Der Aufwand für die Inventur kann durch folgende Punkte stark beeinflusst werden:

Transkript

1 Inventur mit Galileo Einleitung Damit die Lagerbestände bei Galileo mit Warenwirtschaft (Galileo WW) korrekt angezeigt werden können muss vor der Umstellung von Galileo auf Warenwirtschaft vorgängig eine Inventur (Erstinventur) durchgeführt werden. Bei der Inventur werden alle mengenmässig zu verwaltenden Artikel gezählt und danach die aktuellen Lagerbestände im Titelstamm von Galileo eingetragen. Damit dieser Vorgang möglichst rationell erfolgen kann wurden für Galileo verschiedene Hilfsmittel (z.b. Inventur-Scanner) angeschafft und Programme entwickelt. Die Inventur kann auch für Galileo ohne WW-Erweiterung eingesetzt werden. In diesem Falle werden mit der Inventur und der daraus erzeugten Auswertung der Inventarwert des Lagers für die Buchhandlung mit Abschreibung, etc. ermittelt. Wir empfehlen für einen möglichst einfachen Inventurablauf und eine möglichst genaue Bewertung des Lagerbestandes die frühzeitige Umstellung der Etiketten auf den Barcode Code128. Der Code128 kann von allen grösseren Auslieferungen (AVA, Balmer, BD, BZ, Herder) geliefert werden. Anmerkungen Zeit- und Personalaufwand Inventur Grundsätzlich kann davon ausgegangen werden, dass für die Inventur einer Buchhandlung mit ca. 10'000 bis 15'000 Artikeln ein ganzer Tag eingeplant werden muss, dies beim Einsatz von 6 Axiome Inventurscannern und 8 Mitarbeiterinnen. Eine Mitarbeiterin pro Scanner, eine Mitarbeiterin, die die Abläufe koordiniert und eine Mitarbeiterin, die Titel ohne Etiketten bearbeitet. Der Aufwand für die Inventur kann durch folgende Punkte stark beeinflusst werden: alle Titel sollten ein Etikett auf der Rückseite des Buches aufgeklebt haben (das Suchen von Buchlaufkarten im Buch ist sehr zeit- und arbeitsaufwändig) Vorgängig sollten möglichst viele ältere Titel remittiert werden Antiquarische Titel sollten vorgängig ausgeschieden und der Barcode auf diesen Titeln unbrauchbar gemacht werden (Kasse) Die Inventur sollte vor der Reisezeit erfolgen Faustformel Berechnung Inventurzeit pro Gestell Normgestellt: das Gestellt hat eine Länge von 120cm, eine Höhe von 200cm (entspricht ca. 5 Regalen), die Regale sind zu ca. 80% mit Büchern (Buchrücken gegen Kunde) gefüllt. Dies ergibt ca. 200 Bücher pro Gestellt. Pro Gestellt kann man mit 1,5 Stunden Inventurdauer rechnen.... (muss noch verifiziert werden) Übersicht Inventur mit Galileo.doc 1/

2 Dokumente Folgende Dokumente beschreiben Teilbereiche der Inventur näher: Installation Axiome-Management Software Bedienung AXIOME BARman Laser Galileo GALINV Inventur ETISOLO Vorbereitung Inventur Information Warengruppen-Sytematik Rechtliche Grundlagen (OR) Wer zur Führung von Geschäftsbüchern verpflichtet ist (im Handelsregister eingetragene Firmen), hat bei der Eröffnung des Geschäftsbetriebes ein Inventar und eine Bilanz und auf Schluss eines jeden Geschäftsjahres ein Inventar, eine Betriebsrechnung/Erfolgsrechnung und eine Bilanz aufzustellen. Inventar, Betriebsrechnung und Bilanz sind in Landeswährung aufzustellen Der grundsätzliche Wertansatz für die Bewertung der Bilanzposten erfolgt nach Anschaffungskosten/Herstellkosten oder nach dem Niederstwertprinzip, falls der Wert für das Geschäft zum Zeitpunkt der Bilanzierung tiefer als der Anschaffungswert liegt. Übersicht Inventur mit Galileo.doc 2/

