und Kalender im Team (MS Outlook 2003)

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1 Aus- und Fortbildungszentrum Lehreinheit für Informationstechnologien und Kalender im Team (MS Outlook 2003) Adressverwaltung mit Kontakten Nutzung von Kategorien Aufgaben delegieren Profile Gemeinsamer Kalender Stellvertreter Besprechungsplanung und Ressourcen Notizen, Journal Persönliche Ordner Ordner verwalten, sichern und archivieren Stand: November 2007 Freie Hansestadt Bremen

2 Inhalt 2 1. Kontakte - Aktivitäten 3 2. Kategorien 4 3. Aufgaben Aufgaben delegieren 6 4. Autocreate 7 5. Profil einrichten Neues -Konto einrichten (Neues Profil) Weitere Einstellungen zum Konto 9 6. Stellvertreter Allgemeines zur Stellvertretung Stellvertretungen einrichten Vor- und Nachteile dieser Technik der Stellvertretung Hinweise zur Arbeitsorganisation Gemeinsamer Kalender Allgemein zur Stellvertretung für Kalender, Kontakte, Einstellen der Berechtigungen Ansicht der Ordnerliste erweitern Standardeinstellung Hinweise für gemeinsame Kalender, Postfächer, Kontakte Besprechung planen Teilnehmer einladen, freie Termine finden Besprechung einberufen Besprechungsplanung mit Ressourcen Automatisierung der Ressourcenverwaltung Besprechung planen Besprechungsanfrage Journal Journaleinträge anzeigen und bearbeiten Persönlichen Ordner einrichten Postfach und/oder Persönlicher Ordner? Archivierung einstellen Archivierung starten (manuell) AutoArchivierung einstellen Lernen am Arbeitsplatz Schulungsunterlagen im InfoSys Lernprogramme Softwarehilfe (Mail-Hotline) 24

3 Kontakte - Aktivitäten 3 1. Kontakte - Aktivitäten Unter dem Stichwort Aktivitäten haben Sie die Möglichkeit, alle s, Kontakte, Termine und Aufgaben, die sich für Sie mit einer bestimmten Person - einem Kontakt - verbinden, auflisten zu lassen. Damit können Sie in Outlook sowohl "objektorientiert" als auch "personenbezogen" arbeiten. (vergleiche: Suchen und Erweitere Suche) Die direkten Aktivitäten werden automatisch gesammelt. Aktivitäten anzeigen Doppelklick auf den entsprechenden Kontakt Registerkarte Aktivitäten Auswahl in Anzeigen - hier Alle Elemente Abbildung 1 - Kontakte mit Registerblatt Aktivitäten Objekte bearbeiten Sie können die aufgeführten Elemente direkt öffnen und bearbeiten.

4 Kategorien 4 2. Kategorien Mit den Kategorien können Sie vordefinierte oder eigene Ordnungskriterien einsetzen, die sich zur Strukturierung von Kontakten, Terminen, Aufgaben und Nachrichten verwenden lassen. Wählen Sie im Menü Bearbeiten > Kategorien an. Sie können hier direkt für ein markiertes Element eine oder mehrere Kategorien zuordnen. Wenn Sie weitere Kategorien benötigen, können Sie über die Schaltfläche Hauptkategorienliste... die Kategorien ändern und ergänzen. Abbildung 2 - Kategorien Abbildung 3 - Hauptkategorienliste Tragen Sie im oberen Bereich Neue Kategorie den neuen Begriff ein. Bei Bedarf können Sie bestehende Kategorien löschen. Nach dem Löschen von Hauptkategorien wird die Kategorienliste (linkes Bild) erst beim erneuten Aufruf korrekt angezeigt (Bearbeiten > Kategorien...). Kategorien und Kontakte Stellen Sie die Ansicht Nach Kategorien ein. Abbildung 4 - Kontakte mit der Ansicht Kategorien Tragen Sie den Kategoriebegriff direkt in die Spalte Kategorien ein oder löschen bei Bedarf den Eintrag. Sie können einen oder mehrere Kontakte auch mit der Maus in andere Kategorien verschieben oder kopieren. Hinweis Löschen eines Kontaktes gilt in allen Kategorien.

