AdmiCash - Info. Als Umstellungszeitpunkt vom Käfer- auf den KMU-Kontenplan ist der Beginn des neuen Geschäftsjahres empfehlenswert.

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1 AdmiCash - Inf Wechsel vm Käfer-Kntenplan zum KMU-Kntenplan Dieses Dkument enthält die Beschreibung, wie der Wechsel vm Käfer-Kntenplan zum KMU- Kntenplan bei AdmiCash-Anwendern durchgeführt werden kann. Als Umstellungszeitpunkt vm Käfer- auf den KMU-Kntenplan ist der Beginn des neuen Geschäftsjahres empfehlenswert. Mögliche Varianten für die Kntenplan-Umstellung: Alle Geschäftsjahre archivieren. Alle Daten, inklusive des aktuellen Kntenplanes, werden ins Archiv verschben. Im Archiv können alle Buchungen eingesehen und Auswertungen erstellt werden. Das Erfassen der Ändern vn Daten ist jedch nicht mehr möglich. Dieser Variante ist für die Versinen AdmiCash-Kredi und AdmiCash-Debi besnders geeignet. Dieser Variante ist wenn immer möglich der Vrzug zu geben, vr allem bei den Versinen Kredi und Debi. Diese Variante hat den Nachteil, dass in den archivierten Daten keine Änderungen vrgenmmen werden können. Das Wiederhlen der Datenübergabe und das Erstellen vn Auswertungen sind jedch weiterhin möglich. Die Umstellung muss bei dieser Variante in einem Arbeitsgang durchgeführt werden. Vrbereitungsarbeiten wie bei der nachflgend beschriebenen Variante Neue Firma anlegen sind nicht möglich. Eine neue Firma anlegen. Bei dieser Variante wird eine neue Firma angelegt. Es kann danach in beiden Firmen gebucht werden. Diese Variante eignet sich, wenn die Buchführung in AdmiCash nicht tagesaktuell ist und nch Erfassungsarbeiten der Ergänzungen mit dem Käfer-Kntenplan erfrderlich sind. Diese Variante hat den Nachteil, dass die aktuelle Firma geschlssen werden muss, wenn die Daten in der anderen Firma eingesehen werden möchten. Diese Variante hat den Vrteil, dass in beiden Firmen die Daten weiter bearbeitet werden können. Die Firma mit dem KMU-Kntenplan kann während des aktuellen Geschäftsjahres eingerichtet und vrbereitet werden. Zu Beginn des neuen Geschäftsjahres kann sfrt in der neuen Firma weitergearbeitet werden. In der bestehenden Firma können die Abschlussarbeiten swie die Datenübergabe an die Treuhandstelle zu einem späteren Zeitpunkt ausgeführt werden. Diese Variante eignet sich NICHT für AdmiCash-Kredi und AdmiCash-Debi. Kreditr- Zahlungen und Dkumente der Auftragsbearbeitung (Rechnungen, Mahnungen) müssen in beiden Firmen erfasst werden, wenn diese die Geschäftsjahre überschneiden. Nachflgend finden Sie für beide Varianten die entsprechende Detail-Beschreibung. AdmiCash GmbH 3902 Glis Wechsel vm Käfer-Kntenplan zum KMU-Kntenplan 1

