FedEx Ship Manager Software

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1 FedEx Ship Manager Software Installations- und Benutzerhandbuch Für Windows 2000 und höhere Versionen (ausgenommen Windows Me)

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3 Hinweise FedEx Ship Manager Softwaresowie alle Handbücher und die dazugehörige Dokumentation sind vertrauliches Eigentum der Federal Express Corporation. Ohne Zustimmung der Federal Express Corporation darf kein Teil der Software, der Handbücher oder der Dokumentation vervielfältigt, verändert, übertragen oder an Dritte weitergegeben werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise dies geschieht. Alle Rechte vorbehalten. Diese Informationen und ihre Verwendung unterliegen der FSM Software- Lizenzvereinbarung, die Sie zum Erwerb von FedEx Ship Manager Software angenommen haben. Copyright Die folgenden Marken und Dienstleistungsmarken sind Eigentum der Federal Express Corporation und in den USA und/oder anderen Ländern eingetragen: FedEx, International Priority und International Priority Freight. Microsoft ist eine Marke der Microsoft Corporation. Alle anderen Marken und Markennamen sind Eigentum der jeweiligen Rechtsinhaber. Hinweise 3

4 4 Hinweise

5 INHALTSVERZEICHNIS Einführung Einführung in die FedEx Ship Manager Software Zu diesem Handbuch Typographische Konventionen Erforderliche Kenntnisse Anforderungen Systemanforderungen Hardwareanforderungen Softwareanforderungen Kommunikationsanforderungen Installation Überblick Software installieren Anmerkungen zur Installation FedEx Ship Manager Software installieren So starten Sie die Installation: So setzen Sie die Installation fort: So beenden Sie die Installation: Software einrichten Setup-Vorgang starten Kommunikationseinstellungen So geben Sie die Kommunikationseinstellungen für eine LAN-Verbindung ein: So geben Sie Kommunikationseinstellungen für eine DFÜ-Verbindung ein: So geben Sie Kommunikationseinstellungen ein, wenn Sie nicht über eine DFÜ-Verbindung verfügen:20 IIhre Einstellungen eingeben So geben Sie Installations-, Identifikations- und Druckereinstellungen ein So laden Sie Tracking-, Service- und Routingdetails: So aktualisieren Sie Tracking-, Service- und Routingdetails: FedEx Ship Manager Software starten Konfiguration Überblick Systemparameter Systemparameter einstellen So rufen Sie den Bildschirm Systemparameter auf: Versandparameter Abholungsparameter Etikettenparameter Tracking-Parameter Einstellungen Einstellungskategorien Einstellungsebenen Einstellungen festlegen Inhaltsverzeichnis 5

6 So legen Sie die Abholungseinstellungen fest: So legen Sie die Versandeinstellungen fest: So legen Sie die Tracking-Einstellungen fest: So legen Sie die ShipAlert-Einstellungen fest: Versand Überblick Sendungen eingeben Allgemeine Informationen eingeben Absenderinfo Empfängerinformationen Datum, Service und Verpackung Pakete und Gewicht Werte, Referenzen und Vermerke Sendungsinhalt Bezahlung Abschluss Spezialtarife auswählen ShipAlert-Details eingeben Handelsrechnungen erstellen Versanddokumente ausdrucken Allgemeines Dokumenttypen Luftfrachtbrief Handelsrechnung Visa-Manifest-Report Zusätzliche Versanddokumente Sendungen auszeichnen So zeichnen Sie eine Sendung aus: Sendungsverwaltung und -kontrolle Auf in Bearbeitung befindliche Sendungen zugreifen Funktion Aktive Sendungen verwenden Sendungen in das FedEx-System übertragen Abholung Überblick Informationen zu Abholungen Versandabholungen eintragen So tragen Sie eine Abholung ein: Abholungsübersicht Abholungseinstellungen festlegen Sendungs-Historie und Tracking Überblick Informationen zum Tracking Auf die Tracking-Übersicht zugreifen Tracking-Übersicht verwenden So wählen Sie Sendungen aus, die in die Übersicht aufgenommen werden sollen: So verwenden Sie Tracking-Details: Tracking anhand von Nummern Inhaltsverzeichnis

7 So verfolgen Sie Sendungen anhand der Tracking-Nummern: So importieren Sie Tracking-Nummern aus einer Textdatei: So verfolgen Sie Sendungen anhand der Referenznummern: Tracking-Einstellungen festlegen Exportdokumente Informationen zu Exportdokumenten Exportdokumente Datenbanken Informationen zu Datenbanken Auf Adressbuch-Datenbanken zugreifen Mit Adressbuch-Datenbanken arbeiten Absender verwalten So fügen Sie einen Absender hinzu: So legen Sie die Standardeinstellungen für Sendungen eines Absenders fest: Versand So legen Sie die Standardeinstellungen für Sendungen eines Absenders fest: ShipAlert So ändern Sie die Absenderangaben: So kopieren Sie die Absenderangaben: So löschen Sie Absender: Empfänger verwalten So fügen Sie Empfänger hinzu: So legen Sie die Standardeinstellungen für Sendungen an einen Empfänger fest: Versand So legen Sie die Standardeinstellungen für Sendungen an einen Empfänger fest: ShipAlert So ändern Sie die Empfängerdetails: So kopieren Sie die Empfängerdetails: So löschen Sie Empfänger: Empfängergruppen verwalten So fügen Sie Empfängergruppen hinzu: So ändern Sie die Angaben einer Empfängergruppe: So kopieren Sie die Details einer Empfängergruppe: So löschen Sie Empfängergruppen: Importeure und Zollagenten verwalten So fügen Sie Importeure hinzu: So bearbeiten, kopieren oder löschen Sie Importeure: So fügen Sie Zollagenten hinzu: So bearbeiten, kopieren und löschen Sie Zollagenten: Warendatenbank Informationen zu Waren Waren verwalten So fügen Sie Waren hinzu: So bearbeiten, kopieren und löschen Sie Waren: Berichte Informationen zur Berichtserstellung Berichte Der Bildschirm Berichtsauswahl So erstellen Sie Berichte anhand einer Vorlage: So erstellen Sie neue Berichte anhand eines vordefinierten Layouts: So erstellen Sie neue Berichte anhand von benutzerdefinierten Layouts: So bearbeiten Sie eine bereits vorhandene Berichtsart: So löschen Sie Berichte oder Berichtsarten: Inhaltsverzeichnis 7

8 Weitere Informationen Allgemeines Glossar Links Info Services und Verpackungen von FedEx Services FedEx International Priority FedEx International First FedEx Europe First FedEx International Priority Freight FedEx 10 kg Box FedEx 25 kg Box Verpackung FedEx Envelope FedEx Pak FedEx Box FedEx Box Small FedEx Box Medium FedEx Box Large FedEx Tube Eigene Verpackungen Glossar Inhaltsverzeichnis

9 1 Einführung 1.1 Einführung in die FedEx Ship Manager Software FedEx liefert Ihnen die FedEx Ship Manager Software, eine einzigartige innovative Lösung im Versandwesen für den schnellen, effizienten und kostengünstigen Versand. FedEx Ship Manager Softwareist ein selbstständiges, unabhängiges und auf Windows basierendes Software-Paket, das vom Benutzer installiert werden kann. Sie können damit Ihre täglichen Versandaktivitäten schnell ausführen und verfolgen sowie entsprechende Berichte anfertigen. Es hat eine Vielzahl an Funktionen, eine benutzerfreundliche Oberfläche und liefert Ihnen eine vollständige Versandlösung auf Ihren eigenen PC. FedEx Ship Manager Softwaredruckt die folgenden Versanddokumente auf Ihrem eigenen Drucker aus, so dass Ihr Büro durch weniger Schreibarbeit besser organisiert ist. Zu den Ihnen zur Verfügung stehenden Dokumenten gehören: Internationale Luftfrachtbriefe (Air Waybills = AWB) Handelsrechnungen Andere gängige Zolldokumente Darüber hinaus organisiert und verwaltet die Anwendung Ihre Sendungen standardmäßig bis zu 32 Tage lang. Von diesem Speicherort aus können Sie: Sendungen kopieren und wiederholen Sendungen bearbeiten und löschen Pakete bis zu 32 Tage lang verfolgen Zusätzlich zu den Sendungsinformationen verwalten Sie mit der FedEx Ship Manager Software sowohl Informationen über Absender und Empfänger als auch Dokumenten- und Warendetails, so dass Sie die für Ihre Sendungen notwendigen Informationen schnell abrufen können. Die vierte bedeutende Funktion der FedEx Ship Manager Software ist die Sendungsvoranmeldung (ShipAlert), durch die sowohl der Empfänger als auch Sie als Absender benachrichtigt werden können, wenn eine Sendung abgeschickt wurde. Hinweis Da die FedEx Ship Manager Software vollständig an die Kundenbedürfnisse angepasst werden kann, stimmen die in diesem Handbuch beschriebenen Softwareoptionen möglicherweise nicht mit den auf Ihrem Bildschirm verfügbaren Optionen überein. Wenn Sie Fragen dazu haben, wie Sie auf diese Optionen Zugriff bekommen können, wenden Sie sich an den zuständigen FedEx-Kundendienstmitarbeiter. Einführung 9

10 1.2 Zu diesem Handbuch Dieses Handbuch ist ausdrücklich für Endbenutzer der FedEx Ship Manager Software ausgelegt und nicht für Spezialisten oder Benutzer mit Großkunden, denen erweiterte Verwaltungsfunktionen zur Verfügung stehen. Die Auslegung dieses Handbuchs für Endbenutzer wird durch ein umfangreich beschriebenes Installationsverfahren im nächsten Kapitel hervorgehoben. Im Allgemeinen beinhaltet dieses Handbuch Informationen zur Installation der Software, Anweisungen zur Anwendung der Software für bestimmte Sendungsaufgaben und einen Überblick über die Menüs und Optionen der Software. Im Speziellen beinhaltet dieses Handbuch folgende Themen: FedEx Ship Manager Software installieren Standardwerte für Versand-, Tracking- und Abholungsfunktionen festlegen Sendungen vorbereiten Abholungen eintragen Sendungs-Tracking Versand- und Exportdokumente erstellen Einträge in den Datenbanken Adresse und Waren bearbeiten (mit weiterer Datenbank- Verwaltung) Berichte erstellen und bearbeiten Typographische Konventionen Zum besseren Verständnis dieses Handbuchs sollten Sie sich mit den folgenden typographischen Konventionen vertraut machen: Fenster- und Menüelemente sowie die Namen der Registerkarten in der Anwendung werden serifenfrei fett dargestellt. Schaltflächen, Optionen und Symbole werden durch KAPITÄLCHEN dargestellt. Feldnamen werden regulär serifenfrei angegeben. Spezielle Begriffe sind regulär kursiv geschrieben. Dazu gehören Begriffe, die im Glossar auf Seite 97 enthalten sind. Routing-/Kommunikationsparameter schließlich werden in Maschinenschrift dargestellt Erforderliche Kenntnisse Es wird davon ausgegangen, dass Sie mit einer graphischen Benutzeroberfläche vertraut sind. Das bedeutet, dass Sie von einer Anwendung zur nächsten gehen können und innerhalb einer Anwendung auf die verschiedenen Anwendungskomponenten zugreifen oder sich zwischen ihnen bewegen können. Darüber hinaus wissen Sie, was auswählen (z. B. eine Option wählen), klicken und doppelklicken bedeutet. 10 Zu diesem Handbuch

11 1.3 Anforderungen Systemanforderungen Vor der Installation von FedEx Ship Manager Software auf Ihrem PC vergewissern Sie sich (oder lassen Sie von Ihrem System- oder Netzwerk-Administrator überprüfen), dass Ihr PC den folgenden Hardware- und Softwareanforderungen entspricht Hardwareanforderungen IBM-kompatibler PC mit Pentium III oder Celeron Prozessor (oder schneller) Mindestens 256 MB RAM Mindestens 250 MB verfügbarer Speicherplatz auf der Festplatte Ein Internet-Anschluss (bevorzugt) oder eine ordnungsgemäß konfigurierte Anlage für eine DFÜ-Verbindung (Modem oder ISDN) Laserdrucker Hinweis Der erforderliche Speicherplatz auf der Festplatte wird nur für die Installation benötigt. Im Lauf der Zeit wird die Datenbank der Anwendung größer. Deshalb ist es ratsam, zusätzlich MB Festplattenspeicherplatz einzukalkulieren Softwareanforderungen Microsoft Windows 2000 oder eine höhere Version dieses Betriebssystems Wichtig Microsoft Windows Me wird nicht unterstützt Kommunikationsanforderungen Damit die FedEx Ship Manager Software ordnungsgemäß funktioniert, muss sie mit den Back-End-Servern von FedEx kommunizieren können. Diese Art der Kommunikation erfordert eine sichere TCP/IP-Verbindung zum FedEx Tunnel Gateway Server. Diese Verbindung muss wie folgt eingerichtet werden: Adresse: https://wpro.ts.dmz.fedex.com Port: Port 443 Falls Verbindungsprobleme auftreten, gehen Sie wie folgt vor: Zum Einrichten dieser Verbindung wenden Sie sich an Ihren System- oder Netzwerk- Administrator. Darüber hinaus sollte Ihr Administrator überprüfen, dass Sie über die notwendigen Privilegien zum Aktivieren und Verwenden dieser Verbindung verfügen, sobald Sie sich an Ihrem Computer angemeldet haben. Wenden Sie sich an den für Sie zuständigen Help-Desk. Anforderungen 11

12 Hinweis Es ist wichtig, dass sowohl die Kommunikationsverbindung als auch Ihre Privilegien ordnungsgemäß eingerichtet sind, bevor Sie die FedEx Ship Manager Software installieren. 12 Kommunikationsanforderungen

