Überprüfung und Überwachung von Geschäftspartnern

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1 LexisNexis Whitepaper Überprüfung und Überwachung von Geschäftspartnern Auf dem Weg zu einem einheitlichen Verfahren So erfüllen Sie die Erwartungen der Aufsichtsbehörden Eine Zusammenfassung der wichtigsten Informationen zum Thema. Mark Dunn, Segment Leader, Due Diligence, LexisNexis Business Information Solutions Veröffentlichung: Juni 2014 Business Information Solutions

2 Die Herausforderung Die Einführung und Aufrechterhaltung robuster Due-Diligenceund Screeningmaßnahmen sowie die Entwicklung entsprechender Vorgaben werden immer wichtiger. Compliance-, Risikomanagement- und Rechtsabteilungen müssen sich laufend der Herausforderung stellen, die sich ständig verändernden aufsichtsrechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen, welche strengen Kontrollen und Durchsetzungsmaßnahmen durch nationale und ausländische Institutionen unterliegen. Gleichzeitig müssen sie sicherstellen, dass die Konkurrenzfähigkeit ihrer Unternehmen und deren Fähigkeit zur Entwicklung neuer Geschäftsmöglichkeiten in risikoreichen Schwellenländern nicht geschwächt werden. Trotz der großen Bedeutung dieser Faktoren wird erwartet, dass diese Anforderungen in einem Umfeld erfüllt werden, in dem Budgets und Ressourcen immer mehr unter Druck geraten und immer neue Möglichkeiten zur effektiveren Gestaltung der Geschäftsprozesse gesucht werden. Aufsichtsrechtliche Themen rücken Due Diligence- und Screeningmaßnahmen verstärkt in den Fokus. Bekämpfung und Prävention von Geldwäsche Seit Langem bestehende Verpflichtung zur Identifizierung und Verifizierung der Identität von Kunden sowie spezifische Due- Diligence-Pflichten im Zusammenhang mit dem wirtschaftlich Berechtigten und politisch exponierten Personen. Bekämpfung und Prävention von Bestechung & Korruption Erwartungen der Aufsichtsbehörden bezüglich der Einführung effektiver Drittpartei-Due-Diligence-Verfahren zur Verringerung des Bestechungs- und Korruptionsrisikos. Zu den betreffenden Drittparteien gehören beispielsweise Handelsvertreter, Joint- Venture-Partner und Vertriebspartner. Einhaltung von Sanktionen Notwendigkeit zur Sicherstellung der Einhaltung nationaler und internationaler Sanktionen. Dieser Bereich des Screenings wird traditionell mit Finanzdienstleistungen in Verbindung gebracht, betrifft aber zunehmend auch den Unternehmenssektor. Auf dem Weg zu einem einheitlichen Verfahren Aus genannten aufsichtsrechtlichen Faktoren ergeben sich die zunehmende Verschmelzung der Due-Diligence- und Screening- Verpflichtungen sowie die Möglichkeit zur Überprüfung bestehender Ressourcen. Dabei können sich überschneidende und unflexible Maßnahmen vermieden und gleichzeitig Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen erreicht werden. Datenressourcen Die externen Datenressourcen, die bei der Durchführung von Due- Diligence- und Screeningmaßnahmen verwendet werden, umfassen ein ganzes Spektrum unterschiedlicher Inhalte, z. B. Watchlisten, PEP-Listen (politisch exponierte Personen), Pressequellen, Firmeninformationen und Rechtsverfahren. Seite 2

