Wir bauen Brücken zwischen Technik und Mensch. Zeiterfassung Time 3010

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1 Wir bauen Brücken zwischen Technik und Mensch Zeiterfassung Time 3010

2 Zeit nutzen - Transparenz schaffen Heute entscheiden Effizienz, Wirtschaftlichkeit, Variabilität und Transparenz mehr denn je über Erfolg und Zukunft eines Unternehmens. Eine der größten Herausforderungen ist die Aufgabe die kostbare Ressource Zeit zu ordnen, zu erfassen und gleichzeitig nach den Bedürfnissen des Unternehmens und der Mitarbeiter lebenswert und effizient zu strukturieren. Moderne Zeiterfassungslösungen bestehen aus Hardware, z.b. einem Buchungsterminal und einer Software, die auf einem Arbeitsplatzrechner installiert ist. Die Mitarbeiter buchen ihre Zeiten an einem Terminal, der die Daten an einen zentralen Arbeitsplatz weiterleitet. Die Zeiterfassungssoftware, das Kernstück der Lösung, bündelt alle Informationen und gibt dem Sachbearbeiter die Möglichkeit die Daten nach den individuellen Gegebenheiten im Unternehmen zu bearbeiten, weiterzuleiten oder auszuwerten. Time 3010 ist eine Zeiterfassungssoftwarelösung, die auf den aktuellen und zukünftigen Bedarf Ihres Personalmanagements perfekt abgestimmt werden kann. Das modulare, branchenunabhängig einsetzbare System lässt sich zu Ihrer maßgeschneiderten Lösung ausbauen und unterstützt Sie mit integrierten Übergabeschnittstellen zu allen gängigen Lohn- und Gehaltsprogrammen. Time 3010 stellt sich auf Ihre individuellen Anforderungen ein, ob für kleine oder mittlere Betriebe bis zu Unternehmen mit Konzernstrukturen. Seit 1989 entwickeln und implementieren wir zukunftsorientierte und wirtschaftliche Komplettlösungen für das Personal- und Sicherheitsmanagement in Unternehmen. Mit Erfahrung, Kompetenz und Weitsicht begleiten wir unsere Kunden bei der Beratung, Einführung und Betreuung Ihrer Projekte. Ob Sie eine Gesamtlösung oder einen stufenweisen Ausbau bevorzugen: Wir führen Sie sicher an Ihr Ziel. 2