13 2 Installation 2.1 Überblick Dieses Kapitel beinhaltet alle Aspekte zur Installation der FedEx Ship Manager Software. Dies sind: Eine Erinnerung an die vor dem Beginn der Installation zu erfüllenden Anforderungen Der eigentliche Installationsvorgang, der Folgendes beinhaltet: Einige Aspekte, die vor der Installation zu beachten sind Starten, Fortsetzen und Abschließen des Installationsvorgangs Das Einrichten der Software, das Folgendes beinhaltet: Den Setup-Vorgang starten Ihre Einstellungen eingeben 2.2 Software installieren Hinweis Bevor Sie die Installation der FedEx Ship Manager Software starten, vergewissern Sie sich, dass die in Anforderungen auf Seite 11 beschriebenen Anforderungen zur Installation erfüllt sind. Dieser Abschnitt führt Sie durch die Installation der FedEx Ship Manager Software, beinhaltet Anmerkungen zur Installation und beschreibt den eigentlichen Installationsvorgang der Software Anmerkungen zur Installation Diese Installation ist für Endbenutzer der FedEx Ship Manager Software ausgelegt. Dies bedeutet, dass Sie bei der Frage nach der Installationsart die Option STANDARDINSTALLATION wählen müssen. Darüber hinaus wird durch die Wahl der Option STANDARDINSTALLATION sichergestellt, dass die Software ordnungsgemäß als selbstständige und unabhängige Anwendung und nicht als Netzwerkanwendung ausgeführt wird FedEx Ship Manager Software installieren So starten Sie die Installation: Legen Sie die Installations-CD der FedEx Ship Manager Software in das CD-ROM- Laufwerk ein. Da die CD-ROM über eine Autorun-Funktion verfügt, müsste die Installation automatisch gestartet werden. Warten Sie, bis der Bildschirm Select Language angezeigt wird. Installation 13

14 Hinweis Falls Sie aus Sicherheits- oder anderen Gründen die Autorun-Funktion von Windows deaktiviert haben, starten Sie die Installation, indem Sie START AUSFÜHREN... auswählen und X:\setup.exe eingeben, wobei X den Buchstaben bezeichnet, der Ihrem CD-ROM-Laufwerk zugewiesen ist So setzen Sie die Installation fort: Wählen Sie im Bildschirm Select Language Ihre bevorzugte Sprache. Hinweis Die hier beschriebene Installation verwendet Deutsch als Installationssprache. Deshalb stimmen die Illustrationen in diesem Handbuch und die Anzeige auf Ihrem Bildschirm u. U. nicht überein. Klicken Sie auf OK. Der Begrüßungsbildschirm wird angezeigt. Klicken Sie auf WEITER. 14 So setzen Sie die Installation fort:

15 Der Bildschirm Wählen Sie Standard-/Benutzerdefinierte Installation wird angezeigt. Falls die Option noch nicht ausgewählt ist, klicken Sie auf STANDARDINSTALLATION. Klicken Sie auf WEITER. Der Bildschirm ReadMe-Datei mit der Lizenzvereinbarung wird angezeigt. Lesen Sie die Software-Lizenzvereinbarung. Klicken Sie auf WEITER. So setzen Sie die Installation fort: 15

16 Der Bildschirm Speicherort auswählen wird angezeigt. Hinweis Um einen anderen Speicherort einzugeben, klicken Sie auf DURCHSUCHEN und gehen Sie zu dem bevorzugten Speicherort. Klicken Sie auf WEITER. Der Bildschirm Installation starten wird angezeigt. Klicken Sie auf WEITER. 16 So setzen Sie die Installation fort:

17 Der Bildschirm Installation wird angezeigt. Nach Abschluss der automatischen Installation wird der Bildschirm Installation abgeschlossen angezeigt. Klicken Sie auf FERTIG STELLEN So beenden Sie die Installation: Klicken Sie auf FERTIG STELLEN, um die Installation zu beenden, falls Sie dies nicht schon getan haben. Nach der Installation wird der Installationsbildschirm angezeigt. Klicken Sie auf OK, um die Installation fertig zu stellen, und starten Sie dann den Computer neu. So beenden Sie die Installation: 17

18 Wichtig Es ist wichtig, dass Sie hier auf OK klicken, um den Computer neu zu starten. Wenn Sie den Computer nicht neu starten, wird die FedEx Ship Manager Software nicht ordnungsgemäß installiert, was zu falschen Systemeinstellungen führen kann. 2.3 Software einrichten Setup-Vorgang starten Wenn Sie die Anwendung das erste Mal starten, wird der Setup-Vorgang gestartet. Bevor Sie die FedEx Ship Manager Software zur Verarbeitung Ihrer Sendungen verwenden können, müssen Sie zunächst diesen Setup-Vorgang abschließen. Die Schritte in den folgenden Abschnitten beschreiben, wie die FedEx Ship Manager Software gestartet und eingerichtet wird. Gehen Sie zum Starten des Setup-Vorgangs wie folgt vor: Klicken Sie auf STARTEN, und wählen Sie PROGRAMME FEDEX Ship Manager Software FSM SOFTWARE aus. Die FedEx Ship Manager Software wird gestartet, und der Bildschirm Setup wird angezeigt. Fahren Sie mit dem Setup-Vorgang fort, wie im folgenden Kapitel beschrieben ( Kommunikationseinstellungen ). Hinweis Sie können die FedEx Ship Manager Software auch starten, indem Sie auf das Symbol der FEDEX FSM SOFTWARE auf Ihrem Windows-Desktop doppelklicken. 18 Software einrichten

19 2.3.2 Kommunikationseinstellungen Dieser Abschnitt über Kommunikationseinstellungen behandelt: Kommunikationseinstellungen für eine Internetverbindung mit Hilfe eines Local Area Network (LAN). Kommunikationseinstellungen für eine DFÜ-Verbindung zum Internet (das heißt, Sie möchten Ihre eigene DFÜ-Verbindung verwenden). Kommunikationseinstellungen, wenn Sie nicht über eine DFÜ-Verbindung zum Internet verfügen und für sich eine Verbindung einrichten möchten, indem Sie Ihre Stadt und ein Modem auswählen So geben Sie die Kommunikationseinstellungen für eine LAN- Verbindung ein: Wählen Sie die Option "Ich habe eine LAN-Verbindung", wenn Sie über Ihr LAN auf das Internet zugreifen. Hinweis Wichtig Die Option BROWSER-EINSTELLUNGEN VERWENDEN wird nur angezeigt, wenn die FedEx Ship Manager Software Ihre Browser-Einstellungen abrufen konnte. Derzeit werden nur Netscape und Windows Internet Explorer unterstützt. Wählen Sie die Option BROWSER-EINSTELLUNGEN VERWENDEN, wenn Sie Ihre Browser- Einstellungen für eine Verbindung zum FedEx-System verwenden möchten. Wenn Ihr Browser einen Proxy-Server für die Internetverbindung verwendet, werden die Details des Proxy-Servers automatisch eingetragen (ausgenommen Benutzer-ID und Passwort). Wenn Sie nur Ihre Proxy-Server-Einstellungen festlegen möchten, fahren Sie unten mit Schritt 4 fort. Wenn Sie keine der beiden Optionen verwenden möchten, fahren Sie mit den Schritten in So laden Sie Tracking-, Service- und Routingdetails: auf Seite 22 fort. Kommunikationseinstellungen 19

20 Wenn Sie nur die Option PROXY-SERVER VERWENDEN auswählen, geben Sie im Feld Adresse die Adresse des Proxy-Servers ein und im Feld Port Ihre Porteinstellungen. Geben Sie im Feld Benutzer den Anwendernamen ein, mit dem Sie sich bei Ihrem Proxy- Server anmelden. Geben Sie im Feld Passwort das Passwort für Ihren Proxy-Server ein. Fahren Sie mit den in Druckereinstellungen auf Seite 22 beschriebenen Schritten fort So geben Sie Kommunikationseinstellungen für eine DFÜ- Verbindung ein: Wählen Sie "Ich habe eine DFÜ-Verbindung", wenn Sie über eine DFÜ-Verbindung zu Internet verfügen. Wählen Sie in der Dropdown-Liste DFÜ-Verbindung den Namen oder den Alias der zu verwendenden DFÜ-Verbindung. Fahren Sie mit den Schritten aus Ihre Einstellungen eingeben auf Seite 14 beschrieben fort So geben Sie Kommunikationseinstellungen ein, wenn Sie nicht über eine DFÜ-Verbindung verfügen: Schritte für die Eingabe der Kommunikationseinstellungen, wenn Sie nicht über eine DFÜ- Verbindung zum Internet verfügen und für sich eine Verbindung einrichten möchten, indem Sie Ihre Stadt und ein Modem auswählen. 20 So geben Sie Kommunikationseinstellungen für eine DFÜ-Verbindung ein:

21 Wählen Sie in der Dropdown-Liste Ort das FedEx-Büro in der Ihnen nächstgelegenen Stadt, mit dem Sie verbunden werden möchten. Wenn Sie ein FedEx-Büro ausgewählt haben, wird automatisch die Telefonnummer eingegeben. Hinweis Die Werte in dieser Dropdown-Liste richten sich nach der Wahl des Landes. Da Belgien ausgewählt wurde, werden in der Liste Verbindungsoptionen für Belgien angezeigt. Geben Sie bei Bedarf in das Feld Vorwahl die Amtsvorwahl ein (meist eine 0 oder eine 9). Wählen Sie in der Dropdown-Liste Modemtyp den Typ des Modems, das Sie verwenden möchten. Baudrate und Initialisierungsstring des Modems werden automatisch angezeigt IIhre Einstellungen eingeben In den folgenden Schritten wird beschrieben, wo welche Arten von Werten und Einstellungen eingegeben werden müssen. IIhre Einstellungen eingeben 21

22 So geben Sie Installations-, Identifikations- und Druckereinstellungen ein Wählen Sie im Abschnitt Drucker in der Dropdown-Liste Drucker den gewünschten Drucker aus. Wählen Sie im Abschnitt Installation in der Dropdown-Liste Installationsland Ihr Land Hinweis Wichtig In diesem Handbuch wird in allen Beispielen Belgien als Installationsland verwendet. Deshalb können sich die Illustrationen und Einstellungen von Ihren unterscheiden. Sofern es sich bei Ihrem Land nicht um Irland, die Vereinigten Arabischen Emirate, Kuwait oder Bahrain handelt, wird die "Standortkennung" automatisch eingefügt, wenn Sie die Schritte unter "Tracking-, Serviceund Routing-Details herunterladen" durchführen. Für Irland, die Vereinigten Arabischen Emirate, Kuwait und Bahreich müssen Sie Registrierungsschreiben oder - von FedEx mit den Angaben zur Einrichtung bereithalten Geben Sie im Feld Kundennummer Ihre kundenspezifische, neunstellige FedEx- Kundennummer ein. Die "FSM Software ID" wird automatisch eingefügt, wenn die Schritte unter "Herunterladen von Tracking-, Service- und Routingdetails" bei "Tracking, Service und Routingdetails" auf Seite 14 durchführen So laden Sie Tracking-, Service- und Routingdetails: Überprüfen Sie, dass alle Ihre Setup-Details richtig sind. 22 So geben Sie Installations-, Identifikations- und Druckereinstellungen ein

23 Klicken Sie auf "DOWNLOAD"; es erscheint der Bildschirm "Absendereingabe". Geben Sie Ihre Daten ein. Klicken Sie auf "WEITER", um das Laden wichtiger Versanddaten, wie z. B. Tracking- Nummern, Service-Informationen, Service-Tarife und Routing-Informationen, zu starten. Diese Daten sind für die Verwendung der FedEx Ship Manager Software erforderlich. Warten Sie, bis der Ladevorgang beendet ist. Nach dem Abschluss des Herunterladens werden Sie wieder zum Bildschirm Setup geführt, auf dem Sie nun links von den erfolgreich heruntergeladenen Daten eine rote Markierung sehen. Wenn Sie erneut ein Download durchführen wollen oder müssen So laden Sie Tracking-, Service- und Routingdetails: 23

24 (falls beispielsweise bestimmte Daten fehlen), können Sie doppelt auf die Prüfmarken links von den Daten klicken. Dadurch werden die betreffenden Daten erneut geladen. Klicken Sie im Bildschirm Setup auf OK, um den Setup-Vorgang fertig zu stellen. Sie haben die Installation und den Setup-Vorgang der FedEx Ship Manager Software erfolgreich abgeschlossen So aktualisieren Sie Tracking-, Service- und Routingdetails: Um die Tracking-, Service- und/oder Routingdetails zu aktualisieren (z. B., weil bestimmte Daten fehlen), doppelklicken Sie auf das entsprechende rote Häkchen links neben den geladenen Daten. Das rote Häkchen wird dann ausgeblendet. Um die betreffenden Daten dann erneut zu laden, klicken Sie auf LADEN. Wichtig Hinweis Um die Service-Tarife zu aktualisieren, müssen Sie die Service-Informationen erneut laden. Um wieder zum Bildschirm Setup zu gelangen, klicken Sie in der Dropdown-Liste Setup auf Setup. 2.4 FedEx Ship Manager Software starten FSM Software startet nach der Durchführung der oben beschriebenen 4 Schritte automatisch, oder Sie können die FedEx Ship Manager Software mit der Start-Schaltfläche 24 So aktualisieren Sie Tracking-, Service- und Routingdetails:

25 von Windows durch Anklicken von START und dann Auswahl PROGRAMS FEDEX Ship Manager Software FSM SOFTWARE starten:. Sie können auch auf das FEDEX FSM SOFTWARE-Logo auf Ihrem Desktop klicken: FedEx Ship Manager Software starten 25

26 26 FedEx Ship Manager Software starten

27 3 Konfiguration 3.1 Überblick In diesem Kapitel wird erläutert, welche Schritte ausgeführt bzw. welche Daten eingegeben werden müssen, bevor Sie mit der FedEx Ship Manager Software Sendungen verarbeiten können. Dies sind: Systemparameter einstellen Einstellungen festlegen 3.2 Systemparameter Nachdem Sie die Anwendung mit den spezifischen Details installiert haben, können Sie die Systemparameter einstellen. Diese sind erforderlich, damit die Sendungsdetails so problemlos wie möglich eingegeben und verarbeitet werden können und die Informationen für einen gewissen Mindestzeitraum gespeichert werden Systemparameter einstellen In diesem Abschnitt werden die Schritte zum Einstellen der Systemparameter erläutert So rufen Sie den Bildschirm Systemparameter auf: Starten Sie FedEx Ship Manager Software über die Windows-Schaltfläche START, indem Sie auf START klicken und PROGRAMME FEDEX Ship Manager Software FSM SOFTWARE auswählen. "Setup" aus Setup-Menü wählen. Es erscheint derselbe Setup-Bildschirm wie bei der Installation. Konfiguration 29

28 Wählen Sie aus dem Menü Setup die Option Systemparameter aus Versandparameter Klicken Sie im Bildschirm Systemparameter auf die Registerkarte Versand. Geben Sie im Feld Aufbewahrungsdauer für Sendungs-Historie die Anzahl der Tage ein, für die die Sendungs-Historieninformationen aufbewahrt werden solllen. Wichtig Die Standardanzahl ist 40. Dies ist die empfohlene Anzahl. Mit diesem Wert decken Sie mindestens einen Monat plus neun Tage ab, so dass Sie monatliche Berichte erstellen können. Geben Sie im Feld Exemplare Handelsrechnung die Anzahl der Exemplare an, die Sie von jeder Handelsrechnung drucken möchten. Aktivieren Sie die Option TARIFANGEBOT, wenn im Versandfenster ein Tarifangebot angezeigt werden soll und Sie zu Ihren Berichten Tarifinformationen erhalten möchten. Wählen Sie die Option BENUTZEN SIE DIE ETN-NUMMERN FÜR OFFENE SENDUNGEN, wenn Sie statt einer vorläufigen Sendungsnummer sofort eine echte Sendungsnummer verwenden möchten. Klicken Sie auf OK. 30 Versandparameter

