-Archivierung. VERLAGS-SONDERVERÖFFENTLICHUNG 05/2012. Technologie, Anbieter, Partner-Business

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1 VERLAGS-SONDERVERÖFFENTLICHUNG 05/ Archivierung VVV Archiv VVV Compliance Hintergrundbild: ra2 studio - Fotolia.com VVV Wiederherstellung VVV Klassifizierung VVV Datenschutz VVV Langzeitarchivierung VVV Aufbewahrungsvorschrift VVV Basel II Technologie, Anbieter, Partner-Business

2 102 NN MARKTENTWICKLUNG Dank -Verkehr ist die weltweite Kommunikation einfacher geworden. KTSDESIGN - FOTOLIA.COM Vom Aktenschrank zum -Archiv -Archivierung bedeutet nicht, alle Mails einfach abzuspeichern. Einige s dürfen gar nicht langzeitarchiviert werden, andere müssen schnell auffindbar sein und das teilweise über Jahrzehnte hinweg. Kein Wunder also, dass im Dschungel der Paragraphen vieles falsch gemacht wird. IT-BUSINESS / Heidi Schuster Dass geschäftskritische Daten archiviert werden müssen, ist nichts Neues. Das war zu Großvaters Zeiten schon so und ist heute immer noch der Fall. Geändert hat sich lediglich, dass die aufzubewahrenden Daten heute meist digital auftreten und hier vor allem in Form von E- Mails. Die Archivierung ist jedoch mit der einfachen Speicherung der digitalen Daten noch längst nicht erledigt, denn gesetzliche Aufbewahrungspflichten müssen eingehalten werden. Dabei gilt: Alles ist archivierungspflichtig, was für eine betriebliche Überprüfung und Transparenz der Unternehmensverhältnisse bedeutsam ist. Dazu gehören Rechnungen, Verträge, Jahresabschlüsse, Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, Reklamationsschreiben und vieles mehr. Es ist falsch, dass, wie oft angenommen, eine Archivierung des gesamten -Verkehrs zwingend erforderlich ist, um den Anforderungen des Handels- und Steuerrechts zu genügen. Für s, die als Handelsbriefe im Sinne des HGBs (Handelsgesetzbuch) gelten, schreibt das HGB keine elektronische Archivierung vor, im Gegenteil: Der Paragraph 257, Absatz 3 erlaubt ausdrücklich auch die Aufbewahrung in Form von Ausdrucken. Anders sieht es beim Steuerrecht aus. Der Paragraph 147 AO (Abgabenordnung) der Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) schreibt eine digitale Archivierung mit allen Dateianhängen vor. Gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) muss hier zudem die Unveränderbarkeit des Datenbestandes, also die Manipulationssicherheit gewährleistet sein. EINFACH ALLES ARCHIVIEREN? Da die Masse an s, die in Postfächern landet, oft unüberschaubar wirkt, entscheiden sich viele Unternehmen dazu, einfach alle s aufzubewahren. Dabei wird

3 MARKTENTWICKLUNG MM 103 nicht nur teurer Speicherplatz verschwendet, sondern es kommt auch zum Konflikt mit anderen gesetzlichen Regelungen wie dem Bundesdatenschutzgesetz. So dürfen Personaldaten nur so lange aufbewahrt werden, wie es für berechtigte Verwendungszwecke notwendig erscheint etwa zur Abwendung von Rechtsansprüchen eines ehemaligen Mitarbeiters. Auch Bewerbungsunterlagen dürfen nur im Rahmen des laufenden Bewerbungsverfahrens verwendet werden und sind nach Abschluss des Verfahrens zu löschen. Nur Daten, die gegebenenfalls zur Abwehr von Ansprüchen wegen Verletzung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes dienen, dürfen bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für solche Ansprüche aufbewahrt werden. Ansonsten gilt, dass geschäftliche s sechs und steuerlich relevante zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzen Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden. Bei Handelsbriefen gilt das Versand- und Empfangsdatum. Bei Verträgen beginnt die Frist nach Ablauf des Vertrages. RICHTIG ARCHIVIEREN Es