Formular Umsatzsteuervergütung - Ausfüllanleitung (nach erfolgter Registrierung) Stand: März 2013

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1 Formular Umsatzsteuervergütung - Ausfüllanleitung (nach erfolgter Registrierung) Stand: März

2 Login BOP-Portal Für die USt-Vergütung inländischer Unternehmer ist derzeit nur die Auswahl Software-Zertifikat möglich!! Nach erfolgreichem Abschluss der Registrierung und dem erstmaligen Login müssen alle zukünftigen Logins über die Login -Schaltfläche der BZStOnline-Portal-Startseite erfolgen. Bitte beachten Sie, dass Sie dabei zuerst die Art des Login (Software-Zertifikat) auswählen müssen. 2

3 Bei Verwendung eines Software-Zertifikats erscheint ein Eingabedialog für den Pfad zur Zertifikatsdatei (im Regelfall ist der Pfad bereits richtig voreingestellt) und eine PIN-Abfrage. Hinweis: Hinweise zum Ablauf der Registrierung können Sie unseren Fragen und Antworten entnehmen. 3

4 Falls Ihre Zertifikatsdatei nicht bereits vorausgewählt ist, müssen Sie zuerst den gültigen Pfad auswählen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche: Durchsuchen. 4

5 Über die Dialogbox wählen Sie die entsprechende Datei aus. 2. Diese öffnen Sie bitte mit der Öffnen -Schaltfläche. 5

6 Monika Mustermann! Monika Mustermann Hier kommt man zum USt- Vergütungsformular für inländische Unternehmer (siehe ab Seite 9). Einzelheiten zu dieser Funktion erhalten Sie auf der folgenden Seite. Nach erfolgreicher Überprüfung der Zertifikat-Datei und Ihrer eingegebenen PIN erreichen Sie die Startseite Ihres privaten Bereichs im BZStOnline-Portal. 6

7 Formularauswahl Achtung: Bevor Sie das erste mal Belege versenden können, müssen Sie sich für diesen Dienst freischalten lassen. Für die Freischaltung der elektronischen Übermittlung von Belegen wählen Sie bitte den Menüpunkt Dienste Antrag auf Freischaltung zur elektronischen Übermittlung von Belegen. 7

8 Die Freischaltung zum Belegupload ist nur einmal erforderlich. Sollten Sie z.b. für Ihre Mandanten mehrere Profile anlegen, müssen Sie den Belegupload nicht erneut freischalten lassen. 8

9 Formularauswahl Wählen Sie bitte den Antrag auf Umsatzsteuervergütung inländischer Unternehmer im Ausland aus. 9

10 Auswahl Profil (Umsatzsteuervergütungs- Profil) oder Steuernummer 1. MM Sie haben die Möglichkeit als Vertreter ein Profil für einen Mandanten auszuwählen oder (Die Erstellung der Profile erfolgt über Umsatzsteuervergütungsprofile, siehe Seite 11) 2. Ihre eigene Steuernummer einzugeben (für den eigenen Antrag). 10

11 Hier können Sie Umsatzsteuervergütungsprofile anlegen und bearbeiten. Hier können Sie Unternehmensprofile anlegen, bearbeiten und importieren. Weitere Informationen können der Seite 12 entnommen werden. Das Anlegen von Profilen ist nicht erforderlich, aber vorteilhaft. Es hilft Ihnen bei der schnelleren Erledigung Ihrer Aufgaben. Angaben, die Sie im Profil gespeichert haben, können vereinfacht übernommen werden. 11

12 Durch das Anlegen von Unternehmensprofilen können die Adressdaten der Lieferanten vereinfacht eingetragen werden (siehe Punkt 3 des Antragsformulars: Anlage zum Antrag auf Vergütung der Umsatzsteuer). 12

13 Achtung: Die Änderung der Steuernummer, des Erstattungsstaates und des Vergütungszeitraums ist nach der erstmaligen Auswahl nicht mehr möglich. Bei Berichtigungen sind alle Angaben und Belege erneut einzutragen. Bitte beachten Sie die Hinweise zur Berichtigung. Für jeden Erstattungsstaat muss ein separater Antrag ausgefüllt werden. Hinweis: Die Auswahl des Staates überträgt sich in die Anlage zum Antrag. 13

14 Sie haben die Möglichkeit hier zu den einzelnen Rubriken des Antrages zu navigieren (Erläuterungen folgen ab Seite 16). Die Fortsetzung ist auf der nächsten Seite zu sehen! 14

15 Dieser Teil gehört noch mit zur vorhergehenden Seite! Bisherige Eingaben speichern Antrag ist absendefertig (siehe Seite 28-31) Antragsbearbeitung abbrechen Über die obigen Schaltflächen können Sie den Antrag Abbrechen, Speichern oder Fertigstellen. 15

16 Über diese -Adresse wird sämtliche Kommunikation mit der Erstattungsbehörde stattfinden. Über dieses Feld gelangen Sie zu den Auswahlmöglichkeiten der Tätigkeitsbeschreibungen (siehe folgende Seiten). Die mit * gekennzeichneten Formularfelder müssen ausgefüllt werden. 16

17 Bitte wählen Sie eine der Tätigkeitsbeschreibungen aus, die auf Ihren Betrieb zutrifft. Die Erstattungsstaaten fordern die Angaben zu Ihrer Tätigkeit. Sollte keine Kategorie zutreffen, wählen Sie bitte eine ähnliche Tätigkeit. 17