29 Abholungsparameter Klicken Sie im Bildschirm Systemparameter auf die Registerkarte Abholung. Geben Sie im Feld Aufbewahrungsdauer für Abholungs-Historie die Anzahl der Tage ein, für die die Abholungs-Historieninformationen aufbewahrt werden solllen. Klicken Sie auf OK Etikettenparameter Klicken Sie im Bildschirm Systemparameter auf die Registerkarte Etiketten. Geben Sie im Feld Master-Etikettenexemplare für Dokumentsendungen die erforderliche Anzahl der zu erstellenden Exemplare der Master-Etiketten ein. Wichtig Wichtig Die Standardanzahl ist 3. Dies ist die Mindestanzahl. Geben Sie im Feld Master-Etikettenexemplare für Nicht-Dokumentsendungen die erforderliche Anzahl der zu erstellenden Exemplare der Master-Etiketten ein. Die Standardanzahl ist 4. Dies ist die Mindestanzahl. Geben Sie im Feld MPS/CRN-Etikettenexemplare die erforderliche Anzahl der zu erstellenden MPS/CRN-Etikettenexemplare ein. Abholungsparameter 31

30 Wichtig Die Standardanzahl ist 1. Dies ist die Mindestanzahl. Klicken Sie auf OK Tracking-Parameter Klicken Sie im Bildschirm Systemparameter auf die Registerkarte Tracking. Geben Sie im Feld Aufbewahrungsdauer für Pakete mit manuellem Tracking die erforderliche Anzahl von Tagen ein. Klicken Sie auf OK. 3.3 Einstellungen Wenn Sie eine große Menge an Sendungen mit ähnlichen Merkmalen verarbeiten, können Sie die standardmäßig für Ihre Sendungen verwendeten Werte so einstellen, dass Sie dieselben Informationen nicht jedesmal wieder neu eingeben müssen. 32 Tracking-Parameter

31 3.3.1 Einstellungskategorien Wenn Sie im Hauptbildschirm der FedEx Ship Manager Software die Registerkarte Einstellungen auswählen, können Sie auf die vier Registerkarten Einstellungen der unteren Ebene zugreifen: Abholung Einstellungen für zeitlich festgelegte Kurierabholungen für Ihre Sendungen. Versand Einstellungen für die Bearbeitung Ihrer Sendungen. Tracking Einstellungen für die Sendungs-Tracking-Funktion von FedEx Ship Manager Software. ShipAlert Einstellungen für die ShipAlert-Funktion von FedEx Ship Manager Software zur Benachrichtigung per . Einstellungskategorien 33

32 3.3.2 Einstellungsebenen FedEx Ship Manager Softwareermöglicht es Ihnen, Versand- und ShipAlert- Standardeinstellungen auf drei Ebenen vorzunehmen: Anwendungsweite Standardeinstellungen: Die Standardwerte, die für jede über Ihre Installation der FedEx Ship Manager Software versandte Sendung verwendet werden. Diese Standardeinstellungen werden in diesem Kapitel erläutert. Standardeinstellungen für Sendungen von einem bestimmten Absender: Weitere Informationen zu den Absenderstandardeinstellungen finden Sie in den Abschnitten So legen Sie die Standardeinstellungen für Sendungen eines Absenders fest: Versand auf Seite 67 und So legen Sie die Standardeinstellungen für Sendungen eines Absenders fest: ShipAlert auf Seite 69. Standardeinstellungen für Sendungen an einen bestimmten Empfänger: Weitere Informationen zu den Empfängerstandardeinstellungen finden Sie in den Abschnitten So legen Sie die Standardeinstellungen für Sendungen an einen Empfänger fest: Versand auf Seite 72 und So legen Sie die Standardeinstellungen für Sendungen an einen Empfänger fest: ShipAlert auf Seite 74. Hinweis Sowohl die Absender- als auch die Empfängerstandardeinstellungen haben Vorrang vor den anwendungsweiten Standardeinstellungen. Bei der Angabe der Absender- oder Empfängerstandardeinstellungen hat jeweils die zuletzt vorgenommene Einstellung Vorrang Einstellungen festlegen So legen Sie die Abholungseinstellungen fest: Klicken Sie auf die Registerkarte Abholung der unteren Ebene. 34 Einstellungsebenen

33 Geben Sie die Informationen zum Abholungsstandort ein, oder wählen Sie aus der Dropdown-Liste Absender-ID einen Absender aus. Hinweis Die Absender müssen zum Adressbuch hinzugefügt werden, bevor sie aus der Dropdown-Liste Absender-ID ausgewählt werden können. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Absendern zum Adressbuch finden Sie unter So fügen Sie einen Absender hinzu: auf Seite 66. Geben Sie im Feld Geschäftsschluss die Zeit ein, bis zu der die Sendung abgeholt werden kann. Geben Sie im Feld Kommentare gegebenenfalls spezielle Anweisungen für den FedEx Express-Kurier ein, der Ihre Sendungen abholt. Wählen Sie im Feld Abholungen werden angezeigt für eine der folgenden drei Optionen aus: ALLE BENUTZER, MEINE GRUPPE oder NUR ICH SELBST. Vordatierte Abholung: Sie können eine Abholung für den nächsten Werktag buchen.. So können Sie beispielsweise an einem Freitag eine Abholung für den kommenden Montag buchen. Zu diesem Zweck kann das Feld Reservierungsdatum im Bildschirm Abholung buchen bearbeitet werden. Wenn Sie das Reservierungsdatum ändern, zeigt die Versandliste nur die Sendungen mit dem eingegebenen Versanddatum. Klicken Sie auf SPEICHERN So legen Sie die Versandeinstellungen fest: Klicken Sie auf die Registerkarte Versand der unteren Ebene. Die Elemente in der Einstellungsliste entsprechen den Angaben in den Eingabefeldern, die Sie beim Eingeben einer Sendung ausfüllen müssen. Führen Sie einen Bildlauf zum Ende des Bildschirms Einstellungen - Versand durch, und wählen Sie die Standardwerte wie erforderlich aus bzw. geben Sie diese ein. So legen Sie die Versandeinstellungen fest: 35

34 Für die einzelnen Versandinformationen können Sie auch Folgendes auswählen: Überspr. Mit Überspr. versehene Felder werden beim Navigieren durch das Sendungs- Eintragsformular mithilfe der TABULATORTASTE übersprungen. Übertragen Wenn Sie das Sendungs-Eintragsformular zur Eingabe von Sendungsinformationen verwenden, werden die Werte, die Sie in mit Übertragen markierte Felder eingeben, auf die nächste Sendung übertragen. Nichts Werte, die Sie in Felder eingeben, die weder mit Überspr. noch mit Übertragen markiert sind, werden bei allen zukünftigen Sendungen angezeigt. Falls erforderlich, geben Sie die gewünschten Rechnungseinstellungen am unteren Rand des Bildschirms ein bzw. wählen Sie diese aus. Klicken Sie auf SPEICHERN, wenn Sie diesen Vorgang abgeschlossen haben. 36 So legen Sie die Versandeinstellungen fest:

35 So legen Sie die Tracking-Einstellungen fest: Klicken Sie auf die Registerkarte Tracking der unteren Ebene. Wenn Sie die Nummern von Sendungen mit mehreren Elementen verfolgen möchten, wählen Sie die Option MEHRERE PAKETSENDUNGSNUMMERN IN TRACKING-MASKE ANZEIGEN aus. Wenn Sie diese Option aktivieren, werden die MPS-Sendungsnummern in der Tracking- Übersicht angezeigt. Klicken Sie auf SPEICHERN. So legen Sie die Tracking-Einstellungen fest: 37

36 So legen Sie die ShipAlert-Einstellungen fest: Klicken Sie auf die Registerkarte ShipAlert der unteren Ebene. Der Bildschirm Einstellungen - ShipAlert wird angezeigt. Sie können ShipAlert-Zustellbenachrichtigungen per an bis zu sechs Empfänger senden: Absender, Empfänger, Verzollungsagenten und drei weitere Personen. Bei der Zustellung der Sendung erhalten diese Empfänger eine mit der Benachrichtigung über die Zustellung. Im Feld Eigene Meldung eingeben können Sie eine Nachricht hinzufügen, die an die Sendungsvoranmeldungs- angehängt wird. Wichtig Damit diese Option ordnungsgemäß funktioniert, muss die -Adresse des Absenders im Bildschirm Absenderinfo der Adressbuch-Datenbank korrekt eingetragen sein (siehe Absender verwalten auf Seite 66). In den Feldern Sonstiges 1 and Sonstiges 2 können Sie die -Adresse einer oder zwei weiterer Personen eingeben, an die Sendungsvoranmeldungen gesendet werden sollen. Klicken Sie auf SPEICHERN. 38 So legen Sie die ShipAlert-Einstellungen fest:

37 4 Versand 4.1 Überblick FedEx Ship Manager Softwareermöglicht es, den Versand zu automatisieren, zu vereinfachen und zu beschleunigen. Luftfrachtbriefe können auf Normalpapier ausgedruckt werden, und sich wiederholende Schlüsseldaten wie Adressen und Waren können in einer Datenbank gespeichert und bei Bedarf abgerufen werden. Hinweis Die Datenbankkomponenten werden in Datenbanken auf Seite 65 eingehend erläutert. In diesem Kapitel wird Folgendes beschrieben: Neue Sendungen erstellen Versanddokumente und andere Dokumente ausdrucken Sendungsverwaltung und -kontrolle Sendungsinformationen in das FedEx-Versandsystem übertragen 4.2 Sendungen eingeben Allgemeine Informationen eingeben Absenderinfo Klicken Sie im Hauptbildschirm FedEx Ship Manager Software auf die Registerkarte Versenden. Es wird Folgendes angezeigt: Versand 39

38 Wählen Sie einen Absender aus der Dropdown-Liste Absender-ID aus, und lassen Sie die Details automatisch von der Anwendung eintragen. Sie können jedoch auch auf die Schaltfläche BEARBEITEN klicken, um die Details zum Absender manuell im Bildschirm Absenderinfo einzugeben. Hinweis Die Absender müssen zum Adressbuch hinzugefügt werden, bevor sie aus der Dropdown-Liste Absender-ID ausgewählt werden können. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Absendern zum Adressbuch finden Sie unter So fügen Sie einen Absender hinzu: auf Seite Empfängerinformationen Wählen Sie für den Versand an einen Einzelempfänger EINZELEMPF. und für den Versand an eine Empfängergruppe GRUPPE aus. Wählen Sie einen Empfänger aus der Dropdown-Liste Empfänger-ID aus, und lassen Sie die Details automatisch durch die Anwendung eintragen. Sie können die Details zum Empfänger jedoch auch manuell im Bereich EMPFÄNGERINFORMATIONEN eingeben. Aktivieren Sie die Option SHIPALERT AN, wenn Sie den Empfänger über den Versand benachrichtigen möchten. Wenn Sie diese Option aktivieren, achten Sie darauf, dass im entsprechenden Textfeld die -Adresse des Empfängers angegeben wird. Wenn Sie die Details zum Empfänger manuell geändert haben, aktivieren Sie die Option IN ADRESSBUCH SPEICHERN/ADRESSBUCH AKTUALISIEREN, um die Details in der Empfängerdatenbank zu speichern. Wenn Sie Details zum Empfänger manuell neu eingegeben haben, wird die Option IN ADRESSBUCH SPEICHERN/ADRESSBUCH AKTUALISIEREN automatisch aktiviert, um die Details in der Empfängerdatenbank zu speichern Datum, Service und Verpackung Übernehmen Sie im Bereich SENDUNGSDETAILS das aktuelle Datum, das automatisch im Feld Versanddatum eingetragen wurde, oder geben Sie ein späteres Datum ein (Sie können bis zu zehn Tage im Voraus eingeben). Hinweis Bei dem Versanddatum handelt es sich um das Datum, an dem die Sendung an einen FedEx Express- Kurier übergeben oder an einem FedEx-Standort abgegeben wird. Wählen Sie den gewünschten Service aus der Dropdown-Liste Service aus. Weitere Informationen zu verfügbaren FedEx-Services finden Sie unter Services auf Seite 95. Klicken Sie auf SPEZIALTARIF, wenn Sie eine der verfügbaren Optionen zur Sonderbehandlung auswählen möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Spezialtarife auswählen auf Seite 44. Wählen Sie im Bildschirm Versenden die erforderliche Verpackung aus der Dropdown- Liste Verpackung aus. Weitere Informationen zu verfügbaren FedEx-Verpackungstypen erhalten Sie im Abschnitt Verpackung auf Seite 95. Klicken Sie auf SHIPALERT, wenn Sie die Details für die Sendungsvoranmeldung (ShipAlert) der Sendung überprüfen oder durch weitere Angaben ergänzen möchten. Weitere Informationen finden Sie unter ShipAlert-Details eingeben auf Seite Empfängerinformationen

39 Pakete und Gewicht Geben Sie im Bereich SENDUNGSDETAILS im Feld Pakete die Anzahl der in der Sendung enthaltenen Pakete ein. Hinweis Hinweis Bei zwei oder mehr Paketen werden den Paketabmessungen die jeweiligen Paketnummern vorangestellt. Dem ersten Paket wird stets die so genannte Master-Nummer zugewiesen. Dem zweiten Paket und allen folgenden Paketen wird eine abgeleitete Paketnummer zugewiesen. Wenn Sie keine FedEx-Verpackung verwenden, geben Sie die Abmessungen (Länge, Breite und Höhe) der einzelnen Pakete in die zugehörigen Felder L, B und H ein. Wenn die Sendung nur ein Paket enthält, geben Sie das Gewicht des Pakets im Feld Gesamtgewicht ein. Falls die Sendung zwei oder mehr Pakete enthält, geben Sie das Gewicht der einzelnen Pakete im zugehörigen Feld Gewicht ein. Wählen Sie im zweiten Feld für das Gesamtgewicht entweder kg als metrische Gewichtseinheit oder lbs als englische Gewichtseinheit aus. Sie können die gewünschte Gewichtseinheit in der Versandeinstellungsliste als Standard festlegen (siehe So legen Sie die Versandeinstellungen fest: auf Seite 35) Werte, Referenzen und Vermerke Geben Sie im Feld Versicher.Wert den für die Fracht deklarierten Wert des Pakets ein. Geben Sie im Feld Verzollungswert den für den Zoll deklarierten Wert des Pakets ein. Hinweis Der Versicherungswert darf den Verzollungswert nicht überschreiten. Wenn Sie eine Sendungsreferenz hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Dropdown-/ Eintragsliste Sendungsreferenz. Der Bildschirm Sendungsreferenz wird angezeigt. Hier können Sie eine Sendungsreferenz eingeben oder auswählen. Jede Sendungsreferenz, die Sie hier eingeben, wird auf dem Luftfrachtbrief und gegebenenfalls auf der Handelsrechnung aufgeführt. Sendungsreferenzen sind im Allgemeinen bei der Berichterstellung und beim Tracking sehr hilfreich. Pakete und Gewicht 41

