InterDB-SQL. Handbuch für Lead Partner. Installation Antragstellung. Foto: istockphoto.com/shironosov

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1 InterDB-SQL Handbuch für Lead Partner Installation Antragstellung Foto: istockphoto.com/shironosov Version:

2 Inhalt Einleitung 3 1 Installation des Programms 3 2 Monitoringsystem starten 4 3 Neues Projekt / Antragformular Name RPM / Kategorie Daten Projekt speichern Partner Kontakte Partner Projektbeschreibung Horizontale Ziele Indikatoren Auswahl Partner Kostenplan (je Partner) Jahresplan Finanzierungsquelle Finanzierungsplan Finanzierungsplan (nicht förderfähige Kosten) Version schließen Drucken 13 4 Projekt laden 13 5 Projekt einreichen 14 6 Eingereichtes / Laufendes Projekt ändern 14 7 Kalender 15 2

3 Einleitung Herzlich willkommen beim Monitoringsystem InterDB-SQL! Dem Programm zur Erstellung und Verwaltung von Projekten im INTERREG IV A-Programm Deutschland-Nederland. In diesem Handbuch Installation und Antragserstellung für Lead Partner wird erläutert, wie das Monitoringsystem InterDB-SQL installiert und wie ein Projektantrag im Rahmen des INTERREG- Programms erstellt und eingereicht werden kann. Im zweiten Handbuch Fortschritt für Lead Partner wird die Verwaltung und der Abschluss des Projektes erläutert. Die aktuellen Fassungen beider Handbücher können Sie auf der INTERREG- Website herunterladen. Sollten Sie Probleme oder Schwierigkeiten bei der Nutzung des Monitoringsystems InterDB-SQL haben, nehmen Sie bitte Kontakt mit Ihrem Projektkoordinator auf. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg! Das Gemeinsame INTERREG-Sekretariat 1 Installation des Programms Bevor Sie einen Zugang zum Monitoringsystem erhalten, sollten Sie zunächst ein kurzes Projektkonzept beim regionalen Programmmanagement eingereicht und dieses mit einem zuständigen Mitarbeiter besprochen haben (Eine Vorlage für ein solches Konzept finden Sie auf Anschließend erhalten Sie von Ihrem Projektkoordinator in zwei s die Zugangsdaten zum Monitoringsystem. Die erste enthält den Downloadlink für das Programm, Ihren persönlichen Userkey und Ihren Benutzernamen. In der zweiten finden Sie erneut Ihren Benutzernamen und das zugehörige Passwort. Ohne diese Daten besteht keine Möglichkeit, das Monitoringsystem vollständig zu installieren. Die Installation des InterDB-Programms auf Ihrem PC erfolgt einmalig mit Hilfe des Downloadlinks. Beachten Sie dabei die Hinweise. Mit einem Klick auf Install werden zunächst die erforderlichen Komponenten (.NET Framework 2.0 (Servicepack 2) und Windows Installer 3.1) falls erforderlich installiert. Um InterDB-SQL zu installieren, klicken Sie bitte auf launch. Um die Installation abzuschließen, müssen Sie einmalig ihren Userkey und ihren Benutzernamen eingeben. Anschließend gelangen Sie zur Anmeldung. (vgl. nächstes Kapitel Start des Monitoringsystems ) Im Anschluss an die Installation findet jedes Mal, wenn das Programm gestartet wird, eine automatische Kontrolle und Installation von Updates statt. Einige Updates sind verpflichtend, bei anderen können Sie selbst bestimmen, ob das Update durchgeführt werden soll (vgl. Abb.2). Abbildung 1: Website zur Installation des Monitoringsystems Abbildung 2: Update 3

