P R O T O K O L L. über die 4. Sitzung des Festausschusses zur 1000-Jahr-Feier am 16. Oktober 2014

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1 P R O T O K O L L über die 4. Sitzung des Festausschusses zur 1000-Jahr-Feier am 16. Oktober 2014 Vorsitz: Anwesende: entschuldigt gefehlt: Theisen Herbert Baehr Monique Dr. Dartsch Bernhard Etzig Herbert Etzig Monika Hausener Hildegard Heber Angelika Röhl Elisabeth (ab Uhr) Schmitz Margot (ab Uhr) Schmitz Rudolf (ab Uhr) Weber Anette (ab Uhr) Weber Wilfried Heber Dieter Meier Jan Meier Wolfgang Schmitz Hans Beginn: Ende: Uhr Uhr Der Vorsitzende begrüßte die anwesenden Ausschuss-Mitglieder und bat jeweils um Mitteilung des Sachstandes. Vorab wurde diskutiert, ob die den Ausschuss-Mitgliedern nach der letzten Ausschuss-Sitzung zugesandten Logo-Vorschläge der Firma Werbeagentur bik.benedikt Schmitz GmbH & Co. KG noch zur Abstimmung stehen oder nicht. Der Vorsitzende verneinte dies mit dem Hinweis, dass in der letzten Sitzung eine eindeutige Abstimmung stattgefunden habe.

2 - 2 - Weiterhin wurde die grundsätzliche Frage gestellt, inwieweit die Ausschüsse berechtigt sind, Kostenentscheidungen zu treffen. Hierzu führte OB Theisen aus, dass notwendige Ausgaben ohne vorherige Absprachen mit ihm oder dem Gemeinderat sicherlich in einem gewissen Rahmen in die Verantwortung der Ausschüsse übertragen werden können. Eine Kostenübernahme bzw. Erstattung ausgelegter Beträge könne ausschließlich gegen Vorlage entsprechender Belege (Kassenbon, Quittung, Rechnung) erfolgen. Die Veröffentlichung der Protokolle der Ausschusssitzungen via Internetseite der Ortsgemeinde sollte nicht in der sachlichen Protokoll-Form erfolgen, sondern eher in einer ausdrucksvolleren Textvariante dargestellt werden. Ausschuss 1 -> Werbung / Sponsoring / Spenden / Festschrift / Ehemalige / Blumen-Logo Bis zum Oktober nächsten Jahres sollte idealerweise das Programm für die 1000-Jahr-Feier (eventuell in Form eines Event-Planes) feststehen. Ehemalige Werbung - Sammlung der Adressen ab Mai 2015 durch Einleger im Mitteilungsblatt - Kirmes 2015: Safe the date - Anfang 2016: Versand der Einladungen - Mitte 2015: Dorffoto (Einleger im Blättchen) und Information an die Presse - Übernachtungsmöglichkeiten prüfen (inklusive Pappelhof) - Mitte 2015: mehrfache und ständige Wiederholung der Aktivitäten im Mitteilungsblatt, ortsübergreifende lokale Informationen für und an die benachbarten Ortsgemeinden

3 Oktober 2015: Veranstaltungskalender im Trierischen Volksfreund, im Wochenspiegel und in der Eifelzeitung - März 2016: Flyer - Mai 2016: Errichtung der Strohfiguren / Anbringung der Banner an den Ortseingängen aus Richtung Schutz und aus Richtung der B Mai 2016: Anzeigen mit Sponsoren im TV, Wochenspiegel und der Eifelzeitung mit Logo und Event-Plan Festschrift: - Fertigstellung bis März Grußworte für die Festschrift von * Schirmherr * Landrat * Verbandsbürgermeister * Ortsbürgermeister * Pastor - Informationen zu unserem Ort (Größe, Fläche, Straßen, Vereine, Geschichtsabriss) - Programm - Werbung Blumenlogo: Sponsoring/ Spenden - bis März 2016: Beratung mit Gärtner - ab Mai 2016: Pflanzung in Eigenarbeit - evtl. Gelder von VGV (Prüfung) - November 2015: Kontaktierung Sponsoren Die Aufführung des angedachten Theaterstückes ist wegen zu großem Aufwand nicht realisierbar. Stattdessen wird ein kleiner Film gedreht. Ausschuss 2 -> Zelt / Parkplätze / Toiletten / Technik / Logistik / Essen und Trinken Bislang hat noch keine Zusammenkunft des Ausschusses stattgefunden.

4 - 4 - Zu den benötigten Toiletten wurde ein Gespräch mit einem Container-Verleih geführt, um die notwendige Anzahl der Einheiten festzustellen. Angeraten wurden 2 Container mit jeweils 4-6 Toilettenkabinen. Voraussetzung für die Aufstellung dieser Container wäre eine ebene Fläche, Strom- und Wasseranschlüsse. Frühestens Mitte 2015 kann ein entsprechendes Angebot eingeholt werden. Parallel hierzu werden auch Angebote für Toilettenwagen und Dixies eingeholt. Ausschuss 3 -> Orga Hauptstraße / Ausstellungen Eine Liegenschaftskarte im DIN A1-Format wird als Planungsunterlage erstellt, auf welcher die geplanten Aktivitäten und die dazugehörenden Örtlichkeiten eingezeichnet werden können. Ausschuss 4 -> Auftritte / Events / Musik Bislang hat noch keine Zusammenkunft des Ausschusses stattgefunden. Musik - die Musikgruppe "Holiday's" wurde bereits mündlich durch Frau Röhl gebucht; eine schriftliche Fixierung folgt - für den Freitag wurde die Aufführung unterschiedlicher Tänze mit der Gymnastikgruppe oder unterschiedlichen Altersgruppen vorgeschlagen (z. B. Disco-Fox) weiterer Vorschlag: Disco Der zeitliche Ablauf (Kommers, Tanz-/Blasmusik, Disco usw.) muss vor weiteren Planungen festgelegt sein. Herr Theisen stimmt mit dem VG-Bürgermeister ab, wann dieser bereit ist, die Festivität als Repräsentant zu besuchen.

5 - 5 - In der Gemarkung Bettenfeld ist ein Gedenkstein aufgestellt, der musterhaft für einen eigenen Gedenkstein besichtigt werden kann. An den Ortseingangsschildern soll statt der Grundstücksangebote ein Werbeschild mit vollständigem Datum der 1000-Jahr- Feier angebracht werden. Das Banner / Plakat mit Hinweis auf die 1000-Jahr-Feier soll bereits zum Adventsbasar 2014 angebracht werden. Die Sichtkästen im Ort sollen ebenfalls mit Hinweisen und Informationen zur 1000-Jahr-Feier bestückt werden. Zur Gewährleistung der Stromversorgung wurde die Firma Elektro-Grohsmann bereits angesprochen. Etwa ein halbes Jahr vor der Veranstaltung wird die Situation vor Ort zusammen mit der Firma Grohsmann besichtigt, die Lieferung der Strommenge geprüft und im Anschluss die notwendigen Installationen vorgenommen. Im Zusammenhang mit der Baumpflanzaktion für Kinder soll Kontakt mit der RWE Energie AG - RWE vor Ort aufgenommen werden. Auch in diesem Jahr findet wieder eine Nikolaus-Feier für die Kinder des Dorfes statt. Die Organisation übernimmt Frau Baehr. Die nächste Sitzung des Festausschusses findet am Freitag, den 16. Januar 2015 um Uhr im Bürgerhaus statt. Der Vorsitzende schloss die Sitzung um Uhr. Weidenbach, den 19. Oktober 2014

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