3 Begriffe Inventur Bewertung Erfolg zu Anschaffungspreisen (abzüglich MwSt und Rabatt, aber inkl. Beschaffungskosten [Beschaffungskosten in Galileo nicht berücksichtig]) Inventur = körperliche Aufnahme der Artikel und Bestände Inventar = Auflistung aller Vermögenswerte eines Unternehmens an einem Stichtag Erstaufnahme Bei der Erstaufnahme wird normalerweise während des Jahres (vor dem Start mit WWS) der gesamte Lagerbestand (in den Regalen, Schaufenster, etc.) gescannt/gezählt und danach werden die aktuellen Bestände in den Titelstamm von Galileo geschrieben. Folgeinventur Die Folgeinventur dient vor allem zum Abgleich der Bestände im Titelstamm, mit den effektiven Beständen im Laden (Diebstahl, Entnahmen ohne Abbuchungen, etc). Bei der Folgeinventur wird der aktuelle Lagerbestand im Titelstamm mit den gescannten Daten verglichen und Differenzen werden angezeigt. Nach der Kontrolle und der Bestätigung der angezeigten Differenzen durch den Buchhändler werden die Bestände im Titelstamm aktualisiert. Partielle Inventur/WG-Inventur Bei der Partiellen-/WG-Inventur wird ein bestimmer Teil des Lagers (z.b. Multimedia, oder sonstige diebstahlgefährdete Artikel) mehrfach während eines Jahres inventiert oder am Ende des Jahres wird nur dieser Teil inventiert, da angenommen wird, dass der Rest stimmt oder keinen grossen Einfluss auf die Warenwirtschaft hat. Permanente Inventur Bei der permanenten Inventur wird im laufe des Jahres der gesamte Lagerbestand mindestens einmal inventiert (gezählt). Das Ziel ist, dass bis Ende Jahr alle Artikel einmal physisch gezählt wurden, Artikel die bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht gezählt wurden können auf einer Liste ausgegeben und nachgezählt werden. Ob diese Version in Galileo implementiert wird ist noch nicht definiert. Übersicht Inventur mit Galileo.doc 3/

4 Lagerwert bestimmen Während des Jahres, oder zum Stichtag des Jahres kann der Lagerwert auch ohne physische Inventur ermittelt werden. Galileo verwendet dabei zur Ermittlung des Lagerwerts den durchschnittlichen EK-Rabatt in den Warengruppen. Geplante Erweiterungen Inventur Galileo Eine Folgeinventur zum Stichtag xxx kann auch nach diesem Datum noch durchgeführt werden (bessere Auslastung der Inventurscanner, etc.). Dazu werden die Ein-/Verkaufsdaten in der Galtrans ausgewertet. Mit diesen Daten kann der Bestand eines Artikels zum gewünschten Stichtag ermittelt werden. Voraussetzung dazu ist jedoch, dass die Datumsangaben korrekt sind ( WinTimeSync). Automatische Berechnung des durchschnittlichen Einkaufsrabatts pro WG aufgrund der Angaben im ELS Quellen Inventur Merkblatt SBVV Inventar in einer Buchhandlung Treuhänder OR Übersicht Inventur mit Galileo.doc 4/

5 Ablauf Inventur Festlegen der Einkaufsrabatte pro Warengruppe (Einstellungen/Programm/Warengruppen) Festlegen der Abschreibungen pro Jahr im Inventurprogramm Galinv Scannen aller Artikel, die von Galileo verwaltet werden mit den Axiome Inventurscanner Einlesen der gescannten Daten (Artikel, Bestände, Einkaufsjahr) in das Inventurprogramm Galinv Ausgeben einer Inventurliste geordnet nach Warengruppe und Einkaufsjahr, mit Angaben zu: Verkaufspreisen, Einkaufspreisen und Abschreibungen aus Galinv Verarbeiten der Bestände bei Galileo mit WWS (setzen der Bestände bei Erstinventur, anzeigen von Differenzen bei Folgeinventur, etc.) mit Galinv Memos Inventur Ablauf Galileo Falls ein Titel nicht automatisch einer internen WG zugewiesen werden kann, dann wird die DefaultWG verwendet Die DefaultWG muss einen EK-Rabatt hinterlegt haben Wir bei der Inventur der C128 verwendet, dann wird der EK-Preis (ohne MwSt) vom C128 verwendet Muss bei der Inventur der EAN13 verwendet werden, dann wird der EK-Preis aus den Titeldaten und dem hinterlegten Rabatt pro WG errechnet Alle WG müssen einen Rabatt hinterlegt haben Die gescannten Inventurdaten können aus Sicherheitsgründen nur einmal in die Inventur eingelesen werden. Dazu wird von Thomas der Timestamp und die Artikelnummer in den Scannerdaten verwendet Wird ein Artikel mehrfach eingescannt (Regal und z.b. noch ein Exemplar im Schaufenster), dann summiert Thomas die Bestände vor dem verbuchen im Titelstamm automatisch auf Übersicht Inventur mit Galileo.doc 5/