2 Wechsel vm Käfer-Kntenplan zum KMU-Kntenplan 12. Nvember 2013 Variante Archivieren Diese Variante setzt vraus, dass das aktuelle Geschäftsjahr vllständig gebucht ist und alle Saldi der Geschäftsbücher mit den Pst- und Bankknt-Auszügen übereinstimmen. Nach dem Archivieren können keine Änderungen der Ergänzungen am Datenbestand vrgenmmen werden. Das Archivieren kann zudem NICHT rückgängig gemacht werden. Besndere Hinweise für Kredi und Debi Kredi: Zahlungen, welche im neuen Geschäftsjahr mit dem KMU-Kntenplan ausgeführt werden, unbedingt nach der Kntenplan-Umstellung erfassen. Beim Verbuchen der Zahlungsaufträge werden snst die alten Knti nach Käfer-Kntenplan verbucht und müssen manuell krrigiert werden. Debi: Rechnungen sweit möglich erst nach der Kntenplan-Umstellung erstellen. Die Zahlungseingänge müssen nach dem Verbuchen kntrlliert und sfern erfrderlich die Ertragsknti richtiggestellt werden. Vrbereitung Alle Geschäftsbücher fertig buchen und kntrllieren. Alle Zahlungsaufträge verbuchen (Zahlungen Zahlungsaufträge). Liste der ffenen Zahlungen drucken (Zahlungen Zahlungen bearbeiten Ansicht Druckansicht Ansicht Listenauswahl). Alle ffenen Zahlungseingänge verarbeiten (Auftragsbearbeitung Dkumente ESR-Datei einlesen ). Abschlusskntrlle (Pst- und Banksaldi überprüfen). Erstellen der Datenübergabe und Weitergabe an das Treuhandbür. Erstellen einer Datensicherung (Datenpflege Datensicherung). Archivieren Nach dem die ben aufgeführten Schritte ausgeführt sind, kann die Firma archiviert werden. Das Menu Buchungen Archivieren wählen. Der Dialg für das Archivieren wird angezeigt. AdmiCash GmbH 3902 Glis Variante Archivieren 2

3 Wechsel vm Käfer-Kntenplan zum KMU-Kntenplan 12. Nvember 2013 Das Datum Archivieren bis eingeben. Das Datum Archivieren vn kann nicht geändert werden. Sfern erfrderlich, das Archivieren für jedes Geschäftsjahr wiederhlen, bis das letzte Geschäftsjahr archiviert ist. Das Archiv wird jetzt an die Firma angehängt. Die Geschäftsbücher sind nun leer. Die Stammdaten wie Kntenplan, Buchungstexte, MWSt- Cde, Zahlungsstamm, Kundenstamm, Artikelstamm und Dkumente sind unverändert im aktuellen Datenbestand vrhanden. Umstellung auf KMU-Kntenplan Zuerst muss der neue Kntenplan eingelesen werden. Wählen Sie dazu Stammdaten Kntenplan. Wählen Sie das Menu Extras Daten einlesen. Wählen Sie den Dateityp, in welchem die Kntenplan-Datei vrliegt. AdmiCash GmbH 3902 Glis Variante Archivieren 3

4 Wechsel vm Käfer-Kntenplan zum KMU-Kntenplan 12. Nvember 2013 Wählen Sie die Kntenplan-Datei aus und klicken Sie auf Öffnen. Der Kntenplan wird jetzt angezeigt. Wählen Sie die Optin Daten einlesen und bestehender Datenbestand ersetzen. Klicken Sie auf [Daten einlesen], um den Kntenplan einzulesen. Steht keine Datei mit dem KMU-Kntenplan zur Verfügung, muss der Kntenplan manuell mit den neuen Kntnummern erfasst werden. Als nächstes müssen alle Stammdaten überprüft und eventuell hinterlegte Knti angepasst werden. Idealerweise führen Sie diese Anpassungen in der unten aufgeführten Reihenflge durch: MWSt-Cde: Einträge in der Spalte MWSt-Knt prüfen und krrigieren. Zusätzlich kann eine Bereinigung erflgen, indem nicht mehr benötigte Steuersätze gelöscht werden (z.b. Einträge mit 2.40% der 7.60%). Kntenplan: Den Knti die entsprechenden MWSt-Cde und MWSt-Optin hinterlegen. AdmiCash GmbH 3902 Glis Variante Archivieren 4

