BSCW - ein schneller Einstieg

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1 Universitätsrechenzentrum BSCW - ein schneller Einstieg Birgit Alkenings Dieser Text soll den ersten Einstieg in die Benutzung von BSCW erleichtern. Die Benutzeroberfläche erscheint nur auf den ersten Blick relativ kompliziert. Die Bedienung des Systems ist eigentlich einfach und intuitiv möglich. Ein Hinweis hilft Ihnen vielleicht: die Handlungsmöglichkeiten, die Ihnen BSCW bietet, sind meistens nicht nur auf einem Weg möglich, sondern können über Buttons und (mehrere) Menüs ausgeführt werden. Den einen, richtigen Weg zur Bedienung gibt es also sowieso nicht. Da hilft nur probieren... Inhaltsverzeichnis 1 Wieso BSCW? 3 2 BSCW an der HHU 3 3 Registrieren Hinweise Anmelden Benutzernamen oder Passwort vergessen Abmelden Mit BSCW arbeiten home folder: Benutzeroberfläche Öffentliche und persönliche Bereiche: Schnellzugriffsleiste Objekte des Arbeitsbereichs Dokument Kontaktliste

2 Inhaltsverzeichnis URL Diskussion Suchordner Gruppenkalender Laufmappe Aktionen neue Objekte Dokumente unter Versionskontrolle Wiedervorlage Archivieren Änderung von Dokumenten verhindern privaten Ordner in Arbeitsbereich verwandeln: Mitglieder einladen Mitglied ausladen neue Laufmappe starten Laufmappe weiterleiten Einstellungen Abonnieren von Ereignisbenachrichtigungen Rollen und Berechtigungen Manager im eigenen home folder Rollen in Arbeitsbereichen Informationen über aktuelle Zugriffsrechte Stichwortverzeichnis 21 2

3 1 Wieso BSCW? 1 Wieso BSCW? BSCW bedeutet Basic Support for Cooperative Work - die Software bietet Unterstützung bei der Zusammenarbeit von Gruppen. BSCW bietet gemeinsame Arbeitsbereiche an, in denen Gruppen ihre Dokumente ablegen, verwalten, gemeinsam bearbeiten und austauschen können. Es ist ein web-basiertes System, d.h. die Nutzung ist unabhängig vom Betriebssystem Ihres Rechners und Sie müssen keine zusätzliche Software installieren. Um auf gemeinsame Arbeitsbereich zugreifen zu können, brauchen Sie lediglich einen Web- Browser (wie z.b. Firefox, Netscape, IE). Sie werden zukünftig in Ihrem Arbeitsbereich Dokumente finden, die für alle Mitglieder dieses Arbeitsbereiches von Bedeutung sind. Sie können in diesen Arbeitsbereich Dokumente hochladen, die Sie den anderen Mitgliedern zur Verfügung stellen möchten. 2 BSCW an der HHU Zur Zeit ist auf dem Server des Universitätsrechenzentrum BSCW in der Version installiert. Sie erhalten Zugang zum BSCW-Server der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf nach erstmaliger Registrierung (s. Abschnitt 3). Die Startseite von BSCW finden Sie unter der URL 3 Registrieren Der erste Schritt zur Nutzung von BSCW ist die Registrierung. Der Schlüssel zur Registrierung ist Ihre adresse. Diese bekommt der BSCW-Server von Ihnen selbst, wenn Sie sich beim BSCW-Server unter uni-duesseldorf.de/pub/bscw.cgi/?op=rmail eintragen (s. Abb. 1) von einem bereits registrierten Nutzer, der Sie in seinen Arbeitsbereich einlädt. BSCW schickt Ihnen dann eine an die angegebene Adresse, die eine URL enthält, die Sie in Ihrem Webbrowser öffnen. Auf der zugehörigen Webseite befindet sich ein Formular, in das Sie Ihren (Benutzer-)Namen und ein Passwort eintragen. Danach können Sie sich mit dem gewählten Benutzernamen/Passwort anmelden. 3

4 3 Registrieren Abbildung 1: Formular zur Registrierung am BSCW-Server 3.1 Hinweise Die adresse ist schon registriert. Die -Adresse ist der Schlüssel zur Registrierung. Zu jeder -Adresse darf nur eine Benutzerkennung gehören. Sie könne sich die Kennung, mit der Sie sich bereits registriert haben, zuschicken lassen und ein neues Passwort setzen (s. S. 5) Der Benutzername ist schon vergeben. Im Allgemeinen sollte der Nachname als Benutzername verwendet werden. Falls diese Kennung schon vorhanden ist, so dass Sie für BSCW nicht eindeutig identifizierbar sind, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Sie können dann eine Kombination z.b. aus Vor- und Nachnamen wählen. Sie können den Benutzernamen nachträglich nicht mehr ändern. BSCW unterscheidet beim Benutzernamen und Passwort Groß- und Kleinschreibung. 4

