Ostfriesische Tee Gesellschaft Laurens Spethmann GmbH & Co. KG

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1 Ostfriesische Tee Gesellschaft Laurens Spethmann GmbH & Co. KG Zentrales Dokumentenmanagement mit nscale

2 Anforderungen: Zusammenspiel von AS/400-basiertem ERP- System (Buchhaltung) und dem Archiv Workflow zum Rechnungseingang modernes Vertragsmanagement compliance-richtlinien des Unternehmens im Bereich umsetzen Lösung: nscale 6 als zentrales DMS aufbau verschiedener DMS-Bereiche (Rechnungswesen, Rohstoffspezifikationen, Verträge, etc.) nscale for Microsoft Exchange zur rechtskonformen archivierung der Unternehmens- s Erfolge: maßgeschneiderte Bearbeitung von Eingangs rechnungen Zeit- und Kostenvorteile bei der Rechnungsbearbeitung schnelles und gezieltes Handhaben sämtlicher Verträge eindeutiger Nachweis aller versendeten und empfangenen s

3 Über die ostfrisische tee gesellschaft Die Ostfriesische Tee Gesellschaft Laurens Spethmann GmbH & Co. KG gehörtzur Laurens Spethmann Holding AG & Co. KG mit Sitz in Seevetal,südlich von Hamburg. Heute zählt die Ostfriesische Tee Gesellschaft mit ihrer 100-jährigen Tradition zu den führenden Tee-Marken im deutschen Markt. Mit 520 Millionen Euro Gruppenumsatz zählt das Familienunternehmen zu dengroßen mittelständischen Nahrungsmittelanbietern. In der 4. Generation geführt, besteht ihr Angebot aus Tee, Süßstoffen, Riegeln und Cerealien. Tee ist mit rund 75 Prozent Anteil wichtigstes Geschäftsfeld und Meßmer die bedeutendste Marke im Portfolio neben MILFORD und OnnO Behrends. Über advice it Die advice IT ist ein Beratungshaus für Dokumentenmanagement-System, Prozessoptimierung und Archivierung. advice IT berät und realisiert in allen Aufgabenstellungen vom Dokumenteneingang bis zur digitalen Archivierung. Die Leistungen der advice IT reichen von der Konzeption und Systemauswahl über die Implementierung von System und Schnittstellen bis zur Erstellung oder Prüfung von Verfahrensdokumentationen.

4 Unternehemensweite Archivierung In der Zentrale in Seevetal bei Hamburg werden schon seit 1994 viele kaufmännische Ausgangsbelege vor Ort digital archiviert. Anfang des neuen Jahrtausends war dann eine kritische Situation zu bestehen, als das verwendete Archivsystem aufgekündigt wurde. Bei der Suche nach einem geeigneten Nachfolgesystem fiel die Wahl auf ein die Lösung der Ceyoniq Technology GmbH. In den folgenden Jahren wurde das Dokumentenmanagement Stück für Stück ausgebaut und modernisiert. Kernstück ist die maßgeschneiderte Bearbeitung von Eingangsrechnungen im Zusammenspiel von Archivsystem und ERP-Anwendung. Sie wurde inzwischen durch advice IT auf die Plattform nscale 6 aktualisiert und vereinheitlicht. Zeitgleich wurde auch die -Archivierung durch nscale for Exchange eingeführt.

5 Aus dem Nebeneinander unseres AS/400-basierten ERP- Systems mit dem Archiv wurde ein Miteinander, das große Zeit- und Kostenvorteile bei der Rechnungsbearbeitung gebracht hat. Die Integrationslösung ist genau auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten und erleichtert den Kollegen in der Buchhaltung ihre Arbeit wesentlich. Auch das Update auf die neue Plattform nscale 6 wurde durch die advice- Mitarbeiter professionell und zügig durchgeführt. Thorsten Mamerow, IT bei der Ostfriesischen Tee Gesellschaft Laurens Spethmann GmbH & Co. KG

6 Die Lösung für das Vertragsarchiv Die zahlreichen Verträge des Konzerns werden stets aktuell digital archiviert und stehen damit jederzeit den Verantwortlichen auf Knopfdruck zur Verfügung. Mehr noch: per erinnert das System den zuständigen Bearbeiter an anstehende Wiedervorlage-Termine. Durch die praxisgerechte Archivlösung haben wir erstmals eine wirklich handhabbare Übersicht bestehender Verträge. Trotzdem ist die Vertraulichkeit der Verträge zuverlässig gewahrt. Zudem lässt die Aufbereitung der Archivdaten verschiedene Auswertungen zu Informationen, die wir früher mühselig zusammensuchen mussten. Besonders wichtig ist die Neuerung der Erinnerungsmail kein Termin rutscht mehr durch. Sabine Mohr, Verantwortliche im Bereich Recht Ein ausgefeiltes, klares Berechtigungssystem sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter genau die Verträge einsehen kann, für die er zuständig ist. Die von advice IT entwickelte, auf Standard-Tools basierende Erinnerungsmail enthält alle wichtigen Informationen zum anstehenden Vertrag auf einen Blick und verweist auf die Fundstelle im Archivsystem.

7 archivierung: compliance im Vordergrund Die Geschäftsführung der OTG setzt zur Wahrung der Compliance auf klare Regeln und auf nscale for Microsoft Exchange von Ceyoniq. Zum Jahresbeginn 2008 ging die Lösung offiziell in den Produktivbetrieb. Das war ein großer Schritt, nicht nur technisch, sondern auch in der Denke, mit der man überhaupt an s herangeht. Wir haben deshalb bewusst mehr Zeit auf die Konzeption und Entscheidungsfindung verwendet. Christa Struwe, Projektleiterin bei der OTG Wieder ist die OTG vorne mit dabei, wenn es um das tatsächliche Anpacken neuer Themen geht. Hier ging es nicht um das schnelle Wegarchivieren von nebensächlichen Kurzmitteilungen, sondern um den korrekten Umgang mit elektronischen Geschäfts- und Handelsbriefen. Das ist ein sehr spannendes Projekt! Uwe Johann, Projektleiter bei advice IT

8 Über die Ceyoniq Technology GmbH Ceyoniq Technolgy GmbH Boulevard Bielefeld Tel.: Fax: Die Ceyoniq Technology GmbH ist der Premiumhersteller der Informationsplattform nscale 7 vecto. Diese Plattform umfasst Softwarelösungen vom branchenübergreifend einsetzbarem Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management bis hin zu intelligenten Systemen zur Verarbeitung komplexer Geschäfts- und Kommunikationsprozesse ( -Management, Rechnungseingangsverarbeitung, etc.). Am Hauptsitz in Bielefeld und den Standorten in Berlin, Hamburg, Nürnberg und Wien sind über 100 Mitarbeiter beschäftigt.

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