NOWIS Nordwest- Informationssysteme

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1 Betriebswirtschaftliche Lösungen Lösungen für die Personalwirtschaft NOWIS Nordwest- Informationssysteme Systemlösungen archivierung 3. Mailserver-Konferenz, Berlin 02. bis 03. Juli Ihre IT in guten Ihre HändenH IT in guten HändenH Lösungen für die Sozialwirtschaft

2 Organigramm der VRG-Gruppe 2 Ihre IT in guten HändenH

3 3 Ihre IT in guten HändenH Portfolio NOWIS

4 Daten & Fakten Standorte Deutschland auf einen Blick Unternehmensdaten : etwa 300 Mitarbeiter 40 Jahre IT-Erfahrung Hauptsitz der Gruppe Oldenburg mehr als 1800 Kunden in allen Branchen 4 Ihre IT in guten HändenH

5 Es gibt viele Gründe Warum archivierung? stetig wachsendes Volumen (Anzahl und Größe der Anhänge) = Speicher & Performanceprobleme Schutz vor Verlust von Unternehmens Know-How Beweissicherung für Rechtsstreitigkeiten Erfüllung der gesetzlichen Archivierungspflichten 5 Ihre IT in guten HändenH

6 -Archivierung Rechtsgrundlagen & Compliance Anforderungen an IT-Adminstratoren 24 Stunden Verfügbarkeit der -Systeme Schnelle Wiederherstellung der Mailboxen Große Mail-Datenbanken vergrößern den Aufwand von Datensicherungen/Releasewechseln/Migrationen bisherige Vorgehensweise: Anwender müssen alte s löschen oder lokal speichern (archivieren) Problem: Anwender entscheidet, wichtige s können verloren gehen Risiko und Abhängigkeit von individueller Sorgfalt der MA Mitarbeiterfluktuation: Konten werden i.d.r. gelöscht 6 Ihre IT in guten HändenH

7 GFT inboxx revisionssichere archivierung Einerseits Ein 10-tägiger Ausfall wichtiger IT-Systeme (ERP- System, ) schädigt ein Unternehmen so nachhaltig, dass es mit einer 50% Wahrscheinlichkeit innerhalb der nächsten 5 Jahre vom Markt verschwindet! META Group Studie 7 Ihre IT in guten HändenH

8 GFT inboxx revisionssichere archivierung Andererseits Ein Drittel der Unternehmen in Deutschland weiß noch nichts von der Pflicht zur Archivierung elektronischer Nachrichten Computer Partner 04/2005 und daran hat sich bis heute noch nicht viel geändert! 8 Ihre IT in guten HändenH eigene Erfahrung

9 Überblick: Gesetzliche Grundlagen Handelsgesetzbuch (HGB) 238, 239, 257 Abgabenordnung (AO) 147 Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Speicherbuchführung (GoBS) Umsatzsteuergesetz (UStG) Bundes- und Landesdatenschutzgesetze (BDSG, LDSG) Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) Signaturgesetz 15 Sarbanes-Oxley-Act (SOX) Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmen (KonTraG) 9 Ihre IT in guten HändenH

10 Bücher Archivierung & Aufbewahrungszeiten Handelsbücher, Konten / Hauptbücher, Journale / Grundbücher, Nebenbücher, Inventare,... Belege Rechnungen, Quittungen, Zahlungs-, Bank- und Kassenbelege, interne Umbuchungsbelege,... Dokumente Archivierungszeiten nach HGB Archivierungszeiten nach HGB 10 Jahre 10 Jahre Jahresabschlüsse, empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe, s, Telefonnotizen, weitere Korrespondenz, AGB von Handelspartnern,... i.d.r. 6 Jahre 10 Ihre IT in guten HändenH

11 HGB & Steuerrecht Handelsrecht & Abgabenordnung Handelsrecht 257 geordnete Aufbewahrung ist ausreichend (keine konkreten Vorgaben zum Aufbewahrungssystem) gilt z.b. für normale Geschäftsbriefe Abgabenordnung & GDPdU originär digital erzeugte Daten sind im Originalformat aufzubewahren gilt z.b. für alle steuerlich relevanten Belege 11 Ihre IT in guten HändenH

12 -Archivierung Rechtsgrundlagen & Compliance Originär digitale Unterlagen Originale, die in elektr. Form eingehen (z.b. ) Daten, die z.b. das FiBu/ERP System selbst erzeugt Beispiele: Ein Außendienstmitarbeiter erstellt seine Stundenzettel oder Abrechnungen elektronisch und sendet Sie per Mail zur Abrechnung in die Zentrale. Dokumente mit elektronischer Signatur = Originale z.b. signierte Eingangsrechnungen 12 Ihre IT in guten HändenH