5 4 Anmelden 4 Anmelden Als registrierter Nutzer melden Sie sich zu Beginn jeder Arbeitssitzung an, indem Sie auf der BSCW-Startseite (s. S. 3) auf registrierter Nutzer klicken, oder die URL https://bscw.uni-duesseldorf.de/bscw/bscw.cgi öffnen und damit Ihren persönlichen Ordner (home folder) aufrufen, oder auf ein Objekt in Ihrem home folder oder einem Ihrer Arbeitsbereiche direkt über dessen URL zugreifen, z.b. über ein Lesezeichen/Bookmark. und dann Ihren Benutzernamen und Passwort eingeben (s. Abb. 2). Abbildung 2: Anmeldung am BSCW-Server 4.1 Benutzernamen oder Passwort vergessen Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie nicht mehr auf Ihre BSCW- Arbeitsbereiche zugreifen. In diesem Fall gehen Sie wie folgt vor: 5

6 1. Öffnen Sie die Seite und klicken dort auf den Link erneut registrieren. 2. Geben Sie die -Adresse ein, mit der Sie registriert sind. 3. BSCW schickt an diese Adresse eine Nachricht mit der URL eines Formulars, in dem Sie ein neues Passwort zu Ihrem Benutzernamen angeben können. 4.2 Abmelden Der BSCW-Server der HHU bietet keine explizite Abmeldung an. Sie beenden Ihre Arbeitssitzung, indem Sie den Web-Browser schließen. 5 Mit BSCW arbeiten Das zentrale Konzept von BSCW ist der gemeinsame Arbeitsbereich: ein Ordner mit einer spezifischen Gruppe von Benutzern, die auf die Objekte in diesem Ordner zugreifen und neue Objekte einbringen können. Arbeitsbereiche werden durch das Gruppensymbol gekennzeichnet. Als registrierter Benutzer können Sie Mitglied in beliebig vielen Arbeitsbereichen sein und selbst neue Arbeitsbereiche erzeugen. 5.1 home folder: Benutzeroberfläche Abbildung 3: Home Folder 6

7 In Ihrem home folder (s. Abb. 3) finden Sie alle Arbeitsbereiche, denen Sie angehören, und alle Objekte, die Sie angelegt haben, aufgelistet. Im Kopf der Seite finden befinden sich Pop-up-Menüs und Buttons, mit denen Sie BSCW bedienen können. Deren Funktion wird im Abschnitt Aktionen (s. S. 11) näher beschrieben. Evtl. sieht die Benutzeroberfläche Ihres home folder etwas anders aus als in der Abbildung. Das kann daran liegen, dass einige Aktionen für Ihre Rolle nicht definiert sind oder dass Sie andere Einstellungen gewählt haben. Wie Sie die Anzeige verändern, finden Sie im Abschnitt Einstellungen (s. S. 18). in der Schnell- Sie erreichen den home folder aus jedem Ordner in BSCW über das zugriffsleiste (s. S. 7). 5.2 Öffentliche und persönliche Bereiche: Schnellzugriffsleiste In der oberen rechten Ecke der Benutzeroberfläche finden Sie eine Leiste mit Icons, die für Sie in jedem Ordner oder Arbeitsbereich zugänglich ist (Schnellzugriffsleiste, s. Abb. 5). Evtl. sind in Ihrer Ansicht nicht alle Icons vorhanden, welche Sie sehen, hängt von Ihren Einstellungen ab (s. S. 18) Die persönlichen Objekte dieser Leiste können nicht mit anderen Benutzern gemeinsam genutzt werden. Öffentlicher Bereich des BSCW-Servers. Hier befinden sich alle Objekte, die anonym genutzt werden dürfen, d.h. ohne sich bei BSCW als registrierter Benutzer anmelden zu müssen. Persönlicher Arbeitsbereich ("home folder"). Dieser Ordner ist nur Ihnen zugänglich und erhält alle Ihre Ordner und Arbeitsbereiche (s. S. 6). Beachten Sie folgende Besonderheit: Wenn Sie von anderen persönlichen Datenbereichen (z.b. Zwischenablage oder Adressbuch) auf dieses Icon klicken, kehren Sie zu dem Arbeitsbereich zurück, den Sie zuletzt angesehen haben; erst ein nochmaliger Klick bringt Sie wirklich in den home folder. Die Zwischenablage ist ebenfalls ein persönlicher Bereich. Sie können ihn nutzen, um Objekte von einem Ordner in einen anderen zu kopieren oder zu verschieben. Papierkorb. Das Aussehen des Icons zeigt an, ob sich Objekte im Papierkorb befinden oder nicht. Der Inhalt des Papierkorbs wird dargestellt wie jede andere Ordnerseite. Es gibt allerdings 2 zusätzliche Aktionen für Objekte: zurücklegen legt die gewählten Objekte in die Ordner zurück, aus denen sie entfernt wurden, falls es diese Ordner noch gibt. Andernfalls können Sie die Ob- 7

