alles andere würde die Zuschauer vom Thema ablenken. Weitere Tipps zur Gestaltung ihrer Präsentation können Sie auch dem PowerPoint2002-Skript des Rechenzentrums der Universität Hannover entnehmen. 1 Die Arbeitsoberfläche Wenn PowerPoint 2003 geöffnet wird erscheint die Arbeitsoberfläche (s. Abb.1.1), die sich in drei Bereiche unterteilen lässt. Ganz links befindet sich der Gliederungsbereich, in der Mitte die Normalansicht und rechts der Arbeitsbereich "Erste Schritte". Der Arbeitsbereich wird im Folgenden nicht benötigt, insofern kann dieser geschlossen werden. 1 1 Power Point 2002, Fortgeschrittene Anwendungen, RRZN, 2002

6 Word 2003 Powerpoint G l i e d e r u n g s b e r e i c h Hinweisfelder Notizenbereich Abb.1.1: Die Arbeitsoberfläche in der Normalansicht Die Normalansicht ist das Herzstück von PowerPoint, da man mit ihr die Präsentationsfolie erstellt. Beim Starten von PowerPoint2003 wird eine so genannte Titelfolie angezeigt. Nicht zu übersehen sind die beiden Hinweisfelder, in denen steht, dass man den Titel und Untertitel, durch Klicken hinzufügen soll. Überhaupt muss man, wenn man in Hinweisfeldern arbeiten möchte, immer vorher hineinklicken. Im sich auf der linken Seite befindlichen Gliederungsbereich (Abb.1.1) können die Folien umgestellt werden, indem die einzelne Folie mit der Maus hinter die gewünschte Folie gezogen wird. Es gibt zwei Ansichtsmöglichkeiten im Gliederungsbereich. Einmal können alle Folien im Mini-Format untereinander dargestellt werden, was die Standardeinstellung ist. Die andere Möglichkeit ist, sich nur den Folieninhalt anzeigen zu lassen. Dazu muss man auf die blaue Lasche klicken, auf der Gliederung steht (s. Abb.1.2). Registerkarte Abb.1.2: Karteikartenreiter Dort kann man Text hinzufügen, der automatisch auf die Folie übertragen wird, oder aber Folien und Folienelemente verschieben. Dazu muss man das zu verschiebende Element mit der Maus an die gewünschte Stelle ziehen. Der Gliederungsbereich hilft

7 Word 2003 Powerpoint einem weiterhin, die Übersicht zu behalten und ermöglicht schnell von Folie 1 zu z.b. Folie 21 zu springen. Unterhalb der großen Folie befindet sich ein Bereich in dem man Notizen (Abb. 1.3) zu jeder Folie hinzufügen kann. Diese werden während der Präsentation nicht angezeigt, können aber zusammen mit der Folie ausgedruckt werden (s. Kapitel Notizenmaster). Der Vortragende könnte zum Beispiel vermerken, was an der einzelnen Folie noch gemacht werden muss oder worauf er beim Vortrag der Folie achten sollte. Es ist quasi ein Spickzettel für ihn. In Abb. 1.3 sind hellblaue Balken zu erkennen. Mit diesen kann man alle Bereiche der Arbeitsoberfläche vergrößern und verkleinern. Balken Abb. 1.3: Balken zum Vergrößern Dazu muss man mit der Maus über die Balken fahren, bis der Mauszeiger zum Doppelpfeil wird, um dann den Balken zu verschieben. Die oberhalb und unterhalb der Arbeitsoberfläche angebrachten Symbolleisten dürfte von anderen Microsoft Produkten bekannt sein. Buttons werden hier nur erklärt, wenn sie spezifisch für PowerPoint sind. 1.1 Ansichtssache In PowerPoint 2003 gibt es vier Ansichtsmodi, die unterschiedliche Funktionen haben. Öffnet man PowerPoint 2003 befindet man sich standardmäßig in der Normalansicht (s. Abb.1.1.). Neben dieser, gibt es die Ansicht Foliensortierung, Bildschirmpräsentation und die Notizenseite. Die Ansicht Foliensortierung dient zur Sortierung der Folien und hilft, den Überblick über alle Folien zu behalten. Die Ansicht Bildschirmpräsentation dient, wofür auch sonst, zur Präsentation der Folien. Öffnet man sie, werden die Folien als Vollbild angezeigt. Die Notizenseite zeigt die Folien mit den jeweiligen Notizen an, die man in den Notizenbereich (s. Abb. 1.3) schreibt. Will man von der Normalansicht in eine andere Ansicht wechseln, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Einmal kann man das Menü Ansicht öffnen(s. Abb. 1.4) und dort auf die jeweilige Ansicht klicken.