3 Watchlisten im Fokus Zu einem robusten Due-Diligence und Screeningprogramm gehört der Abgleich von Watchlisten der Regierung und anderer Institutionen: Sanktionslisten Dabei handelt es sich häufig um Listen von Regierungen, auf denen natürliche und juristische Personen aufgeführt sind, die von nationalen und internationalen Sanktionsmaßnahmen betroffen sind. Sanktionen sind ein gängiges Mittel zur Einflussnahme auf Änderungen der Verhaltensweisen eines Landes (z. B. Verletzungen von internationalem Recht oder Menschenrechten). Sanktionen werden ebenfalls eingesetzt, um die Tätigkeiten von Einzelpersonen, Unternehmen und anderen juristischen Personen einzuschränken, wobei häufig der Zugang zu Finanzdienstleistungen oder anderen Ressourcen verwehrt wird, um Terrorismus und andere kriminelle Machenschaften zu bekämpfen. Viele internationale Sanktionen ergeben sich aus Resolutionen des UN-Sicherheitsrats und werden auf regierungseigenen Websites veröffentlicht. Es existieren jedoch auch eigene regionale bzw. nationale Sanktionsregelungen. Zu den gängigen Arten von Sanktionen zählen: Waffenembargos Reiseverbote Einfrieren von Vermögen Einschränkung diplomatischer Beziehungen Einschränkung/Beendigung militärischer Beziehungen Flugverbote Ausschluss aus internationalen Organisationen Streichung von Hilfsmaßnahmen Handelsembargos Einschränkung von Beziehungen im Bereich Kultur und Sport Zu den wichtigsten Sanktionslisten, die abgeglichen werden, gehören die Listen des US Office of Foreign Assets Control (OFAC), der Vereinten Nationen, der Europäischen Union, der britischen Finanzverwaltung (UK HM Treasury). Die Identifizierung eines Kunden oder einer Drittpartei auf einer Sanktionsliste führt häufig dazu, dass Geschäftstätigkeiten ausgesetzt werden müssen, um einen Verstoß gegen Sanktionen zu verhindern. Unter bestimmten Umständen (z. B. aus humanitären Gründen) kann jedoch bei der zuständigen Behörde eine Ausnahmegenehmigung für die Durchführung bestimmter Transaktionen oder sonstiger Tätigkeiten beantragt werden. Regulatorische Listen Zusätzlich zu Sanktionslisten werden regulatorische Listen auch von globalen bzw. nationalen Aufsichtsbehörden bestimmter Branchen und sonstigen wichtigen Institutionen veröffentlicht. Regulatorische Listen enthalten häufig Angaben zu Unternehmen und Einzelpersonen, denen Vollstreckungsmaßnahmen auferlegt wurden, z. B. Geldstrafen, Geschäftsbeschränkungen und Ausschlüsse. Beispiele für regulatorische Listen sind die Financial Crimes Enforcement Network List, World Bank List of Debarred/Ineligible Firms, Luxembourg CSSF. Strafverfolgungslisten Auch Listen von globalen und nationalen Strafverfolgungsbehörden können durchsucht werden. In diesen Listen sind Informationen zu den meistgesuchten Straftätern, bekannten Personen aus dem Bereich des organisierten Verbrechens und anderen natürlichen bzw. juristischen Personen enthalten, von denen ein Risiko ausgeht. Beispiele für Strafverfolgungslisten sind FBI Most Wanted Terrorists, Interpol Most Wanted, US Marshals. Einstellungen und Regeln automatisierter Systeme sollen zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Funktion regelmäßig überprüft werden. Wirtschaftskriminalität Ein Leitfaden für Unternehmen (Britische Finanzaufsichtsbehörde) Überprüfung und Überwachung von Geschäftspartnern Seite 3

4 Politisch exponierte Personen im Fokus Politisch exponierte Personen (PEPs) sind Personen, bei denen aufgrund ihrer hochrangigen Funktion in der Regierung oder ihrer sonstigen einflussreichen Stellung davon ausgegangen werden kann, dass sie einem höheren Risiko im Hinblick auf Bestechung, Korruption, Geldwäsche und andere Vergehen im Bereich der Wirtschaftskriminalität ausgesetzt sind. PEPs und die Bekämpfung von Geldwäsche Nachdem eine Reihe von Gerichtsverfahren für großes Aufsehen gesorgt haben, bei denen es darum ging, dass Gelder aus Korruptionszahlungen an Regierungsstellen in Schwellenländern gewaschen und verschiedene Banken mit Wirtschaftskriminalität in Verbindung gebracht wurden, schreibt