InterDB-SQL. Handbuch für Lead Partner. Mittelabrufe Fortschrittsberichte. Foto: istockphoto.com/shironosov

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1 InterDB-SQL Handbuch für Lead Partner Mittelabrufe Fortschrittsberichte Foto: istockphoto.com/shironosov Version:

2 Inhaltsverzeichnis 1 Mittelabruf Finanzieller Workflow (Darstellung) Mittelabrufe Kostenübersicht Verfahren zur Erstellung und Einreichung eines Mittelabrufes 7 Sachkosten / Fremdleistungen / Sonstige Kosten 8 Personalkosten 9 Einnahmen Import-Funktion Warnungen 13 2 Finanzen Auswahl Mittelabrufe Finanzen Filter 15 3 Indikatoren 16 4 Fortschrittsberichte Hinzufügen und Ausfüllen von Fortschrittsberichten Ausdruck und Einreichen eines Fortschrittsberichtes Finanzielle Angaben in der Druckfassung des Fortschrittsberichtes 18 5 Projektabschluss Teil A: inhaltlicher Endbericht Teil B: finanzieller Endbericht 21 Dieses Handbuch für das Monitoringsystem InterDB SQL für das INTERREG IVA Programm Deutschland-Nederland baut auf dem ersten Teil des Handbuchs für das Monitoringsystem (Installation und Antragserstellung) für Lead Partner auf. 2

3 Fortschritt In diesem Modul findet die eigentliche Verwaltung jedes einzelnen aktiven Projektes statt. Hier müssen die Mittelabrufe und Fortschrittsberichte eingegeben werden. Das Modul Fortschritt ist erst zugänglich, nachdem ein Projekt tatsächlich genehmigt wurde und im Projektworkflow den Status aktiv erhalten hat. Abbildung 1: Fenster Fortschritt Nachdem das gewünschte Projekt geladen und links im Menübaum Fortschritt angeklickt wurde, erscheint das nächste Fenster mit vier Optionen im linken Menübaum. Die ersten zwei Optionen mit dem Geldsymbol umfassen den finanziellen Teil des Fortschritts. Die beiden letzten Optionen (Symbole Blatt und Diagramm) beziehen sich auf den inhaltlichen Fortschritt. Der Unterabschnitt finanzieller Fortschritt besteht aus den folgenden zwei Optionen: Mittelabruf und Finanzen. Das allgemeine Fenster Fortschritt zeigt den aktuellen Stand der Ausgaben gegenüber dem Budget an. In dem Feld Aktionen kann eine Aktion ausgewählt werden und gelangt man über Weiter zum jeweiligen Fenster. Dies ist auch mit Hilfe des linken Menübaums möglich. Unter Mittelabruf muss der Lead Partner die angefallenen Kosten geltend machen und einen Mittelabruf vornehmen. Der Abschnitt Finanzen hat lediglich einen informativen Charakter. Hier wird angezeigt, welche Mittel von den einzelnen Kofinanziers bereits bereitgestellt wurden. Unter Indikatoren geben Sie pro Halbjahr die erreichten Projektziele auf Basis der im Antrag festgelegten Indikatoren an. Unter Fortschrittsberichte haben Sie die Möglichkeit den Fortschrittsbericht zu Ihrem Projekt, den sie halbjährlich vorlegen müssen, zu erstellen. 3

4 1 Mittelabruf Mit der Option Mittelabruf links im Menübaum hat der Lead Partner die Möglichkeit, Ausgaben geltend zu machen. Das Fenster Mittelabrufe besteht aus drei Feldern: Darstellung (finanzieller Workflow), Mittelabrufe und Kostenübersicht. Im Anschluss werden diese Optionen erläutert. Abbildung 2: Fenster Kosten Sammlungen 1.1 Finanzieller Workflow (Darstellung) Vergleichbar mit einem Projekt durchläuft auch jeder Mittelabruf eine Reihe von Workflowschritten (von Eingabe der Kosten bis zur tatsächliche Auszahlung). Wenn einer dieser Schritte angeklickt wird, wird im Feld Mittelabrufe angezeigt, welche Mittelabrufe diesen Schritt bereits absolviert haben (grüner Kreis mit einem Häkchen und Schloss), welche Mittelabrufe sich in dieser Phase befinden und darauf warten, dass sie genehmigt werden (weißer Kreis mit grünem Rand) oder die diese Phase noch erreichen müssen, aber auf die Genehmigung eines früheren Schritts warten (grauer Kreis mit weißem Punkt). Wenn Alle zeigen ausgewählt wird, erscheint eine kumulative Übersicht aller Mittelabrufe, egal in welcher Phase sie sich befinden. Umgekehrt kann in dem Feld Mittelabrufe der gewünschte Mittelabruf angeklickt werden, woraufhin in dem Feld Darstellung angezeigt wird, in welcher Phase des finanziellen Workflows sich der jeweilige Mittelabruf befindet. Abbildung 3: Feld Darstellung 4

5 1.2 Mittelabrufe In dem Feld Mittelabrufe werden pro Jahr die eingereichten Mittelabrufe angezeigt. Wenn ein Mittelabruf angeklickt wird, wird er nach Kostenarten unterteilt. Dabei werden nur die Kostenarten angezeigt, bei denen auch tatsächlich Kosten geltend gemacht wurden. Die einzelnen Buttons im unteren Teil dieses Feldes haben folgende Funktionen: Hinzufügen : einen neuen Mittelabruf erstellen. Bearbeiten : mit dieser Funktion können Sie den Namen des Mittelabrufs bearbeiten (siehe Fenster Neuer Mittelabruf ). Einzelne Kosten/Rechnungen können in dem Feld Kostenübersicht bearbeitet werden. Löschen : den gesamten Mittelabruf löschen. Dies ist nicht möglich, wenn in diesem Mittelabruf noch Rechnungen stehen (siehe Feld Kostenübersicht ). Genehmigen : mit dieser Funktion wird die Phase, in der sich der Mittelabruf im finanziellen Workflow befindet (siehe Feld Darstellung ), genehmigt und gelangt der Mittelabruf zum nächsten Bearbeitungsschritt. Die Durchführung dieser Funktion richtet sich nach den Rechten des Benutzers. Unter den Buttons ist zu sehen, welcher Nutzer sich aktuell den ausgewählten Mittelabruf anschaut. Achtung: Nur wenn Sie hier ihren eigenen Benutzernamen sehen, können Sie den Mittelabruf auch bearbeiten! So wird verhindert, dass zwei Nutzer zeitgleich Änderungen an einem Mittelabruf vornehmen. Abbildung 4: Feld Die Farbe der Kreise, die vor einem Mittelabruf stehen, richtet sich danach, welcher Schritt im finanziellen Workflow bei Darstellung (s. Abb. 3, S.4) markiert wurde. Ein Kreis mit einem grünen Rand bedeutet, dass der Mittelabruf in diesem Workflowschritt genehmigt werden kann. Ein grüner Kreis mit einem Häkchen bedeutet, dass der Mittelabruf in diesem Workflowschritt bereits genehmigt wurde. Ein grauer Kreis mit einem weißen Punkt bedeutet, dass der Mittelabruf noch auf die Genehmigung eines früheren Schritts wartet. Ein gelber Warnhinweis bedeutet, dass die Eintragungen im Mittelabruf Unstimmigkeiten aufweisen. 1.3 Kostenübersicht In dem Feld Kostenübersicht werden die addierten Beträge angezeigt. Welche Beträge angezeigt werden, richtet sich nach der Auswahl in dem Feld Mittelabrufe. Wenn Sie das Projekt markieren (in Abbildung 4 Test ), werden in der Kostenübersicht je Partner und je Kostenart die kumulativen Beträge aller eingegebenen Mittelabrufe angezeigt. Wenn Sie ein Jahr markieren, werden in der Kostenübersicht die kumulierten Beträge je Kostenart und je Partner für das entsprechende Jahr angezeigt. Wenn Sie einen einzelnen Mittelabruf anklicken, werden die kumulativen Beträge angezeigt, die zu dem Mittelabruf gehören. Wenn Sie in diesem Mittelabruf eine bestimmte Kostenart anklicken, sehen Sie in der Kostenart die jeweils eingegebenen Rechnungen dieser Kostenart. Bei dieser Auswahl werden (abhängig von Ihren Benutzerrechten) eine Reihe von Buttons unter dem Feld Kostenübersicht aktiviert. In der oberen Reihe finden Sie folgende Funktionen: Gruppiert : diese Funktion wird automatisch ausgewählt und zeigt in dem markierten Workflowschritt den Endstand der eingegebenen Rechnungen an. Nicht gruppiert : mit Hilfe dieser Funktion können Sie sehen, welche Handlungen in dem ausgewählten Workflowschritt vorgenommen wurden. Dabei kann es sich um Änderungen oder Ablehnungen in den Kostenzeilen handeln. Die untere Button-Reihe umfasst folgende Funktionen: Hinzufügen : mit dieser Funktion wird das Fenster Details Mittelabruf geöffnet und kann dem Mittelabruf eine neue Rechnung hinzugefügt werden. 5