5 Wechsel vm Käfer-Kntenplan zum KMU-Kntenplan 12. Nvember 2013 Buchungstexte: Einträge in der Spalte Knt überprüfen und krrigieren. Bei Detailbuchungen auf die Seite Detail-Buchungen wechseln. Mit einem Dppelklick auf eine Detailzeile wird diese in die Eingabefelder übertragen. Die Angaben ändern und mit einem Klick auf Speichern aktualisieren. Zahlungsstamm: Alle Einträge aufrufen (Dppelklick) und auf der Seite Detail-Buchungen die Einträge prüfen und krrigieren. Schliessen Sie den Dialg unbedingt mit [OK], um die Aenderungen zu übernehmen. Daueraufträge: Jeden Dauerauftrag mit einem Dppelklick zum Bearbeiten aufrufen. Auf die Seite Zahlungen wechseln. Jede Zahlung, wie unter Zahlungsstamm beschrieben ist, prüfen und krrigieren. Schliessen Sie den Dialg unbedingt mit [OK], um die Aenderungen zu übernehmen. AdmiCash GmbH 3902 Glis Variante Archivieren 5

6 Wechsel vm Käfer-Kntenplan zum KMU-Kntenplan 12. Nvember 2013 Artikelstamm: Jeden Artikel mit einem Dppelklick zum Bearbeiten aufrufen. Im Feld Ertragsknt den Eintrag anpassen. Knditinen und Mahnspesen: Bei den Zahlungsknditinen und Mahnspesen die Knti überprüfen und anpassen. Schliessen Sie den Dialg unbedingt mit [OK], um die Aenderungen zu übernehmen. Nachdem diese Schritte ausfgeführt sind, ist die Umstellung auf den KMU-Kntenplan beendet und Sie können wie gewhnt weiter buchen. Zahlungen und Rechnungen wurden möglicherweise nch mit dem Käfer-Kntenplan erfasst. Wenn Sie ffene Zahlungsaufträge verbuchen, überprüfen Sie deshalb im Geschäftsbuch die Buchungen auf die krrekte Kntierung mit dem neuen KMU-Kntenplan. Dasselbe gilt für die Zahlungseingänge. AdmiCash GmbH 3902 Glis Variante Archivieren 6

7 Wechsel vm Käfer-Kntenplan zum KMU-Kntenplan 12. Nvember 2013 Variante Neue Firma Diese Variante sllte nur bei der AdmiCash-Basisversin eingesetzt werden. Bei den Versinen Kredi und Debi können die ffenen Zahlungen und Zahlungsaufträge swie Dkumente (Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen) nicht in die neue Firma übernmmen werden. Zahlungen und Dkumente, welche das Geschäftsjahr überschreiten, müssten daher in der neuen Firma ebenfalls neu erfasst werden. Vrbereitung Starten Sie AdmiCash und wählen Sie das Menu Firma Firma einrichten Firma bearbeiten. Die Firma mit einem Klick markieren. Die Tastenkmbinatin Ctrl + D drücken. Damit wird die Firma dupliziert und im Eingabedialg angezeigt. Geben Sie eine eindeutige Firmenbezeichnung ein, die sich vn der bestehenden Bezeichnung unterscheidet. Geben Sie den Beginn und das Ende des Geschäftsjahres ein. Wechseln Sie dann auf die Karteikarte Einstellungen. AdmiCash GmbH 3902 Glis Variante Neue Firma 7

8 Wechsel vm Käfer-Kntenplan zum KMU-Kntenplan 12. Nvember 2013 Kntrllieren Sie die Angaben und ergänzen Sie diese, sfern erfrderlich. Wechseln Sie danach auf die Karteikarte . Kntrllieren Sie die Angaben und ergänzen Sie diese, sfern erfrderlich. Klicken Sie dann auf [OK], um die neue Firma anzulegen. Die neue Firma ist jetzt angelegt. Schliessen Sie die Datenansicht, um mit dem Einrichten der Firma zu beginnen. Wählen Sie als nächstes das Menu Firma Firma einrichten - Stammdaten kpieren. Der Auswahldialg für das Kpieren der Stammdaten wird angezeigt. AdmiCash GmbH 3902 Glis Variante Neue Firma 8