3 Software Time 3010 Mit flexibel organisierten Arbeitszeiten erreichen Sie ein Höchstmaß an Produktivität. Time 3010 ist die anpassungsfähige, gleichzeitig komfortabel zu bedienende Software für die Personalzeiterfassung. Mit Time 3010 erhalten Sie eine moderne, leistungsfähige Software, die dem aktuellen technischen Stand einer Client Server Applikation entspricht. Das auf dem Betriebssystem Windows basierende Online-System garantiert die Offenheit für zukünftige Entwicklungen und sichert Ihre Investition. Grundmaske Weitere Optionen: Datenbankerweiterung Mandantenfähigkeit Web-Services Info-Terminal Zutrittskontrolle Prozessvisualisierung DFÜ-Anbindung Projektzeitmanagement PEP Einsatzplanung Peris / PersonalInformationssystem elektronische (digitale) Personalakte Online-Bewerberportal OPC-Schnittstelle zu Gebäudemanagement 3 Die wesentlichen Systemdaten sind bereits angelegt, so dass Ihre Lösung mit möglichst wenigen Anpassungen schnell installiert und in Betrieb gehen kann. Diese Basiseinstellungen spiegeln die grundlegenden Anforderungen vieler Kunden wider und sind das Ergebnis jahrelanger Erfahrung aus der Praxis. Die Erfassungsterminals kommunizieren in Echtzeit mit dem PC-System, so werden die Buchungen sofort an den PC gesendet und weiterverarbeitet. Die in der Lösung beinhaltete SQL-Datenbank macht die Integration in Ihre vorhandene Software-Landschaft einfach (ORACLE, optional). Die Bedienoberfl äche orientiert sich an den Windows-Standards und garantiert damit eine hohe Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern und den raschen Einstieg in die Bedienung. Über Icons bzw. pull-down-menüs werden die gesuchten Funktionen schnell gefunden, sowohl mit der Maus wie auch über die Tastatur ( short cuts ). Leistungsmerkmale - Modularer Aufbau der individuell erweiterbaren Lösung - Schnelle, einfache Installation und Konfiguration - Verwaltung von einer Person zu mehreren Personen - Anbindung aktueller Hardware - Intuitive, selbsterklärende Benutzerführung - Bedienerfreundliches Design angelehnt an Microsoft Office-Programme - Mehrsprachigkeit - Abbildung von flexiblen Arbeitszeitmodellen - Online-Verrechnung aller Buchungen und Korrekturen - Rückrechenfähigkeit aller Buchungen, Konten, Parameter und Pläne - Monats-, Jahressummenkonten in Tagen und Stunden, JahresfehlzeitenKalender und frei definierbare Zusatzfelder - Personalstamm mit Passbild der Person Kostenstellen und Abteilungen anlegbar Arbeitspläne, Tagespläne, Abschlusspläne und VerrechnungsRegeln einrichtbar - Fehlzeitenkalender mit frei konfigurierbarer Farbgestaltung - Individuelle Listengeneratoren und Auswertungen - Nahtlose Integration in vorhandene ERP und PPS-Systeme - Schnittstellen zu den meist genutzten Lohn- und Gehaltsprogrammen: z.b. PAISY / SAP; DATEV /XXLLohn; KHK / P+I

4 Arbeitserleichterung - Time 3010 deckt alle Anforderungen ab Die Individualisierung der Arbeitszeiten erfordert eine Software, die in der Lage ist sich flexibel an den neuen Belangen der Arbeitswelt zu orientieren. Unsere Software hilft Ihnen in vielen Bereichen, Verwaltungskosten zu senken, so dass Sie die frei werdenden Ressourcen produktiver einsetzen können. Arbeitszeitmodelle 4 Tagesplan Wochenplan Time 3010 senkt den Aufwand, der durch flexible Arbeitszeitmodelle entsteht und unterstützt Sie und Ihre Mitarbeiter, dass für Ihr Unternehmen geeignete Arbeitszeitmodell einzusetzen. Alle anfallenden Aufgaben wie Gleit- und Teilzeit, Kontenführung für die Jahresarbeitszeit, Pausenregelungen, komplexe Schichtmodelle, automatische Feiertagsvorplanung und Feiertagsverrechnung werden von Time 3010 abgebildet. Büro - Gleitzeit - Modelle 2 / 3 Mehrschicht - Modelle Kontischicht - Modelle Teilzeit - Jobsharing - Modelle Quartals-, Jahresarbeitsmodelle Time 3010 steht für zuverlässiges Erfassen und zügiges Verarbeiten. Durch Visualisierung der wichtigsten Arbeitsplan-Eckwerte per Balkendiagramm wird eine leichte Bedienbarkeit und Überschaubarkeit der firmenspezifischen Arbeitsregularien gewährleistet: Bandbreite, Sollzeiten, Pausenzeiten, Kernzeiten u.v.m. Stammjahreskalender Personalstamm Time 3010 ist konsequent kundenorientiert entwickelt. Benutzerfreundlich, zweckmäßig und übersichtlich werden im Menü Personalstamm die persönlichen Daten mit Passbild die systemrelevanten Steuerdaten die Buchungsdaten die sich daraus ergebenden Arbeitszeitkonten, Lohnart- / Fehlzeitkonten, Urlaubskonten sowie Zutrittsregelungen (optional) dargestellt und größtenteils automatisch vom System geführt. Time 3010 reduziert den tägliche Aufwand, denn alle notwendigen Arbeiten für die nachträgliche Bearbeitung und rückwirkende Korrekturen können direkt auf einfachste Weise durchgeführt werden: Eintragen von Fehlzeiten für vergangene und zukünftige Tage Nachtragen von fehlenden Buchungen Erkennen von nicht logischem