sind also Software- und Hardware-Lösungen nötig, die die Compliance-gerechte Archivierung ohne großen Administrationsaufwand und zu einem möglichst günstigen Preis ermöglichen. Die Wiederherstellung verlorener Mails wird erleichtert, und im Falle von Rechtsstreitigkeiten sind beweiskräftige s jederzeit verfügbar. Allerdings ist es wegen der teilweise sich widersprechenden rechtlichen Anforderungen wichtig, bei der Auswahl einer Archivierungslösung auf flexibel gestaltbare Retention Policies zu achten. Eine Hardware-Lösung zur -Archivierung muss gewährleisten, dass einmal archivierte Nachrichten nicht mehr verändert oder versehentlich gelöscht werden können. Angesichts der gesetzlichen Vorgaben und deren strenger Umsetzungsregeln sollte eine umfassende Backup- und Archivierungs-Strategie Alltag sein. Die einschlägigen Bestimmungen rechtsund revisionssicher umzusetzen und praktikabel in den Arbeitsalltag einzubinden, sollten zu den wichtigesten Herausforderungen für Unternehmen gehören. RCX - FOTOLIA.COM WER TRÄGT DIE VERANTWORTUNG? Verantwortlich für die rechtmäßige - Archivierung ist die Geschäftsführung einer Firma. Kommt diese der Aufbewahrungspflicht nicht nach, drohen steuerrechtliche und in manchen Fällen sogar zivilrechtliche Sanktionen, die zu Freiheitsstrafen führen können. Für -Archivierung spricht zudem, dass s in gerichtlichen Verfahren als Beweismittel fungieren können aber nur, wenn eine vollständige und manipulationssichere Archivierung nachweisbar ist. GÄNGIGE -SERVER Häufig eingesetzte -Server, wie Microsoft Exchange Server sind in der Regel nicht für die langfristige Aufbewahrung konzipiert und können meist nur bestimmte Größenordnungen an Speicherkapazitäten sinnvoll verwalten. Ein typisches Problem sind große Mengen an Information, die die -Server und die Postfächer der Mitarbeiter überquellen lassen. Unternehmen müssen sich an die gesetzliche Aufhebungspflichten halten. Die Aufbewahrungsfrist Die Aufbewahrungsrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzen Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden. Bei Handelsbriefen gilt das Versand- beziehungsweise Empfangsdatum. Bei Verträgen beginnt die Frist nach Ablauf des Vertrages. HARD- UND SOFTWARE-LÖSUNGEN Verschiedene Hersteller und Storage-Spezialisten bieten vielfältige Software-Lösungen an. Dabei ermöglichen verschiedene Tools ein zum Beispiel übersichtliches E- Mail-Management, durch das Unternehmen mit beliebig vielen -Nutzern die über Jahre angesammelten s konsolidieren und effizient verwalten können. Alle eingehenden s sollten automatisch selektiert und gegebenenfalls regelbasiert erfasst, indiziert, gespeichert und archiviert werden. Indem in Unternehmen zentrale Daten-Pools für elektronische Nachrichten eingerichtet werden, können zudem Kosten für -Systeme eingespart werden. DATENSPEICHER Archivierungspflichtige Informationen sind meist zwischen sechs und zehn Jahren aufzubewahren, teilweise sogar mehrere Jahrzehnte. Das ist für IT-Systeme in Anbetracht ihrer Schnelllebigkeit eine recht lange Zeitspanne. Häufig wird in der Branche in drei oder maximal fünf Jahren gedacht, um eine komplette Infrastruktur auf den Prüfstand zu stellen und im Bedarfsfall auszutauschen. Etwa alle drei Jahre verdoppeln die Hersteller die Kapazitäten und die Leistungsfähigkeit ihrer Produkte. Das bedeutet, dass bei der Auswahl von Soft- und Hardware-Komponenten die technischen Voraussetzungen gegeben sein müssen, um den Wechsel auf neue Technologien zu ermöglichen und zwar ohne Medienbruch, gegebenenfalls mit Hilfe der bereits vorhandenen Bordmittel. Denn die Revisionssicherheit von Daten muss auch während und nach einem Umzug gewährleistet bleiben. Hintergründe zum Thema: web Stichwort Archivierung"

