Einführung in Adobe Acrobat 6. Kapitel 1

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1 Einführung in Adobe Acrobat 6 Kapitel 1

2 Adobe Acrobat 6 wurde, wie kaum eine andere Version in der Geschichte des PDF, als ein Meilenstein in der Entwicklung der PDF-Technologie bezeichnet. Adobe Acrobat kommt tatsächlich in der Version 6 der Verwirklichung des netzwerkweiten Crossmedia-Publishings und des papierlosen Büros (Stichwort epaper ) näher als je zuvor. Adobe ist die schwierige Aufgabe gelungen, gleichzeitig sowohl Publishing- als auch Büroanwendern einen für sie maßgeschneiderten Funktionsumfang zu bieten. Adobe Acrobat 6 ermöglicht erstmals die Umsetzung des PDF-Workflows ohne Zusatzapplikationen. Zahlreiche Verbesserungen und neue Funktionen wie die eingebaute PDF/X-Validierung haben das Potenzial, die Produktivität beim Umgang mit PDF-Dokumenten enorm zu steigern. Updates und Aktualisierungen Ein Blick auf die offizielle Adobe-Webseite unter ist bei der Suche nach Updates recht hilfreich, da hier auch alle Aktualisierungen der benötigten Plug-ins und sonstige Softwareupdates für die komplette Adobe-Produktpalette zu finden sind. (Neuerscheinungen werden gewöhnlich zuerst auf dem FTP-Server von Adobe publiziert und erst mit einer Verzögerung gelangen sie auf die offizielle Webseite von Adobe; eine gewisse Neugier wird also belohnt.) Auf der Suche nach aktuellen Treibern und Software-Updates ist außerdem die Webseite für Windows-, Mac- und Palm OS-Anwender eine gute Anlaufstelle mit sehr zuverlässigen und aktuellen Informationen. Die Datenbank wird mehrmals täglich um Verweise auf die jeweils neuesten Softwareversionen ergänzt. So findet man hier Updates oft sogar noch bevor das betreffende Softwarehaus seine Webseite aktualisieren konnte. Manchmal gewinnt man so einen Vorsprung von mehreren Tagen. In der Version 6 brachte Adobe die Acrobat-Software erstmals in vier Ausbaustufen auf den Markt: c Adobe Acrobat 6 Professional für Windows und Mac OS X beherrscht derzeit das umfangreichste PDF-Leistungsspektrum in der Acrobat-Familie und adressiert Anwender, die Publishing- und insbesondere Prepress-Funktionen für den PDF-Workflow benötigen, c Adobe Acrobat 6 Standard für Windows und Mac OS X bietet alle grundlegenden Funktionen zur Erstellung und Bearbeitung von PDF-Dokumenten für Büroanwendungen inklusive der PDF-Revisionen, c Adobe Acrobat 6 Elements für Windows zum Erstellen von PDF-Dokumenten aus Office-Applikationen, c Adobe Reader, eine kostenlose Software, die PDF-Dateien öffnet und darstellt, für Windows, Mac OS X und andere Betriebssysteme. Adobe Acrobat 6 Elements bietet sozusagen elementare Funktionen, unter anderem die Erstellung von PDF-Dokumenten aus Microsoft Office; es wird aber nur ab Lizenzen und nur für Windows-Betriebssysteme angeboten. Letzteres hängt damit zusammen, dass angesichts der breiten Unterstützung von PDF auf der Mac-Plattform, die die Erstellung von PDF-Dokumenten aus jeder Applikation unter Mac OS X 10.2.x und 10.3 umfasst, ein solcher Bedarf nach Zusatzsoftware dieses Leistungsumfangs in absehbarer Zukunft nicht besteht. Adobe Reader 6 (so wurde Adobe Acrobat Reader in der Version 6 umgetauft) ist nach wie vor kostenlos verfügbar und bietet einen ähnlichen Funktionsumfang wie seine Vorgängerversionen. Die Version Standard von Adobe Acrobat 6 soll die Wünsche derjenigen Anwender abdecken, die vor allem Geschäftsdokumente miteinander austauschen und zusätzlich zu der flexiblen Erstel- lung und Editierbarkeit von PDF-Dokumenten ausgefeilte Sicherheitsfunktionen benötigen. Die größte Ausbaustufe, Adobe Acrobat 6 Professional, adressiert professionelle Anwender in der Druckvorstufe und im Crossmedia-Publishing. Adobe Reader 6, zuvor als Adobe Acrobat Reader bekannt, ist eine kostenlose Applikation zum Betrachten und Ausdrucken von PDF-Dokumenten, die der leistungsfähigen kommerziellen Version Adobe Acrobat optisch stark ähnelt und manchmal damit verwechselt wird. PDF-Erstellung, Optimierung, Nachbearbeitung, Validierung, Adobe Acrobat 6 wird dazu verwendet, PDF-Dateien zu erstellen, zu editieren, zu signieren, Signaturen zu validieren, Dateien zu kommentieren, zu verschlüsseln, zu exportieren oder natürlich auch auszudrucken. Auch das Erstellen von durchsuchbaren Indexarchiven für eine Sammlung von PDF-Dateien innerhalb Acrobat 6 ist möglich, und zwar mit dem Befehl Erweitert > Catalog (vor Acrobat 5 war Catalog noch eine eigenständige Applikation). Durch die Installation zusätzlicher (kommerzieller) Plug-ins kann man Acrobat 6 wie auch bereits seine Vorgängerversionen um zusätzliche Funktionen erweitern. Umfangreiche neue Funktionalität hat allerdings das eine oder andere Plug-in überflüssig gemacht. Von PostScript zu PDF: Adobe Acrobat