8 jekte aus dem Papierkorb einfach ausschneiden und an gewünschter Stelle wieder einfügen. löschen löscht die gewählten Objekte aus Ihrem Papierkorb. Achtung: Wenn Sie Dokumente in gemeinsamen Arbeitsbereichen löschen, stehen diese allen anderen Mitgliedern auch nicht mehr zur Verfügung. Wenn Sie einen Arbeitsbereich löschen, dessen einziger Eigentümer sie sind, ist der Arbeitsbereich auch für andere Mitglieder nicht mehr zugreifbar. (Es gibt allerdings einen Hinweis vor dem endgültigen Löschen) Wenn Sie einen Arbeitsbereich löschen, für den es noch einen Eigentümer gibt, beendet das lediglich Ihre Mitgliedschaft in diesem Arbeitsbereich, der Arbeitsbereich selbst bleibt für alle anderern Mitglieder bestehen. In Ihrem Adressbuch verwalten Sie Namen von Benutzern und BSCW-Gruppen und die zugehörigen -Adressen. Das Adressbuch ist ein Teil der Einladung von Mitgliedern zu einem Arbeitsbereich: Personen, die Sie eingeladen haben, erscheinen hier. Ebenso können Sie hier Personen eintragen, die Sie noch einladen wollen. Dieser Kalender ist für Ihren persönlichen Gebrauch bestimmt. BSCW bietet auch Gruppenkalender an, um die Zusammenarbeit in den Arbeitsbereichen zu organisieren (s. S. 11) Lesezeichen bieten Ihnen den direkten Zugriff auf Objekte in BSCW oder Webseiten. URLs können Sie in diesem Ordner direkt anlegen. Aus beliebigen anderen Ordnern lassen sich Verweise auf BSCW-Objekte über das Kontextmenü Lesezeichen zu Ihrem Lesezeichenordner hinzufügen. Innerhalb des Lesezeichenordners lassen sich die Verweise in Ordnern, Unterordnern usw. strukturieren. Die Auftragsliste enthält die Aufträge (Laufmappen, Gewerke), die von Ihnen bearbeitet werden sollen. Das Icon ändert sein Aussehen, sobald Aufträge für Sie vorliegen ( ). 5.3 Objekte des Arbeitsbereichs BSCW unterstützt viele Objekttypen. Jedes Objekt wird durch einen Eintrag in der Übersichtliste repräsentiert (s. Abb. 4). Dieser Eintrag beginnt mit einem Informations-Icon 8

9 Abbildung 4: Darstellung eines Objektes und einem Auswahlkästchen, um das Objekt für weitere Aktionen auszuwählen, gefolgt vom Icon für den Dateityp und dem Dateinamen. Rechts vom Dateinamen werden zusätzliche Informationen angezeigt, die vom Objekttyp und den gewählten Anzeigeoptionen abhängen, wie z.b. Größe: bei Ordnern: Anzahl der enthaltenen Objekte bei Dokumenten: Dateigröße Icons: der Ordner wird mit anderen Teilnehmern gemeinsam genutzt = Arbeitsbereich der Zugriff auf das Objekt wurde gesperrt dem Objekt wurde eine Notiz angehängt das Dokument wurde durch Gruppenmitglieder bewertet Benutzernamen des Besitzers Zeitpunkt der letzten Änderung weitere Icons, die Ereignisse anzeigen: ein neues Objekt geändert Objekt wurde gelesen Änderungen an einem untergeordnetem Objekt das Kontextmenü mit allen für dieses Objekt möglichen Aktionen Dokument Jede von Ihrem lokalen System hochgeladene Datei wird als Dokument dargestellt. Dokumente können z.b. Text, Grafik, Tabellenkalkulation, Video enthalten. Der Mime- Type des Dokuments wird durch ein spezielles Icon vor dem Dateinamen dargestellt. Text/HTML : einfache Text- und HTML-Dokumente können direkt in BSCW editiert werden. Word-Dokument Excel-Dokument PDF 9