4 104 -ARCHIVIERUNG NN CASE STUDY FLUX-GERÄTE GMBH archiviert s rechtssicher mit MailStore Auch die FLUX-GERÄTE GMBH, Hersteller von Pumpen der unterschiedlichsten Branchen, kämpfte wie viele andere Unternehmen mit den -Fluten. Nach reiflicher Überlegung hat sich FLUX für die -Archivierungslösung MailStore Server des Herstellers MailStore Software entschieden. Unsere Kommunikation, darunter auch die von und in Unternehmen, hat in Zeiten von Facebook, Twitter und Co. eine Dimension erreicht, die wir uns noch vor wenigen Jahren nicht hätten vorstellen können. Auch wenn das klassische Telefonat noch eines der beliebtesten Kommunikationsmittel gerade im beruflichen Umfeld ist, so haben doch längst andere Möglichkeiten Einzug in den Informationsaustausch gehalten. Unter ihnen ist die E- Mail nach wie vor das beliebteste Instrument. Sie hat den klassischen Schriftverkehr per Post oder Fax fast gänzlich ersetzt und dient Unternehmen heutzutage als zentrales Instrument bei fast allen geschäftlichen Vorgängen. Egal ob Angebote, Rechnungen oder geschäftliche Vereinbarungen viele wichtige Geschäftsprozesse werden heute per erledigt. Der Gesetzgeber hat Unternehmen in diesem Zusammenhang aber dazu verpflichtet, sämtliche relevante Kommunikation rechtskonform zu archivieren auch die elektronische. Die FLUX-GERÄTE GMBH stellt Pumpen für verschiedene Branchen her. FLUX hat seinen Sitz in Stuttgart, Verwaltung, Fertigung und Vertrieb sitzen in Maulbronn. Diese sogenannte Compliance ist derzeit eine der dringlichsten Herausforderungen, der sich Unternehmen aller Branchen und Größen stellen müssen. So auch die FLUX- GERÄTE GMBH aus Maulbronn. Der marktführende Hersteller von Fass-, Behälter- und Container-Pumpen entschied sich bei der Umsetzung einer rechtssicheren - Archivierung für MailStore Server, der führenden -Archivierungslösung für kleine und mittelständische Unternehmen. S CLEVER ARCHIVIEREN MailStore Server, entwickelt von MailStore Software, ist die beliebteste -Archivierungslösung für kleine und mittlere Unternehmen und bietet eine von unabhängiger Stelle zertifizierte Rechtssicherheit gemäß deutscher, österreichischer und schweizerischer Vorgaben. MailStore Server arbeitet mit allen gängigen Mailservern, wie Microsoft Exchange oder MDaemon Mailserver, entlastet die IT- Infrastruktur und erhöht die Produktivität von Unternehmen. Außerdem verkürzt MailStore die Dauer von Backups signifikant. MailStore Server legt Kopien aller E- Mails in einem zentralen -Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. DER ENTSCHEIDUNGSPROZESS Der Entscheidung für MailStore Server ging eine Evaluierung voraus, bei der verschiedene Lösungen getestet wurden. Darunter waren neben MailStore die hauseigene Lösung von Microsoft Exchange sowie weitere Archivierungslösungen. Oberste Priorität hatte für das mittelständische und eigentümergeführte Traditionsunternehmen die Gewährleistung von Rechtssicherheit. Und diese sah man mit MailStore Server eindeutig am besten gewährleistet. Wir wollten unsere -Archivierung juristisch absolut sicher gestalten, und dies ist mit MailStore Server in optimaler Weise möglich gewesen, erinnert sich Alexander Geib, kaufmännischer Leiter bei FLUX. Bei der Evaluierung spielten neben der Rechtssicherheit aber auch andere Faktoren eine Rolle, so zum Beispiel die Kosten. Und auch in diesem Punkt konnte MailStore Server überzeugen: Bei der Anzahl der zu sichernden Postfächer hat uns MailStore auch auf der Kostenseite vollkommen überzeugt. Andere Lösungen wären hier nicht rentabel gewesen, erläutert Geib.

