Compliance in der IT. Der Weg von der Vorschrift hin zur konkreten Lösung

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1 Compliance in der IT Der Weg von der Vorschrift hin zur konkreten Lösung Markus Müller, Robert Kurz Solution Expert IT Service Mangement, HP Consulting & Integration 2006 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice

2 Agenda 1. Der Zusammenhang zwischen Compliance und Best Practices 2. Automatisierung von IT Prozessen im Zusammenhang mit Compliance 3. und Compliance ein Widerspruch? 2 6. Februar 08

3 Compliance: Das Umfeld der Normen SEC 17a-4 (USA) Canadian Electronic Evidence Act Basel II Capital Accord Electronic Ledger Storage Law (Japan) HIPAA (USA) 11MEDIS-DC (Japan) ISO 18501/18509 AIPA (Italy) FDA 21 CFR Part 11 Sarbanes-Oxley Act (USA) Public Records Office (UK) Financial Services Authority (UK) GDPdU & GoBS (Germany) NF Z (France) BSI PD0008 (UK) Geschäftliche Herausforderungen Branchenspezifisch (z.b. FDA*) Kreditwesen (z.b. Basel II) Gesetzlich (z.b. Gesetzbücher) Allgemein (z.b. ISO 9000) 3 6. Februar 08 Direkte Anforderungen an die IT ITSM-spezifische Norm (ISO 20000) Sicherheits-spezifische Normen

4 Der Compliance Quadrant für Österreich Basel II SOx SAS70 GDPdU businessorientiert HGB/BAO FDA MIFID ISO 9000 AO prozessorientiert ISO/IEC SigG/SigV produktorientiert ECG ISO IT-Sicherheitshandbuch/DSG2000 InfoSig/InfoSiV IT-orientiert 4 6. Februar 08

5 Was der CFO rapportiert, hat der CIO geschaffen. Es gibt keinen Prozess, in dem der CIO nicht gefordert ist. Walter Brenner Direktor des Instituts für Wirtschaftsinformatik Universität St. Gallen 5 6. Februar 08

6 Management-Herausforderungen Geschäftsführer Gesetzliche Konsequenzen für Nicht-Einhaltung von Vorschriften Finanzmanager Quartalsweise und Jährliche Unterzeichnung der Finanzaufstellungen und Bilanz Reduktion von wiederkehrenden internen und externen Kosten für Audits IT-Manager Verantwortlich für die Bereitstellung und Verfügbarkeit der Anwendungen und Infrastruktur. Aufwand für Compliance verlangt einen beträchtlichen Anteil des IT-Budgets 6 6. Februar 08

7 Agenda 1. Der Zusammenhang zwischen Compliance und Best Practices 2. Automatisierung von IT Prozessen im Zusammenhang mit Compliance 3. und Compliance ein Widerspruch? 7 6. Februar 08

8 Typische Herausforderungen Wie detailliert ist ein Change zu definieren? Welche Tools kann ich benutzen/ablösen/umstellen? Wie ist die CMDB zu strukturieren? Welche Dokumente sind für das Compliance-Audit Pflicht und welche Form ist akzeptabel? (z.b. Mail hinreichend?) Segregation of Duties - Gradwanderung zwischen compliant und effiziente Arbeit? Erfolgsfaktor: Finden der richtigen Metriken 8 6. Februar 08

9 Konfliktpotential Beziehungstyp IT zu Fachabteilungen Unternehmensleitung Management Fachbereich IT Organisation Das Management verfolgt die Ziele : den Beitrag der IT zum Unternehmenserfolg messen zu können die IT Ausgaben steuern (control) und mit Unternehmensstrategien verknüpfen zu können Die IT verfolgt hingegen die Ziele : den Beitrag der IT zum Unternehmenserfolg nachweisen zu können IT Ausgaben rechtfertigen und mit Unternehmensstrategien verknüpfen zu können CObIT als Aufsicht bzw. Kontroll-Instrument ITIL als Ausrichtung bzw. Nachweis-Instrument 9 6. Februar 08

10 Positionierung der Rahmenwerke ITIL und COBIT Service Desk and Incident Management In ITIL: 13 Abschnitte, 37 Aktivitäten In COBIT 1 Domäne, 6 Aktivitäten Problem Management In ITIL: 4 Abschnitte, 12 Aktivitäten In COBIT 1 Domäne, 2 Aktivitäten Configuration Management In ITIL: 5 Abschnitte, 6 Aktivitäten In COBIT: 1 Domäne, 4 Aktivitäten Service Level Management In ITIL: 4 Abschnitte, 19 Aktivitäten In COBIT: 1 Domäne, 4 Aktivitäten Februar 08

11 Prozessorientierung als Basis Zielsetzung Aktivitäten Ergebnis Organisation Funktion z.b. Change Management Rolle Rolle Rolle Compliance Input Input Input Aufgabe Aufgabe Aufgabe Output Output Output Input Regeln Regeln Regeln Tools, Messverfahren, Reporting Februar 08

12 Projektbeispiel: SOx in der Praxis (1) Beispiel: 300 Computer Operations Rollenbeschreibung Prozessbeschreibung Toolanforderung Eskalation Prozedurschritte eines Prozesses (Audit, Monitoring) Februar 08

