Erstellen einer Reklamation

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1 Erstellen einer Reklamation Anleitung zum Online-Reklamationsformular Höchstes ergobag-ziel ist es, einwandfreie Produkte zu liefern, mit denen unsere Kunden rundum zufrieden sind. Falls dies einmal nicht gelingen sollte und es Grund zur Reklamation gibt, möchten wir den Prozess mit diesem Online-Formular für Sie abkürzen und vereinfachen. Diese Anleitung verrät, wie eine Reklamation funktioniert. 1 Kundendaten Sind Sie ergobag-händler oder Privatkunde? Bitte Zutreffendes markieren. 1.1 Ich bin Endkunde Haben Sie das Produkt direkt bei einem unserer Fachhändler oder im ergobag-onlineshop gekauft? Zutreffendes bitte markieren. Bei welchem unserer Händler wurde der Einkauf getätigt? Hier ist Platz für persönliche Angaben: Alle gelb hinterlegten Felder sind Pflichtangaben. 1.2 Ich bin Händler Bitte füllen Sie die beiden Pflichtfelder Firmenname und Kundennummer aus.

2 Hinweis: Spätestens beim endgültigen Absenden Ihrer Informationen werden Sie darauf hingewiesen fehlende Felder zu füllen, da der Reklamationsprozess sonst nicht abgeschlossen werden kann. 2 Belegdaten Wir benötigen die Belegdaten zum Kauf: Wann genau erfolgte der Einkauf? Ist der Kaufbeleg beigefügt? Wenn ja, in welcher Form? Bei der Beleg-Art kann zwischen Scan oder Kopie beilegen gewählt werden. Die gescannte Rechnung wird entsprechend hochgeladen. Alternativ können Sie der Rücksendung eine Rechnungskopie beifügen. Händler haben zudem die Möglichkeit kein Beleg auszuwählen. Hier vertrauen wir darauf, dass das Produkt wirklich beim Händler gekauft wurde. Achten Sie als Händler bitte darauf als Kaufdatum das Datum einzugeben, an dem der Endkunde den ergobag bei Ihnen gekauft hat! Wichtiger Hinweis: Als Privatkunde kann die Reklamationsart Kein Beleg, nicht durchgeführt werden. In diesem Falle hilft Ihnen unser Kundenservice gerne weiter. Alternativ können Endkunden Ihre Reklamation jederzeit bei dem Händler, bei dem sie den ergobag gekauft haben, einreichen. Der eingescannte Beleg ist wie folgt hochzuladen: Nach Anklicken der Schaltfläche Durchsuchen öffnet sich ein Zusatzfenster, indem der Beleg gesucht und über Öffnen eingefügt werden kann. Der Dateiname wird nun unter den Schaltflächen angezeigt: Um die ausgewählte Datei endgültig hinzuzufügen, muss die Datei über die Schaltfläche Upload hochgeladen werden. Über Abbruch wird die Dateiauswahl direkt aufgehoben. Sobald die Datei per Upload bestätigt wurde, erscheint ein grünes Ampelsymbol: Hinweis: Sollte es nicht die richtige Datei gewesen sein, kann diese selbstverständlich wieder gelöscht werden.

3 Falls es mehrere Belegdateien gibt, können die zuvor genannten Schritte einfach wiederholt werden. Im Falle einer Zusatzgarantie muss bitte noch die Garantienummer eingetragen werden. Die Zusatzgarantie kann über die ergobag Homepage beantragt werden. Es handelt sich hierbei um ein weiteres Jahr Garantiezeit. Diese Angabe ist bei einer Reklamation allerdings keine Pflicht. 3 Artikel Welche Artikel sollen reklamiert werden? Um den Reklamationsprozess durchzuführen, benötigen wir folgende Angaben: Welche Produktlinie möchten Sie reklamieren? Welche Farbe hat der Artikel? Warum genau wird er reklamiert und welche Stückzahl wird zurückgesendet? Hinweis: Achten Sie hier bitte auf die korrekte Auswahl beim Feld Produkt. Sie haben dort auch die Möglichkeit Ersatzteile zu reklamieren (z.b. den Beckengurt oder das ergobag-licht). Diese Ersatzteile senden wir Ihnen selbstverständlich umgehend zu, ohne dass Sie auf Ihren Rucksack verzichten müssen. Bei mehreren verschieden Produkte können über die Schaltfläche Artikelposition hinzufügen beliebig viele Artikel hinzugefügt werden. Ebenso können Artikelpositionen auch wieder gelöscht werden. 3.1 Uploads bei Zubehör Wenn Zubehör reklamiert wird, bitten wir Sie eine Abbildung des reklamierten Artikels hinzuzufügen. Händler sind nicht dazu verpflichtet, ein Foto hochzuladen. Hier bitten wir um eine detaillierte Beschreibung des reklamierten Zubehörs, damit wir eine korrekte Zuordnung gewährleisten können. Wichtiger Hinweis: Als Privatkunde sind Sie verpflichtet ein Foto des reklamierten Zubehörs hochzuladen. Sollten Sie dazu keine Möglichkeit haben, wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice oder reklamieren Sie das Produkt über den Händler, bei dem Sie es erworben haben.

4 Über Dateien hinzufügen kann die entsprechende Dateien ausgewählt und anschließend per Upload starten der Reklamation angehängt werden. 4 Ticket absenden Was möchten Sie uns bezüglich Ihrer Reklamation noch mitteilen? Im dafür vorgesehenen Freifeld ist Platz genug für eine genaue Beschreibung des Defektes oder Ihre Anmerkungen. Je detaillierter Sie den Defekt beschreiben, umso mehr erleichten Sie uns die korrekte Zuordnung. Zum Schluss nur noch den folgenden Hinweis bestätigen: Dann noch einmal auf Ticket absenden klicken fertig los! 5 Hinweise bei fehlenden Eingaben Auf fehlende Angaben, die für die Reklamation dringend erforderlich sind, wird das System beim Absenden des Tickets hinweisen. Es erscheint ein rot markiertes Feld, in das die fehlende oder fehlerhafte Information nachgetragen werden muss. In diesem Fall bitte die Eingabe korrigieren und das Ticket erneut absenden. 6 Bestätigung Ist der Reklamationsprozess erfolgreich abgeschlossen, wird Ihnen dies direkt am Monitor bestätigt. Darüber hinaus erhalten Sie eine an die von Ihnen angegebene Adresse, mit der wir Ihnen einen Bestätigungslink schicken. Mit Anklicken dieses Links bestätigen Sie, dass alle gemachten Angaben korrekt und Sie mit der Reklamation einverstanden sind.

5 Wichtiger Hinweis: Erst durch Klicken auf den Bestätigungslink wird Ihre Reklamation aktiviert! In der gleichen erhalten Sie im Anhang ein pdf-dokument mit einem DHL- Retourenschein. Sie können Ihr Produkt damit bequem an jeder Poststelle kostenfrei an uns senden. Zudem finden Sie in der einen Link, mit dem Sie die Möglichkeit bekommen, den Status der Reklamationsabwicklung stetig zu verfolgen. Die genannten s stellen Systembenachrichtigungen dar, bitte antworten Sie daher nicht an die Absender-Adresse. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice unter +49 (0) 221 / (Mo - Fr: 9:00-18:00 Uhr) oder schicken Sie uns eine Nachricht an

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