Verwaltungsstelle für das Rechnungswesen

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1 RICHTLINIE FÜR DIE INVENTUR VON BEWEGLICHEN ANLAGENGÜTERN 1. Ausgangssituation Im Jahr 2008 fand eine Feststellung des tatsächlichen Anlagebestandes statt. Dies war erforderlich da in diesem Jahr erstmalig der Einzelabschluss der ÖAW nach den gesetzlichen Vorschriften des UGB aufgestellt wurde. (Im Bereich der Anlagenverwaltung implizierte dies, ein Nachholen der im Jahr 1996 nicht durchgeführten Anlagenaufnahme und in der Folge eine Behebung der zum nicht vollständig erstellten Eröffnungsbilanz der ÖAW.) Alle zu inventarisierenden Anlagegüter wurden erfasst und mit den dafür vorgesehenen Barcodes beklebt. Das IQOQI Innsbruck führt eigenen Inventaraufzeichnungen, diese wurden adaptiert und Stichprobenartig kontrolliert. Im Jahr 2013 (für den Einzelabschluss, Stichtag ) fand erstmalig eine überprüfende Inventur statt Rechtliche Rahmenbedingungen Zum Anlagevermögen zählen jene Vermögensgegenstände, welche bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb zu dienen. Bei der Zurechnung zum Anlagevermögen kommt es daher nicht auf die Art des Vermögensgegenstandes an, sondern auf dessen Widmung bzw. Funktion im Rahmen des Unternehmens. Das Anlagevermögen ist nach der Tatsache, ob die Nutzung zu einer Wertminderung führt (zeitlich begrenzte Nutzung), in abnutzbares (z. B. Einrichtungsgegenstände, Software, etc.) und nicht abnutzbares Anlagevermögen (z.b. Grundvermögen, Kunstgegenstände, etc.) zu untergliedern. Zur laufenden Führung des Anlagevermögens ist ein Anlagenverzeichnis der im Eigentum befindlichen Vermögensgegenstände zu führen. (vgl. Richtlinie Inventar und Sachverwaltung) 1.2. Inventarisiertes Anlagevermögen Zur Feststellung des tatsächlichen Anlagenbestandes sowie als Basis für eine nachfolgende Wertfindung, wurde für Zwecke der Eröffnungsbilanz eine Anlageninventur durchgeführt. Dabei wurden sämtliche Anlagengegenstände der ÖAW erfasst und so detailliert wie nötig aufgezeichnet und bewertet. Die Erhebung der immateriellen Vermögensgegenstände wurde nicht im Rahmen der körperlichen Bestandsaufnahme durchgeführt.

2 2. Örtlicher Geltungsbereich Der örtliche Geltungsbereich erstreckt sich auf alle Gebäude bzw. Räumlichkeiten in denen die ische Akademie der Wissenschaften über Sachanlagevermögen verfügt. Alle Räume in denen eine Inventur statt zu finden hat, sind durch eine eindeutig identifizierbare Raumnummer bestimmt. Die Raumnummern sind in den diversen Standorten der Akademie unterschiedlich aufgebaut. Sämtliche Gebäude und zugehörige Räume sind im Raumbuch (CAFM) erfasst. Im Raumbuch werden auch alle Standorte erfasst, die bekannte Fremdunterbringungen an Universitäten sind. 3. Organisatorischer Ablauf: Die Pläne der einzelnen Räumlichkeiten der Akademie sind durch den Inventurverantwortlichen (Verwaltungsstelle für Bauwesen) auf Grundlage der Pläne des Facility Management Programms (CAFM) vorzubereiten. Ebenso sind die Raumnummern aus der CAFM Datenbank zu verwenden. Die Inventur hat immer durch dieselben Verantwortlichen, d.h. durch ein gleich bleibendes Inventurteam, zu erfolgen. Das Inventurteam sollte zumindest aus einem Mitarbeiter des Facility Managements und einem Mitarbeiter der Buchhaltung bestehen. Bei der Personaleinsatzplanung ist sicherzustellen, dass die jeweils bereichsverantwortlichen Ansprechpersonen anwesend sind. Die Verantwortlichen der einzelnen Abteilungen bzw. Institute sind vorweg über den Zeitpunkt der Inventur zu informieren. Die Räumlichkeiten sind in einen inventurfähigen Zustand zu versetzen (Zugänglichkeit, Verfügbarkeit von lokalem Personal, etc.). Das Inventurteam ist über allfällige sich im Eigentum Dritter befindliche Anlagegüter zu informieren. Inventurplan Standort: Zeitraum: Geschätzte Dauer: 2013 Apostelgasse Tage Wohllebengasse Tage 2014 Dr. Ignaz Seipel Platz 2; Tage Stöckelgebäude Sonnenfelsgasse Tage Reichsratstrasse Tage Fleischmarkt Tage