die Anti-Geldwäschegesetzgebung seit langem die Durchführung von PEP-Überprüfungen vor. Die Definition der Financial Action Task Force für politisch exponierte Personen lautet folgendermaßen: Ausländische PEPs sind Einzelpersonen, die wichtige öffentliche Funktionen eines anderen Landes innehaben oder innehatten, z. B. Staatsoberhäupter, Regierungschefs, führende Politiker, hochrangige Regierungsbeamte, hochrangige juristische Amtsträger, hochrangige Militärangehörige, leitende Angestellte von staatlichen Unternehmen und wichtige Funktionäre politischer Parteien. Einheimische PEPs sind Einzelpersonen, die mit wichtigen öffentlichen Funktionen im Inland betraut sind oder waren, z. B. Staatsoberhäupter, Regierungschefs, führende Politiker, hochrangige Regierungsbeamte, hochrangige juristische Amtsträger, hochrangige Militärbedienstete, leitende Angestellte von staatlichen Unternehmen und wichtige Funktionäre politischer Parteien. Diligence-Maßnahmen ergriffen werden, um sicherzustellen, dass das entsprechende Risiko effektiv verwaltet wird. PEPs und die Bekämpfung von Bestechung und Korruption Die Durchführung von PEP-Überprüfungen wird zunehmend als Best Practice im Bereich der Due-Diligence-Maßnahmen zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption bei Drittparteien angesehen. Die Überprüfung der Direktoren, Nutznießer und sonstiger einflussreicher Personen von Drittparteien anhand von PEP-Listen unterstützt Unternehmen dabei, Risiken im Umgang mit ausländischen Amtsträgern und dem mit ihnen verbundenen potenziellen Korruptionsrisiko zu senken. Durch LexisNexis haben wir Zugriff auf wichtige Firmendaten, PEP-, Watch- und Sanktionslisten, die wir ansonsten nicht durch nur einen Anbieter erhalten könnten. Die umfangreichen Datenbanken ermöglichen uns sorgfältige und intensive Recherchen. Michael Alkalay, Unternehmensberater, AySEC Services AG Zu den Personen, die mit einer wichtigen Funktion in einer internationalen Organisation betraut sind oder waren, gehören Mitglieder der oberen Führungsebene, d. h. Direktoren, stellvertretende Direktoren, Vorstandsmitglieder bzw. Personen in vergleichbaren Positionen. Zu den politisch exponierten Personen gehören laut Definition keine Beamten aus den vorgenannten Kategorien in mittlerer oder nachgeordneter Position. Die Identifizierung eines Kunden als PEP bedeutet nicht automatisch, dass alle geschäftlichen Tätigkeiten eingestellt werden müssen. Diese Art von Geschäftsbeziehung wird jedoch häufig als stärker risikobehaftet angesehen und verlangt, dass erweiterte Due- Zusätzliche Datenquellen im Fokus PEP-Überprüfungen und der Abgleich von Sanktions- und Watchlisten werden häufig durch weitere Due-Diligence-Suchvorgänge in zusätzlichen Quellen ergänzt. Dazu gehören: Unternehmensprofile Unternehmensprofile und Berichte von öffentlichen und Privatunternehmen können über das Handelsregister und andere Quellen bezogen werden, um Informationen über die Existenz des Unternehmens, die Unternehmensstruktur, den Umfang der Geschäftstätigkeit, die Eigentumsverhältnisse sowie die Management- und Kontrollfunktionen zu verifizieren. Seite 4