10 Zip- und Tar- Archive : BSCW kann Dateien aus Zip- oder Tar-Archiven, die Sie von Ihrem lokalen Rechner hochgeladen haben, in Ihre Zwischenablage entpacken. Außerdem kann BSCW aus den Objekten eines Ordner ein Zip- oder Tar-Archiv erstellen (s. S. 13). Audio Wenn Sie den Dokumentnamen oder das Symbol vor dem Namen anklicken, können je nach Dokument-Typ und Einstellung ihres Browsers unterschiedliche Dinge passieren: der Web-Browser zeigt das Dokument als Text, Bild oder HTML-Seite an ein Programm auf Ihrem lokalen Rechner, das das Dokument interpretieren kann wird gestartet (z.b. Word) eine Dialog-Box erscheint, mit der Sie wählen können, mit welcher Anwendung das Dokument geöffnet oder ob es gespeichert werden soll. Sie können Dokumente mit einem Wiedervorlage-Vermerk versehen; der BSCW-Server schickt Ihnen dann zum gewählten Zeitpunkt eine (s. S. 12). Dokumente, die von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden sollen, können unter Versionskontrolle gestellt werden (s. S. 12) Kontaktliste Kontaktlisten ( ) sind spezielle Ordner, in denen man Kontaktdaten von Personen verwalten kann: sozusagen ein Adressbuch in BSCW. Kontaktlisten können in beliebigen Ordnern erzeugt werden. Kontakte ( ) werden durch ausfüllen eines Formulars oder den Import von vcards hinzugefügt. Hier abgelegte Kontakte können auch wieder als vcards exportiert und so in andere elektronische Adressbücher übertragen werden URL Ein URL-Objekt ( ) bietet direkten Zugriff auf Objekte, die sich nicht im aktuellen Ordner befinden, sondern im WWW. Mit der Aktion URL hochladen kann der Inhalt der Seite, auf die die URL zeigt, als HTML-Dokument ( ) in den Arbeitsbereich hochgeladen werden Diskussion Eine Diskussion (Objekt-Icon: ) ist ein Ordner, der nur Notizen enthält, die wie in einer newsgroup zu Diskussionssträngen verknüpft sind. 10

11 5.3.5 Suchordner Ein Suchordner enthält die Ergebnisse einer Suche - als Liste von URLs bei einer Websuche ( ), als Liste von Verweisen auf BSCW-Objekte bei einer Suche in BSCW ( ) Gruppenkalender Zusätzlich zum persönliche Kalender ( in der Schnellzugriffsleiste), den jeder Benutzer in BSCW hat, kann man Kalender ( ) in beliebigen Arbeitsbereichen anlegen. Diese können dann von allen Mitgliedern des Arbeitsbereiches genutzt werden Laufmappe Laufmappen (Objekt-Icon: ) sind Arbeitsbereiche mit besonderer Funktionalität: mit ihnen kann man einen workflow nachbilden, bei dem Dokumente einem bestimmten Bearbeitungslauf folgen und von einem Benutzer zum nächsten zur Bearbeitung weitergereicht werden. Jeder Laufmappe ist eine Gruppe von Aufgaben zugeordnet, die von den dafür vorgesehenen Benutzern in der angegebenen Reihenfolge erledigt werden müssen. Eine Laufmappe folgt ihrem Bearbeitungsablauf, indem sie weitergeleitet wird. Ansonsten funktioniert die Laufmappe wie ein Arbeitsbereich. Sie kann Objekte enthalten, z.b. andere Ordner, Dokumente oder Diskussionen. Sie ist auch nach der Weiterleitung für alle ihre Mitglieder sichtbar und zugänglich, d.h. unabhängig von der aktuellen Bearbeitungsstation können sich die Mitglieder der Laufmappe über deren Staus informieren und sowohl Inhalt als auch Aufgabenliste ändern. 5.4 Aktionen In BSCW wird eine Aktion durch Auswahl eines Menüeintrags oder durch Klicken auf eine Schaltfläche, einen Link oder ein Icon, die diese Aktion repräsentieren, ausgelöst. Die meisten Aktionsaufrufe kommen mehrfach vor, d.h. es gibt verschiedene Wege, eine Aktion auszuführen. Die Icons sind beschriftet, so dass Sie beim Überfahren mit der Maus eine Beschreibung anzeigen. In Abb. 5 sind die verschiedenen Menüleisten farbig markiert und beschriftet. Hier werden nur einige der möglichen Aktionen beschrieben; alles andere kann im BSCW-Handbuch nachgelesen werden. 11

