Digitale Dokumenten- und Archivlösungen. Archivierung für Outlook/Exchange. [accantum] Archivierung für Microsoft Outlook / Exchange

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1 Outlook / Exchange [accantum] Archivierung für Microsoft Outlook / Exchange Gesetzeskonforme Archivierung für Unternehmen. Mit dem [accantum] Server können Unternehmen Ihre s gesetzeskonform archivieren, Kosten für teure Server-/Storage Systeme reduzieren und die Sicherheit und Wirtschaftlichkeit Ihrer IT erhöhen. REV_ _Exchange_V6_FWI

2 Kommunikationsmittel No.1 Die stellt für die meisten Unternehmen nicht nur das wichtigste Kommunikationsmedium, sondern auch eine der wertvollsten Informationsressourcen dar. Per übertragene Informationen verbleiben meist im Postfach des Absenders oder Empfängers. Auf diese Weise entstehen über die Jahre umfangreiche Inseln. Das [accantum] Archiv stellt dieses Wissen zur effizienten Nutzung zentral und sicher zur Verfügung. Funktionsweise der Archivierung Ein Archiv ist ein spezielles Speichersystem, das für die effiziente und sichere Verwaltung großer, zugleich wachsender Datenvolumen konzipiert wurde. Mit Hilfe eines Archivs kann ein Unternehmen alle s so sichern, dass diese weder gelöscht noch manipuliert werden können. [accantum] Archivierung Mit dem [accantum] Archivserver können Organisationen und Unternehmen rechtliche, technische und wirtschaftlichen Vorteile der Archivierung einfach und sicher für sich nutzen. [accantum] legt hierzu alle s in einem zentralen Archiv ab und stellt die Verfügbarkeit Ihrer E- Mails über Jahre, unabhängig von Ihrem System sicher. Anwender können weiterhin über Microsoft Outlook, oder per Webbrowser auf ihre s zugreifen. Vorteile eines Archivs Kosten für teuren Storage und dessen Backup werden durch die Auslagerung der s in ein Archiv dauerhaft reduziert. Die Wiederherstellung von E -Mails kann durch Endanwender selbst erfolgen und belastet nicht länger die IT Abteilung. Die Komplexität von Backup- und Wiederherstellungsprozessen für den -Server wird deutlich reduziert. Die durch Archivierung eingesparten IT-Kosten rechnen sich oft schon nach kurzer Zeit. Schnelle komfortable Suche Der [accantum] Mail Server ermöglicht die Suche aus Outlook, dabei kann gleichzeitig der Exchange Store und das Archiv durchsucht werden. Die Suche mittels Browser ermöglicht die einfache Suche ohne das ein -Client zur Verfügung stehen muss. Anwender können beim Zugriff auf das Archiv eine leistungsfähige Volltextsuche, auch für Dateianhänge verwenden. s können per Klick wiederhergestellt und zum weiterbearbeiten geöffnet werden. Schutz vor Datenverlusten s können verloren oder von Anwendern absichtlich oder unabsichtlich gelöscht werden. Mit Hilfe vom [accantum] Archivserver können solche Risiken vollständig ausgeschlossen werden. Investitionsschutz Die [accantum] Archivierung ist ein Baustein der gesamten [accantum] DMS/Archiv Produktpalette. Es kann jederzeit von der reinen Archivierung auf das komplette Dokumenten Management erweitert werden. So stehen Ihnen in einem System sämtliche Dokumente und umfassende Funktionalitäten zur Dokumentenerkennung, weiterverarbeitung und archivierung zur Verfügung. Reduzierung der IT-Kosten Überlastete Server, zunehmender Storageverbrauch für die Vorhaltung der s sowie aufwendige Backup- und Wiederherstellung belasten die IT und deren Budgets. Der [accantum] Mail Server reduziert diese Kosten sowie die Risiken welche durch Datenverluste entstehen können.

3 Outlook Archivierung Aus Outlook heraus können beliebig viele s in [accantum] archiviert werden. Die Übernahme kompletter Mail-Ordner samt deren Struktur ist möglich. Archivierung der gesamten Postfachstruktur und aller Unterordner. Markierung beliebiger s, rechte Maustaste -> Archivieren. Vielfältige Einstellungen ermöglichen die individuelle Archivierung von s und deren Ablagestruktur. Mit dem Stubben von s können Speicherressourcen effizienter genutzt werden. Suche / Zugriff auf archivierte s / Dokuemnte aus Outlook Mit der Outlook Integration können Sie direkt aus Outlook archivierte s und Dokuemnte suchen

4 Automatische regelbasierte Archivierung [accantum] bietet ein Regelwerk für die zu archivierenden s. In Anbetracht der Masse der täglichen s sollte das Regelwerk einfach gehalten werden. Die s werden gemäß dem Regelwerk sofort bei Ein- und Ausgang archiviert, so wird möglichen Manipulationen vorgebaut, da Mitarbeiter die digitale Post vor der Archivierung weder verändern noch löschen können. Sollte es bei der Archivierung zu Störungen kommen, kann sich der Connector aktiv per beim Administrator melden. Backup/Restore von Servern vereinfachen Durch die Reduzierung der Datenlast auf dem Server kann dieser wesentlich einfacher gesichert und im Schadensfall schneller wiederhergestellt werden. Zudem bleiben s bei einem Ausfall des Servers weiterhin über das Archiv zugreifbar. Internet Empfang und Versand von s Prüfung ob archiviert werden soll server Outlook User [accantum] Archiv Server

