E Mail/Archivierung/Quota. Upgrade Planung Exchange 2007 Roland Dietlicher/ID Basisdienste

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1 E Mail/Archivierung/Quota Upgrade Planung Exchange 2007 Roland Dietlicher/ID Basisdienste

2 Mail Migration auf Exchange 2007 Vorbereitungsarbeiten seit anfangs 2008 Verzögerungen Windows Server 2008 AD Sicherheitsvorfall von Ende September SAN Verfügbarkeit im HIT wegen Einbruch der DMX4 Start der Migration gegen Ende Mai Koexistenz Exchange 2003/2007 Ende voraussichtlich Ende August Roland Dietlicher/ID Basisdienste 2

3 Betroffenheit Endkunde Kurzer Unterbruch bei der Verschiebung der Mailbox Konfiguration von Outlook auf Cache Mode Neues OWA Mail Admin Änderungen im AdminTool Konfiguration von Outlook auf Cache Mode Roland Dietlicher/ID Basisdienste 3

4 Verbesserungen Bessere Performance IMAP, POP, HTTP Fremde Kalender anschauen Grosse Mailboxen ; ) Free/Busy direkt aus der Mailbox Zuverlässigere Daten OWA ohne Abbruch der Session! und weitere Verbesserungen. Exchange Kalender für Thunderbird mit Lightning Addon Exchange Kalender für Apple Mail (Snowleopard) Business Continuity dank spezieller Cluster Technologie Für Entourage wird alles besser äh anders ; ) Roland Dietlicher/ID Basisdienste 4

5 Archivierung/Quota Roland Dietlicher/ID Basisdienste 5

6 Storage Wachstum Roland Dietlicher/ID Basisdienste 6

7 Verteilung der Mailbox Grössen MBX Size Anzahl User % User Storage (GB) % Storage 0 MB MB MB - 1 GB GB GB Total Roland Dietlicher/ID Basisdienste 7

8 MBX Store (TB) SAN für Exchange (TB) Total # Mailboxes 27'337 27'673 30'495 30'432 29'844 grösste # Messages 270' ' ' ' '003 grösste Mailbox (GB) # Mailboxes > 2GB # Mailboxes > 5 GB Mailarchive Store (TB) SAN für Mailarchiv (TB) Total # Mailarchive Roland Dietlicher/ID Basisdienste 8

9 Spam # am Mailfilter ankommende s (Jahr) Mio 238 Mio Mio # am Mailfilter ankommende s/Tag max. ~ 1.5 Mio SPAM & Malware 101 Mio Mio Mio Clean & local msgs 17.6 Mio 20.3 Mio 39.6 Mio SPAM/Virus-Anteil 85% 91% 86% Roland Dietlicher/ID Basisdienste 9

10 Infrastruktur 3 Filtermaschinen 3 Frontend Mailserver (HTTP, IMAP, POP, SMTP) 8 Backend Cluster (Mailbox Server, MAPI) 2005: 4 Backend Cluster Roland Dietlicher/ID Basisdienste 10

11 SAN Disk Store Maildatenbanken (inkl. Transaktionslogs): 20 TB 2 Generationen NT Backup: 32 TB Archivierung: 40 TB Total SAN Disk Space: 92 TB NetBackup Tape Store 2 Generationen im NetBackup: 22 TB Roland Dietlicher/ID Basisdienste 11

12 Probleme Datenwachstum wegen fehlender Quota von ca. 2 TB/Jahr Unterschiedliches Datenwachstum auf den verschiedenen Mail Datenbanken (157) führt zu: Verschieben von Mailboxen (ca. 300 im Q4/2008) Offline Defragmentierung der DBs Vergrössern von DBs (37 im 2008) Performance Probleme bei grossen Mailboxen Backupzeiten Roland Dietlicher/ID Basisdienste 12

13 Lösung Einführen einer Quota z.b. 1.5 GB für Mitarbeitende 200 MB für Studierende (+ 100 MB) Planbare Diskauslegung Wenige Mailbox Verschiebungen Konstante User Performance Vernünftige Backupzeiten Roland Dietlicher/ID Basisdienste 13

14 Mailarchiv: Symantec Enterprise Vault Seit Sept im Einsatz! Begriffe: Time Based Archiving Die Mails werden ab einem bestimmten Alter (A) archiviert. Die momentan angewandte Policy archiviert Mails nach A = 30 Tagen. Quota Based Archiving Die Mails werden erst dann archiviert, wenn ein bestimmter Anteil (P) der eingestellten Mailbox Quota erreicht ist. Die ältesten Mails werden zuerst archiviert Roland Dietlicher/ID Basisdienste 14