12 Abbildung 5: Menüs und andere Schaltflächen neue Objekte Einige Möglichkeiten zum Anlegen neuer Objekte findet man im Kontextmenü Möglichkeiten sind in der Menüleiste unter [Datei][Neu] zu finden.. Alle Dokumente unter Versionskontrolle Bei Dokumenten, die von mehreren Autoren bearbeitet bzw. mehrfach überarbeitet werden ist es oft schwierig, die verschiedenen Fassungen in ihrer zeitlichen und inhaltlichen Abfolge auseinander zu halten. Bei einem Dokument unter Versionskontrolle wird dessen Inhalt bei Änderungen nicht einfach überschrieben, sondern es wird eine neue Version erzeugt, die nun die aktuelle Fassung darstellt. Die früheren Fassunggen bleiben erhalten; und können über die Infoseite des Dokuments erreicht werden. Die Versionskontrolle wird über das Kontextmenü [Versionskontrolle] hinter dem jeweiligen Dokument angelegt. Man erkennt diese Dokumente daran, dass hinter dem Namen eine Versionsnummer in eckigen Klammern steht. Außerdem ist im Kontextmenü dieses Dokuments der Punkt [Neue Version] anstelle von [Ersetzen] vorhanden. Wenn man alle Versionen eines Dokumentes unter Versionskontrolle löscht, wird es wieder ein normales Dokument Wiedervorlage Sie können sich ein Dokument zu bestimmten Zeitpunkten wieder vorlegen lassen, d.h. Sie erhalten dann eine von BSCW mit einem Verweis auf das Dokument und den Ordner, der es enthält. Die Wiedervorlage wird über das Kontextmenü hinter dem jeweiligen Dokument eingerichtet. 12

13 Abbildung 6: Wiedervorlagetermin Archivieren Mit der Aktion [archivieren] können Sie die selektierten Objekte in ein Zip- oder Tar- Archiv packen. Das ist besonders hilfreich, wenn man eine größere Anzahl Dokumente aus BSCW herausholen möchte Änderung von Dokumenten verhindern Manchmal sind Änderungen von Dokumenten in gemeinsamen Arbeitsbereichen nicht gewünscht. In BSCW gibt es zwei Stufen, die den Zugriff auf Dokumente einschränken: Dokument sperren Die Sperre eines Dokumentes soll verhindern, dass dieses zufällig zeitgleich durch mehrere Autoren geändert wird. Ein gesperrtes Dokument darf von anderen Benutzern nur noch gelesen, nicht aber verändert ersetzt oder gelöscht werden. Auch die Erzeugung einer Version ist nicht möglich. Es ist allerdings möglich, die Sperre eines anderen Benutzers zu übernehmen und so wieder alle Bearbeitungsmöglickeiten zu erlangen. Um ein Dokument zu sperren, wählen Sie [sperren] im Kontextmenü des Dokuments. Geben Sie einen Sperrvermerk ein und klicken auf [OK]. In der Übersicht ist dieses Dokument nun mit gekennzeichnet. Wenn Sie ein Dokument, das von einem anderen Benutzer gesperrt wurde, dringend ändern müssen, können Sie die Sperre übernehmen: Klicken Sie das Icon an, geben Sie Ihren eigenen Sperrvermerk ein und bestätigen mit [OK]. Das Dokument kann nun nur noch von Ihnen bearbeitet werden. Der vorige Inhaber der Sperre wird über 13

14 diesen Vorgang per unterrichtet. Um die Sperre aufzuheben, klicken Sie das Icon an und wählen Freigeben. Beim Sperren eines Dokuments, dessen Eigentümer Sie nicht sind, werden Sie Miteigentümer des Dokumentes. Dokument einfrieren Änderungen an eingefrorenen Dokumenten sind nicht möglich, es kann nur gelesen werden (auch von demjenigen, der das Dokument eingefroren hat!). Das Einfrieren kann nur von einem Eigentümer des Dokumentes oder vom BSCW-Administrator rückgängig gemacht werden. Das Einfrieren eines Dokumentes ist auf mehreren Wegen möglich: Wählen Sie [Zugang] [Einfrieren] im Kontextmenü des Dokuments. Bestätigen Sie mit [OK] oder Wählen Sie die Auswahlkästchen derjenigen Dokumente in der Ordnerübersicht an, die Sie einfrieren möchten. Wählen Sie einfrieren im Auswahlmenü. Sie erhalten eine Auflistung aller Dokumente, die eingefroren werden sollen. Bestätigen Sie mit [OK] Wenn Sie die Dokumente wieder freigeben möchten, benutzen Sie die Option entfrieren im Auswahlmenü oder wählen Sie [Zugang] [Entfrieren] Hinweis: Bitte beachten Sie, dass nur die Eigentümer Dokumente einfrieren dürfen. Falls Sie nicht Eigentümer eines Dokumentes sind, steht Ihnen diese Aktion nicht zur Verfügung. Es besteht allerdings die Möglichkeit, ein Dokument zunächst zu sperren (Sie werden dann Miteigentümer.) und es anschließend einzufrieren privaten Ordner in Arbeitsbereich verwandeln: Mitglieder einladen Um einen neuen Arbeitsbereich für eine Gruppe von Mitgliedern einzurichten gehen Sie wie folgt vor: 1. Sie legen in Ihrem home folder einen neuen Ordner an. Dazu wählen Sie im Menü [Datei][Neu][Ordner] oder klicken auf das Icon in der Aktionssymbolleiste direkt unter dem Menü. Der neue Ordner ist zunächst ein privater Ordner, der nur Ihnen zugänglich ist. 2. Laden Sie nun weitere Mitglieder ein, die diesen Ordner als Arbeitsbereich benutzen dürfen. Das können Sie entweder 14

