Der beste Plan für Office 365 Archivierung.

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1 Der beste Plan für Office 365 Archivierung. Der Einsatz einer externen Archivierungslösung wie Retain bietet Office 365 Kunden unabhängig vom Lizenzierungsplan viele Vorteile. Einsatzszenarien von Retain: Szenario 1: Small Business & Midsize Business Kunden Szenario 2: Enterprise Kunden Szenario 3: Migration zu einem höheren Office 365 Plan Szenario 4: Migration zu Office 365 Juni Änderungen vorbehalten

2 Einleitung Die Archivierung von s ist aufgrund der Anforderungen an die IT- Compliance und das Datenmanagement unverzichtbar. Als Antwort auf diese Anforderungen und aktuelle Kundenbedürfnisse bietet Microsoft Office 365 eigene Archivierungsfunktionen. Diese werden allerdings nur im Enterprise E3 Plan angeboten. Für Unternehmen, die sich für den Small Business Premium oder den Midsize Business Plan von Microsoft entschieden haben, geht es also eigentlich gar nicht ohne eine externe Archivierungslösung. Und auch für Enterprise Kunden kann eine Drittlösung viele Vorteile bieten. Hier ist Ihre Lösung! Retain bietet Office 365 Kunden unabhängig vom Lizenzierungsplan zentrale Archivierung, hilfreiche ediscovery und umfangreiche Publishing Tools, mit dem Ziel Kosten zu reduzieren, Datenmengen zu minimieren und Compliance Richtlinien zu erfüllen. // Einleitung

3 Szenario 1 Small Business & Midsize Business Kunden Archivierung? Nur für Enterprise Kunden! Archivierungsfunktionen werden von Office 365 nur im Enterprise E3 Plan angeboten. Das Compliance-Archiv gehört zu den erweiterten Diensten der Lösung. Für Unternehmen, die sich hingegen für den Small Business Premium oder den Midsize Business Plan von Microsoft entschieden haben, ist eine Archivierungslösung die einzige Möglichkeit unternehmenskritische Daten sicher zu speichern. Da diese Pläne keine Archivierungsfunktionen beinhalten, haben Nutzer keine Möglichkeit ihre s zu archivieren. Damit ist nicht nur die Einhaltung von Compliance Richtlinien unmöglich, sondern auch das Risiko wichtige Infos zu verlieren viel zu hoch. Office 365 Small Business Premium Office 365 Midsize Business Office 365 Enterprise E3 Erweiterte Funktionen Voic , In-Place Hold, Data Loss Prevention Rights Management InfoPath Forms, Access, Excel, Visio Services Die Office 365 Small Business Premium & Midsize Business Lizenzen bieten keine Archivierungsfunktionen. // Szenario 1

4 Szenario 2 Enterprise E3 Kunden Trotz der Archivierungsfunktionen von Microsoft Office 365 gibt es einige Gründe, die für den Einsatz einer externen Archivierungslösung sprechen. Vorteile von Retain für Office 365 Kunden Archivierung On-Premise und in der Cloud Mit Retain können Daten On-Premise, in der Cloud oder als Hybrid der beiden Optionen archiviert werden. Mit Office 365 ist eine lokale Speicherung der Daten nicht möglich. User Deaktivierung Sobald Administratoren einen Nutzer (der bspw. das Unternehmen verlassen hat) deaktivieren, gehen alle seine archivierten Daten verloren. So können wichtige Informationen unwiderruflich gelöscht werden. Hilfreiche Export und Publishing Tools Der Retain Publisher erlaubt es s inklusive Links und Anhängen in verschiedene Formate, wie beispielsweise PDF, zu exportieren. In Exchange ist es hingegen nur möglich Dokumente in PST Files zu exportieren. Der Export in verschiedene Formate bietet besonders Wirtschaftsprüfern einen schnellen und einfachen Zugriff auf gesuchte Informationen. Einfaches & Suchen und Finden (ediscovery) Suchanfragen sind in Office 365 nur in einer Microsoft-eigenen KQL Sprache möglich. Hinzukommt, dass Anwender selbst keinen Zugriff auf die ediscovery Funktionen haben. Diese können s ausschließlich über das in Outlook integrierte Suchfenster auffinden. Die Suche bietet außer dem Suchbegriff an sich allerdings keine weiteren Suchkriterien und endet so oft in einem extrem langwierigen Prozess. Retain bietet in diesem Bereich umfangreiche und leicht zu bedienende Funktionen, die schnelle und präzise Ergebnisse liefern - für Administratoren und Anwender. De-duplizierung (Single-Instance-Storage) Im Gegensatz zu Retain unterstützt Office 365 kein Single-Instance- Storage. Dank dieser Technologie wird nur eine Kopie jeder Mail (inkl. Anhang) gespeichert, was die Speicher- und ediscovery-kosten mit Retain um bis zu 60% senkt. // Szenario 2

5 Szenario 3 Migration zu einem höheren Office 365 Plan Wenn Sie sich für den Small Business Premium Plan entschieden haben, besteht ohne eine externe Lösung keine Möglichkeit den Plan zu wechseln. Retain erlaubt es vom Small Business Premium auf den Enterprise Plan zu wechseln, ohne das Daten verloren gehen. Diese Funktion bietet Ihnen die notwendige Flexibilität, um sich schnell an neue Situationen anzupassen. // Szenario 3

6 Szenario 4 Migration zu Office 365 Wenn Sie eine Mail-Server Migration zu Office 365 oder Exchange planen, hilft Retain Ihnen bei der Migration. Nach der Archivierung aller Daten (bspw. GroupWise, Gmail oder Exchange) mit Retain, müssen diese nur noch in das vorher implementierte Office 365 System geladen werden. Mit Retain sind Datenverluste während der Migration kein Thema mehr. Falls nach der Implementierung von Office 365 ein Wechsel zurück zu Exchange geplant ist, hilft Retain auch in diesem Fall bei der Migration. Weil es sich um die gleichen Daten handelt, ist eine schnelle und nahtlose Migration möglich. // Szenario 4

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