6 Bearbeiten : mit dieser Funktion können Sie die markierte Rechnung bearbeiten. Mit dieser Funktion können Sie die Rechnung ebenfalls vollständig oder teilweise ablehnen (siehe Verfahren Mittelabruf ). Rückgängig : mit dieser Funktion machen Sie die Änderungen, die Sie bei der Rechnung vorgenommen haben, rückgängig oder können Sie die Rechnung löschen (nur wenn der Schritt eingetragen noch nicht genehmigt ist). Importier : mit dieser Funktion starten Sie die Import-Funktion (siehe Seite 11). Ansicht : mit dieser Funktion werden die Details der Rechnung angezeigt. Aktualisieren : mit dieser Funktion wird der Mittelabruf aktualisiert. Unter diesen Buttons wird mit einem gelben Stern angezeigt, wer die Rechnung zu welchem Zeitpunkt in das System eingegeben hat. Der gelbe Stift zeigt an, wer die Rechnung zu welchem Zeitpunkt bearbeitet hat. Darunter befindet sich die Beschreibung der Kosten und darunter, im Falle einer Ablehnung, der Grund für die Ablehnung. Mit dem Button Berichterstellung unten rechts können Sie das Formular Mittelabruf des jeweiligen Mittelabrufs erstellen. Mit dem Button Weiter gelangen Sie zu dem nächsten Schritt im linken Menübaum. Dies ist die Option Finanzen (siehe Kapitel 2 Finanzen ). Abbildung 5: Fenster Kosten Sammlungen mit rechts das Feld Kostenübersicht 6

7 1.4 Verfahren zur Erstellung und Einreichung eines Mittelabrufes An der erfolgreichen Einreichung, Prüfung und Auszahlung eines Mittelabrufs sind eine Reihe von Stellen beteiligt, die innerhalb des Monitoringsystems jeweils eigene Aufgaben, Zuständigkeiten und Möglichkeiten haben. Im Anschluss werden die Aufgaben und Möglichkeiten in dem Verfahren Mittelabruf der einzelnen Gruppen behandelt. Damit ein Mittelabruf eingereicht werden kann, muss erst ein neuer Mittelabruf erstellt werden und müssen Kosten geltend gemacht werden. Schritt 1: Markieren Sie in dem Feld Mittelabrufe den Namen des Projektes. Sie sind als der Lead Partner für die Eingabe der gesamten Projektkosten verantwortlich, auch für die Kostenpositionen der anderen Projektpartner. Schritt 2: Erstellen Sie einen neuen Mittelabruf, indem Sie in dem Feld Mittelabrufe den Button Hinzufügen anklicken. Schritt 3: Tragen Sie die Angaben in das Popup-Fenster Mittelabruf ein. Auf diese Weise wird ein neuer Mittelabruf erstellt, eine Art Sammlung aller Einzelrechnungen dieses bestimmten Partners. Je Mittelabruf können so viele Kosten wie erforderlich geltend gemacht werden. Für die Eingabe gilt keine zeitliche Begrenzung. Geben Sie dem Mittelabruf eine Nummer oder einen Namen. Geben Sie außerdem das Datum ein (dies ist automatisch das aktuelle Datum, Sie können dies jedoch ändern). In dem Feld Aufbewahrungsort tragen Sie ein, wo die Originalrechnungen aufbewahrt werden. In dem Feld Notizen können Sie bei Bedarf noch Eintragungen vornehmen. Klicken Sie anschließend auf Ok, um zum nächsten Schritt zu gelangen. Sie können dieses Popup-Fenster jederzeit erneut bearbeiten, indem Sie den Mittelabruf in dem Feld Mittelabrufe markieren und anschließend auf Bearbeiten klicken. Abbildung 6: Popup Fenster Mittelabruf Schritt 4: Nachdem Sie den Button Ok im Fenster Neuer Mittelabruf angeklickt haben, gelangen Sie zum Popup-Fenster Details Mittelabruf, wo Sie je Fenster die einzelnen Rechnungen eingeben können. Links im Fenster stehen die Projektpartner und die Kostenarten. Achten Sie darauf, dass Sie links zuerst den entsprechenden Projektpartner und die Kostenart auswählen. Es können nur die Kostenarten ausgewählt werden, die in dem Antrag für diesen Partner angegeben sind. Das Fenster für Personalkosten weicht von den Fenstern für die anderen Kostenarten ab. Zur Eingabe der nächsten Rechnung klicken Sie den Button Weitere Rechnung unten rechts an. Abbildung 7: Popup Fenster Detail Mittelabruf 7

