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1 - und File Archivierung Eine gut überlegte Archivierung wird immer wichtiger. Explosionsartig gewachsen Der -Versand ist in den letzten 5 Jahren markant gewachsen % der Mitarbeiter einer Firma benutzen Während im Jahr 2002 noch 23 Milliarden s pro Tag versendet wurden, sind es vier Jahre später bereits 171 Milliarden (gemäss Radicati Group) Performance 2006 Ein Benutzer sendete/empfängt 84 Mails pro Tag. = 10 MB Speicherplatz 2008 wird sich der Speicherbedarf auf 16 MB erhöhen. (Radicati Group, 2006) 1

2 Der Speicherbedarf wächst exponentiell Gemäß der Ostermann Studie: liegt das jährliche Wachstum im Speicherbereich bei durchschnittlich 35% (Quelle: Ostermann Research) Gartner geht von 40% aus. Speicherbedarfszuname 10 MB pro Tag % pro Jahr Arbeitstage Mitarbeiter GB Heutige Situation Exchange-Server ohne Quota-Regelung. Der Server ist sehr ausgelastet und verbringt viel Arbeit mit alten s Exchange Server 25 % Aktive Daten 75 % Historische Daten Client OST PST 2

3 Heutige Situation Exchange-Server mit Quota-Regelung. Der Exchange-Server hat zum Teil noch alte s Die Benutzer müssen die alten s selber verwalten und sichern. User legen die PST auf schnelle Master-Filer und belasten ihn. Exchange Server 25 % Aktive Daten 25 % Historische Daten Client File Server PST OST PST PST PST PST Heutige Situation File Server Aktive und alte Daten sind vermischt. Beschränkungen von Verzeichnissen zwingen die Benutzer die Daten lokal zu halten. Sicherung der Daten auf dem Client müssen Benutzer selber bewerkstelligen. File Server Aktive Daten Altdaten Client Aktive Daten Altdaten Aktive Daten Altdaten USB - Platten Sicherung Offline Daten 3

4 Vorteile einer guten Archivierung Gesetzlichen Vorgaben erfüllen Je nach Inhalt gelten s als Geschäftskorrespondenz und sind mindestes zehn Jahre aufzubewahren. Verfügbarkeit und Integrität der Daten Die Daten gehören der Firma. Datenzugriff gewährleisten. Integrität. Die Richtigkeit, Vollständigkeit und korrekte Zeitpunkt der Informationen. Verfügbarkeit der Informationen zu jedem gewünschten Zeitpunkt innerhalb des vereinbarten Zeitraums. Vorteile einer guten Archivierung Zentrale Verwaltung einfache Administration Zukünftige Speicherkosten im Griff TCO Abzug der Daten von teuren Master-Servern Automatisieren von Aufgaben Festlegen was wie lange gespeichert wird (Temp, Media, exe etc.) Single-Instance Mehrfach-Daten möglichst zu vermeiden. Verkürzung zukünftiger Exchange-Migrationen Weniger Daten auf dem Exchange Nur aktuelle Daten 4

5 Die Lösung mit Enterprise Vault Enterprise Vault von Symantec ist der Leader 5

6 EV Server ist der zentrale Aufbewahrungsort. Alle Daten werden an einem zentralen Ort archiviert. Interessensgruppen Benutzer GL Gesetz Informationen Exchange Enterprise Vault Daten Filer SMTP Offline SharePoint Instant Messenger Leistungsmerkmale und Vorteile System Automatisches Mailbox Management Schätzungen zufolge sind 70 bis 80 Prozent aller s Altdaten Benutzer benötigen keine Quota-Regelung mehr. Entlastung des Helpdesk Bessere Erreichbarkeit. Mail-Server fokussiert sich wieder auf das Handling von neuen Mails. Die Mail-Server-Effizienz wird verbessert. Reduzieren des Online-Nachrichtenspeichers um 50 bis 75 Prozent 6

7 Exchange-Lösung Lösung mit Enterprise Vault Exchange erledigt seine eigentlichen Arbeiten EV kann auf einem Sekundär-Speicher ausgeführt werden Exchange Server Enterprise Vault 25 % Aktive Daten 75 % Historische Daten Client OST Offline Vault Leistungsmerkmale und Vorteile der PST Migration PST (Personal Store) Verschiebung der PST s in den EV-Aufbewahrungs Ort dadurch wieder in die Obhut der Firma weniger Verantwortung der End-User Gezieltes Backupen möglich kein verlieren von Firmendaten Single-Instance wird wieder hergestellt. User sind mit dem Handling und Sichern von PST-Dateien meist überfordert und benötigen damit enorm Zeit. Migrations-Tool Lokalisieren Sammeln - Migrieren Spart bis zu 70% Storage gegenüber PSTs und bis zu 90% BackUp 7

8 Mobile Benutzer - Notebook Offline Vault Lokale Kopie der archivierten s Bei Defekt oder Verlust kann die Kopie jederzeit wieder hergestellt werden Individuell wählbar auf Ordnerebene Offline Vault FSA Lösung File Server Master Server sind schneller Alte Daten liegen auf dem Enterprise Vault User findet seine aktuellen Daten File Server Enterprise Vault Aktive Daten Altdaten Client Offline Vault 8