5 CASE STUDY MM -ARCHIVIERUNG 105 INNOVATIONEN MADE IN GERMANY Die FLUX-GERÄTE GMBH entstand vor über 60 Jahren aus der Progress Verkaufs GmbH mit Sitz in Stuttgart und brachte 1950 die erste elektrisch betriebene Fasspumpe unter dem Namen FLUX auf den Markt. Inzwischen wurden sowohl die Produktion als auch die Technik und Verwaltung nach Maulbronn verlegt, wo heute etwa 120 Mitarbeiter qualitativ hochwer tige Pumpen Made in Germany fertigen. Neben der Produktion sind in Maulbronn auch die Verwaltung und der Vertrieb ansässig, die auf dem modernsten Stand der Technik, unter anderem mit virtuellen Maschinen, arbeiten. Wir arbeiten mit einem Microsoft Exchange Server 2007, mit dem wir für den Standort Maulbronn 100 Postfächer verwalten, erklärt Stefan Pastrzig, Leiter der IT- Abteilung. Und nachdem wir uns von den Vorteilen von MailStore überzeugen konnten, haben wir an unserem Standort Köln ebenfalls 20 Arbeitsplätze mit MailStore ausgestattet, fügt Pastrzig hinzu. JURISTISCH WASSERDICHT Eine Hürde, die FLUX zu meistern hatte, war die Frage nach dem Umgang mit privaten s von Mitarbeitern. Denn bei der Archivierung unternehmensrelevanter überschneiden sich mehrere Gesetzgebungen, die die rechtliche Ausgangsposition erschweren. Unter anderem sind dies Bestimmungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und Vorgaben des Telekommunikationsgesetzes (TKG). Erlaubt ein Arbeitgeber auch die private Nutzung des Firmenkontos, so wird er automatisch zum Anbieter von Telekommunikationsleistungen. Auch hier wollte FLUX auf der absolut sicheren Seite sein und traf mit seinen Mitarbeitern eine Vereinbarung, nach der die Nutzung für private Zwecke untersagt wurde. Diese Vereinbarung haben wir gemeinsam mit unserem Betriebsrat getroffen, um auch in diesem Punkt auf der rechtssicheren Seite zu sein, so Geib. Neben der Rechtssicherheit entschied sich das Unternehmen aber auch aus anderen Gründen für MailStore Server. Die Suchfunktion von MailStore überzeugte die Schwaben auf ganzer Linie. Die Suche nach s ist im Vergleich zur Outlook-Suche schnell und einfach, so Pastrzig. Was aber noch wichtiger ist: Unsere Server werden enorm entlastet. Aber nicht nur der IT-Verantwortliche zeigt sich mit der Wahl für MailStore Server mehr als zufrieden, auch die Mitarbeiter sind positiv gestimmt. Vor allem die schnelle Suchfunktion konnte unsere Mitarbeiter voll und ganz überzeugen, weiß Geib. PRAXISTEST BESTANDEN Schon nach kurzer Zeit hat sich der Einsatz von MailStore Server für den führenden Pumpenhersteller bewährt. So profitiert FLUX-GERÄTE nicht nur von einer zertifizierten Rechtssicherheit bei der Archivierung sämtlicher s, sondern auch aus technischer und wirtschaftlicher Sicht. Die Entlastung der Mailserver, der nahezu wartungsfreie Betrieb sowie die Beschleunigung der Suche haben sich sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter voll ausgezahlt. DIE FLUX-GERÄTE GMBH Der Name FLUX gilt heute weltweit als Markenzeichen für hervorragende Entwicklungen und individuelle Lösungen in der Pumpentechnologie. Die FLUX-GERÄTE GMBH liefert heutzutage Pumpen in die verschiedensten Branchen und Industriebereiche in nahezu 100 Länder dieser Welt entwickelte FLUX die weltweit erste elektrische Fasspumpe. Es folgten