Inventur mit mobilen. aus Sicht eines Wirtschaftsprüfers

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1 Prof. Dr. Hubert Jung WP / StB Inventur mit mobilen Datenerfassungsgeräten aus Sicht eines Wirtschaftsprüfers Theobald & Jung GmbH 25. Juni 2009

2 Vorstellung des Referenten Prof. Dr. Hubert Jung, Fernwald Diplom-Ökonom, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Dozent am Fachbereich Wirtschaft der Fachhochschule Gießen-Friedberg Partner der Sozietät Möller Theobald Jung Zenger Gesellschafter der Theobald & Jung Wirtschaftsprüfungs GmbH in Gießen Prüfer beim WP- und StB-Examen Referent bei der Haufe Akademie

3 Thema einer betreuten Diplomarbeit: Umstieg von Barcode- auf RFID-Technologie im Bereich der Investitionsgüterverwaltung der Lufthansa Technik AG

4 Inventur mit mobilen Datenerfassungsgeräten aus Sicht eines Wirtschaftsprüfers 1. Die Inventur aus Sicht eines Wirtschaftsprüfers 2. Vorteile einer Inventur mit mobilen Datenerfassungsgeräten 3. Rechtliche Anforderungen an eine Inventur mit mobilen Datenerfassungsgeräten 4. Besonderheiten bei verschiedenen Inventurverfahren 5. Neue Anforderungen durch die Bilanzreform 2009? 6. Chancen und Risiken

5 1. Die Inventur aus Sicht eines Wirtschaftsprüfers Inventur ist Gegenstand der Jahresabschluss- Prüfung. Ordnungsmäßigkeit der Inventur ( reine Prüfungsfunktion des WP) Wirtschaftlichkeit der Inventur ( Beratungsfunktion des WP)

6 2. Vorteile einer Inventur mit mobilen Datenerfassungsgeräten Erleichterter Prozess der Bestandaufnahme Lösungen für viele Branchen und alle Größenklassen Optimierung des (internen) Informationsflusses Vereinfachung sowie Verbesserung des oft langwierigen und schwierigen Prozesses der Inventuraufnahme Reduktion von Fehlerquellen durch die Eingabe der Artikelnummer bzw. das Einscannen des Barcodes sowie der jeweiligen Menge in ein spezielles Datenerfassungsgerät Ggf. Ergänzung durch Chargen- oder Seriennummer JUNG 2009/Folie 6

7 2. Vorteile einer Inventur mit mobilen Datenerfassungsgeräten Entlastung der Mitarbeiter Die Klassische Inventur bedingt den Einsatz von mindestens zwei Mitarbeitern Ein Zähler und ein Schreiber sollen das Vier-Augen-Prinzip wahren, um die Genauigkeit zu steigern und um unnötige Fehler zu vermeiden Das Prinzip der Funktionstrennung sollte möglichst fortgeführt werden. Der für die Lagerbuchführung zuständige Mitarbeiter sollte nicht allein mit der Datenerfassung beauftragt werden. Kritische Prüfung von Differenzen zwischen Buch- und Erfassungswerten! JUNG 2009/Folie 7

8 3.1 Handelrechtliche Anforderungen 240 HGB - Inventar (1) Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines baren Geldes sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben (2) Er hat demnächst für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres ein solches Inventar aufzustellen JUNG 2009/Folie 8

9 3.1 Handelsrechtliche Anforderungen Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur (GoI) Materielle GoI Vollständigkeit Richtigkeit Willkürfreiheit Einzelerfassung/-bewertung Formelle GoI Nachprüfbarkeit Dokumentation Aufbewahrungspflicht Klarheit Stetigkeit Wirtschaftlichkeit und Wesentlichkeit JUNG 2009/Folie 9

10 3.2 Steuerrechtliche Anforderungen Regelungen der Abgabenordnung 140 AO Derivate Inventurpflicht Wer nach anderen Gesetzen als den Steuer- gesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat hat die Verpflichtungen, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen 141 AO Besondere Inventurpflicht gilt für Kleingewerbetreibende, Land- und Forstwirte, wenn Umsatz > oder Gewinn > oder bei Land- und Forstwirten: Wirtschaftswert von Landund Forstwirtschaftlichen Flächen > JUNG 2009/Folie 10

11 3.3 IDW-PS 301: Prüfung der Vorratinventur Prüfung der Vorratsinventur Vorhandensein, Vollständigkeit und Beschaffenheit der im Jahresabschluss ausgewiesenen Vorräte Prüfung des Internen Kontrollsystems Aussagebezogene Prüfungshandlungen Angemessenheit der angewandten Inventurverfahren (Aufbauprüfung) Wirksamkeit der angewandten Inventurverfahren (Funktionspr.) Zum Beispiel durch Inaugenscheinnahme der Vorräte JUNG 2009/Folie 11

