Schriftliche Kleine Anfrage

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1 BÜRGERSCHAFT DER FREIEN UND HANSESTADT HAMBURG Drucksache 20/ Wahlperiode Schriftliche Kleine Anfrage der Abgeordneten Katja Suding (FDP) vom und Antwort des Senats Betr.: Gebäudemanagement, Immobiliennutzung und städtische Büroflächen Mit der Drs. 20/2157 hat die Bürgerschaft mit breiter Mehrheit den Senat ersucht, nicht nur an einer messbaren Büroflächenreduzierung festzuhalten, sondern der Bürgerschaft zu den Haushaltsberatungen 2013/2014 einen entsprechenden Sachstandsbericht vorzulegen sowie über weitere Maßnahmen zur Etablierung eines professionellen Gebäudemanagements für eine effiziente Immobiliennutzung und -bewirtschaftung zu berichten. Bislang haben die Bürgerschaft weder ein aktueller Sachstandsbericht noch Informationen über die weiteren geplanten Maßnahmen bezüglich eines professionellen Gebäudemanagements erreicht. Laut Medienberichten soll es in der Finanzbehörde zu Umstrukturierungen kommen, auch wird von einem strukturellen Einsparvolumen durch ein professionelles Gebäudemanagement und die effizientere Nutzung von Büroflächen von FHH-weit 20 Millionen Euro berichtet. Vor diesem Hintergrund frage ich den Senat: Das Bürgerschaftliche Ersuchen 20/2157 wurde zwischenzeitlich beantwortet (Drs. 20/7582). Die Beantwortung der Schriftlichen Kleinen Anfrage erforderte eine Umfrage bei allen Behörden. Die erfragten Angaben werden nicht gesondert statistisch erfasst. In den Anlagen sind die eingegangenen Stellungnahmen der Behörden aufgeführt. Für die Vollständigkeit kann keine Gewähr übernommen werden. Im Übrigen siehe Drs. 20/7107. Dies vorausgeschickt, beantwortet der Senat die Fragen wie folgt: 1) In welchen Behörden werden derzeit welche konkreten Maßnahmen zur effizienteren Nutzung von Büroflächen geplant und wann sollen diese umgesetzt werden? (Bitte geplanten Beginn der Maßnahme, Dauer der Umsetzung, Kosten der Umsetzung, prognostiziertes Einsparpotenzial pro Jahr, Notwendigkeit einer temporären Verlagerung, Kosten pro Arbeitsplatz vor und nach Umstrukturierung, Dienststelle sowie Dienstort vor und nach Umstrukturierung angeben.) Siehe Anlage 1 und Vorbemerkung. 2) In welchen Behörden werden welche konkreten Maßnahmen bereits umgesetzt? (Bitte Beginn der Maßnahme, Dauer der Umsetzung, Kosten der Umsetzung, prognostiziertes Einsparpotenzial pro Jahr, Notwendigkeit einer temporären Verlagerung, Kosten pro Arbeitsplatz vor und nach Umstrukturierung, Dienststelle sowie Dienstort vor und nach Umstrukturierung angeben.) Siehe Anlage 2 und Vorbemerkung.