Meilensteine für die Pumpentechnologie, wie zum Beispiel die Entwicklung der Fasspumpe F425 mit einem Fassentleerungsvermögen von 99,98 Prozent oder des weltweit ersten explosionsgeschützten Kollektormotors, der die strenge ATEX-Sicherheitsnorm erfüllt. Das umfangreiche FLUX-Produktspektrum reicht inzwischen von Fass- und ALEXANDER GEIB, kaufmännischer Leiter (links) und STEFAN PASTRZIG, Leiter EDV bei FLUX Containerpumpen über Tauchkreiselpumpen, Dickstoffpumpen und Druckluft-Membranpumpen bis hin zu Mischern, Flüssigkeits-Mengenmessern und natürlich einem umfassenden Zubehörsortiment. ÜBER MAILSTORE Die MailStore Software GmbH mit Sitz in Viersen am Niederrhein ist als Spezialist für die Entwicklung und Vermarktung von - Archivierungs- und -Managementlösungen unabhängig und eigentümergeführt. Mit MailStore Server können sich Unternehmen alle rechtlichen, technischen und wirtschaftlichen Vorteile moderner - Archivierung einfach und sicher nutzbar machen. Die vielfach ausgezeichnete Software ist bei Kunden auf der ganzen Welt im Einsatz. Diese hohe Markterprobung, zertifizierte Rechtssicherheit, die Vielzahl unterstützter Mail-Systeme sowie die besonders gute Usability machen MailStore zur bevorzugten Lösung kleiner und mittelständischer Unternehmen. Für Privatanwender ist die Software-Lösung MailStore Home weiterhin kostenlos erhältlich. Weitere Informationen zum Unternehmen MailStore Software und den Produkten gibt es unter DER SPEZIAL-DISTRIBUTOR EBERTLANG Die EBERTLANG Distribution GmbH mit Sitz in Wetzlar konzentriert sich seit ihrer Gründung im Jahr 1995 auf den Großhandel mit Software für IT-Profis und ist heute einer der führenden Value-Added-Spezialdistributoren im deutschsprachigen Europa. Neben der klassischen Vertriebsarbeit und dem Zugang zu über spezialisierten IT-Experten mit Fokus vor allem auf kleinen und mittleren Unternehmen bietet EBERTLANG Herstellern aber auch Unterstützung bei der Markteinführung neuer Produkte, der Lokalisation von Software und entsprechender Vertriebsstrategien und sorgt für eine stetig wachsende Brand- Awareness. Hintergründe zum Thema: web

6 106 -ARCHIVIERUNG NN LÖSUNGEN Wellenbrecher in der -Flut Die geschäftliche Kommunikation per macht vieles leichter, sie bringt aber auch Nachteile mit sich. So mancher Geschäftsführer, Mitarbeiter und Administrator kämpft mit der täglichen Nachrichtenflut. Hinzu kommen die Regelungen des Gesetzgebers zum Aufbewahren der elektronischen Post. Nicht selten verschwinden steuerlich relevante oder andere aufbewahrungspflichtige Mails (versehentlich) im virtuellen Papierkorb. Beim Begriff -Archivierung hören IT- Verantwortliche jedoch schon mal weg: zu kompliziert! Dabei kann mit dem richtigen Wellenbrecher alles so einfach sein. Deutsche Büroangestellte senden und empfangen pro Woche im Durchschnitt mehrere Hundert s. Gezielte Spam-Attacken bedrohen ganze Firmennetzwerke. Phishing-Mails finden nahezu täglich den Weg ins Postfach, sind teils sehr professionell gestaltet und daher immer schwerer von sauberen Nachrichten zu unterscheiden. Hinzu kommen die intern verursachten Risiken. Bei Verlust von s drohen betriebswirtschaftliche Schäden in Millionenhöhe, verbunden mit einem erheblichen Imageverlust. Fakt ist: Die ist mittlerweile