5 Effizientes Zeitmanagement Fehlzeitenübersicht Erfolgreiche Zeitarbeit mit SQL Listen und Auswertungen Import- und Exportgenerator Time 3010 gibt Ihnen viele Möglichkeiten umfassende und aktuelle Auswertungen durchzuführen. Die genutzte SQL-Datenbank ist Teil der offenen Struktur von Time 3010 um größtmöglichste Investitionssicherheit für Ihr Unternehmen zu bieten. Sie gibt Ihnen die Freiheit individuelle Listen aus allen Feldern der Datenbank zusammenzustellen. Ein leicht zu bedienender Listgenerator informiert Sie und sorgt für Transparenz und effiziente Personalarbeit. Die gängigsten Abfragen stehen Ihnen als fertige Elementarlisten vorkonfiguriert zur Verfügung. Time 3010 führt für Sie die unterschiedlichsten Listen, Übersichten und Aufstellungen, wie z.b. die Jahreskartei. Sie sehen auf einen Blick das An- / Abwesenheitsverhalten der Mitarbeiter mit Summierung der einzelnen Gründe. Die Optik des Online Bildschirm-Tableaus können Sie frei konfigurieren, farblich definieren und ausdrucken. Die Auswertung von Fehlzeiten für einen gewünschten Zeitraum wird mit direkter Ansicht der personenbezogenen Besonderheiten abgebildet. Protokolle und Journale bilden die Grundlage für Ihre fundierten Entscheidungen. Im Tagesfehlerprotokoll werden Unstimmigkeiten aufgedeckt, die zu einer fehlerhaften Berechnung führen können. Sie werten Besonderheiten über einen gewünschten Zeitraum aus: z.b. Fehlende Buchungen Kernzeitverletzungen Unentschuldigtes Fehlen Bei Änderungen können Sie ggfs. eine direkte Korrektur ist in der Liste vornehmen. Im Mitarbeiterbuchungsjournal werden die personenbezogenen Buchungen mit Online-Verrechnung der gewünschten Konten aufgelistet. Es enthält alle Buchungen und deren Bewertung nach den vorgegebenen Tages- und Wochenzeitmodellen. Auch im Buchungsjournal haben Sie die Möglichkeit zur direkten Korrektur. Software 5

6 Transparent und dezentral - Web-Services Web-VF Mit den Web-Services und Workflow-Funktionen unterstützen wir Ihren Weg zu einer übersichtlichen Organisation und sorgen für reibungslose Abläufe. Web-Services minimieren Routineaufgaben, reduzieren Papierberge und senken erheblich den Verwaltungsaufwand für Urlaubsanträge, Fehlzeiten und Korrekturen. Unabhängig von Ort und Zeit können Mitarbeiter bzw. Vorgesetzte mit den Web-Service und Workflowlösungen auf Time 3010 zurückgreifen und produktiv arbeiten. Ob großes Firmenareal oder Niederlassungen - dezentrale Strukturen werden unterstützt und Ihre Mitarbeiter haben zeitgleich Zugriff auf ihre Zeitkonten und Buchungsvorgänge. Web-Services Info-Terminal Keine Papierformulare, keine zeitliche Verzögerung oder dezentrale Datennachbearbeitung. Das Web- Services Info-Terminal ist ein Mitarbeiterportal, das nicht nur Infos zur Verfügung stellt, sondern die Mitarbeiter aktiv in administrative Vorgänge einbezieht. Plattformunabhängig können Ihre Mitarbeiter, die über einen standardmäßigen Internetbrowser verfügen, ihre Zeit- und Auftragsdaten auch ohne Terminals buchen, Zeitnachweise kontrollieren oder Urlaubs- bzw. Zeitkorrekturanträge stellen und diese direkt an die Zentrale übermitteln. Dort stehen die Daten zeitnah zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. Ein Webserver simuliert in diesem Fall die Funktion des Erfassungsterminals. Mit der Nutzung der Web-Services geben Sie Ihren Mitarbeitern mehr Eigenverantwortlichkeit und erhöhen die Motivation. Gleichzeitig erzielen Sie eine verlässliche Datensicherheit durch den Abruf von Informationen bzw. die Einsicht in Konten über exakte Zugriffshierarchien. Der genaue Funktionsumfang wird über die Systemeinstellungen festgelegt und jeder Person - individuell - als Information zur Verfügung gestellt. So können die Mitarbeiter via Browser umfangreiche Informationen, die für sie freigegeben sind, abfragen z.b.: Mitarbeiterjournal, Lohnkonten, Urlaubskonten, Jahresübersicht Web-Terminal Web-Jahresjournal 6