2 Drucksache 20/7538 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg 20. Wahlperiode 3) In welchen Behörden ist derzeit aus welchen konkreten Gründen keine derartige Umstrukturierung geplant beziehungsweise in Umsetzung? Siehe Anlage 3 und Vorbemerkung. Behörde für Schule und Berufsbildung Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt Finanzbehörde 4) Aus welchen Haushaltstiteln beziehungsweise aus welcher Produktgruppe welches Aufgabenbereiches werden die jeweiligen Maßnahmen finanziert? 5) Sind die notwendigen finanziellen Mittel bereits im Haushaltsplan 2013/ 2014 enthalten? a. Wenn ja, bitte konkreten Mittelansatz für die jeweiligen Projekte angeben. b. Wenn nein, warum nicht? Die jeweilige Maßnahme wird im Rahmen der regelhaft veranschlagten Mittel für Bauunterhaltung und Einrichtungsausstattung im Kapitel 3000 des Einzelplans 3.1 durchgeführt. Ein spezielles vorhabenbezogenes Budget besteht nicht. Das Umzugsvorhaben der BSU zur Verlagerung nach Wilhelmsburg wird aus dem Titel (22,2 Mio. Euro) finanziert. Für Aufwände zur nutzerseitigen Ausstattung des Gebäudes mit IT-Technik sowie zum Umzug der Endgeräte wird anteilig der Titel (1,2 Mio. Euro) herangezogen. Das Umzugsvorhaben des Landesbetriebs Geoinformation und Vermessung zur Verlagerung nach Wilhelmsburg wird aus dem Wirtschaftsplan in Höhe von 1,438 Mio. Euro finanziert. Der Umbau der Gebäude Gänsemarkt 36 und Große Bleichen 27 sowie der Umzug der Arbeitsplätze aus den Gebäuden Rödingsmarkt 2 und Klosterwall 6 (siehe Anlage 2) werden aus erwirtschafteten Resten des Einzelplans 9.1 sowie aus Einsparungen durch die Räumung des Dienstgebäudes am Rödingsmarkt 2 finanziert. Der Umzug des Immobilienmanagements (siehe Anlage 3) wurde aus dem Regelbudget im Aufgabenbereich 136 des Einzelplans 9.1 finanziert. 6) Wurde die vom Senat im Bundesrat initiierte Verordnung zum Schutz vor Gefährdungen durch psychische Belastungen bei der Arbeit im Rahmen der Planung der jeweiligen Umstrukturierung berücksichtigt? a. Wenn ja, inwiefern wurden welche Forderungen aus der Initiative bei welchen konkreten Maßnahmen wie berücksichtigt? b. Wenn nein, aus welchen konkreten Gründen wurden Forderungen aus der Initiative jeweils nicht berücksichtigt? Bisher handelt es sich bei dem in der Frage zitierten Vorhaben um einen Verordnungsentwurf. Die mit dem Antrag geforderte Gefährdungsbeurteilung ist grundsätzlich auch heute schon nach dem Arbeitsschutzgesetz vorgeschrieben. Die Maßstäbe zum Schutz vor Gefährdungen durch psychische Belastungen bei der Arbeit werden sich durch den Verordnungsentwurf nicht verändern. 7) Wie wurden die von einer Umstrukturierung betroffenen Mitarbeiter in den Dienststellen in die Planung der jeweiligen Maßnahmen miteinbezogen? Siehe Anlage 4 und Vorbemerkung. 2

3 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg 20. Wahlperiode Drucksache 20/7538 Behörde für Wirtschaft, Verkehr und Innovation (BWVI) Anlage 1 ja nein Werden derzeit konkrete Maßnahmen zur effizienten Nutzung X von Büroflächen geplant? Durch das Zusammenlegen aller der BWVI zugehörigen Behördenteile sowie der im Hamburg Stadtmarketing und Wirtschaftsförderung tätigen Gesellschaften in das Dienstgebäude Alter Steinweg 4/ Wexstraße 7 werden die Büroflächen an diesem Standort effizienter genutzt. Dies begründet sich einerseits in der Ausnutzung von Synergieeffekten durch die