mehr als ein reines Kommunikationsmittel. Sensible, offizielle Geschäftskorrespondenzen werden vermehrt über dieses Medium durchgeführt. Nicht zuletzt spricht der Gesetzgeber ein Wörtchen mit: Unternehmen sind mittlerweile gesetzlich zur -Archivierung verpflichtet zu ihrem eigenen Schutz, heißt es. Doch gerade beim Thema Compliance sind viele IT-Verantwortliche unsicher. Welche s müssen archiviert werden? Welche darf ein Prüfer einsehen, welche unterliegen dem Datenschutz? Aus diesem Grund kommen Unternehmen nicht umhin, ein -Archivierungskonzept auszuarbeiten. Das hört sich schlimmer an, als es ist. Ein gesundes Konzept besteht aus einer professionellen Software, die auf die Gegebenheiten im Unternehmen eingestellt ist, aus den entsprechenden internen Arbeitsabläufen und einem verlässlichen Partner mit langjähriger Praxiserfahrung. die Archivierung des geschäftlichen - Verkehrs hat die ByteAction GmbH die Software BytStorMail entwickelt. Die Rundumlösung gewährleistet, dass der elektronische Nachrichtenverkehr entsprechend den geltenden gesetzlichen Regelungen abgelegt wird. BytStorMail erfasst jede eingehende E- Mail, bevor sie an den entsprechenden Empfänger zugestellt wird. Dabei versieht das System die Originalnachricht mit einem Zeitstempel und legt sie im Archiv ab. Automatisch generierte Prüfsummen stellen sicher, dass die elektronische Post nicht im Nachhinein manipuliert wurde. Neben der rechtskonformen Ablage gewährleistet BytStorMail auch den nötigen Datenschutz, indem Unbefugte keinen Zugriff auf das Mail-Archiv erlangen können. Spezielle Kontrollmechanismen wie das Vier-Augen-Prinzip erfordern die Zustimmung mehrerer Personen, um die abgelegten Nachrichten einsehen zu können. Dennoch ist die Handhabung unkompliziert. Jeder Mitarbeiter hat mittels Webbrowser und personalisiertem Log-In die Möglichkeit, über die Suchfunktion seine an ihn adressierten s im Archiv zu finden. Der Suchmechanismus prüft dabei nicht nur die Nachrichten selbst, sondern auch deren Anhänge auf die eingegebenen Schlüsselwörter. Derartig professionelle Archivierungslösungen filtern sowohl ein- als auch ausgehende s nach Schlüsselwörtern der OFD-Liste (Oberfinanzdirektions-Liste). Dabei werden nur steuerrelevante s gesondert archiviert. Die OFD-Liste wird vorkonfiguriert geliefert, kann aber per Web-Oberfläche vom Kunden individuell administriert und erweitert werden. Bei einer Steuerprüfung können die gespeicherten Daten so in maschinell auswertbarer Form (IDEA-Schnittstelle) zur Verfügung gestellt werden. FLEXIBILITÄT IST TRUMPF Grundsätzlich sollte die Lösung alle rechtlichen Anforderungen zur Archivierung der -Kommunikation erfüllen. Unbedingt empfehlenswert sind auch Komplettlösungen mit integrierten Anti-Spam-, Anti- WARUM DAS IT-LEBEN ERSCHWEREN wenn es auch hier gute Lösungen in Form von professioneller Software gibt? Schließlich sucht auch kein Anwender selbst nach Viren auf seinem PC, sondern greift auf spezielle Programme zurück so auch bei der -Archivierung. Wie in jedem IT- Bereich gibt es gute und schlechte Lösungen. Auf die guten Lösungen lohnt es sich allerdings zu vertrauen. Ein Beispiel aus der Praxis: Speziell für das Management und s werden vor Zustellung mit Prüfsumme verschlüsselt archiviert.