12 3.4 Besondere Anforderungen bei mobiler Datenerfassung Inventurrichtlinie sowie Personaleinsatzplanung sind auf die mobile Datenerfassung auszurichten. Sämtliche aktivierungspflichtige Vermögensgegenstände müssen mit Barcodes oder Artikelnummer versehen und vollständig erfasst werden. Artikelbezeichnungen, Chargennummern, Seriennummern sind zur Vermeidung von Doppelerfassungen genau zu definieren. Das Mengengerüst wesentlicher Vorräte ist durch Kontrollzählungen abzustimmen, um eventuelle Zählfehler aufzudecken. JUNG 2009/Folie 12

13 4. Besonderheiten bei verschiedenen Inventurverfahren 4.1 Stichtagsinventur 4.2 Vor- / Nachverlegte Stichtagsinventur 4.3 Permanente Inventur JUNG 2009/Folie 13

14 4.1 Stichtagsinventur Grundsätzlich Inventur am Bilanzstichtag, durch zählen, messen, wiegen oder ggf. schätzen Erleichterung in Einkommensteuerrichtlinien, da eine Bestandaufnahme direkt am Bilanzstichtag aufgrund organisatorischer Gegebenheiten nur schwer realisierbar ist R 5.3 EStR Bestandsaufnahme des Vorratsvermögens (1) Die Inventur für den Bilanzstichtag braucht nicht am Bilanzstichtag vorgenommen werden. Sie muss aber zeitnah in der Regel innerhalb einer Frist von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. JUNG 2009/Folie 14

15 4.2 Vor-/Nachverlegte Stichtagsinventur Längerer verfügbarer Zeitraum für Bestandsaufnahme Inventur kann 3 Monate vor oder 2 Monate nach Bilanzstichtag vorgenommen werden ( 241 III Nr. 1 HGB) Erstellung eines Besonderen Inventars mit Zu- und Abgänge in dem Übergangszeitraum Nicht anwendbar auf Bestände, die hohen Preisschwankungen unterliegen Bestände, die dem Verderb oder Schwund ausgesetzt sind Bestände, bei denen eine körperliche Bestandsaufnahme am Bilanzstichtag unumgänglich ist JUNG 2009/Folie 15

16 4.2 Vor-/Nachverlegte Stichtagsinventur Strenge Aufzeichnungspflichten zwischen Inventur- und Bilanzstichtag ( 241 III Nr. 2 HGB), die im Rahmen der Prüfung in Augenschein zu nehmen sind Fortschreibungsrechnung Wert des Inventurbestands + Wert der Zugänge - Wert der Abgänge = Wert des Bestands am Bilanzstichtag Rückrechnung Wert des Inventurbestands - Wert der Zugänge + Wert der Abgänge = Wert des Bestands am Bilanzstichtag JUNG 2009/Folie 16

17 4.3 Permanente Inventur Normalfall Kein einheitlicher Inventurstichtag Kombination aus buchmäßiger und körperlicher Aufnahme Sollbestand wird durch Lagerbuchhaltung ermittelt und nach Art, Menge und Wert laufend fortgeschrieben. Mindestens einmal jährlich ist eine körperliche Bestandsaufnahme durchzuführen, um die Soll-Werte abzugleichen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit des Einlagerungssystems JUNG 2009/Folie 17

18 4.3 Permanente Inventur Sonderform der permanenten Inventur Sog. Einlagerungsinventur Automatisch gesteuerten Lagersystem Körperliche Bestandsaufnahme entfällt gänzlich Bestandsaufnahme findet laufend mit der Einlagerung statt Problematisch ist die Sonderform bei geringer Umschlagshäufigkeit Prüfung der Wirksamkeit der Prozesskontrollen JUNG 2009/Folie 18

19 5. Neue Anforderungen durch die Bilanzreform 2009? Die Bilanzreform 2009 ist durch das Inkrafttreten des BilMoG am abgeschlossen worden. Handelsbilanz und Steuerbilanz entfernen sich voneinander! Völlig getrennte Rechenwerke im Anlagevermögen? = > m. E. kaum! JUNG 2009/Folie 19

20 6. Chancen und Risiken Mobile Datenerfassungsgeräte erleichtern und beschleunigen die Durchführung der Inventur. Der Einsatz mobiler Datenerfassungsgeräte erfordert die Einhaltung spezifischer Ordnungsmäßigkeitsanforderungen bei der Durchführung der Inventur. Bei ordnungsgemäßer Anwendung können durch mobile Datenerfassungsgeräte die Wirtschaftlichkeit und die Ordnungsmäßigkeit der Inventur gesteigert werden! JUNG 2009/Folie 20

21 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit und viel Erfolg bei der Ausführung einer wirtschaftlichen und ordnungsgemäßen Inventur! JUNG 2009/Folie 21

22 Zur Klärung ergänzender Fragen erreichen Sie mich unter : Möller Theobald Jung Zenger Carlo-Mierendorff-Straße Gießen Telefon : 0641 / Telefax : 0641 / h.jung@mtjz.de JUNG 2009/Folie 22