8 Word 2003 Powerpoint Abb. 1.4 Menü Ansicht Dabei sieht man hinter Bildschirmpräsentation F5 stehen. Dieser Ansichtsmodus kann also auch über die F5-Taste geöffnet werden. Bis auf die Notizenseite kann man über diese Buttons, die sich unten links von der Arbeitsoberfläche verstecken, ganz flott in eine andere Ansicht wechseln. Was man noch alles mit den unterschiedlichen Ansichten anfangen kann, wird später etwas genauer erläutert. Im nächsten Kapitel wird sich dem so genannten Master zugewandt.

9 Word 2003 Powerpoint Die Masterfolie Damit die Präsentation ein einheitliches Erscheinungsbild bekommt und man nicht auf jeder Standardfolie mit der Formatierung von Vorne beginnen muss, ist es hilfreich und zeitsparend die Masterfolie zu verwenden. Bestimmte Elemente und Formatierungen einer Präsentationsfolie können auf der Masterfolie festgelegt werden. Diese Masterfolie stellt dann die Vorlage aller anderen Standardfolien dar. Solche Vorlagen gibt es für die Notizen und Handzettel auch (s. Kapitel Notizenmaster). Auch wenn man keine Masterfolie gestalten will, sollte man sich dieses Kapitel zu Gemüte führen, da es auch Funktionsweisen für die normalen Folien beschreibt. Achtung: die Masterfolie ist nicht mit der Standardfolie zu verwechseln! Den zu präsentierenden Text fügt man in eine Standardfolie ein, auf der Masterfolie legt man nur Dinge fest, die auf jeder Standardfolie erscheinen sollen!! 2.1 Der Folienmaster Der Folienmaster ermöglicht in den Bereichen Farbe, Schriftart und Aufzählungszeichen Formatierungen fest zu legen. Weiterhin können Platzhalter (Größe und Position von Titeln) und grafische Elemente (Logos), Datum und Seitenzahlen eingefügt werden, die auf jeder Folie erscheinen sollen. Um einen Text einzufügen, der auf jeder Folie erscheinen soll, ist vorher ein Textfeld auf die Masterfolie einzufügen, welches jedoch nicht in der Gliederungsansicht zu sehen ist. Ändert man Formatierungen auf der Masterfolie im Nachhinein, wird das generell von allen anderen Folien übernommen. Hat man allerdings eine Änderung, wie Farbe, Schriftgröße etc. auf einer Standardfolie vorgenommen, bleiben diese bei Änderung der Masterfolie erhalten, werden also nicht überschrieben. Den Folienmaster öffnet man unter dem Menü Ansicht Master Folienmaster. Folgende Folie erscheint:

10 Word 2003 Powerpoint Abb. 2.1 leere Masterfolie Zu sehen sind unterschiedlich große Hinweisfelder, die in Titel-, Objektbereich und drei weiteren Bereichen am Fuß der Folie unterteilt werden, die Position von Datum, Seitenzahlen und Fußzeile bestimmen. Die Größe dieser Felder kann auch auf der Masterfolie voreingestellt werden. Ebenfalls steht auf der Masterfolie, wie man die Masterformate bearbeitet. Klickt man sie an, wird der Text markiert was anzeigt, dass mit der Formatierung begonnen werden kann. Abb. 2.2 Markiertes Textmasterformat Der Text selber sollte einen nicht irritieren, denn der erscheint nicht auf der zukünftigen Präsentationsfolie, sondern dient nur zur Vorschau. Nun ist vielleicht beim Klicken in das Hinweisfeld aufgefallen, dass sich der Rahmen dieses Feldes geändert hat. Es gibt verschiedene Rahmenarten die auch unterschiedliche Bedeutungen haben. Dazu folgender Abschnitt.