40 Wenn Sie den Namen der Abteilung oder sonstige Informationen hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Dropdown-/Eintragsliste Abteilungsverm. Der Bildschirm Abteilungen wird angezeigt. Wählen Sie NEU, um eine neue Abteilung bzw. einen neuen Vermerk einzugeben, oder klicken Sie auf den Pfeil, um eine vorhandene Abteilung bzw. einen vorhandenen Vermerk auszuwählen. Klicken Sie auf OK, um die Details zur Abteilung einzugeben und zum Bildschirm Versenden zurückzukehren Sendungsinhalt FedEx Ship Manager Softwareermöglicht es Ihnen, Folgendes zu verarbeiten: Dokumentsendungen Warensendungen (auch als Nicht-Dokumentsendungen bezeichnet) Gehen Sie bei einer Sendung mit Dokumenten wie folgt vor: Stellen Sie sicher, dass die Option DOKUMENT aktiviert ist. Aktivieren Sie die Option DOKUMENT, wenn das Paket Briefe, Zertifikate oder Formulare enthält. Geben Sie im Bereich BESCHREIBUNG eine Beschreibung der zu versendenden Dokumente ein, oder klicken Sie auf den ABWÄRTSPFEIL, um eine Beschreibung aus dem Bildschirm Dokumenttyp auszuwählen. Wenn ein Hinweis angezeigt wird, dass die eingegebene Beschreibung nicht vollständig oder ungenau ist, können Sie auf BEARBEITEN klicken, um zum Versandfenster zurückzukehren und die Beschreibung zu vervollständigen. Wenn Sie die Versanddokumente ohne Änderungen ausdrucken möchten, klicken Sie auf VERSENDEN. Hinweis Die Beschreibungen der Sendungsinhalte stehen in den FedEx Ship Manager-Versanddokumenten, einschließlich der Handelsrechnung. Daher sollten sie so vollständig und detailliert wie möglich sein, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Bezeichnung jedes Artikels. 42 Sendungsinhalt

41 Wenn der Inhalt Ihres Pakets jedoch aus Waren besteht, gehen Sie wie folgt vor: Aktivieren Sie im Bildschirm Versenden im Bereich SENDUNGSINHALT die Option WARE. Im Bildschirm Versenden wird Folgendes im Bereich SENDUNGSINHALT angezeigt: Wählen Sie je nach Bestimmungsort des Pakets für HANDELSRECHNUNG DRUCKEN? die Antwort Ja oder Nein aus. Wenn Sie Ja auswählt haben, können Sie den Inhalt der Sendung im Bildschirm Sendungsinhalt-Details angeben. Weitere Informationen finden Sie unter Handelsrechnungen erstellen auf Seite 45. Wenn Sie Nein ausgewählt haben, fahren Sie mit dem folgenden Schritt fort. Geben Sie die Informationen über die zu versendenden Waren manuell ein, oder klicken Sie auf den ABWÄRTSPFEIL neben dem Feld Ware, um die Waren aus dem Bildschirm Warenübersicht auszuwählen Bezahlung Die letzten Details, die Sie im Bildschirm Versenden für eine neue Sendung eingeben müssen, sind die Angaben zur Bezahlung. Führen Sie die folgenden Schritte durch, um diese Informationen einzugeben. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Transportgebühren zahlt den Eintrag ABSENDER, EMPFÄNGER oder DRITTPARTEI aus. Geben Sie im Feld Kundennummer die FedEx-Kundennummer des Empfängers oder der Drittpartei ein. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Zölle und Steuern zahlt den Eintrag ABSENDER, EMPFÄNGER oder DRITTPARTEI aus. Geben Sie im Feld Kundennummer die FedEx-Kundennummer des Empfängers oder der Drittpartei ein. Hinweis Eine gültige FedEx-Kundennummer ist nur erforderlich, wenn dem Absender, dem Empfänger oder der Drittpartei die Zölle und Steuern in Rechnung gestellt werden Abschluss Aktivieren Sie die Option INFO AUF NÄCHSTE SENDUNG ÜBERTRAGEN?, wenn Sie die für diese Sendung eingegebenen Informationen als Grundlage für die nächste Sendung verwenden möchten. Klicken Sie am unteren Bildschirmrand auf VERSENDEN, um mit dem Versandvorgang fortzufahren und alle erforderlichen Versanddokumente auszudrucken. Bezahlung 43

42 SPEICHERN, um die Sendung zu speichern. Sie können die Sendung entweder als offene Sendung speichern (wenn Sie die Sendung zu einem späteren Zeitpunkt abschließen möchten) oder als Sendungsvorlage (wenn Sie diese Details für künftige ähnliche Sendungen erhalten möchten). Sowohl offene Sendungen als auch Sendungsvorlagen werden in den Übersichtsbildschirm Aktive Sendungen übertragen Spezialtarife auswählen Im Bildschirm Spezialtarif können Sie zusätzliche Angaben zu dem Service machen, den Sie beim Eingeben einer Sendung unter SENDUNGSDETAILS im Feld Service ausgewählt haben. Spezialtarife müssen in folgenden Fällen angegeben werden: Die Sendung enthält Gefahrengüter, Spirituosen, Trockeneis oder Schnittblumen. Hinweis Falls die Sendung Trockeneis enthält, geben Sie in das Beschreibungsfeld folgende Formel ein: DRY ICE,9,UN1845,ZxZZKG, wobei Z die Anzahl der Pakete angibt, die Trockeneis enthalten, und ZZ das Gewicht eines Pakets. Zum Beispiel: DRY ICE,9,UN1845,5x2KG,3x8KG. Es wird eine Buchungsnummer für den International Priority Freight Service benötigt. Sie möchten einen Zollagenten für die Beförderung der Sendung auswählen. Die Zustellung soll an einem am Samstag oder einem Sonntag oder die Abholung soll an einem Samstag erfolgen. Die FSM Software ermöglicht keine IPFS-Sendungen mit Gewichten oder Abmessungen unter den Höchstwerten für IP. Entweder Gewicht oder Abmessungen müssen über dem Höchstwert für IP liegen. Paletten oder Transportgestelle bilden bei IPFS- Sendungen eine Ausnahme. Diese Sendungen sind als IPFS-Sendungen zu behandeln, da die IP-Beförderung keine IP-Sendungen auf Paletten oder Transportgestellen zulässt. Im Bildschirm Spezialtarif sehen Sie die Option "Dieses Kästchen markieren, wenn es sich bei Ihrer Sendung um eine Palette oder ein Transportgestellt handelt. Beim Wählen dieser Option gelten die geforderten Mindestwerte für IPFS nicht für diese Sendung. Sie möchten die Pakete selbst an einem FedEx-Standort abgeben. Sie möchten die Sendung nicht an den Empfänger senden, sondern sie an einem FedEx- Standort zurückhalten lassen. 44 Spezialtarife auswählen

43 4.2.3 ShipAlert-Details eingeben Dies sind die Details für den ShipAlert (Sendungsvoranmeldung), die beim Erstellen einer neuen Sendung eingegeben werden müssen. Alle bereits bekannten Einstellungen oder Daten werden automatisch für die ShipAlert- Einstellungen übernommen. Im Beispiel oben wären dies die -Adressen der Kontaktpersonen beim Absender, Empfänger und Verzollungsagenten. Sie können drei weitere -Adressen sowie eine eigene Mitteilung hinzufügen, die dann an die ShipAlert- s angehängt wird. Hinweis Nachdem Sie auf die Option Tagesende geklickt haben, wird die ShipAlert- an alle angegebenen Empfänger gesendet Handelsrechnungen erstellen Handelsrechnungen sind Rechnungen, die ausgedruckt und zusammen mit den übrigen Versanddokumenten verschickt werden müssen. Eine Handelsrechnung wird für alle zollpflichtigen Sendungen benötigt, da sie für die Zollabfertigung der Sendungen herangezogen wird. Die Handelsrechnungen werden mit dem Bildschirm Sendungsinhalt- Details erstellt. ShipAlert-Details eingeben 45

44 Der Bildschirm Sendungsinhalt-Details enthält die folgenden Felder: Ware Geben Sie die Informationen über die zu versendenden Waren manuell ein, oder klicken Sie auf den ABWÄRTSPFEIL neben dem Feld Ware, um die Waren aus dem Bildschirm Warenübersicht auszuwählen. Hinweis Die Waren müssen zur Warendatenbank hinzugefügt werden, bevor sie aus dem Bildschirm Warenübersicht ausgewählt werden. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Waren zur Datenbank finden Sie unter So fügen Sie Waren hinzu: auf Seite 81. Beschreibung Bei diesem Eintrag handelt es sich um eine Beschreibung der Ware. Warentarif Code Bei diesem Eintrag handelt es sich um die Warentarifnummer der Ware. Herstellungsland Dieser Eintrag gibt an, in welchem Land die Ware hergestellt wurde. 46 Handelsrechnungen erstellen

45 Menge Dieser Eintrag gibt die Anzahl der Waren in dem Paket an. Gewicht per Einheit Dieser Eintrag gibt das Gewicht der Ware an. Überprüfen Sie, ob im Feld Maßeinheit die richtige Gewichtseinheit (kg bzw. lbs) eingestellt ist. Maßeinheit Hier wählen Sie die Maßeinheit für eine Einheit der Ware aus (Dutzend, Liter, Paar, Stück etc.). Wert Hier geben Sie den Verzollungswert der Ware ein. Verzollungswert und Dropdown-Liste zur Währungsauswahl Hier geben Sie den Verzollungswert ein. Dieser wird in der Währung ausgedrückt, die aus der Dropdown-Liste rechts vom Feld Verzollungswert ausgewählt wurde. Gesamtgewicht und Dropdown-Liste für die Gewichtseinheit (kg bzw. lbs) Dieses Feld gibt die Gesamtsumme der Gewichtsangaben für alle Waren im Paket wieder. Diese Summe wird in der Einheit ausgedrückt, die aus der Dropdown-Liste rechts vom Feld Gesamtgewicht ausgewählt wurde. Sie können weitere Angaben für die Handelsrechnung hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche DETAILS klicken. In diesem Bildschirm können Sie die Geschäftsbedingungen und die Frachtgebühren für die Sendung eingeben (im Bereich GESCHÄFTSBEDINGUNGEN UND GEBÜHREN), zwischen einer Handelsrechnung und einer Proforma-Rechnung wählen und weitere Details zur Handelsrechnung angeben (im Bereich HANDELSRECHNUNGS-INFORMATIONEN). Handelsrechnungen erstellen 47

46 4.3 Versanddokumente ausdrucken Allgemeines Sie drucken die Dokumente aus, indem Sie unten im Bildschirm Versenden auf die Schaltfläche VERSENDEN klicken, nachdem Sie alle Details zur Sendung eingegeben haben. Offene Sendungen und Sendungsvorlagen, bei denen alle Details eingegeben wurden, können ebenfalls ausgedruckt werden. Wählen Sie dazu die jeweilige offene Sendung oder Sendungsvorlage im Bildschirm Aktive Sendungen aus, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche DRUCKEN. Zu den Versanddokumenten gehören u. a.: Kopien des Air Waybill (AWB; Luftfrachtbrief) VISA-Manifest-Report Handelsrechnung (falls zuvor im Bildschirm Versenden ausgewählt) Hinweis Auf der Registerkarte Etiketten im Fenster Systemparameter können Sie festlegen, wie viele Kopien des AWB gedruckt werden sollen. Weitere Informationen zum Einstellen der Etikettendetails finden Sie unter Etikettenparameter auf Seite Dokumenttypen Luftfrachtbrief Wenn eine Sendung mehrere Pakete enthält, wird für jedes Paket ein zusätzlicher Luftfrachtbrief (Air Waybill = AWB) ausgedruckt. Der erste Luftfrachtbrief wird als Master- AWB bezeichnet. FedEx Ship Manager Softwareerstellt für jedes Paket in der Sendung einen zusätzlichen internationalen Luftfrachtbrief. Wenn der Ausdruck unterbrochen wird, erstellt FedEx Ship Manager Software eine anstehende Sendung. Wiederholen Sie den Ausdruck im Bildschirm Aktive Sendungen Handelsrechnung Eine Handelsrechnung wird von den Zollbehörden für Warensendungen benötigt, um die Sendungen von einem Land in ein anderes Land abzufertigen Visa-Manifest-Report Der Visa-Manifest-Report wird automatisch gedruckt, wenn Sie die Versanddokumente für eine Sendung drucken. Falten Sie den Visa-Manifest-Report, stecken Sie ihn zusammen mit dem Luftfrachtbrief und der Handelsrechnung (falls zuvor ausgewählt) in eine Dokumententasche, und geben Sie diese dem FedEx-Kurier mit jeder Sendung mit. 48 Versanddokumente ausdrucken

