Alles sicher? Backup und Archivierung aus rechtlicher Sicht. Gelsenkirchen, 25. März Rechtsberatung. Steuerberatung. Luther.

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1 Alles sicher? Backup und Archivierung aus rechtlicher Sicht Dr. Maximilian Dorndorf Johanna Langer, LL.M. Gelsenkirchen, 25. März 2014 Rechtsberatung. Steuerberatung. Luther.

2 Agenda I. Begriffsbestimmungen II. Rechtliches Spannungsfeld III. Datenschutzrechtlicher Rahmen IV. Erfüllung von Aufbewahrungspflichten V. Aus der Praxis VI. Fazit 2

3 I. Begriffsbestimmungen Archivierung kontrollierte und systematische langfristige Speicherung von Dokumenten und Daten (Gablers Wirtschaftslexikon) Backup Sicherung, die es beim Betrieb eines Computersystems erlaubt, nach dem vollständigen oder partiellen Ausfall von Systemkomponenten schnell wieder einen ordnungsgemäßen Zustand zu erreichen 3

4 II. Rechtliches Spannungsfeld Archivierung Datenschutz s: Ausgestaltung der Sicherung Private IT-Nutzung: Beispiele Sicherung privater s Bewerbungsunterlagen: Beweissicherung und Talentpools Cloud-Lösungen: Auslagerung von Daten bei Dritten 4

5 III. Datenschutzrechtlicher Rahmen geregelt im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten = Einzelangaben über persönliche und sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (Gesetzeswortlaut) enthalten in s, Bewerbungsunterlagen, Rechnungen usw. Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen (DSG NW) gilt für Landesbehörden, soweit diese Landesrecht ausführen gilt eingeschränkt für kommunale Eigenbetriebe 5

6 III. Datenschutzrechtlicher Rahmen Grundsatz: Datenverarbeitung bedarf der Rechtfertigung Typisierte Rechtfertigungsgründe im BDSG Möglichkeit 1: von Einwilligung des Betroffenen gedeckt Möglichkeit 2: zur Vertragsdurchführung erforderlich Möglichkeit 3: Interessenabwägung erforderlich zur Wahrung berechtigter Interessen kein Überwiegen schutzwürdiger Interessen des Betroffenen Möglichkeit 4: als Auftragsdatenverarbeitung privilegiert 6

7 IV. Erfüllung von Aufbewahrungspflichten unproblematisch, wenn zwingende Aufbewahrungspflichten bestehen steuerrelevante Unterlagen ( 147 AO): 6 10 Jahre Umsatzsteuerrechnungen ( 14b UStG): 10 Jahre Handelsbücher, Handelsbriefe, Buchungsbelege ( 257 HGB): 6 10 Jahre Sondervorschriften für bestimmte Bereiche Vorratsdatenspeicherung, Krankenhäuser, Lebensmittel- und Pharmaproduktion, Umweltschutz, Bauwesen, problematisch und somit einzelfallabhängig, ob und wann ein sonstiges berechtigtes Interesse besteht 7

8 IV. Erfüllung von Aufbewahrungspflichten Art und Weise der Aufbewahrung Originale sind nur ausnahmsweise aufzubewahren regelmäßig elektronische Aufbewahrung ausreichend Sicherstellung von Verfügbarkeit und Lesbarkeit der Informationen Gewährleistung der Möglichkeit zur maschinellen Auswertung Ausgestaltung durch GoBS und GDPdU: Revisionssicherheit Rechtsfolgen bei Verstößen gegen Aufbewahrungspflichten Steuerrecht: Schätzung der Besteuerungsgrundlagen Zivilrecht: Risiko des Prozessverlustes aufgrund Beweislastverteilung Strafrecht: Verletzung der Buchführungspflicht, Urkundenunterdrückung 8

