Ausgangsrechnungen. an den Bund

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1 Ausgangsrechnungen an den Bund (mit Rechnungsausgangsbuch)

2 Management Summary Ab können Rechnungen an Bundesdienststellen nur mehr als elektronische Rechnungen eingebracht werden. Dabei gibt es 2 Möglichkeiten: 1. Manuelles einbringen über das USP-Portal 2. Automatisches Einbringen über ein Webservice Abbildung 1: Rechnungseinbringung Für Möglichkeit 2 bieten wir die hier beschriebene Lösung an. Unsere Lösung bereitet Rechnungsdaten aus verschiedenen SAP Modulen auf, strukturiert sie und übergibt diese an das Webservice ( des Bund. Unter strukturierten Rechnungen sind Rechnungen in elektronischer Form in einem bestimmten Format zu verstehen. Im Falle der "e-rechnung an den Bund" wird das Format ebinterface ( verwendet. PDF ist kein unterstütztes Format. Des Weiteren nimmt unsere Lösung die Rückmeldungen des Bundes entgegen und Protokolliert sie im Ausgangsrechnungsbuch welches als zentrales Informationsinstrument gilt. Weitere Informationen: Rechnungseinbringung an den Bund der Republik Österreich Unternehmensserviceportal der Republik Österreich

3 Lösungsüberblick Abbildung 2: Datenfluss Im SAP-ERP wird eine Faktura (SD, IS-H) erzeugt. Über die Nachrichtenkonditionen wird gesteuert, dass ein IDOC erzeugt wird und an das PI zur weiteren Verarbeitung übergeben wird (asynchron). Im PI wird das Mapping auf das ebinterface 4.0 erzeugt und als String an das ERP über einen Proxy (synchron) zurückgegeben. Dort wird der String um den Namespace erweitert und Base64 codiert und wieder über ein Proxy (synchron) an PI übergeben. Im PI wird das Webservice UploadDocument vom Bund aufgerufen und die Rechnung über eine verschlüsselte SOAP-Message an den Bund gegeben. Da die Schnittstelle synchron ist, wird sofort eine Message über die XSD-Validierung des ebinterface 4.0 zurückgegeben (Success oder Error). Diese Message wird an das ERP weitergegeben und verarbeitet. Nach manueller inhaltlicher Prüfung der Rechnung schickt das BRZ über einen asynchronen Webservice das Original-PDF der Rechnung bzw. eine Fehlermeldung. Die Original- Rechnung wird im ERP-System an die SD-Faktura verknüpft und bei Vorhandensein auch in das Archiv geschrieben. Außerdem gibt es für Bund-Rechnungen ein Rechnungseingangsbuch. In diesem werden sämtliche Verarbeitungsschritte inklusive Status (auch die Rückmeldungen vom Bund) protokolliert. Der Debitorenstamm wird anhand Standard-Mitteln (BADI) um ein Kunden-Feld erweitert. Für die E-Rechnung wird das Kennzeichen e-rechnungs-kunde benötigt, um die nötigen Protokollierungsschritte in das Rechnungsbuch nur für jene Kunden übernehmen zu können, welche elektronisch an den Bund übermittelt werden müssen.

4 IDOC: Für Zusatzdaten die speziell für die Bund-Rechnung benötigt werden, aber nicht im Standard-IDOC vorhanden sind, wird die Erweiterung ZSDBUND implementiert.

5 Ausgangsrechnungsbuch: MERGING BUSINESS AND IT Das Rechnungsbuch protokolliert alle Schritte der Ausgangsrechnung bis zum Bund inkl. der Validierungsrückmeldung vom Bund, und wird mit der Transaktion: ZSDBUND_PROT gestartet. Sie können dabei u.a. nach folgenden Selektionsparametern suchen: Abbildung 3: Rechnungsbuch Selektionsmaske Zu einer Bund-Rechnung gibt es 6 verschiedene Verarbeitungsschritte, welcher in Folgender Reihenfolge hintereinander passieren: 100 Faktura erzeugt 110 IDOC zu Faktura erstellt 120 Mapping im PI erstellt 130 Synchrone-Rückmeldung vom Bund (XML-Validierung) 140 Asynchrone-Rückmeldung vom Bund (Invoice) 150 Bund-PDF im Archive abgelegt Zu den Verarbeitungsschritten gibt es den Status in Form eines Ampel-Systems: Grün: Verarbeitungsschritt OK Rot: Verarbeitungsschritt fehlerhaft. Ein Auszug aus dem Rechnungsbuch: Abbildung 4: Rechnungsbuch

6 Beim Verarbeitungsschritt 140 wird in der Information die Rechnungsnummer beim Bund protokolliert. Sollten Rückfragen zu der erzeugten Papierrechnung bestehen, müssen Sie sich auf diese Rechnungsnummer beim Bund referenzieren. PI-Einstellungen: Grundsätzlich ist die Lösung mittels PI konzipiert und realisiert. Es ist jedoch auch problemlos möglich, die Lösung rein im ERP (ohne PI) zu realisieren. Das PI-Szenario besteht aus zwei Teilen: Zuerst erfolgt ein Mapping des Idocs auf eine XML-Struktur (asynchron). Danach wird diese XML-Struktur über eine synchrone Schnittstelle an Bund übergeben. Idoc auf XML-Format mappen und als XML-String zurückgeben: Core INVOIC.INVOIC02.ZSDBUND (urn:sap-com:document:sap:idoc:messages) Idoc-Adapter PI OM_SAP_to_SAP_IdocToXml Core SI_SAP_InvoiceXMLString XI_Proxy-Adapter Enterprise Service Builder (Repository):

7 Configuration: Proxy: Webservice uploaddocument synchron aufrufen: Core SI_SAP_RechnungUpload PI OM_SAP_to_Bund_RechnungUpload_sync Bund

8 SI_Bund_RechnungUpload WS: uploaddocument/upoaddocumentresponse MERGING BUSINESS AND IT Enterprise Service Builder (Repository): Configuration:

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