6 Übersicht Inventur (Erstinventur/Folgeinventur) Inventurablauf Galileo WWS Sbzonline Archiv Statistik Inventur C3 Internet C2 Abgleich Inventurdaten mit Titelstamm EAN13/C128 WG-Mapping Galileo Inventurdaten entladen A2 Inventur-Scanner Axiome A1 Warengruppen Titel ohne Barcode Nachbearbeitung Galinv B1 Titelstamm Galileo Galinv Inventurdaten Axiome C1 B2 D Etiketten nachdrucken eigene Etiketten drucken Inventurablauf Galileo WWS.vsd/MER Punkt A1 A2 B1 B2 C1 C2 C3 D Beschreibung Scannen der Barcodes auf den Artikeln mit den Axiome Inventurscannern Periodisches entladen der gescannten Daten auf dem Inventurrechner Titel ohne Barcode zur Nachbearbeitung sammeln Daten erfassen und Etiketten drucken für Nachbearbeitungstitel Ergänzen der Inventur mit zusätzlichen Artikeln, die aber nicht verwaltet werden (nur für Buchhaltung) Start Auswertung der gescannten Artikeldaten Abgleichen der gescannten Titeldaten mit der VLB/sbzaktuell CD-ROM und falls Titel nicht gefunden zusätzlich mit sbzonline Archiv Ausdrucken der Inventurstatistik Erstinventur Bei Galileo mit WWS abgleichen der Bestände im Titelstamm mit den gezählten Beständen Folgeinventur Kontrollieren der Bestandesdifferenzen Übersicht Inventur mit Galileo.doc 6/

7 Hilfsprogramme Inventur BSWGMAPPING Hilfsprogramme Galileo TITELCHECK TIT2LAGER Titelstamm Galileo ETISOLO Hilfsprogramme Inventur.vsd/ Programm Verwendung (Externe Programme) BSWGMAPPING Dieses Hilfsprogramm durchläuft den Titelstamm Titel für Titel und ergänzt/korrigiert aufgrund der Warengruppe auf der VLB/sbzaktuell CD-ROM und der Mapping-Tabelle in Galileo die interne Warengruppe. Dieses Programm sollte nach einer Neudefinition des WG-Mappings gestartet werden. TIT2LAGER TITELCHECK ETISOLO Dieses Hilfsprogramm konvertiert (ergänzt Felder, etc.) den alten Titelstamm in den für Galileo ab Version xxxx nötigen Titelstamm. Dieses Hilfsprogramm ergänzt fehlende Titelangaben (z.b. für Lagerbestellungen mit Schnellerfassung), es passt die Preise im Titelstamm an die Preise auf der CD-ROM an, es sucht nach doppelten Titeln im Titelstamm (ISBN und BZ-Nummer) und führt diese zusammen. Dieses Hilfsprogramm wird zur Vorbereitung der Inventur verwendet (alle Titel sollten vor der Inventur mit einer Etikette auf der Rückseite des Buches ausgezeichnet sein) und ermöglicht das nachdrucken von Etiketten (ISBN vorhanden), das erzeugen von Etiketten mit eigener EAN-Nummer (keine ISBN vorhanden) sowie dem erfassen von Daten zu Artikeln mit ISBN, die jedoch nicht oder nicht mehr im VLB/sbzaktuell, sbzonline/archiv vorhanden sind. Übersicht Inventur mit Galileo.doc 7/

8 Abschreibungssätze gemäss SBVV (Stand 2006) Die Abschreibungssätze liegen als Empfehlung vom SBVV vor: Lagerbewertung: Im aktuellen Jahr zu 100 % des Einstandspreises also um 0 % abgeschrieben Im 1. Jahr zu 90% des Einstandspreises (LP./. 30 %) also um 10 % abgeschrieben Im 2. Jahr zu 50% des Einstandspreises also um 50 % abgeschrieben Im 3. Jahr zu 20% des Einstandspreises also um 80 % abgeschrieben Bücher, die älter sind, werden nicht mehr bewertet. Also um 100 % abgeschrieben Weitere Informationen Da die Inventur nur einmal pro Jahr durchgeführt wird, empfehlen wir Ihnen dringend, die Auswertung durch einen Techniker der ausführen zu lassen. Wir machen diese Arbeit sehr oft und kennen daher auch die Tücken und Probleme, die beim Auswerten der Daten auftauchen können. Für den Buchhändler ist es eine Arbeit, die er nicht jeden Tag macht und daher müsste es vor jeder Inventur eine detaillierte Schulung der dazu notwendigen Programm-Module geben. Wir unterstützen Sie während den Vorbereitungen und bei der Durchführung der Inventur. Normalerweise ist es so, dass wir Ihnen die Inventur-Geräte persönlich bringen, diese installieren und ihnen eine Instruktion der Geräte geben. Die Geräte dürfen aus versicherungstechnischen Gründen keinesfalls per Post oder Spediteur transportiert werden! Sie führen dann die Zählung Ihres Lagerbestandes selbständig durch. Nachdem die Datenerfassung abgeschlossen ist, kommt wiederum ein Techniker von Comelivres zu Ihnen und wertet die gezählten Daten aus, nimmt ggf. Korrekturen vor und liest diese Daten dann ins Galileo ein. Wenn Sie Fragen zu Inventur haben, wenden Sie sich bitte an die Hotline der : Übersicht Inventur mit Galileo.doc 8/