Sobald Sie ein Formalar ausgewählt haben wird Ihnen solch ein Interface angezeigt:

Transkript

1 Hilfe beim Ausfüllen der intelligenten Formulare Diese Seiten beschreiben wie die intelligenten Formulare der Stadt Luxemburg ausgefüllt werden. Wenn Sie hier keine Antwort finden, versuchen Sie die Frequently Asked Questions. Ausserdem, wenn es sich um eine rein technische Frage handelt, können Sie eine mit der Beschreibung Ihres Problems an support-ecity (at) vdl.lu schicken. Für alle anderen Fragen, bitte wenden Sie sich direkt an die für Ihre Anfrage zuständige Abteilung der Stadt. Folgende Themenbereiche stehen zur Auswahl: Die Startseite Sobald Sie ein Formalar ausgewählt haben wird Ihnen solch ein Interface angezeigt: 1. Hilfe: Dieser Verweis bringt Sie auf die Seiten die Sie gerade lesen. 2. Online ausfüllen: Klicken Sie auf diesen Verweis damit das System Sie Schritt für Schritt durch das Ausfüllen des Formulars leited. Dieses Online-Interview wird Ihnen nur die notwendigen Fragen stellen (im Bezug auf vorherige Antworten), Hilfe wird wenn nötig zur Verfügung stehen unde eventuelle Fehler werden verbessert. 3. Titel: Dies ist die Überschrift des Formulars das Sie gewählt haben. 4. Detail-Bereich: Im rechten Teil des Interfaces werden allgemeine Informationen über dieses Formular angezeigt. 5. Leeres PDF: Wenn Sie darauf bestehen das Formular mit einem Kugelschreiber auszufüllen und mit der Post zu verschicken, können Sie hier ein leeres Formular im PDF-Format herunterladen. Das Online-Interview Wenn Sie das Online-Ausfüllen gewählt haben sehen Sie folgendes Interface: 1/14

2 1. Schritte: Dieser Menü-Bereich zeigt Ihnen die Schritte die beim Ausfüllen nötig sind. Sie können jederzeit auf einen vorherigen Schritt zurückgehen indem Sie auf den Menü-Punkt klicken. 2. Interview-Bereich: Im rechten Teil des Interfaces sind die Felder die Sie ausfüllen sollen. Obligatorische Felder sind mit einem Sternchen gezeichnet (*). 3. Weiter: Füllen Sie die nächste Seite aus indem Sie unten auf [Weiter] klicken. Eine Kontrolle ihrer Angaben wird ausgeführt. Wenn ein Problem besteht, bleiben Sie auf der gleichen Seite und Sie werden aufgefordert die Angaben zu berichtigen oder zu vervollständigen. 4. Speichern: Dieser Verweis erlaubt Ihnen die Daten des Formulars auf Ihrem Computer zu speichern. Wenn Sie die Formulare der Stadt Luxemburg öfters benutzen können Sie so verschiedene Felder automatisch ausfüllen lassen. Indem Sie auf [Speichern] klicken wird eine Datei erstellt und zum Herunterladen vorgeschlagen (Details etwas weiter unten). 5. Laden: Wenn Sie öfters die online-formulare der Stadt Luxemburg benutzen ist es sinnvoll wenn Sie einige Daten abspeichern, wie z.b. Ihren Namen oder Ihre Adresse. Wenn Sie dann später auf [Laden] klicken fragt das System wo es die Daten auf Ihrer Harddisk finden kann um einige Felder automatisch auszufüllen (Details etwas weiter unten). 6. Beschreibung: Ein Verweis auf die Startseite des Formulars. Verhalten einiger Felder Einige Felder zeigen einen Hilfstext wenn Sie die Maus einige Sekunden über dem Feld lassen: Einige Felder haben einen Refresh-Knopf, symbolisiert durch einen Pfeil. Ein Refresh kann z.b. eine Strasse nach Eingabe der Postleitzahl in unserer Datenbank suchen oder verschiedene Berechnungen auführen: Wenn eine falsche Angabe gemacht wurde wird das Feld rot angezeigt. Wenn Sie die Maus einige Augenblicke über dem Ausrufungszeichen lassen erscheint eine Beschreibung des Fehlers: 2/14

