Ein Unternehmen der Pharmabranche Mailmanagement

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1 CASE STUDY (Anonymisierte Darstellung) Seite 1 von 8

2 Folgendes Fallbeispiel refl ektiert ein reales Projekt für ein österreichisches Unternehmen aus der Pharmabranche. Die Darstellung erfolgt auf Wunsch des Kunden in anonymisierter Form. Die österreichische Tochter dieses Unternehmens hat eine zentrale Rolle und Verantwortung und ist in dieser Funktion auch für Niederlassungen im Ausland zuständig, im Speziellen für die Länder Ost- und Mitteleuropas. Verschiedene Standorte müssen miteinander kommunizieren und integriert werden. Wie heute überall, wurde im Geschäftsablauf von den Mitarbeitern verstärkt das Medium eingesetzt. Dieser Trend führte zu einer Überlastung des Systems und damit zu vorliegendem Projekt. Seite 2 von 8

3 PROBLEMSTELLUNG Die Problemstellung beim Kunden war klar und eindeutig: die bestehenden MS-Exchange Mailserver konnten die steigende Last nicht mehr lange bewältigen. Die Ausgangssituation: Steigende Mitarbeiterzahl und damit ein erhöhtes - Aufkommen Dadurch bedingter Anstieg des Speicherplatzbedarfs bestehendes -System am Rand seiner Kapazität. Aufgrund der steigenden Datenmengen und den daraus resultierenden Anforderungen an Speicherplatz wurde es unumgänglich, die vorhandene -Infrastruktur zu entlasten. Sowohl die IT als auch die Anwender selbst litten zudem unter den üblichen Problemen wie: Stark steigende Aufwände bei Sicherung und Back-up Zahlreiche PST-Files bei den Anwendern AUFGABENSTELLUNG Die Aufgabenstellung des Projektes bestand in der Entlastung der bestehenden -Infrastruktur: Projektziele/Aufgaben: Erstellung eines Konzepts für HSM-Nutzung (HSM = Hierarchical Storage Management) in Verbindung mit dem -System Exchange 2003 inklusive Produktauswahl. Unter HSM versteht man eine Systemkomponente, die Daten, auf welche über längere Zeit nicht zugegriffen wurde, auf ein Speichermedium auslagert, welches preiswerter ist, aber den Nachteil einer größeren Zugriffszeit besitzt. Es werden Daten automatisiert (regelbasiert) oder manuell in andere Speicherbereiche übertragen, um den primären Speicher zu entlasten. Das zu implementierende System kann somit als externe Speicherplatzerweiterung für das -System angesehen werden. Compliance-Aspekte sollen nicht berücksichtigt werden Evaluierung von 2 3 Systemen mit Durchführung von Teststellungen verschiedener Produkte als Grundlage für die Produktauswahl. Beschaffung der benötigten Hardware, Software und Dienstleistungen. Technische Umsetzung des erstellten Konzepts. Durchführung eines Testbetriebs. Information der Mitarbeiter. Übergabe in den Echtbetrieb. PENTADOC übernahm im Projekt folgende Aufgaben: Konzeption der Lösung für / Mailarchivierung Unterstützung bei der Anbieterauswahl Entwicklung von Fragebögen für die Herstellerauswahl / Beurteilung Durchführung von Herstellerworkshops Begleitung der Teststellung Auswertung der Teststellung Unterstützung beim Rollout mit dem ausgewählten Anbieter ZIELSETZUNG Allgemeine Anforderungen / Erwartungen Im Zuge der Projektbeauftragung wurden vom Kunden folgende Erwartungen formuliert: Entlastung des -Systems durch Verschiebung der Daten in das HSM-System. Reduktion des Anstiegs der Datenmenge, die innerhalb des -Systems gespeichert wird. Eine gesamte Datenreduktion durch Duplikatsvermeidung (z. B. durch Vermeidung des mehrfachen Ablegens von s und -Attachments). Zeitliche und fi nanzielle Einsparungen beim Back-up- System (Anzahl der benötigten Bänder). Weitgehende Transparenz für die Benutzer und dadurch kein Schulungs- und Umstellungsaufwand. Schnellere Wiederherstellung des -Systems im K-Fall aufgrund der verringerten wiederherzustellenden Datenmenge. Technische und funktionale Anforderungen Eines der wichtigsten Kriterien für die Systemauswahl und Implemen-tierung ist die Transparenz für den Anwender. Die einzuführende Lösung soll keinen Mehraufwand für die Anwender bringen, sondern einfach und verständlich benutzbar sein. Um ein für den Kunden optimales Lösungsszenario zu schaffen, werden im Rahmen der Sollkonzeption einzelne Lösungsvarianten gegenübergestellt und bewertet. Davon unabhängig gelten im Projekt einige zwingende Anforderungen an die Lösung, wie hier an einigen Beispielen zu sehen ist. Seite 3 von 8

