Anleitung für eine Visums- und Kompetenzregelung

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1 IVSE Bereiche A und B: Kinder- und Jugendeinrichtungen Einrichtungen für erwachsene Menschen mit Behinderung Anleitung für eine Visums- und Kompetenzregelung 1. Schritt Vor dem Erlass einer Visum- und Kompetenzregelung sollte der vorhandene Kreditorenstempel überprüft, allenfalls im Inhalt überarbeitet und angepasst werden. Den Benützern des Stempels ist die Bedeutung der verwendeten Begriffe bekannt zu machen. Kreditorenstempel (Muster): Fakturaeingang: Konto Finanzkompetenz Bedeutung der Begriffe des Kreditorenstempels (Muster): Fakturaeingang Konto Datum des Posteinganges der Faktura. Datum eintragen oder Datumsstempel anbringen. Entfällt, wenn ein separater Eingangsstempel mit Datum verwendet wird. Kontierung gemäss CURAVIVA Kontenplan eintragen. Wenn Rechnungen auf mehrere Konten aufzuteilen sind, ist bei Verwendung des Musterstempels in diesem Block ein Hinweis (z.b. Diverse) auf eine separate Zusammenstellung ausserhalb des Stempels anzubringen. Visum für sachliche. Die gelieferte Ware oder die erbrachte Dienstleistung hat bezüglich Qualität, Menge, Preis, Konditionen (Rabatt, Skonto) usw. der Bestellung/dem Vertrag zu entsprechen. Visum für die rechnerische der Faktura. Visum des Bestellers der Ware oder Dienstleistung gemäss Finanzkompetenzregelung. Diese Person ist für die Kontierung und die Kreditkontrolle verantwortlich. Visum für die wahrheitsgemässe und richtige Verbuchung.

2 Anleitung für eine Visums- und Kompetenzregelung 2/7 Visum der Person, welche die Faktura zur Zahlung freigeben darf. Visum und Visum können identisch sein. Ist die zusätzlich geregelt, kann dieser Block ein anderes Visum (z.b. Institutionsleitung) als im Block tragen. Rechnungsbetrag netto in Fr. 2. Schritt Im Weiteren müssen die Finanzkompetenzen durch das leitende Organ festgelegt werden. Hier ist zu beachten, dass sich die Kompetenzen in der Regel auf die in den Stellenbeschreibungen festgelegte Dienststelle oder Konten innerhalb der Jahresrechnung beschränken. Das zuständige leitende Organ hat vorab über die Ausgabe zu beschliessen. Finanzkompetenzen (Muster): Vorbehalten bleibt immer der Beschluss des leitenden Organs über die Ausgaben Massgebend ist der Gesamtwert für Aufträge, bei Beiträgen im Sozialbereich der Wert pro Fall und Monat Zuständigkeiten Was Vorstand Institutionsleitung; Ressortleiter Finanzen; Heimleiter Kreditverwendung Personalaufwand, Spesen Spesen IL abschliessend IL abschliessend Aufwand der Erfolgsrechnung über Fr. 10' über Fr. 2' bis Fr. 10'000.00; Finanzielle Ansprüche der Einrichtung Stundung (Vorbehalt spezialgesetzlicher Regelungen) über Fr. 10'000.00; über sechs Monate Dauer Zusätzliche Möglichkeit: IL gibt jede Rechnung über Fr. 1' zur Zahlung frei einmalig Fr. 10'000.00; bis sechs Monate Dauer Dienststellenleiter; Kostenstellenleiter bis Fr. 2'000.00; Möglichkeit zur Delegation bis Fr. 1' (mit Beschluss des leitenden Organs) einmalig Fr. 1'000.00; bis drei Monate Dauer Erlass über Fr ; bis Fr ; Schuldenverwaltung Darlehensverträge Vermögensverwaltung Generell abschliessend abschliessend; Möglichkeit zur Delegation

3 Anleitung für eine Visums- und Kompetenzregelung 3/7 3. Schritt: Die Stellenbeschreibungen werden an die neue Visum- und Kompetenzregelung angepasst. Wichtig ist, dass in den Stellenbeschreibungen die Zuständigkeitsbereiche klar definiert werden. Kontrollieren Sie nach der Anpassung, ob alle Bereiche oder Konten einer Stelle zugeteilt wurden. Nicht zugeteilte Bereiche sollten global dem Institutionsleiter übertragen werden. 4. Schritt Es wird eine Visumliste erstellt, auf der jeder Mitarbeitende mit Finanzkompetenzen aufgeführt und dessen Originalvisum ersichtlich ist. Name, Vorname Stellung Visum Huber Theo Vereinspräsident Keller Max Vereinsvizepräsident Koster Willi Institutionsleiter Looser Nadia Finanzverwalterin Müller Fritz Leiter Werkstatt Weber Otto Hauswart Saxer Peter Küchenchef usw.