Distiller 6 Die Übersetzung von PostScript-Dateien in das PDF-Format übernimmt nach wie vor Adobe Acrobat Distiller 6 aus dem Verzeichnis Distiller (Aufruf mit dem Befehl Erweitert > Acrobat Distiller in Adobe Acrobat 6). Trotz seines eher spartanisch anmutenden Frontends ist es ein sehr mächtiges und unverzichtbares Werkzeug für professionelles und semiprofessionelles PDF-Authoring. Die hohe Akzeptanz von PDF hat dazu geführt, dass sich dieses Format jenseits der bisherigen Einsatzgebiete der Druckvorstufe (im Englischen prepress ) auf das Internet-Publishing, papierlose Büroanwendungen, CD-/DVD-Authoring und schließlich sogar dank Adobe ebook auf digitale Bücher ausgedehnt hat. Das Softwarepaket Adobe Acrobat 6 beinhaltet folgende Bestandteile: c Adobe Acrobat 6 (Standard oder Professional) als eine native Windows XP- oder eine native Mac OS X- Applikation, c Adobe Distiller 6 für Windows XP und erstmals nativ für Mac OS X (ab Version 10.2.x), c PostScript-Druckertreiber für MS Windows (Mac OS X ab Version 10.3 alias Panther bringt einen eigenen eingebauten PostScript-Interpreter mit; beim Doppelklick auf eine PostScript-Datei wird automatisch eine PDF-Ansicht errechnet und dargestellt), c PPD-Dateien, c Makros zum Erstellen von PDF- Dateien in Microsoft Office XP und einige Plug-ins. Windows XP- und Mac OS X- Kompatibilität Adobe Acrobat 6 läuft unter Windows XP/2000 und Mac OS X 10.2.x (die Version Elements setzt Windows 2000 oder Windows XP voraus). In der Version 6 ist Adobe Acrobat nicht mehr mit Mac OS 9.x und Mac OS X bis Version kompatibel. Adobe Acrobat 6 Standard und Professional beinhalten im Lieferumfang zwei Hauptprogramme: Adobe Acrobat und Adobe Acrobat Distiller. Das Tool Catalog ist seit der Version 5 Bestandteil von Acrobat und wird in der Version 6 mit dem Befehl Catalog aus dem Menü Erweitert (anstatt wie zuvor mit einem Befehl aus dem Menü Werkzeuge ) aufgerufen. 20 Teil 1. Erste Schritte 21

3 Prepress-Aufträge in Adobe Acrobat 6 Professional unter Kontrolle Adobe Acrobat 6 Professional bringt Publishing-Profis merkliche Produktivitätsvorteile dank neuer, stark erweiterter Funktionalität, darunter: c PDF/X-1a- und PDF/X-3-Validierung und Preflight auf der Basis der bewährten Preflight-Engine von callas software gmbh, c eingebaute Funktion zur Transparenz-Reduzierung verhindert ungewünschte Probleme mit der PostScript-Ausgabe, c eingebaute Separationsvorschau, c PDF-Optimierung (entfernt überflüssig gewordene Bestandteile eines PDF-Dokumentes und reduziert auf Wunsch die Auflösung von Bildern), c verbessertes Farbmanagement, c Farb-Proof-Funktion, c Job-Tickets, c Hilfslinien (fast wie in Adobe Photoshop oder Illustrator), c neue leistungsfähige Zoom-Werkzeuge. Adobe Color Engine (ACE) Die integrierte Adobe Farbmanagementroutine Adobe Color Engine (manchmal einfach als ACE abgekürzt) gewährleistet eine exakte Farbwiedergabe beim Konvertieren von Dokumenten innerhalb der Adobe-Farbmanagementumgebung. 1.1 Neue Funktionen im Überblick Seit dem Erscheinen der Version 4 von Adobe Acrobat vor einigen Jahren zählt die Software zur Standardausstattung eines jeden Anwenders, der sich in der Druckvorstufe mit der Verarbeitung und Ausgabe von Satzdateien beschäftigt. Die darauf folgende Version 5 von Acrobat eignete sich aufgrund der neuen Funktionen ideal für Büro- und Unternehmensumgebungen, löste aber in der Druckvorstufe eher wenig Begeisterung aus, denn die erhofften Funktionen Farbseparationen und Preflight waren ausgeblieben. Um so größer war der Zuspruch aus der Welt der Druckvorstufe als Adobe Acrobat 6 Professional mit so vielen durchdachten und ausgereiften Prepress-Funktionen erschien. Network-Publishing mit Acrobat 6 In der Version 6 erhielt Acrobat viele innovative Funktionen zur effektiven Kontrolle PDF-basierter Workflows. Leistungsfähige Werkzeuge unterstützen die Koordination netzwerkweit verteilter Arbeitsgruppen im Publishing- und Office-Bereich. Anwender aus der Druckvorstufe dürften sich primär noch für andere Aspekte des Workflows interessieren. Crossmedia-Akrobatik In der aktuellen Version von Adobe Acrobat Professional ist Adobe etwas gelungen, was sich viele Anwender zwar gewünscht hatten, aber sozusagen nicht zu hoffen wagten. Adobe gelang es einmal wieder, zweierlei verschiedene Zielgruppen in einem einzigen Programmrelease zu adressieren: Büro- und Unternehmensanwender einerseits und Anwender der Druckvorstufe und des grafischen Gewerbes andererseits. Büroanwender legen typischerweise Wert auf ein einfaches und aufgeräumtes Benutzerinterface, integrierte Sicherheitsfunktionen und Arbeitsgruppentauglichkeit. Publishing-Anwender möchten zusätzlich zu dem gewohnten Leistungsumfang insbesondere Funktionen wie die Farbseparation und