CHE-Forum: Mythos Management Informationssysteme

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1 CHE-Forum: Mythos Management Informationssysteme Dr. Heide Ahrens Anforderungen an das Finanzmanagement und das Controlling für die Managemententscheidungen aus Sicht des Präsidiums 30. September 2008

2 Steuerungsansatz definierte und akzeptierte! Daten als Ausdruck von Verbindlichkeit Zusammenspiel der Führungskreise braucht transparente Information und gemeinsame Sprache Präsidium / Dekanate benötigen Übersicht über Gesamtkonsequenzen (Szenarien) -> Leitbild und Strukturplanungsprozess verkörpern diese Ideen

3 Wofür erheben wir die Daten? Grundlage für strategische Diskussionen und Entscheidungen (Bsp. Finanzmanagement) Grundlage für Strukturplanungen / Zielvereinbarungen; Struktur- und Zielvereinbarungen nach verfolgen Benchmarking durchführen zur Ermittlung von Optimierungspotenzialen (Bsp. Energiecontrolling) Transparenz über unsere Leistungen schaffen -> aufbereitete Informationen im Internet verfügbar machen (work in progress) Berichtspflichten gegenüber dem Land und Bund sowie weiteren Dritten effizient erfüllen

4 Wichtigste Datenquellen SAP Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Personal, Materialwirtschaft, Haushaltsmanagement, Controlling CAFM Facility Management (Dezernat 4) HIS Studierenden- und Prüfungsdaten WiN KAP Kapazitätsberechnung (MWK Software) LVP Lehrveranstaltungsplaner Stud-iP Lernmanagementsystem URICA Bibliotheksverwaltung (Katalogisierung, Ausleihe, Bestand, Mahnungen, Publikationen, etc.) XXX eigene Daten/Dateien, Aufstellungen und Statistiken der Fakultäten / Institute / Lehrstühle

5 Beispiel Finanzmanagement

6 Zielsetzung des Projektes Finanzmanagement für die Universität Oldenburg die finanzielle Steuerungsfähigkeit der Universität Oldenburg erhöhen die zunehmenden finanziellen Herausforderungen, denen sich die Hochschule gegenüber sieht, bewältigen (insbesondere das strukturelle Defizit bei den Personal- und Energiekosten) die Voraussetzung dafür schaffen, dass die Universität die ihr zur Verfügung stehenden Mittel künftig besser ausschöpfen kann durch: klare zentrale und dezentrale Verantwortlichkeiten mittelfristige Finanzplanung (inkl. Rücklagenmanagement) eine konsequente Personalmittelbudgetierung

7 Veränderung der Steuerung Steuerung Heute Inputsteuerung Kennzeichnung: Die Organisationseinheiten erhalten Ressourcen nach oft historischen Kriterien und politischen Aushandlungsprozessen zugewiesen. Die Ressourcenzuweisung erfolgt in einer Viel-Töpfewirtschaft : Stellen, Sachmittel-Zuweisungen, Sondermittel (z.b. für Großgeräte), zentral bereitgestellte Dienst- und Infrastrukturleistungen Zentrale Steuerungsgröße ist die Zuweisung von Stellen Es besteht keine Rechenschaftspflicht über die erbrachten Leistungen/Outputs. Konsequenzen schlechter Leistungen erfolgen unregelmäßig/disruptiv z.b. durch die Schließung ganzer Bereiche oder umfassender Stellenkürzungen. Steuerung Morgen bzw. Übermorgen Outputsteuerung Kennzeichnung: Die Organisationseinheiten erhalten definierte Budgetzuweisungen gemessen in Euro-Beträgen. Für die Organisationseinheiten erbrachte Dienstleistungen und Infrastrukturbeiträge sind in den Budgets enthalten und werden mit den erbringenden Einheiten verrechnet. Die Budgethöhe ist an Leistungskriterien geknüpft. Die Leistungserbringung wird regelmäßig überprüft und es finden auf dieser Grundlage regelmäßige Budget-Anpassungen statt. In der Art der Verwendung ihrer Budgets verfügen die Organisationseinheiten über eine hohe Autonomie.

8 Bestandteil des Haushaltsplans des Landes Ziele der Universität = Leitbild Berichtswesen Wirtschaftsplan Finanzstrategie Risikomanagement Finanzplanungsprozess Mittelfristige Finanzplanung Rücklagenmanagement Finanzplanung der OEs Finanzstrategie der OEs Ziele der OE

9 Szenarien zu den Eröffnungsbudgets Variante 1 Variante 2 Variante 3 besetzte Stellen MWK- Ø - Satz MWK- Ø - Satz Universität Soll-Vergütung Basis: Soll-Std. Ist-Vergütung Basis: Ist-Std. Ist-Vergütung Basis: Ist-Std. Personen ohne Stellen MWK- Ø - Satz Ist-Vergütung Basis: Ist-Std. MWK- Ø - Satz Ist-Vergütung Basis: Ist-Std. Universität Ist-Vergütung Basis: Ist-Std. nicht besetzte Stellen MWK- Ø - Satz Soll-Vergütung Basis: Soll-Std. MWK- Ø - Satz Soll-Vergütung Basis: Soll-Std. MWK- Ø - Satz Soll-Vergütung Basis: Soll-Std.

10 Eingesetzte SAP Module für das Finanzmanagement FI (Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung) CO (Controlling) PSM (Public Sector Management, auch FM (Funds Management, HM Haushaltsmanagement) HR (Personalwirtschaft, auch HCM (Human Capital Management)

11 Planungsprozess IT-Unterstützung Ziel: Verknüpfung von Finanzplanung, Budgetierung, Budgetverbrauch und Kostenrechnung in einem durchgängigen Geschäftsprozess Planung auf Ebene der Budgetkreise und deren untergeordneten Einrichtungen Planung im Controlling auf Plankostenstellen (hierfür neue Berichte notwendig) Fortschreibung der Planwerte auf 4 Folgejahre (mittelfristige Planung) im PSM erzeugen von Personalobligo erzeugen von Plankosten für Personal automatisch Plankosten für Sachmittel manuell Plankosten für Investitionen auf Basis von Ist-Abschreibungen möglich

12 Idealvorstellung

13 Beispiel Energiecontrolling

14 Energiecontrolling Entwicklung Energiekosten ,00 25, ,00 20, ,00 15,00 kwh C ,00 10, ,00 5,00 0, Jahr Verbrauch Gas Verbrauch Wärme Verbrauch Strom c/kwh Gas c/kwh Wärme c/kwh Strom 0,00

15 Nachhaltigkeitsstrategie: Energiemanagement regelmäßige Erfassung des Energieverbrauchs regelmäßige Kontrolle der Verbrauchsentwicklung und der Anlagenparameter Auswertung mit Kennwerten und Ermittlung von Schwachstellen regelmäßige Vor-Ort-Begehungen und Erarbeitung einer Prioritätenliste für Sanierungsmaßnahmen Daten als Basis für Investitionsentscheidungen (z.b. Green IT) Benennung eines Gebäudeverantwortlichen, regelmäßige Rückmeldung beim Gebäudeverantwortlichen Optimierung des Gebäudebetriebes durch weiche Maßnahmen Öffentlichkeitsarbeit

16 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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