HPR-News Ausgabe 03 / März 2009

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1 vbba HPR-News Ausgabe 03 / März 2009 Förderung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf Belastungssituation als Folge der Wirtschaftskrise Pilotierung eines Familienservice im RD-Bezirk NRW zur Betreuung von Kindern und pflegebedürftigen Angehörigen Stärkung dezentraler Lösungsansätze in der Betreuung über Budgets und Alternierende Telearbeit Modifizierung der HE/GA Telearbeit 03/2008 lfd. Nr. 11 Vor dem Hintergrund der aktuellen wirtschaftlichen Lage, der daraus resultierenden Belastungssituation und des sich abzeichnenden gesellschaftlichen Wandels nimmt die Bedeutung des Themas Vereinbarkeit von Familie und Beruf für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleichermaßen zu. Die Befragungsergebnisse MAW sowie die Mitarbeiterbefragung zur Chancengleichheit zeigen einen entsprechenden Handlungsbedarf auf. Die Beschäftigten wünschen sich eine verbesserte Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch alternative Arbeitsformen, Stärkung der Teilzeitarbeit und Unterstützung in den Themen Kinderbetreuung und Pflege betreuungsbedürftiger Angehöriger. Entsprechende Angebote fördern im Interesse der BA zugleich auch den Erhalt und die Steigerung der Beschäftigungsfähigkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Zudem können sich eine verbesserte Mitarbeiterbetreuung und die Flexibilität bei Arbeitsform und Arbeitszeit auch positiv auf Motivation und Mitarbeiterbindung auswirken. Die Förderung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist daher ein zentrales Handlungsfeld der demografiesensiblen Personalpolitik der Bundesagentur für Arbeit (BA). Mit diesem personalpolitischen Konzept soll insbesondere vor dem Hintergrund der Anforderungen des demografischen Wandels die Position der BA im Wettbewerb um leistungsfähige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gesichert und ausgebaut werden, indem u. a. eine familienorientierte bzw. an den Lebenszyklusphasen der Beschäftigten orientierte ganzheitliche Personalpolitik entwickelt und realisiert wird. Die BA hat sich durch Unterzeichnung der Charta Erfolgsfaktor Familie und Beruf zu einer familienfreundlichen Personalpolitik bekannt. Die dreimalige Auszeichnung mit dem Total E- Quality Prädikat zeugt vom bisherigen Engagement, welches jetzt schrittweise durch ein entsprechendes Angebot zur Organisation für die Betreuung von Kindern und pflegebedürftigen Angehörigen und der Ausweitung des berechtigten Personenkreises für Telearbeit intensiviert werden soll. Hierzu müssen entsprechende Erfahrungen gesammelt werden. 1

2 Neue Erfahrungen zu sammeln und die Optimierung von bestehenden Regelungen, die Erkenntnissen aus der Praxis Rechnung tragen sollen, sind hierbei ein weiterer effektiver Baustein. Gerade in Zeiten, die von hohen Arbeitsvolumina und -belastungen geprägt sind, ist es wichtig, reibungslose Arbeitsabläufe durch möglichst geringe Ausfallzeiten sicherzustellen und die Vereinbarkeit von Familie und Beruf zu ermöglichen. Hier will die BA durch ein Angebot zur Unterstützung der Betreuung von Kindern und pflegebedürftigen Angehörigen und der Möglichkeit von Telearbeit einen Beitrag zur Verbesserung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf leisten. Dies im Hinblick auf die Erreichung des übergeordneten geschäftspolitischen Ziels Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter motivieren sowie Potenziale erkennen und ausschöpfen. Das bisherige Betreuungsangebot soll mittelfristig über die Erarbeitung eines Rahmenkonzeptes optimiert werden. Dieses soll sich durch Praxisorientierung, schnelle Umsetzbarkeit, Nutzen für die Beschäftigten vor Ort und die flexible Reaktion und Abdeckung von regional unterschiedlichen Bedarfslagen auszeichnen. Es werden individuelle Lösungsmöglichkeiten für die Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Einklang mit den Anforderungen der BA als Arbeitgeber geschaffen. Dabei setzt die BA klar auf dezentrale Lösungsansätze. Damit positioniert sich die BA erneut als moderner familienfreundlicher Arbeitgeber. Ziel ist, durch das Angebot eines Familienservice und Ausweitung der Telearbeit, die Motivation und die Bindung der Beschäftigten der BA zu fördern. