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1 Whitepaper (Kurzversion) Sicherheit bei Telefon- und Webkonferenzen.

2 Vorwort 2 Telefon- und Webkonferenzen sind für viele Unternehmen zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Arbeitsalltags geworden. Geschäftspartner und Projektteams können auf diese Weise an unterschiedlichen Orten und dennoch gemeinsam arbeiten. Zum Beispiel können Dokumente diskutiert und bearbeitet werden. Die Sicherheit der Daten ist hierbei von höchster Priorität. Sämtliche Konferenzprodukte der Telekom werden daher grundsätzlich durch höchste technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen geschützt, wodurch ein Datendiebstahl oder -missbrauch verhindert wird. Je nach Konferenzlösung kommen unterschiedliche Methoden zum Einsatz, die einen optimalen und perfekt abgestimmten Schutz gewährleisten. Im Portfolio der Telekom stehen Konferenzen sowohl per Telefon als auch mit einem PC (Webkonferenzen) oder eine Kombination aus Telefon- und Webkonferenz zur Verfügung. Hierbei unterscheiden sich die einzelnen Angebote zusätzlich durch verschiedene Leistungsmerkmale, auf die in den folgenden Kapiteln ausführlicher eingegangen wird. Zeitaufwendige Terminabsprachen und kostenintensive Anreisen fallen dank der modernen Kommunikationskanäle nicht mehr an. Vielmehr ermöglichen sie spontane Entscheidungen sowie schnelle Ergebnisse und steigern die Effizienz des Unternehmens. Diese innovative Art, Konferenzen und Meetings durchzuführen, schont die Umwelt, da die Telefon- und Webkonferenzen der Telekom CO 2 -neutral angeboten werden.

3 3 en sind ideal, um orts- und zeitunabhängig mit Geschäftspartnern und Mitarbeitern zu konferieren schnell und absolut sicher. 1 Anwahlart Die Teilnehmer einer können sich entweder aktiv in diese einwählen (Dial-In, Onetime, Anytime) oder werden durch eine Konferenzbrücke angewählt und eingeladen (Dial-Out). 1.1 Dial-In Die aktive Einwahl in eine Konferenz findet über das Dial-In-Verfahren mit einem gültigen Zugangs-Code (Moderatoren- bzw. Teilnehmer-Code) statt Einzelauftrag Die Onetime Konferenz ist eine von mehreren Konferenzmöglichkeiten. Es handelt sich um eine einmalige virtuelle Besprechung Dauerauftrag Bei einem Dauerauftrag wird eine bestimmte Anzahl von Konferenzen gebucht. Die Termine werden im Voraus festgelegt und die entsprechenden Zugangs-Codes sind nur dann gültig Anytime Anytime Konferenzen können spontan und ohne erneute Buchung genutzt werden. Der zugeteilte Moderatorenbzw. Teilnehmer-Code ist jederzeit gültig. 1.2 Dial-Out Bei dieser Variante werden die Teilnehmer über eine Konferenzbrücke angewählt und zu der Besprechung eingeladen.

4 4 2 Erweiterte Sicherheitsmaßnahmen Folgende Sicherheits-Features stehen zur Verfügung. 2.1 Rollcall Mittels Rollcall werden die Konferenzteilnehmer nach erfolgreicher Eingabe des Zugangs-Codes zusätzlich anhand einer Stimmprobe identifiziert. 2.2 Entry/Exit Tone Jede Zuschaltung löst einen Signalton (Entry Tone) aus. Neue und unberechtigte Zuhörer werden sofort erkannt. Optional ertönt ein Exit Tone, wenn die Verbindung zu einem Teilnehmer getrennt wird. 2.3 Moderatoren- und Teilnehmer-Code Die getrennte Verwendung von Moderatoren- und Teilnehmer-Codes ermöglicht die gezielte Verteilung von Berechtigungen. 2.4 Sicherheits-Code Der Sicherheits-Code wird dem Zugangs-Code als ergänzende Sicherheitsabfrage nachgeschaltet. 3 Konferenzraum abschließen Jeder virtuelle Konferenzraum kann vom Moderator abgeschlossen werden. Weitere Teilnehmer sowie ein Telekom Operator können sich nun nicht mehr zuschalten. 4 Blacklisting für webgebuchte Konferenzen Sämtliche Rufnummern werden mit einer sogenannten Blacklist verglichen. Nummern, die auf dieser Liste verzeichnet sind, werden sofort abgeblockt und können nicht mehr eingewählt werden. 5 Bereitstellung aufgezeichneter Konferenzen Dem Auftraggeber steht eine Aufzeichnung der per Download zur Verfügung.

