Seminar. Controlling mit Simba WIN-ner

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1 Seminar Controlling mit Simba WIN-ner Referent Fabian Kirchner Steuerfachangestellter DR. STEINMETZ & FIEDLER STEUERBERATUNGSGESELLSCHAFT MBH Henstedt-Ulzburg Hamburg Fabian Kirchner BLATT 1 VON 27

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3 Inhaltsverzeichnis 1 Sachkonten Auswertungen / Finanzbuchführung / Konto (Strg+K) Sachkonto Buchungsrecherche Sachkonten OP Export Funktionen Funktion Referenz Sortiermöglichkeiten Kontensprung Korrekturfunktion in der Kontenansicht 7 2 Summen- und Saldenliste Allgemeines Darstellungsform 8 3 Betriebswirtschaftliche Auswertung Allgemeines Darstellungsformen 11 4 Offene/ Ausgeglichen Posten Allgemeines Darstellungsform 14 5 Jahresabschluss Bilanz GuV Mehrjahresvergleiche 16 6 Kostenstellen Allgemein Wirtschaftsjahresabrechnung Kostenartenrechnung Projektabrechnungen Buchungsnachweise 23 7 Budget 25 8 Liquiditätsplanung 26 Fabian Kirchner BLATT 3 VON 27

4 9 Allgemeines Stammdaten / Konten / Sachkonten Einstellungen / Finanzbuchführung Paketstrukturen 27 Fabian Kirchner BLATT 4 VON 27

5 1 Sachkonten 1.1 Auswertungen / Finanzbuchführung / Konto (Strg+K) 1.2 Sachkonto Konto zurück (-), Konto vor (+) Periode zurück (STRG+Z) Periode vor (STRG+V) Zwischensummen (s=ohne, m=monatl., k=kumuliert, x=monatl.+kumuliert) T-Konto Darstellung Buchungsrecherche OP Bearbeitung / Sachkonten OP UST/VST Sammelbuchungen detailliert darstellen Digitale Belege an Buchungen hängen (DIGI I+II) Zwecks Performance werden bei der Erstdarstellung ca.100 Buchungen je Konto angezeigt. Durch Betätigen dieses Buttons wird das komplette Konto dargestellt Fabian Kirchner BLATT 5 VON 27

6 1.3 Buchungsrecherche 1.4 Sachkonten OP Fabian Kirchner BLATT 6 VON 27

7 1.5 Export Funktionen Ausgabe: XLS-Datei Weiterbearbeitung in EXCEL RTF-Datei Weiterbearbeitung in WORD PDF-Datei Zur elektronischen Ablagen (Akrobat Reader) ASCII-Datei Elektronischer Datensatz Funktion funktion (Auswertung im PDF-Format an eine hängen) 1.7 Referenz Die Referenz setzt sich aus 4 Bereichen zusammen: 1. lfd Nr. in der Erfassung bzw. dem Journal, Bsp.: 1 2. V= Vorläufige Buchung, J = Journalisiert Bsp.: V 3. Erfassungs- bzw. Journalnummer, Bsp.: Mtl. Zeitraum der Buchungen, Bsp.: Sortiermöglichkeiten Durch klicken auf eine der Spaltenbeschriftungen (hier GegKto) werden die Inhalte sortiert. 1.9 Kontensprung Durch Doppelklick auf das Gegenkonto einer Buchung gelangen Sie direkt zum Gegenkonto Korrekturfunktion in der Kontenansicht Doppelklicken Sie auf eine Buchung, um eine so genannte Direktbuchung vornehmen. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, direkt von der Kontenansicht aus vorläufige Buchungen zu ändern bzw. zu ergänzen sowie bereits journalisierte Buchungen richtig zu stellen oder automatisch umzukehren! Fabian Kirchner BLATT 7 VON 27

8 2 Summen- und Saldenliste 2.1 Allgemeines Auswertung / Finanzbuchführung / Summen- und Saldenliste - Kontenbereich - Mit Unterdrückung der ausgeglichenen Konten? - Darstellungsform 2.2 Darstellungsform (Kontenbereich immer wählbar sowie die Unterdrückung der Konten): Mit MVZ und JVZ, jedoch ohne %-Spalte (Listen-Nr. 2.1) Fabian Kirchner BLATT 8 VON 27

9 2.2.2 Ohne MVZ, Salden S/H Spalten getrennt mit % Spalte (Listen-Nr. 2.2) Ohne MVZ, EB-Werte und Salden S/H Spalten getrennt, ohne % (Listen-Nr. 2.3) Notizen: Fabian Kirchner BLATT 9 VON 27