9 V. Aus der Praxis: Archivierung von s Welche s müssen archiviert werden? jede , die einen Handelsbrief darstellt = Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen, also dessen Vorbereitung, Abschluss, Durchführung zu dienen bestimmt sind (Gesetzesbegründung) regelmäßig sämtliche geschäftliche s aufbewahrungspflichtig betrifft sowohl empfangene als auch versandte s Wie lange sind s zu speichern? für Handelsbriefe gilt Archivierungsfrist von 6 Jahren Wie behält man den Überblick? Verwendung gängiger Archivierungssysteme 9

10 V. Aus der Praxis: Private IT-Nutzung keine datenschutzrechtliche Rechtfertigung der Archivierung: weder erforderlich noch durch berechtigte Interessen geboten Sondervorschriften des TKG und TMG zu beachten Verbot der inhaltlichen Kenntnisnahme (Fernmeldegeheimnis) Protokollierung zu Sicherungszwecken zulässig (Zitat BfDI) mögliche Lösungen Untersagung privater IT-Nutzung Treffen von Betriebsvereinbarungen Trennung zwischen privaten und nicht-privaten Daten problematisch bei bring your own device -Lösungen 10

11 V. Aus der Praxis: Bewerberdaten Differenzierung nach Phasen der Bewerbung Phase 1: Laufendes Bewerbungsverfahren Speicherung ist zur Begründung eines Arbeitsverhältnisses erforderlich Speicherung bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens zulässig 1 2 Bewerbungs- verfahren kurzfristige Speicherung 3 weitergehende Speicherung 11

12 V. Aus der Praxis: Bewerberdaten Differenzierung nach Phasen der Bewerbung Phase 2: Speicherung nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens Problematisch: Speicherung abgelehnter Bewerber keine Erforderlichkeit zur Vertragsanbahnung oder Vertragsdurchführung berechtigtes Arbeitgeberinteresse: Entlastungsbeweis in AGG-Verfahren Speicherung zulässig, solange Entstehen eines Rechtsstreits möglich ist Beschränkung des Zugangs zu Bewerberdaten erforderlich (Sperrung) 1 2 Bewerbungs- verfahren kurzfristige Speicherung 3 weitergehende Speicherung 12

13 V. Aus der Praxis: Bewerberdaten Differenzierung nach Phasen der Bewerbung Phase 3: weitergehende Speicherung nach Ablauf der AGG-Frist Interessenlage: wiederholte Bewerbungen, Aufnahme in Talent-Pools keine Erforderlichkeit für Vertragsanbahnung, kein berechtigtes Interesse Speicherung unzulässig, wenn persönliche oder berufliche Entwicklung anhand der gespeicherten Daten nachvollzogen werden können Einholung einer Einwilligung in Phase 2 & Reduzierung auf Rumpfdaten 1 2 Bewerbungs- verfahren kurzfristige Speicherung 3 weitergehende Speicherung 13

14 V. Aus der Praxis: Cloud Computing Interessenlage: Archivierung und Backup durch Dritte datenschutzrechtliche Rechtfertigung der Auslagerung Einwilligung des Betroffenen: häufig nicht praktikabel als Auftragsdatenverarbeitung privilegiert Cloud-Anbieter muss Daten im EWR verarbeiten maßgeblich: Sitz des Anbieters und Serverstandort Interessenabwägung berechtigtes Interesse an Cloud-Nutzung: Kostenersparnis schutzwürdige Interessen des Betroffenen: Einzelfallabhängig rechtssichere Auslagerung erfordert sorgfältige Vertragsgestaltung 14

15 VI. Fazit Rechtliche Rahmenbedingungen sind kontextabhängig Verarbeitung personenbezogener Daten ist rechtfertigungsbedürftig Private IT-Nutzung: Sichern Sie sich ab! Umgang mit Bewerberdaten: Sichern Sie sich ab! Cloud-Lösungen: Sichern Sie sich ab! 15

16 Fragen?

17 Vielen Dank.

18 Ihre Ansprechpartner Dr. Maximilian Dorndorf Rechtsanwalt Partner Gildehofstraße Essen Telefon Johanna Langer, LL.M. (University College Dublin) Rechtsanwältin Associate Gildehofstraße Essen Telefon

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