5 Rechtsverfahren Informationen zu Gerichtsverfahren können Archivdatenbanken und juristischen Publikationen entnommen werden, um Kenntnisse über die Prozesshistorie von natürlichen und juristischen Personen zu erlangen. Nachrichten Aktuelle und Archivdatenbanken von nationalen und lokalen Zeitungen, Fachzeitschriften und Branchennewsletter, Zeitschriften, Nachrichtendienste, Blogs und Medientranskripte können zur Durchführung von wichtigen Reputationsüberprüfungen und zur Verifizierung der Existenz von natürlichen und juristischen Personen hinzugezogen werden. Außerdem können mithilfe von Nachrichtenquellen Frühwarnsignale eingerichtet werden, die helfen, mögliche Risikopotentiale zu identifizieren. Bereitstellungsoptionen Due-Diligence- und Screening-Softwareanwendungen bieten eine Reihe von Optionen. In Abhängigkeit von den verfügbaren lokalen IT-Ressourcen und den unternehmensspezifischen Anforderungen kommen verschiedene Bereitstellungsmodelle in Frage: Extern: Webbasiert: keine Software-Installation vor Ort erforderlich Für Unternehmen, die eine Screening-Software benötigen, die schnell und einfach angewendet werden kann. Intern: Lokal: Software-Installation vor Ort erforderlich Für Unternehmen, die für mehr Sicherheit die lokale Installation einer Software hinter der Firewall bevorzugen. Unternehmensweit: Software-Installation vor Ort erforderlich Für Unternehmen mit mehreren Verwaltungsstandorten, die häufig eine maßgeschneiderte Konfiguration benötigen. Komplett integrierte Bereitstellung: lokale IT-Ressourcen zur Konfiguration erforderlich Für Unternehmen, die die wichtigsten Software-Tools benötigen, aber z. B. ihre eigene Benutzeroberfläche integrieren möchten. Zu den weiteren Leistungsmerkmalen gehören: Fähigkeit zur Anpassung und Verfeinerung von Due-Diligence- Prüfungen Dadurch können nach Bedarf spezifische Suchvorgänge nach bestimmten Märkten und Risikostufen maßgeschneidert werden. Berichterstellung und Audit-Tools Damit kann das Due-Diligence-Verfahren verschlankt und die Einhaltung aufsichtsrechtlicher Bestimmungen nachgewiesen werden. Anpassung und Automatisierung Damit können Datentypen, Suchvorgänge nach Negativberichten und Benutzerrechte maßgeschneidert werden, sodass sie perfekt zum risikobasierten Ansatz des Unternehmens passen. Top 10 im Kaufentscheidungsprozess Praktische Überlegungen beim Erwerb von Due-Diligence- und Screening-Tools: 1. Erwartungsmanagement Klare Anforderungen und Zielvorgaben für die Funktion der Screening- und Due-Diligence-Technologien festlegen, die im Einklang mit dem risikobasierten Ansatz Ihres Unternehmens stehen, um das Erwartungsmanagement zu unterstützen und das angestrebte Renditeprofil festzulegen. 2. Erst testen, dann kaufen Leistungen immer erst untersuchen, testen, vergleichen und bewerten, um sicherzustellen, dass Inhalt und Funktionalität den Anforderungen Ihres Unternehmens genau entsprechen, und außerdem feststellen, wo diese Leistungen vorhandene Ressourcen innerhalb Ihres Unternehmens ergänzen oder ersetzen können. 3. Langfristige Verwendung Berücksichtigung langfristiger Faktoren (neue aufsichtsrechtliche Vorschriften, wachsende Geschäftsanforderungen) und Sicherstellung, dass die Due-Diligence- und Screening-Ressourcen skalierbar, flexibel und anpassungsfähig im Hinblick auf veränderte Anforderungen sind (z. B. Option zur Ergänzung neuer Module und Möglichkeit der spezifischen Budgetverwaltung). 4. Anpassungsfähigkeit und Steuerungsfunktionen Berücksichtigung der Verfügbarkeit von flexiblen Anpassungsund Verwaltungsfunktionen für Leistungen, die auf den risikobasierten Ansatz Ihres Unternehmens und die eigene Firmenpolitik zugeschnitten sind. 5. Umfang eigener IT-Ressourcen Auswahl des geeigneten Bereitstellungsmodells, welches zu den verfügbaren IT-Ressourcen des Unternehmens passt (z. B. Hosting durch den Provider oder durch das Unternehmen). 6. Lokalisierung Berücksichtigung der Unterstützung lokaler Sprachen (Schnittstellen, Inhalte, Übersetzungs-Tools usw.). 7. Schulungen und Support Sicherstellung, dass ausreichend Schulungs- und Supportkapazitäten zur Verfügung stehen (kostenlos, Stundenzahl, Schulungsoptionen usw.). Überprüfung und Überwachung von Geschäftspartnern Seite 5