10 2.2.4 MVZ, JVZ und Salden in getr. S/H Spalten Achtung Darstellung im Querformat (Listen-Nr. 2.4) 3 Betriebswirtschaftliche Auswertung 3.1 Allgemeines Auswertung / Finanzbuchführung / BWA - Berücksichtigung der vorläufigen Buchungen - Ohne Jahresabschlussbuchungen - Basiszeitraum - Vergleichszeitraum - Mehrjahresvergleich - Vergleich (Ist Ist oder Ist Budget) - BWA oder Kontennachweis Fabian Kirchner BLATT 10 VON 27

11 - Differenzrechnung keine Veränderung absolut Veränderung in % Veränderung absolut und in % (nicht bei BUDGET-Planungs BWA) - Schema - Darstellungsform - Ausgabe des Vorläufigkeitsvermerks 3.2 Darstellungsformen Zeitraum-Vergleich mit Prozentanteilen und Abweichungen (Listen-Nr. 3.1) Monats-/ Quartalswerte mit Zeitraumvergleich (fest) (Listen-Nr. 3.2) Fabian Kirchner BLATT 11 VON 27

12 3.2.3 BUDGET-Planungs-BWA (Listen-Nr. 3.3) Vergleichszeitraum zwingend Ist-Budget (Budgetwerte des Folgejahre müssen vorhanden sein) BUDGET-Kontroll BWA (Listen-Nr. 3.4) Basis und Vergleichszeitraum zwingend identisch Mehrjahresvergleich - hier 4 Vergl. Jahre (Listen-Nr. 3.5) Sämtliche Auswertungen stehen auch mit Kontennachweis zur Verfügung! Notizen: Fabian Kirchner BLATT 12 VON 27

13 4 Offene/ Ausgeglichen Posten 4.1 Allgemeines Auswertung / Finanzbuchführung / OP/AP-Liste - mit den vorläufigen Buchungen - Kontokorrentenbereich - Auswertungszeitraum (aktuelles Datum auch rückwirkend) - Offene oder Ausgeglichene Posten, aktualisierter Stichtagsbestand - Darstellungsform (Hochformat oder Querformat mit Zusatzangaben) - Sortierfolge (numerisch oder alphabetisch) - Variable Spalten (Fälligkeitsdatum oder Ausgleichdatum) - Verdichtung (unverdichtet, auf Rechnungsnummern, Kontosummen) - Gruppierung (Nach Sammelkonten, Fälligkeitsdatum, Fälligkeitsintervall, ) - Selektion (Fälligkeit, PLZ, Kostenstellen, Kreditlimit) Diese verschiedenen Darstellungsformen setzen eine gewisse Stammdatenpflege voraus. Fabian Kirchner BLATT 13 VON 27

14 4.2 Darstellungsform Ausgabe im Hochformat (Listen-Nr. 4.1) Ausgabe im Querformat mit langer OP-Nr. und Zusatzspalten (Listen-Nr. 4.2) Notizen: Fabian Kirchner BLATT 14 VON 27

15 5 Jahresabschluss 5.1 Bilanz 5.2 GuV Fabian Kirchner BLATT 15 VON 27

16 5.3 Mehrjahresvergleiche 6 Kostenstellen 6.1 Allgemein 1. Kostenstellen, Kostenträger, Summenkostenstellen 2. KSt-pflichtige Konten 3. Umlagen (Statistische Konten, etc.) 4. Kontenzuordnung zu Kostenstellen Fabian Kirchner BLATT 16 VON 27

17 6.2 Wirtschaftsjahresabrechnung Basis: Basiszeitraum: Vergleichzeitraum: Mehrjahresvergleich: Vegleich: IST-IST oder Art der Abrechnung: Schema: Kostenstellen oder Kostenträger frei wählbar freiwählbar an den Basiszeitraum gebunden IST-Budget mit oder ohne Umlage Berrechnung frei wählbar (Das Schema ist von Stufi fest vorgegeben und sollte nur nach Rücksprache geändert werden, da evtl. vorgenommen Stammdaten verloren gehen können Fabian Kirchner BLATT 17 VON 27

18 Auswertung: Abrechnung Kontennachweis Buchungsnachweis Differenzrechnung: keine Veränderung absolut Veränderung in % Veränderung absolut und in % Werte: Hier können einzelne Kostenstellen/Kostenträger bestimmt werden Darstellungsform: Zeitraum-Vergleich mit Prozentanteilen und Abweichungen (Listen-Nr. 6.1) Monats- Zeitraumvergleich mit Abweichungen (Listen-Nr. 6.2) Fabian Kirchner BLATT 18 VON 27

