MODASoft 4.x. Bedienungsanleitung. Schritt für Schritt zum MODASoft - Profi. MODASoft, Bad Säckingen Hüssy Engineering GmbH, Baden

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1 MODASoft 4.x Bedienungsanleitung Schritt für Schritt zum MODASoft - Profi MODASoft, Bad Säckingen Hüssy Engineering GmbH, Baden 1

2 Inhaltsangabe Einleitung Teil I - Übersicht Installation von MODASoft Der Hauptbildschirm Das Kassenblatt Stammdaten Wareneingang Bestandskorrektur Hilfsmodule\Settings Druckerei Kassenabschluss Der rote Faden Weitere Kassenvorgänge Inventur Statistik Warenbestand Statistik Umsätze Datenpflege Administration Teil II - Detailbeschreibung Wareneingang - Neuware erfassen - Neuware einbuchen - Etiketten zur Neuware drucken 2

3 Einleitung Das Ziel dieser Bedienungsanleitung ist es, in kurzen und übersichtlichen Schritten den Start mit MODASoft 4.x zu begleiten. Dabei wird im ersten Teil die Inhalte der verschiedenen Module kurz vorgestellt, im zweiten Teil wird dann besprochen, wie grundlegende Arbeiten und Aufgaben mit diesen Modulen in MODASoft 4.x zu erledigen sind. Es geht dabei nicht um die vollumfängliche Beschreibung aller Möglichkeiten welche das Programm bietet, sondern hier geht es nur um die praxisnahen wichtigsten Schritte zur anfänglichen Unterstützung. 3

4 Teil I 4

5 Installation 1. Gehen Sie auf unsere Website 2. Laden Sie die Installationsdatei MODASoft4XPf.exe auf das Desktop Ihres PCs. 3. Sie starten die Installation per Doppelklick. 4. Bei den installationsüblichen Nachfragen wählen Sie die Standardvorgaben. 5. Wenn die Installation beendet ist, dann sehen Sie auf Ihrem Desktop ein neues Icon: 6. Mit Doppelklick auf dieses Icon starten Sie MODASoft 4.x. 7. Sie werden beim erstmaligen Start gefragt, ob Sie die Software als Vollversion oder als light- Version betreiben wollen. 8. Vollversion: Spätestens nach der 4-wöchigen Testphase muss eine Nutzungslizenz erworben werden. Damit können den Support durch MODASoft in Anspruch nehmen und erhalten kostenlos kleinere Programmupdates (Upstep). light-version: Kostenlose Freeware mit Einschränkungen. Kleinere Modefachgeschäfte können damit aber gut arbeiten. Kein Support, kein Updateservice. 5

6 Der Hauptbildschirm Nach dem Start des Programms befinden Sie sich auf dem Hauptbildschirm. Von hier aus gelangen Sie zu sämtlichen Modulen. Die Module enthalten zusammengehörende Funktionseinheiten. Verkaufsvorgang eröffnen Stammdaten Wareneingang Bestandskorrektur Hilfsmodule/Settings Druckerei Kassenabschluss Der rote Faden Weitere Kassenvorgänge Inventur Statistik-Warenbestand Statistik-Umsatz Datenpflege Ergänzungen Administration 6

7 Das Kassenblatt Sehr viele Vorgänge müssen über das Kassenblatt abgewickelt werden können. Man denke nur an Umtausch, Warenrückgabe, Rabatt, Gutscheine usw. Dazu bedarf es einer übersichtlichen nicht überfrachteten Bedieneroberfläche. 7

8 Stammdaten Hier erfassen Sie die Daten zur Filiale und dem Arbeitsplatz, der zu dieser Filiale gehört und an dem Sie gerade arbeiten. Ferner werden hier die Namen der Mitarbeiter eingegeben. Im weiteren Abschnitt geht es um Ihre Privatkunden, Firmenkunden und Lieferanten. Schließlich können die vorgegebenen Warengruppen und Größentabellen verändert oder erweitert werden mit eigenen Warengruppen. 8