3 Daten speichern Dieser Verweis erlaubt Ihnen die Daten des Formulars auf Ihrem Computer zu speichern. Wenn Sie die Formulare der Stadt Luxemburg öfters benutzen können Sie so verschiedene Felder automatisch ausfüllen lassen. Indem Sie auf [Speichern] klicken wird eine Datei erstellt und zum Herunterladen vorgeschlagen. Ihr Computer fragt Sie wo und unter welchem Namen er die Datei abspeichern soll. Sie können selbst entscheiden wo die Datei hin soll und Sie können den Namen und die Extension ändern. Wichtig ist dass Sie die Daten wiederfinden wenn Sie sie später automatisch in ein Formular einfügen wollen. 1. Wählen Sie das Verzeichnis wo die Datei abgelegt werden soll. 2. Ändern Sie den Dateinamen wenn nötig. 3. Klicken Sie auf [Speichern]. Daten laden Wenn Sie öfters die online-formulare der Stadt Luxemburg benutzen ist es sinnvoll wenn Sie einige Daten abspeichern, wie z.b. Ihren Namen oder Ihre Adresse. Wenn Sie dann später auf [Laden] klicken fragt das System wo es die Daten auf Ihrer Harddisk finden kann um einige Felder automatisch auszufüllen. 3/14

4 1. Klicken Sie zuerst auf [Browse...] um die Datei auf Ihrer Harddisk zu suchen (der Text des Knopfes hängt von Ihrem Computer ab). 2. Finden Sie die Datei mit den gespeicherten Daten. In diesem Beispiel heisst die Datei "datastore.xml". 3. Klicken Sie dann auf [Open] (der Text des Knopfes hängt von Ihrem Computer ab). 4. Klicken Sie auf [Daten laden]. Die Daten werden in das Formular eingefügt. Die Bestätigung Das letzte Interface (wenn alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind) sieht ungefähr so aus. Abhängig vom Formular fehlen die eine oder andere Option. 4/14

5 1. Elektronische Unterschrift: Wenn Sie ein LuxTrust-Zertifikat haben, klicken Sie auf [Elektronische Unterschrift]. Sie können Ihre Anfrage dann mit Ihrem Zertifikat unterschreiben und automatisch an die zuständige Dienststelle der Stadt Luxemburg übermitteln. 2. Manuelle Unterschrift: Wenn Sie noch keine elektronische Unterschrift von LuxTrust haben, benutzen Sie diesen Verweis um eine Datei im PDF-Format zu erstellen. Diesen Antrag müssen Sie dann drucken, manuell unterschreiben und per Post an die zuständige Dienststelle schicken. 3. Kontrolle: Benutzen Sie diesen Verweis um zu kontrollieren ob Ihre Daten richtig sind. Eine PDF-Datei mit Ihren Angaben wird erstellt und angezeigt. 4. Bestätigen: Wenn diese Option sichtbar ist, ist keine Unterschrift erforderlich. Nachdem Sie Ihre Angaben überprüft haben (Verweis "Kontrolle"), können Sie die Anfrage automatisch an die zuständige Dienststelle übertragen. Klicken Sie auf den Verweis und warten Sie dass der Server den korrekten Ablauf bestätigt. 5. Speichern: Identische mit dem Verweis oben. Er erlaubt Ihnen die Daten des Formulars auf Ihrem Computer zu speichern. Wenn Sie die Formulare der Stadt Luxemburg öfters benutzen können Sie so verschiedene Felder automatisch ausfüllen lassen. Indem Sie auf [Speichern] klicken wird eine Datei erstellt und zum Herunterladen vorgeschlagen. Ihr Computer fragt Sie wo und unter welchem Namen er die Datei abspeichern soll. Sie können selbst entscheiden wo die Datei hin soll und Sie können den Namen und die Extension ändern. Wichtig ist dass Sie die Daten wiederfinden wenn Sie sie wiederbenützen wollen. Die elektronische Unterschrift Die elektronische Unterschrift wurde bei der Stadt Luxemburg im ersten Quartal 2009 eingeführt. Wir akzeptieren SmartCard, SigningStick, SigningServer/Token und SigningServer/Sms, sowohl als private als auch professionelle Unterschrift. Wenn Sie eine SmartCard oder einen SigningStick haben, stecken Sie das Zertifikat jetzt in Ihren Computer. Warten Sie einige Augenblicke, Ihr Computer muss die Hardware erst erkennen und etwas Software laden (Java-Umgebung). Zum Unterschreiben darf nur ein einziges Zertifikat mit dem Computer verbunden sein. Die Unterschrift benötigt ein Java-Applet, das von Ihrem Browser geladen und ausgeführt wird. Abhängig von den Sicherheits-Einstellungen Ihres Browsers kann eine Warnung erscheinen. 5/14

6 1. Markieren Sie die Checkbox "Inhalt von diesem Anbieter immer trauen". 2. Klicken Sie auf "Ausführen". Das Unterschrift-Interface sieht folgerndermassen aus: 6/14

