Die 10 Grundsätze zur -Archivierung

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1 Die 10 Grundsätze zur -Archivierung Dr. Joachim Hartmann P R O J E C T C O N S U L T

2 Agenda Kurze Vorstellung von PROJECT CONSULT -Archivierung aus Anwendersicht Compliance als Markttreiber für - Archivierung Revisionssichere Archivierung 10 Grundsätze zur -Archivierung

3 ist auf das Arbeitsgebiet Dokumenten-Technologien spezialisiert. berät ausschließlich Endanwender herstellerunabhängig und produktneutral. hat seit 1992 zahlreiche Projekte in allen Branchen erfolgreich durchgeführt Auf der Webseite finden Sie weiterführende Informationen zum Thema, Artikel, Standards & gesetzliche Vorschriften, Anbietrübersichten, ein Lexikon mit den verwendeten Begriffen und aktuelle News. Dort steht Ihnen in Kürze diese Präsentation und die Textunterlage elektronisch zur Verfügung.

4 -Archivierung aus Anwendersicht

5 Anwenderschwerpunkte Geplante Projekte (in %) (Quelle: AIIM 2003) USA IRE BRA D UK CAN Process automation Technical Document Management management Web-Publishing Knowledge Management Information Capture Document Contral Archiving / Storage / Records Management Compliance 20 Forms Processing Business Continuity 23 Customer Service Human Ressource Management Accounting egovernment

6 Trends aus Anwendersicht Rechtssichere Archivierung Virtuelle elektronische Akten Die universelle Inbox Entlastung für und ERP Personal und Kosten sparen durch Prozessunterstützung Erschließung und Wiedernutzung vorhandener Inhalte Effiziente Posteingangsverarbeitung Elektronische Signatur Ablösung von Inseln und proprietären Systemen Bereinigung der IT-Infrastruktur

7 Entlastung für Die Bürokommunikationsprogramme quellen über und werden gleichzeitig immer größer und komplexer Der Spam-Anteil bzw. der Anteil an unnötigen Mails steigt Der Aufwand für die Systemadministration steigt Bei s ist die Identifikation der aufbewahrungspflichtigen, der aufbewahrungswürdigen und der übrigen Dokumente besonders aufwändig, besonders wenn private Nutzung erlaubt ist Häufig werden s und/oder Attachements gedruckt und dann abgelegt s werden vielfach multiplikativ versandt

8 Aktive Archivierung von s Weitere Gründe Reduzierung von Suchzeiten aufgrund der integrierten Suchfunktionalitäten im Archivsystem. Sicherung und Bereitstellung von in s vorhandenen geschäftskritischen Informationen in nachgelagerten Systemen

9 2002 Das elektronische Dokument Elementar Komplex Container Einseitiges FAX Textdatei mit Bild / Grafik Vorgang Information 1 Textdatei mit Bild / Grafik Textdatei Tabelle eingebunden Audio Information 2 Einseitiges FAX Information 3 Tabelle

10 Ein- und Ausgänge aus Dokumentensicht Fremdbestimmt DFÜ - Attachment - Signatur - Verschlüsselung Fax Posteingang - Scan Akte - Scan Dokumente Internet-Formular no-scans DRT-Lösung Vorgangsbearbeitung WF DMS Akte Eigennutzung Intranet Sicherheitskopien Statistik Protokoll Vorgänge Dokumente Druck Eigenbestimmt Fremdnutzung Attachment Scan Office (Word) Cold Daten Vordrucke Archiv Aussonderung Historisches Archiv DFÜ Dokumente Vorgänge Vordrucke Webseite Prüfung

11 Vollständige Archivierung Vorteile: Nachteile: Konformität mit den rechtlichen Erfordernissen Möglichkeit der Prozessintegration Kaum Einfluss auf die Arbeitsweise der Nutzer Volle Integration in das bestehende IT Management des Unternehmers Umfangreichster und aufwendigster Lösungsansatz Meist kostenintensivste Lösung Oft komplizierte Verhandlungen mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten der Unternehmen

12 Vollständige Archivierung mit Separierung der Attachments Vorteile: Nachteile: Wesentliche Reduzierung der Mailboxgrößen. Daraus resultierender Performancegewinn. Reduzierung der Hardwareanforderungen. Rechtliche Anforderungen werden nicht erfüllt. Nach Crash des Mailsystems ist eine Zuordnung der archivierten Anhänge zu Mails schwierig. Offline Retrieval der Anhänge nicht möglich

13 Selektive Archivierung Vorteile: Nachteile: Filterung unerwünschter Mails. Reduzierung des Speicherplatzbedarfs. Daraus resultierender Performancegewinn. Reduzierung der Hardwareanforderungen. Sehr aufwändig Filterkriterien extrem schwierig zu definieren Bei ungenauer Festlegung der Selektionskriterien werden rechtliche Anforderungen nicht erfüllt