7 Workflow - schnelle Entscheidungsgrundlage zum Handeln Web-Monatsjournal Papierloses Korrekturwesen Die Einsatzmöglichkeiten des Web- Service Workflows umfassen das gesamte Antragswesen und alle anfallenden Routinevorgänge. Sie können sämtliche Workflows exakt so abbilden, wie diese in Ihrem Unternehmen festgelegt sind: das Ändern von Stammdaten, das Nachtragen von vergessenen Zeitbuchungen, das Einsehen von Auswertungen, wie z.b. Überstundensalden, Fehlzeitenkalender, oder Monatsberichte. Die Benachrichtigung einer Veränderung an den Sachbearbeiter oder Vorgesetzten kann über ihr -System erfolgen. Sie legen selbst beliebig viele Arbeitsabläufe fest und definieren darin alle Reaktionen auf die Ereignisse einfach so, wie es den Abläufen in Ihrem Unternehmen entspricht. Sämtliche in Time 3010 vorliegenden Mitarbeiterinformationen lassen sich in die Workflows einbeziehen. Alle Eingabefelder, die anzuzeigenden Informationen und auch die komplette Optik des Workflows können individuell angepasst werden. Zum Beispiel: Als Personalsachbearbeiter oder Vorgesetzter erhalten Sie online eine Übersicht über die Mitarbeiter. Urlaube und Fehlzeitenkorrekturen können Sie sofort online genehmigen oder zur Überarbeitung zurückweisen. Nach erfolgter Freigabe werden die genehmigten Urlaube automatisch in der Zeitwirtschaft und in das Lohn- und Gehaltssystem übertragen. Der Vorgang ist abgeschlossen. Das Ergebnis überzeugt: Routineaufgaben werden optimiert, die Datenaktualität für Mitarbeiter und das gesamte Unternehmen erhöht. Und Personalkapazitäten werden für andere Aufgaben frei. Informations- und Korrekturmöglichkeiten für den Personalsachbearbeiter oder Vorgesetzten, z.b.: - Aktuelle Informationen über beantragte Planungen und Korrekturen der Mitarbeiter - Entscheidungen genehmigen, ablehnen, offen lassen - Rückinformationen an den Antragsteller, das Personalbüro, usw. - Möglichkeit der Weiterleitung an Stellvertreter 7

