Personaleinsatzplanung optimieren

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1 Personaleinsatzplanung optimieren Dass die monatliche oder gar wöchentliche Schicht-, Dienst- bzw. Personaleinsatz-Planung kein Stressfaktor sein muss, wollen Interflex und plano. mit dem Optimierer beweisen. Die ZeitSchrift hat den Erfinder des Optimierer-Tools dazu befragt und bedankt sich für die ausführlichen Antworten. Lesen Sie das Interview: ZeitSchrift: Guten Tag, Herr Schott. Die ZeitSchrift-Redaktion bedankt sich ganz herzlich bei Ihnen, dass Sie für dieses Interview zur Verfügung stehen! Zu Beginn verraten Sie unseren Leser/innen bitte: Was ist SP-EXPERT, was ist der Optimierer, wer ist plano.? Stephan Schott: plano. ist seit 2006 der Softwareentwicklungs-, Beratungs- und Implementierungspartner von Interflex, dem großen und allseits bekannten Anbieter von Zeiterfassungs-, Zeitwirtschafts- und Zutrittskontroll-Systemen. Unter anderem bietet Interflex die Software SP-EXPERT für die Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung an. Wir von plano. entwickeln die Module CR-Mailer, Optimierer, ESS und Dynamisches Reporting. Weiterhin bietet plano. Dienstleistungen im SP-EXPERT-Umfeld sowie zu den oben genannten Modulen an. Mit unserem eigenen Forschungsbereich zeichnen wir uns durch Innovationsstärke aus. Wir entwickeln zudem Standardsoftware und realisieren kundenindividuelle Projekte. ZeitSchrift: Was ist Ihre Rolle innerhalb von plano.? Stephan Schott: Ich bin seit 2009 bei plano.. Ich leite den Bereich Forschung und bin der Erfinder des Optimierers. Zusammen mit meinem vierköpfigen Team entwickle ich den Optimierer immer weiter. Der Optimierer denkt für Sie mit. Zuverlässig erstellt er sogar für große Mitarbeiterzahlen innerhalb von Minuten einen optimalen Einsatzplan. Gesetzliche und betriebliche Regelungen werden dabei automatisch in die Planung einbezogen. ZeitSchrift: Die automatische Schichtplanung hat eine lange Tradition: In SP-EXPERT gibt es den Genetischen Algorithmus, andere Hersteller bieten seit Jahrzehnten vergleichbare Verfahren mit ihrer Software an. Doch der Erfolg war bisher bescheiden. Was war und ist deren Problem? Warum hat sich die automatische Planung bisher nicht durchsetzen können? Stephan Schott: Dienstplanungswerkzeuge müssen sich fortlaufend weiterentwickeln und kontinuierlich an die wandelnden Bedürfnisse der Planungsprozesse anpassen. Einige automatische Verfahren haben sich nach Anfangserfolgen ausgeruht. Bei plano. entwickelt der Bereich Forschung die automatische Dienstplanung fortwährend weiter. Wir haben bereits mehr als zwanzig Kunden von den Vorteilen einer automatischen Unterstützung im Planungsprozess begeistern können. ZeitSchrift: War es nur die unausgereifte Technik oder sind auch andere Gründe erkennbar, warum automatische Planung bisher so wenige Freunde gefunden hat?