7 LÖSUNGEN MM -ARCHIVIERUNG 107 Virus-, Anti-Phishing- und Spyware-Filtern, um die genannten Gefahren durch Cyberattacken zu bannen. So ist sichergestellt, dass keine Schad-Software in das Unternehmensnetzwerk eindringt. Sollte der Filter Spam-Nachrichten oder Viren erkennen, markiert er die entsprechenden Mails und verschiebt sie in den Quarantäne-Ordner. Im Anschluss an diese Prüfung gleicht das System die elektronische Post mit einer Wortliste ab, die Schlüsselwörter aus den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) enthält. Findet BytStorMail solche Begriffe, stellt die Software das Kürzel [GDPdU] der jeweiligen Nachricht in der Betreffzeile voran. Zudem ist die damit als GDPdUrelevant in der Datenbank markiert. So kann der Nutzer die später über die entsprechende Suche finden und wiederherstellen. Sind keine Schlüsselwörter enthalten, wird die Nachricht ohne weitere Kennzeichnung an den Kunden-Mailserver oder an die firmeneigenen Mail-Accounts weitergeleitet. BytStorMail ist als physische Appliance, aber auch als virtuelle Lösung und als Software-as-a-Service (SaaS) verfügbar. Insbesondere der Einsatz als SaaS-Lösung birgt immense Vorteile, da Unternehmen nicht auf die eigenen Server-Ressourcen zugreifen müssen und ihnen eine höhere Verfügbarkeit garantiert wird. Optional ist zudem eine einfache und vertrauliche Übertragung sensibler Dokumente (wie Rechnungen und Einschreiben) in verschlüsselter Form inklusive Signatur möglich. MAV²-Architektur: professionelles Workflow-Management VON DER -ARCHIVIERUNG ZUM -MANAGEMENT Noch einen Schritt weiter gehen nämlich hin zum kompletten - beziehungsweise Workflow-Management können Unternehmen mit speziellen Workflow- Tools, beispielsweise mit ByteActions MAV². Die Abkürzung steht für Mail-Management, automatische, rechtskonforme E- Mail-Archivierung, Verwaltung und Verteilung. Diese Software hilft dabei, komplexe ineinandergreifende Kommunikationsprozesse transparent zu verteilen und zu koordinieren. MAV² verbindet die rechtskonforme E- Mail-Archivierung mit professionellem E- Mail-Service. Das Ticketsystem lässt sich beispielsweise direkt an den -Verkehr koppeln. Dadurch ist die direkte teil- und vollautomatisierte Umwandlung von Dokumenten, Anfragen oder Projekten in Ticketform sichergestellt. Das CRM-Modul wiederum verwaltet alle Informationen, die im Zusammenhang mit den Kundenbeziehungen stehen. So lässt sich die Lösung geschäftsbereichsübergreifend für Projekte und Aufgaben jeder Größenordnung einsetzen. Verschiedene Zusatzmodule für MAV² ermöglichen ein optimiertes Management von Kundenbeziehungen, Projekten, Dokumenten oder Angeboten. Damit nichts liegen bleibt, können eingehende elektronische Kundenanfragen, zum Beispiel Aufträge, Bestellungen, Reklamationen, oder auch Gesprächsnotizen teil- oder vollautomatisiert an definierte Abteilungen geleitet werden. So erreicht etwa eine Angebotsanfrage den entsprechenden Mitarbeiter und ist gleichzeitig auch für das ganze Team in der Abteilung sichtbar. Die sich aus dieser Anfrage ergebende Kommunikation bleibt für alle Mitarbeiter nachvollziehbar und transparent. Alle Nutzer eines derartigen Workflow- Managements arbeiten im günstigsten Fall über eine einheitliche Web-Oberfläche mit dem Tool. Damit sind auch örtlich getrennte Niederlassungen beziehungsweise Arbeitsplätze an das allgemeine System angebunden. Mittels Web-Interface erhält jedes Unternehmen eine individuelle Datenbasis, um wiederkehrende Arbeitsabläufe vorzustrukturieren. So können sie kanalisiert und automatisiert ablaufen, außerdem sind Zugriffsrechte daten- und rechtssicher geregelt. Alle Nutzer sind in der Lage, den Bearbeitungsverlauf einer Aufgabe, eines Dokuments et cetera nachzuverfolgen. Auf diese Weise erhöhen Unternehmen ihre Servicequalität entscheidend, denn jeder Mitarbeiter ist zu jeder Zeit auskunftsfähig, unabhängig davon, wer die Aufgabe aktuell betreut oder zu welchem Geschäftsbereich sie zählt. FAZIT Ob -Archivierung oder komplettes -Management: Grundsätzlich sollte die Lösung alle rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung und Ablage der -Kommunikation erfüllen. Eine gute Lösung bietet die Möglichkeit, sie mit einem auf die Unternehmensgröße abgestimmten, hochverfügbaren Server zu kombinieren. Auf diese Weise wird größtmögliche Flexibilität und Ausbaufähigkeit gewährleistet sowie eine hohe Datensicherheit und Investitionsschutz. Hintergründe zum Thema: web