11 Word 2003 Powerpoint Die Hinweisfelder Um auf einer Standardfolie Text schreiben zu können, muss man auf diese klicken (vgl. Kapitel 1). Damit auf der Masterfolie Formatierungen durchgeführt werden können, muss man dasselbe tun. So steht es ja eigentlich auch schon da. Egal, ob es sich um eine normale Folie oder eine Masterfolie handelt, folgendes ist bei beiden gleich: Klickt man in das Hinweisfeld, verändert sich der Rahmen von einer gepunkteten Linie in eine gestrichelte Linie. Hat das Hinweisfeld die breit gestrichelte Linie, kann man in das Feld hinein schreiben. Will man nun nur einzelne Buchstaben oder Wörter des Textes formatieren, bleibt man in dem Schreibmodus. So wie in Word markiert man das Wort oder Buchstaben und klickt auf FETT, Kursiv, Unterstrichen oder verändert die Schrift und ihre Größe über das dafür vorgesehene Fenster. Über diese Buttons, die man in der Symbolleiste Zeichnen findet, kann man den Text, den Rahmen und den Hintergrund der Hinweisfelder (Füllfarbe) farbig gestalten. Wie gesagt, die Formatierung funktioniert so wie in Word. Will man den kompletten Text eines Hinweisfeldes formatieren, muss man ihn nicht markieren, sondern kann einfach auf den breit gestrichelten Rahmen klicken. Die Rahmenlinie sieht dann so aus:. Dieser breit gepunktete Rahmen zeigt an, dass der komplette Textinhalt bearbeitet wird. Weiterhin kann man mit gedrückter Umschalt-Taste mehrere Hinweisfelder anklicken, um diese gleichzeitig zu formatieren. Fährt man mit dem Mauszeiger über den Rahmen, fällt auf, dass er sich in ein Fadenkreuz mit vier Pfeilen verändert. Mit diesem Mauszeiger kann man die Hinweisfelder auf der Folie verschieben. Hält man dabei die ALT- Taste gedrückt, lassen sich die Felder auch fließend verschieben. Packt man mit der Maus die weißen Punkte im Rahmen ( ), kann man Hinweisfelder verkleinern oder vergrößern. Zieht man das Feld an den Ecken größer oder kleiner, verändert sich es proportional. PowerPoint 2003 passt die Schriftgröße der Größe der Hinweisfelder an, so dass der Text die Felderrahmen nicht überschreiten kann. Will man ein zusätzliches Hinweisfeld/Textfeld einfügen, muss man in der Symbolleiste Zeichnen am unteren Rand auf den Button Textfeld klicken und mit der

12 Word 2003 Powerpoint Maus an der gewünschten Stelle auf der Folie ein Textfeld ziehen. Eigen hinzugefügte Textfelder werden nicht in der Gliederungsansicht angezeigt Der Folienhintergrund Man kann nicht nur die Hinweisfelder farbig gestalten, sondern auch den kompletten Folienhintergrund. Der Befehl Hintergrund im Menü Format öffnet folgendes Fenster: Abb. 2.3 Fenster: Hintergrund Klickt man auf das blaue Häkchen kann man eine Farbe wählen. Unter Weitere Farben gibt es die Möglichkeit Standardfarben oder benutzerdefinierte Farben zu wählen. Alle Farben die man dort auswählen kann, sind von allen Grafikkarten lesbar, was bei einer Präsentation an einem fremden Computer wichtig ist. Weiterhin kann man so genannte Fülleffekte auswählen, wie Graduell, Struktur, Muster oder Grafik, sowie bestimmte Schattierungen auswählen (s. unter Fülleffekte im Fenster Hintergrund Abb. 2.3). Der Befehl Für alle übernehmen ist natürlich nur interessant, wenn man mit einzelnen Folien arbeitet und nicht mit der Masterfolie. Übung: Gestalten Sie die Schrift und den Folienhintergrund farbig. Nehmen Sie Formatierungen, wie Fett, Kursiv etc. an der Schrift vor.