9 Wechsel vm Käfer-Kntenplan zum KMU-Kntenplan 12. Nvember 2013 Wählen Sie unter Firmenauswahl die Quelle und das Ziel für das Kpieren der Stammdaten. Wählen Sie die Stammdaten mit Ausnahme des Kntenplanes, welche kpiert werden sllen. Klicken Sie auf [Kpieren], um den Kpiervrgang zu starten. Einrichten der Firma Öffnen Sie nun die Firma. Zuerst muss der neue Kntenplan eingelesen werden. Wählen Sie dazu Stammdaten Kntenplan. Wählen Sie das Menu Extras Daten einlesen. Wählen Sie den Dateityp, in welchem die Kntenplan-Datei vrliegt. Wählen Sie die Kntenplan-Datei aus und klicken Sie auf Öffnen. Der Kntenplan wird jetzt angezeigt. Wählen Sie die Optin Daten einlesen und bestehender Datenbestand ersetzen. Klicken Sie auf [Daten einlesen], um den Kntenplan einzulesen. AdmiCash GmbH 3902 Glis Variante Neue Firma 9

10 Wechsel vm Käfer-Kntenplan zum KMU-Kntenplan 12. Nvember 2013 Steht keine Datei mit dem KMU-Kntenplan zur Verfügung, muss der Kntenplan manuell mit den neuen Kntnummern erfasst werden. Wählen Sie nun Buchungen Neues Geschäftsbuch. Der Eingabedialg für das Anlegen der Geschäftsbücher wird angezeigt. Erfassen Sie nun alle Geschäftsbücher. Der Eröffnungssald muss nicht eingegeben werden, wenn dieser nch nicht bekannt ist. Der Eröffnungssald kann nachträglich aktualisiert werden, wenn die Firma Käfer vllständig nachgebucht ist und die Abschlusssaldi bekannt sind. Als nächstes müssen alle Stammdaten überprüft und eventuell hinterlegte Knti angepasst werden. Idealerweise führen Sie diese Anpassungen in der unten aufgeführten Reihenflge durch: MWSt-Cde: Einträge in der Spalte MWSt-Knt prüfen und krrigieren. Zusätzlich kann eine Bereinigung erflgen, indem nicht mehr benötigte Steuersätze gelöscht werden (z.b. Einträge mit 2.40% der 7.60%). AdmiCash GmbH 3902 Glis Variante Neue Firma 10

11 Wechsel vm Käfer-Kntenplan zum KMU-Kntenplan 12. Nvember 2013 Kntenplan: Den Knti die entsprechenden MWSt-Cde und MWSt-Optin hinterlegen. Buchungstexte: Einträge in der Spalte Knt überprüfen und krrigieren. Bei Detailbuchungen auf die Seite Detail-Buchungen wechseln. Mit einem Dppelklick auf eine Detailzeile wird diese in die Eingabefelder übertragen. Die Angaben ändern und mit einem Klick auf Speichern aktualisieren. Nachdem diese Schritte ausfgeführt sind, ist die Umstellung auf den KMU-Kntenplan beendet. Sie können nun in der Firma mit dem Käfer-Kntenplan weiterbuchen und die Datenübergabe an das Treuhandbür ausführen. In der neuen Firma mit dem KMU-Kntenplan können Sie unter Buchungen Einrichten nch die Eröffnungssaldi aktualisieren, wenn diese bekannt sind und dann mit dem Buchen beginnen. Die Eröffnungssaldi können auch zu einem späteren Zeitpunkt eingegeben werden. Die Tagessaldi der bereits erfassten Buchungen swie die Saldvrträge werden autmatisch neu berechnet. AdmiCash GmbH 3902 Glis Variante Neue Firma 11

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