8 Sachkosten/Fremdleistungen/Sonstige Kosten: Rechnungsdatum: Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde. Rechnungsnummer: Rechnungsnummer, die oftmals auf einer Rechnung angegeben wird. Datum der Zahlung: Datum, an dem der Projektpartner den Rechnungsbetrag beglichen hat. Rechnungssteller: Name der Firma/Person, von der die Rechnung stammt und an die der Betrag überwiesen wurde. Nummer Zahlungsbeleg: Nummer des internen Buchhaltungssystems, das dieser Rechnung möglicherweise eine Nummer zugewiesen hat. Datum/Nummer Kontoauszug: Wenn Sie keine Nummer des Zahlungsbelegs eingetragen haben, da Ihr internes Buchhaltungssystem keine Nummern zuweist, oder wenn Sie aus einem anderen Grund keine Nummer des Zahlungsbelegs eingetragen haben, müssen Sie in diesem Feld (wahlweise) ein Kennzeichen für den Zahlungsbeleg eintragen, beispielsweise die Nummer/das Datum des Kontoauszugs, auf dem die entsprechende Zahlung ausgewiesen wird. Nur so kann eine ordnungsgemäße Prüfung der Ausgabe erfolgen. System: Nummer, die das Monitoringsystem automatisch zuweist. Sie können diese Nummer nicht eintragen. Gesamtrechnungsbetrag: Geben Sie hier den Gesamtbruttobetrag der Rechnung an (unabhängig, wie viel davon auf das Projekt entfällt). Förderfähige Betrag (netto): Geben Sie hier den (anteiligen) Nettobetrag der Rechnung an, der förderfähig ist. MwSt.: dieser Betrag wird automatisch eingetragen, wenn Sie in dem daneben stehenden Feld den Mehrwertsteuersatz eingeben. MwSt. ist nicht förderfähig/mwst. ist förderfähig: Hier geben Sie an, ob die MwSt. förderfähig ist oder nicht. In den meisten Fällen wird dies im Antrag angegeben und automatisch die richtige Auswahl getroffen. Sie können dies jedoch auch ändern. Geben Sie den Mehrwertsteuersatz an (in der Regel 19 %). Förderfähige Betrag (Brutto): Wenn Sie im Feld MwSt. den Mehrwertsteuersatz zu der Rechnung angegeben haben, wird der (anteilige) förderfähige Bruttobetrag automatisch berechnet. Sie können ihn aber auch manuell eintragen. Boni/Skonto/Rabatt: Möglicherweise haben Sie für den Rechnungsbetrag eine Ermäßigung erhalten, beispielsweise in Form von Skonto. Tragen Sie diese Ermäßigung hier ein. Sie wird vom Förderbetrag abgezogen. Förderbetrag: Diesen Betrag errechnet das System automatisch anhand der eingetragenen Angaben. Sie können diesen Betrag nicht ändern. Wenn Sie die Option MwSt. ist förderfähig aktiviert haben, wird dieser Betrag zum Förderbetrag hinzugerechnet. Eine eventuelle Ermäßigung wird abgezogen. N. förder. Kosten mit K.-plan: Diese Bezeichnung steht für nicht-förderfähige Kosten mit Kostenplan. Hier dürfen nur Beträge eingetragen werden, wenn Sie mit Ihrem Antrag auch einen Kostenplan für nicht-förderfähige Kosten eingereicht haben. Haben Sie keinen solchen Kostenplan, muss dieses Feld frei bleiben. Nicht förderfähige Kosten, die auf einer Rechnung enthalten sind, brauchen normalerweise nicht extra aufgeführt zu werden. Sie müssen in dem Feld Kostenbeschreibung den Kostenposten näher beschreiben, damit die Notwendigkeit der Ausgaben ersichtlich wird. Bitte beachten Sie: Sie können nur bezahlte Rechnungen eingeben. Die Projektpartner müssen somit ihre Kosten vorstrecken und nachträglich geltend machen. Bitte beachten Sie: Sie können nur Kosten geltend machen, die innerhalb der Projektlaufzeit angefallen sind. Das Rechnungsdatum darf deshalb in der Regel nicht vor dem Startdatum des Projektes liegen. 8

9 Personalkosten: Für die Personalkosten gilt, dass anstelle von Rechnungssteller (Firma, die bezahlt wird) jetzt Name der Mitarbeiter steht. Tragen Sie hier ein, für welchen Mitarbeiter Sie Kosten geltend machen. Anstelle von Kostenbeschreibung sehen Sie jetzt Abrechnungszeitraum. Hier müssen Sie eintragen, auf welchen Monat sich die geltend gemachten Personalkosten beziehen. Bestimmte Felder sind in der Kategorie Personalkosten nicht zutreffend und deshalb nicht sichtbar. Bitte beachten Sie: Geben Sie die Personalkosten immer für jeden Mitarbeiter gesondert ein. Einnahmen: Es ist möglich, dass Ihr Projekt Einnahmen erwirtschaftet. Dies wird im Projektantrag als negativer Betrag aufgeführt. Tragen Sie diesen Betrag in dem Fenster Einnahmen ebenfalls als negative Kosten ein und beschreiben Sie die Einnahmen kurz. Wenn Sie noch eine Rechnung eingeben möchten, klicken Sie rechts unter dem Popup-Fenster Details Mittelabruf auf Weitere Rechnung. Diesen Button können Sie jedoch erst anklicken, wenn sie alle Pflichteingaben eingetragen haben. Wenn Sie mit der Eingabe der Einzelrechnungen abschließen möchten, klicken Sie rechts unter der letzten Abrechnung auf Schließen. Wenn Sie den Button Weitere Rechnung angeklickt haben, obwohl Sie keine Rechnungen mehr eingeben möchten, klicken Sie unten links im Popup-Fenster Details Mittelabruf auf Abbruch. Sollten Sie eine bestimmte Rechnung bei einem falschen Projektpartner oder Kostenart eingetragen haben, ist eine Korrektur noch möglich, so lange Sie den Mittelabruf nicht bei ihrer berechtigten Prüfstelle eingereicht haben. Alle eingegebenen Rechnungen werden anschließend in dem Feld Kostenübersicht angezeigt. Bevor Sie mit dem nächsten Schritt Einreichen fortfahren, sollten Sie prüfen, ob Sie wirklich mit der Bearbeitung des Mittelabrufs fertig sind. Kontrollieren Sie den Mittelabruf sorgfältig. In dieser Phase können Sie folgende Aktionen ohne weitere Konsequenzen durchführen: Änderung des Mittelabrufs: Sie können die Angaben des ersten Popup-Fensters Mittelabruf ändern, indem Sie in dem Feld Mittelabrufe die gewünschten Mittelabrufe markieren und anschließend unter dem Feld Mittelabrufe auf den Button Bearbeiten klicken. Daraufhin öffnet sich wieder das entsprechende Popup-Fenster und können Sie Änderungen vornehmen. Änderung einer bereits eingegebenen Rechnung: Zu diesem Zweck markieren Sie in dem Feld Mittelabrufe den entsprechenden Mittelabruf und die Kostenart. Anschließend wählen Sie in dem Feld Kostenübersicht die gewünschte Rechnung aus und klicken Sie unter dem Feld Kostenübersicht auf den Button Bearbeiten. Jetzt wird das Popup-Fenster Details Mittelabruf geöffnet und können Sie Änderungen vornehmen. Löschen einer bereits eingegebenen Rechnung: Zu diesem Zweck markieren Sie in dem Feld Mittelabrufe den entsprechenden Mittelabruf und die Kostenart. Anschließend wählen Sie in dem Feld Kostenübersicht die gewünschte Rechnung aus und klicken Sie unter dem Feld Kostenübersicht auf den Button Rückgängig. Weitere Rechnungen im Mittelabruf zu einem späteren Zeitpunkt hinzufügen: Sie können die Eingabe zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen und diesem Mittelabruf weitere Rechnungen hinzufügen, indem Sie den entsprechenden Mittelabruf markieren und unter dem Feld Kostenübersicht den Button Hinzufügen anklicken. Jetzt wird das Popup-Fenster Details Mittelabruf geöffnet. Bitte beachten Sie: mit dem Button Hinzufügen unter dem Feld Mittelabrufe erstellen Sie einen neuen Mittelabruf. Anschauen einer Rechnung: Gewünschte Rechnung auswählen und auf Ansicht klicken. Sie können diese Aktionen (außerdem das Löschen einer Rechnung) auch durchführen, nachdem Sie Schritt 5 absolviert haben. Das Ändern einer Rechnung hat zur Folge, dass Sie den Mittelabruf bei der für Ihr Projekt zuständigen Prüfstelle erneut einreichen müssen. 9