13 Word 2003 Powerpoint Aufzählungszeichen Weitere Elemente, die man in der Masterfolie festlegen kann, sind die Aufzählungszeichen. Die Standardeinstellung der Masterfolie (Punkte und Spiegelstrich) kann man mit wenig Aufwand ändern. Um das Aufzählungszeichen zu ändern, muss man die jeweilige Ebene markieren (s. Abb. 2.2). Sollen alle Ebenen dasselbe Zeichen bekommen, was wegen mangelnder Übersicht nicht zu empfehlen ist, klickt man auf den Rahmen des Hinweisfeldes. In beiden Fällen drückt man die rechte Maustaste und es erscheint ein Fenster, welches aus Microsoft Word schon bekannt sein sollte. Klickt man auf den Befehl Nummerierung und Aufzählungszeichen erscheint folgendes Fenster: Abb. 2.4 Menü: Nummerierung und Aufzählungszeichen Nun gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder wählt man eines der hier abgebildeten Zeichen oder Nummerierungsarten aus (unter Nummerierung), oder man klickt auf Benutzerdefiniert. Aus diesem sich dann öffnendem Fenster Symbole, kann man alle sich denkenden Symbole aussuchen und als Aufzählungszeichen verwenden. In Power- Point 2003 ist es leider nicht möglich Gliederungsnummerierungen einzufügen, also zum Beispiel 1.1, 1.2, 1.3 usw. Übung: Fügen Sie dieses Symbol, welches man im Fenster Symbole unter der Schrift Windings findet, als Aufzählungszeichen für die erste Ebene ein.

14 Word 2003 Powerpoint Wählen Sie für die zweite und dritte Ebene ebenfalls ein Symbol ihrer Wahl aus. Abb. 2.5 Masterfolie mit geänderten Aufzählungszeichen So oder so ähnlich könnte ihre Masterfolie dann aussehen. Alles ganz einfach, oder etwa nicht? Will man eine Ebene niedriger einstufen, z.b. die zweite in die dritte Ebene umwandeln, muss man die zu ändernde Ebene markieren und so oft die Tab-Taste drücken, bis die gewünschte Ebene erreicht ist. Das Aufzählungszeichen verändert sich in das für die andere Ebene vorgegebene Zeichen (z.b. der Pfeil in den Punkt). Will man einer niedrigere Ebene in eine höhere umwandeln, hält man sowohl die Tab- Taste, also auch die UMSCHALT-Taste gedrückt. Um eine neue Zeile mit Aufzählungszeichen zu bekommen, muss man einfach nur Enter drücken. Will man in der nächsten Zeile weiter schreiben, also kein neues Aufzählungszeichen, muss man die Tastenkombination Enter + Umschalt betätigen. Allerdings ist ein kleines Problem aufgetreten, wenn man in Abb. 2.5 genau hinschaut. Aufgrund der größeren Hand, hat sich die oberste Zeile zu weit nach rechts verschoben. Sie ist nicht mehr passgenau mit der Zeile unter ihr. Das Problem ist aber behebbar. Um Zeilen anzupassen muss man die Tabulatoren, die auf dem oberen Lineal zu erkennen sind verwenden. Abb. 2.6 Tabulatoren Mit diesen kann man jede einzelne Zeile, jedes einzelne Aufzählungszeichen oder alle Zeilen zusammen verschieben bzw. untereinander anpassen. Übung: Verschieben Sie die Tabulatoren so, dass die erste Zeile passgenau mit der zweiten Zeile ist.