2 Stephan Schott: Es ist zum Beispiel schwer eine einfache, verständliche und nachvollziehbare Konfigurationsoberfläche zur Verfügung zu stellen. Hier haben wir im letzten Jahr große Fortschritte gemacht und die Weiterentwicklung wird unser Hauptaugenmerk 2014 sein. Unsere Kunden haben maßgeblich zur Vereinfachung beigetragen. Erkennbar ist, dass bei den Anwendern die anfängliche Zurückhaltung zur Benutzung und Einsatz des Optimierers gewichen ist. Sie stellen fest, dass durch die verschiedenen Planvarianten mehr Möglichkeiten für den Planer entstehen. Die Überzeugung, dass der Optimierer sinnvoll eingesetzt werden kann, wächst bei denen, die ihn testen. Der Optimierer - Warum er "einmalig" ist ZeitSchrift: Warum halten Sie den Optimierer für besser als alles, was bisher zur automatischen Schichtplanung auf dem Markt ist? Was macht ihn einmalig? Stephan Schott: Schon vor dem Schreiben der ersten Programmzeile stand für uns die Frage im Mittelpunkt: Was würde ein Mensch in dieser Planungssituation tun, wie würde er das Problem lösen? Wir hatten das Glück, hier viel von unseren Kunden lernen zu können und werden uns auch in Zukunft mit ihnen gemeinsam weiter entwickeln.unsere Stärke besteht darin standardisierte Optimierungs-Verfahren aufzubrechen und viele einfache Module mit Dienstplanungswissen einhängen zu können. Dadurch können wir schnell auf Wünsche der Kunden reagieren und den Optimierer unbegrenzt verbessern. Physik gegen Biologie - Die Theorie hinter dem Optimierer ZeitSchrift: Welche Theorie steckt hinter dem Optimierer? Ich hörte, dass es der physikalische anstatt der biologische Ansatz sei? Physik gegen Biologie: Warum bietet die Physik mehr als die Biologie, warum ist der neue Ansatz so viel besser und schneller? Stephan Schott: In der Biologie entsteht oft eine Vielseitigkeit. Diese ist nicht immer vorhersehbar und der Zufall spielt eine große Rolle. Des Weiteren können immer wieder andere Richtungen der Entwicklung eingeschlagen werden. Die Physik hingegen benötigt Konstanten und schafft Stabilität. Durch Formeln und gleichbleibende Eingangskanäle werden immer Optima bzw. Höchstwerte angestrebt. Dadurch werden die Ergebnisse eindeutig, nachvollziehbar, berechenbar und schneller; so auch beim Optimierer. Kunden Beispiele ZeitSchrift: Sie benennen u. a. die Unternehmen Unitymedia und DBS als Referenzen. Die Anwender berichten von einer radikalen Senkung der Planungszeit. Was bedeutet das für die Planenden?

3 Stephan Schott: Für den Planenden bedeutet der Einsatz des Optimierers, dass sehr viel schneller Planungsergebnisse mit einer verbesserten Planungsgüte erstellt werden. Planvarianten erlauben das Simulieren verschiedener Szenarien, wodurch der Planer in die Lage versetzt wird, auf verschiedene Mitarbeiterwünsche einzugehen. Der Bedarf, die Interessen der Mitarbeiter und die Arbeitszeiten werden optimal berücksichtigt. Dadurch kann die Zufriedenheit der Mitarbeiter und die Produktivität des Unternehmens signifikant erhöht werden. ZeitSchrift: Bedeutet dies, dass auf die Planenden neue Arbeitsabläufe und neue Aufgaben zukommen oder müssen sie die Arbeitslosigkeit fürchten? Stephan Schott: Die Planungspflicht verwandelt sich zur Kür! Die bisherige Pflichtaufgabe wird für den Planenden zur gestalterischen und mitentscheidenden Aufgabe. Durch spezifische Anforderungen können verschiedene Planungsvarianten erstellt werden, aus denen der optimale Plan ausgewählt wird. Die Vision von Gerechtigkeit und Zufriedenheit ZeitSchrift: Wie wird Personaleinsatzplanung in Zukunft aussehen: Was ist die Vision von Stephan Schott bzw. plano.? Stephan Schott: plano. möchte funktionaler sein als seine Mitbewerber. Die Vision von plano. ist eine Realtime-Planung; Veränderungen, z. B. bei Ausfall von Mitarbeitern, oder der demografische Wandel sollten automatisch berücksichtigt werden. Das große Ziel von plano. ist eine höhere Gerechtigkeit bei dem Verteilen von Schichten und Diensten unter den Mitarbeitern und somit eine erhöhte Zufriedenheit der Mitarbeiter zu ermöglichen. ZeitSchrift: Die Arbeitnehmervertretungen fordern ja regelmäßig eine Schichtplanung, die zu einer gerechten Verteilung von Schichtdiensten führt - und vor allem eine Software, die möglichst automatisch dafür sorgt, dass alle Gesetze, Tarife, Vereinbarungen und sonstige betriebliche Regeln eingehalten werden. Was hat der Optimierer als Antwort auf diese Forderungen zu bieten? Stephan Schott: Das ist genau die Stärke des Optimierers: Gesetze, Tarife, Vereinbarungen, betriebliche Regeln und sogar individuelle Bedarfe werden bereits vom Optimierer aufgenommen und umgesetzt. Für den Kunden sind alle Regeln konfigurierbar und können in beliebiger Intensität berücksichtig werden. ZeitSchrift: Können Sie dies an einem Beispiel verdeutlichen? Stephan Schott: Unser Kunde APS Airport Personal Service GmbH hinterlegte im Optimierer die betriebliche Bedingung, dass nach einer bestimmten Anzahl an Nachtschichten ein freier Tag eingehalten werden muss. Einige Mitarbeiter wünschen sich vorwiegend Nachtschichten, andere