15 Abbildung 7: Das Einladen neuer Mitglieder in einen gemeinsamen Arbeitsbereich über das Kontextmenü des Ordners am rechten Rand der Übersicht ( über [Zugang][Mitglied einladen]) über die Aktionssymbolleiste. Klicken Sie auf das Icon Mitglied einladen über das Menü. Wählen Sie hier [Datei][Zugang][Mitglied einladen] 3. Füllen Sie das Formular (s. Abb. 7) aus. Sie können hier beliebig viele Mitglieder auf einmal einladen. Hinweis 1: Sofern Sie das Recht dazu besitzen, können Sie in jeden Arbeitsbereich, dem Sie angehören, weitere Mitglieder einladen. Hinweis 2: Mit dem Auswahlmenü unter Einladen als legen Sie die Rolle fest. Damit steuern Sie, welche Rechte dieses neue Mitglied in diesem Arbeitsbereich hat. Sie dürfen die Rollen vergeben, die gleichviel oder weniger Rechte als Ihre eigene Rolle besitzen. Bedenken Sie, dass das neue Mitglied, alle Rechte, die Sie ihm einräumen evtl. über weitere Einladungen an Dritte weitergibt (s. S. 19). Hinweis 3: Dort, wo zunächst -Adresse oder Benutzerkennung eingeben steht, ist ein Auswahlfeld, das Sie auch auf Suche von bereits registrierten Benutzern umstellen können. Die Einträge im linken Feld können Sie mit Hilfe des Buttons Hinzufügen auf die eigentliche Einladungsliste (rechtes Feld) bringen. 15

16 5.4.7 Mitglied ausladen Mitglied!ausladen Mitglieder eines Arbeitsbereiches können auch wieder ausgeladen werden, d.h. das Entziehen des Zugangs ist möglich. 1. Lassen Sie sich die Personen, die zu diesem Arbeitsbereich gehören, anzeigen (z.b. indem Sie in der Übersichtsansicht Ihres homefolders auf das Icon des entsprechenden Arbeitsbereiches klicken). 2. Im Kontextmenü des Personenobjekts finden Sie unter [Zugang] [Ausladen] die Möglichkeit dazu. Alternative: kreuzen Sie das Auswahlkästchen vor der gewünschten Person an und wählen ausladen in der Schnellzugriffsleiste neue Laufmappe starten Sie erzeugen zunächst eine neue Laufmappe und starten dann den Workflow. 1. Laufmappe erstellen a) Wählen Sie [Datei] [Neu] [Laufmappe] im oberen Menü. b) Geben Sie den Namen der Laufmappe ein und drücken Die OK, um die neue Laufmappe zu erzeugen. c) Sie bekommen nun das Formular Neue Aufgabe - Laufmappe bearbeiten angezeigt, mit dem Sie der neuen Laufmappe die erste Aufgabe hinzufügen können: Geben Sie einen Namen für die erste Aufgabe an. Beschreiben Sie die Aufgabe. Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus, die diese Aufgabe bearbeiten sollen. Sie können die Benutzer direkt angeben, aus dem Adressbuch auswählen oder durch Suche nach BSCW-Benutzern bestimmen. [OK] drücken d) Als nächstes sehen Sie das Formular Laufmappe bearbeiten. Es zeigt die aktuelle Aufgabenliste. Sie können nun mit [Neue Aufgabe hinzufügen] neue Aufgaben definieren bis ihre Aufgabenliste fertig ist. e) Wählen Sie [Zurück], wenn Sie mit der Eingabe fertig sind. 2. Fügen Sie dem Laufmappenordner nun Dokumente hinzu, die für die Laufmappe wichtig sind. 3. Starten Sie nun die Abarbeitung der Aufgaben dieser Laufmappe wie folgt: Wählen Sie [Weiterleiten] im Kontextmenü der Laufmappe. 16