9 Enterprise Vault - FSA File System Archivierung File Server nur Aktuelle Daten auf Master-Server Verantwortung für das Löschen ist abgeklärt und eingespielt Automatische Daten-Archivierung Wählbare Kriterien für die Archivierung: Alter, Grösse, Änderungszeitpunkt, Dateisystem-Quota Keine vollen Plattensysteme Risiko Verfügbarkeit Aufbewahrungsfristen sind definierbar Rechtsgültigkeit Gesetzeskonforme Langzeitarchivierung Journaling Funktion Für sämtliche ein- und ausgehenden s Änderungen im File führen zu neuem Objekt und erfordern erneutes explizites Speichern. Komplette Unterdrückung der Löschung während der Aufbewahrungsfrist Speicher auf EMC Centera, Network Appliance NearStore, IBM DR550 und andere Zusätzliche Konvertierung in HTML/XML (Internet-Links) Optional: true-sign von KEYON basierend auf elektronischen Signaturen für das Speichern auf SAN, NAS sowie Bänder etc. 9

10 Der Compliance Accelerator Überwachung von Input / Output Überwachung von s, Instant Messages, Bloomberg- und digitalen Faxnachrichten leicht zu konfigurierendes Zusatzmodul für die und Content-Archivierungssoftware Enterprise Vault Erläuterung:Carolyn DiCenzo, Research Vice President bei Gartner Inc. Die zunehmende Nachfrage nach Einsichtnahme in -Nachrichten sowie operative Probleme aufgrund der zunehmenden Größe der gespeicherten Daten und die aufsichtsrechtlichen Vorschriften über die Aufbewahrung von s bilden die geschäftlichen Rahmenbedingungen für eine solche Lösung. Installation von Enterprise Vault Vorgehensweise: In einem Workshop werden vorhandene Hardware und Ziele der Archivierung abgefragt. Erstellen von Accounts und Mailboxen im AD Mittels eines Tools von Enterprise Vault werden die Voraussetzungen für die Installation überprüft. Installation von Enterprise Vault Aktivieren einzelner Accounts (meist IT-Mitarbeiter) Erweiterung des Rollout s auf die gesamte Firma Optimierung und Überprüfung der Einstellungen 10

11 Administrieren Erleichterung für die Administration Einfaches administrieren mittels MMC SnapIn Überschaubare Ansicht aller Server, welche Enterprise Vault bedient. Hinzufügen neuer Aufgaben mittels Assistenten. Trotz komplexer Policy sind die Einstellungen mittels Registern leicht verständlich. Übersicht aller Tasks und Services Übersicht der Archive und der Vault-Stores Eigener Punkt für Personal Store Management (PST Migration) Automatisieren der Arbeiten Zeit / Platz für die Backup-Fenster Da die Daten auf den Master-Server wie File und Exchange kleiner werden, sind auch die Fenster kleiner, die benötigt werden. Schnelles einarbeiten bestehender EV-Lösungen für neue Mitarbeiter Policy und Aufgaben können mit Kommentaren versehen werden. Administrieren Print Screen 11

12 Bericht- und Auswertungs-Manager ReportingUser ist ein Administratoren unabhängiger Account Webbrowser fähig Kosten und Speicherplatz dank detaillierter Abfragen im Griff! Berichte über jeden einzelnen Server möglich. Auswertungen sind exportierbar als: XML CSV TIFF PDF Webarchiv Excel Berichte können Abonniert werden. Z.B. für JourFix Einfache Berichterstattung mit dem Browser 12

13 Überwachen mit Enterprise Vault Operations Manager Administratoren unabhängiger Operator Manager-Account. Kann z.b. vom Helpdesk erledigt/überwacht werden. Webbrowser fähig (keine Installation von Software) Task und Service dank Warnungen im Griff! Ansicht über jeden einzelnen Server möglich. Überwachung mit der MonitoringWebApplikation 13

14 Benutzer von Enterprise Vault Je nach Wahl der Zugriffsmöglichkeiten ist EV transparent für den Benutzer und die Applikationen. Benutzer merkt von der Archivierung nur wenig. Alle Archive können auch Offline Verfügbar gemacht werden. Sobald der User ans Netz kommt, findet ein Abgleich statt. Windows Desktop Search kann integriert werden. Kein arbeiten mit PST Dateien mehr notwendig. Je nach Einstellung können die Benutzer selber sagen, welche s Archiviert werden sollen Benutzer Einfache Handhabung für den User 14

15 Einfaches Auffinden der Daten Ein Benutzer benötigt in der Woche ca. 60 Min. um s zu finden. (Source: Gartner) Auflistung SEINER Server, welche Archiviert werden. Verbesserte Suche mit Indizierung und der AltaVista-Suchmaschine Indiziert in 130 Dateiformaten mit einstellbaren 3% (Low), 8 % (Medium) oder 12% (Full) unterstützt Stichwortsuche Zugriffsmöglichkeiten: Platzhalter Links AltaVista Suche Archive Explorer Auffinden der Daten mit dem ArchiveExplorer 15

16 Wiederherstellung der Daten erledig der Benutzer selber Datenwiederherstellung gleich selber erledigen Die Anwender können die Daten selber wieder herstellen: Entlastung des Helpdesk Kein warten - sofortige Wiederherstellung Vorhalten verschiedener Versionen einer Datei im Archive (lässt sich begrenzen) Temporär Dateien können beim Archivierungsablauf automatisch gelöscht werden. keyon für Ihre Sicherheit Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Jörg Mäder 16

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