9 Wareneingang Lieferschein Sie erhalten eine Lieferung Neuware und wollen diese in MODASoft 4.x einpflegen, wozu Sie die Informationen vom Lieferschein übertragen müssen. Das sind Angaben zum Lieferschein selbst (Lieferant, Datum, Lieferscheinnummer) gefolgt von Daten zu den Artikeln wie Artikelnummer, Preis, usw. Wareneingang Nachdem die Übertragung beendet ist, wird die Ware in einem gesonderten Untermodul in den Warenbestand übernommen und im Bedarfsfall eigene Etiketten gedruckt. Auftrag/Vororder Sie können schon dann die Daten eingeben, wenn Sie die Orderbestätigung von Ihrem Lieferanten erhalten. Also nicht erst mit Lieferung der Ware, sondern schon früher. EDI Das Einpflegen der Daten in Ihr System geht natürlich am schnellsten, wenn Ihr Lieferant die Lieferscheindaten per EDI übermittelt. Dieser elektronische Lieferschein wird dann automatisch eingelesen Problem: Das Verfahren ist nicht vollständig Vereinheitlicht. MODASoft kann bei Bedarf eine EDI-Schnittstelle integrieren. 9

10 Ware umlagern Dieses Untermodul brauchen Sie, wenn Sie Ware von einer Filiale in eine andere umlagern wollen. Voraussetzung: Ihre Filialen sind per Internet (VPN/RDP) vernetzt und greifen auf eine gemeinsame Datenbank von MODASoft zu. 10

11 Bestandskorrektur Ware ausbuchen Warenrücksendungen, Fehleinbuchungen usw. führen dazu, dass bestimmte Warenteile aus dem Bestand entfernt werden müssen Ware ausbuchen Storno Hier kann der Löschvorgang wieder aufgehoben werden. Bestand editieren Fehler bei der Artikelerfassung? 11

12 Hilfsmodule/Settings Voreinstellungen Hier werden verschiedene Drucker, Etiketten und Kundendisplay ausgewählt. Rabattaktionen Angaben zu verschiedenen Rabattaktionen. Fotoshooting Sie wollen Ihre Artikel mit Bildern hinterlegen? Hier bietet MODASoft eine einfache schnelle Lösung an. 12

13 Druckerei Kassenbon nachdrucken Gelegentlich kann sich die Notwendigkeit ergeben, einen Kassenbon nachzudrucken. Etiketten nachdrucken Wenn ein Etikett an einem Warenteil verloren gegangen ist, muss ein neues nachgedruckt werden können. Oder der Etikettendrucker hatte eine Betriebsstörung und eine ganze Serie von Neuetiketten muss nachgedruckt werden. Kundenanschreiben Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten, Informationen an Ihre Kunden zu senden. Adressenetiketten, Adressen auf einen Briefbogen, Adressen auf Briefumschlag oder Adressen auslagern in eine externe Datei. Schaufenster Zur Preisauszeichnung Ihrer Schaufensterware ist ein dekoratives Preisschild sinnvoll. Rabattetiketten Die Auszeichnung bestimmter Artikel soll visuell hervorgehoben werden, etwa durch ein fett gedrucktes Schild mir 50% - Aufdruck. 13

14 Kassenabschluss Tagesabschluss Für die Buchhaltung von zentraler Bedeutung ist ein korrekter vollständiger Kassenabschluss. Dazu gehören alle kassenstandsrelevanten Vorgänge eines Tages. Monatsabschluss Basierend auf korrekten Tagesabschlüssen werden die Monatsabschlüsse erstellt. Jahresabschluss Basierend auf korrekten Tagesabschlüssen werden die Jahresabchlüsse erstellt. Kassenbuch Ausdruck des Kassenbuchs für einen beliebigen Zeitraum. Zwischenabschluss Um eine Zwischenbilanz der Kasse zu erstellen. 14

15 Der rote Faden Vor allem in der Anfangsphase Ihrer Arbeit mit MODASoft ist der Rote Faden eine wertvolle Hilfe. In zusammengefasster Darstellung sehen Sie die wichtigsten Module und können direkt darauf zugreifen. 15

16 Weitere Kassenvorgänge In der Regel werden alle Kassenvorgänge im Kassenblatt abgearbeitet. Manche Aktionen aber müssen in gesonderter Form bearbeitet werden. Kassenbarentnahme In kleineren Textilfachgeschäften kommt es schon einmal vor, dass ein Barbetrag aus der Kasse entnommen werden muss. Kassenbareinlage Umgekehrt ergibt sich die Notwendigkeit, einen Barbetrag der Kasse hinzufügen zu müssen. Gutscheine Ausbuchen Alte nicht eingelöste Gutscheine ausbuchen. Schuldscheine ausbuchen Alte nicht beglichene Schuldscheine ausbuchen. Sonderbuchungen Damit die Kasse abends stimmt sind manchmal zusätzliche Positiv- oder Negativbuchungen nötig. Wenn beispielsweise ein Vorgang versehentlich als Barverkauf verbucht wurde obwohl mit EC-Karte bezahlt wurde, dann muss dieser Vorgang korrigiert werden können. 16