19 6.2.3 Querformat mit Gesamtbudgetspalte (Listen-Nr. 6.3) Übersicht mit bis zu 5 KSt/KTR-Werten (Listen-Nr. 6.4) Besonderheit hier: Die Gesamtsummenspalte ist frei wählbar. Jedoch ist keine Differenzrechnung möglich KSt/KTR Budgetplanung (Listen-Nr. 6.5) Fabian Kirchner BLATT 19 VON 27

20 6.2.6 Monatsübersicht mit Budgetvergleich keine Differenzrechnung (Listen-Nr. 6.6) 6.3 Kostenartenrechnung Hier wir dargestellt aus welchen Kostenstellen sich der Saldo der einzelnen Sachkonten zusammensetzt (6.3.1) Oder je Kostenstelle nach den Sachkonten die Einzelbuchungen (6.3.2) Nutzen siehe Darstellungsformen: Kostenartenrechnung mit Summenausgabe je Konto (Listen-Nr. 6.7) Fabian Kirchner BLATT 20 VON 27

21 6.3.2 Kostenartenrechnung mit Nachweis der Einzelbuchungen (Listen-Nr. 6.8) 6.4 Projektabrechnungen Projektabrechnungen werden immer zu einem bestimmten Zeitpunkt dargestellt und zwar Zeitraum unabhängig d.h. auflaufend unter Umständen auch über mehrere Jahre. Auswertung: - Abrechnung - Kontennachweis - Buchungsnachweis Fabian Kirchner BLATT 21 VON 27

22 Darstellungsform Ohne Budgetvergleich (Listen-Nr. 6.9) Mit Budget und Budgetvergleich (Listen-Nr. 6.10) Projektabrechnung im Querformat (Listen-Nr. 6.11) Fabian Kirchner BLATT 22 VON 27

23 6.4.4 Projektabrechnungs-Übersicht (Listen-Nr. 6.12) Besonderheit: Gesamtsummenspalte ist wählbar 6.5 Buchungsnachweise Über die Buchungsnachweise können Sie noch detaillierter die Kostenstellenauswertungen überprüfen bzw. sich zu Nutze machen. Bsp. Verwendungsnachweis Verwendungsnachweise Voraussetzung: - Pro Verwendungsnachweis eine Kostenstelle - Absprache mit Zuwendungsgeber - Ablage der Belege nach Sachkonten - Chronologische Ablage innerhalb der Sachkonten (aktuelle nach oben) Amtlicher Vordruck: Fabian Kirchner BLATT 23 VON 27

24 Auszug aus der Kostenstellenabrechnung Auszug aus der Kontenarten mit Einzelbuchungsnachweis: Fabian Kirchner BLATT 24 VON 27

25 7 Budget Budget können Sie je Wirtschaftsjahr bzw. je Projekt (KSt) erfassen Wertübergabe: Die Ist-Werte können einzeln oder auch gesamt als Budgetwerte vorgetragen werden. Natürlich ist auch eine manuelle Eingabe des Budgets möglich. Bestehende Budget-Werte können ebenfall vorgetragen werden. Zuordnung über die Sachkonten und anschließend eine Verteilung bei den KSt/KTR. Zur Aufteilung stehen Fixe Verteilungen (z.b. je 1/12), Aufteilungstabellen sowie eine manuelle Eingabe zur Verfügung Notizen: Fabian Kirchner BLATT 25 VON 27

26 8 Liquiditätsplanung 9 Allgemeines 9.1 Stammdaten / Konten / Sachkonten Fabian Kirchner BLATT 26 VON 27

27 9.2 Einstellungen / Finanzbuchführung Erstellung der BWA: monatlich oder vierteljährlich (wichtig für div. Zeitraumsvergleiche) Kanzleikontenrahmen Auswertungsstukturen individuell erläutern 9.3 Paketstrukturen Fabian Kirchner BLATT 27 VON 27