14 Information Overflow Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen Der systematischen Erschließung der exponentiell wachsenden Information kommt eine immer größere Bedeutung zu Copyright GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer

15 Information Gap Die ersten Lücken in der elektronischen Überlieferung treten auf: Elektronisches Wissen ist bereits unwiederbringlich verloren gegangen Copyright GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer

16 Compliance als Markttreiber für -Archivierung

17 Compliance Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben

18 Rechtliche Vorgaben Gesetze oder behördliche Verordnungen, die bestimmte Unternehmen, Organisationen oder Personen verpflichten, die jeweils aufgeführten Regelungen einzuhalten Man kann sich nicht um die Erfüllung drücken, lediglich in Hinblick auf Auslegung, Umfang und Umsetzungsweise besteht Handlungsspielraum

19 Regulative Vorgaben Warum unterscheidet man zwischen rechtlich und regulativ? Es gibt eine Reihe von Vorgaben, die sich nicht auf Gesetze berufen wie z.b. Normen, Standards, Codes of Best Practice von Branchen oder andere Vorgaben

20 Direkte und indirekte Auswirkungen Vielfach ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben für einen Anwendungsfall auch Auswirkungen und implizite Anforderungen für andere Fälle Direkte Auswirkungen - Beispiele HGB AO / GDPdU / GOBS Verrechnungspreisdokumentation Indirekte Auswirkungen Beispiele: Basel II (für Nicht-Banken ) BDSG

21 Grundsätzlich Alle rechtlichen und gesetzlichen Vorgaben gelten auch in der elektronischen Welt! Die Anforderungen an die DV-Welt sind jedoch häufig noch nicht oder nicht direkt enthalten und müssen daher adäquat abgeleitet werden

22 Sarbanes-Oxley-Act (SOX oder SOA) Nach den beiden Leitern der Kommission benannt, die das Gesetz entworfen haben SOX wurde als Folge von Bilanzskandalen und Unternehmenszusammenbrüchen durch die USamerikanische Legislative 2002 erlassen und stellt die bedeutendste Änderung der US-Wertpapiergesetze seit 1933/34 dar Das Gesetz findet Anwendung für alle Unternehmen, die an der New York Stock Exchange gelistet sind SOX hat die Aufgabe, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit in den Unternehmen bei Prüfungen durch die SEC, Securities und Exchange Commission, zu verbessern Unternehmen werden verpflichtet, u.a. ein internes Kontrollsystem für die Rechnungslegung zu unterhalten, die Wirksamkeit der Systeme zu beurteilen und die Richtigkeit der Jahres- und Quartalsberichte beglaubigen zu lassen

23 Sarbanes-Oxley-Act,,... whoever knowingly alters, destroys, mutilates, conceals, covers up, falsifies or makes a false entry in any record, document or tangible object with intent to impede, obstruct or influence the investigation or proper administration of any matter within the jurisdiction of any department or agency of the United States or any case filed under title 11 or in relation to, or contemplation of any such matter of case, shall be fined under this title, imprisoned not more than 20 years, or both." (Quelle: Sarbanes-Oxley Act of 2002, Sec. 802, 1519)

24 Securities und Exchange Commission (SEC),, Electronic documents and the storage on which they reside contain relevant, discoverable information beyond that which may be found in printed documents.therefore, even where a paper copy exists, we will seek all documents in their electronic form along with information about those documents contained on the media." (Auszug aus Electronic Evidence Discovery der SEC)

25 Beispiele aus den Richtlinien der EU E-Commerce Richtlinie über den elektronischen Geschäftsverkehr In Deutschland umgesetzt im Elektronischen Geschäftsverkehrsgesetz (EGG) Wichtigster Punkt: Herkunftslandprinzip RLES - Elektronische Signatur Grundlage für das deutsche Signaturgesesetz (SigG) Definition von einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten Signaturen u.a.

26 Basel II Mit Basel II" wird die Neugestaltung der Eigenkapitalvorschriften der Kreditinstitute bezeichnet (Juni 2004) Empfehlungen kommen vom Ausschuss für Bankenaufsicht bei der Bank für Internationalen Zahlungsausgleich (BIZ) Wird in über 100 Ländern in geltendes Recht umgesetzt Ziel von "Basel II" ist es, die Stabilität des internationalen Finanzsystems zu erhöhen Dazu sollen die Risiken im Kreditgeschäft besser erfasst und die Eigenkapitalvorsorge der Kreditinstitute risikogerechter ausgestaltet werden

27 Basel II - Auswirkungen Finanzdienstleister müssen umso mehr Eigenkapital vorhalten, je höher das Risiko des Kreditnehmers ist Konsequenzen für die Kreditnehmer bei einem Rating durch die Bank: Anforderungen an die Transparenz führen zu weitergehenden Dokumentationspflichten der Kreditnehmer als bisher