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht wird erwartet, dass sich die Beschäftigungsfähigkeit erhöht, Ausfallzeiten verringern und die zur Verfügung stehenden Arbeitsressourcen ansteigen. Durch die neuen Möglichkeiten soll auch die Teilzeitarbeit weiter positiv gefördert werden. Die Befragung zur Chancengleichheit sowie die Ergebnisse des Audits Beruf und Familie haben gerade hier Verbesserungspotential aufgezeigt. Vor allem beim Besprechungsmanagement ist verstärkt auf die Belange der Teilzeit- und Telearbeitsbeschäftigten zu achten und die entsprechende Sensibilität für die familiäre Situation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu zeigen. Dies betrifft z. B. die rechtzeitige und passende Terminierung, zielorientierte Durchführung und ein verbindliches Terminende. Auch auf die Sicherstellung der Informationsversorgung für Teilzeit- und Telearbeitsbeschäftigte ist gezielt zu achten. Die weiteren Entscheidungen und grundsätzlichen Festlegungen der Zentrale zur Pilotierung eines Familienservice im Bezirk der Regionaldirektion Nordrhein-Westfalen und zur Betreuung von Kindern und pflegebedürftigen Angehörigen sowie zur alternierenden Telearbeit und der beabsichtigten Modifizierung der HE/GA Telearbeit 03/2008- lfd. Nr. 11 können der in Kürze erscheinenden neuen HE/GA entnommen werden. 2

3 HE/GA zur Erprobung von Grundlagen für die Fachaufsicht der Regionaldirektionen im Bereich der Rechtsbehelfsstelle SGB III der Agenturen für Arbeit In den Agenturen für Arbeit wird seit 2007 durch ein IT-gestütztes Controllingverfahren die Führung und Steuerung der Rechtsbehelfsstellen im Bereich SGB III erprobt (s. zuletzt HE/GA 05/2008, lfd. Nr. 11 Fortführung Erprobung Controllingverfahren in den Rechtsbehelfsstellen der AA in 2008). Die Daten der Agenturen wurden über das Data- Warehouse als Einzelauswertung nur für Rechtsbehelfsstellen mit mehr als vier Mitarbeitern/-innen zur Verfügung gestellt. Die Erprobung endete zum Im Rahmen einer geplanten Neuorganisation der Rechtsbehelfsstellen, die in den AA Mainz und Nürnberg derzeit eingerichtet ist, sollten die Rechtsbehelfsstellen auf der Ebene der Agenturen mit Internem Service zusammengefasst werden. Hierdurch hätten sich bundesweit Größenordnungen über vier Mitarbeitern/-innen ergeben, die aus datenschutzrechtlichen Gründen in allen Rechtsbehelfsstellen eine Führung und Steuerung ermöglicht hätte. Da die Flächeneinführung der Neuorganisation wegen der nach wie vor offenen Entwicklungen im SGB II-Bereich nicht umgesetzt worden ist, existieren bis auf weiteres Rechtsbehelfsstellen, in denen die für das bisherige Konzept erforderliche Personalausstattung von mehr als 4 Mitarbeitern unterschritten wird. Aktuell kann unter Berücksichtigung von mindestens 4 aktuellen Bedienerkennungen nur eine Auswertung in rund 50 % der Agenturen erfolgen. Zur Erfüllung des gesetzlichen Auftrags ist übergangsweise bis zu einer Neuorganisation eine sachgerechte Fachaufsicht der Regionaldirektionen in allen Rechtsbehelfsstellen unabhängig von deren Größe nach einheitlichen Kriterien bis zur Neuorganisation der Rechtbehelfsstellen SGB III, längstens bis , zu erproben. Der zeitliche Aspekt der Aufgabenerledigung in den Rechtsbehelfsstellen wird in der Vorschrift des 88 Abs. 2 Sozialgerichtgesetz (SGG) geregelt. Hier ist eine Frist von drei Monaten für die Dauer des Widerspruchsverfahrens vorgeschrieben. Die neuen Regelungen sollen eine Abwicklung der Widerspruchsverfahren unter Berücksichtigung der Vorschrift des 88 Abs. 2 SGG und eine ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung