Von der Erstellung bis zur Zustellung: Mit HP Exstream ansprechende und personalisierte Dokumente aus SAP Anwendungen erstellen

Transkript

1 E-3 Zeichen: ca Autor: Christian Gericke, Business Manager Central EMEA für HP Exstream bei HP Von der Erstellung bis zur Zustellung: Mit HP Exstream ansprechende und personalisierte Dokumente aus SAP Anwendungen erstellen ERP-Anwendungen von SAP haben viele Vorteile, doch beim Generieren von Output stoßen sie oft an ihre Grenze: Denn mit dem Standard SAPScript lassen sich zwar einfachste Seitenlayouts ausgeben, für komplexere Designs oder dynamische Inhalte ist es jedoch nicht geeignet. Für Unternehmen, die viel mit ihren Kunden kommunizieren und dabei weder auf SAP noch auf ein ansprechendes Layout verzichten können, bieten professionelle Lösungen zur Dokumentenautomatisierung wie HP Exstream Abhilfe: Diese lassen sich nicht nur problemlos in SAP integrieren, sondern sie verbessern auch die Prozesse und reduzieren die Kosten. Gleichzeitig können Anwender schnell und einfach personalisierte Dokumente aller Art erstellen, bearbeiten und zuverlässig versenden. Kompatibel und flexibel In einem durchschnittlichen Unternehmen existiert eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente, von Kundenkorrespondenz, Rechnungen, Lieferscheinen, Anträgen bis hin zu Broschüren. Um diese Schriftstücke bearbeiten zu können, setzen die meisten Firmen durchschnittlich sechs verschiedene Einzellösungen ein, so eine Studie des Analystenhauses Forrester Research. Teure und wartungsintensive Inselsysteme und

2 Informationssilos sind häufig die Folge. Eine kostengünstige Alternative sind End-to-End-Lösungen, die den gesamten Prozess vom Erstellen eines Dokumentes bis zum Fulfillment abdecken, Einzelanwendungen ersetzen und gleichzeitig die notwendigen Prozesse automatisieren. Die Software-Plattform HP Exstream ist beispielsweise so konzipiert, dass sie sich nahtlos in jede IT-Umgebung einfügt und Daten aus mehreren Quellen gleichzeitig verarbeitet. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Informationen als SAPScript Raw Data Interface (BC-RDI), SAP External Output Management System (BC-XOM) und SAP Connect Messaging Server (BC-CON) oder als Legacy-Druck-, XML- oder COBOLD-Datei vorliegen: Alle Daten können ohne kostspielige Umwandlung für beliebige Dokumente genutzt werden. Die Software liest vorhandene Informationen automatisch ein und verknüpft singuläre Einzeldaten zu neuen, übersichtlich gestalteten Dokumenten. Objekte wie Logos, Firmenanschrift oder Allgemeine Geschäftsbedingungen, die immer benötigt werden, kann der Anwender mit HP Exstream einmal erstellen und anschließend in sämtliche Dokumente übertragen. Auch Textbausteine, Diagramme oder Regeln lassen sich so festlegen. Ändern sich etwa die verwendeten Firmendaten oder das Corporate Design durch Personalwechsel, Umzug oder Fusion, genügt eine einzige Anpassung und die neuen Daten werden automatisch in allen Vorlagen aktualisiert. Einheitlich und doch individuell Auch bei der graphischen Gestaltung der Dokumente stehen Unternehmen deutlich mehr Möglichkeiten zur Verfügung als mit dem Standard SAPScript Output. Um die Vorgaben der Corporate Identity zu erfüllen, kann die Firma nicht nur beliebige Schriftarten, -größen oder Zeilenabstände auswählen,

3 sondern auch verschiedenste grafische Elemente in die Vorlagen integrieren. Neben Bildern lassen sich auch dynamische Tabellen oder Graphiken aus den individuellen Informationen des jeweiligen Kunden anlegen. So könnte beispielsweise der persönliche Energieverbrauch, das Telefonverhalten oder die Portfolioentwicklung eines Kunden grafisch dargestellt werden. Zudem ist auch das Einbinden personalisierter und zielgerichteter Werbebotschaften möglich, die auf die individuellen Präferenzen zugeschnitten sind: Anhand vordefinierter Regeln fügt die Software auf Wunsch automatisch für jeden Empfänger die passenden Cross- und Up-selling Angebote in das Dokument ein, sofern genug freie Fläche vorhanden ist. Darüber hinaus zeichnen sich diese SAP kompatiblen Lösungen nicht nur durch geringen Implementierungsaufwand aus, sondern auch durch unkomplizierte Bedienung. Für den Anwender hat dies deutliche Vorteile, denn mithilfe des einfach zu verwendenden WYSIWIG-Editors ist jeder Mitarbeiter auch ohne IT-Unterstützung in der Lage, Dokumente zu erstellen und zu ändern. Dazu wählt er zunächst die gewünschte Vorlage aus. Je nach Bedarf kann vom personalisierten Brief über Abrechnungen, Lieferscheine sowie kundenspezifische Direct Marketing-Maßnahmen bis hin zu individuellen Newslettern, Mailings und Transpromodokumenten nahezu jede Korrespondenz mit dieser einzigen Anwendung erstellt werden. Sobald die Vorlage geöffnet ist und der Mitarbeiter etwa den Empfänger ausgewählt hat, greift die Applikation selbständig auf SAP oder andere Datenbanken zu und fügt die notwendigen Informationen wie Name oder Anschrift automatisch in das Dokument ein. Nach dem gleichen Prinzip lassen sich auch Daten aus Preis- oder Produkt-Datenbanken übernehmen, etwa für einen Lieferschein oder eine Rechnung.