eine Preflight-Lösung aus einem Guss. Die erstmals integrierte Separationsvorschau, die Transparenz- Reduzierung-Vorschau, verbesserte Softproof-Funktionalität und die verbesserte Überdrucken-Vorschau vervollständigen den Leistungsumfang von Adobe Acrobat 6 Professional Separationsvorschau Die eingebaute Separationsvorschau von Adobe Acrobat 6 vervollständigt Acrobats leistungsfähige Softproof-Funktionalität. Separationsvorschau in Adobe Acrobat 6 Professional Der Anwender kann einzelne Farbauszüge in der Composite- Ansicht nach Belieben ein- und ausblenden und die Verteilung der Farbanteile in den einzelnen Farbauszügen an jeder beliebigen Stelle mit Hilfe der Maus ermitteln Transparenz-Reduzierung Unter Verwendung älterer RIPs können Transparenzen schwere PostScript-Fehler verursachen. Transparenz-Flattener in Adobe Acrobat 6 Professional Der in Adobe Acrobat 6 integrierte Transparenz-Flattener ermöglicht das Eliminieren dieser Eigenschaft aus PDF-Dokumenten durch die Umrechnung der Ausgabe in der gewünschten Auflösung und optional das Umwandeln problematischer Schriften Preflight, Separationsvorschau und Transparenz-Flattener All diejenigen, die eine Aktualisierung von Adobe Acrobat InProduction vermissten, werden endlich mit Adobe Acrobat 6.0 Professional zu ihrem Recht kommen. Hier findet sich zusätzlich zum endlich Mac OS X-nativen Acrobat 6.0 Distiller auch eine Preflight-Funktion samt PDF/X-1a- und PDF/X-3-Validierung, eine Separationsvorschau und ein Transparenz-Flattener. Farb-Proof, Separationsvorschau und Überdruckenvorschau Funktionen wie die Separationsvorschau, die Überdrucken- und die Transparenz- Reduzierung-Vorschau sind über das Menü Erweitert zugänglich. Umständliche Transparenzen Vor der Einführung von Adobe Acrobat 6 musste man Transparenz-Reduzierung in der jeweiligen Ursprungsapplikation vornehmen (zum Beispiel in Adobe InDesign). Eine Seite mit transparenten Objekten in Adobe InDesign weist ein charakteristisches Karomuster auf 22 Teil 1. Erste Schritte 23

4 in Pfade. Den zugehörigen Befehl findet man im Menü Erweitert unter Transparenz-Reduzierung-Vorschau. Acrobat kann das Ergebnis einer Validierung an die PDF-Datei anhängen, so dass auch künftig alle Details des Vorgangs jedem Benutzer des Dokumentes zur Verfügung stehen. Preflight-Profile Die Preflight-Funktion von Acrobat ermöglicht die Validierung einer PDF-Datei nach fast beliebigen Kriterien (diese werden in so genannten Preflight-Profilen zusammengefasst) Preflight von PDF-Dokumenten Die eingebaute Preflight-Funktion ermöglicht die Erkennung von Fehlern und die Validierung von PDF-Dateien gemäß frei definierbarer Richtlinien, die den gewünschten Qualitätsstandard beschreiben. Unter Verwendung der eingebauten und sehr leistungsfähigen Preflight-Funktion lässt sich sogar eine PDF/X-1a- und PDF/X-3-Konformitätsprüfung durchführen: eine Prepress-Lösung aus einem Guss PDF/X-Validierung aus einem Guss Wahl vordefinierter Preflight-Profile in Adobe Acrobat 6 Professional Nach Abschluss des Vorgangs wird ein ausführlicher Bericht erstellt. Editieren der Preflight-Profile in Adobe Acrobat 6 Professional Richtlinien für Preflights von PDF-Dateien lassen sich als so genannte Preflight-Profile sichern. Acrobat ermöglicht das Überprüfen von PDF-Dokumenten auf die Einhaltung nahezu beliebiger, durch den Benutzer definierbarer Qualitätsstandards. Der Weg zu einer PDF/X-3-konformen Datei war bisher steinig und äußerst umständlich. In Adobe Acrobat 5.05 musste man zur Erstellung PDF/X-konformer PDF-Dateien den Umweg über Acrobat Distiller 5 gehen, PDF/X-konforme Einstellungen einrichten und eine geeignete PostScript-Datei erstellen (eine sehr empfehlenswerte.joboptions- Einstellungsdatei für den PDF/X-3-Workflow hat der bekannte Prepress-Consultant Stephan Jaeggi zusammengestellt). Anschließend galt es, mittels der Freeware PDF/X-Inspector von callas software gmbh die PDF/X-Validierung vorzunehmen. Schlug diese Validierung fehl, musste man die Satzdatei korrigieren und den ganzen Vorgang wiederholen. Das Anhängen eines Preflight- Validierungszertifikates wurde abgeschlossen Ergebnisübersicht einer Validierung Ein besonderes Highlight der Preflight- Funktion von Adobe Acrobat 6 Professional ist die PDF/X-1a- und PDF/X-3-Konformitätsprüfung. Gesicherte Ergebnisse eines abgeschlossenen Preflight-Vorgangs PDF-Validierung in Adobe Acrobat 6 Professional Mittlerweile ist die bewährte und ausgereifte PDF/X-Preflight- Engine von callas software gmbh ein integraler Bestandteil von Adobe Acrobat 6.0 Professional. Adobe hat sich so eine zeitraubende Eigenentwicklung erspart und im Gegenzug die rasche und zuverlässige Portierung der Software auf Mac OS X (ab Version 10.2.x) ermöglicht. Ergebnis einer erfolgreichen PDF/x-3-Konformitätsprüfung über die Preflight-Funktion von Acrobat 24 Teil 1. Erste Schritte 25