10 Schritt 5: Eintragen. Wenn Sie mit der Eingabe von Rechnungen fertig sind und den Mittelabruf abschließen, prüfen und einreichen möchten, klicken Sie auf den entsprechenden Mittelabruf in dem Feld Mittelabrufe. Klicken Sie anschließend unter dem Feld Mittelabrufe auf den Button Genehmigen. Der Schritt Eingetragen im finanziellen Workflow in dem Feld Darstellung erhält ein grünes Häkchen. Jetzt gilt der Mittelabruf als abgeschlossen: Sie können keine neuen Rechnungen mehr hinzufügen oder Rechnungen löschen. Bitte beachten Sie: Sie können pro Partner zwar mehr Kosten abrechnen, als im entsprechenden Kostenplan veranschlagt. Allerdings wird der zuviel abgerechnete Betrag nicht bezuschusst und automatisch als zusätzlicher Eigenbeitrag angesehen. Abbildung 8: Schritt 1 und 2 in der finanzieller Workflow für den Lead Partner. Schritt 6: Mittelabruf von der für Ihr Projekt zuständigen Prüfstelle prüfen lassen. Ihr regionales Programmmanagement hat Ihnen eine berechtigte Prüfstelle zugewiesen (First Level Control), die Ihre Mittelabrufe prüfen wird. Zu diesem Zweck ist eine Druckfassung erforderlich, da Ihre Prüfstelle keinen Zugriff auf das Monitoringsystem hat. Markieren Sie den gewünschten Mittelabruf und klicken Sie auf Berichterstellung unten im Fenster Kostenübersicht. Klicken Sie in dem Popup-Fenster Office Berichte auf Mittelabruf und anschließend auf Generieren. Jetzt erscheint für kurze Zeit ein grüner Statusbalken. Ihr Mittelabruf wird in Excel geöffnet. Kontrollieren Sie die Angaben und drucken Sie die Datei aus. Unterzeichnen Sie das Deckblatt des Mittelabrufs und schicken Sie ihn zusammen mit den Excel-Anlagen an die für Ihr Projekt zuständige Prüfstelle. Bitte beachten Sie: Das Monitoringsystem speichert Mittelabrufe in Excel nicht. Durch die Option Speichern in Excel können Sie eine digitale Fassung des Formulars auf Ihrem Rechner speichern. Schritt 7: Berechtigte Prüfstelle. Nachdem die berechtigte Prüfstelle Ihnen den geprüften und unterzeichneten Mittelabruf zurückgeschickt hat, stehen Ihnen, je nach Prüfungsergebnis, folgende Möglichkeiten zur Auswahl: 1) Bei Genehmigung durch die berechtigte Prüfstelle: Klicken Sie im Monitoringsystem im Fenster Mittelabrufe (Fortschritt > Mittelabrufe im Menübaum bei Ihrem Projekt) im Feld Mittelabrufe den gewünschten Mittelabruf an und klicken Sie anschließend auf Genehmigen unter dem Feld Mittelabrufe. Sie dürfen den Mittelabruf jetzt nicht mehr ändern. Nach der Genehmigung dieses Schrittes im finanziellen Workflow (Schritt Geprüft durch berechtigte Prüfstelle") können Sie den Mittelabruf nur noch einsehen. Es erscheint eine automatische Warnmeldung, dass Sie den Mittelabruf nicht mehr bearbeiten können. Leiten Sie die zurückgeschickte Druckversion des Mittelabrufs, die Sie von der berechtigten Prüfstelle unterschrieben und gestempelt zurückerhalten haben, samt Checkliste und Deckblatt (ebenfalls von Prüfstelle ausgefüllt und unterschrieben) an Ihr regionales Programmmanagement weiter. 2) Bei Ablehnung durch die berechtigte Prüfstelle: Befolgen Sie die Hinweise der Prüfstelle und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen im Mittelabruf vor (siehe 1.3 Kostenübersicht). An schließend drucken Sie den Mittelabruf erneut aus und schicken ihn wieder an die berechtigte Prüfstelle. Wiederholen Sie diesen Vorgang erforderlichenfalls so oft, bis der Abruf genehmigt wird und verfahren Sie anschließend wie im vorangehenden Absatz beschrieben. Der Mittelabruf gilt offiziell als eingereicht, nachdem Schritt zwei des finanziellen Workflows Geprüft durch berechtigte Prüfstelle vom Lead Partner abgehakt wurde und die vom Lead Partner und der berechtigten Prüfstelle unterzeichnete Druckversion beim regionalen Programmmanagement eingegangen ist. Im Fenster Darstellung können Sie weiter beobachten, welche Schritte Ihr Mittelabruf durchläuft. Erst wenn der Schritt Zahlung initiiert einen grünen Haken hat, wird die tatsächliche Auszahlung vorbereitet. 10

11 1.5 Import-Funktion Insbesondere für Lead Partner von Projekten mit vielen Partnern kann es praktisch sein, die Partner zu bitten, ihre Rechnungen auf einer vorprogrammierten Excel-Liste einzureichen. Die Angaben aus dieser Liste können dann ins Monitoringssystem importiert werden. Das funktioniert allerdings nur, wenn die Daten vollständig und korrekt aufgelistet sind und der Mittelabruf noch nicht den Schritt 5 durchlaufen hat. Bitte beachten Sie: Trotz der Import-Funktion liegt die Verantwortung für die Erstellung eines korrekten Mittelabrufs weiterhin beim Lead Partner. Folgende Anweisungen zur Import-Funktion finden sich auch im Handbuch für Lead Partner: 1) Erstellen der vorprogrammierten Excel-Liste Sie wählen im Fenster Mittelabruf(e) den gewünschten Mittelabruf aus, in den die Liste später importiert werden soll. Ist der entsprechende Mittelabruf noch nicht angelegt, erstellen Sie diesen bitte entsprechend der Schritte 1-4 (s. S.7). Beenden Sie das Fenster Details Mittelabruf. Nachdem Sie den Mittelabruf ausgewählt haben, klicken Sie auf den Button Importier Es erscheint ein Pop-Up-Fenster. Klicken Sie in diesem Fenster auf Anlegen Formular. Es öffnet sich ein Excel-Dokument mit drei Datenblättern, die speziell auf das Projekt und den ausgewählten Mittelabruf abgestimmt ist. Das Dokument wird in der Sprache geöffnet, die Sie in InterDB-SQL aktuell verwenden. 2) Ausfüllen des Excel-Dokuments Die Datenblätter Partner und Kostenarten werden für die vollständige Ausfüllung des Datenblattes Kosten benötigt und dürfen auf keinen Fall verändert werden. In der jeweils ersten Spalte dieser beiden Datenblätter finden Sie laufende Nummern. Diese werden später bei der Eintragung der Kosten benötigt. Bei den Nummern in der zweiten Spalte handelt es sich um die ID-Nummer, mit denen InterDB-SQL arbeitet. Sie haben für das Ausfüllen des Datenblattes Kosten allerdings keinerlei Bedeutung. Im Folgenden wird aufgelistet, welche Eintragungen im Datenblatt Kosten pro Zeile zu erfolgen hat. (Die Titel der Spalten entsprechen im Wesentlichen den Angaben aus dem Fenster Details Mittelabruf.) Partner: Tragen Sie hier bitte die laufende Nummer des Partners (laut Datenblatt Partner ) ein, dem die Kosten entstanden sind. Kostenart: Tragen Sie hier bitte die laufende Nummer der Kostenart (laut Datenblatt Kostenart ) ein, der die Kosten zuzurechnen sind. Beachten Sie: Es dürfen nur Kostenarten angegeben werden, die laut Kostenplan des Partners auch beantragt worden sind. Ansonsten schlägt der spätere Import ins Monitoringsystem fehl! Rechnungsdatum: Tragen Sie das Datum bitte nach folgendem Muster ein: dd-mm-jjjj oder dd.mm.jjjj. Beachten Sie: Wenn das Feld leer bleibt, wird beim Import automatisch das Anfangsdatum des Projektes ausgewählt! Rechnungsnummer: Feld kann frei eingetragen werden. Zahldatum: siehe Hinweise zum Rechnungsdatum. Beachten Sie: Wenn dieses Feld leer bleibt, kann die Liste später nicht ins Monitoringsystem importiert werden. Rechnungssteller/Name des Mitarbeiters (abhängig von der gewählten Kostenart): Feld kann frei eingetragen werden. Nummer Zahlungsbeleg: Feld kann frei eingetragen werden. Datum/Nummer Kontoauszug: Feld kann frei eingetragen werden und ist nur erforderlich, wenn Sie keine Nummer Zahlungsbeleg eingetragen haben. Gesamtrechnungsbetrag (inkl. MwSt.): Zahlenwert kann frei eingetragen werden. Förderf. Rechnungsbetrag (netto): Zahlenwert kann frei eingetragen werden. Beachten Sie: Dieser Betrag darf nicht höher sein als der Gesamtrechnungsbetrag. Wenn dieses Feld leer bleibt, kann die Liste später nicht ins Monitoringsystem importiert werden. MwSt. %: Mehrwertsteuersatz kann, falls erforderlich, frei eingetragen werden. Bleibt dieses Feld leer, wird dies beim Import als 0 übertragen. MwSt.: Dieser Betrag wird automatisch anhand des angegebenen Mehrwertsteuersatzes berechnet. Eine manuelle Eingabe ist also nicht erforderlich. 11