4 Falls die Installation nicht funktioniert: Nehmen Sie für die Installation auf jeden Fall Kontakt mit Ihrem hausinternen Systemadministrator auf! Falls die Installation nicht funktioniert, erhalten Sie ein Fenster, in dem im oberen Teil folgende Meldung angezeigt wird: An error has occured while connecting to the SQL database. Please use the retry button. If the problem persists, contact your system administrator. Sie erhalten diese Nachricht, wenn keine Verbindung zum SQL-Datenbankserver aufgebaut werden konnte. Überprüfen Sie bitte zunächst, ob Ihre Internetverbindung korrekt funktioniert und klicken Sie danach auf den Button Retry im unteren Teil des Fensters. Für den Fall, dass Ihre Internetverbindung korrekt funktioniert, wird wahrscheinlich die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem SQL-Datenbankserver blockiert. Das Programm InterDB-SQL kommuniziert mit einem Microsoft SQL-Server (Datenbankserver), der in den Niederlanden von der Firma RGIT betrieben wird. Wenn ihre hausinternen Sicherheitsrichtlinien nur die Protokolle http, https und ftp für die Kommunikation mit externen Servern zulässt, kann Ihr PC nicht direkt mit dem Datenbankserver kommunizieren, da hier ein Microsoft-spezifisches Protokoll verwendet wird. Sie erhalten dann nach Anmeldung eine Fehlermeldung. Um trotzdem eine Verbindung herzustellen, gibt es zwei Möglichkeiten: 1) InterDB-SQL kommuniziert mit dem SQL-Server über Port Überprüfen Sie bitte, ob dieser Port innerhalb ihrer Organisation nach außen geöffnet ist. Es wird mit zwei Servern kommuniziert, die die folgenden Adressen haben: rgit.nl und interdb.com 2) Die gesamte Kommunikation zwischen den Arbeitsplätzen und dem Datenbankserver wird per https getunnelt und somit gleichzeitig verschlüsselt. Hierfür muss zusätzlich das Programm S-Tunnel (Version 4.26) installiert werden. Durch Klick auf den Button internal Stunnel (empfohlen) oder external Stunnel wird die Installation gestartet. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie die internen Proxyeinstellungen und den zugehörigen Port eintragen müssen. In der Taskleiste erscheint nach Abschluss der Installation folgendes Symbol: Es wird empfohlen S-Tunnel über den Button internal Stunnel zu installieren. Das Programm wird dann so eingerichtet, dass es bei dem jedem Start von InterDB-SQL automatisch mitgestartet wird. Bei Installation via external Stunnel muss S-Tunnel vor jedem Start von InterDB-SQL manuell gestartet werden. Bei dem Programm S-Tunnel handelt es sich um eine sichere und erprobte Open-Source-Software, die auch frei im Internet heruntergeladen werden kann. 2 Monitoringsystem starten Das Programm kann in Windows über den Start -Button > alle Programme > R.G.IT > InterDB- SQL gestartet werden. Sie müssen sich als Benutzer des Programms anmelden. Benutzen Sie dafür im Falle einer Neuinstallation zunächst ihren Benutzernamen und den zugehörigen Userkey. Im Anmeldefenster geben Sie dann ihren Benutzernamen und das zugesandte erste Kennwort ein. Nach einmaliger Nutzung und nach jeweils 60 Tagen müssen Sie Ihr Kennwort ändern. Das neue Kennwort muss aus mindestens acht Zeichen bestehen, davon mindestens eine Ziffer und ein Sonderzeichen (das Leerzeichen gilt nicht als Sonderzeichen). Nach der Anmeldung können Sie über das Register Extra die Sprache wählen, in der Sie arbeiten möchten. Abbildung 3: Anmeldefenster 4