4 Technische Merkmale Automatische Archivierung und Indexierung von s und Dateien Keine Softwareinstallation am Client (für die automatische serverseitige Archivierung) Berechtigungssteuerung über Outlook / Exchange Serverseitige Übernahme (Archivierung) Unterstützung aller Outlook-Objekte (Mail, Notizen, Kalender) Möglichkeit der automatischen PST-Archivierung und -löschung Offl ine-funktionalität für mobile User Hohe Skalierbarkeit in Bezug auf die Anzahl der auszulagernden Volumina Wiederherstellen der ausgelagerten Mails und Indexes ohne Informationsverluste Wahlweise vollständiges oder teilweises Löschen von bereits ausgelagerten s aus dem führenden Mailsystem (z. B. Löschen der Anhänge und/oder des Mailtextes) Auslagerung von verschlüsselten Maildokumenten Single Instance Auslagerung (Attachments von identischen Mails an mehrere Nutzer werden nur einmal abgelegt) TECHNISCHE AUSGANGSSITUATION Wesentlicher Bestandteil bei der Konzeption war die Berücksichtigung der vorhandenen Systemarchitektur. Wie im Projektauftrag defi niert, war eine Lösung innerhalb der Unternehmens-IT-Infrastruktur zu implementieren. Dazu mussten die vorhandenen EMC-Centera-Systeme eingesetzt werden und weitere nötige Hard- und Software sowie Dienstleistungen beschaff t werden. Außerdem wurde festgelegt, dass die Implementierung nach der geplanten Migration des Mailsystems von Exchange 5.5 auf Exchange 2003 erfolgen sollte. Anwenderfunktionen Vorhandene WEB-Recherche (Shortcuts werden angezeigt) Suche nach Attributen von Objekten und Attachments Suche nach Inhalten von Objekten und Attachments HTML-Vorschau des Objektes Direkte Ansicht von Objekten, wenn ein Viewer installiert ist Löschen von Objekten (wenn erlaubt) Alternative Suchanwendung im Outlook-GUI Kompatible Outlook-Suche Volltextrecherche nicht nur über Bodytext oder die typischen Indexfelder, sondern auch über Attachments Offl ine-funktionalität Ausgelagerte Objekte werden lokal repliziert Objekte im lokalen Archiv werden über Shortcuts geöffnet Offl ine-einstellungen können lokal oder global gesetzt werden (z. B. Größe des Offl ine-speichers) Benutzer können optional den Synchronisationsvorgang selbst steuern Seite 4 von 8

5 HERANGEHENSWEISE Die Tätigkeiten der Pentadoc richteten sich nach der standardisierten Pentadoc-Methodik für ein ECM-Projekt: PENTA select PENTA check PENTA analyse PENTA realize PENTA go PENTA improve 1. Im Rahmen des Pentadoc-Beratungspaketes PENTAcheck erfolgte die Konzeption: Zu diesem Zweck wurde anhand von Fragebögen die IST-Situation nach folgenden Gesichtspunkten erhoben: a) Dokumentenanalyse b) IT-Infrastruktur c) Anforderungsanalyse 2. Nach der Grobkonzeption folgte die Anbieterauswahl mit dem Beratungspaket (PENTAselect): a) Vorauswahl von 2 geeigneten Anbietern b) Entwicklung von Fragebögen zur Anbieterbeurteilung c) Durchführung einer Teststellung d) Auswertung der Teststellungsergebnisse und der Anbieterfragebögen 3. Gemeinsam mit dem ausgewählten Anbieter erfolgte die Feinkonzeption der Lösung: es wurden die Lösungsdetails und Parameter zur Archivierung der Mails festgelegt. 4. In den weiteren Projektphasen mit den Beratungspaketen PENTArealize und PENTAgo wurde die Implementierung vorbereitet und wie folgt unterstützt: a) Beta-Testing b) Dokumentation und Rückmeldung der Testergebnisse c) Erstellung einer Schulungsdokumentation für die Endanwender Seite 5 von 8