7 1. Kontroll-Frame: In diesem Frame sehen Sie die Datei die Sie unterschreiben werden. Überprüfen Sie ob alles richtig ist bevor Sie unterschreiben. Wenn fehlerhaft, klicken Sie unten auf [Angaben ändern] um Ihre Daten zu verbessern. 2. Zoom: Die beiden Verweise erlauben es Ihnen die Schrift des Kontroll-Frames zu vergrössern oder zu verkleinern. 3. Lift: Benutzen Sie den Lift um das ganze Formular zu überprüfen. 4. Angaben ändern: Wenn Sie hier klicken werden Sie in den Ausfüll-Modus des Formulars zurückgeführt und können Ihre Daten ändern. 5. PIN-Code: Wenn Sie eine SmartCard oder einen SigningStick benutzen, geben Sie hier den PIN-Code Ihres LuxTrust-Zertifikats ein. 6. Ich unterschreibe: Klicken Sie auf diesen Knopf wenn alles richtig ist und warten Sie auf die Bestätigung des Servers. Wenn Sie den SigningServer in der Version Token benutzen: 7/14

8 1. Geben Sie Ihre User ID, Ihr Passwort und das OTP das von Ihrem Token erstellt wurde, an. Ein OTP (One Time Password) ist ein temporäres Passwort was 30 Sekunden gültig ist. Wenn Sie den SigningServer in der Version SMS benutzen: Achtung! Die SMS Funktion von Luxtrust steht nicht mehr zur Verfügung. Momentan stehen Ihnen die Signing Tokens als Ersatzlösung gratis zur Verfügung. Für weitere Informationen, klicken Sie bitte hier. 1. Geben Sie zuerst Ihre User ID und Ihr Passwort an. 2. Klicken Sie dann auf [SMS abschicken] und warten Sie auf eine Nachricht auf Ihrem Handy. 3. Geben Sie das OTP an das LuxTrust Ihnen per SMS geschickt hat. Wichtig ist dass Sie die Gross- und Kleinschreibung beachten. Ein OTP (One Time Password) ist ein temporäres Passwort was 30 Sekunden gültig ist. Wenn alle Kontrollen fehlerfrei abgelaufen sind wird folgendes Interface angezeigt. Die Prozedur ist fertig und Ihr Antrag ist schon in der zuständigen Dienststelle der Stadt Luxemburg angekommen. 1. Kopie herunterladen: Wenn Sie möchten können Sie sich hier eine Kopie Ihrer Anfrage herunterladen. Ein ZIP- Archiv wird erstellt und zum Herunterladen vorgeschlagen. Ändern Sie keineswegs den Inhalt des ZIP-Archivs sonst wird Ihre Unterschrift zerstört. 2. Referenznummer: Sollten Sie Nachfragen bei der Stadt haben, bitte geben Sie diese Nummer an damit Ihre Anfrage schnell gefunden wird. MEHRERE UNTERSCHRIFTEN Wenn mehrere Personen unterschreiben dasselbe Formular unterschreiben sollen, müssen Sie sicher sein dass JEDER ein LuxTrust-Zertifikat hat. Dabei können die verschiedenen Typen von Zertifikat (SmartCard, SigningStick, SigningServer/Token, SigningServer/Sms) vermischt werden, es muss nicht jeder den gleichen Typ benutzen. Es ist allerdingst nicht möglich dass eine Person elektronisch und eine andere manuell unterschreibt. Änderungen an Ihren Daten sind möglich solange noch niemand unterschrieben hat. Nach der ersten Unterschrift werden die Daten versiegelt une eine Änderung ist nicht mehr möglich. 8/14

9 1. Ihre Funktion: Auf der Unterschrifts-Seite, wählen Sie Ihre Funktion (in welcher Funktion unterschreiben Sie diesen Antrag?). Nach den Kontrollen erscheint folgendes Interface: 1. Nächste Unterschrift: Wenn der Nächste der unterschreiben soll bei Ihnen ist und auch sein LuxTrust-Zertifikat hat, klicken Sie auf diesen Verweis. Sie erreichen wieder die Unterschrift-Seite und die nächste Person kann unterschreiben Wenn die nächste Person die unterschreiben soll nicht bei Ihnen ist, klicken Sie auf diesen Verweis. Eine wird erstellt die Sie an diese Person schicken können. Sie muss dann nur noch auf den Verweis im klicken und gelangt sofort auf die Seite wo sie unterschreiben kann. Die sieht ungefähr so aus: 1. Adresse: Geben Sie die -Adresse der nächsten Person an und schicken Sie die ab. 2. Betreff und Text: Sie können die Betreff-Zeile und den Text der ändern, aber bitte nicht den Verweis. Die Unterlagen UNTERLAGEN ELEKTRONISCH HOCHLADEN Wenn Unterlagen nötig sind wird folgendes Interface angezeigt. Sie können die Unterlagen in einem elektronischen Format hochladen oder mit der Post schicken. 9/14