12 Förderf. Rechnungsbetrag (brutto): Betrag wird automatisch berechnet. Eine manuelle Änderung darf nicht erfolgen. Beachten Sie: Wenn der Betrag abgeändert wird, kann die Liste später nicht ins Monitoringsystem importiert werden! MwSt. ist förderfähig: Hier dürfen ausschließlich die Zahlen 1 oder 0 eingetragen werden. Die Codierung 1 muss verwendet werden, wenn die Mehrwertsteuer förderfähig ist und somit zum Förderbetrag dazu gerechnet werden kann. Die Codierung 0 muss verwendet werden, wenn die Mehrwertsteuer nicht förderfähig ist. Voreingestellt ist immer die Codierung 1. Bleibt das Feld leer, wird beim Import automatisch eine 0 übertragen. Boni / Skonti / Rabatt: Zahlenwert kann frei eingetragen werden. Förderbetrag: Betrag wird automatisch berechnet. Eine manuelle Änderung darf nicht erfolgen. Beachten Sie: Wenn der Betrag abgeändert wird, kann die Liste später nicht ins Monitoringsystem importiert werden! N. förd. Kosten m. Kostenplan: Zahlenwert kann frei eingetragen werden. Beschreibung / Abrechnungszeitraum (abhängig von der gewählten Kostenart): Dieses Feld kann frei eingetragen werden, aber es muss ausgefüllt werden. Beachten Sie: Wenn das Feld leer bleibt, ist ein Import der Liste nicht möglich! Systemberichte: Feld muss frei bleiben. Hier werden beim Import mögliche Fehlermeldungen angezeigt. Bei der Eingabe von Personalkosten müssen Sie die Felder Rechnungsdatum, MwSt. %, MwSt., MwSt. ist förderfähig, Boni / Skonti / Rabatt nicht ausfüllen. Diese Angaben werden für die Kostenart Personalkosten nicht benötigt und deshalb auch nicht ins Monitoringsystem übernommen. Bei förderf. Rechnungsbetrag (netto) übernehmen Sie was bei förderf. Rechnungsbetrag (brutto) eingetragen worden ist. Einnahmen müssen negativ eingetragen werden! 3) Import des Excel-Dokuments in InterDB-SQL Sie speichern das ausgefüllte Excel-Dokument lokal ab. Im Pop-Up-Fenster (vgl. Punkt 1, S.13) klicken Sie auf den Button Importieren. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie das gespeicherte Excel-Dokument suchen können. Mit einem Doppelklick auf das Dokument überprüft das System die Daten und übernimmt das Dokument in das Pop-Up-Fenster Import- Funktion. Wenn das System fragt, ob die Änderungen im Dokument gespeichert werden sollen, sind die Daten nicht korrekt eingetragen. Klicken Sie deshalb auf Nein. 4) Kontrolle des Excel-Dokuments: Im Pop-Up-Fenster Import-Funktion sind alle Kostenzeilen aufgelistet. Wenn Sie ganz nach rechts bis zur Spalte Meldung scrollen, können Sie dort kontrollieren, ob alles korrekt eingetragen worden ist. Falls ein Fehler vorliegt, sehen Sie hier, in welcher Spalte sich der Fehler befindet. Solange in der Spalte eine Meldung steht, können die Daten nicht in InterDB-SQL importiert werden. Korrigieren Sie in diesem Fall die entsprechende Kostenzeile in ihrem Dokument und verfahren Sie erneut, wie unter 3) beschrieben. 5) Importierte Daten einem Mittelabruf hinzufügen: Wenn die importierten Daten korrekt sind, erscheint der Button Hinzufügen im Pop-Up- Fenster Import-Funktion. Wenn Sie darauf klicken, werden die Daten in den unter 1) ausgewählten Mittelabruf eingefügt. Bitte beachten Sie: Sie müssen die Daten auf jeden Fall noch kontrollieren! 12

13 1.6 Warnungen Das System kontrolliert den Mittelabruf an zwei Stellen auf zwei Kriterien: 95% des Budgets Während der Eintragung der einzelnen Rechnungen werden Sie durch ein PopUp-Fenster gewarnt, wenn 95% des Budgets a) eines Partners oder b) einer Kostenart ausgeschöpft sind. Diese Warnung hat für die Auszahlung der Fördermittel noch keine Konsequenzen, sondern soll Sie frühzeitig darauf aufmerksam machen, dass in Kürze ein Änderungsantrag erforderlich werden kann. Denn eine Budgetüberschreitung führt dazu, dass für eventuelle weitere Kosten, die beim betreffenden Partner oder in der betreffenden Kostenart anfallen, keine Fördermittel mehr ausgezahlt werden können. Diese Warnung erscheint ausschließlich bei der Eingabe der Rechnungen, wenn der Schritt eingetragen im finanziellen Workflow noch nicht abgehakt ist. Sie haben die Möglichkeit, diese Warnung auszuschalten. Überschreitung des Budgets Wenn Sie den ersten Schritt eingetragen im finanziellen Workflow genehmigen und sich herausstellt, dass das Budget a) eines Partners oder b) einer Kostenart überschritten worden ist, wird der betreffende Mittelabruf blockiert. Sie können den nachfolgenden Schritt Genehmigt durch berechtigte Prüfstelle nicht genehmigen und den Mittelabruf auch nicht weiter bearbeiten. Es erscheint eine Warnung, warum das so ist (Budgetüberschreitung). In dem Fall sollten Sie umgehend mit dem regionalen Programmmanagement Kontakt aufnehmen. Der zuständige Projektkoordinator hat das Recht den Schritt Genehmigt durch berechtige Prüfstelle trotz der Budgetüberschreitung zu genehmigen, so dass der Mittelabruf weiter geprüft werden kann. Der überschrittene Betrag wird jedoch nicht ausgezahlt. Das kann erst erfolgen, wenn eine entsprechende Änderung der Kostenpläne erfolgt und dieser Änderungsantrag aktiviert worden ist. 13