5 Im weiteren Verlauf des Handbuches wird beschrieben, welche Angaben beim Ausfüllen des Antragsformulars eingetragen werden müssen. Nähere Informationen zu den einzelnen Feldern finden Sie in der Regel jeweils im Infofenster rechts oben. Sollten Sie für einen weiteren Projektantrag erstellen wollen, teilen Sie Ihrem Projektkoordinator mit, dass Sie bereits Zugang zu InterDB-SQL haben. Sie benötigen für einen weiteren Antrag keine neuen Zugangsdaten. Geben Sie Ihrem Projektkoordinator ihren Benutzernamen durch. Er wird diese Daten dann mit dem neuen Projektantrag verbinden. Das gilt auch, wenn Sie Ihr zweites Projekt bei einem anderen Programmmanagement beantragen. 3 Neues Projekt / Antragsformular Um einen neuen Projektantrag zu erstellen, klicken Sie im Startfenster auf Neues Projekt anlegen. Anschließend ercheint auf der linken Seite ein kurzer Menubaum, in dem die Grunddaten (u.a. Projektname und Laufzeit) eines Projektes eingetragen werden müssen. Bevor nicht alle Grunddaten eingetragen sind, kann der Antragsentwurf nicht gespeichert werden. Wenn Sie die Eingabe der Grunddaten vorzeitig abbrechen, sind die bis dahin eingegebenen Daten nicht gespeichert. Es ist auch möglich, dass ihr Projektkoordinator die Grunddaten zu ihrem Projekt bereits angelegt hat. Verwenden Sie zur Bearbeitung des Antragsentwurfs bitte die Menu-Funktion Projekt laden. (siehe Kap. 4, S.13) Abbildung 4: Fenster Name Die Symbole im linken Menübaum haben folgende Bedeutung: Offener Kreis: Das zugehörige Fenster muss noch ausgefüllt werden. Grüner Kreis mit Häkchen: Dieses Fenster ist ausgefüllt. Gelbes Dreieck mit Ausrufezeichen: Das Fenster ist fehlerhaft oder unvollständig ausgefüllt. Nehmen Sie zur Klärung Kontakt mit Ihrem Projektkoordinator auf. (Den Grund für die Fehlermeldung finden Sie in der Navigationsleiste unter Warnungen.) Er hat die Möglichkeit, diese Warnung gegebenenfalls zu deaktivieren. Roter Kreis mit Ausrufezeichen: Die Angaben in diesem Fenster stimmen nicht. Eine Einreichung des Projektantrags ist nicht möglich. (vgl. Kap. 5 Projekantrag einreichen ) 3.1 Name Geben Sie nacheinander folgende Angaben ein: Projektname bzw. Akronym für das Projekts und den vollständigen Namen des Projekts in deutscher und niederländische Sprache. Nachdem diese Angaben vollständig eingetragen wurden, erscheint im Menübaum links in dem Kreis ein grünes Häkchen. Klicken Sie anschließend auf Weiter oder sofort auf das Symbol in dem Verzeichnis mit den Optionen. 3.2 RPM / Kategorie Diese Angaben sind bereits durch das regionale Programmmanagement voreingestellt worden. Sie können also direkt mit dem nächsten Fenster Daten fortfahren. 5

6 Abbildung 5: Fenster Daten 3.3 Daten Geben Sie hier folgende Daten ein: Projektbeginn und Projektende. Das System errechnet anschließend die Projektdauer in Monaten. Wahlweise können Sie auch die Dauer in Monaten eingeben, woraufhin das System das Datum des Projektendes errechnen wird. 3.4 Projekt speichern Das Projekt kann erst gespeichert werden, sobald in dem Kreis vor Projekt speichern ein grünes Häkchen erscheint. Dies geschieht erst, wenn die alle erforderlichen Grundangaben gemacht wurden. Nach der Speicherung erhält das Projekt eine einmalige Nummer. Wenn der Antragsentwurf einmal gespeichert ist, können Sie die Eingabe von weiteren Daten zu jedem beliebigen Moment beenden und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen (vgl. Kap. 4 Projekt laden ). Die Daten bleiben erhalten. Wenn der Antragsentwurf gespeichert ist, erweitert sich der Menübaum an der linken Seite automatisch. (vgl. Abb. 6) Abbildung 6: Fenster Partner 6

