Archivierung mit Windream

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1 Archivierung mit Windream

2 Matthäi Bauunternehmen GmbH & Co. KG Der Schwerpunkt des Unternehmens liegt im Bereich Erd- und Straßenbau. Weitere Geschäftsfelder sind Tief-, Stahlbeton- und Ingenieurbau sowie Deponietechnik; außerdem die Produktion und Lieferung von Transportbeton und von Asphalt und Bitumen für den Straßenbau sowie der Abbau und die Lieferung von Mineralbau- und Natursteinen aus eigenen Steinbrüchen. In 40 Standorten im In- und Ausland sind ca Menschen beschäftigt. Seit dem Jahr 2007 unterliegt die Führung des Unternehmens der Matthäi-Stiftung sowie 2 Geschäftsführern.

3 Daten und Fakten aus IT-Sicht 30 Standorte bundesweit in unterschiedlicher Größe und betrieblichen Schwerpunkten Ca. 650 Mitarbeiter in der Verwaltung, Bauleitung und Organisation d.h. ca. 650 PC Arbeitsplätze in Form von Desktopgeräten und Notebooks davon ca. 100 Mitarbeiter bundesweit die längere Zeiten auf Baustellen tätig sind (auch im Ausland) 3 Vollzeit IT-Mitarbeiter sowie ein Auszubildender Mailaufkommen von ca Mails pro Tag (ohne Spam) die von extern eingehen oder extern versandt werden.

4 Bestehende IT Infrastruktur Zentrale IT in der Hauptverwaltung in Verden. VMWare Umgebung mit ca. 50 virtuellen Windows Servern und 10 klassischen Servern. Daneben noch Systeme für Backup, Monitoring, Firewall und Storage Exchange 2010 mit ca. 650 Postfächern / öffentlichen Ordnern Vor dem Einsatz des Mailarchivs ca. 1,2 TB Maildaten in den Postfächern Tendenz stark steigend.

5 Alltagssituation ersetzt mehr und mehr den klassischen Brief, Fax oder sonstige Kommunikation Gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten auch für Mail Betriebsinterne Regelungen sind teilweise noch weitergehend Die permanente Verfügbarkeit von Informationen und Kommunikation ist angestrebt

6 Problemzone Menge der Mails wächst dramatisch Die Mitarbeiter haben Schwierigkeiten zu entscheiden welche Mail gelöscht werden kann und welche nicht. Das Jäger und Sammler-Prinzip greift es wird nichts mehr gelöscht. Strukturierung von Mails wird aufwendiger Strukturen sind nur begrenzt belastbar Bestehende lokale Mailarchive in Form von PST-Dateien entziehen sich völlig der Kontrolle Mitarbeiterfluktuation

7 Anforderung an ein Archiv - Anwender Möglichst ohne Hinweise, Statusmeldungen, Aufforderungen etc. Keine zusätzlichen Menüelemente, Taskbars etc. Kein daran denken Mails zu archivieren Outlook soll sich so präsentieren wie immer

8 Anforderung an ein Archiv - Administrator Weitgehende Konfigurationsmöglichkeiten (auch Rückweg) Zentral gesteuerte Installation der Clientsoftware PSTs sollen aufgelöst werden können OWA soll funktionieren Journalarchivierung möglich Standardtechnologien sollen zum Einsatz kommen Gesetzliche Anforderungen sollen erfüllt sein

9 Anforderung an ein Archiv Weitere Produkte Archivierungslösungen die uns ebenfalls interessiert haben: 1. Archivlösung direkt aus Outlook / Exchange Server 2. Mailstore 3. Baracuda Mail Appliance 4. Reddoxx 5. Symantec Enterprise Vault

10 Entscheidung für Windream weil: 1. Sowohl User-seitig als auch Administrator-seitig unsere Punkte erfüllt waren 2. Die Option besteht neben der Archivierung mit Windream auch Files / Fileserver zu archivieren 3. Preis / Leistung passen

11 Wie wurde es im Unternehmen umgesetzt Aufsetzten des Windream-Servers als zentrale Steuerungsinstanz Darin enthalten: Windows Maschine aufsetzten, patchen etc. 1 Tag Eigenleistung Installation der Serversoftware Anbindung an Exchange-Server Grundlegende Konfiguration für Storage Einweisung Administration 1,5 Tage Consulting Konfiguration Clientpaket und Test 1 Tag Eigenleistung

12 Wie wurde es im Unternehmen umgesetzt Muster unserer Konfiguration aktuell im Einsatz Archivierung alle Mailanhänge von Mails älter 30 Tage in jedem Postfachordner nicht nur im Posteingang Mails im Ordner Privat werden nicht archiviert Die Ablage erfolgt im definierten Storage in Form von User/Jahr/Monat/Tag Der Archivierungsvorgang läuft Nachts ohne Beeinflussung durch große Aktivitäten auf dem Exchange-Server

13 Was hat es uns bisher gebracht? Eine deutliche Entlastung des Exchange-Servers. Ein archiviertes Postfach ist um den Faktor 5-6 kleiner Kaum eine Mail ist für den Exchange größer als 100 Kb Für den Anwender ist keine Änderung sichtbar. Außer den fehlenden Hinweisen auf sein zu großes Postfach Lokale PST-Dateien konnten wieder zurück ins Postfach geholt werden. Für das Unternehmen ein Gewinn an Sicherheit und Stabilität.

14 Was sollte man vor der Archivierung tun? Aufräumen Mitarbeiter, und sofern vorhanden, Betriebsrat informieren Sich im klaren darüber sein, was, wie und in welchen Intervallen archiviert wird. Journalarchivierung ja oder nein Storage beachten! Soll der Anwender selbst archivieren können? In welcher Form soll er Zugriff auf sein Archiv erhalten? Wieviel Aufwand / Schulung muß angesetzt werden?

15 Matthäi Bauunternehmen GmbH & Co. KG Frank Watzke Bremer Str Verden Tel: / Mobil: 0176 / Vielen Dank für Ihr Interesse

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