auf bisherigem hohem Niveau sicherstellen. Fachkonzept IT-Beschaffungsmanagement (GLS1) Anlass der Organisationsänderung ist die bisher auf mehrere Organisationseinheiten (IT-Systemhaus und 24 Regionale IT-Service-Stützpunkte RITS) verteilte Mobilfunkverwaltung. Diese soll künftig zentral im IT-Systemhaus in der Organisationseinheit GLS 1 (IT-Beschaffungsmanagement) gebündelt werden. Zum Auftrags- und Vertragsmanagement gehört auch die Verwaltung aller Mobilfunkverträge und Geräte (Mobiltelefone und Blackberry) in der BA. Mobiltelefone und Blackberry sowie die entsprechenden Verträge werden, im Gegensatz zu jeder anderen IT-Ausstattung, derzeit noch von dem für die einzelnen Dienststellen zuständigen RITS bestellt, verwaltet und abgerechnet. 3

4 Ziel der mit vorliegendem Fachkonzepte zu realisierenden Reorganisation ist es, die Verwaltung der Mobilfunkgeräte und Verträge in die bestehenden Prozesse für die Verwaltung von IT-Ausstattungen einzugliedern. Die organisatorischen Veränderungen sollen kostenneutral, d.h. ohne Erhöhung der Personalkosten realisiert werden und mittelfristig eine Reduzierung der Sachkosten ermöglichen. Fachkonzept für die Erweiterung der Aufgaben bei SP III 31 um den Basisdienst eakte Seit Dezember 2006 arbeitet das Vorstandsprojekt eakte an der Einführung der elektronischen Akte in der BA. Das Projekt soll planmäßig im Juli 2010 in den produktiven Pilotbetrieb gehen. Zur Vorbereitung der Überführung des Projekts in die Linienorganisation und zur Entlastung der Flächenorganisation von Entzügen sollen in einem ersten Schritt Stellen etatisiert werden. Die Organisationseinheit SP III 31 (Arbeitnehmerleistungen / Sozialversicherung der Leistungsempfänger) der Zentrale verantwortet Recht und Verfahren der Geldleistungen an Arbeitnehmer nach dem SGB III. SP III 31 trägt somit zu einer wirtschaftlichen Verwendung der Beitragsmittel bei und unterstützt die Mitarbeiter/-innen im Kundenzentrum der Agenturen für Arbeit bei der effizienten Erbringung der Geldleistungen nach dem SGB III. Im Dezember 2006 beschloss der Vorstand der BA die Einführung der elektronischen Akte (eakte) für die operative Aufgabenerledigung im Bereich des SGB III und der Familienkasse. Das Vorstandprojekt eakte wurde mit der Piloteinführung der eakte im Bezirk einer Regionaldirektion beauftragt. Im Februar 2007 bestätigte der Verwaltungsrat einstimmig die Pilot-Einführung einer eakte auf der Basis marktgängiger Dokumenten- Management-Software in den Agenturen für Arbeit und der Familienkasse. Der Vorstandsbeschluss und die daraus resultierenden Folgeaktivitäten in der BA zur Einführung der eakte stehen im Zusammenhang mit der Verwaltungsmodernisierung (Aufbau eines E-Government-Angebots) und sollen somit einen wesentlichen Beitrag zu Bürokratieabbau und größerer Bürgernähe bilden. Die Einführung elektronischer Dokumente in der öffentlichen Verwaltung soll den ungehinderten und schnellen Austausch von Daten und Informationen zwischen den Verwaltungseinheiten und ihren Kundinnen und Kunden zum Vorteil der Bürgerinnen und Bürger und der Wirtschaft sichern. Die Einführung der eakte in der BA würde somit zum Ausgangpunkt für eine nachhaltige Modernisierung der operativen Aufgabenerledigung in der Leistungserbringung nach dem SGB III und in der Familienkasse. Darüber hinaus würde die Auskunftsfähigkeit der BA erheblich gesteigert. Die bisherigen Papierakten würden abgelöst und Aufgabengebiete des Internen Dienstbetriebs (Post, Aktenhaltung) grundlegend neu gestaltet: Eingehende Post würde den Beschäftigten der Agenturen und der Familienkasse als elektronisches Dokument in einem Postkorb des Basisdienstes eakte zugehen. Die Akte als wesentliches Werkzeug würde nur über den Basisdienst eakte mit seinen beiden Komponenten DiBAS (Digitalisierung BA-Schriftgut) und DMS (Dokumenten Management System) zugänglich sein. 4