18 Durch einen Klick auf + öffnen sich die weiteren Unterkategorien. Es ist möglich, nacheinander mehrere Tätigkeitsbeschreibungen auszuwählen. In diesem Menüpunkt sind Angaben über die Art der ausgeführten Tätigkeit zu machen. 18

19 Vertreter/Bevollmächtigter kann auch aus einem anderen Staat kommen. Damit ist die Steuernummer oder USt-IdNr gemeint!! Vorhandene Auswahl NVAT = nationale USt-IdNr TIN = Steuernummer Es besteht die Möglichkeit Angaben zum steuerlichen Vertreter auszufüllen. Die Angaben zum Identifikationsmerkmal beziehen sich hier auf den Vertreter. Ist kein Vertreter vorhanden, sind keine Angaben zu machen. 19

20 Angaben über die Bankverbindung sind hier vorzunehmen. Die mit * gekennzeichneten Formularfelder müssen ausgefüllt werden. 20

21 Die Importfunktion ist in dem Fall zu nutzen, wenn Sie Ihre Anlagen und Belege / Rechnungen bereits in die Excel-Vorlage oder in eine eigene CSV-Datei eingetragen haben (siehe Seite 26). Für das Hinzufügen einer bzw. mehrerer Rechnungen ist es erforderlich auf den Button Anlage hinzufügen zu klicken. Hinweis: Bevor Sie die Importfunktion nutzen können, ist die Excel-Vorlage in eine CSV-Datei umzuwandeln. Weitere Informationen über die Excel-Vorlage oder die eigene CSV-Datei finden Sie in den Fragen und Antworten. 21

22 Seite 22 bis 24 sind eine Seite im BOP-Formular und müssen für JEDE einzelne Rechnung ausgefüllt werden! Kleinbetragsrechnungen müssen jetzt auch alle einzeln erfasst werden. Die Möglichkeit der Zusammenfassung nach Kostenarten ist entfallen!! Hinweis: Weitere Informationen über Kleinbetragsrechnungen können der Fragen und Antworten entnommen werden. 22

23 Durch einen Klick auf + öffnen sich die weiteren Unterkategorien. Das Feld Ergänzende Angaben darf nur ausgefüllt werden, sofern als Kategorie die 10 = Sonstiges ausgewählt wurde. Beachte: Manche Erstattungsstaaten verlangen, dass eine genauere Aufschlüsselung durch Angabe von Unterkategorien (Subcodes) vorgenommen wird. Fehlt diese Aufschlüsselung kann der Erstattungsstaat den gesamten Antrag ablehnen. Informationen können der Präferenzliste entnommen werden. 23

24 Der leistende Unternehmer muss nicht zwingend im Erstattungsstaat ansässig sein, deshalb ist die Auswahl eines Staates erforderlich. Die USt-IdNr wird ohne Länderkennzeichen erfasst. Durch die Auswahl des Erstattungsstaates am Anfang des Formulars, ist das Länderkennzeichen schon automatisch festgelegt. Um die Anlage (Rechnung) endgültig zu erfassen, muss noch auf Anlage hinzufügen geklickt werden. Die elektronischen Belege werden erst beim Fertigstellen des Antrages beigefügt! Die mit * gekennzeichneten Formularfelder müssen ausgefüllt werden. 24

25 Für das Hinzufügen weiterer Rechnungen ist es erforderlich auf den Button Anlage hinzufügen zu klicken. Hier sehen Sie die Übersicht über alle bisher erfassten Anlagen. 25

26 Ab dem wurde die Versionierung der Importfunktion eingeführt. Sofern Sie eine veraltete Excel-Vorlage benutzen, werden Sie beim Importvorgang der CSV- Datei darüber informiert. Hier können Sie die Excel- Vorlage herunterladen. Bitte beachten Sie, dass Sie die Excel-Vorlage vor der Bearbeitung auf Ihrem PC abspeichern. Informationen zur Nutzung der Excel-Vorlage finden Sie hier. Dieser Menüpunkt bietet die Möglichkeit zum Import einer CSV-Datei, die die Anlagen und Belege/Rechnungen enthält (siehe auch Seite 21). 26

27 Führt wieder zurück zum Anfang des Antrages (Seite 14+15). Die Erklärungen des Unternehmers sind zwingend auszufüllen. (Die mit * gekennzeichneten Formularfelder müssen ausgefüllt werden) 27

28 Hier sehen Sie Ihren fertigen Umsatzsteuervergütungsantrag. Sollten noch Änderungen erforderlich sein, können Sie den Antrag vor dem Absenden noch mal bearbeiten. Der untere Teil der Formularseite ist auf den nächsten Seiten zu sehen! 28

29 Fortsetzung von Seite 28 Fortsetzung auf Seite 30 29

30 Fortsetzung von Seite 29 Fortsetzung auf Seite 31 30

31 Fortsetzung von Seite 30 An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit Ihre Belege (Rechnungen) insgesamt dem Antrag beizufügen. Hier wird die persönliche Kopie der übermittelten Belegdateien auf Ihrem PC abgespeichert. Bitte geben Sie hier Ihre persönliche PIN ein. Hiermit senden Sie den Vergütungsantrag an das Bundeszentralamt für Steuern! 31

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