5 Aufgaben 5 3. Aufgaben Sie können einzelne Aufgaben und Projekte in übersichtlicher Form planen und mit dem Kalender kombinieren. Abbildung 5 - Aufgaben Wenn Sie eine neue Aufgabe eingeben wollen, wählen Sie den Ordner Aufgaben und klicken Sie doppelt in die erste freie Tabellenzeile. Stattdessen können Sie auch m Menü Datei > Neu > Aufgabe anwählen. Abbildung 6 - Aufgabe Aufgaben können in den Kalender übernommen werden. Ziehen Sie die Aufgabe mit der rechten Maustaste in den Kalender. Wählen Sie Hierher kopieren als Termin mit Text o. a. Hinweis Achten Sie dabei auf die richtigen Datumsangaben.

6 Aufgaben Aufgaben delegieren Sie können Aufgaben an andere Personen delegieren. Dabei wird eine mit Abstimmungsschaltflächen versendet. Sie können sich automatisch über die Erledigung der Aufgabe durch eine informieren. Erstellen Sie die neue Aufgabe. Wählen Sie die Schaltfläche Aufgabe zuordnen. Abbildung 7 - Aufgabe zuordnen Wählen Sie den Empfänger der aus und ergänzen Sie bei Bedarf die Nachricht. Versehen Sie die Optionen Aktualisierte Kopie... und Statusbericht... mit einem Häkchen, bevor Sie die Nachricht senden. Abbildung 8 - Aufgabe delegieren, an Aufgabenempfänger Wenn Sie die senden, bekommen Sie die Meldung "Sie sind nicht mehr für diese Aufgabe zuständig. Deshalb wird auch keine Erinnerung mehr an die Aufgabe erfolgen". Der Empfänger erhält die Nachricht mit den Abstimmungsschaltflächen Übernehmen und Ablehnen.

7 Autocreate 7 4. Autocreate Mit der Autocreate-Funktionalität bietet Ihnen Outlook die Möglichkeit, durch Ziehen - möglichst mit der rechten Maustaste - eines Objektes in einen geeigneten anderen Container ein neues Objekt zu initialisieren. Neue Nachricht mit Adresse Sie können einen Kontakt mit der rechten Maustaste in den Posteingang ziehen und aus dem Kontextmenü Neue Adresse Nachricht auswählen... Abbildung 9 - Kontakte Es wird automatisch ein vorbereitetes neues Nachrichtenfenster mit dem Kontakt als Empfängeradresse geöffnet. Sie können mit der AutoCreate- Funktion auch mehrere Kontakte als Empfänger übernehmen. Kontakte versenden Wenn Sie stattdessen im Kontextmenü (Bild oben) Hierhin kopieren als Nachricht mit Anlage anwählen, können Sie Kontakte versenden. Der Empfänger muss die Kontakte einzeln in seinen Kontaktordner ziehen. Abbildung 10 - Neue Nachricht Diese bekannte "Drag & Drop" - Technik können Sie auch programmübergreifend nutzen (z.b. Anlage in die Eigenen Dateien).

8 Profil einrichten 8 5. Profil einrichten Nach der Installation muss Outlook zuerst eingerichtet werden. Für jeden Benutzer muss ein eigenes Profil mit einem -Konto, Adressbuch, evtl. persönliche Ordner u. a. konfiguriert werden. Diese Einstellungen können später eingesehen und editiert werden. Outlook muss nach Änderungen der Dienste neu gestartet werden. 5.1 Neues -Konto einrichten (Neues Profil) Beim ersten Start von Outlook muss für einen Benutzer das -Konto eingerichtet werden - genauer: die Verbindung zu seinem Postfach auf dem Exchange Server muss hergestellt werden. Abbildung 11 - Outlook 2003-Start Die folgenden beiden Dialogfenster beinhalten Fragen, ob ein Microsoft Exchange Server verwendet werden soll. Abbildung Konten In den Exchange Server-Einstellungen müssen oben der korrekte Name des Servers und in der Mitte der Name des Postfaches eingetragen werden. Danach die Schaltflächen Weiter > und anschließend Fertigstellen. Damit ist das Konto eingerichtet. Am besten starten Sie jetzt Outlook neu.