5 Verteilte s zusammenführen [accantum] Archiv Server unterstützt die Archivierung verteilter Exchange Server. [accantum] ermöglicht das die s im Unternehmen zentral gesichert und durchsucht werden. Hinweis: Zur automatischen Weiterverarbeitung z.b. in einem ERP-System, kann das optionale Produkt [accantum] Document Manager erforderlich werden. server 1 s Archiv 1 Archivierung s [accantum] Archiv Server Archiv 2 server 2 Archiv 3 Reduzierung des Speicherbedarfs Der [accantum] Server kann große Mailvolumen sicher und effizient verwalten. Durch die Sicherung über Single-Instance-Technologie reduziert sich der Speicherbedarf. Entlastung der Server s können nach der Archivierung regelbasiert aus den Postfächern des Servers gelöscht werden. Auf diese Weise wird die Last auf dem Server niedriger gehalten. One-Click Restore für alle Anwender Anwender können s mit nur einem Mausklick aus dem Archiv heraus wiederherstellen. Das aufwendige Wiederherstellen von Sicherungen entfällt.

6 Erfüllung gesetzlicher Anforderungen Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen zwingen Unternehmen, s über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. In Deutschland müssen s 6 bzw. 10 Jahre lang aufbewahrt werden, dies ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Deutschland Deutsches Umsatzsteuergesetz sowie Vorschriften des Handels- und Steuerrechts ( und 257 HGB sowie AO) IDW Prüfungsstandard IDW PS 880 sowie "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)" "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" Österreich Österreichisches Umsatzsteuergesetz sowie handels- und steuerrechtliche Vorschriften ( 189, UGB, 131, 132 BAO) Schweiz Vorschriften zur Buchführung, Aufbewahrung und Edition des schweizerischen Obligationenrechts (OR) Revisionshandbuch der Schweiz Verordnung über die schweizerische Mehrwertsteuer (MWSTV) und die Wegleitung für Mehrwertsteuerpflichtige Rechtlicher Hinweis: Die in diesem Dokument enthaltenen Information dient dem Überblick und stellt keine Rechtsberatung dar. Wenden Sie sich bei Bedarf an einen Fachanwalt. Eine Gewähr und Haftung für die Richtigkeit der Angaben wird nicht übernommen.

7 Datenschutz Durch die Umsetzung einer Compliance-Strategie, mit deren Hilfe die gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von s umgesetzt werden sollen, kann ein Unternehmen unter gewissen Umständen in Konflikt mit anderen rechtlichen Vorschriften geraten. Automatische regelbasierte Archivierung Die Menge der täglich empfangenen und versendeten s macht eine Kategorisierung in archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige s in der Praxis schwierig, eine regelbasierte Archivierung ist hierbei hilfreich. Um die Vollständigkeit der Archivierung zu gewährleisten und möglichen Manipulationen vorzubeugen werden häufig alle s sofort bei Ein- und Ausgang archiviert. Diese Vorgehensweise kann jedoch in Konflikt mit den Datenschutzrichtlinien stehen. Ist den Arbeitnehmern beispielsweise die private - Nutzung gestattet, unterliegt der Arbeitgeber als Telekommunikationsanbieter dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikationsgesetz (TKG). Untersagung privater Nutzung Zur Lösung dieses Problems kann die private -Nutzung untersagt oder die ausschließliche Nutzung externer -Dienste vorgeschrieben werden. Um juristisch auf der sicheren Seite zu sein, muss dies schriftlich fixiert und kontrolliert / durchgesetzt werden. Betriebsvereinbarung Die private Nutzung des geschäftlichen -Accounts und -Archivierung kann ggf. mittels einer Betriebsvereinbarung durch den Betriebsrat der der Archivierung explizit zustimmt geregelt werden. Datenschutz Selbst wenn die private Nutzung der geschäftlichen -Accounts explizit untersagt ist, existieren darüber hinaus noch gewisse Unsicherheiten. Denn dienstliche s könnten durchaus datenschutzrechtlich relevante, personenbezogene Inhalte haben. Aufgrund der zahlreichen Gesetze und Vorschriften besteht nicht nur ein Interesse, sondern geradezu die Pflicht zur Archivierung. Allerdings muss der Arbeitgeber unbedingt seiner Informationspflicht über die E- Mail-Archivierung gemäß 4 III BDSG nachkommen und alle Mitarbeiter vor der Einführung einer solchen Lösung informieren. Rechtlicher Hinweis: Die in diesem Dokument enthaltenen Information dient dem Überblick und stellt keine Rechtsberatung dar. Wenden Sie sich bei Bedarf an einen Fachanwalt. Eine Gewähr und Haftung für die Richtigkeit der Angaben wird nicht übernommen.

8 Compliance Features: [accantum] Server ermöglicht die 100% vollständige Archivierung aller s Archivierte s stimmen mit dem Original überein und werden vor nachträglichen Manipulationen zuverlässig geschützt Festlegung von Aufbewahrungsfristen ist möglich Protokollierung von Ereignissen über die integrierte Historien Funktion Spezieller Zugriff durch Prüfer möglich Systemvoraussetzungen: Microsoft Outlook 2007/2010/2013 Microsoft Exchange 2007/2010/2013 [accantum] V5.x Accantum GmbH Schönfeldstrasse Rosenheim Deutschland Kontaktinformationen: T +49 (8031) F +49 (8031) E I REV_ _Exchange_V6_FWI

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