4 möchten eher Wechselschichten haben. Auch dies kann vom Kunden individuell konfiguriert werden. ZeitSchrift: Wie hat sich die Planung für die Mitarbeiter verbessert? Stephan Schott: Die Mitarbeiter erhalten lediglich die Schichten, die sie innerhalb ihrer Blöcke auch arbeiten können - bei gleichzeitiger Erfüllung der Kundenanforderung. Für die Mitarbeiter gibt es einen Rahmen, in dem sich die Dienstblöcke bewegen können. Steigende Zufriedenheit der Mitarbeiter sowie eine gerechtere Verteilung der Dienste ist die Folge. (Matthias Dörflein, stellvertretender LeiterPersonaldisposition) Vorteile für die Arbeitnehmervertretung ZeitSchrift: Haben Sie die Arbeitnehmervertretungen in den Beispiel-Unternehmen in die Einführung einbezogen bzw. kennen Sie deren Reaktionen, nachdem der Optimierer einige Zeit angewendet worden ist? Stephan Schott: In den ersten Terminen begleitet der Betriebsrat die Einführung des Optimierer, damit Wünsche und Anforderungen aus der Betriebsvereinbarung berücksichtigt werden. Im weiteren Verlauf des Projekts beteiligt sich der Betriebsrat aus der Ferne. Für Betriebsräte ist der Optimierer das effizienteste Werkzeug, da dieser deren Anforderung entsprechend umsetzt. Mit diesem Produkt können dem Betriebsrat auf Knopfdruck verschiedene Planungs-Szenarien zur Verfügung gestellt werden. Betriebsvereinbarung zum Optimierer ZeitSchrift: Gibt es bzw. kennen Sie Betriebsvereinbarungen aus den Beispiel-Unternehmen, die sich auf die Planung mit dem Optimierer beziehen und betriebliche Regeln für dessen Einsatz aufstellen? Stephan Schott: Uns ist keine betriebliche Vereinbarung bekannt, die man nicht mit dem Optimierer hätte abbilden können. Eher waren die verschiedenen Betriebsvereinbarungen ein exzellenter Treiber, um den Optimierer weiter zu entwickeln. ZeitSchrift: Was wäre aus Ihrer Sicht als betriebliche Regelung sinnvoll, worauf ist aus Sicht der Arbeitnehmervertretungen zu achten? Stephan Schott: Mitarbeiter-Einsatzplanungen sollten immer mit dem Optimierer durchgeführt werden. Somit könnten immer mehrere Planungsszenarien erstellt werden und der Betriebsrat könnte eine entsprechende Auswahl treffen. Der Optimierer kann die Interessen der Mitarbeiter in den Vordergrund stellen, egal wie diese gelagert sind.

5 ZeitSchrift: Zum Abschluss: Ihre Empfehlung an die Leser/innen der ZeitSchrift, Herr Schott! Stephan Schott: Des Weiteren laden wir Sie herzlich zum plano.-campus vom 21. bis 23. Mai 2014 nach Ilmenau ein. Anmeldung unter: oder nehmen Sie Kontakt zu uns auf: Mit dem Optimierer heben Sie die Mitbestimmung auf ein neues Niveau. Herzlichen Dank für das Interview!