9 Profil einrichten Weitere Einstellungen zum Konto Wählen Sie im Befehlsmenü Extras > -Konten Abbildung Konten In gelangen Sie über Vorhandene -Konten anzeigen und bearbeiten zur Konfiguration des Kontos (nächstes Bild). Der Bereich Verzeichnis bietet zusätzliche Adressbücher an. Abbildung Konten mit Exchange Server Die Arbeit mit dem -Konto / Postfach kann durch einen Persönlichen Ordner ergänzt bzw. entlastet werden, den Sie über die Schaltfläche Neue Outlook-Datendatei... einrichten können (siehe "Persönlichen Ordner einrichten"). Hinweis Nachträgliche Arbeiten am gesamten Profil sind meist nur unter Systemsteuerung > Mail möglich. Für einen Benutzer können auf dem Exchange Server mehrere Postfächer eingerichtet werden.

10 Stellvertreter Stellvertreter Sie können einen oder mehrere Stellvertreter in Outlook einsetzen. Dazu müssen Sie für jeden Stellvertreter die Berechtigungen für Ihre Ordner im Postfach (Posteingang, Kalender...) einstellen. 6.1 Allgemeines zur Stellvertretung Diese Technik der Stellvertretung, wie sie hier beschrieben ist, ist eher für eine sporadische Stellvertretung gedacht. Für eine permanente Stellvertretung sind weitere Einstellungen erforderlich, um eine übersichtliche Arbeitsumgebung für Stellvertreter/in und Freigebende/n zu ermöglichen (siehe "Gemeinsamer Kalender"). Beispiel: 402PC01 setzt 402PC02 als Stellvertreter ein. 6.2 Stellvertretungen einrichten Wählen Sie im Menü Extras > Optionen die Registerkarte Stellvertretungen, klicken auf die Schaltfläche Hinzufügen und suchen das Postfach Ihrer Stellvertretung aus. Anschließend müssen Sie das Dialogfenster Berechtigungen der Stellvertretung bearbeiten. Abbildung 15 - Stellvertretungen Registerkarte Stellvertretungen Wenn Sie das Häkchen Anfragen und Antworten nicht mir, sondern meiner Stellvertretung senden anwählen, sollte Ihre Stellvertretung nicht nur die Verwaltung Ihres Posteingangs sondern auch Ihren Kalender verwalten dürfen (siehe Dialogfenster Berechtigungen - einstellen Stufe 1-3 und Stellvertretung erhält Kopien...). Dialogfenster Berechtigungen... Sie können für die Bereiche zwischen 3 Stufen wählen.

11 Stellvertreter 11 Abbildung 16 - Berechtigungen der Stellvertretung Wählen Sie Automatische Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden an, um Ihn zu informieren. Ihr Stellvertreter erhält prompt eine , mit einer Auflistung der Ordner und Berechtigungen, die Sie Ihm zugedacht haben. Weiterhin enthält diese Nachricht den folgenden Hinweis: Um Ordner zu öffnen, für die Sie Zugriffsberechtigungen besitzen, zeigen Sie im Menü Datei auf Öffnen und klicken Sie dann auf Ordner eines anderen Benutzers. Abbildung 17 - Datei > Öffnen > Ordner eines anderen Benutzers 6.3 Vor- und Nachteile dieser Technik der Stellvertretung Vorteil: Diese Technik der Stellvertretung ist einfach für beide Seiten - zu Vertretender und Stellvertreter - einzurichten und auch zu entfernen. Sie erfordert keine besonderen Berechtigungen und Fertigkeiten. Nachteile: Der Stellvertreter muss den Ordnertyp auswählen. Wenn er die Stellvertretung für mehrere Objekttypen übernimmt, muss er für jeden Objekttyp ein Fenster öffnen. Für eine umfassende Stellvertretung ist diese Technik, wie oben bereits erwähnt, nicht ausreichend und muss durch weitere Einstellungen ergänzt werden (siehe "Gemeinsamer Kalender"). 6.4 Hinweise zur Arbeitsorganisation Die Nachricht Ihrer Stellvertretung wird "im Auftrag von" versendet. Sie wird nur in den "Gesendeten Objekten" des Stellvertreters abgelegt. Die Stellvertretung wird in den "Übermittlungsoptionen" des Postfachs auf dem Exchange Server hinterlegt, so dass eine zentrale Steuerung und Kontrolle erfolgen kann.