3 2015 Bolzmanngasse 3 / Liebiggasse Tage Ricam (Linz) Tage Graz Nach Absprache ca. 14 Tage 2016 Liebiggasse Tage Kegelgasse Tage Leoben Tage Postgasse Tage 2017 Strohgasse Tage Hephy Tage IQOQI Innsbruck Herbst Tage Die Inventur erfolgt über einen fünf Jahres Zeitraum. In diesem Zeitraum werden alle Vermögensgegenstände der ischen Akademie der Wissenschaften auf Ihre Anwesenheit hin überprüft. Das Inventurteam geht durch die geplanten Räumlichkeiten und kontrolliert anhand der vorgedruckten Listen (Soll-Bestand des Inventars aus CAFM Datenbank) die Ist-Bestände. - Nicht inventarisierte Vermögensgegenstände werden mit einem Barcode beklebt und in die CAFM Datenbank aufgenommen. - bereits mit einem Barcode versehene Vermögensgegenstände werden mit der CAFM- Datenbank abgeglichen - Wenn Vermögensgegenstände an einem anderen Ort stehen als in der CAFM- Datenbank hinterlegt, ist dies in der CAFM-Datenbank dementsprechend zu korrigieren. - Nicht auffindbares Inventar wird vorgemerkt und die jeweiligen Institutsdirektoren haben diesbezüglich ihre schriftlichen Verfügungen zur Deinventarisierung vorzulegen (vgl. Punkt 10 der Richtlinie Inventar und Sachverwaltung). Abschließend wird die überarbeitete Liste des CAFM mit dem Anlagenverzeichnis der Buchhaltung verglichen und angepasst. Wobei nicht gefundenes Inventar erst nach 5 Jahren, also nach Abschluss eines Inventur-Zyklus ausgebucht wird. Neu erfasste Vermögensgegenstände werden jährlich adaptiert. Darüber hinaus können Inventurbegehungen durch Mitarbeiter der Wirtschaftsprüfung begleitet werden.

4 4. Inventuraufnahme (Für den Fall das Inventar keinen Barcode hat) In den zu inventierenden Räumlichkeiten sind sämtliche bewegliche Anlagengegenstände zu erheben (außer die Erhebung fand bereits 2008 statt). Dies umfasst sämtliches Inventar, das mit dem Gebäude nicht untrennbar verbunden ist. Die Inventurteams sind dazu angehalten, die Institutsangestellten nach Vermögensgegenständen zu befragen, die nicht auf den ersten Blick ersichtlich sind (insbesondere in Schränken verstaute Gegenstände). Die im Privateigentum der Mitarbeiter der ÖAW befindlichen Gegenstände sind nicht aufzunehmen. 5. Grundlegendes Wirtschaftliche Einheit Sollte ein Anlagengegenstand aus mehreren unselbständigen Teilen bestehen, so ist dieser als Gesamtheit zu erfassen und entsprechendes in der Beschreibung zu vermerken. Als wirtschaftliche Einheit gilt eine Sachgesamtheit, die ohne wesentlichen Wertverlust nicht entfernt werden kann. Zwei Wandregale, die zb nur durch einen einfachen Verbindungsmechanismus verbunden sind, sind als zwei Anlagegüter aufzunehmen. Sind sie jedoch derart verbunden, dass eine Weiterverwendung als getrennte Anlagengüter praktisch ausgeschlossen ist, so ist lediglich eine Inventarnummer zu vergeben. Fest mit dem Gebäude verbunden: Ist ein Vermögensgegenstand mit einem Gebäude derart verbunden, dass es ohne Verletzung seiner Substanz nicht an einen anderen Ort versetzt werden kann, ist es als Teil des Gebäudes und als unbeweglich anzusehen. Ist eine Anlage nach ihrer Bauart (wegen ihrer bloß geringen, jederzeit leicht aufhebbaren Verbindung mit dem Gebäude) nach der Verkehrsauffassung aber als selbständiger Vermögensgegenstand anzusehen, ist sie in der Regel als beweglich zu behandeln. Selbständiger Vermögensgegenstand und damit zu inventieren: An Wänden montierte Tafeln, Kästen, Projektionsleinwände, etc. Fix verbunden und damit nicht zu inventieren: Sämtliche Versorgungsanlagen wie Klimaanlagen, Lüftungen, Elektroinstallation, Beleuchtungsanlagen (ausgenommen freistehende), Zentralheizungen, Liftanlagen und Sanitäranlagen. Auch bei den Waschbecken vorhandene Durchlauferhitzer sind nicht zu inventieren. Geringwertige Wirtschaftsgüter: Der Begriff der geringwertigen Wirtschaftsgüter stammt aus dem Einkommensteuergesetz

5 und bezeichnet Anlagegüter die zwar dazu bestimmt sind, einem Betrieb für längere Zeit zu dienen, die jedoch von der Wertigkeit so gering sind, dass es das Steuerrecht zulässt, sie im Jahr der Anschaffung zur Gänze als Aufwand zu berücksichtigen. Eine Aufnahme in ein Anlageverzeichnis ist nicht erforderlich. Die steuerrechtliche Grenze liegt dafür bei EUR 400,00. Mit der Buchhaltung der Akademie wurde vereinbart, dass auch für Zwecke der Inventarisierung diese Grenze als Maßstab verwendet werden soll, um festzustellen, welche Gegenstände inventiert werden. Offensichtlich wertlose Gegenstände sind nicht aufzunehmen. Folgende beispielhafte Aufzählung sollte aufzeigen welche Gegenstände zu inventieren sind und welche nicht: Zu inventieren: Historische oder wertvolle Kleiderständer, historische oder wertvolle Schreibtischlampen, Bürostühle, Tische, wertvolle Deckenfluter, Kronleuchter Luster, EDV-Hardware (Drucker, Scanner,...); Nicht zu inventieren: Taschenrechner, Rechenmaschinen, Werkzeuge (Hammer, Schraubenzieher, etc.) billige Schreibtischlampen, Papierkörbe, Diktiergeräte, Schreib- Zeichenutensilien, Wanduhren, Blumentöpfe, Blumentische, Kleine Wandboarde, billige Kleiderständer, Schirmständer, herkömmliche Rollos oder Jalousien, Telefone, Mouse, Keyboard Literatur Eine Inventur der Literaturbestände ist nicht erforderlich. Kunstgegenstände Eine Inventur der Kunstgegenstände ist nicht erforderlich. Sammlungen Eine Inventur der Sammlungen ist nicht erforderlich.

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