28 Gibt es Compliance-Anforderungen auch in Deutschland oder in Österreich? Man nennt es nur anders Viele der neuen Regularien haben ihren Ursprung in der europäischen Gesetzgebung Mit etwas Zeitverzögerung wird jede Richtlinie der Europäischen Kommission in nationales Recht überführt, so dass es sich lohnt, immer einen Blick auf die Vorgaben und Entwicklungen Brüssels zu werfen

29 Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) und GmbH Gesetz (GmbHG) Im Mai 1998 verabschiedetes Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (Änderung des Aktiengesetzes), Pflicht zu einem Bericht über Risiken und Pflicht zu geeigneten Maßnahmen der Risikovorsorge Risikomanagementsystem Schadensersatzpflicht für Vorstandsmitglieder Analog für Geschäftsführer nach GmbHG

30 Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GOBS) Bei den GoBS handelt es sich um Vorschriften mit bundesweiter Gesetzeskraft (BMF-Schreiben von 1997) Sie schreiben bei elektronischer Buchführung die Dokumentation betroffener Geschäftsvorfälle und des Gesamtsystems vor In den GOBS sind die Grundsätze für die revisionssichere Archivierung und die Verfahrensdokumentation festgelegt Handels- und Steuerrecht fordern die Einhaltung der GOBS ein Seit Oktober 2004 hat sich eine Projektgruppe der AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung) zur Überarbeitung der GoBS gebildet

31 Revisionssichere Elektronische Archivierung

32 Revisionssichere elektronische Archivierung Nach den Grundsätzen der elektronischen Archivierung des VOI Verband Organisations- und Informationssysteme werden solche elektronischen Archivsysteme als revisionssicher bezeichnet, die den Anforderungen der 146, 147 AO, 239, 257 HGB sowie der GoBS vollständig entsprechen Der Begriff Revisionssicherheit ist gesetzlich nicht verankert und es existiert keine offizielle Zertifizierung für revisionssichere Archivsystemprodukte

33 2002 Was ist Revisionssicherheit? Nachvollziehbarkeit Vollständigkeit Sicherheit Unveränderbarkeit Ordnungsmäßigkeit Schutz vor unberechtigtem Zugriff Indizierung Verfügbarkeit

34 Revisionssichere elektronische Archivierung Revisionssicherheit ist nur gegeben bei Berücksichtigung des gesamten Verfahrens der Aufbewahrung und Bereitstellung von Daten und Dokumenten, also Organisation Datensicherung Umgebung Arbeitsabläufe Sicherheit Kontrollsystem Technische Auslegung Dokumentation Verfahrensdokumentation bei kaufmännischen Unterlagen

35 Verfahrensdokumentation für - Archivierung Client Client Client Erfassen ERP Office... Anwendungen Ausgeben Erfassen Archivsystem Management Index Datenbank Ausgeben Archivsystem Speicher

36 Verfahrensdokumentation für - Archivierung Client Client Client Erfassen ERP Office... Anwendungen Ausgeben Erfassen Archivsystem Management Index Datenbank Ausgeben Archivsystem Speicher

37 Die 10 Grundsätze zur - Archivierung

38 Grundlagen für die Archivierung von s Rechtsregeln für die -Archivierung / Compliance Archivierungspflicht für empfangene und abgesandte Handelsbriefe, 257 HGB. Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme Signaturgesetz Datenschutzgesetze Interne Regeln

39 Die 10 Grundsätze der - Archivierung Archivierung muss die revisionssichere Langzeitarchivierung aller in einer enthaltenen Informationen, einschließlich Formatierungen, Rechteinformationen und Anhänge, auch verschachtelter Anhänge, sicherstellen. 2. Archivierte Mails müssen ohne Informationsverluste wiederherstellbar sein. 3. Es sollte eine hohe Skalierbarkeit in Bezug auf Anzahl zu archivierender s und Datenvolumina gegeben sein. 4. Es muss möglich sein eine bereits archivierte ganz oder teilweise (Mailtext / Anhänge) aus dem führenden Mailsystem zu löschen. 5. Auch verschlüsselte Maildokumente müssen archiviert werden können.

40 Die 10 Grundsätze der - Archivierung Signierte s oder Anhänge müssen archiviert werden können und die Langzeitarchivierung dieser Dokumente muss durch die Möglichkeit eines Übersignierens abgelaufener Signaturen möglich sein. 7. Anhänge und der Mailtexte sollten in ein für die Langzeitarchivierung geeignetes Format konvertiert werden. 8. Single Instance Archivierung: Attachments von identischen Mails an mehrere Nutzer werden nur einmal archiviert. 9. Die rechtlichen und betrieblichen Anforderungen, insbesondere die des HGB/AO und des BDSG müssen erfüllt sein Archivierung darf nicht als Insellösung sondern muss als integrierter Teil eines gesamten Archivierungskonzeptes betrachtet werden.

41 Die gesellschaftliche Bedeutung von Information Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft. Erkki Liikanen, EU-Kommissar, Copyright GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer

42 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Dr. Joachim Hartmann WebSite, Newsletter, Informationen

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