5 Der Zugriff auf die Preflight-Funktionalität samt der PDF-Konformitätsprüfung geschieht in Adobe Acrobat 6 Professional über den Menüpunkt Dokument > Preflight. von Acrobat gezielt auf die benötigte Dateigröße reduzieren. Zum Einsatz kommen hierzu bei Farb- und Graustufenbildern nicht nur das ZIP- und JPEG-Verfahren, sondern erstmals auch die Waveletbasierte JPEG-2000-Kompression, in mehreren Qualitätsstufen wahlweise mit und ohne Kompressionsartefakten. In Adobe Acrobat 6 Distiller wurden zusätzliche Optionen zur PDF/X-1a- und PDF/X-3-Validierung in den PDF-Einstellungen auf einer eigenen Registerkarte mit der Bezeichnung PDF/X zusammengefasst. JPF ist eine erweiterte Implementierung von JPEG JPEG-2000 unterstützt eine Farbtiefe von 16 Bit und darüber hinaus 8-Bit-Transparenzen. Zulässige Dateierweiterungen für JPEG-2000-Bilder beinhalten: *.JPF, *.JPX, *.JP2, *.J2K, *.J2C, *.JPC. JPEG-2000-Optionen beim Export von Bildern aus Acrobat 6 Preflight und PDF/X-3-Validierung in Adobe Acrobat 6 Für den Anwender gestaltet sich der Einsatz von PDF/X sehr intuitiv. Die Lösung ist konsequent aus einem Guss und umfassend. Der PDF/X-1a- und PDF/X-3-Workflow wurde sowohl in Acrobat 6 als auch in Acrobat Distiller integriert PDF 1.5: Noch komprimierbarer, noch sicherer, noch fähiger Adobe Acrobat 6 führt eine neue Version des PDF-Datenformates ein: PDF 1.5. PDF 1.5 beherrscht eine Fülle neuer Funktionen, unter anderem die Wavelet-basierte JPEG-2000-Komprimierung. Neue Exportformate vereinfachen den Datenaustausch mit anderen Anwendungen des Publishing-Workflows. Datenkompression mittels JPF (JPEG-2000) in PDF 1.5 Adobe Acrobat 6 bringt die leistungsfähigste Datenkompression, die es je im PDF-Format gab. Erstmals kann man umfangreiche Optimierungen direkt an PDF-Dokumenten vornehmen, also ohne den sonst üblichen Umweg über die Erzeugung von Adobe PostScript und den anschließenden Aufruf von Adobe Acrobat Distiller. Dank des so genannten PDF-Optimizers lassen sich Bilder einer PDF-Datei in jeder gewünschten Kompressionsstufe innerhalb Adobe Acrobat 6 erstellt PDF-1.5- und JPF-Dateien, die um bis zu % kleiner sind als vergleichbare Dokumente aus Adobe Acrobat 5. PDF-1.5-Dokumente mit JPEG-2000-Kompression können in Acrobat ab der Version 6 geöffnet werden. Ebenen-Unterstützung In einer Welt, die zunehmend von der Globalisierung geprägt wird, lautet die Devise sehr oft: Think globally, act locally. Lokale Märkte werden in der jeweiligen Landessprache adressiert; was liegt da näher, als die einzelnen Sprachversionen eines Dokumentes in einer einzigen Datei auf separaten Ebenen zu speichern? Der sprachunabhängige Anteil bleibt immer sichtbar; der lokalisierte Anteil kann als Ebene ein- und ausgeblendet werden. So ließen sich in kürzester Zeit lokalisierte Prospekte mit minimalem Zeitaufwand, bei dennoch gleich bleibender Qualität, in der jeweiligen Landessprache gestalten. Da es bisher nur selten Software gibt, die PDFs mit Ebenen unterstützt, darf man auf eine ganze Fülle kleinerer und auch größerer Software-Updates sowohl von Adobe als auch von Drittherstellern gespannt sein, die das neue PDF-1.5-Format erstmals mit Ebenen-Unterstützung und JPEG-2000-Kompression sukzessive in die Palette der Adobe-Programme einführen. Kopf- und Fußzeilen Praktischerweise kann man nun auch Kopf- und Fußzeilen, den Hintergrund einer Seite und sogar Wasserzeichen direkt in Adobe Acrobat 6 definieren. So kann man PDF-Dateien schnell kennzeichnen und PDF-Dokumente weitergeben, die lediglich als Testdruck dienen sollen Einfachere Handhabung Adobe Acrobat 6 bringt zahlreiche Optimierungen in Hinsicht auf die Handhabbarkeit von PDF-Dateien, die die tägliche Arbeit mit umfangreichen Dokumenten deutlich effizienter gestalten. Lupen-Werkzeug: Ansicht in 1000 % Zoomstufe Lupen-Werkzeug: stufenloses Zoomen bis zu 6400 % in Acrobat 6 26 Teil 1. Erste Schritte 27

6 Exportformate Adobe Acrobat 6 Professional unterstützt folgende Exportformate: c XML 1.0, c XML-Datenpaketdateien, c HTML 3.2, c HTML 4.01 mit CSS 1.00, c JPEG-2000, c JPEG, PNG, TIFF, c Microsoft Word-Dokument, c PostScript: Die gewünschten Seiten der PDF-Datei werden in eine PostScript-Datei geschrieben; neben der Wahl der Sprachversion (Adobe PostScript Level 1, Adobe PostScript Level 2 oder Adobe PostScript 3) lässt sich auch der Transparenzgrad festlegen und das Ersetzen von TrueType- durch PostScript-Type-1- Schriften veranlassen, um Probleme bei der Ausgabe der Daten auf ein PostScript-fähiges Gerät zu vermeiden, c Encapsulated PostScript (EPS): Einzelne Seiten der PDF-Datei werden im EPS-Format gesichert und können in zahlreichen Bildbearbeitungs-, Layout- und