13 -Archivierung Rechtsgrundlagen & Compliance zusätzliche Compliance Anforderungen Der Begriff Compliance bezeichnet die Gesamtheit aller Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten eines Unternehmens, seiner Organisationsmitglieder und seiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen Ge- und Verbote begründen. Verhaltensmaßregeln und Richtlinien Basel II, ISO-Normen SOX (Sarbanes Oxley Act) FDA (Food an Drug Administration) KonTraG (Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich) insbesondere für international tätige Unternehmen von Bedeutung 13 Ihre IT in guten HändenH

14 BMF FAQ Was sagt der Gesetzgeber? 8. Unter welchen Voraussetzungen und in welchen Formaten müssen s archiviert oder für den Datenzugriff bereitgehalten werden? s, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des 147 Abgabenordnung aufzubewahren. Eine (elektronisch übersandte) stellt ein originär digitales Dokument dar, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss. Dies gilt beispielsweise für eine per übermittelte Reisekostenabrechnung in einem Tabellenkalkulationsformat. Nach den GoBS (Abschnitt VIII. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen ) sind auch s als originär digitale Dokumente mit einem unveränderbaren Index zu versehen, unter dem das archivierte digitale Dokument bearbeitet und verwaltet werden kann.... s mit nicht steuerlich relevanten Inhalten müssen hingegen weder archiviert noch für den Datenzugriffvorgehalten werden. 14 Ihre IT in guten HändenH Quelle: BMF FAQ 15. Januar 2007

15 BMF FAQ 10. Auf welchen Speichermedien darf archiviert werden?... Originär digitale Unterlagen sind während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in maschinell auswertbarer Form vorzuhalten. Eine alleinige Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier reicht nicht mehr aus. Sofern der digitale Datenbestand nicht während der gesamten Aufbewahrungsfrist zwecks maschineller Auswertung vorgehalten wird, entspricht ein derartiges Archivierungskonzept nicht den Anforderungen der GDPdU. Quelle: BMF FAQ 15. Januar Ihre IT in guten HändenH

16 Was ist steuerlich relevant? 6. Wie definiert die Finanzverwaltung steuerlich relevante Daten? Zu diesem Terminus gibt es keine allgemein gültige Definition. Je nach Einzelfall können Daten bei einem Steuerpflichtigen von steuerlicher Bedeutung sein, bei einem anderen jedoch nicht. Deshalb kann es keine abschließende Festlegung allgemeiner Art geben. Man kann den Begriff jedoch wie folgt umschreiben: Steuerlich relevant sind Daten immer dann, wenn sie für die Besteuerung des Steuerpflichtigen von Bedeutung sein können. Nach den GDPdU ist es Aufgabe des Steuerpflichtigen, die steuerrelevanten Daten von den anderen abzugrenzen. Er wird sich dabei auch an datenschutzrechtlichen bzw. besonderen berufsspezifischen Gesichtspunkten orientieren müssen. Gibt es über diese Abgrenzung Meinungsverschiedenheiten zwischen Steuerpflichtigen und Steuerprüfer, ist im Einzelfall zu entscheiden, welche Folgerungen zu ziehen sind. Unberührt bleiben die bestehenden Regelungen zur Vorlage einer umfassenden Verfahrensdokumentation ( 147 Abs. 1 AO, GoBS), wonach der Prüfer in der Lage sein muss, sich innerhalb angemessener Zeit einen vollständigen Systemüberblick zu verschaffen. Dazu gehört auch ein Überblick über die im DV-System insgesamt vorhanden Informationen (zum Beispiel Reports und Tabellen). Quelle: BMF FAQ 15. Januar Ihre IT in guten HändenH

17 Problem: Private nutzung Private nutzung am Arbeitsplatz Gestattet ein Unternehmen seinen Mitarbeitern die private Nutzung der dienstlichen adresse unterliegt das Unternehmen rechtlich dem TKG und dem TDDSG. Folge: Der Zugriff auf die postfächer gilt als Verstoß gegen das Briefgeheimnis! Lösung: Einführung einer Betriebsvereinbarung zur Regelung der privaten Nutzung von und Internet. (Verbot privater nutzung) TKG: Telekommunikationsgesetz TDDSG: Teledienstedatenschutzgesetz 17 Ihre IT in guten HändenH

18 -Archivierung Rechtsgrundlagen & Compliance Probleme Viele Unternehmen haben bislang keine internen Regeln zum Umgang mit s (Verweis TKG & TDDSG) Behandlung privater s (Beachtung des Briefgeheimnisses, Einbeziehung des Betriebsrates) Löschung von s (Mitarbeiterwechsel / Speicherprobleme) Unklar: Welche s sind geschäfts- bzw. steuerrelevant? Entscheidung liegt vielfach noch beim Anwender! 18 Ihre IT in guten HändenH