28 Mandanten Nr.: Mandanten Name: Ansprechpartner: Summen- und Saldenliste: Listen-Nr.: (Darstellungsform) Mit Unterdrückung Kontenbereich Intervall Ausgabeform der ausgegl. Konten inkl. Kontokorrent - mtl. 1/4 jährl. Druck PDF (J/N) von bis 2.1 (Mit MVZ und JVZ, jedoch ohne %-Spalte) 2.2 (Ohne MVZ, Salden (S/H Spalten getr. +%) 2.3 (Ohne MVZ, EB-Werte,Salden S/H getr. ) 2.4 (MVZ, JVZ und Salden in getr. S/H Spalten) Betriebswirtschaftliche Auswertung Listen-Nr.: (Darstellungsform) Vergleich Zeitraum Differenzrechnung Ausgabe des Intervall Ausgabeform 1 = Ist - Ist Basis- Vergleichs- ***) Vorläufigkeits mtl. 1/4 jährl. Druck PDF 2 = Ist - Budget zeitraum *) zeitraum **) Vermerkes (J/N) BWA 3.1 (Zeitraum-Vergleich mit % und Abw.) 3.2 (Monats-/ Quartalswerte mit Zeitraumvergl. ) 3.3 (BUDGET-Planungs-BWA) Ist - Budget Folgejahr 3.4 (BUDGET-Kontroll BWA) Ist - Budget Kontenachweis 3.1 (Zeitraum-Vergleich mit % und Abw.) 3.2 (Monats-/ Quartalswerte mit Zeitraumvergl. ) 3.3 (BUDGET-Planungs-BWA) Ist - Budget Folgejahr 3.4 (BUDGET-Kontroll BWA) Ist - Budget *) 1 = lfd. Monat, 2 = kumuliert, **) 1 = Monat VJ, 2 = VJ kumuliert, ***) 1 = keine, 2 = absolut, 3 = %, 4 = absolut und in % Mehrjahresvergleich BWA Listen-Nr.: Vergleich Zeitraum Ausgabe des Intervall Ausgabeform 1 = Ist - Ist Basis- Anzahl der vgl. Vorläufigkeits mtl. 1/4 jährl. Druck PDF 2 = Ist - Budget zeitraum Jahre (1-4) Vermerkes 3.5 (BWA Mehrjahresvergleich)

29 OP/AP-Liste Listen-Nr.: Offene Posten = 1 ausgel. Verdichtung Differenzrechnung Selektion Intervall Ausgabeform als aktualisierter Posten *) **) ***) mtl. 1/4 jährl. Druck PDF Stichtagsbestand = (Ausgabe im Hochformat ) 4.2 (Ausgabe im Querformat, lange OP-Nr.) *) 1 = unverdichtet, 2 = auf Rechnungsnummer und - datum, 3 = Summenwerte je Konto **) 1 = nach Kontokorrentsammelktn. 2 = nach künftigen Fälligkeiten, ***) 1 = nach Kostenstelle / Kostenträger 3 = nach Fälligkeitsintervallen (Angabe der Intervalle, Bsp. 10Tage) 4 = je Kontokorrent nach Rechnungsmonat Kostenrechnung (Wirtschaftsjahresabrechnung) Listen-Nr.: Auswertung *) Zeitraum Differenzrechnung Werte Intervall Ausgabeform Basis- Vergleichs- ****) *****) mtl. 1/4 jährl. Druck PDF zeitraum **) zeitraum ***) 6.1 (Zeitraum-Vergl. mit & und Abweichungen ) 6.2 (Monats- Zeitraumvergleich mit Abweichungen) 6.3 (Querformat mit Gesamtbudgetspalte) 6.4 (Übersicht mit bis zu 5 KSt/KTR-Werten) 6.5 (KSt/KTR Budgetplanung) 6.6 (Monatsübersicht mit Budgetvergleich ) *) 1 = Abrechnung, 2 = Kontennachweis, 3 = Buchungsnachweis **) 1 = lfd. Monat, 2 = kumuliert, ***) 1 = Monat VJ, 2 = VJ kumuliert, ****) 1 = keine, 2 = absolut, 3 = %, 4 = absolut und in % *****) nur bestimmte Kostenstellen/Kostenträger auswerten? Bitte ges. mitteilen. Kostenartenrechnung Listen-Nr.: Buchungs- Konten **) KSt **) Intervall Ausgabeform zeitraum *) von bis von bis mtl. 1/4 jährl. Druck PDF 6.7 (mit Summenausgabe je Konto) 6.8 (mit Nachweis der Einzelbuchungen) *) 1 = lfd. Monat, 2 = kumuliert, **) evtl. gesondert mitteilen Projektabrechnungen Listen-Nr.: Auswertung Zeitraum Differenzrechnung Werte Intervall Ausgabeform 1 = Abrechnung immer zu lfd. Monat *) mtl. 1/4 jährl. Druck PDF 2 = Buchungsnachw. 6.9 (ohne Budgetvergleich) 6.10 (Mit Budget und Budgetvergleich) 6.11 (Projektabrechnung im Querformat) 6.12 (Projektabrechnungs-Übersicht) *) evtl. gesondert mitteilen