4 Anleitung für eine Visums- und Kompetenzregelung 4/7 5. Schritt Die nachfolgenden Beispiele sollen die angestrebte Regelung und deren Zweckmässigkeit verdeutlichen. Beispiel 1: FK IL abschliessend, Delegation von Fr an Kostenstellenleiter Werkstatt Der Werkstattleiter beauftragt die Finanzverwaltung, an Herrn XY gegen Vorweisung der Berechtigung einen Betrag von Fr Lohn auszuzahlen. Die Anspruchsberechtigung wurde durch den Werkstattleiter selber abgeklärt. Fakturaeingang: Konto Beispiel 2: FK Vorstand abschliessend, FK IL bis Fr. 10' Der Vorstand beauftragt den IL, das Geschäft Industriewaschmaschine im Gesamtwert von rund Fr. 12' vorzubereiten. Der IL holt dafür drei Offerten ein und legt diese dem Vorstand vor. Der Vorstand vergibt diese Arbeit an die Firma XY. Der IL wird beauftragt, dieses Geschäft gemäss Vorstands-Beschluss zu bearbeiten. Der Hauswart nimmt die Arbeiten ab und nimmt sowohl die materielle als auch die rechnerische vor. Fakturaeingang: Konto

5 Anleitung für eine Visums- und Kompetenzregelung 5/7 Beispiel 3: FK Vorstand abschliessend (Vertreter des Vorstands sind der VP und der Vizepräsident); FK IL bis Fr. 10' Gemäss Abschreibungstabelle werden im Rechnungsjahr 2008 ordentliche Abschreibungen im Gesamtwert von Fr. 100' vorgenommen. Dieser Posten wurde mit dem Budget 2008 genehmigt und benötigt deshalb keinen zusätzlichen Beschluss des Vorstandes. Die Finanzverwalterin bereitet den internen Beleg vor. Fakturaeingang: Konto 4450/ Beispiel 4: FK Vorstand abschliessend (Vertreter des Vorstands sind der VP und der Vizepräsident); FK IL bis Fr. 10' Der IL stellt bei der Überwachung der Überstundenguthaben fest, dass bei seinen drei Mitarbeitern im Werkstattbereich per Ende November ein Saldo von über 250 Stunden besteht. Weitere Abklärungen weisen darauf hin, dass dieser Saldo in nächster Zeit nicht durch Kompensationen abgebaut werden kann. Der IL schlägt dem Vorstand vor, eine Rückstellung für Überstundenguthaben im Wert von Fr. 11' zu bilden. Dieser Wert wurde durch die Finanzverwalterin berechnet. Vorerst sollen aber keine Auszahlungen vorgenommen werden. Der Vorstand beschliesst das vorgeschlagene Vorgehen. Fakturaeingang: Konto 3600 /

6 Anleitung für eine Visums- und Kompetenzregelung 6/7 Beispiel 5: FK IL bis Fr. 10' Die Haftpflichtversicherungsprämie für verschiedene Dienststellen und Betriebe von insgesamt Fr. 9' muss bezahlt werden. Verantwortlich für das Versicherungswesen ist die Finanzverwalterin. Massgebend für die Finanzkompetenzen ist der Gesamtbetrag der Rechnung. Fakturaeingang: Konto Diverse Fr. 2' Fr. 1' Fr. 3' Fr. 2' ' Beispiel 6: FK Dienststellenleiter bis Fr. 2'000.00; keine eingeschränkte (ZF) durch VP Die Finanzverwalterin bestellt Kopierpapier im Wert von Fr. 1' (brutto). Die Lieferung erfolgt und wird von einer Sachbearbeiterin, welche das Büromaterial verwaltet, entgegengenommen. Sie nimmt deshalb die materielle und rechnerische vor und trägt ebenfalls den Betrag nach Abzug von 2% Skonto ein. Die Kontierung und erfolgt durch die Dienststellenverantwortliche. Fakturaeingang: Konto '176.--

7 Anleitung für eine Visums- und Kompetenzregelung 7/7 Beispiel 7: FK Werkstattleiter bis Fr. 1'000.00; keine eingeschränkte ZF durch VP Der Werkstattleiter bestellt drei Bohrmaschinen im Wert von Fr Die Lieferung erfolgt und der Werkstattleiter nimmt sie entgegen. Er visiert den Lieferschein und behält ihn bei sich. Als die Rechnung an ihn weitergeleitet wird, kontrolliert er sie und gibt sie zur Zahlung frei. Fakturaeingang: Konto /ug