12 Gemeinsamer Kalender Gemeinsamer Kalender Sie können in Absprache mit einer oder mehreren Kolleginnen Ihre Terminkalender gemeinsam führen, so dass Sie gegenseitig Ihre Termine lesen und auch bearbeiten können. Die freizugebenden Kalender müssen in den jeweiligen Postfächern geführt werden, da in Persönlichen Ordnern keine Berechtigungen eingestellt werden können. Evtl. muss ein Umstellen unter Extras > -Konten "Neue Nachricht übermitteln an.." auf das Postfach mit anschließendem Neustart von Outlook erfolgen. 7.1 Allgemein zur Stellvertretung für Kalender, Kontakte, Diese Technik ist als Fortführung der einfachen Stellvertretung zu verstehen. Hier können Einstellungen für mehrere Objekttypen - Kalender, Kontakte, Posteingang u. a. - gleichzeitig und dauerhaft konfiguriert werden. Die beteiligten Kolleginnen und Kollegen können sich gegenseitig zu Stellvertretern machen. Dabei ist eine feingliederige Abstufung (8 Stufen) der jeweiligen Berechtigungen möglich. Die Konfiguration wird am Beispiel "gemeinsamer Kalender" gezeigt. Sie kann analog für andere Objekttypen angewendet werden. Beispiel: In den Abbildungen stellt 402PC01 die Zugriffsberechtigungen auf seinen Postfach-Kalender für 402PC02 ein Wählen Sie den Postfach-Kalender an und klicken im Kontextmenü auf Eigenschaften - Registerkarte Berechtigungen. Alternativ können Sie Kalender freigeben... anwählen. Abbildung 18 - Navigationsbereich mit Postfach-Kalender Hier können Sie später die Einstellungen überarbeiten oder sogar zurücknehmen / löschen.

13 Gemeinsamer Kalender Einstellen der Berechtigungen Auf der Registerkarte Berechtigungen fügen Sie den 402PC02 hinzu und geben ihm beispielsweise die Berechtigungsstufe 6. Abbildung 19 - Kalender: Eigenschaften > Berechtigungen Hinweis Stellen Sie die Berechtigungen auch für das Postfach ein. 7.3 Ansicht der Ordnerliste erweitern 402PC02 erweitert seine Ordnerliste um das Postfach bzw. den Kalender von 402PC01 in Menü: Extras > -Konten > Vorhandene -Konten anzeigen und bearbeiten > Exchange Server Schaltfläche Ändern > Weitere Einstellungen. Alternativ können Sie die Eigenschaften des Postfaches anwählen. Abbildung 20 - Microsoft Exchange Server