Bündelung aller Aktivitäten an einem Standort sowie in der Aufgabe der alten Standorte. Da die Bau- und Umzugsplanungen noch nicht abgeschlossen sind, kann zum jetzigen Zeitpunkt jedoch keine Angabe zu den Kosten oder zu zeitlichen Abläufen gemacht werden. Sobald die Planung abgeschlossen ist, wird die Bürgerschaft über eine Druckache darüber informiert. Wenn ja: geplanter Beginn der Maßnahme: Dauer der Umsetzung: Kosten der Umsetzung: prognostiziertes Einsparpotential pro Jahr: s. o. ja nein Notwendigkeit einer temporären Verlagerung - - jährliche Kosten pro Arbeitsplatz Dienststelle: Dienstort Alter Steinweg 1-3, Hamburg Stadthausbrücke 8, Hamburg Habichtstraße 41, Hamburg Steinstraße 7, Hamburg Alter Steinweg 4, Wexstraße 7, Hamburg 3

4 Drucksache 20/7538 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg 20. Wahlperiode Behörde für Schule und Berufsbildung: Anlage 2 Die BSB hat bereits zum 1. Januar 2012 ein neues Raumnutzungskonzept eingeführt, wonach für die Büroraumvergabe neue Kriterien, die sich auf die Funktion der Beschäftigten beziehen, zu Grunde gelegt werden. Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt Beginn der Maßnahme (Bezug des neuen Dienstgebäudes Wilhelmsburg): Dauer der Umsetzung (Abschluss des Bezuges) ca. 7/2013 Kosten der Umsetzung: * prognostiziertes Einsparpotential pro Jahr: * Notwendigkeit einer temporären Verlagerung ja Nein X jährliche Kosten pro Arbeitsplatz Dienststelle: Behörde für Stadtentwicklung u. Umwelt Dienstort: Neuenfelder Str. 19, Hamburg *) * ) Die Kosten pro Arbeitsplatz für den Neubau Wilhelmsburg werden voraussichtlich das Kostenniveau der Altliegenschaften erreichen. Während die reinen Mietkosten pro Quadratmeter steigen dürften, wird sich die Flächeninanspruchnahme pro Mitarbeiter deutlich reduzieren. Dagegen werden im Bereich Energie- und Heizbedarf erhebliche Einsparpotentiale erwartet. Die derzeitigen Kostenangaben basieren auf Aussagen in der Drucksache 19/4485 zum BSU-Neubau. Landesbetrieb Geoinformation und Vermessung: Beginn der Maßnahme (Bezug des neuen Dienstgebäudes Wilhelmsburg): Dauer der Umsetzung (Abschluss des Bezuges) Kosten der Umsetzung: * prognostiziertes Einsparpotential pro Jahr: * Notwendigkeit einer temporären Verlagerung ja Nein X jährliche Kosten pro Arbeitsplatz Dienststelle: Landesbetrieb Geoinformation und Vermessung Dienstort: Neuenfelder Str. 19, Hamburg * ) * ) Die Kosten pro Arbeitsplatz für den Neubau Wilhelmsburg werden voraussichtlich unter dem Kostenniveau der Altliegenschaften liegen. Es werden im Bereich Energie- und Heizbedarf erhebliche Einsparpotentiale erwartet. Finanzbehörde: Beginn der Maßnahme (Büroflächenoptimierung): Dauer der Umsetzung: Voraussichtlich bis Ende 2013 Kosten der Umsetzung: Voraussichtlich ca. 4 Mio. prognostiziertes Einsparpotential pro Jahr: ca * * unter Zugrundelegung einer fiktiven Miete und Bewirtschaftungskosten für das Gebäude am Rödingsmarkt 2 (ohne Berücksichtigung von Steigerungen). 4

5 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg 20. Wahlperiode Drucksache 20/7538 Notwendigkeit einer temporären Verlagerung ja X** Nein **) für ca. 40 Beschäftigte (entspricht ca. 5% aller Beschäftigten). jährliche Kosten pro Arbeitsplatz*** Dienststelle: Dienstort Finanzbehörde Vorher: - Gänsemarkt Hamburg - Große Bleichen Hamburg - Rödingsmarkt Hamburg - Klosterwall Hamburg Nachher: - Gänsemarkt Hamburg - Große Bleichen Hamburg ***) unter Zugrundelegung der Bruttomietkosten (Gänsemarkt 36, Große Bleichen 27, Klosterwall 6 bzw. einer fiktiven Miete und Bewirtschaftungskosten (Rödingsmarkt 2). 5