47 Zusätzliche Versanddokumente Für einige Länder und Produkte sind spezielle Zolldokumente bzw. -erklärungen erforderlich. Weitere Informationen zum Ausdrucken zusätzlicher Exportdokumente finden Sie unter Exportdokumente auf Seite Sendungen auszeichnen In diesem Unterabschnitt werden die Schritte beschrieben, mit denen Sie Ihre Sendungen korrekt auszeichnen, nachdem Sie die zugehörigen Versanddokumente ausgedruckt haben So zeichnen Sie eine Sendung aus: Stecken Sie den Luftfrachtbrief in eine Dokumententasche. Achten Sie dabei darauf, dass der Strichcode nach außen zeigt. Falten Sie, falls vorhanden, alle Kopien der Handelsrechnung, und stecken Sie sie in die gleiche Dokumententasche wie den Luftfrachtbrief. Den VISA-Manifest-Report sollten Sie getrennt aufbewahren und an den Kurier übergeben. Entfernen Sie die Abdeckung auf der Rückseite der Dokumententasche. Kleben Sie die Tasche auf das erste Paket. Wenn die Sendung mehrere Pakete enthält, stecken Sie jeden zusätzlichen Luftfrachtbrief in eine separate Dokumententasche. Entfernen Sie die Abdeckung auf der Rückseite der zusätzlichen Dokumententaschen, und kleben Sie die Taschen auf die zugehörigen Pakete. Hinweis Die Mongolei akzeptiert keine auf einem Laserdrucker ausgedruckten Luftfrachtbriefe. Wenn Sie Versanddokumentefür die Mongolei vorbereiten, in der Laserausdrucke nicht zulässig sind, werden Sie in einer Meldung darauf hingewiesen. Wenn Sie häufiger Sendungen für diese Länder haben, wenden Sie sich bitte an den für Sie zuständigen Help-Desk, um Informationen über andere verfügbare Hardware-Optionen einzuholen. 4.4 Sendungsverwaltung und -kontrolle Die Sendungsverwaltung und -kontrolle wird über die Funktion Aktive Sendungen der FedEx Ship Manager Software durchgeführt. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Ihre Sendungen zu verfolgen Auf in Bearbeitung befindliche Sendungen zugreifen Sie können auf die Funktion AKTIVE SENDUNGEN zugreifen, indem Sie im Hauptbildschirm FedEx Ship Manager Software auf die Registerkarte Versenden klicken und die Option AKTIVE SENDUNGEN auswählen. Zusätzliche Versanddokumente 49

48 4.4.2 Funktion Aktive Sendungen verwenden Im Bildschirm Aktive Sendungen können Sie Sendungen anzeigen, ausdrucken, ändern oder löschen. Für jede Sendung im Bildschirm Aktive Sendungen wird in der Spalte Status einer der folgenden Werte angezeigt: Offen Hierbei handelt es sich um eine Sendung ohne gedruckte Dokumente. Wenn Sie ein Paket senden, können Sie die Detailinformationen speichern und sie zur späteren Verwendung offen lassen. Anschließend können Sie die Sendung bearbeiten, kopieren oder abschließen und die Dokumente ausdrucken. Sie können unfertige Sendungen auch löschen. Gedruckt Hierbei handelt es sich um eine Sendung mit gedruckten Dokumenten, die aber noch nicht verarbeitet wurde. Sie können eine gedruckte Sendung im Bildschirm Aktive Sendungen ändern, kopieren oder löschen. Wenn Sie Daten einer gedruckten Sendung ändern, ist es wichtig, die Papiere noch einmal auszudrucken und dann diese neuen Papiere zur Auszeichnung der Sendung zu verwenden. Vorlage Sie können eine Sendung, die als Sendungsvorlage gespeichert wurde, erneut versenden, indem Sie sie im Bildschirm Aktive Sendungen auswählen und dann auf DRUCKEN klicken. Sie können Sendungsvorlagen auch ändern, kopieren oder löschen. Verarbeitet Hierbei handelt es sich um eine Sendung mit gedruckten Dokumenten, deren Daten in das FedEx-System übertragen wurden. Überprüft Eine IPD-Sendung, deren Master-AWB noch nicht gedruckt wurde. 50 Funktion Aktive Sendungen verwenden

49 Klicken Sie auf AUSWÄHLEN, um eine Sendung anzuzeigen oder zu ändern. Klicken Sie auf LÖSCHEN, um eine oder mehrere ausgewählte Sendungen zu löschen. Klicken Sie auf DRUCKEN, um die Versanddokumente für eine oder mehrere ausgewählte Sendungen auszudrucken. 4.5 Sendungen in das FedEx-System übertragen Wenn Sie die Versandpapiere erstellt haben, sollten Sie die Sendungsdaten in das FedEx- System übertragen. Sie können diese Funktion im Laufe des Tages wiederholen, wenn Sie die Daten der bereits abgeschlossenen Sendungen übertragen möchten. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihre Sendungen in das FedEx-System zu übertragen. Wählen Sie die Registerkarte Versenden aus. Klicken Sie auf die Option TAGESENDE. Im Bildschirm Tagesende werden die Sendungsinformationen angezeigt, die in das FedEx-System übertragen werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche TAGESENDE am unteren Bildschirmrand, um die Übertragung zu starten. Hinweis Es gibt eine Option für das Herunterladen von Software-Aktualisierungen am Tagesende. Wenn diese Option verwendet wird, wird der folgende Bildschirm angezeigt: Wenn Sie Ja wählen, wird die Aktualisierung geladen, die FSM Software wird geschlossen, und das Upgrade wird ausgeführt. Wenn Sie Später erinnern wählen, wird die Überprüfung auf eine Software-Aktualisierung beim nächsten Tagesende-Verfahren durchgeführt, und Sie erhalten dieselbe Upgrade-Mitteilung. Wenden Sie sich für die Fehlersuche bitte an den Help Desk. Beim Schließen der FSM Software und dem Start des geladenen Upgrades kann es passieren, dass Sie das Upgrade nicht abschließen, wenn Sie auf die Schaltfläche Abbrechen oder Schließen klicken. In diesem Fall wird beim nächsten Start der FSM Software festgestellt, dass ein Upgrade geladen, aber nicht ausgeführt wurde. Dann erscheint der folgende Bildschirm: Sendungen in das FedEx-System übertragen 51

50 52 Sendungen in das FedEx-System übertragen

51 5 Abholung 5.1 Überblick In diesem Kapitel wird die nächste Phase der Versandabwicklung beschrieben: das Arrangieren der Versandabholung (auch als Versandaufgabe bezeichnet). In diesem Kapitel werden folgende Themen behandelt: Allgemeine Informationen zur Abholung Abholungen eintragen Abholungsübersicht Abholungseinstellungen festlegen 5.2 Informationen zu Abholungen Mit der Abholungsfunktion können Sie einen FedEx-Kurier beauftragen, Pakete direkt bei Ihnen vor Ort abzuholen. Diese Funktion steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie im Hauptbildschirm FedEx Ship Manager Software auf die Registerkarte Abholung klicken. Sie können die Abholungsfunktion in den folgenden beiden Situationen verwenden: Wenn Sie Ihre Pakete nicht selbst abliefern, sondern möchten, dass ein FedEx Express- Kurier diese abholt. Wenn Ihr Unternehmen nicht regelmäßig eingetragene Abholungen in Anspruch nimmt. Hinweis Bitte wenden Sie sich zuvor an den für Sie zuständigen Help-Desk, da dieser Service derzeit noch nicht in allen Ländern verfügbar ist. Abholung 53

52 5.2.1 Versandabholungen eintragen Stellen Sie vor Eintragung einer Abholung sicher, dass Sie das Versandformular vollständig ausgefüllt haben (durch Klicken auf die Schaltfläche VERSENDEN im Bildschirm Versenden). Hinweis Tragen Sie die Abholung ein, bevor Sie die Details an das FedEx-System weiterleiten, indem Sie auf die Option Tagesende klicken So tragen Sie eine Abholung ein: Klicken Sie im Hauptbildschirm FedEx Ship Manager Software auf die Registerkarte Abholung. Überprüfen Sie im Bereich ABHOLORT die Details des Abholorts Ihrer Sendung. Nehmen Sie ggf. die erforderlichen Änderungen vor. Klicken Sie auf KOMMENTARE, wenn Sie im Bildschirm Aufgabe-Kommentare einen Kommentar hinzufügen möchten. Wichtig Wichtig Im Bildschirm Aufgabe-Kommentare können Sie bestimmte Anweisungen für den FedEx Express- Kurier, der die Sendung abholt, eintragen. Wählen Sie im Bildschirmbereich PAKETDETAILS die abzuholenden Pakete aus. Überprüfen und bearbeiten Sie ggf. das Abholungsdatum. Geben Sie im Feld Sdg. abholbereit den Zeitpunkt ein, wann das Paket zur Abholung bereit ist. Geben Sie im Feld Geschäftsschluss im Bereich ABHOLZEIT den Zeitpunkt ein, bis wann das Paket spätestens abgeholt werden soll. Klicken Sie auf ABHOLUNG BESTÄTIGEN. Zur Bestätigung Ihrer Buchung sollten Sie eine Reservierungsbestätigungsnummer erhalten. Wenn Sie keine Nummer erhalten, wurde Ihre Buchung nicht vorgenommen. Sollte kein Kurier zur Abholung kommen, wenden Sie sich an den Kundenservice, und geben Sie dort diese Nummer und Ihre Stations-ID an. 54 Versandabholungen eintragen

53 5.2.2 Abholungsübersicht Sie können Ihre eingetragenen Abholungen anzeigen, indem Sie im Bildschirm Abholung auf die Schaltfläche ABHOLUNGSÜBERSICHT klicken. In diesem Bildschirm werden alle eingetragenen Abholungen angezeigt. Wenn Sie die Details einer eingetragenen Abholung anzeigen möchten, wählen (markieren) Sie die betreffende eingetragene Abholung, und drücken Sie die Eingabetaste Abholungseinstellungen festlegen Das Festlegen der Abholungseinstellungen ist Teil der Konfiguration der FedEx Ship Manager Software und wurde bereits im Kapitel Konfiguration erläutert. Informationen zur entsprechenden Vorgehensweise erhalten Sie unter So legen Sie die Abholungseinstellungen fest: auf Seite 34. Abholungsübersicht 55

54 56 Abholungseinstellungen festlegen

55 6 Sendungs-Historie und Tracking 6.1 Überblick In diesem Kapitel werden die Tracking-Funktionen der FedEx Ship Manager Software erläutert sowie folgende Themen behandelt: Einführung in das Tracking Einführung in die Verwendung der Tracking-Funktion Verschiedene Methoden zum Verfolgen von Sendungen Einstellungen für die Tracking-Funktion festlegen 6.2 Informationen zum Tracking Mithilfe der Tracking-Funktion der FedEx Ship Manager Software erhalten Sie einen Überblick über die von Ihnen innerhalb der letzten 40 Tage mit FedEx Ship Manager Software verarbeiteten Sendungen. Hinweis Die Standard-Aufbewahrungsdauer der Tracking-Informationen beträgt 40 Tage. Sie können diesen Wert im Bildschirm Systemparameter ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Versandparameter auf Seite 30. In der Tracking-Übersicht können Sie mithilfe der von Ihnen festgelegten Kriterien bisherige Sendungen sortieren und filtern und so einfach und schnell auf die von Ihnen benötigten Informationen zugreifen. Für jede in der Übersicht aufgeführte Sendung können Sie: Detaillierte Tracking-Informationen anzeigen, speichern und drucken Die Sendungsdetails so anzeigen, wie sie in der FedEx Ship Manager Software eingegeben wurden Die Sendungsdaten erneut verwenden, indem Sie sie als offene Sendung in den Bildschirm Aktive Sendungen kopieren Neben der Funktionalität der Tracking-Übersicht können Sie auch Tracking- und Statusinformationen zu Sendungen abrufen, die nicht in der Übersicht angezeigt werden (z. B. Sendungen, die Sie erhalten haben). Sendungs-Historie und Tracking 57

56 6.2.1 Auf die Tracking-Übersicht zugreifen Sie können auf die Tracking-Übersicht zugreifen, indem Sie im Hauptbildschirm FedEx Ship Manager Software auf die Registerkarte Verfolgen/Historie klicken Tracking-Übersicht verwenden Mithilfe der Funktion der Tracking-Übersicht erhalten Sie automatisch eine Liste der Sendungen, die von Ihnen innerhalb der letzten 40 Tage (Standardeinstellung) verarbeitet wurden. Die Liste enthält neben den allgemeinen Sendungsinformationen auch: Den zuletzt bekannten Status einer Sendung (in der Status-Spalte) Einen Hinweis, ob ein Liefernachweis für eine Sendung eingegangen ist (in der POD- Spalte) So wählen Sie Sendungen aus, die in die Übersicht aufgenommen werden sollen: Verwenden Sie im Bereich TRACKING die Dropdown-Liste ANZUZEIGENDE ERGEBNISSE ÄNDERN, um anzugeben, welche Sendungen in die Übersicht aufgenommen werden sollen. Sie können Folgendes aufnehmen: Alle Pakete Pakete mit POD Pakete ohne POD Verfolgte Pakete Tracking-Kriterien Nicht verfolgte Pakete 58 Auf die Tracking-Übersicht zugreifen

57 Wenn Sie die Option Tracking-Kriterien gewählt haben, klicken Sie auf KRITERIUM, und geben Sie im Bildschirm Paketauswahlkriterien an, welche Sendungen in die Übersicht aufgenommen werden sollen So verwenden Sie Tracking-Details: Verwenden Sie die Kontrollkästchen, um eine oder mehrere Sendungen aus der Tracking-Übersicht auszuwählen. Klicken Sie auf: DETAILLIERTE ERGEBNISSE ANZEIGEN, um die Trackinginformationen und den aktuellen Status der ausgewählten Sendungen anzuzeigen SENDUNGSDETAILS ANZEIGEN, um die Sendungsdetails der markierten Sendung anzuzeigen BERICHT, um einen Bericht, der Tracking- und Statusinformationen der ausgewählten Sendungen enthält, auszudrucken oder zu speichern LÖSCHEN, um die ausgewählten Sendungen aus dem Tracking zu entfernen TRACK, um mit dem FedEx-System Kontakt aufzunehmen und aktualisierte Tracking- Informationen für die markierten Sendungen herunterzuladen KOPIE, um die ausgewählten Sendungen als offene Sendungen in den Bildschirm Aktive Sendungen zu kopieren Tracking anhand von Nummern FedEx Ship Manager Softwareermöglicht es auch, die Tracking-Informationen der Sendungen, die nicht in der Tracking-Übersicht aufgeführt sind, abzurufen (z. B. Sendungen, die Sie erhalten haben). Sie können Sendungen verfolgen, indem Sie entweder die entsprechende Tracking-Nummer oder die FedEx-Kundennummer sowie die Referenznummern der Sendungen angeben So verfolgen Sie Sendungen anhand der Tracking-Nummern: Überprüfen oder aktivieren Sie im Bereich ANDERE SENDUNG VERFOLGEN in der Dropdown- Liste Verfolgen nach die Option FEDEX TRACKING-NUMMERN. Geben Sie unter der Option FEDEX TRACKING-NUMMERN die Tracking-Nummern der Sendungen ein, die Sie verfolgen möchten. Klicken Sie auf TRACK. So verwenden Sie Tracking-Details: 59

