Kostenrechnung Im FacilityManagement

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1 Kostenrechnung Im FacilityManagement Jean - Pierre Noel Crow Holdings International Strategic Corporate Coaching for Technical Facility Managers Strategische Konzernschulung für TFM Führungskräfte

2 Inhaltsverzeichnis 1. Ziel des Vortrags 2. Geschäftszweck und Organisation 3. Kostenartenstrukturen 4. Kostenträgerstrukturen 5. Produkte 1. Definition 2. Abgrenzung 3. Kalkulation 6. Auftrag und Abrechnung 7. Controlling 8. Zusammenfassung

3 Ziel des Vortages Veranschaulichung des prinzipiellen Ablaufes der Kostenrechnung und des Zusammenspiels der Komponenten Kostenstellen Kostenarten Kostenträger Produkte Kunden- Auftrag Kalkulation Leistungserbringung GUV ILV Faktura Rechnung für Kunden Abrechnung + Controlling

4 Geschäftszweck und Organisation Die organisatorische Struktur eines Unternehmens ist abhängig vom Geschäftszweck bzw. den angebotenen Produkten Beispiel: Industrie Dienstleistung Organisationsstruktur Kostenstellenplan Assistenz Facharbeiter 70 MA Leitung TGM Teamleiter TGM 10 MA Helfer 20 MA GF-Assistenz Assistenz Geschäftsführer Leitung Planung + E. Planer 9MA Energiemanager Assistenz Leitung Reinigung Teamleiter Reinigung 10 MA Reiniger 90 MA Leitung KGM Kfm. Angestellte 7MA 1000 Geschäftsführung 1001 GF-Assistenz 1002 Energiemanager 1100 Leitung TGM 1110 Techniker 1120 Handwerker 1200 Leitung IGM 1300 Leitung KGM

5 Kostenartenstrukturen Zur Identifizierung der Kostenzusammensetzung ist eine sinnvolle Gliederung erforderlich Beispiel: Betreiben eines Fuhrparks Kraftstoff, Versicherung, Steuern Ersatzteile... Kostenartenstruktur im Gebäudemanagement (Auszug) Lfd.Nr. Bezeichnung 1000 Personalkosten 1100 Personalkosten Geschäftsführung m. Ass Personalkosten Abteilungsleitung m. Ass Personalkosten Angest Personalkosten Handwerker 1500 Personalkosten Reinigung 4000 Energiekosten 4100 Strom 4200 Heizung 4300 W asser 4400 Abwasser 5000 Sachkosten Sonstiges 5100 Versicherungen 5200 Steuern/Abgaben

6 Kostenträgerstrukturen Das Produkt für den Kunden ist der Kostenträger für das Unternehmen Beispiel: Catering eines Besprechungsraumes = Lohnkosten Sachkosten = Produkt + preis Die KTR-Rechnung ordnet den Produkten die in der mit der Herstellung befassten Abteilung entstandenen Kosten zu

7 Produktdefinition Es ist eine klare Definition der Produkte sowie deren Herstellungsablauf erforderlich BSP: KFZ-Inspektion Checkliste Firma 2 Firma 1 Vergleichbarkeit der Leistungen Ist gewährleistet! BSP: Vergabe der Wartungsleistungen einer RLT-Anlage Leistungskatalog

8 Produktabgrenzung Die Eindeutigkeit der Leistungen ist eine Basis für den Geschäftserfolg Vergleich: Bauen / Betreiben eines Gebäudes Welche Leistungen bekomme ich? Was will der Kunde? Definition der Merkmale des Gebäudes in der Baubeschreibung: Abmessungen und Gestaltung Funktionale Anforderungen (Zweck) Ausführung (Materialien) Definition der Merkmale der Bewirtschaftung... Nutzeranforderungen? Verfügbarkeit? Kosten?

9 Kalkulation von Produkten Die Preisfindung für die Produkte muss nachvollziehbar und vollständig sein Beispiel Direkte / Indirekte Produktkosten Direkte Produktkosten Material Herstellungslohn Abschreibung Maschinen Indirekte Produktkosten Lohnkosten Geschäftsleitung Kosten für Verwaltung Energie + Medien Steuern und Versicherung Eine ganzheitliche Kalkulation sichert den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens!

10 Auftrag und Abwicklung Neben den Strukturen zur Produktklassifizierung ist ein schlüssiges Auftrags- und Abrechnungsverfahren erforderlich Beispiel Auftragsworkflow Auftrag Produkt-Nr. Leistungsart Auftragsnr. Datum Ressource Tätigkeit Material Termin Verbrauch Quittierung Rechnung Leistungserbringung

11 Controlling Steuerungsinstrumente und Kennzahlen sind nur dann sinnvoll, wenn man weiß, was man steuert! Steuerungsinstrumente GUV - Erfüllen von gesetzlichen Anforderungen (HGB; AktienG;...) ILV - Unternehmensinterne Verrechnung von erbrachten Leistungen und der entstandenen Kosten ILV Controlling Y W X Durchgängige Kostenrechnung liefert die Basisdaten für das Controlling

12 Zusammenfassung Für eine durchgängige Kostenrechnung benötigen wir: einen Kostenstellenplan eine zweckmäßige Gliederung des Kostenartenplanes einen eindeutigen Produktkatalog eine vollständige Kalkulation der Produktkosten / -preise ein Schlüssiges Auftrags- und Abrechnungswesen Effizientes Controlling Kunden- Auftrag Kostenstellen Kostenarten Kostenträger Produkte Kalkulation Leistungserbringung GUV ILV Faktura Rechnung für Kunden Abrechnung + Controlling

13 Ende Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! mtm