8 Projektzeitmanagement - mehr Übersicht über Projekte und Leistungen Projekte Die zeitliche und kostenseitige Betrachtung von Projekten ist entscheidend für den wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen. Mit Time 3010 Projektzeitmanagement haben Sie effektive Möglichkeiten, den Überblick über Produktionsaufträge genauso wie über Dienstleistungsprojekte zu behalten. Dabei ist die Projektzeiterfassung, d.h. die mitlaufende Arbeitszeit-Kalkulation von entscheidender Bedeutung. Ihre Daten erfassen Sie über die Zeiterfassungsterminals, an einem PC oder von unterwegs über Browser. Die Projektverteilung kann wahlweise aktuell oder rückwirkend per Intra- / Internet erfolgen. Die Leistungen bzw. Aufträge können Sie auf Kostenträger oder Kostenstellen verteilen. Projektdaten, wie Projektbeginn und Projektendzeiten, aber auch zusätzliche Informationen wie Auftragsnummern und Kosten übergeben Sie zur Weiterverarbeitung an Ihr PPS-System oder betreiben Time 3010 Projektzeitmanagement als autonomes System. Auf Basis transparenter und aussagekräftiger Listen und Auswertungen erhalten Sie eine klare Sicht auf Ihre Projekte, Tätigkeiten und Kosten. So sind Sie jederzeit über den aktuellen Projektstatus informiert. Time 3010 Projektzeitmanagement unterstützt Sie bei der präzisen Angebots- und Nachkalkulation und hilft Ihnen so sicherzustellen, dass sich Ihre Projekte auch rechnen. Die Nachkalkulation einzelner Projekte kann zu Kontrollzwecken auch direkt in Time 3010 Projektzeitmanagement erfolgen. Vereinfachtes Projektcontrolling durch aktuelle Termin- und Kosten- Transparenz Mehr Entscheidungssicherheit für projekt- und unternehmenskritische Weichenstellungen Verbesserte Liefertreue damit höhere Kundenzufriedenheit und Wettbewerbsfähigkeit Optimierte Budgetierung für eine gesicherte wirtschaftliche Perspektive. 8

9 Personaleinsatzplanung - richtig planen und optimal steuern Personal- Einsatzpläne Falsche, über- oder unterbesetzte Abteilungen kann sich heute kein Unternehmen mehr leisten, dennoch liegen tatsächlicher Personal-Bedarf und Verfügbarkeit in vielen Fällen noch weit auseinander. Unvorhergesehene Ausfälle, saisonale Schwankungen sowie kurzfristige Änderungen im Kaufverhalten der Kunden machen eine sichere, vorhersehbare Planung fast unmöglich. Leistungsfähige Softwarelösungen sind gefragt, um Abläufe zu unterstützen, wiederkehrende Vorgänge zu automatisieren und Fehlerquellen auszuschalten. Time 3010 gibt Ihnen die Möglichkeit, verschiedene Ansichten zur Personaleinsatzplanung zu nutzen. Ihr Vorteil: bessere Übersicht, mehr Kontrolle - nicht zuletzt mehr Komfort bei der Erstellung und Auswertung von Dienst- und Einsatzplänen. Time 3010 Personaleinsatzplanung ist vollständig in die Zeitwirtschaft integriert. So sind Saldenstände, Urlaubskonten und Mitarbeiterdaten immer aktuell verfügbar. Die Arbeitsplatzanforderungen beinhalten Daten wie Besetzungsstärke, Zeitraum und Mitarbeiterqualifikation. Besetzen Sie Arbeitsplätze gemäß Ihren Anforderungen im Unternehmen. Sie legen Modelle fest, die mehrfach verwendet werden können. Komplexe Vorgänge werden auf diese Weise automatisiert und Fehlermöglichkeiten minimiert. Das erspart Ihnen viel Aufwand bei der Administration. Setzen Sie in Zukunft alle Mitarbeiter entsprechend ihrer individuellen Qualifikation und Verfügbarkeit optimal ein! Schnellere Reaktion bei Über- oder Unterbesetzung Erhöhte Zeit- und Kosteneffizienz durch erheblich reduzierten Planungsaufwand Garantierte Regelkonformität durch automatische Überwachung Gesteigerte Produktivität durch Reduzierung von Überstunden, Fehlund Leerlaufzeiten 9