58 So importieren Sie Tracking-Nummern aus einer Textdatei: Klicken Sie im Bereich ANDERE SENDUNG VERFOLGEN auf TRACKING-NUMMERN IMPORTIEREN. Der Bildschirm Tracking-Nummern aus Datei importieren wird angezeigt. Wählen Sie ggf. die Option TRENNZEICHEN VERWENDEN? aus, und geben Sie in das Feld Begrenzer das Zeichen ein, durch das die Tracking-Nummern getrennt werden. Geben Sie den Namen der Datei mit den Tracking-Nummern in das Feld Datei suchen ein bzw. wählen Sie es aus. Klicken Sie auf OK So verfolgen Sie Sendungen anhand der Referenznummern: Überprüfen oder aktivieren Sie im Bereich ANDERE SENDUNG VERFOLGEN in der Dropdown- Liste Verfolgen nach die Option REFERENZNUMMERN. Die Felder Kundennr. und Sendungsdatum werden angezeigt. Geben Sie bei Sendungen, die vor mehr als 9 Tagen gesendet wurden, das Sendungsdatum in das Feld Sendungsdatum ein. Geben Sie unter der Option REFERENZNUMMERN die Referenznummern der Sendungen ein, die Sie verfolgen möchten. Klicken Sie auf TRACK. 60 So importieren Sie Tracking-Nummern aus einer Textdatei:

59 6.3 Tracking-Einstellungen festlegen Die Einstellungen für die Tracking-Funktion können beim Konfigurieren der Anwendung festgelegt werden. Weitere Details finden Sie im Abschnitt So legen Sie die Tracking- Einstellungen fest: auf Seite 37. Tracking-Einstellungen festlegen 61

60 62 Tracking-Einstellungen festlegen

61 7 Exportdokumente 7.1 Informationen zu Exportdokumenten FedEx Ship Manager Softwareermöglicht Ihnen, allgemein erforderliche Exportdokumente zu erstellen. 7.2 Exportdokumente Für einige Länder und Produkte sind spezielle Zolldokumente bzw. -erklärungen erforderlich. Sie können Exportdokumente mithilfe der Registerkarte Exportdokumente drucken. Wenn Sie diese Registerkarte auswählen, wird der Bildschirm Auswahlliste Dokumente mit einer Liste der Dokumente angezeigt, die gedruckt werden können. So drucken Sie ein Exportdokument: Wählen Sie im Bildschirm Dokumentenliste das zu druckende Exportdokument aus. Klicken Sie in der Dropdown-Auswahlliste rechts neben Ihrem ausgewähltem Dokumenttyp auf den ABWÄRTSPFEIL. Das Fenster Sendungsnummer wird angezeigt. Wählen Sie die Sendung aus, für die Sie das Dokument drucken möchten, und klicken Sie auf AUSWÄHLEN. Klicken Sie auf OPTIONEN, um den Drucker auszuwählen und die Anzahl der Exemplare anzugeben. Klicken Sie auf AUSWÄHLEN. Das zu druckende Dokument wird vollständig angezeigt. Exportdokumente 63

62 Füllen Sie das Exportdokument entsprechend Ihren Anforderungen aus. Führen Sie einen Bildlauf zum Ende des Dokuments durch, und klicken Sie anschließend auf DRUCKEN, um das Dokument an den Drucker zu senden. Hinweis Weitere erforderliche Papiere finden Sie durch Anklicken des Hyperlinks "FedEx Global Trade Manager". 64 Exportdokumente

63 8 Datenbanken 8.1 Informationen zu Datenbanken Die Datenbankverwaltung der FedEx Ship Manager Software deckt zwei Datenbanken ab: die Datenbank ADRESSBUCH und die Datenbank WAREN. Alle Informationen zu Adressen und Waren können in diesen Datenbanken gespeichert werden, so dass Sie dieselben Daten nicht zweimal eingeben müssen. In der Datenbank ADRESSBUCH können Sie die Informationen zu Absender, Empfänger, Empfängergruppe, Importeur und Zollagent hinzufügen, ändern, kopieren und löschen. In der Datenbank WAREN können dieselben Vorgänge für Wareninformationen ausgeführt werden Auf Adressbuch-Datenbanken zugreifen Klicken Sie im Hauptbildschirm der FedEx Ship Manager Software auf die Registerkarte Datenbanken. Wenn das Eingabefenster Adressbuch nicht angezeigt wird, können Sie darauf zugreifen, indem Sie oben im Bildschirm auf die Option ADRESSBUCH klicken. Datenbanken 65

64 8.2 Mit Adressbuch-Datenbanken arbeiten Absender verwalten Wenn Sie die Datenbank ADRESSBUCH öffnen und auf ABSENDER klicken, werden in der Liste alle bereits in die Datenbank eingegebenen Absender angezeigt. Wenn noch keine Absender eingegeben wurden, ist die Liste leer So fügen Sie einen Absender hinzu: Klicken Sie im Bildschirm Adressbuch auf die Schaltfläche ABSENDER. Klicken Sie auf NEU. Ein leerer Bildschirm mit dem Titel Absenderinfo wird geöffnet. Geben Sie folgendermaßen die Absenderinformationen ein: Kundennr. Die ist die 9-stellige Kundennummer, die Ihnen von FedEx per Post oder zugesendet wird. 66 Mit Adressbuch-Datenbanken arbeiten

65 Absender-ID Hierbei handelt es sich um eine eindeutige Kombination aus Buchstaben und Ziffern, die zur Identifizierung eines Absenders verwendet wird (z. B. ACME0). Firmenname, Kontaktperson, Land (Dropdown-Auswahlliste), Adresse Zeile 1, Adresse Zeile 2, Stadt, Postleitzahl und Telefon 1. Unterschrift Bezieht sich auf den Namen der Person, die die Rechnung abzeichnet. Absender ist verfügbar für Hier können Sie festlegen, ob der Absender, den Sie erstellen, für alle in Ihrer Benutzergruppe, nur für Sie selbst oder für alle Benutzer verfügbar ist. Hinweis Die folgenden Felder sind optional: Telefon 2, Fax, , Abteilung, Bankkontonr., Handelsregisternr. und Zoll-ID/EIN-Nr. Die Angaben in diesen Feldern werden nur für die Rechnungsstellung und die Sendungsvoranmeldung (ShipAlert) benötigt. Das Feld Adresse Zeile 2 wird nur verwendet, wenn eine zweite Adresszeile erforderlich ist. Klicken Sie auf STANDARDS, wenn Sie Versand- und ShipAlert-Standardeinstellungen für diesen Absender festlegen möchten. Fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt So legen Sie die Standardeinstellungen für Sendungen eines Absenders fest: Versand fort. Wenn die Details des Absenders vollständig sind, klicken Sie auf OK, um den Absender zur Datenbank hinzuzufügen So legen Sie die Standardeinstellungen für Sendungen eines Absenders fest: Versand Wenn Sie auf STANDARDS klicken, wird der Bildschirm Absenderstandards angezeigt, in dem Sie Standardwerte für Versand und ShipAlert bei Sendungen des Absenders festlegen können. Diese Absender-Standardeinstellungen haben Priorität gegenüber anwendungsweiten Standardeinstellungen, die im Abschnitt Einstellungen auf Seite 32 weiter erläutert werden. Hinweis Die Absenderstandards können pro Versand außer Kraft gesetzt werden. Wenn Sie auf STANDARDS klicken, wird der Bildschirm Absenderstandards angezeigt. So legen Sie die Standardeinstellungen für Sendungen eines Absenders fest: Versand 67

66 Dieser Bildschirm enthält zwei Registerkarten: Versand für Versandstandard und ShipAlert für ShipAlert-Standards. Klicken Sie auf die Registerkarte Versand (wenn nicht bereits ausgewählt). Sie können die folgenden Standardwerte für Sendungen dieses Absenders auswählen bzw. eingeben: Zollagentcode Der Code des Zollagenten und der Firmenname. Weitere Informationen zur Eingabe neuer Zollagenten finden Sie unter So fügen Sie Zollagenten hinzu: auf Seite 79. Importeur-ID Die ID des Importeurs und der Firmenname. Weitere Informationen zur Eingabe neuer Importeure finden Sie unter So fügen Sie Importeure hinzu: auf Seite 79. Service Der FedEx-Standardservice für Sendungen. Weitere Informationen zu verfügbaren FedEx-Services finden Sie unter Services auf Seite 95. Verpackung Der standardmäßige Verpackungstyp. Weitere Informationen zu verfügbaren FedEx- Verpackungstypen erhalten Sie im Abschnitt Verpackung auf Seite 95. Transportgebühren zahlt Die Partei, die die Rechnung für die Versandkosten erhält. Kundennummer Die FedEx-Kundennumer der für die automatische Bezahlung ausgewählten Partei. Zölle und Steuern zahlt Die Partei, die die Rechnung für Zölle und Steuern erhält. Kundennummer Die FedEx-Kundennumer der für die automatische Bezahlung ausgewählten Partei. Sendungsreferenz Ein oder mehrere Schlüsselwörter bzw. ein kurzer Text als Referenz. Die Sendungsreferenzen sind in den Rechnungen von FedEx enthalten und können bei Ihrer eigenen Buchhaltung hilfreich sein. Abteilungsverm. Der Name der Abteilung oder sonstige Informationen. Dokumentbeschreibung Die Standardbeschreibung für Dokumentensendungen. Warencode Die standardmäßigen Warencodes und Beschreibungen für Sendungen, die eine Ware enthalten. Weitere Informationen zur Eingabe neuer Waren finden Sie unter So fügen Sie Waren hinzu: auf Seite 81. Währung Die Standardwährung. Nach Auswahl des Währungscodes wird die entsprechende Währung im daneben stehenden Textfeld angezeigt. 68 So legen Sie die Standardeinstellungen für Sendungen eines Absenders fest: Versand

67 Sendungsart Die standardmäßige Sendungsart, entweder DOKUMENT oder WAREN. Waren beschreiben Zeigt an, ob die Wareninformationen FÜR DIE GESAMTE SENDUNG oder PRO PAKET erfolgen soll. Handelsrechnung drucken Geben Sie hier an, ob Sie eine Handelsrechnung benötigen. Handelsrechnung konsolidieren Geben Sie hier an, ob Sie die Handelsrechnung zu ausstehenden Rechnungen hinzufügen möchten. Klicken Sie auf OK, um die Versandvoreinstellungen für Sendungen dieses Absenders zu speichern So legen Sie die Standardeinstellungen für Sendungen eines Absenders fest: ShipAlert Klicken Sie auf die Registerkarte ShipAlert (wenn nicht bereits ausgewählt). Sie können ShipAlert-Zustellbenachrichtigungen per an bis zu sechs Empfänger senden: Absender, Empfänger, Verzollungsagenten und drei weitere Personen. Bei der Zustellung der Sendung erhalten diese Empfänger eine mit der Benachrichtigung über die Zustellung. Im Feld Eigene Meldung eingeben können Sie eine Nachricht hinzufügen, die an die Sendungsvoranmeldungs- angehängt wird. Wichtig Damit diese Option richtig funktioniert, muss die -Adresse des Absenders korrekt im Bildschirm Absender Information in der Adressbuchdatenbank eingegeben sein (siehe " Absender verwalten auf Seite 66). In den Feldern Sonstiger 1, Sonstiger 2 und Sonstiger 3 können Sie die -Adressen einer oder zweier weiterer Personen eingeben, an die Zustellbenachrichtigungen gesendet werden sollen. Klicken Sie auf SPEICHERN. So legen Sie die Standardeinstellungen für Sendungen eines Absenders fest: ShipAlert 69

68 So ändern Sie die Absenderangaben: Klicken Sie im Bildschirm Adressbuch auf die Schaltfläche ABSENDER. Klicken Sie auf BEARBEITEN. Ändern Sie die Absenderangaben (ggf. auch Standards). Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern So kopieren Sie die Absenderangaben: Wenn Sie einen Absender hinzufügen möchten, dessen Angaben (fast) mit denen eines bereits vorhandenen Absenders übereinstimmen, können Sie die Absenderdaten einfach kopieren und dann nach Bedarf anpassen. Gehen Sie zum Kopieren eines Absenders folgendermaßen vor: Klicken Sie im Bildschirm Adressbuch auf die Schaltfläche ABSENDER. 70 So ändern Sie die Absenderangaben:

69 Klicken Sie auf den Absender, dessen Details Sie kopieren möchten. Der Bildschirm Absenderinfo wird erneut angezeigt, aber diesmal ohne die Details zur Absender-ID. Geben Sie im Feld Absender-ID eine neue Absender-ID ein. Bearbeiten Sie ggf. die erforderlichen Details, oder nehmen Sie die verbleibenden Details wie angegeben an. Klicken Sie auf OK, um die Details des neuen Absenders zu speichern So löschen Sie Absender: Klicken Sie im Bildschirm Adressbuch auf die Schaltfläche ABSENDER. Wählen Sie den zu löschenden Absender aus. Klicken Sie auf LÖSCHEN und anschließend zur Bestätigung auf JA Empfänger verwalten Wenn Sie die Datenbank ADRESSBUCH öffnen und auf EMPFÄNGER klicken, werden in der Liste alle bereits in die Datenbank eingegebenen Empfänger angezeigt. Wenn noch keine Empfänger eingegeben wurden, ist die Liste leer So fügen Sie Empfänger hinzu: Klicken Sie im Bildschirm Adressbuch auf die Schaltfläche EMPFÄNGER. So löschen Sie Absender: 71

70 Klicken Sie auf NEU. Ein leerer Bildschirm mit dem Titel Empfängerinformationen wird geöffnet. Geben Sie folgendermaßen die Empfängerinformationen ein: Empfänger-ID Hierbei handelt es sich um eine eindeutige Kombination aus Buchstaben und Ziffern, die zur Identifizierung eines Empfängers verwendet wird (z. B. ACME0). Firmenname, Kontaktperson, Land (Dropdown-Auswahlliste), Adresse Zeile 1, Adresse Zeile 2, Stadt, Postleitzahl und Telefon 1. Kundennr. Geben Sie hier die FedEx-Kundennummer des Empfängers ein. Kundennr. Drittpartei Hier können Sie die Kundennummer einer Drittpartei eingeben. Diese Informationen werden verwendet, wenn einer Drittpartei Versandkosten oder Zölle und Steuern in Rechnung gestellt werden. Empfänger wird verfügbar fürhier können Sie festlegen, ob der Empfänger, den Sie erstellen, für alle in der Benutzergruppe, nur für Sie selbst oder für alle Benutzer verfügbar ist. Hinweis Die folgenden Felder sind optional: Telefon 2, Fax, , Bankkontonr. und Handelsregisternr.. Die Angaben in diesen Feldern werden nur für die Rechnungsstellung und die Sendungsvoranmeldung (ShipAlert) benötigt. Das Feld Adresse Zeile 2 wird nur verwendet, wenn eine zweite Adresszeile erforderlich ist. Klicken Sie auf STANDARDS, wenn Sie Standardeinstellungen für diesen Empfänger eingeben möchten. Weitere Informationen erhalten Sie im folgenden Abschnitt So legen Sie die Standardeinstellungen für Sendungen an einen Empfänger fest: Versand. Wenn die Details des Empfängers vollständig sind, klicken Sie auf OK, um den Empfänger zur Datenbank hinzuzufügen So legen Sie die Standardeinstellungen für Sendungen an einen Empfänger fest: Versand Wenn Sie auf STANDARDS klicken, wird der Bildschirm Empfängerstandards angezeigt, in dem Sie Standardwerte für Versand und ShipAlert bei Sendungen an den Empfänger festlegen können. Diese Empfänger-Standardeinstellungen haben Priorität gegenüber anwendungsweiten Standardeinstellungen, die bereits im Abschnitt Einstellungen auf Seite 32 erläutert wurden. 72 So legen Sie die Standardeinstellungen für Sendungen an einen Empfänger fest: Versand