10 1. Unterlagen: Die Liste der benötigten Unterlagen wird angezeigt. 2. Jetzt hochladen: Wenn Sie Ihre Unterlagen jetzt scannen und hochladen wollen, klicken Sie auf diesen Verweis. Sie werden dann ins Upload-Center weitergeleited. 3. Später hochladen: Wenn Sie später scannen und hochladen wollen, geben Sie hier Ihre -Adresse an. Sie haben maximal einen Monat Zeit um Ihre Unterlagen hochzuladen. 4. Klicken Sie auf diesen Verweis: Nachdem Sie Ihre -Adresse angegeben haben, klicken Sie auf diesen Verweis. Eine Nachricht wird Ihnen zugeschickt. Drinnen befindet sich ein Verweis mit dem Sie später ins Upload-Center gelangen. Die -Nachricht sieht ungefähr so aus: 1. Wenn Sie auf diesen Verweis klicken, öffnet sich ein Browser-Fenster das Sie ins Upload-Center leited. 2. Verschiedene Browser nehmen lange Urls mit Parametern nicht an. In dem Fall klicken Sie auf den kürzeren Verweis. 3. Ihr Browser surft auf eine Login-Seite wo Sie den Code aus der angeben müssen. 10/14

11 4. Klicken Sie dann auf [Weiter]. Das Upload-Center Sie sehen im Upload-Center eine Liste der Unterlagen die benötigt werden. Eine Checkbox in der Kolonne "Hochladen" heisst dass Sie diese Unterlage in einer elektronischen Version hochladen können. Eine Checkbox in der Kolonne "Postweg" heisst dass sie die Unterlage per Post an die Diensstelle schicken können. Wenn nur eine Checkbox sichtbar ist müssen Sie diese Unterlage mit dieser Methode übermitteln. Unterlage hochladen 1. Klicken Sie auf eine Checkbox aus der Kolonne "Hochladen". Folgendes Interface wird sichtbar: 11/14

12 1. Die Grösse der Datei darf einen Maximalwert nicht überschreiten. Dieser Wert wird von den Dienststellen der Stadt festgelegt und ist je nach Anfrage oder Unterlage verschieden. Das oder die angenommenen Formate werden auch angezeigt. Bereiten Sie jetzt Ihre Unterlage vor indem Sie diese Beschränkungen respektieren. 2. Klicken Sie auf [Laden]. Ein Fenster mit dem Inhalt Ihrer Harddisk wird geöffnet. 3. Wählen Sie die Datei die Sie hochladen wollen auf Ihrer Harddisk. 4. Klicken Sie auf [Öffnen]. 5. Wenn Sie einen Kommentar zu der Unterlage für die Dienststelle angeben wollen, tippen Sie ihn in dieses Feld. 6. Klicken Sie auf [Ja] um die Datei hochzuladen. Je nach Grösse der Datei kann das mehr oder weniger lange dauern. Warten Sie bis die Liste der Unterlagen wieder angezeigt wird. 7. Wenn Sie diese Unterlage nicht hochladen wollen, klicken Sie auf [Nein]. Sie werden zu der Liste der Unterlagen weitergeleited. 12/14

13 1. Um eine Unterlage anzuzeigen, klicken Sie auf das Icon rechts neben der Checkbox. Um eine schon hochgeladene Unterlage zu entfernen, klicken Sie in die Checkbox. Ein Bestätigungs-Fenster erscheint bevor die Datei vom Server gelöscht wird. 2. Wenn die Methode für alle Unterlagen angegeben ist, haben Sie die Möglichkeit die Daten an die zuständige Dienststelle der Stadt zu übermitteln. Klicken Sie hierzu auf [Weiter]. Die korrekte Übertragung wird Ihnen bestätigt: 1. Wenn Postweg-Unterlagen nötig sind, werden Sie hier noch einmal angezeigt. 2. Senden Sie die Unterlagen an die angegebene Adresse. Diese Adresse hängt natürlich von Ihrem Antrag ab. UNTERLAGEN AUF DEM POSTWEG ÜBERMITTELN Wenn Sie Ihre Unterlagen per Post schicken wollen, klicken Sie auf "Postweg". 13/14

14 1. Klicken Sie auf diesen Verweis um eine Liste der Unterlagen auszudrucken. 2. Schicken Sie diese Liste zusammen mit Ihren Unterlagen an die angegebene Adresse. Diese Adresse hängt natürlich von Ihrem Antrag ab. 14/14