15 Word 2003 Powerpoint Einfügen von Grafiken/Diagrammen/Clips Hat man eine Grafik (bei Diagrammen und Clips funktioniert es gleich), die auf jeder Folie auftauchen soll, wie zum Beispiel ein Logo, kann man diese auch in die Masterfolie einfügen. Das Einfügen von Grafiken auf normalen Folien funktioniert auch so, wie im Folgenden beschrieben. Entweder hat man die einzufügende Grafik schon auf seiner Festplatte oder sie befindet sich auf irgendeiner Seite im Internet. Beide Fälle erfordern nur wenig Aufwand. Im Folgenden soll anhand des Einfügens vom Uni- Dortmund- Logo, welches auf jeder Folie auftauchen soll, der zweite Fall praktisch erläutert werden. Übung: Kopieren Sie die Grafiken HRZ- Logo, Schriftzug, Uni- Logo in das Verzeichnis Eigene Dateien. Gehen Sie zurück zu Power Point und öffnen die Masterfolie. Klicken Sie irgendwo auf die Folie und gehen auf Einfügen Grafik Aus Datei Gehen Sie zu dem Ordner, in dem Sie vorher die Grafiken gespeichert haben und wählen eine der drei Grafiken aus. Sobald sie auf klicken, erscheint die Grafik irgendwo auf der Folie. Da die Grafik nicht in das Feld für den Titelmaster eingefügt werden soll, benötigen sie ein zusätzliches Textfeld. Positionieren Sie die Grafik in diesem Textfeld, welches sich über dem Titelhinweisfeld befinden sollte (s. Abb. 2.7) Führen Sie nun Schritt 5-7 mit den andern beiden Grafiken auch durch. Sie können die Grafiken nach folgendem Beispiel (s. Abb. 2.7) anordnen, wichtig ist, dass diese nicht in das Titelhinweisfeld eingefügt werden, sondern in das von Ihnen erstellte Textfeld (s.o.).

16 Word 2003 Powerpoint Abb. 2.7 Masterfolie mit Uni-Logo Übrigens kann man Grafiken drehen, indem man sie markiert und mit der Maus auf den grünen Punkt geht. grüner Punkt zum Drehen der Grafik Datum, Fußzeile und Foliennummerierung Unter dem großen Texthinweisfeld sind drei kleine Hinweisfelder für Datum, einer Fußzeile und für die Foliennummer zu sehen. Bearbeiten kann man alle drei unter dem Menü Kopf- und Fußzeile, welches sich über das Menü Ansicht Kopf- und Fußzeile öffnen lässt.

17 Word 2003 Powerpoint Abb. 2.8 Menü Kopf- und Fußzeile In Bezug auf das Datum kann man wählen, ob man ein automatisch aktualisiertes oder eine festes Datum auf jeder Folie angezeigt haben möchte. In diesem Fall soll das Datum automatisch aktualisiert werden, weswegen dieses Feature angeklickt ist. Im anderen Fall muss man auf Fest klicken und das Datum in die dafür vorgesehene Zeile eintippen. Sollen die Folien durchnummeriert werden, klickt man in das Kästchen neben Foliennummer. In die Fußzeile kann so etwas wie Name des Referenten, Name der Firma oder Einrichtung, in dessen Auftrag man die Präsentation durchführt, eingetragen werden. Hier wurde der freundliche Leiter dieses Kurses eingetragen. Das unterste Häkchen in diesem Menü bewirkt das, was daneben steht. Ganz einfach. Diese Funktionen gibt es auch für die Notizzettel und Handzettel. Dazu muss man auf den entsprechenden Karteikartenreiter klicken., was bei einer Master- Wenn man mit allem fertig ist, klickt man auf folie selbstverständlich ist. Nun, wie erstellt man Standardfolien auf Grundlage der Masterfolie? In der Masteransicht gibt es in der Symbolleiste den Button öffnet automatisch die Normalansicht und die formatierte Folie erscheint.. Dieser

18 Word 2003 Powerpoint Abb. 2.9 formatierte Folie auf Grundlage der Masterfolie Hier sind übrigens Datum, Fußzeile und Foliennummerierung nicht zu sehen, da im Menü Kopf- und Fußzeile der Befehl Auf Titelfolie nicht anzeigen gewählt worden ist. 2.2 Der Handzettelmaster Der Handzettel kann mehrere Folien gleichzeitig abbilden. Er kann zur Übersicht dienen, aber vor allem als Handout während oder nach der Präsentation. Der Handzettelmaster ist die Vorlage für die Handzettel. In ihm kann man auch Datum, Name, Seitenzahl etc. festlegen (vgl ), sowie die Position der Platzhalter (s. Abb. 2.10). Die Textfelder für die Kopfzeile, das Datum etc. können beliebig positioniert werden. Wenn das Datum z.b. am unteren Rand des Handzettels auftauchen soll, zieht man das entsprechende Textfeld mit der Maus an die gewünschte Stelle.