8 108 -ARCHIVIERUNG NN IM DIALOG INTERVIEW Die vielen Gesetze in Deutschland verwirren oft Wie geht -Archivierung eigentlich richtig und warum ist sie so komplex? Thomas Volkert, Geschäftsführer bei ByteAction, weiß die Antworten und geht im Interview darauf ein, worauf es bei der Archivierung ankommt und warum das Abspeichern auf einer Festplatte nicht zielführend ist. THOMAS VOLKERT, Geschäftsführer der ByteAction GmbH Zur Person Thomas Volkert ist geschäftsführender Gesellschafter der ByteAction GmbH aus Münster. Nach seiner Ausbildung bei Nixdorf zum Service-Techniker war er im Service und in der Qualitätssicherung bei einer Computerfirma tätig gründete er ByteAction. web ITB: Herr Volkert, warum haben viele Unternehmen immer noch Probleme bei der -Archivierung? VOLKERT: Die Gesetzgebung in Deutschland kann den Laien oft verwirren. Da gibt es beispielsweise den Datenschutz, das Postgeheimnis, das Betriebsverfassungsgesetz und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Das Ganze wird von verschiedenen Stellen als Gesetzestext herausgebracht. Man muss dies alles aber ganzheitlich sehen. Oft wird in Firmen nur ein Thema angeschaut und das schon als komplex empfunden. Kommt dann noch ein zweites hinzu, finden es viele bereits als hoch komplex und steigen aus. Daher ist es empfehlenswert, jemanden zu fragen, der sich damit beschäftigt hat und sich mit der Thematik auskennt. Viele denken, E- Mails zu archivieren bedeutet, die Daten auf einer Festplatte abzulegen, und können dabei schnell vor die Wand laufen, weil sie die Gesetzesvorlagen im Ganzen nicht berücksichtigen. ITB: Was gehört denn zu einer guten - Archivierung? VOLKERT: -Archivierung bedeutet zum einen eine gute Software, die auch alle Gesetze berücksichtigt und zum anderen, dass der Workflow in dem Unternehmen an die Vorgaben angepasst ist. ITB: Warum sind die ByteAction-Lösungen die passenden? VOLKERT: Wir haben beispielsweise mit dem Bundesverband der Datenschützer und mit Anwälten Kontakt aufgebaut und uns mit der GDPdU intensiv beschäftigt. Aus diesem ganzen Erfahrungsschatz heraus haben wir für verschiedene Firmen Standards definiert, die man einfach in unserer Software ein- und ausschalten kann. Beispielsweise muss ein Unternehmen mit Betriebsrat andere Spielregeln einhalten als ein kleiner Betrieb. ITB: Welche Lösungen bietet ByteAction an? VOLKERT: Zum einen ist das die -Archivierungslösung ByteStor und zum anderen das Workflow-Tool MAV². Bei MAV² wird aus einer eine automatisierte, leicht zu verfolgende Aufgabe und damit hat sie auch eine Historie. Man kann also sofort nachvollziehen, wann diese gesendet wurde, wer sie wann angeklickt und an wen weitergeleitet hat und so weiter. Wenn also zum Beispiel ein Kunde anruft und sagt, er hat vor einer Woche eine geschickt, kann der Sachbearbeiter direkt nachsehen, wo die geblieben ist und den Kunden zum Empfänger durchstellen. ITB: Sind die ByteAction-Lösungen plattform-unabhängig? VOLKERT: Ja, wir holen die Original-Mails und archivieren diese. Welches Mail-System dahintersteht, ist uns egal. Sie können Updates durchführen und alle lokalen E- Mails löschen, wann Sie wollen, da immer alle im Archiv sind. Ist das Workflow-Tool zusätzlich lizenziert, können Sie nicht nur auf das Archiv zugreifen, sondern sich beispielsweise Outlook sparen, weil Sie mit MAV² ein komplettes CRM-Tool haben, in dem alle Kundenanfragen verwaltet werden können. Hinzu kommt, dass wir offene Schnittstellen haben. Also, egal welche Software intern benutzt wird, wir stellen die Daten zur Verfügung.

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