Vektorgrafikprogrammen platziert werden, c Text (plain) mit der Option UTF-8 und UTF-16, c Text (verfügbar), c RTF (Rich Text Format): Der Befehl Datei > Speichern unter exportiert einspaltigen Text samt der Formatierung. Zoomen mit höchster Geschwindigkeit Während es beim Schritt von Acrobat 5.0 auf 5.05 lediglich darum ging, die Kompatibilität zu Mac OS X auch ohne die Classic- Umgebung zu gewährleisten, handelt es sich bei Acrobat 6 um ein komplett neu entwickeltes Programm. Dadurch ist die Arbeitsgeschwindigkeit erheblich gestiegen. Eine der Funktionen, die dies deutlich unter Beweis stellen, ist die Zoom-Funktion, das Lupen- Werkzeug oder Schwenken und Zoomen. Bei gedrückter Maustaste kann man in PDF-Dokumenten im dynamischen Zoom auf eine neuartige Weise ununterbrochen hinein- und hinauszoomen. Die Funktion Schwenken und Zoomen erlaubt es, sich auf der Seitenübersicht, die man vor- und zurückblättern kann, den gewünschten Ausschnitt anzeigen zu lassen. So lassen sich auch PDF-Dokumente mit sehr großen Ausmaßen betrachten, auf Wunsch sogar pixelgenau mit bis zu 6400 % Vergrößerung. Tabellen Auch die Fähigkeit, Tabellen mittels des Tabellen-Auswahlwerkzeuges anzuwählen und zu kopieren, gehört zu den praktischen und höchst willkommenen Neuerungen Import und Export von Objekten Zahlreiche Import- und Exportformate vereinfachen den Datenaustausch mit anderen Applikationen in einer bisher nie da gewesenen Dimension. Adobe Acrobat 6 ist erstmals reif für automatisierbare XML-Workflows. Acrobat 6 beherrscht direkten Import diverser Datenformate. Unterstützt werden sowohl Standards aus der Windows-Welt als auch typische Mac-Formate. Beim Import und Export von Grafiken stehen dem Anwender recht ausgefeilte Kompressionsoptionen, darunter erstmals die JPEG-2000-Komprimierung, zur Verfügung. Export von Dokumenten und Seitenobjekten aus Adobe Acrobat 6 Der Datenaustausch mit anderen Applikationen wurde einfacher als je zuvor. Acrobat 6 unterstützt den komfortablen Export einer kompletten Datei in ein anderes Datenformat mit dem Befehl Datei > Speichern unter. Der aus früheren Versionen bekannte Befehl zum Extrahieren von Bildern aus einer PDF-Datei wurde ins Menü Erweitert verlagert und nennt sich nun Alle Bilder exportieren. Auswahl des Ausgabeformats beim Speichern einer PDF-Datei mit dem Befehl Datei > Speichern unter Zu den Highlights von Adobe Acrobat 6 zählen neue Exportformate, die das Programm erst in dieser Version beherrscht. Zu den bisherigen Exportformaten Adobe PDF Files, Encapsulated PostScript (.EPS), JPEG, PNG, PostScript (.PS), Rich Text Format (.RTF) und TIFF sind nun auch JPEG-2000, HTML 3.2, HTML 4.01 mit CSS 1.00 und Microsoft Word-Dokument (.DOC) hinzugekommen. Schließlich dürften Crossmedia-Publisher, die einen medienneutralen XML-Workflow praktizieren, sicherlich den Export im noch seltenen, aber hierfür unerlässlichen XML-1.0-Format begrüßen. Möglich wurde dies dank der Integration von XML-basierten Strukturinformationen in die PDF-Technologie (PDF-Tags). Zwischen Tagged-PDF und XML Zu den leistungsfähigsten Neuerungen der Version 5 von Acrobat gehörte die Unterstützung für Tagged-PDF (auch als markiertes PDF oder ebook-tags bezeichnet) und zahlreiche darauf aufbauenden Funktionen, beispielsweise das TouchUp-Reihenfolgewerkzeug zum Bestimmen der logischen Anordnung von Seitenelementen. Tagged-PDF ebnete den Weg zur Implementierung solcher Funktionen wie automatischer Textumbruch, die Einhaltung einer logischen Reihenfolge beim Export von Objekten, Zugriff für Sehbehinderte etc. In Adobe Acrobat 6 wurde die Editierbarkeit von PDF-Dokumenten verbessert und die Möglichkeit geschaffen, Elemente einer PDF-Datei über eine XML-Datenbank in Publishing-Systeme einzubinden. Der Befehl Datei > Dateigröße verringern ermöglicht das Abspeichern einer ungeschützten PDF-Datei außer im PDF-1.5-Format auch kompatibel zu älteren Versionen von Acrobat: als PDF 1.3 und PDF 1.4. Dialogfenster Dateigröße verringern Export von PDF-Dateien in den Formaten TIF, JPEG, PNG Export von PDF-Dateien aus Acrobat in den Formaten TIF, JPEG, PNG mit dem Befehl Erweitert > Alle Bilder exportieren hat gegenüber dem Befehl Datei > Speichern unter den Vorteil, dass im ersteren Fall die extrahierten Bilder bereits in einer freigestellten Fassung vorliegen. Unter Verwendung beider Funktionen gehen natürlich sämtliche Vektorinformationen (darunter Schriften) verloren. Die entstandenen Pixelbilder können anschließend in einem Bildbearbeitungprogramm wie zum Beispiel Adobe Photoshop geöffnet und editiert werden. Der Befehl Datei > Dateigröße verringern ermöglicht das Abspeichern einer ungeschützten PDF-Datei außer im PDF- 1.5-Format auch kompatibel zu älteren Versionen von Acrobat: als ein PDF-1.3-, PDF-1.4- und PDF-1.5-Dokument. 28 Teil 1. Erste Schritte 29