14 Abbildung 9: Fenster Finanzen 2 Finanzen Diese Option des Fortschrittsmoduls im linken Menübaum dient lediglich zu Informationszwecken. Das Fenster kann nicht bearbeitet werden. Die Informationen können in unterschiedlicher Form angezeigt werden. 2.1 Auswahl Die wichtigsten Optionen werden im Feld Auswahl angezeigt. Dort können die Mittelabrufe nach Darstellung nach Zahlungsdatum (Schritt Eingetragen im finanziellen Workflow eines Mittelabrufs), Darstellung nach Genehmigungsdatum (Schritt kontrolliert von der Bescheinigungsbehörde im finanziellen Workflow eines Mittelabrufs) und Mittelabruf sortiert werden. Der Unterschied zwischen den Auswahlkriterien Mittelabruf und Zahlungsdatum ist geringfügig: mit dem Auswahlkriterium Zahlungsdatum werden die Mittelabrufe nach Quartal und Jahr ab der Zahlung der Rechnungen sortiert. Bei dem Auswahlkriterium Mittelabruf wird nach dem Datum sortiert, das beim Mittelabruf von Hand eingegeben wurde. Die Mittelabrufe werden immer nach Jahren und Quartalen unterteilt. Ein gelbes Geldsymbol vor dem Mittelabruf bedeutet, dass dieser Antrag von der First Level Control genehmigt wurde. Ein gelber Warnhinweis bedeutet, dass dies noch nicht erfolgt ist und dass sich der Mittelabruf noch beim Lead Partner befindet. 2.2 Mittelabrufe Die Anzeige von Informationen in dem Feld Mittelabrufe richtet sich nach der Auswahl und dem eventuell eingestellten Filter im Feld Filter. Klicken Sie auf den Button apply filter, um sich die Daten anzeigen zu lassen. 14

15 2.3 Finanzen In dem Feld Finanzen werden die Angaben aus dem sich darüber befindlichen Feld Mittelabrufe nach den Finanzierern aufgeschlüsselt. Hier wird der im Projektantrag angegebene prozentuale Verteilschlüssel für die Kosten genutzt. In der Spalte Budget steht der im Projektantrag angegebene Gesamtbetrag. In der Spalte Realisierung Kumul. wird die Verteilung aller Mittelabrufe, die die First Level Control durchlaufen haben und die nicht mehr von den Lead Partnern bearbeitet werden können, angezeigt. In der Spalte Realisierung sehen Sie die Verteilung der Mittelabrufe, die die First Level Control durchlaufen haben und die im Feld Auswahl markiert wurden. Dies ist wiederum pro Jahr, Quartal und Mittelabruf möglich. Wenn ebenfalls nicht förderfähige Kosten eingegeben wurden, wird dies in den Spalten mit NF gekennzeichnet. 2.4 Filter In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit, die Informationen in diesem Fenster zu verfeinern. Ihre Auswahl wird immer angezeigt. Die Standardanzeige ist Gruppiert (unter Gruppier ), Alle zeigen (unter Filter Kosten ), Alle Partner anzeigen (unter Filter Partner ), Finanzierungsquelle (unter Finanzierung zeigen ) und Alle Kostenarten anzeigen (unter Kostenarten anzeigen ). Klicken Sie immer auf apply filter, wenn Sie den Filter geändert haben. Bei Gruppier stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Auswahl. Mit Gruppiert werden die Informationen im Feld Mittelabrufe je Kostenart angezeigt. Mit Nicht gruppiert sehen Sie die nach Workflowschritten unterteilten Angaben, und ob ein Vorgang im Monitoringsystem stattgefunden hat oder ob etwas geändert wurde. Die Auswahl wirkt sich nicht auf die Angaben im Feld Finanzen aus. Unter Filter Kosten können Sie aus Alle zeigen (Standard) und Abgelehnt und allen Schritten aus dem finanziellen Workflow wählen. Wenn Sie einen bestimmten Schritt im finanziellen Workflow auswählen, werden nur die Angaben aus den Mittelabrufen angezeigt, die sich in dieser Phase befinden oder diese bereits absolviert haben. Wenn in einem späteren Stadium des finanziellen Workflows eine Änderung aufgetreten ist, wird diese Änderung noch nicht bei den Angaben in dem ausgewählten früheren Schritt angezeigt. Die Angaben in der Spalte Realisierung in dem Feld Finanzen werden gefiltert. Mit Korrektur werden mögliche Systemkorrekturen angezeigt, die ansonsten nicht sichtbar sind. Unter Filter Partner können Sie anhand der Projektpartner (die im Rahmen des Projektantrags einen Kostenplan eingereicht haben) filtern. Alle Partner anzeigen ist die Standardanzeige, Sie können jedoch auch nur die Mittelabrufe eines bestimmten Partners anzeigen lassen. Bei Finanzierung anzeigen stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Auswahl: Finanzierungsquelle (Standard), Finanziergruppen und Finanzier je Kostenart. Mit Finanzierungsquelle werden die Mittelabrufe über die jeweils im Projektantrag angegebenen Finanziers verteilt. Mit Finanziergruppen werden diese zu den Finanziergruppen EFRE, Öffentlichnational, Öffentlich-regional, Öffentlich-sonstige und Private addiert. Die Spalte Realisierung ändert sich ständig mit der von Ihnen im Feld Auswahl vorgenommenen Auswahl. Mit Finanzier je Kostenart werden ebenfalls die Finanziergruppen angezeigt, Sie können jedoch im Feld Mittelabrufe die Kostenart auswählen. Die Verteilung der Finanziers in der Spalte Realisierung Kumul. und Realisierung wird entsprechend angepasst. Bei Kostenarten anzeigen können Sie sich im Fenster Mittelabrufe die Daten nach Partnern und Kostenarten darstellen lassen. Dabei bestehen folgende Optionen: alle Kostenarten anzeigen, Kostenarten entfernen, Personalkosten, Sachkosten, Fremdleistungen, sonstige Kosten und Einnahmen. 15

16 3 Indikatoren In diesem Fenster müssen Sie als Lead Partner halbjährlich die erreichten Indikatoren zu seinem Projekt eintragen. Abbildung 10: Fenster Indikatoren Im Fenster Indikatoren werden die Indikatoren dargestellt, die auch im Projektantrag angegeben sind, inklusive der zugehörigen Zielwerte (s. Spalte Zielwert ). Die Spalte Gesamt enthält die Summe aller Halbjahreswerte. Im Kasten Details ist der vollständige Name des Indikators zu sehen. Sie müssen als Lead Partner die im entsprechenden Berichtszeitraum erreichten Werte in die Tabelle eintragen. Wenn Sie damit fertig sind, klicken Sie rechts unten auf den Button Genehmigen. Dann sind die Indikatoren für den entsprechenden Berichtszeitraum gesperrt, d.h. Sie können die Werte nicht mehr bearbeiten. Im Kopf der entsprechenden Spalte erscheint das Datum, an dem Sie die Indikatoren genehmigt haben ( LP: tt.mm.jjjj ). Der Projektkoordinator muss die Ergebnisse pro Berichtszeitraum insgesamt (nicht pro Indikator) genehmigen oder ablehnen. Im Falle der Genehmigung erscheint das Datum im Kopf der Spalte. Bei einer Ablehnung durch den Projektkoordinator erhalten Sie wieder die Möglichkeit, die Indikatoren zu bearbeiten. Abbildung 11: Button Genehmigen (Ausschnitt aus dem Fenster Indikatoren ) 16