19 Word 2003 Powerpoint Abb Handzettelmasteransicht In der Symbolleiste Handzettelmasteransicht wird die Anzahl der Folien je Blatt bestimmt. Abb Fertigt man Handzettel mit 3 Folien pro Seite an, werden neben den Folien jeweils Linien mit ausgedruckt, die den Zuhörern das Aufschreiben eigener Anmerkungen erleichtert. Wie man die Handzettel ausdruckt wird im Kapitel 7 Drucken in PowerPoint erläutert. 2.3 Der Notizenmaster Es war schon von der Notizenseite die Rede. Sie stellt sowohl die Folie, als auch die dazu gehörigen Notizen dar, die im Notizenbereich der Normalansicht vermerkt wor-

20 Word 2003 Powerpoint den sind. Damit dient sie als Unterstützung für den Referenten, weil er dort Informationen unterbringen kann, die nicht auf die Folie gehören, dennoch zu der Folie erwähnt werden müssen. Der Notizenmaster ist der Master für die Notizenseite, und so ähnlich aufgebaut wie der Handzettelmaster. Auch hier kann man Datum, Seitenzahl, Layout etc. vorbestimmen. In Abb wurden die Platzhalter schon durch passende Daten ersetzt, die damit auf jeder Notizenseite erscheinen. Abb Notizenmasteransicht Will man nun eine neue Notizenseite auf der Grundlage des Masters öffnen, schließt man die Masteransicht und öffnet unter dem Menü Ansicht die Notizenseite.

21 Word 2003 Powerpoint Die Folienlayouts PowerPoint 2003 bietet, wie auch die Vorgängerversion, verschiedene Layouts für Folien an. Je nachdem was man mit der Folie präsentieren möchte (Text, Grafiken, Clips etc.), bieten sich unterschiedliche Folienlayouts an. Auszuwählen sind die Layouts über ein Menü, was sich über die Befehlfolge Format Folienlayout öffnen lässt. Abb.3.1 Menü Folienlayout PowerPoint 2003 unterscheidet die Layouts in Textlayouts, Inhaltlayouts, Text- und Inhaltlayouts und Andere Layouts. Die einzelnen Folien innerhalb der Layoutgruppen unterscheiden sich in der Kombination mit Titel und/oder Text und/oder Inhalt usw. Wenn sie mit der Maus über die Folien gehen, werden ihnen die verschiedenen Kombinationsmöglichkeiten angezeigt. 3.1 Das Textlayout Die Gruppe der Textlayouts ist, wie ihr Name schon sagt, für reine Textfolien zu verwenden. Im Bereich Textlayouts gibt es eine Vorlage für die Titelfolie, an dem nun beispielhaft die Funktionsweise der Textlayouts erklärt werden soll. Die Titelfolie beinhaltet sowohl ein Textfeld für Titel, als auch noch eines für einen Untertitel (s. Abb.3.2).

22 Word 2003 Powerpoint Übung: Abb.3.2 leere Titelfolie auf Grundlage der Masterfolie Wählen Sie die Titelfolie mit den zwei Textfeldern aus dem Folienlayoutmenü auf Grundlage der im 2. Kapitel erstellten Masterfolie aus. Geben Sie als Titel "Der Arbeitsplatzrechner" und als Untertitel "Hardwareausstattung" ein. Abb. 3.3 Textlayout Fertig ist die Titelfolie und damit eine reine Textfolie. 3.2 Das Inhaltlayout Die Inhaltlayouts sind so gestaltet, dass PowerPoint 2003 das Einfügen von Grafiken, Clips, Diagrammen etc. erleichtert. Bei diesen Folien ist das einfügen von Text nicht vorgesehen, was auch der einzige Unterschied zwischen den Layoutarten Inhaltlayout