7 Hinzufügen von PDF-Tags zu einem PDF-Dokument Das Hinzufügen von PDF-Tags zu einem PDF-Dokument gelingt in Adobe Acrobat 6 sowohl unter Windows als auch unter Mac OS X, und zwar: Austausch von Kommentaren in Arbeitsgruppen Der Austausch von Kommentaren gestaltet sich in Adobe Acrobat 6 intuitiver und einfacher als je zuvor. c in Adobe Acrobat 6.0 Standard über den Menübefehl Erweitert > Zugriff/Barrierefreiheit > Zugriff ermöglichen, c in Adobe Acrobat 6.0 Professional mit dem Befehl Erweitert > Zugriff/Barrierefreiheit > Tags zu Dokumenten hinzufügen. Hinzufügen von Tags zu einem PDF-Dokument in Adobe Acrobat 6 Standard Bearbeiten von PDF-Seitenelementen in Adobe Acrobat 6 Während sich PDF-Dateien bisher nur unter Windows nachträglich mit Tags versehen ließen und Mac OS-Anwender PDF-Tags bereits bei der Erstellung der PDF-Datei berücksichtigen mussten, kann man nun eine PDF-Datei sowohl unter Windows 2000/XP als auch Mac OS X nachträglich taggen. Revisionsworkflow: Offline- und Online- Kommentare in Arbeitsgruppen Ähnlich wie das aktuelle Webdesign-Flaggschiff Adobe GoLive bietet auch Acrobat Unterstützung für WebDAV (Web-Distributed Authoring and Versioning), einen anerkannten Standard für Teamarbeit im Netz. Zahlreiche leistungsfähige Funktionen koordinieren Arbeitsschritte im Netzwerk. Mehrere Mitglieder eines Teams können mit Hilfe eines Webbrowsers gleichzeitig dieselbe Adobe PDF-Datei bearbeiten, indem sie darin enthaltene Kommentare redigieren, neue Anmerkungen hinzufügen und die durchgeführten Modifikationen digital signieren. Revisionen-Management in Adobe Acrobat 6 PDF-Optimierung PDF-Optimierung, verfügbar über einen Befehl aus dem Menü Erweitert von Adobe Acrobat 6 Professional, entspricht etwa (stark ausgebaut und erweitert) der Funktion Werkzeuge > PDF Consultant von Acrobat 5. Die Funktion PDF-Optimierung übernimmt die Analyse und Reparatur von PDF-Dokumenten: Das Entfernen von Kommentaren, JavaScript-Vorgängen und andere Optimierungen werden auf Knopfruck umgesetzt. Funktionen zum Austausch von Kommentaren in Arbeitsgruppen Kommentare lassen sich nicht nur offline anbringen, sondern auch online mittels eines Webbrowsers bearbeiten und/oder via verschicken. Die benötigten Befehle findet man u.a. im Menü Datei. Versenden von Kommentaren aus Acrobat 6 heraus ( Datei > Per zur Überprüfung senden ) Hinzufügen von Tags zu einem PDF-Dokument in Adobe Acrobat 6 Professional Kommentar-Werkzeuge in Adobe Acrobat 6 mit Zusatzfunktionen Es ist zudem einfacher als je zuvor, den Überblick über vorgenommene Änderungen und Änderungswünsche zu behalten. Dank des leistungsfähigen Review-Trackers kann man den Verlauf von Redaktionsprozessen mühelos mitverfolgen. Entfernen überflüssiger Elemente einer PDF-Datei mit Hilfe der Funktion Erweitert > PDF-Optimierung Besonders elegant gelungen ist die Handhabung von Bildern in Adobe Acrobat 6 Professional. Hierbei wird nicht die PDF-Datei samt aller Kommentare verschickt, sondern es werden über eine URL-Adresse nur Kommentare, die in der PDF-Datei enthalten sind, ausgetauscht. Mittels des Review-Trackers werden alle Beteiligten des Kommentarkreislaufes auf dem Laufenden gehalten. 30 Teil 1. Erste Schritte 31

8 Fehlendes Euro-Zeichen in PDF-Dokumenten Das Euro-Währungssymbol gehört mittlerweile in allen aktuellen Zeichensätzen zum Standard. Bei PDF-Dokumenten können dennoch Probleme auftreten, wenn eine veraltete Version der Schrift aufgerufen wird, die das Euro-Zeichen noch nicht unterstützt. Bei der Ausgabe des betreffenden Dokumentes als PDF- Datei sollte man die korrekte Version der Schrift in das Dokument einbetten, damit es unabhängig von der lokal installierten Version des Zeichensatzes auf jedem Rechner dargestellt werden kann. Vor der Distribution der Datei sollte man sicherheitshalber mit Hilfe des Befehls Datei > Dokumenteigenschaften > Schriften überprüfen, ob die benötigten Zeichensätze eingebettet wurden. Den Fehler kann man im Vorfeld an dem Aussehen der Schrift nicht erkennen. Die Tatsache, dass das Euro-Zeichen in einer PDF-Datei auf einem bestimmten Computer korrekt dargestellt wird, besagt noch nichts über die Darstellung auf einem anderen System, wo eine möglicherweise ältere Version der benötigten Schrift installiert ist. Bei der Ausgabe der PDF-Datei sollte man unbedingt darauf achten, dass die korrekte Version der Schrift eingebettet wurde, da die separate Weitergabe der Schrift in der Regel gegen die Lizenzbedingungen verstößt. Das Einbetten von Schriften empfiehlt sich auch im Falle der Verwendung von osteuropäischen Schriften, bei traditionellem und vereinfachtem Chinesisch, Koreanisch, Japanisch, Hebräisch, Arabisch und kyrillischen