6 Drucksache 20/7538 Personalamt Bezirksamt Altona Bezirksamt Eimsbüttel Bezirksamt Hamburg-Nord Bezirksamt Wandsbek Bezirksamt Bergedorf Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg 20. Wahlperiode Anlage 3 Das Personalamt plant derzeit keine Maßnahmen zur effizienteren Nutzung von Büroflächen, wird aber dennoch in absehbarer Zeit, voraussichtlich zum 1. Quartal 2014, Gebäudeflächen im Umfang von rd. 800 qm im Dienstgebäude Steckelhörn 12 (Gotenhof) aufgeben können. Grund hierfür ist die Auflösung einer Organisationseinheit (Dienststelle PSI) durch Beendigung der Aufgabe. Das Einsparpotenzial wird im Fall der Weitervermietung realisiert und rd Euro jährlich betragen können. Darüber hinaus ist zum Standort zu sagen, dass das nicht den Anforderungen moderner, flexibler Büroflächen entspricht. Raumkonzepte zur Optimierung der Nutzungsflächen können bedingt durch Gebäudeform, Raumtiefen und Achsbreiten des unter Denkmalschutz stehenden Gebäudes (Baujahr 1929/30) nur eingeschränkt umgesetzt werden. Das Zentrum für Aus- und Fortbildung verfügt bereits über eine effiziente Raumnutzung. Der Landesbetrieb Zentrum für Personaldienste hat unter Hinzuziehung des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation ein Konzept optimierter Raumnutzung entwickelt und im Rahmen des Standortwechsels zum Normannenweg (März 2009) umgesetzt. Die hiermit realisierte Nutzung von Büroflächen berücksichtigt auch eine effizientere Bewirtschaftung der Arbeitsplätze von Teilzeit-Beschäftigten. Im Zuge der Umsetzung der Verwaltungsreform hat das Bezirksamt Altona bereits bis 2009 verschiedenste Optimierungen zur effizienteren Nutzung von Büroräumen durchgeführt. Aktuell sind die Bezirksämter im Rahmen der Einführung der sog. CAFM-Software (Computer Aided Facility Management) zur Prozessoptimierung in der Haus- und Grundstücksverwaltung in Verhandlungen mit dem Projekt der Finanzbehörde. Derzeit wird eine Pilotierung in einem Bezirksamt geprüft. Unabhängig davon ist das Bezirksamt Altona stets bemüht, Büroflächen effizient zu nutzen und Mietkosten zu reduzieren. Langfristige Mietverträge, tlws. bauliche Unveränderbarkeit von Diensträumen. Standort- und Raumplanung hängt z. T. von noch ausstehenden Konsolidierungsentscheidungen ab. Seit 2012 bis Anfang 2013 wurden die Standesämter des Bezirksamtes zusammengelegt. Dadurch konnte ein Dienstgebäude aufgeben werden, was zu einer effizienteren Nutzung von Büroflächen beigetragen hat. Weitere Planungen zur Büroflächenreduzierung sind nicht möglich, da durch Vorhaben wie möglicher Ersatzbau für das Bezirksamt, Standortoptimierung der Kundenzentren sowie Aufgabe des Dienstgebäudes Hummelsbütteler Landstraße 46 (ehemaliges Ortsamt Fuhlsbüttel) keine Planungssicherheit gegeben ist. Das Bezirksamt hat in den letzten Jahren die organisatorischen Veränderungen im Zuge der Verwaltungsreform auch durch konkrete Raumlösungen umgesetzt. Dabei wurden stets auch die im Rahmen der zur Verfügung stehenden Ressourcen wirtschaftlichen und mit Blick auf die Interessen der Kundinnen und Kunden sinnvollen Ansätze verfolgt. Das Bezirksamt hat in den letzten Jahren eine Konzentration auf 3 Standorte durchgeführt. Eine weitere Optimierung im Bestand ist nicht notwendig. 6