7 3.5 Partner In diesem Fenster werden der Lead Partner und die Partner angegeben. Die Suchmaske ist so eingerichtet, dass zunächst überprüft wird, ob eine gesuchte Organisation sich bereits in der Datenbank befindet. Geben Sie dazu einen Teil des Namens oder der Adresse in die Maske ein und klicken Sie auf Suchen oder Neu. Es werden Ihnen automatisch die möglichen Partner angezeigt, die ihrer Eingabe entsprechen. Sollte die gewünschte Organisation nicht in der Auswahlliste verzeichnet sein, klicken Sie erneut auf Neu, um eine Organisation vollständig neu anlegen zu können. Auf diese Art und Weise soll vermieden werden, dass Organisationen mehrmals aufgeführt werden. Die Angaben des Antragstellers und der Partner können jederzeit ergänzt oder berichtigt werden. Der erste Partner, der eingetragen wird, ist automatisch als Lead Partner voreingestellt. Falls das nicht korrekt ist, können Sie den gewünschten Lead Partner aus den anderen eingetragenen Partnern auswählen und durch einen Klick auf das Feld Lead Partner wechseln zum Lead Partner erklären. Abhängig von Ihren Computereinstellungen ist es möglich, dass Teile des Popup-Fensters wegfallen. Um das gesamte Fenster zu sehen, können Sie das Popup-Fenster maximieren. Abbildung 7: Details Organisation 3.6 Kontakte Partner In diesem Fenster werden die Kontaktpersonen der einzelnen Organisationen hinzugefügt oder ausgewählt. Mit dem Button Kontakt hinzufügen gelangen Sie in ein neues Fenster, in dem Sie eine bestehende Kontaktperson auswählen oder eine neue Kontaktperson hinzufügen können. Die Suchfunktion funktioniert genauso, wie im vorherigen Fenster. Abbildung 8: Fenster Kontakte Partner und Pop-up Fenster Kontakte suchen 7

8 Für den Lead Partner müssen Kontaktpersonen für mindestens drei Funktionen (unterzeichnungsberechtigter Vertreter, finanzielle Kontaktperson, inhaltliche Kontaktperson) angegeben werden. Es ist möglich, dass alle drei Funktionen von ein und derselben Person wahrgenommen werden. In diesem Fall muss die Kontaktperson dreimal eingegeben werden, wobei die Details der Kontaktperson jeweils angepasst werden. Für die anderen Partner gilt, dass mindestens eine Kontaktperson eingegeben werden muss. 3.7 Projektbeschreibung In diesem Fenster muss das Projekt anhand der einzelnen Fragestellungen eingehender erläutert werden. Bei Bedarf kann auch ein Anhang hinzugefügt werden. Pro Fragestellung gilt jeweils eine maximale Zeichenanzahl. Um den Antrag einreichen zu können, müssen die Beschreibungen in deutscher und niederländischer Sprache eingetragen sein. Wählen Sie dazu im Pop-Up-Fenster die gewünschte Sprache aus. Abbildung 9: Fenster Projektbeschreibung Zum Kopieren von Texten aus anderen Dokumenten nutzen Sie bitte die Tastenkombinationen STRG und C (zum Kopieren) bzw. STRG und V (zum Einfügen). 3.8 Horizontale Ziele In diesem Fenster werden die von der EU verlangten Angaben zu den Auswirkungen des Projekts auf die Chancengleichheit und die Belange der Umwelt gemacht und müssen kurz zweisprachig erläutert werden. 8 Abbildung 10: Fenster Horizontale Ziele

9 3.9 Indikatoren In dieser Übersicht müssen Sie angeben, welche Indikatoren für Ihr Projekt zutreffend sind. Geben Sie im rechten Feld Zielwert Projekt den zugehörigen Zielwert zum jeweiligen Indikator an. Außerdem müssen die Publizitätsindikatoren eingetragen werden. Dabei müssen ein Link auf die Programmwebsite (www.deutschland-nederland.eu) und zwei Pressemitteilungen als verpflichtende Mindestangaben aufgenommen werden. Abbildung 11: Fenster Indikatoren 3.10 Auswahl Partner Es ist möglich, dass nicht jeder Partner im Projekt Kosten macht. Für diesen Fall können Sie in diesem Fenster die Partner auswählen, die keinen Kostenplan benötigen, und mit Hilfe des Feldes entfernen von der linken in die rechte Spalte verschieben. Jetzt muss für diesen Partner kein Kostenplan erstellt werden. Mit dem Feld Hinzufügen können Sie den Vorgang wieder rückgängig machen Kostenplan (je Partner) Abbildung 12: Fenster Kostenplan förderfähig Je nach Kostenart werden die Beträge eingegeben. Das System errechnet den Gesamtbetrag. 9