Zeichen. Andernfalls müssen die Schriften auf dem Zielsystem in der benötigten Version installiert sein. Zur Gewährleistung einer Optimieren der Auflösung von Bildern und der Dateigröße unter Verwendung der Funktion Erweitert > PDF-Optimierung Adobe Acrobat 6 kann erstmals die Auflösung von Bildern, die in einer PDF-Datei integriert sind, ohne den Aufruf von Distiller reduzieren und eine nachträgliche Komprimierung vornehmen. Aus einer hochaufgelösten PDF-Satzdatei entsteht so (ohne den Aufruf der Ursprungsapplikation) beispielsweise eine Variante in 72 dpi, die sich elegant per verschicken lässt. Kompatibilität mit Vorgängerversionen Die Weiterentwicklung der PDF-Technologie wird quasi zwangsweise zum Preis einiger Inkompatibilitäten mit den Vorgängerversionen erkauft. Der Versuch, eine neuere PDF-Version mit einer älteren Version von Acrobat zu öffnen, kann zu gewissen Unannehmlichkeiten führen, die man nach Murphys Gesetz meist erst dann entdeckt, wenn sich die CD bereits auf dem Wege zum Kunden befindet. Viele Überraschungen lassen sich rechtzeitig vermeiden, weil die meisten Inkompatibilitäten gut bekannt und dokumentiert sind. Achtet man darauf, mit welchem Programm eine Adobe PDF-Datei erstellt wurde, um welche PDF-Version es sich handelt und ob die verwendete Acrobat-Software dem Stand der Technik entspricht, kann man sich viele unnötige Experimente gleich im Vorfeld ersparen. Zu den wichtigsten Einschränkungen, die man beachten sollte, gehören folgende Tatsachen: c PDF-Dateien mit einer 128-Bit-Verschlüsselung setzen Acrobat 6 oder 5 voraus, c (semi-)transparente Objekte werden erst im PDF-1.4- und PDF-1.5-Format unterstützt, können aber erstmals in Adobe Acrobat 6 in intransparente (also belichtbare) Dokumente reduziert werden, c die Verwendung neuer JavaScript-Operatoren setzt neuere Acrobat-Software voraus, ältere JavaScript-Konstrukte können die korrekte Darstellung der Datei in einer neueren verhindern, c einige CMaps setzen eine neuere Version von Acrobat voraus. Darüber hinaus sind in Acrobat nur Sicherheitsfunktionen verfügbar, die mit der aktuellen PDF-Version kompatibel sind. Besonders nützlich ist die Möglichkeit, über die Funktion Dateigröße verringern aus dem Menü Datei von Acrobat das PDF-Dokument rückwärtskompatibel zu älteren Acrobat-Versionen abzuspeichern. Bedienungskomfort Nebenbei ist Adobe Acrobat 6 auch noch deutlich einfacher zu bedienen als die Version 5. Traditionelle Büroanwender können sich über das so genannte Verfahren-Fenster durch die neue Funktionalität mit Leichtigkeit hangeln. Die Funktionskategorien sind verständlich formuliert und bieten einen Überblick über den Leistungsumfang. Dazu zählen: PDF erstellen, Prüfen & Kommentieren, Schützen, Unterschreiben, Erweiterte Bearbeitung, Druckproduktion und andere. Aufruf des Verfahren-Fensters in Adobe Acrobat 6 Professional maximalen Portabilität und einer originalgetreuen Wiedergabe empfiehlt sich daher das Einbetten aller verwendeten Schriften, vorausgesetzt dass die Lizenzbedingungen der Schrift dies erlauben. Um die Dateigröße zu reduzieren, kann man eventuell nur das Einbetten von Untergruppen der verwendeten Schriften anfordern, um nur die benötigte Auswahl der Glyphen zu berücksichtigen. Das Verfahren-Fenster von Adobe Acrobat 6 Professional 32 Teil 1. Erste Schritte 33

9 Verknüpfungen in PDF-Dokumenten Damit eine PDF-Datei auf allen gewünschten Zielplattformen zuverlässig funktioniert, muss die Namensgebung allen Normen des jeweiligen Betriebssystems genügen. In der Praxis bedeutet es, dass man Windows, Mac OS X und andere UNIX-Systeme (Linux, Solaris etc.) und das klassische Mac OS abdecken sollte. Besonders wichtig ist es unter Verwendung von Verknüpfungen, da hier der kleinste Fehler die Navigation unbrauchbar macht. Bei der Benennung von Dateien fällt der gemeinsame Nenner für die wichtigsten Betriebssysteme immer noch eher knapp aus: Man ist auf der sicheren Seite unter Verwendung von Großbuchstaben im Format 8.3 ohne Sonderzeichen, Bindestriche, Leerzeichen, Akzente oder Umlaute, ein Unterstrich _ geht dagegen immer in Ordnung. Verwendung von Firewalls Adobe Acrobat 6 kann in der Regel keine Internetverbindung über eine Firewall aufbauen (Firewalls dienen zur Abwehr unerwünschter Datentransfers zwischen dem Internet und einem lokalen Netzwerk), es sei denn man konfiguriert den Computer für einen Proxy-Zugang. Hierfür muss man die Adresse des Proxy-Servers falls ein solcher zur Verfügung steht in den Netzwerkeinstellungen des lokalen Computers eintragen. Unter Verwendung eines Proxy-Servers kann man also auch hinter einer Firewall aus Adobe Online, WebCapture und der Online-Registrierung Nutzen ziehen. Als Kompromiss für alle Zielgruppen kann man dieses Verfahren- Fenster mittels