17 Füllen Sie das Formular Laufmappe weiterleiten aus und bestätigen mit [OK]. Damit wird die Laufmappe in die persönlich Auftragsliste (s. S. 8) des oder der ersten verantwortlichen Bearbeiter eingetragen. Die Abarbeitung der Laufmappe kann beginnen. Die Aufgabenliste einer Laufmappe kann auch nach dem Start von allen Mitgliedern verändert werden. Sie können neue Aufgaben hinzufügen, aufgaben aus der Aufgabenliste entfernen, die Reihenfolge verändern oder einzelne Aufgaben umdefinieren (auch die Bearbeiter) Laufmappe weiterleiten Durch die Weiterleitung wird die aktuelle Aufgabe für erledigt erklärt. Die Laufmappe verschwindet aus der persönlichen Auftragsliste des Bearbeiters und erscheint in der Auftragsliste desjenigen, der für die nächste Aufgabe verantwortlich ist. Wenn alle Aufgaben erledigt sind, ist die Laufmappe beendet. Wählen Sie [Weiterleiten] im Kontextmenü der Laufmappe. Füllen Sie das Formular Laufmappe weiterleiten aus: Sie können einen zusätzlichen Bearbeitungsvermerk anbringen. Wählen Sie, ob der Manager der Laufmappe und andere mögliche Bearbeiter Ihrer Aufgabe per über die Weiterleitung informiert werden. Wählen Sie die nächste Station der Laufmappe: Falls nur eine Aufgabe als nächste Station vorgesehen ist, wird der bzw. die verantwortlichen Bearbeiter automatisch ausgewählt. Sind mehrere Aufgaben möglich, können Sie selbst auswählen, zu wem die Laufmappe als nächstes geht. Wählen Sie, ob der nächste Bearbeiter zusätzlich zum Eingang der Laufmappe in seine persönliche Auftragsliste in BSCW durch eine von der neuen Aufgabe benachrichtigt werden soll. Leiten Sie die Laufmappe weiter, in dem Sie [OK] drücken. Hinweis: Als Mitglied der Laufmappe können Sie diese auch weiterleiten, wenn Sie nicht verantwortlicher Bearbeiter sind. Sie entziehen damit allerdings dem verantwortlichen Bearbeiter die aktuelle Aufgabe in Ihrem jeweiligen Zustand und leiten die Laufmappe dem Nächsten in der Aufgabenliste zu. 17

18 Abbildung 8: persönliche Einstellungen für BSCW 5.5 Einstellungen Über den Punkt [Optionen] [Einstellungen] im Menü kann man die Ansicht des BSCW anpassen, z.b. die Sprache ändern und Buttons in der Schnellzugriffsleiste ausblenden (s. Abb. 8). Besonders zu beachten ist hier die Einstellung des Kompetenz- Niveaus: Man wird bei der Anmeldung als Anfänger eingestuft, wodurch einige Aktion nicht zur Verfügung stehen. Über den Punkt [Optionen] [Profil] [Ändern] im Menü kann man persönliche Daten, wie z.b. Telefonnummer und -Adresse hinterlegen Abonnieren von Ereignisbenachrichtigungen Sie können festlegen, wie BSCW Sie über welche Ereignisse in Ihren Arbeitsbereichen in Kenntnis setzt. Wählen Sie dazu [Optionen][Standard-Ereignisfilter] im Menü. Dort können Sie folgende Ereignisdienst konfigurieren: Ereignis-Icons: die Icons auf der Benutzeroberfläche täglicher Arbeitsbericht: wird per zugesandt und enthält die Ereignisse des vorherigen Tages für alle Ihre Arbeitsbereiche. direkte -Benachrichtigung: informiert Sie bei jedesmal sofort über relevante Ereignisse 18