5 Die Verantwortung für das Vorstandsprojekt eakte liegt seit Projektstart in der Organisationseinheit SP III 31. Die Aufgabenwahrnehmung erfolgt bislang ausschließlich in Form der Projektorganisation durch abgeordnete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Fachteams und aus dem operativen Bereich. Zur Vorbereitung des Pilotbetriebs und der Gewährleistung eines reibungslosen Übergangs des Basisdienstes eakte vom Projekt in die Linienverantwortung soll die Steuerung des Basisdienstes eakte als weitere Kernaufgabe an das Team SP III 31 übertragen werden. HE/GA Einführung einer Leistungs- und Kompetenzbeurteilung für Auszubildende in der BA (LEKo) Mit der Einführung des Leistungs- und Entwicklungsdialogs (LEDi) als wesentliches Modul des Personalentwicklungsdesigns der BA für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden die bis dato gültigen Personalentwicklungs- und Beurteilungsrichtlinien (PEB- RL) abgelöst. Eine Ablösung der Beurteilungsrichtlinien für Nachwuchskräfte der BA (RdErl 58/2001) muss nun in einem weiteren Schritt erfolgen. Die Ausbildung von Fachangestellten für Arbeitsförderung wurde mit HE/GA 05/2008 lfd. Nr. 25 überarbeitet und kompetenzorientiert gestaltet mit dem Ziel, bereits während der Ausbildung alle Kompetenzen zu fördern, die als Grundanforderungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der BA gesehen werden können (vgl. Grundsätze für Führung und Zusammenarbeit und HE/GA 12/2008 lfd. Nr. 53). Einheitliches Ressourcen Planungssystem (ERP) Qualifizierung, Betreuung und Information der an der ERP-Einführung beteiligten Mitarbeiter/-innen und Führungskräfte des Bereichs Personal Die BA betreibt zurzeit ein ERP-Einführungsprojekt (ERP-EP) mit dem Ziel, IT- Verfahren in den Bereichen Finanzen und Personal abzulösen. Die IT-gestützten Geschäftsprozesse der Finanz- und Personalbereiche in den Internen Services werden künftig auf allen Ebenen durch eine marktgängige Standardsoftware optimiert. Projektziele sind u. a. die neue Steuerungslogik der BA durch eine verbesserte Transparenz und Einsatz der finanziellen und personellen Ressourcen zu unterstützen auf einer einheitlichen Datenbasis und durch die ganzheitliche Optimierung der Geschäftsprozesse die Arbeitsfähigkeit der Internen Services zu sichern. Mit Einführung des Standard-ERP-Systems sollen zunächst im Bereich Personal vorhandene IT-Bestandsverfahren (u. a. copw, PAS-D, PAS) sukzessive ab ersetzt werden. 5

6 Die grundsätzliche Entscheidung zur Einführung von ERP bleibt hiervon unberührt. Die Einführung des ERP-Gesamtsystems erfolgt über drei Jahre in mehreren Stufen (Referenzmodelle). Näheres wird im BA-Intranet unter Geschäftspolitik > Zentrales Projektmanagement > Projektdarstellung > ERP dargestellt. -INFO POE Einstellung von Auszubildenden im Ausbildungsberuf Fachangestellte/r für Arbeitsförderung zum Erhöhung der Quote Vor dem Hintergrund der Etatisierung zusätzlicher Stellen im Bereich SGB II und SGB III kann bei Aufrechterhaltung der bisherigen Quote die im Ausbildungspakt vereinbarte Ausbildungsquote von 7% langfristig nicht mehr erreicht werden. Aus diesem Grund soll die Anzahl der Auszubildenden mit Einstellungstermin um 200 erhöht werden. Die Erhöhung zum soll sich wie folgt verteilen: Mit EMI POE vom wurden die Quoten für Auszubildende im Ausbildungsberuf Fachangestellte/r für Arbeitsförderung zum Einstellungstermin kommuniziert. RD/ Bes. Dst. N NSB BB NRW H RPS SAT S BW BY BA-SH FamKa ZAV Fachangestellte/r für Arbeitsförderung HE/GA em@w Ende des Umsetzungsprojekts Umgang mit Anfragen Seit September 2007 wurde die elektronische Maßnahmeabwicklung em@w schrittweise in der BA eingeführt. Bis zum wurde der technische und fachliche Support für die Agenturen, die beauftragten Bildungsträger und deren Provider durch das Umsetzungsprojekt em@w sichergestellt. Das Umsetzungsprojekt em@w endete zum , wodurch eine Neuregelung der technischen und fachlichen Betreuung notwendig ist. Zukünftig sind alle Anfragen em@w betreffend, sowohl von intern als auch extern (Provider, Bildungsträger), direkt an den User Help Desk der Bundesagentur für Arbeit (UHD) zu richten. 6

