windream BPM Effizienzsteigerung und Kostenoptimierung im Unternehmen

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1 windream BPM Effizienzsteigerung und Kostenoptimierung im Unternehmen

2 Business Process Management (BPM) Elektronische Geschäftsprozesse vereinheitlichen die Arbeitsweise der Mitarbeiter Mit BPM werden Prozessabläufe wesentlich beschleunigt Abläufe und Benutzeraktionen werden zeitlich überwacht und Eskalationen (Stellvertreter) zugeführt Prozesse werden protokolliert und sind nachvollziehbar BPM Prozesse funktionieren über Standorte hinweg und auch im Bereich mobiler Benutzer Prozesse können ohne spezielle Benutzeraktion aus anderen Anwendungen oder von gescannten Dokumenten ausgehend gestartet werden Im Workflow erfasste Informationen können automatisch an weitere Anwendungen übergeben werden (keine Doppelgleisigkeiten) Hohe Effizienz durch vorgegebene, definierte Arbeitsabläufe und Kostenersparnis durch kurze Liegezeiten und Automatismen ( Versand, Archivierung, etc.) 2

3 Enterprise Content Management (ECM) windream Enterprise Content Management System Dokumentenmanagement Business Process Management Integrationen Erfassung Zugriff Verteilung Trigger Prozesse Anwendungen (ERP, CRM, Portale) Externe Benutzer Speicherung Archivierung Verwaltung Organisation (Rollen, Stv.) Überwachung IT- Infrastruktur Mobil Standorte 3

4 windream BPM Komponenten windream BPM Designer windream BPM Client windream BPM Webclient windream BPM Server windream BPM Reporting Windream BPM Dashboard 4

5 windream BPM Designer Start- und Endschritte einfügen und definieren Prozessvariablen und Auswahllisten definieren Priorität und Eskalationsfristen für den Prozess/Schritte festlegen Rollen als Eskalationsinstanz und Bearbeiter zuweisen System- und Benutzerschritte einfügen Verknüpfungen / Kanten und Schleifen definieren (Bedingungen festlegen) Skripte für System- und Benutzerschritte erstellen Benutzerschritte konfigurieren (zuständige Rolle / Bearbeiter zuweisen, Bearbeitungsfrist setzen) Formulare für die Benutzerinteraktion entwerfen (Felder, Prozessvariable, Skripte einbinden) Prozessmodell Formulardesign Strukturinformationen Systemschritte konfigurieren (Skripte einbinden) 5

6 Zugriff auf BPM Aufgaben Einstellungen pro Benutzer- bzw. Prozessschritt: Permanent geöffneter Arbeitskorb (z.b. Buchhaltung) Verständigung durch windream Notifier (ähnlich Outlook Verständigung) Verständigung per (für seltene BPM Nutzer) 6

7 windream BPM Client Navigationsleiste Aufgabenliste Formular des Prozessschrittes Dokumentenansicht Layout benutzerspezifisch konfigurierbar 7

8 Prozessschritte im Auftragseingang bearbeiten Aufträge bearbeiten annehmen bearbeiten weiterleiten Unterprozesse starten (z.b. Rückfragen) auf Wiedervorlage legen Wiedervorlagen Wiedervorlagedatum ändern sofort vorlegen 8

9 Bestellinformationen aus ERP holen Zur kompletten Datenübergabe z.b. aus einer Rechnungsprüfung an das ERP-System müssen diese Daten auch mit den im ERP verfügbaren Daten (Kreditor, Kreditorennummer, Kostenstellen, etc.) übereinstimmen, damit hier keine weiteren Kontierungsarbeiten erforderlichen sind. Zur Sicherstellung der Datenkonsistenz werden die Bestelldaten entweder nach dem Scanvorgang oder durch den Anwender im entsprechenden Schritt direkt aus dem ERP System geholt und geladen. 9

10 Kostenstellen & Kostenarten synchron aus ERP Kontierungsdaten werden dem Anwender direkt aus dem ERP entsprechend zur Verfügung gestellt. Die Daten können hierbei anwenderspezifisch angezeigt werden. Die zur Auswahl zur Verfügung gestellten Daten können selbstverständlich auch aus anderen Datenquellen stammen. 10