19 6 Rollen und Berechtigungen 6 Rollen und Berechtigungen Grundprinzip in BSCW ist, dass ein Objekt entweder privat ist, so dass nur der Erzeuger es in einem privaten Ordner sieht und benutzen darf, oder gemeinsam bearbeitet wird, dass also den Mitgliedern des gemeinsamen Arbeitsbereiches bestimmte Zugriffsrechte für den Ordner erteilte werden, in dem sich das Objekt befindet. Diese Zugriffsrechte können sich pro Benutzer unterscheiden. Zugriffsrechte in BSCW erlauben einem Benutzer gewisse Aktionen auf einem Objekt durchzuführen. Sie werden den Mitgliedern durch Rollen zugewiesen. 6.1 Manager im eigenen home folder Sie sind standardmäßig Manager Ihres persönlichen Arbeitsbereiches. Diese Rolle wird auf alle privaten Objekte vererbt, die in Ihrem Arbeitsbereich liegen. Die gemeinsamen Arbeitsbereiche mit anderen Nutzern erben die Rolle "Manager"nur, wenn sie von Ihnen angelegt wurden und Sie andere Mitglieder dorthin eingeladen haben. In allen Arbeitsbereichen in Ihrem home folder, in die Sie von anderen eingeladen wurden, besitzen Sie die zugewiesene Rolle. 6.2 Rollen in Arbeitsbereichen Mitglieder eines Arbeitsbereiches sind in der Regel registrierte BSCW-Benutzer. In den Standard-Einstellungen kann jedes Mitglied eines Arbeitsbereiches alle Objekte des Arbeitsbereiches ansehen die Effekte aller Aktionen der anderen Mitglieder auf Objekte sehen selbst Aktionen auf den Ordner und die in ihm enthaltenen Objekte ausführen neue Mitglieder einladen Wenn Sie einen Benutzer in einen OrdnerMitglied!einladen einladen (s. S. 14), ordnen Sie ihm eine Rolle in diesem Ordner zu. Sie haben normalerweise mehrere Rollen zur Auswahl: Sie dürfen die Rollen vergeben, die gleichviel oder weniger Rechte als Ihre eigene Rolle besitzen. Die mit der zugeteilten Rolle verbundenen Zugriffsrechte gelten auch für alle in diesem Ordner enthaltenen Objekte. Überlegen Sie sich daher, welche Rechte ein Benutzer braucht, um in dem 19

20 6 Rollen und Berechtigungen entsprechenden Arbeitsbereich zu arbeiten. Überlegen Sie auch, wie schützenswert die Dokumente bzw. Objekte in diesem Arbeitsbereich sind. Teilen Sie die Rolle nach diesen Erwägungen zu. Falls keine Rolle ihren Anforderungen entspricht, können Sie die bestehenden Rollen für ihren Arbeitsbereich ändern oder neue Rollen anlegen. Wenn Sie in BSCW in mehreren Arbeitsbereichen tätig sind, ist es übersichtlicher, eine neue Rolle anzulegen. Beim Ändern bestehender Rollen gelten sonst in unterscheidlichen Arbeitsbereichen bei gleicher Rolle unterschiedliche Berechtigungen. Beachten Sie, dass die Rolle Mitglied das Löschen von Dokumente und das Ein- und Ausladen von Mitgliedern erlaubt. Die Rolle Eingeschr. Mitglied gestattet hingegen nur das Ansehen von Objekten, also z.b. das Lesen eines Dokuments. 6.3 Informationen über aktuelle Zugriffsrechte Für jedes Objekt werden die Zugriffsrechte in einer Tabelle auf der Info-Seite angezeigt. Um die Info-Seite für ein Objekt zu erhalten, wählen Sie im Kontextmenü Information oder klicken Sie auf das Icon links neben dem Objekttyp-Icon. Die Tabelle Zugriffsrechte unten auf der Info-Seite zeigt für jede Rolle diejenigen Benutzer an, die sie ausüben und welche Aktionen ihnen damit zur Verfügung stehen. 20

21 Stichwortverzeichnis Abmelden, 6 Adressbuch, 8 adresse, 8 Aktionssymbolleiste, 11 Anmeldung, 5 Arbeitsbereich, 6, 7, 19 Mitglied, 6, 14 neu, 14 Objekte, 8 Archivieren, 13 Auftragsliste, 8 Auswahlmenü, 11 Benachrichtigung, 18 Benutzername, 3, 4 vergessen, 5 Diskussion, 10 Dokument, 9, 10 einfrieren, 14 sperren, 13 Versionskontrolle, 12 Wiedervorlage, 12 Menüleiste, 11, 12 Mitglied einladen, 14 Notiz, 9, 10 Objekt, 8 Darstellung, 8 neu, 12 Objekttypen, 8 Passwort, 3, 4, 6 vergessen, 5 Registrierung, 3 Rolle, 19, 20 zuweisen, 15 Schnellzugriffsleiste, 7, 11 Suche, 11 URL, 10 Zugriffsrechte, 7, 19, 20 Einstellungen, 18 adresse, 3, 4, 6, 18 Gruppenkalender, 11 home folder, 6, 7, 14 Benutzeroberfläche, 7 Berechtigungen, 19 Manager, 19 Kalender Gruppenkalender, 11 persönlicher, 8 Kontaktliste, 10 Kontextmenü, 11, 12 Laufmappe, 11, 16, 17 Lesezeichen, 8 21

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