10 Um die Kontrolle ihres Projektentwurfes zu erleichtern, müssen Sie zu jeder Kostenzeile eine ausführliche (einsprachige) Erläuterung hinzufügen. Kostenplan ist in förderfähige und nicht förderfähige Kosten unterteilt. Den Teil Kostenplan -nicht Förderfähig müssen Sie nur eintragen, wenn Sie tatsächlich nicht förderfähige Kosten in ihrem Projekt planen. Einnahmen gelten als negative Kosten und müssen deshalb als negative Zahl eingetragen werden Jahresplan Geben Sie hier die veranschlagten Ausgaben der förderfähigen Kosten pro Jahr an. Dabei geht es ausdrücklich um das Jahr, in dem die Kosten in einem Mittelabruf eingereicht werden sollen, und nicht um das Jahr, in dem die Kosten tatsächlich entstehen. Wenn Sie zum Beispiel am 31. Dezember Kosten machen, werden diese erst im folgenden Jahr in einem Mittelabruf aufgeführt. Dieser Betrag sollte dann schon in der Kalkulation dem folgende Jahr zugerechnet werden. Abbildung 13: Fenster Jahresplan 3.12 Finanzierungsquelle Hier werden die einzelnen Finanzierer angegeben. Der Europäische Fonds für Regionale Entwicklung (EFRE) und die Projektpartner sind hier automatisch als Finanzier des Projektes verzeichnet. Weitere Finanzierer können Sie über das Feld Hinzufügen eintragen. Die Suchmaske überprüft zunächst die Datenbankeintragungen. 10 Abbildung 14: Fenster Finanzierungsquelle

11 Abbildung 15: Pop-up Fenster Financier suchen Das Suchfenster funktioniert genauso, wie das Suchfenster für das Hinzufügen von Partnern (S.7) Bitte beachten! 1. Fast alle nationalen Kofinanziers, wie Ministerien und Provinzen, sind bereits im Vorfeld eingetragen worden. Suchen Sie die nationalen Kofinanziers Ihres Projektes darum besonders sorgfältig, bevor Sie einen Kofinanzier neu anlegen. Das vermeidet Doppeleingaben. 2. Die niederländischen Provinzen können sowohl als nationaler als auch als regionaler Kofinan zier auftreten. Für den Fall, dass die Provinzen als regionaler Kofinanzier fungieren, haben diese darüber hinaus die freie Wahl, ob sie ihre Zahlungen über die Bescheinigungsbehörde (Certifying Authority = CA) laufen lassen, oder nicht. Das wird in den sieben beteiligten Provinzen z.t. unterschiedlich gehandhabt. Um diesem Umstand gerecht zu werden, sind in InterDB-SQL für jede Provinz drei unterschiedliche Organisationen angelegt worden : Provinz ist nationaler Kofinanzier und Mittel werden über Bescheinigungsbehörde (CA) abgewickelt [ Provincie Name (nat_ca) ] Provinz ist regionaler Kofinanzier und Mittel werden über Bescheinigungsbehörde (CA) abgewickelt [ Provincie Name (reg_ca) ] Provinz ist regionaler Kofinanzier und Mittel werden nicht über die Bescheinigungsbehörde (CA) abgewickelt [ Provincie Name (reg) ] Bitte klären Sie im Vorfeld mit der betroffenen Provinz bzw. dem zuständigen regionalen Programmmanagement, welche der drei Möglichkeiten auf Ihr Projekt zutrifft Finanzierungsplan In dem Finanzierungsplan wird bei den einzelnen Financiers angegeben, welchen finanziellen Beitrag sie zu den förderfähigen Kosten des Projekts leisten. Der kann bei Bedarf auch 0 sein. Bitte beachten Sie dabei die geltenden Minimal- und Maximalsätze für Eigenbeiträge (min. 20%) und Europäische Fördermittel (max. 50%). Der Finanzierungsplan muss in der Gesamtsumme mit der Summe der Kostenpläne übereinstimmen. Ansonsten erhalten Sie im linken Menübaum eine rote Warnung. 11