14 Gemeinsamer Kalender 14 Auf der Registerkarte Erweitert fügen Sie das Postfach 402PC01 hinzu. Der Benutzer 402PC02 kann jetzt den Kalender von 402PC01 bearbeiten - evtl. Outlook neu starten (es kann etwas dauern..). Abbildung 21 eigener Kalender und Kalender in Postfach 402PC01 Die beiden Kalender nebeneinander in unterschiedlichen Farben zur Bearbeitung angezeigt. Im Navigationsbereich können Sie mit Hilfe der Häkchen anwählen, welche Kalender angezeigt werden. 7.4 Standardeinstellung Diese Einstellung wird ab jetzt bei jedem Start von Outlook (402PC02) automatisch geladen, so dass der Stellvertreter sofort den Kalender bzw. weitere andere Objekttypen sehen und soweit berechtigt bearbeiten kann. 7.5 Hinweise für gemeinsame Kalender, Postfächer, Kontakte.. - Die beteiligten Kolleginnen und Kollegen müssen sich gegenseitig mit den entsprechenden Berechtigungen versehen. Weiterhin müssen sie sich die jeweils anderen Postfächer in ihre Outlook-Ordnerliste / Navigationsbereiche integrieren. - Die Stellvertretung über das Menü Extras > Optionen > Reg. Stellvertretung korrespondiert mit den Einstellungen über die Eigenschaften der jeweiligen Objekttypen in 3 Berechtigungsstufen. Diese entsprechenden den Stufen 2, 4 und 6 im 8-stufigen Berechtigungsschema. - Die freigebende Seite, der zu Vertretende, kann über die Eigenschaften seines Postfaches und der Objekttypen Kalender, Posteingang, Kontakte usw. den Zugriff durch Löschen der Berechtigungen jederzeit löschen.

15 Besprechung planen Besprechung planen Wenn Sie eine Besprechung planen und gemeinsame freie Termine für alle Beteiligten benötigen, können Sie in Outlook im Kalender über den Befehl Aktionen > Besprechung planen... die Terminkalender der beteiligten Kolleginnen und Kollegen mit freien/belegten Zeiten einsehen. 8.1 Teilnehmer einladen, freie Termine finden Abbildung 22 - Besprechung planen Die Teilnehmerliste wird angelegt über die Schaltfläche Weitere einladen... Sie können entweder den grün-weiß-roten Balken direkt verschieben oder über die Schaltfläche AutoAuswahl >> auf die freien Positionen bewegen. 8.2 Besprechung einberufen Über die Schaltfläche Besprechung einberufen gelangen Sie zu einer vorbereiteten , die Sie um wichtige Einträge ergänzen und anschließend an alle Teilnehmer über die Schaltfläche Senden. Abbildung 23 - Besprechungsplanung mit Die enthält Abstimmungsschaltflächen, die den Teilnehmern die Wahl und Ihnen die spätere Auswertung erleichtern sollen.

16 Besprechung planen 16 In Ihrem Posteingang sammeln sich entsprechend der Bearbeitung der Teilnehmer die Rückmeldungen auf Ihre Besprechungsanfrage. Eine tabellarische Übersicht der Antworten der von Ihnen bereits geöffneten Antwortschreiben zur Terminabsprache finden Sie im Kalender unter dem entsprechenden Termin auf dem Registerblatt: Status. Abbildung 24 - Besprechung mit Registerblatt Status Hinweis Die Termine werden bei den Teilnehmern im Falle der Zusage automatisch im Kalender gesetzt. Bei späteren Stornierungen der Besprechung erfolgt die Streichung des Termins. Sie können die Terminabsprache noch korrigieren über die Schaltfläche Aktualisierung senden im geöffneten Termin Ihres Kalenders. Eine Einbeziehung der Ressourcen (Räume, Beamer u.a.) erfordert in der Regel eigene Postfächer für jede Ressource.

17 Besprechung planen Besprechungsplanung mit Ressourcen Die Planung einer Besprechung, einer Projektsitzung oder einer Konferenz erfordert die Terminabstimmung mit den Teilnehmern. Häufig muss zusätzlich geklärt werden, wann welche Ressourcen (Konferenzraum, Medien, Beamer..) gebucht werden müssen. Konzept: Jede Ressource bekommt ein eigenes Konto. Die Ressourcen werden von einem oder mehreren Personen in Stellvertretung (automatisch) verwaltet (z.b. Raum100, Raum200, Raum300, Beamer01, Beamer02 - Konferenzraum entspricht Ort:, Medien sind wie Personen) Automatisierung der Ressourcenverwaltung Jede Ressource wird eingerichtet (Konto mit Postfach z.b. Raum100). Unter Extras > Optionen Registerblatt Einstellungen wird über die Schaltflächen Kalenderoptionen dann Ressourcenplanung zuerst die automatische Bearbeitung angewählt die Berechtigungen eingetragen (siehe Thema "Gemeinsamer Kalender"). Abbildung 25 - Ressourcenplanung Besprechung planen Die eigentliche Besprechungsplanung kann wie oben beschrieben begonnen werden (siehe Thema "Besprechungsplanung"). Der Initiator der Besprechung sucht jetzt nicht nur bei den beteiligten Personen nach freien Terminen, sondern er bezieht jetzt die Ressourcen bei der Terminfindung mit ein. Wichtig Hier sollte bereits eine Auswahl der Ressourcen erfolgen. Sonst besteht die Gefahr, dass alle aufgelisteten Ressourcen gebucht werden