eines optionalen Klicks auf die Schaltfläche Verfahren-Fenster bei Programmstart zeigen jederzeit auch wieder (de-)aktivieren. Adobe hat in der neuen Version 6 eigentlich die lange von vielen Profianwendern gehegten Wünsche erfüllt und sogar die hoch gesteckten Erwartungen der Anwender aus der Druck- und Medienindustrie übertroffen. Routinierte Acrobat-Profis dürften sich die neuesten Grundlagen recht rasch aneignen und auf solch eine Hilfestellung wohl eher nur anfangs zurückgreifen wollen. Wer sich beruflich bedingt sehr intensiv mit Adobe Acrobat 6 Professional befassen möchte, der wird schon bald über eine derart einfache Hilfestellung hinauswachsen. Und auf die wirklich komplexen Fragen kann auch die sonst mit viel Liebe zum Detail erstellte Acrobat-6-Hilfefunktion kaum erschöpfende Antworten geben PDF-Zertifizierung Der Austausch digitaler Dokumente via Netzwerk stellt besondere Anforderungen an die Sicherheit der Daten. Adobe kam dem Wunsch der Anwender mit verbesserten Sicherheitsfunktionen in Acroabt 6 und dem Adobe PDF-1.5- Format entgegen. Auch das PDF-Sicherheitskonzept wurde überdacht und erweitert. So hat Adobe in Acrobat 6 digitale Signaturen und Dokumentensicherheit miteinander verknüpft und erstmals so genannte zertifizierte Dokumente eingeführt. Zertifizierte Dokumente können anhand einer digitalen ID, die entweder von Adobe-Partnern vergeben und validiert wird (im Menü Datei > Speichern als zertifiziertes Dokument ), oder anhand eigener Benutzer-IDs validiert und als echt eingestuft werden. 1.2 Installation von Adobe Acrobat 6 Standard und Professional Mit der Version 6 von Adobe Acrobat ändern sich einmal wieder die Systemvoraussetzungen. Adobe Acrobat 6 unter Windows Adobe Acrobat 6 Standard und Professional setzt ein NT-basiertes Windows voraus, also konkret Windows NT 4, Windows 2000 oder Windows XP. Windows NT 4 wird von Microsoft nicht mehr unterstützt. Wer also Support benötigt, muss sich für die Version 2000 oder XP entscheiden. Professionelle Anwender, die auf höchste Sicherheit und aktuelle Software-Features angewiesen sind, setzen immer mehr auf Windows XP. Der Umstieg von Windows 2000 zu Windows XP ist derzeit (noch) optional. Adobe Acrobat 6 unter Mac OS X Anders hingegen bei Macintosh-Anwendern. Hier ist die minimale Einstiegsversion Mac OS X Alle Mac OS-Versionen davor, also Mac OS X 10.0 bis einschließlich und Mac OS 8.x/9.x, werden nicht mehr unterstützt. Mac OS (die letzte Version des klassischen Mac OS) lässt sich auf aktuellen PowerMac G5s ohnehin nicht mehr nativ starten. Als Konsequenz hieraus fokussiert das vorliegende Buch auf Windows 2000 und XP, Mac OS X 10.2.x (alias Jaguar) und Mac OS X 10.3 (alias Panther), um sich im Interesse des Lesers auf die wirklichen Neuerungen zu konzentrieren. Die Installation von Adobe Acrobat 6 verläuft unter Windows und Mac OS sehr unterschiedlich. Unter Windows wird die Software mit einem Installationsprogramm eingerichtet; unter Mas OS X manuell kopiert. Wer den vollen Leistungsumfang von Adobe Acrobat 6 Standard oder Professi0nal nutzen möchte, muss gegebenenfalls noch die Quick- Time-Software, vorzugsweise in der Version 6.x, auf seinem System einrichten. Beschleunigung Professionelle Anwender, die aktuelle Adobe-Applikationen wie Adobe InDesign CS, Adobe InCopy CS, Adobe Photoshop CS, Adobe Illustrator CS, Adobe GoLive CS und eben Adobe Acrobat 6 Standard oder Professional verwenden wollen, werden bemüht sein, mit bestehender Hardware die höchstmögliche Performance zu erzielen. Soweit sich diese Performance-Optimierung auf Festplatten bezieht, kann man sie durch die Einrichtung von Festplatten-RAID-Arrays merklich erhöhen. Mac OS X in der aktuellen Version 10.3.x unterstützt softwarebasierte RAID-Arrays. Anwender von Mac OS X können ohne den Kauf eines zusätzlichen Kontrollers Festplatten in RAID-Arrays vom Typ Stripe für die Geschwindigkeitssteigerung oder vom Typ Mirror für erhöhte Sicherheit mit den Bordmitteln des Betriebssystems einrichten. Unter Verwendung von HFS- Extended Journaled kann man zudem von der verbesserten Zuverlässigkeit des Dateisystems profitieren. Das HFS Extended Journaled -Dateisystem wird erst ab Mac OS X unterstützt. Doch nichts ersetzt aktuelle Hardware, wenn man mit aktueller Software arbeiten möchte. Mac-Anwendern sei als Desktop-System ein PowerMac G5 mit dem neuen Serial-ATA-Bus und dem modernen HFS Extended Journaled -Dateisystem ans Herz gelegt. Ein Power Mac G5 bietet, u.a. auch dank der neuen dualen 64-Bit- (extern derzeit 42 Bit-) PowerPC G5-CPU (alias IBM PowerPC 970 ) und des komplett neu entwickelten Motherboards mit bis zu 8 GByte Dual-Channel-Speicher, unter Panther eine deutlich höhere Performance als sein G4-Vorgänger. 34 Teil 1. Erste Schritte 35