4 Selbstverständlich kann der Anwender das Dokument anschließend weiter bearbeiten, individuelle Botschaften einfügen oder für den jeweiligen Anlass anpassen. Falls der Benutzer anschließend neue Daten einträgt, etwa eine neue Telefonnummer, überträgt die Anwendung diese automatisch zurück in das jeweilige System. Dadurch wird eine manuelle Dateneingabe überflüssig, wie sie in vielen Unternehmen nach wie vor gang und gäbe ist. Workflow-Prozesse automatisieren End-to-End-Lösungen können aber noch mehr: Sie helfen dokumentenbezogene Prozesse und den Workflow zu verbessern. So lässt sich beispielsweise die Freigabe optimieren: Ist ein Dokument fertig gestellt, erhält der Prüfer automatisch eine -Benachrichtigung, kann unproblematisch auf den gesamten Vorgang zugreifen und alle bisherigen Änderungen über die Versionskontrolle schnell nachvollziehen. Nach der Freigabe verarbeitet die Applikation die fertige Kundenkorrespondenz automatisch weiter. Je nach Einstellung werden die finalisierten Dokumente dezentral gedruckt oder als zentraler Druckstrom ausgegeben und versandt. Sind für einen Kunden etwa mehrere Postsendungen für einen Tag geplant, führt die Anwendung diese automatisch in einen Brief zusammen. Bei Bedarf legt die Applikation zusätzliche Kopien in anderen Dateiformaten für die Archivierung an und unterstützt automatisiertes Fulfillment. Unternehmenskritische SAP Dokumente gelangen sicher ans Ziel Mit den fertigen Dokumenten ist es in vielen Fällen jedoch noch nicht getan. Ob Lieferschein, Rechnung oder Vertrag gerade geschäftskritische Schriftstücke müssen zuverlässig und sicher ausgegeben werden, selbst wenn einmal ein Drucker, ein Faxgerät oder sogar das ganze System ausfallen sollte. Vor allem für SAP-Anwender war es ohne zusätzliches Output-

5 Management bislang schwierig, nachzuvollziehen, ob ein bestimmtes Dokument wirklich gedruckt oder gefaxt wurde oder noch immer in der Warteschlange eines ausgefallenen Geräts auf die Ausgabe hofft. Mithilfe von Zusatzmodulen zum Output-Management, die einige der neuen Korrespondenzlösungen anbieten, lässt sich diese Problematik einfach beheben. So kann etwa der Zusatzbaustein HP Exstream Assured Delivery in verschiedene Unternehmensanwendungen wie ERP integriert werden. Dieses verwaltet Drucker, Faxe und Multifunktionsgeräte und überwacht Druck und Faxversand kritischer Dokumente. Gleichzeitig werden die Anwender in Echtzeit in der SAP Anwendung über das Ergebnis ihrer Aktivitäten informiert. Diese Vorteile überzeugten auch die Continental AG, die das Output- Management-Modul von HP seit kurzem konzernweit einsetzt. Dadurch konnten der Automobilzulieferer und seine Mehrheitsgesellschaften nicht nur die Kosten und den Wartungsaufwand für das Output-Management reduzieren, sondern ermöglichen den SAP Anwendern weltweit nun Zugriff auf fast Drucker und Multifunktionsgeräte. Gerade in unseren Logistik- und Lieferzentren ist es für uns entscheidend, dass zeitkritische Dokumente wie Lieferscheine oder Rechnungen schnell und zuverlässig gedruckt werden, so Andreas Köhler, Director of Corporate IT Contracts & Licences der Continental AG. Fällt hier einmal ein Drucker aus, können wir nicht lange warten, um das Problem zu lösen. Deshalb war es besonders wichtig für uns, eine stabile Output-Management-Lösung zu finden. Da ein Teil des Konzerns, Continental Teves, das HP Modul bereits seit 1997 einsetzt und vor allem von der Stabilität und dem geringen Wartungsaufwand der Lösung überzeugt war, fiel die Entscheidung für HP Exstream Assured Delivery jedoch leicht.

6 Einsparpotentiale ausschöpfen Vom Erstellen bis zur sicheren Zustellung der Dokumente bieten End-to-End- Lösungen enorme Einsparpotentiale. So werden etwa Legacy-Systeme für einzelne Bereiche überflüssig. Dies entlastet nicht nur die IT-Abteilung, sondern senkt auch die Kosten für Wartung und Lizenzen. Gleichzeitig reduziert sich der Zeitaufwand für die Dokumentenentwicklung und -pflege deutlich. Davon profitieren nicht zuletzt die SAP Anwender: Egal, um welches Schriftstück es sich handelt, es lässt sich effizienter erstellen, übersichtlicher gestalten und an individuelle Vorlieben des Empfängers anpassen. Durch die einfache und intuitive Benutzeroberfläche des Korrespondenzsystems sinkt nicht nur der Schulungsbedarf für die Mitarbeiter, auch die IT-Abteilung wird bei dokumentenbezogenen Prozessen deutlich entlastet. Dies spart nicht nur Zeit, sondern senkt auch die Personalkosten.