23 Word 2003 Powerpoint und Text- und Inhaltlayout ist. Aufgrund dessen wird nun mit dem letzteren weiter gemacht. 3.3 Text- und Inhaltlayout Mit diesem Layout können Sie sowohl Text, als auch so genannte Inhalte, wie Grafiken, Diagramme und Clips einfügen. Wie das geht, wurde ausführlich anhand der Masterfolie in Kapitel 2 erläutert, deswegen soll es hier nur anhand einer Übung noch mal vertieft werden. Übung: Öffnen Sie eine weitere Folie über den Button. Wählen Sie die Vorlage Titel, Text und Inhalt unter Text- und Inhaltlayouts wieder auf der Grundlage der erstellten Masterfolie aus. Gestalten Sie diese Folie wie in Abb.3.4 zu sehen. Abb.3.4 Folie 2: Wesentliche Komponenten Die Grafik können Sie aus der Präsentation nehmen, die Sie im Kurs angefertigt haben, oder Sie nehmen irgendeine andere. Es geht ja um das Prinzip. Um die ganze Präsentation in der Bildschirmpräsentation anzuschauen zu können, muss man die F5-Taste drücken. Will man sich nur die Folie anschauen, die gerade in der Normalansicht angezeigt wird, drückt man die Tasten Umschalt+F5. Mit einem

24 Word 2003 Powerpoint Mausklick wird die nächste Folie angezeigt. Mit ESC kehrt man wieder in die Normalansicht zurück. 3.4 Andere Layouts Unter der Sparte Andere Layouts kann man Tabellen, Diagramme, Cliparts und so genannte Organigramme von PowerPoint 2003 erstellen bzw. einfügen lassen. Aus der Sparte kann man über die unterschiedlichen Layoutvarianten wählen, ob die Folie neben Titel und z.b. Diagramm, auch ein Feld für Text enthalten soll. Titel, Tabelle Titel, Organigramm Titel, Diagramm Abb. 3.5 andere Layouts Hier wird sich auf die Layouts für Diagramme, Tabelle und Organigramme beschränkt Folienlayout: Titel und Diagramm Wie nun alle folgenden Folienlayouts, besteht auch das Folienlayout Titel, Diagramm aus zwei Textfeldern, eins für den Folientitel und eins für das Diagramm. Die beiden Elemente Titel und Diagramm können wieder mit einem einfachen Klick hinzugefügt werden. Hat man dies getan, erscheint eine Diagrammvorlage mit einer Tabelle auf der Folie (s. Abb. 3.6).

25 Word 2003 Powerpoint Säulengruppe Diagrammsäule Diagrammvorlage Abb. 3.6 Folienlayout: Titel, Diagramm Tabelle Man sollte sich nicht von den schon beschrifteten X- und Y-Achsen beeindrucken lassen, da man diese in die gewünschten Beschriftungen umändern kann. Auch Anzahl, Farbe und Form der Balken sind formatierbar. Wie wird das Diagramm formatiert? Die Anpassung der Dateninformationen an die eigenen Bedürfnisse geschieht über die Tabelle. Die Daten, die man in die Tabelle eingibt, werden automatisch in das Diagramm übertragen. Dabei entsprechen die Anzahl der Tabellenzeilen, der Anzahl der Diagrammsäulen, und die Anzahl der Tabellenspalten, der Anzahl der Säulengruppen. Standardmäßig sind in der Tabelle 3 Zeilen (Ost, West Nord) und 4 Spalten (1.-4. Quartal) mit Daten belegt, was im Diagramm 3 Säulen und 4 Säulengruppen entspricht. Benötigt man also mehr Säulen oder Säulengruppen als dargestellt, muss man eine zusätzliche Zeile oder Spalte mit Daten füllen. In diesem Fall wäre es die Zeile 4 oder die Spalte E, in die man vorher im Bereich der braun unterlegten Zellen doppelt klicken muss.

26 Word 2003 Powerpoint Das entfernen von Säulen oder Säulengruppen geschieht auch über einen Doppelklick auf den grau unterlegten Zeilen- und Spaltenkopf. Ein weiterer Doppelklick aktiviert den alten Zustand. Das Ergebnis wird sofort im Diagramm angezeigt. Übung: Übertragen Sie die Daten aus der unten stehenden Tabelle in die PowerPoint-Tabelle. Beachten Sie, dass eine Zeile mehr und eine Spalte weniger benötigt werden! Ein Tipp: Wenn Sie wirklich üben wollen, geben Sie die Daten per Hand ein und nicht mit Drag+Drop, denn dann macht PowerPoint fast alles selber! Januar Februar März Atelco 20,4 27,4 90 Media Markt 30,6 38,6 34,6 Aldi 45,9 46,9 45 Saturn 29 Betiteln Sie diese Folie mit Verkaufte Rechner Nach dieser Aktion sollte das Diagramm ungefähr so aussehen. Sie sehen, auch die Legende wird automatisch angepasst.