7 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg 20. Wahlperiode Drucksache 20/7538 Bezirksamt Harburg Behörde für Justiz und Gleichstellung Kulturbehörde Behörde für Arbeit, Soziales, Familie und Integration Behörde für Gesundheit und Verbraucherschutz Behörde für Wirtschaft, Verkehr und Innovation Behörde für Inneres und Sport Das Bezirksamt hat im Zuge der Verwaltungsreform den Gebäudebestand neu geordnet, so dass eine dem Bedarf angepasste, effiziente Büroflächennutzung besteht (Drucksache 19/3856). Die Mieten sind aufgrund der Randlage und dem zum Teil älteren Gebäudebestand vergleichsweise günstig, so dass keine weiteren Maßnahmen zur Effizienzsteigerung geplant sind. Die Behörde verfolgt bereits seit Jahren das Ziel, die Nutzung von Büroflächen zu reduzieren. Durch Konzentration der Staatsanwaltschaften am Johannes-Brahms-Platz und in der Kaiser-Wilhelmstraße, die Aufgabe des Standortes des Insolvenzgerichts in der Alster-City, die Rückverlagerung der Strafkammern des Landgerichts sowie die Verlagerung der Sozialgerichte in die Dammtorstraße ist die Aufgabe von Standorten bereits umgesetzt. Die Behörde ist derzeit mit knappen, aber ausreichenden Räumlichkeiten in den Dienstgebäuden Hohe Bleichen 22 und Große Bleichen 30 sowie Kattunbleiche 19 (Staatsarchiv) ausgestattet. In den letzten Jahren hat die Behörde kontinuierlich die Mietflächen verkleinert bzw. Zusammenlegungen realisiert. Das seinerzeitige Amt für Gesundheit und Verbraucherschutz ist 2005 in ganz überwiegend neu gebaute bzw. grundlegend renovierte Büroräume eingezogen, die sich nach Zuschnitt und Aufteilung bereits an den jetzt neu geltenden Raumrichtlinien orientieren. Das Institut für Hygiene und Umwelt (HU) nimmt ständig Optimierungen der Nutzung von Labor- und Büroflächen vor. Aktuell stehen im Hinblick auf die Nutzung von Büroflächen für die neu übernommenen Aufgaben Umstrukturierungen an. Hier befindet sich das HU allerdings noch in der Vorplanungsphase. Konkrete Planungen wird es erst in der zweiten Jahreshälfte 2013 geben. Das HU verfolgt auch die Zielsetzung, bei kleineren Umbaumaßnahmen Flächen effizient zu nutzen. Allerdings ergeben sich insoweit Beschränkungen, als es sich zu einem großen Teil um ältere Gebäude mit einem hohen Gemeinflächenanteil handelt, die nur als solche nutzbar sind. Der Landesbetrieb Straßen, Brücken und Gewässer ist nach seiner Gründung aus den Gebäudekomplexen Stadthausbrücke, Alter Steinweg und Düsternstraße in ein modernes Bürogebäude am Sachsenkamp gezogen. Dadurch konnten räumlich getrennte Aufgabenbereiche zusammengeführt werden, was die Arbeitsabläufe erheblich erleichtert hat. Eine grundlegende Änderung der erst seit Mitte 2007 bestsehenden Immobiliennutzung ist daher nicht geplant. Die Optimierung der Raumnutzung erfolgt in einem ständigen Prozess. Raummehrbedarfe werden in der Regel durch intensivere Nutzung der vorhandenen Flächen gedeckt. Viele Büroflächen der Behörde für Inneres und Sport befinden sich in angemieteten Bestandsgebäuden, die zum Teil sogar unter Denkmalschutz stehen. Umbaumaßnahmen sind daher nicht immer realisierbar bzw. aus wirtschaftlichen Gründen (Rückbauverpflichtungen) nicht sinnvoll. Die Abmietung nicht mehr benötigter Teilflächen ist, selbst wenn sie abtrennbar sind, nur in Ausnahmefällen möglich. 7