6 8. Management-Intelligence-Informationen Berücksichtigung der Fähigkeit zur Erzeugung von Management- Intelligence- und Prüfdaten, um dazu beizutragen, die aufsichtsrechtliche Compliance und das Renditeprofil nachzuverfolgen und zu belegen. 9. Regelmäßige unternehmerische Beurteilung Integration von regelmäßigen Beurteilungen unternehmerischer Aspekte, um sicherzustellen, dass die Technologie mit veränderten unternehmerischen und regulatorischen Anforderungen bzw. einem neuen risikobasierten Ansatz Schritt halten kann. 10. Regelmäßige Überprüfungen des Providers Regelmäßige Überprüfungen des Providers und fortlaufende Information über neue Funktionen und Inhalte. Wie LexisNexis Unternehmen bei der Einhaltung von Anti-Geldwäsche- und Due-Diligence-Bestimmungen unterstützt Risikolösungen von LexisNexis können in vielerlei Hinsicht zum Schutz Ihres Unternehmens beitragen. Sie vereinfachen Compliance- Verfahren, reduzieren die damit verbundenen Kosten und ermöglichen einen effektiven risikobasierten Ansatz durch die Bereitstellung der richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt. Unsere schnellen, intuitiv bedienbaren Lösungen erfordern keine zusätzlichen IT-Investitionen oder Schulungsmaßnahmen. Alle Suchvorgänge werden mit Uhrzeit und Datum erfasst, sodass die von den Aufsichtsbehörden geforderte Nachverfolgbarkeit gewährleistet wird. Management erweiterter Due-Diligence-Prüfungen neuer und bestehender Geschäftspartner Suchen Sie mit unserer Online-Due-Diligence-Lösung nach Informationen über ein Unternehmen, eine Einzelperson oder einen Staat. Lexis Diligence durchsucht internationale Nachrichten, Unternehmensinformationen, Sanktions- und PEP-Listen sowie Rechtsquellen und liefert sofort präzise und relevante Treffer. Die Ergebnisse können gespeichert oder ausgedruckt werden oder in einen Bericht einfließen, um eine fundierte Grundlage für eine Entscheidung über die Aufrechterhaltung der Geschäftsbeziehung anzubieten. Sie können darauf vertrauen, dass Ihre Entscheidungen auf vertrauenswürdigen Inhalten basieren und sparen wertvolle Zeit bei Ihren Due- Diligence-Prüfungen. Lexis Diligence wird von führenden Banken der Welt, internationalen Blue-Chip-Unternehmen und zunehmend auch im Mittelstand eingesetzt, um Tag für Tag Risiken zu senken. Sichern Sie sich einen Wettbewerbsvorteil, indem Sie das Akzeptanzverfahren für Ihre Geschäftspartner beschleunigen, ohne Kompromisse bei den notwendigen Kontrollen zu machen. Permanentes Screening von Bestandskunden Überwachen Sie Kunden und andere Drittparteien mit LexisNexis Bridger Insight XG. Halten Sie aufsichtsrechtliche Vorschriften ein und schützen Sie die Reputation Ihres Unternehmens durch die regelmäßige Überwachung von Kunden mit hohem Risiko in Hinblick auf eventuelle Statusänderungen im Rahmen Ihres risikobasierten Ansatzes. Laden Sie einfach alle zu überwachenden Kontakte in LexisNexis Bridger Insight XG hoch. Sie können je nach Bedarf in einem einzigen Durchlauf beliebig viele Unternehmen und Personen überprüfen. Die Liste wird mit unseren globalen Watch- und PEP-Listen abgeglichen. Sie erhalten daraufhin eine Datei mit den Ergebnissen zur Ansicht. Alle Treffer werden deutlich hervorgehoben, sodass Sie entscheiden können, welche Warnhinweise einer weiteren Überprüfung mit Lexis Diligence bedürfen. Unser hochwertiger Fuzzy-Namensabgleich-Algorithmus sorgt für höhere Trefferqualität und spart wertvolle