7 -INFOs Personal / Organisationsentwicklung (POE) Zu folgenden Themenstellungen sind in letzter Zeit bzw. werden in Kürze von der Zentrale -INFOs Personal / Organisationsentwicklung (POE) herausgegeben: -INFO POE Nutzung der Service Center der BA für Anfragen nach dem SGB II -INFO POE Einstellung von Auszubildenden im Ausbildungsberuf Fachangestellte/r für Arbeitsförderung zum Erhöhung der Quote -INFO POE vom zum Personalhaushalt der BA für das Haushaltsjahr 2009 Überwindung der Auswirkungen der Finanzmarktkrise Regionalisierung der Stellenverteilung für den Rechtskreis SGB II Übersicht der in der HPR-Sitzung behandelten Themen -INFO POE Nutzung der Service Center der BA für Anfragen nach dem SGB II HE/GA zur Erprobung von Grundlagen für die Fachaufsicht der Regionaldirektionen im Bereich der Rechtsbehelfsstelle SGB III der Agenturen für Arbeit Fachkonzept IT-Beschaffungsmanagement (GLS1) Fachkonzept für die Erweiterung der Aufgaben bei SP III 31 um den Basisdienst eakte Förderung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf Belastungssituation als Folge der Wirtschaftskrise Pilotierung eines Familienservice im RD-Bezirk NRW zur Betreuung von Kindern und pflegebedürftigen Angehörigen Stärkung dezentraler Lösungsansätze in der Betreuung über Budgets und Alternierende Telearbeit Modifizierung der HE/GA Telearbeit 03/2008 lfd. Nr. 11 HE/GA Einführung einer Leistungs- und Kompetenzbeurteilung für Auszubildende in der BA (LEKo) Einheitliches Ressourcen Planungssystem (ERP) Qualifizierung, Betreuung und Information der an der ERP-Einführung beteiligten Mitarbeiter/-innen und Führungskräfte des Bereichs Personal -INFO POE vom zum Personalhaushalt der BA für das Haushaltsjahr 2009 Überwindung der Auswirkungen der Finanzmarktkrise Regionalisierung der Stellenverteilung für den Rechtskreis SGB II -INFO POE Einstellung von Auszubildenden im Ausbildungsberuf Fachangestellte/r für Arbeitsförderung zum Erhöhung der Quote Weiterentwicklung VerBIS Versionsbeschreibung VerBIS 2.91 HE/GA em@w Ende des Umsetzungsprojekts Umgang mit Anfragen Projekt Weiterentwicklung SGB II und SGB III Gewinnung von Umsetzungsexperten/-innen im Rahmen der Flächeneinführung des 4-Phasen-Modells HE/GA Zielvereinbarungen im Kontext des LEDi Regelungen zu den Zielvereinbarungspartnern Entwürfe der Zielvereinbarungstemplates 2009 auf den Ebenen RD und AA sowie für Agenturberater/-innen 7

8 Wenn Sie Fragen oder Anregungen an die vbba-fraktion im HPR haben, stehen Ihnen deren Mitglieder gern zur Verfügung. Hier die Liste der Mitglieder der vbba im HPR ---- nach Gruppenzugehörigkeit u. Listenplatz Name Funktion Ausschuss-Zugehörigkeit Reinhardt, Klaus-Peter 1. stellv. Vorsitzender Braun, Doris Josephs, Georg Lichtenheld, Lutz des HPR. stellv. Ausschußsprecherin Personalentwicklung, Aus- und Fortbildung, Personalwirtschaft Controlling und Steuerung Interner Service Infrastrukturservice Bau- und Liegenschaftsangelegenheiten sonstige infrastrukturelle Angelegenheiten Arbeitsgruppe "creativ" Interner Service Infrastrukturservice Bau- und Liegenschaftsangelegenheiten sonstige infrastrukturelle Angelegenheiten Controlling und Steuerung Pedd, Siegfried Operative Dienstleistungen Duhme-Lübke, Helga stellv. Ausschußsprecherin Interner Service Personalservice Arbeits- und Beamtenrecht Gleichstellungsfragen Sauer, Gabriele Interner Service Personalservice Arbeits- und Beamtenrecht Gleichstellungsfragen Laurus, Holger Ausschußsprecher Interner Service Infrastrukturservice Bau- und Liegenschaftsangelegenheiten sonstige infrastrukturelle Angelegenheiten Personalentwicklung, Aus- und Fortbildung, Personalwirtschaft Struck, Wolfgang Operative Dienstleistungen Die HPR-NEWS finden Sie auch auf der Homepage ( der vbba 8