13 Projektbeispiel: SOx in der Praxis (2) Prozessbereich Prozess Dokument Rolle Template Februar 08

14 Trends Kostenreduktion, Nachhaltigkeit, Geschäftsnutzen Im ersten Jahr Scoping auf Basis der Finanzprozesse, Untersuchung, Definition und Dokumentation von Verfahren/Richtlinien Identifikation von gemeinsamen Prozessen Evaluieren und Korrigieren Kostentreiber Verwendung nur intern, für Beratung und für die Wirschaftsprüfung Heute Bestehende Compliance- Kosten Senken des operationalen Risikoprofils in der IT Standardisierung und Automatisierung Vorbeugende Kontrollen Nachweis von Kontrolleffizienz Verbesserung der Vorhersagbarkeit von Prüfungsergebnissen Zukunft Verwendung von Kontrollprozessen und Informationen als Wettbewerbsvorsprung Nutzen der Hebelwirkung von IT- Compliance Investitionen für IT- Governance Februar 08

15 Agenda 1. Der Zusammenhang zwischen Compliance und Best Practices 2. Automatisierung von IT Prozessen im Zusammenhang mit Compliance 3. und Compliance ein Widerspruch? Februar 08

16 HP Services für Compliance ITSM Assessment Services Erstellen einer kundenspezifischen Prozesslandschaft Wir setzen COBIT um: Mapping und automatisiertes Compliance Management Projektmanagement zur kontrollierten Einführung Prozessdefinitionen und Integration von Kontrollen in Prozesse Konzeptionelle und praktische Vorbereitung und Begleitung beim Audit Februar 08

17 HP Lösungen für Compliance Control Automation Compliance HP Information Lifecycle Management HP Compliance/Governance Reporting & Analysis HP Identity Management HP Infrastructure Management Network / Server / Storage Audit & Attestation HP Business Service Management Business Processes HP IT Service Management HP Consolidated HP Configuration Management Service Desk IT Controls & Risk Preventative / Detective HP Asset Management t HP Consolidated Event & Performance Mgmt Distributed Managed Environment HP Operations Management HP End-to-End Application Mgmt Februar 08

18 Agenda 1. Der Zusammenhang zwischen Compliance und Best Practices 2. Automatisierung von IT Prozessen im Zusammenhang mit Compliance 3. und Compliance ein Widerspruch? Februar 08

19 Die zentrale Frage Wie kann die IT von Vorschriften profitieren um Wettbewerbsvorteile für das Unternehmen daraus zu generieren? Februar 08

20 2500 Unternehmen in Österreich verwenden MS-Exchange als Plattform. Jedes dieser Unternehmen hat eine Herausforderung! Februar 08

21 Der Store wächst unaufhaltsam: Bereits ein Unternehmen mit nur 100 Mitarbeitern generiert im Laufe eines Jahres rund 83 GB Daten durch empfangene und gesendete s. Store Mit weit reichenden Folgen.. Berechnung: 76 Mails x Ø50 KB x 220 Arbeitstage pro Mitarbeiter Quelle: Radicati Group, Februar 08

22 4 Problemfelder Administration: Zeitaufwand für Backup steigt Wiederherstellung verlorener s Speicherplatz frei machen: Unkontrolliertes Löschen von s Auslagern von s lokale pst Dateien Kontrollverlust über die Ablage Streitfälle: s sind bei Gericht zugelassen Compliance: Verantwortung trägt der einzelne Mitarbeiter rechtskonforme Aufbewahrung von s Februar 08

23 Die Losung für die 4 Problemfelder FSE Das beste Speichersystem zur rechtssicheren Langzeitarchivierung. Die beste SW zur Archivierung von MS Exchange s Februar 08 EcoPliance Archivierung

24 Ecopliance - was es ist Ist ein Archivsystem, welches: s einfach, flexibel und transparent aus dem MS-Exchange Store zieht auf preiswerten und rechtssicheren Speichermedien parallel archiviert wobei Anwender weiterhin wie gewohnt MS-Outlook nutzen können. Aus Standardkomponenten besteht Dadurch ergeben sich: Kürzere Backupzeiten Entlastung des Produktivstores Single Instance Store Wiederherstellung von s ohne Restore. Importieren von PST Dateien ins Archiv künftige Vermeidung von PST Dateien Schutz vor verlust durch revisionssichere Archivmedien Onlinezugriff auf archivierte s mit MS-Outlook Februar 08

25 EcoPliance wie es funktioniert MS-Exchange Server HP FSE in/out HP FSE Server DL380G5 HP MSL Februar 08

26 EcoPliance einige Fakten Compliance - Rechtssicherheit Automatische Archivierung von MS-Exchange s und Attachments auf revisionssicheren Langzeit Archivmedien und Schutz vor Verlust. Einfache Administration Backupzeiten des MS-Exchange Stores um bis zu 80% reduzieren. Wiederherstellung von Mailboxen oder einzelner s innerhalb von Minuten. Entlastung der IT-Mannschaft Gewohnte Usability Anwender nutzen wie gewohnt MS-Outlook als Frontend. Keine Anwenderschulung erforderlich. Investment in die Zukunft Damit ist auch die Basis für File und SAP-Archivierung geschaffen Februar 08

27 EcoPliance woraus es besteht, was es kostet HP Server DL380 G5 HP FSE HP MSL 2024 WORM Tapedrive + Medien Lizenzen Installation Einschulung 3 Jahre 5x9 Support Die Preise 100 Mailboxen Euro , Mailboxen Euro , Mailboxen Euro , Mailboxen Euro ,-- Sie entscheiden welche Mailbox archivert wird und welche nicht!!!! Februar 08

28 Das EcoPliance Archive bietet Ihnen und Ihren s einen Informationsspeicher ohne Limits! Weitere Infos: Februar 08

29 HP logo black on white Februar 08

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