19 -Archivierung Rechtsgrundlagen & Compliance Folgen bei Nichtbeachtung der gesetzlichen Anforderungen & Compliance Regeln Ordnungsstrafen Bußgeldstrafen Steuerschätzungen Schadensersatzansprüche / Haftung aufgrund fehlender Informationen ( s) Haftung besteht für Geschäftsführer und IT-Verantwortliche (Administratoren), Informationspflicht 19 Ihre IT in guten HändenH

20 -Archivierung Rechtsgrundlagen & Compliance Anforderungen -Archivierung unveränderbare Archivierung (Revisionssicherheit) zentrale Administration Zugriffsberechtigungen (Benutzergruppen) Suchfunktionen Aussortieren von Spam und Viren (vorab) Filtern privater s der Mitarbeiter Migrationsfähigkeit Unterstützung bei der Einhaltung der Aufbewahrungspflichten Recherche aus Client 20 Ihre IT in guten HändenH

21 -Archivierung Rechtsgrundlagen & Compliance Was gibt es zu beachten: Betriebsvereinbarung zum Umgang mit privaten s Revisionssicherheit wird nicht allein durch Verwendung eines bestimmten Produktes erreicht Verfahrensdokumentation ( 147 AO, GoBS) 21 Ihre IT in guten HändenH

22 -Archivierung Rechtsgrundlagen & Compliance Archivierungskonzepte Archivierung aller ein- und ausgehenden s ( Über-alles- Prinzip ) höhere Anforderungen an die Technik/Hardwarebedarf Einsparungen bei der Arbeitszeit (Entlastung der Mitarbeiter) regelbasierende Archivierung (Zeit, Merkmale) manuelle Archivierung durch den Anwender userbezogene Archivierung (Postfächer) Praxis: Kombination der manuellen & regelbasierten Archivierung 22 Ihre IT in guten HändenH

23 GFT inboxx revisionssichere archivierung Archivierung bedeutet massive Reduzierung der Datenmenge zweistufige Archivierung Verweisdokumente für geringeres Datenvolumen Verweise löschen für geringere Dokumentenzahl s bleiben über Archiv recherchierbar ewige Single-Instance-Speicherung einmalige Speicherung von Anhängen im Archiv durch Hashcodes auch bei Mehrfachsendung 23 Ihre IT in guten HändenH

24 GFT inboxx revisionssichere archivierung archivierung schafft ein langfristig stabiles -System ausgerichtet auf zukünftiges Volumen Administrationsaufwand stabil trotz steigender Volumina Verfügbarkeit und Zugriff auch nach Jahren Erfüllung der Anforderungen GoBS/GDPdU Sicherheit in Rechtsstreitigkeiten (Beweisfunktion) Schutz des Unternehmens Know-How 24 Ihre IT in guten HändenH

25 GFT inboxx revisionssichere archivierung GFT inboxx kann eingehende und ausgehende s und Anhänge langfristig und revisionssicher archivieren MS Exchange, Lotus Notes, Tobit und Novell s nach von Ihnen festgelegten Kriterien entweder regelbasiert oder manuell archivieren als integraler Bestandteil von GFT hyparchiv zu einem unternehmensweiten Archiv ausgebaut werden s über Outlook Web Access archivieren und aufrufen 25 Ihre IT in guten HändenH

26 GFT inboxx revisionssichere archivierung Highlights im Überblick: Archivierung von s ( und Dateianhänge) Dateianhänge werden im Single Instance Verfahren archiviert Dateianhänge können durch eine URL ersetzt werden Archivierung von Dateianhängen aus beliebigen Applikationen (nicht nur Mailboxen) Löschung von Verweisdokumenten nach definierbarer Zeitdauer Die servergesteuerte Archivierung bietet vielseitige Konfigurationsmöglichkeiten 26 Ihre IT in guten HändenH

27 GFT inboxx revisionssichere archivierung Recherche Recherchedialog im Postkorb des Mailclients integriert Volltext-Recherche für s und für Dateianhänge Rechercheergebnisse als Trefferliste oder als Verweisdokument Vertreterregelung möglich Wiederherstellung Vollständiges Wiederherstellen einer archivierten Archivierte Dateianhänge können über einen Browser angezeigt werden Archivierte Dateianhänge können im Postkorb in Form einer zur Weiterleitung zurückgeladen werden Verweisdokumente können weitergeleitet werden 27 Ihre IT in guten HändenH

28 GFT inboxx revisionssichere archivierung Demo 28 Ihre IT in guten HändenH

29 Fazit Fazit archivierung ist Pflicht, aber nicht nur aufgrund der gesetzlichen Anforderungen sinnvoll! 29 Ihre IT in guten HändenH

30 Danke für f r Ihre Aufmerksamkeit! Haben Sie noch Fragen? 30 Ihre IT in guten HändenH

31 Kunden sind Komplimente (Auszug) 31 Ihre IT in guten HändenH

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