17 Inventur Inventur Alle Vorgänge, welche zur Jahresinventur gehören. Warenbestand erfassen, Daten abgleichen, Fehlbestand ermitteln und Warenbestand aktualisieren. Abschreibungen Der Wert des aktuellen Warenbestandes mindert sich im Laufe der Zeit. Hier kann der aktuelle Warenwert bestimmt werden 17

18 Statistik Warenbestand Auf einen Blick erhalten Sie Informationen darüber, wie Ihre Warengruppen auf die Lieferanten und Größen verteilt sich. 18

19 Statistik Umsatz Statistische Informationen werden in verschiedenen Abhängigkeiten angeboten. 19

20 Datenpflege Umfangreiche Funktionseinheiten werden im Modul Datenpflege angeboten: Datenbank testen, Datenbank komprimieren, Datenbank sichern, Datenbank reorganisieren, Datensicherung rückübertragen, Datenbank neu aufbauen und Updates aufspielen 20

21 Administration W e n n v e r s c h i e d e n e F i lialen auf eine zentral gehaltene Datenbank zugreifen, dann muss es möglich sein, von einer Zentrale aus auf die Arbeitsplätze zugreifen zu können. Ferner gibt es Arbeitsvorgänge, die nur von einem Administrator, normalerweise der Geschäftsinhaber, ausgeführt werden sollten. 21

22 Teil II 22

23 Wareneingang Der Wareneingang geht bei MODASoft in zwei bis drei Schritten. Dadurch ist der Eingabevorgang von Neuware entzerrt und flexibel. Beim ersten Schritt werden die Daten vom Lieferschein übertragen, beim zweiten Schritt werden diese Date in die Datenbank eingelesen und drittens, falls erwünscht, werden die Etiketten dazu ausgedruckt. 1. Schritt: Daten vom Lieferschein übertragen Sie Übertragen den Lieferschein mit Artikel, Farben und Stückzahln in das Programm. 1. Im Hauptbildschirm klicken Sie auf Wareneingang 2. Sie klicken auf Lieferung erfassen und es öffnet sich die Maske für die Kopfdaten des Lieferscheins Wählen Sie den Lieferanten. Übertrage Sie die Nummer des Lieferscheins und bestimmen Sie das Liefescheindatum. 3. Klicken Sie auf Artikel damit Sie zur Maske für die einzelnen Artikel gelangen. 23

24 Pflichtdaten zum Artikel: Artikelnummer, Warengruppe, Größentabelle und Preise., - Nächsten Artikel einfügen - Artikel kopieren - Artikel löschen 4. Stückzahlen zu den inzelnen Größen 24

25 2. Schritt: Daten in die Datenbank einlesen Nachdem die Daten vom Lieferschein übertragen und kontrolliert wurden, können Sie in den Bestand aufgenommen werden. Den Lieferschein auswählen, zu welchem Sie die Einzelteile einbuchen wollen. Der Lieferschein wird dann in das rechte Feld verschoben. Hier sehen Sie, wie viele Einzelteile nun eingebucht werden. Damit haben Sie hier nochmals die Kontrolle, ob die Anzahl mit dem Lieferschein übereinstimmt. Wenn Sie wollen, dann könnten Sie hier sofort die 47 Etiketten ausdrucken. 25

26 3. Schritt: Etiketten zur Neuware drucken Falls Ihre Ware bereits vom Lieferant etikettiert wurde und Sie mit dem EAN-Code arbeiten, dann ist eine weitere MODASoft-Etikettierung hinfällig. Lieferscheinliste. Den Lieferschein auswählen, zu welchem Sie die Artikel sehen und Etiketten drucken wollen. Artikelliste zum Lieferschein. Durch Anklicken wird ein Artikel nach rechts in die Etikettenliste verschoben Etikettendruck Für den Etikettendruck ausgewählte Artikel (Etikettenliste). Durch Anklicken werden sie wieder nach links verschoben. 26