11 windream BPM WebClient zero-install Client! 11

12 Prozessüberwachung Prozessfortschritt für laufende Prozesse kontrollieren Prozessvariablen einsehen Prozesse anhalten Historie laufender / abgeschlossener Prozesse einsehen und speichern Abgeschlossene Prozessinstanzen archivieren und löschen Layout benutzerspezifisch konfigurierbar Prozessliste Grafische Fortschrittsanzeige Detaillierte Historienanzeige 12

13 windream BPM Dashboard Berechtigte Anwender können laufende Prozesse auflisten, Stati anzeigen und Schritte anderen Anwendern zuordnen. Eine vorab definierte Stellvertreterregelung übergibt Schritte bei zeitlicher Eskalation automatisch an entsprechende Stellvertreter. 13

14 windream BPM Dashboard in ERP integriert windream BPM Dashboard integriert z.b. in Microsoft Dynamics NAV 14

15 windream BPM AdHoc Workflows Start von AdHoc Workflows direkt vom Kontext des entsprechenden Dokuments (aus einer Akte, einer windream Suche oder auch im Windows Explorer) 15

16 windream BPM AdHoc Workflows Freie Auswahl der gewünschten Prozessschritte durch den Anwender 16

17 Prozesshistorie Die Prozesshistorie wird in windream archiviert und steht berechtigten Anwendern zur Ansicht zur Verfügung - wird z.b. bei einer späteren Recherche mit den mitgeführten Dokumenten angezeigt. 17

18 Reporting Auswertungen werden mittels eines Reportgenerators erzeugt (Crystal Reports integriert oder eigene Reports) Reports werden über vorkonfigurierte Datenbankabfragen erstellt Neue Reports generieren mit Hilfe neuer Datenbankabfragen (Administratorfunktion) 18

19 BPM integriert in gewohnte Arbeitsumgebungen Windows Explorer Webbrowser Office Anwendungen ERP,CRM, etc. Webseiten Scananwendungen BPM Initialisierung von Workflows, Erledigung von Aufgaben, Überwachung von Prozessen 19

20 BPM Integration in Office Anwendungen Start eines Bearbeitungsprozesses direkt aus Office Anwendungen: Reisekostenabrechnung Projektkalkulation Vertragsfreigabe QM Dokumente klick & start 20

21 BPM Integration in Webseiten Start eines Bearbeitungsprozesses direkt von einer Webseite: Urlaubsantrag Beschaffungsantrag Änderungsantrag (von intern oder extern) Produktinformationen (von extern) 21

22 BPM Integration in Drittanwendungen Start eines Bearbeitungsprozesses direkt aus einer Drittanwendung: Scananwendungen ERP CRM SharePoint Eigenentwicklungen 22

23 windream BPM Software Development Kit Durch die mehrschichtige Architektur bietet windream BPM umfassende Schnittstellen zur Integration bzw. Steuerung von Prozessen: Zugriff auf die gesamte Umgebung eines konkreten Prozesses in einem Systemschritt Objekte zu einem aktuellen Schritt werden in der Skriptumgebung angezeigt Alle Variablen eines Prozesses sind in einem benutzerdefinierten Modul sichtbar und gültig Prozesse lassen sich aus einer externen Anwendung starten und initialisieren ein Rechnungsprüfungsprozess wird über eine Scananwendung gestartet eine Reisekostenabrechnung wird direkt aus Excel gestartet eine Vertragsprüfung startet automatisch aus einem Winword Dokument Automatischer Datenaustausch mit anderen Anwendungen oder Datenbanken In einem Benutzerformular können mit Skripten (VBS) Feldvalidierungen, Zugriffe auf Datenbanken oder andere Funktionen prozessspezifisch eingebunden werden. 23

24 Business Process Management mit windream BPM Effizienzsteigerung Kostenoptimierung Nachvollziehbarkeit 24

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