71 Wenn Sie auf STANDARDS klicken, wird der Bildschirm Empfängerstandards angezeigt. Dieser Bildschirm enthält zwei Registerkarten: Versand für Versandstandard und ShipAlert für ShipAlert-Standards. Klicken Sie auf die Registerkarte Versand (wenn nicht bereits ausgewählt). Sie können die folgenden Standardwerte für Sendungen an diesen Empfänger auswählen bzw. eingeben: Zollagentcode Der Code des Zollagenten und der Firmenname. Weitere Informationen zur Eingabe neuer Zollagenten finden Sie unter So fügen Sie Zollagenten hinzu: auf Seite 79. Importeur-ID Die ID des Importeurs und der Firmenname. Weitere Informationen zur Eingabe neuer Importeure finden Sie unter So fügen Sie Importeure hinzu: auf Seite 79. Service Der FedEx-Standardservice für Sendungen. Weitere Informationen zu verfügbaren FedEx-Services finden Sie unter Services auf Seite 95. Verpackung Der standardmäßige Verpackungstyp. Weitere Informationen zu verfügbaren FedEx- Verpackungstypen erhalten Sie im Abschnitt Verpackung auf Seite 95. Transportgebühren zahlt Die Partei, die die Rechnung für die Versandkosten erhält. Kundennummer Die FedEx-Kundennumer der für die automatische Bezahlung ausgewählten Partei. Zölle und Steuern zahlt Die Partei, die die Rechnung für Zölle und Steuern erhält. Sendungsreferenz Ein oder mehrere Schlüsselwörter bzw. ein kurzer Text als Referenz. Die Sendungsreferenzen sind in den Rechnungen von FedEx enthalten und können bei Ihrer eigenen Buchhaltung hilfreich sein. So legen Sie die Standardeinstellungen für Sendungen an einen Empfänger fest: Versand 73

72 Abteilungsverm. Der Name der Abteilung oder sonstige Informationen. Dokumentbeschreibung Die Standardbeschreibung für Dokumentensendungen. Warencode Die standardmäßigen Warencodes und Beschreibungen für Sendungen, die eine Ware enthalten. Weitere Informationen zur Eingabe neuer Waren finden Sie unter So fügen Sie Waren hinzu: auf Seite 81. Währung Die Standardwährung. Nach Auswahl des Währungscodes wird die entsprechende Währung im daneben stehenden Textfeld angezeigt. Sendungsart Die standardmäßige Sendungsart, entweder DOKUMENT oder WAREN. Waren beschreiben Zeigt an, ob die Wareninformationen FÜR DIE GESAMTE SENDUNG oder PRO PAKET erfolgen soll. Handelsrechnung drucken Geben Sie hier an, ob Sie eine Handelsrechnung benötigen. Handelsrechnung konsolidieren Geben Sie hier an, ob Sie die Handelsrechnung zu ausstehenden Rechnungen hinzufügen möchten. Klicken Sie auf OK, um die Versandvoreinstellungen für Sendungen an diesen Empfänger zu speichern So legen Sie die Standardeinstellungen für Sendungen an einen Empfänger fest: ShipAlert Klicken Sie auf die Registerkarte ShipAlert (wenn nicht bereits ausgewählt). 74 So legen Sie die Standardeinstellungen für Sendungen an einen Empfänger fest: ShipAlert

73 Sie können ShipAlert-Zustellbenachrichtigungen per an bis zu sechs Empfänger senden: Absender, Empfänger, Verzollungsagenten und drei weitere Personen. Bei der Zustellung der Sendung erhalten diese Empfänger eine mit der Benachrichtigung über die Zustellung. Im Feld Eigene Meldung eingeben können Sie eine Nachricht hinzufügen, die an die Sendungsvoranmeldungs- angehängt wird. Wichtig Damit diese Option richtig funktioniert, muss die -Adresse des Absenders korrekt im Bildschirm Absender Information in der Adressbuchdatenbank eingegeben sein (siehe " Absender verwalten auf Seite 66 ). In den Feldern Sonstiger 1, Sonstiger 2 und Sonstiger 3 können Sie die -Adressen einer oder zweier weiterer Personen eingeben, an die Zustellbenachrichtigungen gesendet werden sollen. Klicken Sie auf SPEICHERN So ändern Sie die Empfängerdetails: Klicken Sie im Bildschirm Adressbuch auf die Schaltfläche EMPFÄNGER. So ändern Sie die Empfängerdetails: 75

74 Klicken Sie auf BEARBEITEN. Ändern Sie die Empfängerdetails (ggf. auch Standards). Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern So kopieren Sie die Empfängerdetails: Wenn Sie einen Empfänger hinzufügen möchten, dessen Angaben (fast) mit denen eines bereits vorhandenen Empfängers übereinstimmen, können Sie die Empfängerdaten einfach kopieren und dann nach Bedarf anpassen. Gehen Sie zum Kopieren eines Empfängers (mit einer neuen Empfänger-ID) folgendermaßen vor: Klicken Sie im Bildschirm Adressbuch auf die Schaltfläche EMPFÄNGER. Klicken Sie auf den Empfänger, dessen Details Sie kopieren möchten. Der Bildschirm Empfängerinformationen wird erneut angezeigt, aber diesmal ohne die Details zur Empfänger-ID. Geben Sie im Feld Empfänger-ID eine neue Empfänger-ID ein. Bearbeiten Sie ggf. die erforderlichen Details, oder nehmen Sie die verbleibenden Details wie angegeben an. Klicken Sie auf OK, um die Details des neuen Empfängers zu speichern So löschen Sie Empfänger: Klicken Sie im Bildschirm Adressbuch auf die Schaltfläche EMPFÄNGER. Wählen Sie den zu löschenden Empfänger aus. Klicken Sie auf LÖSCHEN und anschließend zur Bestätigung auf JA Empfängergruppen verwalten Wenn Sie identische Pakete an verschiedene Empfänger senden, können Sie Empfängergruppen verwenden, um die Angaben für eine Sendung nicht mehrmals eingeben zu müssen. Wenn Sie die Datenbank ADRESSBUCH öffnen und auf EMPFÄNGERGRUPPEN klicken, werden in der Liste alle bereits in die Datenbank eingegebenen Empfängergruppen angezeigt. Wenn noch keine Empfängergruppen eingegeben wurden, ist die Liste leer. 76 So kopieren Sie die Empfängerdetails:

75 So fügen Sie Empfängergruppen hinzu: Klicken Sie im Bildschirm Adressbuch auf EMPFÄNGERGRUPPEN. Klicken Sie auf NEU. Ein leerer Bildschirm mit dem Titel Gruppeninformationen wird geöffnet. Geben Sie folgendermaßen die Angaben zur Empfängergruppe ein: Gruppencode Geben Sie in diesem Feld eine eindeutige Kombination aus Buchstaben und Ziffern ein, die zur Identifizierung eines Absenders verwendet wird (z. B. ACME100). Gruppenbeschreibung Geben Sie in diesem Feld eine kurze Beschreibung der neuen Empfängergruppe ein. So fügen Sie Empfängergruppen hinzu: 77

76 Gruppe wird verfügbar sein für Hier können Sie festlegen, ob der Empfänger, den Sie erstellen, für alle in der Benutzergruppe, nur für Sie selbst oder für alle Benutzer verfügbar ist. Wählen Sie im Bereich EMPFÄNGER mithilfe der Kontrollkästchen einen oder mehrere Empfänger aus. Klicken Sie auf ZU GRUPPE HINZUFÜGEN. Klicken Sie auf OK, um die neu erstellte Empfängergruppe zu speichern So ändern Sie die Angaben einer Empfängergruppe: Wählen Sie im Bildschirm Adressbuch - Empfängergruppen eine Gruppe aus. Klicken Sie auf BEARBEITEN. Der Bildschirm Gruppeninformationen wird angezeigt. Bearbeiten Sie die Angaben Ihrer Empfängergruppe. Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern So kopieren Sie die Details einer Empfängergruppe: Wenn Sie eine Empfängergruppe hinzufügen möchten, deren Angaben (fast) mit denen einer bereits vorhandenen Empfängergruppe übereinstimmen, können Sie die Daten der Empfängergruppe einfach kopieren und dann nach Bedarf anpassen. Gehen Sie zum Kopieren einer Empfängergruppe folgendermaßen vor: Klicken Sie im Bildschirm Adressbuch auf EMPFÄNGERGRUPPEN. Klicken Sie auf die Empfängergruppe, deren Details Sie kopieren möchten. Der Bildschirm Gruppeninformationen wird erneut angezeigt, aber diesmal ohne einen Gruppencode. Geben Sie im Feld GRUPPENCODE einen neuen Gruppencode ein. Bearbeiten Sie ggf. die Struktur der Empfängergruppe. Klicken Sie auf OK, um die Details der neuen Empfängergruppe zu speichern So löschen Sie Empfängergruppen: Klicken Sie im Bildschirm Adressbuch auf EMPFÄNGERGRUPPEN. Wählen Sie die zu löschende Empfängergruppe aus. Klicken Sie auf LÖSCHEN und anschließend zur Bestätigung auf JA Importeure und Zollagenten verwalten Die Verwaltung von Importeur- und Zollagentenangaben in der Datenbank ähnelt sehr der Verwaltung von Angaben zu Absendern, Empfängern und Empfängergruppen. Die Bildschirme der Importeur- und Zollagentenangaben sind nahezu identisch mit den Bildschirmen für die Empfängerangaben. 78 So ändern Sie die Angaben einer Empfängergruppe:

77 So fügen Sie Importeure hinzu: Klicken Sie im Bildschirm Adressbuch auf die Schaltfläche IMPORTEUR. Klicken Sie auf NEU. Geben Sie zur Identifizierung des Importeurs im Feld Importeur-ID eine eindeutige Kombination aus Buchstaben und Ziffern ein. Führen Sie zum Ausfüllen der verbleibenden Details dieselben Schritte wie beim Hinzufügen von Empfängern aus (siehe So fügen Sie Empfänger hinzu: auf Seite 71). Klicken Sie auf OK, um die Details des neuen Importeurs zu speichern So bearbeiten, kopieren oder löschen Sie Importeure: Die Verfahren zum Bearbeiten, Kopieren oder Löschen von Zollagenten sind identisch mit den entsprechenden Verfahren für Empfänger. Weitere Informationen erhalten Sie jeweils unter So ändern Sie die Empfängerdetails: auf Seite 75, So kopieren Sie die Empfängerdetails: auf Seite 76 und unter So löschen Sie Empfänger: auf Seite So fügen Sie Zollagenten hinzu: Klicken Sie im Bildschirm Adressbuch auf die Schaltfläche ZOLLAGENTEN. Klicken Sie auf NEU. Geben Sie zur Identifizierung des Zollagenten im Feld Zollagentcode eine eindeutige Kombination aus Buchstaben und Ziffern ein. Führen Sie zum Ausfüllen der verbleibenden Details dieselben Schritte wie beim Hinzufügen von Empfängern aus (siehe So fügen Sie Empfänger hinzu: auf Seite 71). Klicken Sie auf OK, um die Details des neuen Zollagenten zu speichern. So fügen Sie Importeure hinzu: 79

78 So bearbeiten, kopieren und löschen Sie Zollagenten: Die Verfahren zum Bearbeiten, Kopieren oder Löschen von Zollagenten sind identisch mit den entsprechenden Verfahren für Empfänger. Weitere Informationen erhalten Sie jeweils unter So ändern Sie die Empfängerdetails: auf Seite 75, So kopieren Sie die Empfängerdetails: auf Seite 76 und unter So löschen Sie Empfänger: auf Seite Warendatenbank Informationen zu Waren Die Warendatenbank verfügt über dieselben Funktionen wie die Adressbuch-Datenbank. Vorgänge werden im Bildschirm mithilfe der Schaltflächen NEU, BEARBEITEN, KOPIEREN und LÖSCHEN ausgeführt. 80 So bearbeiten, kopieren und löschen Sie Zollagenten:

79 8.3.2 Waren verwalten So fügen Sie Waren hinzu: Klicken Sie im Bildschirm Warenübersicht auf NEU. Der Bildschirm Wareneingabe wird angezeigt. Geben Sie die Wareninformationen folgendermaßen ein: Warencode Geben Sie zur Identifizierung der Waren eine eindeutige Kombination aus Buchstaben und Ziffern ein. Warentarifnummer Sie können auch die offizielle 10-stellige Warentarifnummer im folgenden Format eingeben: ####.##.####. Kurzbeschreibung und Beschreibung Geben Sie jeweils eine Kurzbeschreibung (optional) und eine ausführlichere Beschreibung ein. Maßeinheit Hier können Sie die richtige Maßeinheit für die Ware auswählen. Wert pro Einheit und Gewicht per Einheit Hier können Sie die entsprechenden Details eingeben. Überprüfen oder wählen Sie die richtigen Maßeinheiten für das Gewicht. Katalog-Teilenummer Hier können Sie eine Teilenummer eingeben. Herstellungsland Hier können Sie das Land, in dem die Ware hergestellt wurde, auswählen. Exportlizenznr., Datum Exportlizenz, Importlizenznr. und Datum Importlizenz Hier können Sie die entsprechenden Lizenznummern und Lizenzdaten eingeben. Ware wird verfügbar für Legen Sie fest, ob die Ware für alle in Ihrer Benutzergruppe, nur für Sie selbst oder für alle Benutzer verfügbar ist. Klicken Sie auf OK, um die Warendetails zu speichern. Waren verwalten 81