18 Besprechung planen 18 Abbildung 26 - Besprechung planen Terminübersicht Besprechungsanfrage Über die Schaltfläche Besprechung einberufen wird die vorbereitete Einladung angezeigt. Die für die Besprechung enthält die jeweiligen Ressourcen in der Adresse und als Ort! Wenn Sie mehrere Ressourcen z.b. Ort und Medien haben, müssen Sie die Rubrik Ort bearbeiten. Hinweis Beim "Ressourcen-"Verwalter sollten die Ressourcen-Postfächer in Outlook aktiv sein. Abbildung Besprechung mit Ressourcen und Ort Alternative: Der Ressourcen-Verwalter kann die Postfächer auch direkt administrieren.

19 Journal Journal Das Journal dokumentiert für ausgewählte Kontakte bestimmter Arten von s und darüber hinaus an welchen Office-Dateien gearbeitet wurde. Wenn Sie das Journal das erste Mal öffnen, müssen Sie zuerst die Journaloptionen einstellen. Sie können für Ihre Kontakte konfigurieren, ob bestimmte Aktionen in Outlook und darüber hinaus auch Dateiaktionen mit Access, Excel, Powerpoint und Word im Journal dokumentiert werden. Abbildung 28 - Journalmeldung Abbildung 29 - Journaloptionen Änderungen bei den Journaloptionen stellen Sie unter Extras > Optionen Registerblatt Einstellungen über die Schaltfläche Journaloptionen. ein. Im Unterschied zu den Aktivitäten in den Kontakten arbeitet das Journal mit einer Zeitleiste. 9.1 Journaleinträge anzeigen und bearbeiten Sie können sich die Journaleinträge über das Menü Wechseln zu > Journal oder über Wechseln zu > Ordnerliste oder hier im Ordner Journal ansehen und die sowie die angegebenen Dokumente direkt von hier aus aufrufen und bearbeiten. Abbildung 30 - Journal mit

20 Persönlichen Ordner einrichten Persönlichen Ordner einrichten Sie können zusätzlich zum Postfach einen Persönlichen Ordner einrichten. Dieser Ordner wird auf einem von Ihnen zu bestimmenden Datenträger angelegt - standardmäßig in Ihrem Windows Profil. Dieser Ordner kann den Exchange Server entlasten. Persönliche Ordner können auch zur Sicherung genutzt werden. Wählen Sie unter Extras > -Konten dann Vorhandene - Konten anzeigen oder bearbeiten. Im Fenster -Konten wählen Sie die Schaltfläche Neue Outlook- Datendatei. Abbildung Konten Es stellt sich die Frage nach der Kompatibilität der PST-Datei: Abbildung 32 - Neue Outlook Datendatei mit Auswahl Dateinamen (*.PST) und Speicherort können Sie passend zum Konzept Ihrer Dienststelle festlegen. Oder Sie öffnen eine vorhandene PST-Datei. Abbildung 33 - Outlook Datendatei erstellen oder öffnen