27 Word 2003 Powerpoint Abb. 3.7 mit neuen Daten erstelltes Diagramm Das wichtigste zur Erstellung eines Diagramms ist erledigt. Kommen wir zum Fein-Tuning, wie Farbe, Form, Größe des Diagramms ect. Alle E- lemente, wie Diagrammachsen, Legende und Zeichnungsfläche können über die Befehlfolge Format Markierte... formatiert werden. Wichtig ist, dass man das zu formatierende Element vorher markiert hat, sonst funktioniert es nicht. Es reicht aber auch aus einen Doppelklick auf das entsprechende Element zu tätigen, oder den Button.formatieren zu klicken, das jeweilige Menüfenster erscheint dann auf dem Bildschirm. Im Folgenden wird erläutert, wie man die Diagrammsäulen formatiert. Tätigt man einen Klick auf die formatierende Säule, öffnet sich das Fenster Datenreihe formatieren

28 Word 2003 Powerpoint Abb. 3.8 Menü: Datenreihen formatieren Unter der Rubrik Muster können die Rahmenart und die Farbe der Fläche der jeweiligen Säulen bestimmt werden. Es werden natürlich immer nur die Säulen formatiert, die zu einer Datenreihe gehören, also z.b. alle Säulen die Daten von Atelco darstellen. Will man einzelne Säulen formatieren, muss man noch einmal auf die entsprechende Säule klicken. Die anderen Rubriken sind hier nicht von Belang. Das Fenster zum formatieren der Achsen sieht etwas anders, als das für die Säulen, nämlich so:

29 Word 2003 Powerpoint Abb. 3.9 Menü: Achse formatieren Unter der Rubrik Schrift kann man Farbe und Schriftart der Achsenbeschriftung bestimmen. Auch hier sollen die anderen Rubriken ausgespart werden. Was noch in Bezug auf das Layout Text und Diagramm erwähnt werden soll, ist die Wahl des Diagrammtyps. PowerPoint bietet unterschiedliche Diagrammtypen, die man über die Befehlfolge Diagramm Diagrammtyp (s. Abb. 3.10), oder über den Button Diagrammtyp auswählen kann.

30 Word 2003 Powerpoint Abb Menü: Diagrammtyp Unter Standardtypen kann man dann vom Säulen-, über das Kreis-, bis zum Netzdiagramm alles auswählen Folienlayout: Titel und Tabelle Abb Folienlayout: Titel, Tabelle Das Folienlayout Titel, Tabelle (s. Abb. 3.11) besteht aus einem Textfeld für den Titel und eins für die Tabelle selber.

31 Word 2003 Powerpoint Um eine Tabelle einzufügen, sollte man den Hinweis auf der Folie befolgen. Macht man dies, erscheint folgendes Fenster, in dem man die Anzahl von Spalten und Zeilen der Tabelle bestimmen kann. Das Prinzip ist dasselbe, wie in Word. Mit OK bestätigt man die Anzahl und sofort erscheint die entsprechende Tabelle auf der Folie. Sehr schnell und einfach. Die Tabelle kann über das Menü Tabelle und Rahmen (s.u.), welches sich beim Erstellen der Tabelle automatisch öffnet, so wie in MicrosoftWord formatiert werden. Der Text in den Tabellenzellen kann über die Positionierungsbuttons nach oben, nach unten oder vertikal ausgerichtet werden. Soll der Text mittig oder linksbündig gesetzt werden, verwendet man die Word üblichen Button. Damit man mit einem Klick alle Textelemente gleichzeitig positionieren kann, muss die Tabelle vorher markiert werden. Übung: Fertigen Sie eine neue Folie mit dem Layout Titel, Tabelle an. Erstellen Sie dort eine Tabelle, die nach folgendem Muster aufgebaut werden soll: WAZ BILD FAZ RUHRNACHRICHTEN Positionieren Sie den Text vertikal und zentriert! Betiteln Sie diese Folie mit Zeitungen. Fertig ist die Folie mit Tabelle!