10 Systemkonfigurationen Einzelplatz mit mehreren Zeiterfassungs-Terminals Bereits seit Anfang der 90er Jahre setzen wir konsequent auf wegweisende Client/ Server-Technologien. Um unseren Kunden alle Vorteile einer sich schnell verändernden IT-Landschaft bieten zu können, entwickeln wir regelmäßig neue Lösungen. So ist Time 3010 die 3. Neuentwicklung seit Trotz Neuentwicklungen geben wir Ihnen aber stets auch Sicherheit in Ihre getätigten Investitionen, denn unsere Lösungen sind abwärtskompatibel. Time 3010 entspricht den Anforderungen nach Workflowkomponenten, Portalfähigkeit und verteilten Geschäftsprozessen. Time 3010 können Sie sowohl als Einzelplatzlösung oder mit mehreren Buchungsterminals und auch in komplexen LAN-Netzwerken vorhandener Infrastrukturen nutzen. Die Technik von Time 3010 basiert auf einem leistungsfähigen Bussystem, das eine sichere Übertragung auf Strecken von bis zu 1000 m bietet. So können an einen Schnittstellenwandler direkt mehrere Terminals angeschlossen werden. Der Mischbetrieb von verschiedenen Terminals ist möglich. Einzelplatz mit einem Zeiterfassungs-Terminal Mehrplatzsystem mit vorhandenen Netzwerkverbindungen 10

11 Vielfältige Anschlussmöglichkeiten Problemloser Datenaustausch Als Systemhaus für umfassende und komplexe Lösungen liefern und installieren wir das gesamte Spektrum der Erfassungshardware mit. Nachdem Sie Ihre Entscheidung für die Time 3010 getroffen haben, erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen die entsprechende Hardwareauswahl. Wir sind überzeugt davon, dass wir mit unserem ganzheitlichen Leistungsangebot von Standard- als auch Individuallösungen der richtige Partner für Ihre spezifische Anforderung sind. Und: Sie erhalten alles aus einer Hand und haben somit nur einen Ansprechpartner. Die zukunftssichere Zeiterfassungssystem Time 3010 wächst mit Ihrem Unternehmen und fügt sich nahtlos in Ihre vorhandene Gebäudetechnik ein, so können Sie auch morgen noch nutzen, was Sie bereits seit längerer Zeit im Einsatz haben. Individuelle Programmergänzungen, Anwenderschulungen vor Ort und regelmäßig stattfindende Gruppen-schulungen in unserem Hause gewährleisten einen professionellen Einsatz sowie eine hohe Akzeptanz und Investitionsgarantie unserer Systeme. alte Zeiterfassungs-Terminals TRS 10 über Bus-Controller an com1 oder am Terminalserver/TCP/IP TRS 20 über Bus-Controller an com 1oder am Terminalserver/TCP/IP neue Zeiterfassungs-Terminals TRS 8, TRS 15, TRS 35 über RS 232, Schnittstellenwandler oder am Terminalserver/ TCP/IP TRS 3300, TRS 45, TRS 55 über Ethernet (TCP/IP) alte Zutrittskontroll-Terminals 2-Kanal über Bus-Controller an com 1 oder an Terminalserver/TCP/IP ACS 1 über Bus-Controller an com 1 oder an Terminalserver/TCP/IP neue Zutrittskontroll-Terminals ACT 300/800 über RS 232, Schnittstellenwandler oder an Terminalserver/TCP/IP ACS 2/8 über RS 232 Schnittstellenwandler oder an Terminalserver/TCP/IP Datenerfassungsterminal casys DT 05/10 über RS 232 oder an Terminalserver/TCPIP Kaba Basisterminal B-web der neuen Generation B-web; B-web 93 00, B-web 93 20, B-web 93 40, B-web

12 Greifswald Bremen Hamburg Hannover Berlin Wuppertal Aschersleben Frankfurt Stuttgart München Chemnitz Gerne informieren wir Sie detailliert über unsere Lösungen und zeigen Ihnen diese im praktischen Einsatz. Bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf: AZS System AG Mühlendamm 84a Hamburg Tel.: Fax: Basel St. Gallen Zürich Schnelle und kompetente Präsenz vor Ort. Personaleinsatzplanung - Projektzeiterfassung - Zeiterfassung - Zutrittskontrolle - OPC Server Elektronische Schließsysteme - Fluchtwegsicherung - Videodigital - Vereinzelungs- und Schrankenanlagen