12 Abbildung 16: Fenster Finanzierungsplan 3.15 Finanzierungsplan (nicht fördefähige Kosten) Hier wird bei den einzelnen Financier angegeben, welchen finanziellen Beitrag sie zu den nicht förderfähigen Kosten des Projekts leisten. Falls keine nicht-förderfähigen Kosten anfallen, können Sie dieses Feld vernachlässigen Version schließen Im letzten Fenster können Sie Ihren Projektantrag einreichen oder eine Nachricht an Ihren Projektkoordinator verschicken. (falls Sie Ihren Antrag nur anschauen, müssen Sie im Menübaum auf klicken, um eine Nachricht an den Projektkoordinator verschicken zu können.) Im Fenster Nachrichten sehen Sie, welche Nachrichten im Bezug auf den Projektantrag bereits verschickt worden sind. Im Feld rechts ( Nachricht ) können Sie einen Text eintragen. Ihren Projektantrag reichen Sie ebenfalls in diesem Fenster ein (vgl. Kap. 5). 12 Abbildung 17: Fenster Version schließen

13 3.17 Drucken Eine Druckversion Ihres Antrags können Sie zu jedem Zeitpunkt erstellen. Auch wenn Sie ihn noch nicht einreichen wollen. Im Projektantrag können Sie im Fenster Version schließen oder (abhängig davon, ob Sie Ihrem Projektantrag im Moment bearbeiten oder anschauen) auf den Button Berichterstellung klicken. Wählen Sie im folgenden Pop-Up-Fenster das Dokument Antragsformular und klicken Sie unten rechts auf den Button Generieren. (vgl. Abb. 18) Anschließend wird ein Word-Dokument erstellt. Dieses Dokument können Sie auf Ihrem Computer speichern und z.b. als Anhang verschicken. Sie können auch im Fenster Projekt laden eine Druckfassung erstellen, indem Sie wie oben beschrieben vorgehen. Abbildung 18: Pop-up Fenster Berichte 4 Projekt laden Um zu einem späteren Zeitpunkt Ihren Antragsentwurf erneut bearbeiten zu können, können Sie im Startfenster von InterDB-SQL auf Projekt laden klicken. Dies gilt auch für den Fall, dass Ihr Projektkoordinator bereits die Grunddaten für Ihren Antragsentwurf eingetragen hat. Sie erhalten dann eine Liste mit allen Fassungen des Antragsentwurfs. Um die aktuelle Fassung Ihres Antragsentwurfs zu laden und weiter zu bearbeiten, klicken Sie einfach auf Akt. Entwurf bearbeiten. Es wird dann automatisch die aktuelle Fassung des Entwurfs geöffnet. Laufende Projektanträge können nicht bearbeitet werden. Abbildung 19: Projektfenster 13