80 So bearbeiten, kopieren und löschen Sie Waren: Die Verfahren zum Bearbeiten, Kopieren oder Löschen einer Ware sind identisch mit den entsprechenden Verfahren für Empfänger. (Weitere Informationen erhalten Sie jeweils unter So ändern Sie die Empfängerdetails: auf Seite 75, So kopieren Sie die Empfängerdetails: auf Seite 76 und unter So löschen Sie Empfänger: auf Seite 76.) 82 So bearbeiten, kopieren und löschen Sie Waren:

81 9 Berichte 9.1 Informationen zur Berichtserstellung FedEx Ship Manager Softwarebietet die Möglichkeit, für alle von Ihnen (oder anderen Benutzern) eingegebenen Sendungen umfassende Berichte zu erstellen. Die Anwendung enthält darüber hinaus auch einen Satz an Standardberichten, die Sie nach Bedarf anpassen oder als Grundlage für einen neuen Bericht verwenden können. 9.2 Berichte Auf die Berichtsfunktion kann über die Berichts-Registerkarte im Hauptbildschirm FedEx Ship Manager Software zugegriffen werden. Sie können entweder eine der vordefinierten Berichtsvorlagen verwenden oder Ihre eigene definieren. Berichte können gedruckt, als Fax versendet, auf dem Bildschirm angezeigt oder als Textdatei gespeichert werden. Einige Berichte können auch in einem Trennzeichenformat exportiert und somit in anderen Anwendungen bearbeitet werden. Der Bericht kann hinsichtlich des Inhalts und des Layouts weitgehend an die Kundenbedürfnisse angepasst werden. Um die vielseitigen Möglichkeiten der Berichtsfunktion vollständig zu nutzen, können Sie entweder eine der bereits vorhandenen Berichtsvorlagen ändern und als neuen Bericht speichern oder Ihren eigenen Bericht von Grund auf selbst erstellen. Probieren Sie die zahlreichen Optionen aus, und entdecken Sie die Inhalte und Layouts, die Ihren Bedürfnissen am besten entsprechen. Berichte 83

82 9.2.1 Der Bildschirm Berichtsauswahl Im Bildschirm Berichtsauswahl sind die fünf vordefinierten Berichtsvorlagen aufgeführt, die zur umgehenden Erstellung und zum Drucken des Berichts verwendet werden können. Mithilfe der unten auf dem Bildschirm aufgeführten Schaltflächen können Sie folgende Aufgaben ausführen: Klicken Sie auf AUSWÄHLEN, um die ausgewählte Berichtsart zu erstellen und zu drucken. Klicken Sie auf BEARBEITEN, um einen vorhandenen Bericht oder eine vorhandene Berichtsart zu ändern. Klicken Sie auf NEU, um einen neuen Bericht oder eine neue Berichtsart zu erstellen. Klicken Sie auf LÖSCHEN, um einen vorhandenen Bericht oder eine vorhandene Berichtsart zu löschen. Wichtig Lassen Sie beim Löschen von Berichten und Berichtsvorlagen größte Sorgfalt walten. Gelöschte Berichte und Berichtsvorlagen können nicht wiederhergestellt werden. Dies trifft jedoch nicht auf das Standardset an Berichten zu, die im Lieferumfang der FedEx Ship Manager Software enthalten sind So erstellen Sie Berichte anhand einer Vorlage: Wählen Sie im Bildschirm Berichtsauswahl in der Spalte Berichtname die gewünschte Berichtsart aus. Klicken Sie auf AUSWÄHLEN, um den Bericht zu erstellen und zu drucken, in einer Datei zu speichern oder auf dem Bildschirm anzuzeigen So erstellen Sie neue Berichte anhand eines vordefinierten Layouts: Klicken Sie im Bildschirm Berichtsauswahl auf die Option NEU. Der Bildschirm Berichtsdefinition wird angezeigt. Füllen Sie die benötigten Felder aus: Bericht Der in Listen aufgeführte Berichtsname. Titel Der auf dem Bericht angezeigte Titel. Layout-Typ Wenn Sie die Option VORDEFINIERTES LAYOUT auswählen, können Sie Datums-, Datenund Sortierkriterien festlegen. Wenn Sie die Option BENUTZERDEFINIERTES LAYOUT auswählen, können Sie darüber hinaus auch die Felder auswählen, die in dem von Ihnen erstellten Bericht enthalten sein sollen. Bericht basiert auf Wählen Sie in dieser Dropdown-Liste SENDUNGSVERWALTUNG, LIEFERBERICHT, VISA-BERICHT, KURIER-BERICHT, ÜBERSICHT SENDUNGS-HISTORIE oder SENDUNGS-HISTORIE - DETAILLIERTE TARIFÜBERSICHT. 84 Der Bildschirm Berichtsauswahl

83 Kopfzeile verwenden? Wenn Sie KOPFZEILE VERWENDEN auswählen, wird der Bericht mit einer Kopfzeile gedruckt. Sie können den Kopfzeilentext bearbeiten, indem Sie auf KOPFZEILE BEARBEITEN klicken. Fußzeile verwenden? Wenn Sie FUßZEILE VERWENDEN auswählen, wird der Bericht mit einer Fußzeile gedruckt. Den Text der Fußzeile können Sie bearbeiten, indem Sie auf die Schaltfläche FUßZEILE BEARBEITEN klicken. Mehrere Zeilen für Zwischensummen und Gesamtsummen? Wenn Sie Felder für Zwischensummen und/oder Gesamtsummen auswählen, können Sie den Text festlegen, der neben den Summen angezeigt werden soll. Wenn Sie die Option Mehrere Zeilen für Zwischensummen und Gesamtsummen? auswählen, wird jede Zwischen- bzw. Gesamtsumme in einer separaten Zeile angezeigt. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn der für Summen angegebene Text zu lang ist oder Sie mit mehreren Zwischen- bzw. Gesamtsummen arbeiten. Datenkriterienfenster anzeigen, wenn Bericht verwendet wird? Wenn Sie diese Option aktivieren, wird das Datenkriterienfenster jedes Mal angezeigt, wenn Sie den Bericht ausführen; dadurch können Sie die Kriterien bei jeder Ausführung des Berichts ändern. Datumskriterienfenster anzeigen, wenn Bericht verwendet wird? Wenn Sie diese Option aktivieren, wird das Datumskriterienfenster jedes Mal angezeigt, wenn Sie den Bericht ausführen; dadurch können Sie die Kriterien bei jeder Ausführung des Berichts ändern. Berichtsbestimmung Sie können für jeden Bericht einen Zielort angeben. Sie können einen Bericht entweder direkt an den Windows-Standarddrucker senden oder vor dem Drucken des Berichts das Windows-Druckerdialogfeld anzeigen lassen. Dadurch können Sie den gewünschten Drucker auswählen. Seite einrichten Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie vorher den Windows-Standarddrucker als Ziel für den Bericht angegeben haben. Mit dieser Funktion können Sie die Druckausrichtung des Berichts bestimmen. Anzahl Kopien Geben Sie die Anzahl der zu druckenden Exemplare ein. Drucken am Tagesende? Wählen Sie diese Option, wenn der Bericht automatisch gedruckt werden soll, wenn Sie Sendungen an das FedEx-System übertragen. Dieser Bericht ist verfügbar für Mit dieser Option kann festgelegt werden, wer den Bericht einsehen kann: alle Benutzer, nur der Ersteller selbst oder die Mitglieder seiner Benutzergruppe. Klicken Sie auf DATUMSKRITERIEN. Je nach den für einen Bericht verfügbaren Informationen können Sie Datumskriterien festlegen. Wenn Sie beispielsweise einen Bericht aus Empfängerdaten erstellen, steht die Option DATUMSKRITERIEN nicht zur Verfügung, da die Empfängerdatenbank keinerlei datumsbezogene Informationen enthält. So erstellen Sie neue Berichte anhand eines vordefinierten Layouts: 85

84 Wenn Sie ein Sendungsdatum oder einen Sendungszeitraum angeben, beinhaltet der Bericht nur die Sendungen, die an diesem Datum oder innerhalb dieses Zeitraums verarbeitet wurden. Wählen Sie im Bildschirm Datumskriterien eine der folgenden Optionen: TÄGLICH Dies betrifft die Sendungen, die heute verarbeitet wurden. LAUFENDE WOCHE BIS DATO Sendungen, die vom ersten Tag der Woche bis zum aktuellen Datum verarbeitet wurden. MONAT BIS DATO Sendungen, die vom ersten Tag des Monats bis zum aktuellen Datum verarbeitet wurden. ABWÄHLEN Alle Datumskriterien werden deaktiviert. Geben Sie im Fenster Datumskriterien die folgenden Angaben ein: Anzahl Tage bis heute Geben Sie die Anzahl der Tage für Sendungen ein, die innerhalb einer bestimmten Anzahl an Tagen bis heute verarbeitet wurden. Ab Datum/Bis Datum Sendungen, die innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs verarbeitet wurden. Geben Sie für den Bericht die Anfangs- und Enddaten ein. Klicken Sie auf OK, um zum Bildschirm Berichtsdefinition zurückzukehren. Klicken Sie auf DATENKRITERIEN. Der Bildschirm Datenkriterien und Sortierfolge wird angezeigt: In der Spalte AUSGEWÄHLTE FELDER sind alle im Bericht enthaltenen Felder aufgeführt. Wählen Sie in dieser Spalte das Feld aus, das Sie für die Datenkriterien verwenden möchten (je nach Bericht stehen unterschiedliche Felder zur Verfügung). Zur Eingabe von Datenkriterien gehen Sie wie folgt vor: Geben Sie in der Spalte DATENKRITERIEN die Datenkriterien für das entsprechende Feld ein. 86 So erstellen Sie neue Berichte anhand eines vordefinierten Layouts:

85 Sie können Zeichen oder Ziffern eingeben oder aus den logischen Operatoren in der rechten Fensterhälfte eine logische Bedingung erstellen. Wenn Sie einen Operator verwenden möchten, wählen Sie den Namen des Operators, und klicken Sie anschließend auf HINZUFÜGEN. Der Operator wird daraufhin im ausgewählten Feld DATENKRITERIEN angezeigt. Geben Sie in das Feld Sortierfolge eine Zahl (zwischen 1 und 4) ein, und legen Sie die Sortierung in aufsteigender (AUFST) oder in absteigender Reihenfolge (ABST) fest. Klicken Sie auf OK, um zum Bildschirm Berichtsdefinition zurückzukehren. Klicken Sie im Bildschirm Berichtsdefinition auf OK, um den Erstellungsvorgang eines neuen Berichts abzuschließen. Wichtig Die Datenkriterien und/oder die Sortierfolge bleiben solange aktiviert, bis Sie sie wieder entfernen So erstellen Sie neue Berichte anhand von benutzerdefinierten Layouts: Klicken Sie im Bildschirm Berichtsauswahl auf die Option NEU. Der Bildschirm Berichtsdefinition wird angezeigt. Füllen Sie die erforderlichen Felder wie zuvor beschrieben aus (siehe So erstellen Sie neue Berichte anhand eines vordefinierten Layouts: auf Seite 84), wählen Sie jedoch die Option BENUTZERDEFINIERTES LAYOUT. Im Bildschirm Berichtsdefinition wird nun die Schaltfläche LAYOUT angezeigt, mit der Sie das Layout für Ihren neuen Bericht festlegen können. Klicken Sie auf LAYOUT. Der Bildschirm Berichtslayout-Definition wird angezeigt. Sie können hier festlegen, welche Felder im Bericht angezeigt werden sollen, in welcher Reihenfolge, mit welcher Kopfzeile usw. Gehen Sie zur Definition des Layouts und des Inhalts Ihres Berichts wie folgt vor: Aktivieren Sie in der Spalte Ausw. (Auswählen) die Felder, die Sie in den Bericht aufnehmen möchten. So erstellen Sie neue Berichte anhand von benutzerdefinierten Layouts: 87

86 Geben Sie in die Spalte Folge eine Zahl ein, um damit die Reihenfolge der Felder von links nach rechts (1 = ganz links) zu bestimmen, in der jedes Feld in den Bericht aufgenommen werden soll. Geben Sie in der Spalte Länge an, wie viele Zeichen für jedes Feld angezeigt werden sollen. Übernehmen Sie die Voreinstellung, oder verringern bzw. erhöhen Sie diesen Wert nach Bedarf. Geben Sie in der Spalte Ausgangspunkt den Ausgangspunkt des Felds an, wodurch Sie den Feldinhalt leichter bestimmen können. Geben Sie in der Spalte Feldüberschriften im Bericht den Überschriftentext ein, wie er auch im Bericht erscheint. Übernehmen Sie den Standardwert, oder ändern Sie die Kopfzeile nach Bedarf. Wählen Sie in der Spalte Sortieren (Felder sortieren) bis zu vier Felder aus, nach denen Sie den Bericht sortieren können. Um ein Sortierfeld auszuwählen, geben Sie eine Zahl (zwischen 1 und 4) in das entsprechende Feld in der Spalte Sortieren ein. Nachdem Sie ein Sortierfeld ausgewählt haben, wird neben der Sortiernummer eine kleine Schaltfläche angezeigt. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird der Bildschirm Anzeige der Summe angezeigt, in dem Sie die Gesamtsummen oder die Prozentwerte für das Sortierfeld festlegen können. Geben Sie in diesen Bildschirm die Summenanzeigen ein. Nachdem Sie die Summenanzeige in diesem Bildschirm eingegeben haben, wird auf der Schaltfläche Anzeige der Summe neben dem Sortierfeld eine rote Markierung angezeigt. Wenn Sie das erste Sortierfeld auswählen, wird in der Spalte FF (Formulareinzug) ein Feld angezeigt. Klicken Sie in dieses Feld, um beim Drucken eines Berichts zu einer neuen Seite zu wechseln. Wählen Sie bei numerischen Feldern das Kontrollkästchen SUB (Zwischensumme) bzw. TOT (Gesamtsumme). Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens geben Sie an, dass für dieses Feld eine Zwischen-/Gesamtsumme angezeigt werden soll. Wiederholen Sie die oben aufgeführten Schritte für jedes Sortierfeld, und vervollständigen Sie den Eintrag, indem Sie im Bildschirm Anzeige der Summe auf OK klicken. Wenn Sie nur Informationen aufnehmen möchten, die bestimmten Kriterien entsprechen, klicken Sie im Bildschirm Berichtslayout-Definition auf die Schaltfläche DATENKRITERIEN. 88 So erstellen Sie neue Berichte anhand von benutzerdefinierten Layouts:

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