Zeit und Geld, da Ihnen die Überprüfung irrelevanter Ergebnisse erspart bleibt. Überwachung von Kunden mit hohem Risiko in allen Medien Überwachen Sie mit Ihrem eigenen Frühwarnsystem wichtige Medien auf Nachrichten zu Ihren Drittparteien mit hohem Risiko. Fuzzy- Matches werden nicht einbezogen, sodass Ihnen nur die relevanten Ergebnisse angezeigt werden. Dank der automatisierten Überwachung können Sie finanzielle und reputationsbezogene Risiken zum Schutz Ihres Unternehmens vorhersehen und verringern. Durch die Verwendung einer einzigartigen Kombination aus verschiedenen Methoden mehrsprachiger intelligenter Daten- und Sentimentanalyse ergänzt um das Know-how unserer internen Analysten überwacht LexisNexis Analytics die interne, Online- und Presseberichterstattung automatisch über eine einzige Schnittstelle. LexisNexis Analytics kann auch zur Überwachung des Verhaltens von Wettbewerbern und der Reputation von Partnern sowie von wichtigen Kunden und Anbietern genutzt werden und Ihnen unschätzbare Einblicke gewähren. Vertrauen Sie LexisNexis den Schutz Ihres Unternehmens an LexisNexis genießt internationale Anerkennung dafür, Unternehmen mit kritischen Business Information Tools auszustatten. Seit über 30 Jahren gehören wir zu den Pionieren in den Bereichen Risikomanagement. Seite 6

7 Die internationalen Compliance-Gesetze wie der Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) oder der UK Bribery Act machen eine sorgfältige Due-Diligence-Prüfung unserer Geschäftspartner erforderlich. Mit Lexis Diligence können wir unsere internationalen Partner gegen Sanktions-, Watch- und Blacklists prüfen und darüber hinaus in den internationalen Pressequellen nach negativen News suchen. Dr. Wolfgang Stroh, Compliance Manager, Rosenbauer International AG Rechercheaufwand vs. Risikolevel Externe Berater Risikopotenzial Freie Suchmaschinen Einzelzugänge Datenbanken Ressourcenaufwand Überprüfung und Überwachung von Geschäftspartnern Seite 7

8 Sie wollen wissen, wie LexisNexis Ihrem Unternehmen helfen kann? Sprechen Sie uns an! LexisNexis GmbH Heerdter Sandberg Düsseldorf Telefon: +49(0) Telefax: +49(0) Internet: LexisNexis LexisNexis ist ein führender internationaler Anbieter von Informations- und Technologielösungen, mit denen Fachleute aus Unternehmen, Regierungen und gemeinnützigen Organisationen sowie Recht und Wissenschaft fundierte Entscheidungen treffen und bessere Geschäftsergebnisse erzielen. LexisNexis hat mit den Angeboten Lexis und Nexis als erstes Unternehmen Rechts- und Wirtschaftsinformationen online zur Verfügung gestellt und ist somit digitaler Pionier. Heute unterstützt LexisNexis Experten mit modernster Technologie und Informationen auf höchstem Niveau dabei, schneller, einfacher und effizienter zu arbeiten. LexisNexis arbeitet eng mit den Kunden zusammen, um sicherzustellen, dass Unternehmen von den Vorteilen der Lösungen profitieren und Risiken abbauen, ihre Produktivität verbessern, ihre Rentabilität steigern und das Wachstum ihres Geschäfts vorantreiben. LexisNexis ist Teil des Konzerns Reed Elsevier. Mehr als Mitarbeiter weltweit bedienen Kunden in über 100 Ländern. Stand: 06/2014 Dieses Dokument dient ausschließlich Informationszwecken. LexisNexis gibt keine Garantie für die Vollständigkeit und Richtigkeit dieses Dokuments. Soweit von Dritten erstellt, geben die Ansichten nicht notwendigerweise die Ansichten von LexisNexis wieder. LexisNexis and the Knowledge Burst logo are registered trademarks of Reed Elsevier Properties Inc., used under license, 2014 LexisNexis, a division of Reed Elsevier Inc. All rights reserved.