17 4 Fortschrittsberichte Im Fenster Fortschrittsbericht können die Fortschrittsberichte (Zwischennachweise) ausgefüllt und eingereicht werden. Obwohl die Indikatoren bereits im Fenster zuvor getrennt eingetragen werden müssen, sind sie doch Teil des Fortschrittsberichtes. Um einen ordnungsgemäßen Fortschrittsbericht vorlegen zu können, müssen Indikatoren eingetragen sein. Abbildung 12: Fenster Fortschrittsbericht 4.1 Hinzufügen und Ausfüllen von Fortschrittsberichten Um einen Fortschrittsbericht hinzuzufügen, auszufüllen oder einzureichen müssen Sie als Lead Partner wie folgt vorgehen: Sie wählen zunächst den entsprechenden Berichtszeitraum aus, für den Sie einen Fortschrittsbericht erstellen können. Anschließend klicken Sie auf den Button Hinzufügen. Im folgenden Popup-Fenster wählen Sie Fortschrittsbericht aus. Jetzt ist unter dem Ordner des Berichtszeitraums ein Fortschrittsbericht angelegt (s. Abb. 13) [Bitte beachten: Es kann nur ein Fortschrittsbericht pro Berichtszeitraum angelegt werden!] Anschließend wählt Sie den Fortschrittsbericht aus und klicken unten auf Ausfüllen. Es öffnet sich ein neues Fenster (s. Abb. 14), in dem alle Fragen abgefragt werden, die Sie als Lead Partner für Ihren Fortschrittsberichtes beantworten müssen unterteilt in Fragen zum inhaltlichen Projektfortschritt, finanzielle Projektfortschritt und zur Grenzüberschreitenden Zusammenarbeit. Bei einigen Fragen steht ein freies Textfeld zur Verfügung, bei anderen Fragen muss zunächst ein Häkchen gesetzt werden. Gegebenenfalls müssen anschließend in einem Textfeld noch weitere Angaben gemacht werden. Die Tabellen zum finanziellen Sachstand des Projektes werden auf Basis der eingetragenen Mittelabrufe automatisch durch das Monitoringsystem auf dem Bericht eingetragen. 17 Abbildung 13: Liste der Fortschrittsberichte

18 Abbildung 14: Fenster Fortschrittsbericht zum Ausfüllen des Berichtes Indem man im Fenster Fortschrittsbericht (s. Abb. 14) eine bestimmte Fragen auswählt, kann eine Antwort ausgewählt bzw. eingegeben werden. Beim letzten Punkt ( Die Angaben in diesem ) können Sie angeben, welche Anlagen sie der Druckfassung des Fortschrittsberichtes beilegen. Anlagen selbst können nicht hochgeladen werden. Mit den Buttons Zurück und Weiter im unteren Teil des Fensters können Sie durch die Fragen navigieren. Zunächst bleiben die Kreise mit grünem Rand vor den Fragen unverändert. Erst mit dem Button Bestätigen u. Weiter erhält der Kreis vor der entsprechende Frage ein Häkchen und es erscheint im Kasten Frage die nächste Frage. Mit dem Button Rückgängig kann das Häkchen vor einer Frage wieder entfernt werden. Die Antwort bleibt allerdings erhalten. Erst wenn alle Fragen ein grünes Häkchen haben, können Sie den Fortschrittsbericht einreichen. Oberhalb des Kastens Frage kann auch der Reiter Notizen angeklickt werden. Hier können allgemeine Anmerkungen zum jeweiligen Fortschrittsbericht vermerkt werden. Die Notizen werden auch die Druckfassung des Fortschrittsberichtes übernommen. 4.2 Ausdrucken und Einreichen eines Fortschrittsberichtes Ein Fortschrittsbericht kann zu jedem Zeitpunkt ausgedruckt werden, auch wenn noch nicht alle Fragen, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben, beantwortet sind. Schließen Sie dazu zunächst den Fortschrittsbericht und gehen Sie im linken Menubaum auf Fortschritt. Klicken Sie dann unten auf den Button Berichterstellung. Es öffnet sich das Popup-Fenster Office Berichte (s. Abb. 15), in dem Sie das Dokument Fortschrittsbericht auswählen. Wenn Sie auf den Button Erstellen klicken, müssen Sie noch den gewünschten Berichtszeitraum auswählen. Wenn Sie jetzt den Button Weiter klicken, wird die Druckfassung des Fortschrittberichtes angelegt (es erscheint ein Ladebalken). Der Bericht wird in der Sprachfassung angelegt, in der Sie gerade auch in InterDB-SQL arbeiten. Wenn Sie die Sprache wechseln wollen, klicken Sie in der Menüleiste auf Extra und wählen Sie die gewünschte Sprache. Wenn Sie den Bericht jetzt noch mal ausdrucken, wird er in der anderen Sprachfassung erstellt. [Beachten Sie: Der Bericht wird als Word-Dokument erstellt, aber nicht automatisch auf ihrem PC gespeichert.] 18

19 Bei älteren Versionen des Microsoft Office-Pakets ist es möglich, dass Tabellen im Fortschrittsbericht ineinander geschoben werden. Verschieben Sie in diesem Fall am besten die Tabelle auf die folgende Seite. Gehen Sie dafür mit dem Cursor vor die entsprechende Tabelle und fügen Sie an der Stelle einen Seitenumbruch ein. (Einfügen > Manueller Umbruch > Seitenumbruch > OK). Abbildung 15: Popup-Fenster Office Berichte Den Fortschrittsbericht müssen Sie als Lead Partner sowohl in InterDB-SQL einreichen, als auch in Papierform beim zuständigen regionalen Programmmanagement. In InterDB-SQL müssen Sie zunächst alle Fragen beantworten und mit einem Häkchen versehen (s. 5.1). Nachdem Sie auf den Button Schließen geklickt haben, erscheint in dem entsprechenden Fortschrittsbericht folgendes Symbol: Um den Fortschrittsbericht im System einzureichen, klicken Sie im Fenster Fortschrittsbericht unten auf den Button Genehmigen (s. Abb. 11). Es erscheint ein Popup-Fenster mit einer automatischen Nachricht an den Projektkoordinator (im weißen Feld kann eigener Text hinzugefügt werden), dass Sie den Zwischenbericht eingereicht haben. Jetzt kann ist der entsprechenden Bericht gesperrt und kann nicht mehr bearbeiten werden. Deshalb erscheint jetzt folgendes Symbol in der Liste: Im Infokasten wird dargestellt, wann und von wem der entsprechende Fortschrittsbericht zum letzten Mal bearbeitet und gesperrt worden ist. Beachten Sie: Das Monitoringsystem erstellt automatisch die Tabellen zum finanziellen Fortschritt des Projektes. Das Gleiche gilt für die Indikatorenwerte. Mittelabrufe werden in den finanziellen Übersichten erst dann für den Bericht mitgezählt, wenn sie den Status genehmigt durch die Bescheinigungsbehörde erhalten haben. Das können Sie im finanziellen Workflow im Menu Mittelabrufe nachvollziehen. Gleiches gilt für die Indikatorenwerte: Sie müssen sowohl durch den Lead Partner als auch durch den Projektkoordinator genehmigt worden sein, um in den Bericht übernommen werden zu können. Abbildung 16: Fenster Fortschrittsbericht mit der Übersicht aller erstellten Berichte 19