5 5 6 Portalseite Alle wichtigen Informationen rund um die Nutzung von Telefon- und Webkonferenzen sind auf der Portalseite unter erhältlich. 7 Konferenzportal Unter ist das Konferenzportal erreichbar. Sämtliche Angebote für virtuelle Besprechungen und Meetings werden hierüber gebucht und gesteuert. 7.1 Software Bei der verwendeten Software handelt es sich ausschließlich um eigens entwickelte Lösungen, die regelmäßig durch Testverfahren sowie Updates überprüft und aktualisiert werden. 7.2 Hardware Der Zugang zu sämtlicher Hardware ist ausschließlich autorisierten Personen möglich. Unberechtigte Dritte haben keinen Zugriff. Ein zuverlässiges Back-up-Konzept schützt die Daten außerdem vor Verlust. 7.3 Best Practices Auf Basis von Leistungsmerkmalen, die sich im Bereich der Sicherung sensibler Daten bewährt haben (Best Practices), werden die Systeme ständig weiterentwickelt und verbessert. 8 Benachrichtigungsdienst Der Moderator und die Teilnehmer werden per mit den entsprechenden Codes zur virtuellen Konferenz eingeladen. Eine Verwechslung der Berechtigungen ist ausgeschlossen. 9 Conference Control Panel Mittels Conference Control Panel steuert der Moderator die Konferenz. Das Steuerungs-Tool ist über das Konferenzportal zu erreichen. Gesichert ist der Zugang über das Login (Benutzername und Passwort) in den Web-Account sowie die verschlüsselte Datenübertragung via SSL.

6 Webkonferenz 6 Per Webkonferenz ist es möglich, dass mehrere Personen unabhängig von Ort und Zeit über das Internet gemeinsam und in Echtzeit zusammenarbeiten. 10 WebMeeting WebMeetings sind die perfekte Lösung, um mittels Desktop-Sharing interaktiv über das Internet Daten auszutauschen, diese gemeinsam einzusehen und zu bearbeiten. Eine ist hier inklusive. Das Login mit Benutzernamen und Zugangs-Code gewährleistet, dass nur berechtigte Personen an dem virtuellen Meeting teilnehmen. Der Datenverkehr erfolgt ausschließlich über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung. 11 WebMeeting Basic Das WebMeeting Basic bietet die gleichen Funktionen und Sicherheitsvorkehrungen wie das WebMeeting, jedoch ohne. 12 WebPräsentation Die WebPräsentation ist eine weitere webbasierte Konferenzlösung. Sie ist ideal zum Vorführen und gemeinsamen Betrachten von Präsentationen. Die parallele bietet zusätzlich die Möglichkeit, die Inhalte gemeinsam zu besprechen. Geschützt werden die Daten durch das sichere Login über das.

7 Weitere Sicherheitsmaßnahmen 7 Nachstehende Maßnahmen garantieren noch mehr Sicherheit bei den virtuellen Konferenzlösungen. 13 Physikalische Sicherung Einbruchssichere Räume, strenge Zugangskontrollen sowie die Unterbringung sämtlicher Hardware ausschließlich in Gebäuden der Telekom sind nur einige der effektiven Sicherheitsmaßnahmen. Sie verhindern den Zugriff von unberechtigten Dritten auf die Systeme. 14 Conferencing Personal Alle Mitarbeiter werden mit Bedacht ausgewählt und jährlich im Umgang mit sensiblen Daten geschult. Die Aufgaben des Callcenters und des technischen Betriebs der Anlagen werden unter keinen Umständen von Fremdfirmen übernommen. Somit ist der Missbrauch von Daten und Informationen ausgeschlossen. Zusätzlich befasst sich für den Bereich Telefon- und Webkonferenzen der Datenschutzbeauftragte Joachim Scholz mit der Einhaltung der Vorschriften. Die Kontakdaten: Joachim Scholz Telekom Deutschland GmbH Zentrum Mehrwertdienste Referent Technisches Operating Danziger Platz 12, Frankfurt am Main Tel.: Fax: Lieferantenbeziehungen Zwischen der Telekom und ihren Lieferanten bestehen besonders vertrauliche Geschäftsbeziehungen sowie zusätzlich Nondisclosure-Agreements (Vertraulichkeitserklärungen). Lediglich ausdrücklich berechtigten Personen ist der Zugriff auf das System und die Einsicht in kundenbezogene Daten möglich. 16 Resümee Alle von der Telekom angebotenen Konferenzlösungen basieren auf modernster Technik mit höchsten Sicherheitsstandards. Auf diese Weise können Daten schnell und unabhängig von Ort und Zeit präsentiert, bearbeitet und besprochen werden, und zwar geschützt vor Zugriffen unberechtigter Personen.

8 Telekom Deutschland GmbH Landgrabenweg Bonn

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