15 Time Based vs. Quota Based Die time based Archivierung ist auch ein Backup mit individueller Recovery Möglichkeit! Es gibt nur ENTWEDER time based ODER quota based Archivierung! Bei quota based Archivierung brauchen wir eine separate Backup Lösung für Recovery von einzelnen Mails oder Mailboxen Roland Dietlicher/ID Basisdienste 15

16 Shortcuts (stubbing, stub = Stummel) Der Archivierungsvorgang kopiert Mails zunächst ins Archiv. Anschliessend wird je nach Einstellung entweder 1. das ganze Mail inkl. Attachement (wie heute) 2. das ganze Mail ohne Attachement und ohne Link zum Archiv ( use message body ) 3. ein bestimmte Anzahl Zeichen des Mails mit Link zum Archiv ( Customize ) 4. nichts (d.h. mit der Archivierung, werden die Mails gelöscht.) in die Mailbox, markiert als archiviert, zurück geschrieben. Das Original wird dann gelöscht. Verdoppelung von Mails bei Zugriff via POP Performance Impact durch Transaktionen auf der DB Performance Impact bei IMAP und Outlook im Cached Mode Roland Dietlicher/ID Basisdienste 16

17 Archiving Policies (1) 1. Keine Archivierung, Quota 1.5 GB User macht nach Bedarf eigenes Archiv mit eigenen Archiv Backups Viele verschiedene Lösungsansätze Mehr Aufwand vom lokalen Support Separate Backup/Recovery Strategie für einzelne Mails/Mailboxen nötig Roland Dietlicher/ID Basisdienste 17

18 Archiving Policies (2) 2. Hidden Archiving wie bisher, 1.5 GB Quota User hält seine Mailbox unter 1.5 GB Verschiedene Bewirtschaftungs Strategien möglich Mails älter als 30 Tage sind im Archiv In der Mailbox gelöschte Mails können wieder gefunden und sogar zurückgeholt werden Archiv ist auch Backup Roland Dietlicher/ID Basisdienste 18

19 Archiving Policies (3) 3. Shortcut Version 2: Das ganze Mail ohne Attachement wird zurück geschrieben. Transparente Lösung für Outlook: Outlook Suche möglich Offline Archiv möglich Grosse Platzersparnis möglich Transparent mit IE/Firefox auf Windows via OWA Nicht geeignet für IMAP Clients Roland Dietlicher/ID Basisdienste 19

20 Archiving Policies (4) 4. Shortcut Version 2: Ein bestimmter Teil des Mails ohne Attachement wird zurück geschrieben mit Link auf das archivierte Mail. Transparente Lösung für Outlook Geeignete Lösung für IMAP Clients Lokale Suche möglich Suche im Archiv über Web Suchmaske Für OWA mit Firefox/Safari auf nicht Windows Plattformen Roland Dietlicher/ID Basisdienste 20

21 Archiving Policies (5) 5. Quota Based Archiving mit stubbing (3,4): Die Archivierung beginnt mit dem Erreichen eines bestimmten Prozentsatz der Quota. Der User wird vorher informiert und kann aufräumen, wenn er will. Bei einer genügend hohen Quota werden vielleicht wenige davon profitieren wollen == Fall ohne Archivierung Separate Backup/Recovery Strategie für einzelne Mails/Mailboxen nötig Roland Dietlicher/ID Basisdienste 21

22 Archiving Policies (Zusammenfassung) 1. Keine Archivierung, Quota 2. Archiv mit Backup Funktion (wie bisher) 3. Time based Stubbing für Outlook 4. Time based Stubbing für alle Clients 5. Quota based archiving mit stubbing Roland Dietlicher/ID Basisdienste 22

23 Fragen Wissen Sie, dass Ihre Mails archiviert werden? Roland Dietlicher/ID Basisdienste 23

24 Fragen Wissen Sie, wo Sie das Mailarchiv finden? Roland Dietlicher/ID Basisdienste 24

25 Fragen Haben Sie schon einmal im Archiv nach einer alten Mail gesucht? Und sie gefunden? Roland Dietlicher/ID Basisdienste 25

26 Fragen Haben Sie schon einmal ein Mail aus dem Archiv zurück in Ihre Mailbox geholt? Roland Dietlicher/ID Basisdienste 26

27 Fragen Können wir Ihr Archiv löschen? Roland Dietlicher/ID Basisdienste 27

28 Fragen Wollen Sie nicht, dass Ihre Mails archiviert werden? Roland Dietlicher/ID Basisdienste 28

29 Quota? Archivierung? Archivierungs Policy? Diskussion Roland Dietlicher/ID Basisdienste 29

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