20 Um die Einreichung abzuschließen, drucken Sie den Fortschrittsbericht aus, versehen Sie die letzte Seite mit dem aktuellen Datum und unterschreiben Sie den Bericht. Sollte angegeben worden sein, dass es Anlagen zum Bericht gibt, müssen diese der Druckfassung angehängt werden. Das gesamte Paket schicken Sie dann an das regionale Programmmanagement. Wenn der Fortschrittsbericht beim regionalen Programmmanagement eingegangen ist und im Monitoringsystem überprüft ist, kann den Fortschrittsbericht genehmigt worden. Das folgendes Symbol wird dann erscheinen: Falls der zuständige Projektkoordinator der Meinung ist, dass der Bericht fehlerhaft ist, hat er die Möglichkeit, den entsprechenden Bericht abzulehnen. Als Lead Partner haben Sie dann wieder die Möglichkeit, Änderungen an dem Bericht vorzunehmen. Bitte beachten Sie: Bevor die Auszahlung eines Mittelabrufes erfolgt, muss dem regionalen Proammmanagement der Fortschrittbericht für den vorangehenden Berichtszeitraum vorliegen. 4.3 Finanzielle Angaben in der Druckfassung des Fortschrittsberichtes In die Druckfassung des Fortschrittsberichtes werden automatisch einige wichtige Daten, wie z.b. die laufende Nummer des Berichtes oder der Berichtszeitraum, aus dem Monitoringssystem übernommen. Auch die finanziellen Daten, die in Teil III des Fortschrittsberichtes Finanzieller Fortschritt / Zwischennachweis dargestellt werden, entstammen direkt InterDB-SQL. Dieser Teil besteht vor allem aus vier Tabellen, die aus den kumulierten Werte der Mittelabrufe bis zum Ende des entsprechenden Berichtszeitraums erstellt werden. In den ersten beiden Tabellen (III.2.1 und III.2.2) wird die Einnahmenseite des Projektes von Projektbeginn bis zum Ende des Berichtszeitraums dargestellt. Tabelle III.2.1 gibt einen Überblick über den Stand der Finanzierung. Auf Grundlage der Angaben im Antrag bzw. der Bewilligung werden die angeforderten Summen aus den Mittelabrufen auf die verschiedenen Finanziers aufgeteilt. In dieser Tabelle werden allerdings nur die Werte aus den Mittelabrufen mitgerechnet, die die Bescheinigungsbehörde bereits genehmigt hat (ab dieser Phase im finanziellen Workflow zählen die Werte auch für n+2). In der Spalte Aktueller Stand der Finanzierung ist also zu sehen, welchen Betrag jeder Finanzier bis zum Ende des Berichtszeitraums für das Projekt zur Verfügung gestellt hat. In der Spalte Angestrebte Finanzierung werden die Planwerte aus dem Antrag bzw. der Bewilligung dargestellt. In der Tabelle III.2.2 werden automatisch die Einnahmen dargestellt, die durch Projektaktivitäten angefallen sind. Auch diese Daten entstammen den Mittelabrufen, die bereits durch die Bescheinigungsbehörde genehmigt worden sind. In den anderen beiden Tabellen (III.3.1 und III.3.2) werden die förderfähigen und nicht förderfähigen Ausgaben bzw. Kosten des Projektes dargestellt. Tabelle III.3.1 kumuliert die Beträge aus allen Mittelabrufen, die von der Bescheinigungsbehörde genehmigt worden sind, von Beginn des Projektes bis zum Ende des Berichtszeitraumes auf Ebene der Kostenarten. Diese Werte sind in der Spalte Aktueller Stand der Ausgaben dargestellt. Abgelehnte Kosten werden in diesem Bericht nicht dargestellt. In der Spalte Ausgaben (laut Finanzierungsplan) werden die Planwerte aus dem aktuellen Projektantrag abgebildet. In der Tabelle III.3.2 werden die förderfähigen Kosten pro Jahr vom Beginn des Projektes bis zum Ende des Berichtszeitraums dargestellt. In der Spalte entstanden werden die tatsächlichen Werte dargestellt. Die Spalte geplant enthält die Angaben aus dem aktuellen Antrag bzw. Bewilligung. 20

21 5 Projektabschluss Wenn das Enddatum Ihres Projektes erreicht ist, können keine Kosten mehr gemacht werden. Sie haben nach dem Enddatum des Projektes drei Monate Zeit (Bewilligungszeitraum), um den letzten Mittelabruf und den Endverwendungsnachweis einzureichen. Der formelle Projektabschluss erfolgt nach der Einreichung des Endverwendungsnachweises, den Sie erst nach Einreichung des letzten Mittelabrufes erstellen können. Der Endverwendungsnachweis besteht in der Regel aus zwei Teilen: Einem inhaltlichen und einem finanziellen Endbericht. 5.1 Teil A: inhaltlicher Endbericht Am Projektende müssen Sie zunächst über den inhaltlichen Verlauf ihres Projektes Bericht erstatten. Die Form des inhaltlichen Endberichtes ist frei. Dass heißt, Sie könnten den inhaltlichen Endbericht durchaus in Form einer Abschlussbroschüre oder einer vergleichbaren Publikation öffentlichkeitswirksam erstellen. Alternativ können Sie auch ein entsprechendes Formular für den inhaltlichen Endbericht von der Website herunterladen. Bei beiden Varianten gilt allerdings zu beachten, dass der inhaltliche Endbericht sowohl in deutscher als auch in niederländischer Sprache vorliegen muss. Es ist nicht möglich, den inhaltlichen Endbericht über das Monitoringsystem zu erstellen oder einzureichen. Senden Sie den inhaltlichen Endbericht bitte per Post und in digitaler Form an Ihr regionales Programmmanagement. Die Prüfung des inhaltlichen Endberichtes durch das regionale Programmmanagement ist elementarer Bestandteil des Abschlussprozesses. Abbildung 17: Ausfüllen des Endverwendungsnachweis 5.2 Teil B: finanzieller Endbericht Den zweiten Teil des Endverwendungsnachweises bildet der finanzielle Endbericht. Um eine vollständig Übersicht der entstandenen Kosten und erhaltenen Finanzierung zu erstellen, ist es wichtig, dass der finanzielle Endbericht erst nach der Genehmigung des letzten Mittelabrufs durch die Bescheinigungsbehörde erstellt werden kann. Außerdem ist es wichtig, dass Sie zuvor alle Fortschrittsberichte und die Indikatorenwerte eingetragen haben. Bevor Sie einen finanziellen Endbericht in InterDB -SQL anlegen, gehen Sie in Ihrem Projekt auf Fortschritt und anschließend auf Fortschrittsberichte. In dem Fenster markieren Sie das letzte Projekthalbjahr oder kein Datum und klicken Sie auf Hinzufügen. Im folgenden Pop-Up-Fenster wählen Sie statt Fortschrittsbericht die Option Endverwendungsnachweis. Genauso wie bei der Eintragung der Fortschrittsberichte klicken Sie jetzt auf den Button Beantworten. Anschließend erscheinen vier Fragen, die Sie so gut wie möglich beantworten sollten. Nachdem Sie alle Fragen beantwortet und bestätigt haben (grünes Häkchen), können Sie den Bericht schließen. Um eine Druckfassung des finanziellen Endberichtes zu erstellen, gehen Sie im Menübaum zurück auf Fortschritt und klicken Sie auf den Button Berichterstellung. Wenn Sie im folgenden Pop-Up-Fenster Endverwendungsnachweis auswählen, wird der Bericht erstellt. Vor der Einreichung des Endverwendungsnachweises bei Ihrem regionalen Programmmanagement müssen Sie ihn, ähnlich wie bei einem Mittelabruf, durch Ihre berechtigte Prüfstelle prüfen lassen. Erst nach Genehmigung und Unterzeichnung durch diese Stelle können Sie die Papierfassung verschicken und in InterDB-SQL den Button Genehmigen klicken. Bitte beachten Sie: Wie beim Fortschrittsbericht werden die eingetragenen Indikatorenwerte erst in den Endbericht übernommen, wenn sie sowohl von Ihnen als auch durch den Projektkoordinator genehmigt worden sind. Das gleiche gilt für die Mittelabrufe: Sie werden im Endbericht erst mitgerechnet, wenn im finanziellen Workflow der Schritt genehmigt durch die Bescheinigungsbehörde abgehakt ist. Das können Sie im finanziellen Workflow im Menü Mittelabrufe nachvollziehen. Sie müssen deshalb mit dem Ausdruck und der Einreichung des Endberichtes warten, bis alle Daten des Projektes übernommen werden können. Eine zeitgleiche Einreichung des letzten Mittelabrufes und des Endverwendungsnachweises ist also nicht möglich! 21

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