8 Drucksache 20/7538 Finanzbehörde Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg 20. Wahlperiode Landesbetrieb Immobilienmanagement und Grundvermögen: Das Immobilienmanagement ist im Juli 2012 von der Dammtorstraße zum Millerntor umgezogen. Dadurch hat sich die Mietfläche bereits von m² (ohne Kellerfläche) auf m² verringert (im Übrigen s. Antwort zu Fragen 1 bis 3 der Drs. 20/5160). Die Steuerverwaltung hat den Bedarf an Büroflächen in der Vergangenheit laufend überprüft und durch Maßnahmen zur Flächenoptimierung und Clusterbildung optimiert. Weitere Maßnahmen sind zurzeit daher nicht erforderlich oder geplant. 8

9 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg 20. Wahlperiode Drucksache 20/7538 Behörde für Schule und Berufsbildung Behörde für Arbeit, Soziales, Familie und Integration Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt sowie Landesbetreib Geoinformation und Vermessung Behörde für Wirtschaft, Verkehr und Innovation Behörde für Inneres und Sport Finanzbehörde Anlage 4 Das neue Raumnutzungskonzept wurde u.a. auf Anstoß des Personalrats und unter dessen Beteiligung von einer ämterübergreifenden AG von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Behörde erarbeitet. Die weitere Umsetzung erfolgt jeweils in enger Abstimmung mit den Beteiligten. Die Einbeziehung der Mitarbeiter in den Dienststellen bei Umstrukturierungen ist in der Behörde geübte Praxis. Die Beschäftigten wurden im Planungsprozess zu allen nutzerrelevanten Themen kontinuierlich über eine eigens dafür eingerichtete Interessenvertretung (sog. Nutzer-AG) einbezogen. Die Nutzer-AG tagt in der Regel alle 2 Wochen. Die Personalvertretungen wie auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst werden an der Belegungsplanung beteiligt, um die besonderen Anforderungen der Fachbereiche mit einbringen zu können. Von Umstrukturierungen betroffene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden und werden regelhaft in die Planung der Maßnahme eingebunden. Zu der in Anlage 2 genannten Maßnahme: Die Bedarfe wurden zu Beginn des Projektes im Rahmen von Interviews in den Ämtern / Abteilungen der Finanzbehörde abgefragt und in die Planungen soweit möglich mit einbezogen. Landesbetrieb Immobilienmanagement und Grundvermögen (Anlage 3): Zur Vorbereitung des Umzugs wurde ein Projekt eingesetzt. An den Arbeitsgruppen waren ca. 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beteiligt. Über die Projektarbeit wurde laufend in einem eigens dafür eingerichteten und allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugänglichen Sharepoint informiert. Der Personalrat war Mitglied der Lenkungsgruppe. Bei der Gestaltung der Arbeitsplätze wurden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter direkt über Abfragen oder indirekt über die Referatsleitungen oder Multiplikatoren im Projekt beteiligt. Individuelle Wünsche zur Anordnung der Möbel wurden vom Projekt Umzug aufgenommen und weitestgehend berücksichtigt. Im Übrigen war die Gestaltung der Arbeitsplätze Gegenstand der Personalratsbeteiligung. Steuerverwaltung (Anlage 3): Die Steuerverwaltung legt Wert auf die Mitwirkung der Beschäftigten an Optimierungsprozessen um eine hohe Akzeptanz an den Maßnahmen zu erreichen. Im Rahmen der Projekte zur Flächenoptimierung und Clusterbildung sind die Beschäftigten durch Vertreter in den Arbeitsgruppen beteiligt. 9