6 LÖSUNGSKONZEPT Aus den Vorarbeiten wurde folgendes Lösungskonzept erstellt: Mail-Auslagerung in ein HSM (Hierarchical Storage Management) Die Auslagerung in das HSM wird servergesteuert über sogenannte Regeln defi niert. Zur Gestaltung der geeigneten Auslagerungsstrategie sind die konkreten Projektziele sowie die vorhandenen Dokumentenmengen und Systemeigenschaften in die Überlegungen miteinzubeziehen. Die möglichen Varianten wurden dargestellt und bewertet. Variantenbeurteilung und Regeln für die Auslagerung Nachdem das Projektziel primär bei der Speicherentlastung liegt, sprach viel für eine vollständige Auslagerung auf das HSM-System. Die IST-Datenerhebungen haben gezeigt, dass 85% der Datenmengen auf den Exchange-Servern durch Attachments entstehen. Des weiteren stammen 30% der Daten aus den letzten 3 Monaten. Für die Auslagerung waren daher folgende Regeln zu defi nieren: 1. Welche Daten sollen ausgelagert werden: user mailbox items, journaled items, folders 2. Welche Mailboxen sollen ausgelagert werden? 3. Wie und nach welchen Regeln soll die Auslagerung stattfi nden? 4. Wie oft sollen die ausgelagerten Objekte abgelegt werden? 5. Welche Speicherorte für welche Archive? EINGESETZTE TECHNOLOGIE/PRODUKTE Softwarelösung: Symantec (ehemals KVS/Veritas) Enterprise Vault Betriebssystem: Windows 2003 Server Hardware-Speicherlösung: EMC-Centera Die Vorteile gegenüber Jukebox-Systemen liegen in der Skalierbarkeit solcher Systeme. Das 1,5 TB-System der EMC Centera ist auf 150 TB erweiterbar. Die dahinterliegende Technologie wird am Beispiel der Centera im folgenden Bild deutlich: 2 Objekt wird per Centera-API über IP an Centera gesendet Exchange-Server 1 Anwendung erstellt oder verwendet Objekt Anwendungs- Server 4 Content-Adresse wird an Anwendung zurückgegeben 3 Centera erzeugt eindeutige Content-Adresse 5 Content-Adresse wird für zukünftige Referenz gespeichert Seite 6 von 8

7 ERGEBNIS/NUTZEN/WETTBEWERBSVORTEIL Durch die effi ziente Projektdurchführung mit den in der Praxis seit Jahren bewährten Beratungspaketen konnten alle Projektziele erreicht werden. Vom Helpdesk des Kunden wurde das Projekt zum Projekt des Jahres gekürt! Die Vorteile nach implementierter Lösung entsprechen den ursprünglichen Erwartungen: Der User hat ein Postfach ohne Limit und muss keine Mails mehr löschen oder in PST-Dateien archivieren. Der Exchange-Server bleibt leistungsfähig. Die Sicherung und Wiederherstellung erfolgen schneller. Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit werden erhöht. Freie Kapazität für weiteres Wachstum ist verfügbar. Speicherung erfolgt auf günstigeren Speichermedien. FACTS & FIGURES Pentadoc GmbH: Anforderungsdefi nition, Durchführung der Ausschreibung, Erstellen des Feinkonzepts, Planung und Controlling der Implementierung, Kunde: Projektleitung Lösungspartner: Implementierung der Symantec-Lösung. Die Gesamtdurchlaufzeit des Projektes vom ersten Vorgespräch bis zur implementierten Lösung betrug ein Kalenderjahr. Seite 7 von 8

8 PENTADOC ist die Unternehmensberatung, die sich auf alle Bereiche modernen Dokumentenmanagements und Prozessmanagements spezialisiert hat. Mit einer Leistungspalette von kompetenter Beratung bis hin zur funktionierenden technischen Umsetzung. PENTADOC berät immer unter strategischen Gesichtspunkten. Alle Umsetzungen in einem klassischen Projekt dienen der Erreichung übergeordneter unternehmerischer Ziele und fokussieren auf einen klaren, messbaren Nutzen. PENTADOC AG Kastor & Pollux Platz der Einheit 1 D Frankfurt Fon +49 (0) Fax +49 (0) Mail info@pentadoc.de PENTADOC Schweiz GmbH Baarerstrasse 63 CH-6302 Zug Fon +41 (0) Fax +41 (0) Mail info@pentadoc.ch PENTADOC Ges. m.b.h. Börsegebäude Schottenring 16 A-1010 Wien Fon +43 (0) Fax +43 (0) Mail info@pentadoc.at Seite 8 von 8