14 Wenn Sie sich die aktuelle Projektversion lediglich anschauen wollen, klicken Sie auf Aktuelles Projekt (Button Projektentwurf anschauen hat dieselbe Funktion). Wenn Sie eine alte Fassung Ihres Projektantrags anschauen wollen, markieren Sie die entsprechende Version bitte in der Übersicht und klicken Sie anschließend auf den Button Projektversion anschauen. In diesem Fenster können Sie mit Klick auf den Button Berichterstellung auch eine Druckfassung Ihres Antrags erstellen. Erläuterungen Icons: Antragsentwurf (in Bearbeitung; noch nicht eingereicht, zugelassen, genehmigt oder aktiv) Varianten: Mit einem blauen A (=Applicant) (Lead Partner hat den Antragsentwurf über das Monitoringsystem eingereicht) Mit einem lilafarbenen J (=JTS) (Projektkoordinator hat den Antragsentwurf im Monitoringsystem zugelassen) Aktiver / laufender Antragsentwurf Variante: grau: ehemaliger laufender Antragsentwurf; zwischenzeitlich wurde ein geänderter Antragsentwurf aktiv geschaltet. Diese alte Fassung ist nicht mehr aktuell, kann aber noch angeschaut werden. 5 Projekt einreichen Um Ihren Projektantrag einreichen zu können, müssen alle gelben und roten Warnungen aufgehoben sein. Gelbe Warnhinweise können in Ausnahmefällen durch Ihren Projektkoordinator deaktiviert werden. Nehmen Sie in dem Fall vor der Einreichung Ihres Antrags Kontakt mit Ihrem Projektkoordinator auf. Eine deaktivierte Warnmeldung erkennen Sie an einem grauen Kreis mit einem Häkchen im Menü. Wenn im Menübaum Ihres Projektes ausschließlich grüne oder graue Kreise mit Häkchen zu sehen sind, können Sie Ihren Projektantrag einreichen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Klicken Sie im Fenster Projekt laden auf Entwurf bearbeiten Wählen Sie den Menüpunkt Version schließen Erstellen Sie eine Druckfassung Ihres Projektantrags (vgl. 3.17) Klicken Sie auf den Button Projekt einreichen Es erscheint die Meldung Sind Sie sicher? ; wenn Sie sicher sind, alle Daten korrekt eingegeben zu haben, bestätigen Sie das mit Ja. Es wird eine automatische Nachricht an Ihren Projektkoordinator verschickt. (Wenn Sie mit Outlook arbeiten, müssen Sie eine Zustimmung zum Versand der Mail erteilen.)geven. Der Projektantrag schließt sich automatisch. Jetzt können Sie Ihren Antrag nur noch anschauen. Sie lassen den Projektantrag von dem/den unterschriftsberechtigtem/n Vertreter/n unterzeichnen und schicken diesen per Post an Ihren Projektkoordinator. Beachten Sie bitte, dass das regionale Programmmanagement einen Projektantrag erst bearbeiten und prüfen kann, wenn sie neben der digitalen Fassung auch eine gleichlautende schriftliche Version erhalten haben. 6 Eingereichtes / Laufendes Projekt ändern Wenn Sie einen Projektantrag eingereicht haben, können Sie diesen nicht mehr bearbeiten. Sollte etwas falsch sein oder noch hinzugefügt werden müssen, kann Ihnen der Projektkoordinator den Antrag zur Bearbeitung wieder freigeben. Sollte der Projektkoordinator der Meinung sein, dass der Antrag noch nicht vollständig ist, wird er ihn ebenfalls wieder an Sie freigeben. Nach der Überarbeitung müssen Sie den Projektantrag erneut einreichen. 14

15 Nachdem Ihr Projektantrag alle notwendigen Schritte durchlaufen hat (Prüfung, Genehmigung durch den Lenkungsausschuss, Ausstellung der Bewilligung) erhält Ihr Projektantrag den Status Aktiv. Das hat zur Folge, dass im Monitoringsystem der Menüpunkt Fortschritt erscheint (s. Handbuch Mittelabrufe / Fortschrittsberichte ). Sollte sich jetzt etwas an Ihrem Projekt ändern, z.b. in der Finanzierung (Änderung der Jahresplanung, etc.) oder der Kostenplanung (Kostenverschiebungen, etc.) müssen Sie einen Änderungsantrag einreichen. Dazu nehmen Sie bitte Kontakt mit Ihrem Projektkoordinator auf. Dieser wird eine neue Version Ihres ursprünglichen Projektantrages anlegen. Diese gibt er dann erneut an Sie zur Bearbeitung frei. Die Prozedur zur Einreichung des Änderungsantrags läuft genauso ab, wie die Einreichung des ursprünglichen Antrags (im Monitoringsystem und unterschrieben per Post). Sollten sich in der Laufzeit kleinere Dinge ändern (z.b. Kontaktadresse, Telefonnummer oder Bankdaten einer Organisation), geben Sie diese Änderungen bitte einfach an Ihren Projektkoordinator durch. Dieser kann bestimmte Angaben in Ihrem laufenden Antrag ändern, ohne dass ein Änderungsantrag angelegt werden muss. 7 Kalender Die Kalenderfunktion in der oberen Menüleiste bietet Ihnen die Möglichkeit, eine nach Datum und/ oder Kategorie sortierte Übersicht über die zu erledigenden Aufgaben zu erstellen. Die Übersicht in chronologischer Reihenfolge enthält die Zeitleiste eines einzelnen Projekts. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Nachrichten an eine einzelne Person zu erstellen und zu verschicken und personengebundene oder allgemeine Nachrichten und Erinnerungen hinzuzufügen. Dem Empfänger wird unten im Fenster angezeigt, dass er neue Nachrichten oder Erinnerungen erhalten hat. Durch einen Klick darauf, öffnet sich der Kalender. Abbildung 20: Kalender 15

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