21 Persönlichen Ordner einrichten 21 Sie können den Namen für den Persönlichen Ordner eintragen, wie er im Navigationsbereich und in der Ordnerliste angezeigt werden soll. Weiterhin können Sie eine Verschlüsselung einrichten und bei Bedarf die PST-Datei mit einem Kennwort schützen. Beides ist in den meisten Fälle nicht empfehlenswert. Besser ist es, die Sicherheitsberechtigungen unter Windows einzustellen. Abbildung 34 - Persönliche Ordner erstellen 10.1 Postfach und/oder Persönlicher Ordner? Unter Neue Nachricht übermitteln an: (Abb. 35) legen Sie fest, ob die s im Postfach bleiben oder in den Persönlichen Ordner herunter geladen werden sollen. Der Pers. Ordner bekommt dann auch alle Unter- Ordner (Kontakte usw.). Nach einer Änderung muss Outlook neu gestartet werden. Abbildung Konten Wichtig Abbildung 36 - Ordnerliste Halten Sie sich an das Konzept Ihrer Dienststelle!

22 Persönlichen Ordner einrichten Archivierung einstellen Zur Sicherung des Posteinganges und weiterer Ordner können Sie bei Bedarf die (manuelle) Archivierung starten oder die AutoArchivierung für bestimmte Zeitabstände einstellen. Die Archivierung ist allgemein für einzelne Ordner oder das gesamte Postfach oder den Persönlichen Ordner möglich. Die Sicherung erfolgt in einer PST-Datei. Standard: C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer \Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\archive.pst 10.3 Archivierung starten (manuell) Datei > Archivieren... Markieren Sie den gewünschten Ordner oder das ganze Postfach bzw. den Persönlichen Ordner. Standardmäßig wird in die Datei Archive.PST verschoben. Abbildung 37 - Archivieren Sie können in den Eigenschaften der einzelnen Ordner/Objekttypen die speziellen Einstellungen für die AutoArchivierung vornehmen. Das Wiederherstellen gesicherter s u.a. kann über den Befehl Datei > Importieren /Exportieren erfolgen. Als Alternative bietet sich die Einbindung der Sicherungs-PST als (zusätzlicher) Persönlicher Ordner an.

23 Persönlichen Ordner einrichten AutoArchivierung einstellen Extras > Optionen Registerkarte Weitere und die Schaltfläche AutoArchivierung Abbildung 38 - AutoArchivierung Sie können das Zeitintervall für die Autoarchivierung von 14 Tagen den jeweiligen Erfordernissen anpassen. Die automatische Löschung abgelaufener Elemente für den -Ordner ist wohl eher kritisch zu sehen.

24 Lernen am Arbeitsplatz Lernen am Arbeitsplatz Sie müssen das in den IT - Kursen Gelernte auf die jeweilige Arbeitssituation übertragen und umsetzen. Dafür bieten wir Ihnen unsere Unterstützung an: 11.1 Schulungsunterlagen im InfoSys Die Schulungsunterlagen zu den IT-Kursen des AFZ werden im InfoSys veröffentlicht und laufend aktualisiert. Sie können Themen nachschlagen, Ihre Kenntnisse aktualisieren (z. B. bei Versionswechseln) oder zusätzliche Themen erarbeiten. Die Unterlagen finden Sie unter Grundsatzinformationen > Dienststellen > AFZ 11.2 Lernprogramme Zu verschiedenen IT-Anwendungen, die in der bremischen Verwaltung eingesetzt werden, erstellt das AFZ Lernprogramme. Die einzelnen Lerneinheiten dauern 2 bis maximal 15 Minuten und können bei Bedarf am Arbeitsplatz genutzt werden. Der Aufruf erfolgt über die jeweilige Anwendung, das InfoSys oder die Server des AFZ. Die Liste der Lernprogramme finden Sie unter der Adresse Softwarehilfe (Mail-Hotline) Wenden Sie sich mit Ihren Fragen, Problemstellungen oder Fehlermeldungen an unsere Mail-Hotline Beschreiben Sie Ihre Frage bzw. die Fehlersituation und Ihre bisherige Vorgehensweise und fügen Sie die Dateien im Original-Dateiformat als Anlage bei. Wir beantworten Ihre Fragen so schnell wie möglich, in jedem Fall melden wir uns innerhalb weniger Tage bei Ihnen. Besuchen Sie die Informationsseiten des AFZ im Internet:

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